Kantelun tausta

1. Kantelija on Espanjan kansalainen, joka haki osallistumista EPSOn järjestämään palvelukseenottomenettelyyn.[1] Kantelija ei noudattanut tietokonepohjaisen kokeen (CTB) varaamiselle asetettua määräaikaa, koska EPSO ei ollut lähettänyt hänelle automaattista kutsua ajoissa. Ottaessaan asiasta yhteyttä EPSOon EPSO ilmoitti kantelijalle päivämäärän, jona kyseinen kutsu oli julkaistu hänen EPSO-tilillään [2], ja totesi, että vastuu EPSO-tilin tarkastamisesta on palvelukseenottomenettelyihin osallistuvilla hakijoilla.

2. Tämän jälkeen kantelija kysyi EPSOlta, miten oli mahdollista olla varma siitä, että viesti oli lähetetty hänelle kyseisenä päivänä. Hän oli itse asiassa kirjautunut EPSO-profiiliinsa kaksi kertaa varauskauden aikana työskennelläkseen toisen hakemuksen parissa. Hän kuitenkin näki kutsuviestin vasta sen jälkeen, kun määräaika CBT:n varaamiselle oli kulunut umpeen. EPSO vastasi, että kutsut CBT:n varaamiseen olivat saatavilla kaikkien hakijoiden tileillä samana päivänä ja että varausta ei ollut enää mahdollista tehdä.

Tiedustelu

3. Oikeusasiamies aloitti kantelua koskevan tutkimuksen ja yksilöi seuraavat väitteet ja väitteet:

Väite

EPSO ei lähettänyt kantelijan EPSO-profiiliin automaattista kutsua tietokonepohjaisen kokeen varaamiseksi ajoissa, kuten se teki muille hakijoille, mikä johti siihen, että hänet suljettiin epäoikeudenmukaisesti palvelukseenottomenettelyn ulkopuolelle.

Vaatimukset

1. EPSOn hakijoille lähettämissä automaattisissa viesteissä olisi ilmoitettava selkeästi päivämäärä ja kellonaika, jolloin ne lähetetään, toimitetaan ja luetaan EPSO-profiilissa.

2. EPSOn olisi kutsuttava kantelija CBT:hen.

4. Oikeusasiamies katsoi asianmukaiseksi tutkia ensin EPSOn asiakirja-aineistoa tässä asiassa arvioidakseen kantelijan väitteen paikkansapitävyyttä.

Asiakirja-aineiston tarkastus

5. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä suoritti tarkastuksen 9. syyskuuta 2015 EPSOn tiloissa. Tutkintaryhmän alustava päätelmä tarkastuksen jälkeen oli, että EPSO ei jättänyt lähettämättä kantelijalle automaattista kutsua CBT:hen ajoissa [3].

6. Tarkastuskertomus toimitettiin kantelijalle kommentoitavaksi. Kantelija oli eri mieltä alustavasta arvioinnista ja väitti, että EPSOn olisi osoitettava, että hän oli voinut nähdä viestin.

Oikeusasiamiehen arviointi

7. Oikeusasiamies toteaa, että viesti, jossa hakijoita pyydettiin varaamaan CBT, luotiin epäilemättä ja aktivoitiin samanaikaisesti kaikissa hakijoiden profiileissa, myös kantelijan profiileissa. EPSOn tarkastuksen aikana toimittamista asiakirjoista käy selvästi ilmi kutsu kantelijan EPSO-profiilissa asianomaisen valintamenettelyn osiossa. EPSO-profiili näyttää olevan suljettu tietotekninen ympäristö (toisin kuin sähköpostipalvelut, jotka toimivat eri palvelimien kautta, mikä joskus selittää sähköisten viestien lähettämisen viivästymisen), jossa viestien lähettäminen ja vastaanottaminen näyttävät muodostavan yhden ja saman teknisen vaiheen. Näin ollen viestin aktivointi hakijan profiilissa edellyttää saman viestin välitöntä vastaanottamista hakijan EPSO-profiilissa.

8. Vaikka kantelija väittää, että hän ei voinut tarkastella EPSO-profiilissaan olevaa kutsuviestiä CBT:n varaamisen aikana, oikeusasiamies ei ole löytänyt mitään tämän väitteen tueksi. Oikeusasiamies katsoo, että EPSOn tarkastuksen yhteydessä toimittamat tiedot muodostavat yhdessä riittävän todisteen siitä, että se lähetti kantelijalle asianmukaisen kutsun ajoissa. Se, että kantelija oli kirjautunut EPSO-tililleen kahdesti sinä aikana, jona hän olisi voinut varata CBT:nsä, ei osoita, että kyseinen viesti ei ollut nähtävissä, vaan ainoastaan vahvistaa sen, että hän ei ollut tietoinen kutsusta (kantelijan EPSO-profiili koostuu useista palvelukseenottomenettelyistä, joita on napsautettava ja jotka on avattava, jotta hän voi tarkastella asiaan liittyviä viestejä).

9. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei havaitse EPSOssa hallinnollista epäkohtaa kantelijan väitteessä. Kantelijan vaatimus, jonka mukaan EPSOn olisi kutsuttava hänet CBT:hen, ei näin ollen voi menestyä.

10. Kantelijan väitteestä, joka koskee viestien jäljitettävyyttä hakijoiden profiileissa, oikeusasiamies toteaa, että EPSO ei ole vielä käsitellyt tätä esiin tuotua seikkaa. EPSO on kuitenkin tarkastuksen yhteydessä sitoutunut vastaamaan kantelijan huomautukseen hyvissä ajoin. Koska tämä asia ei liity suoraan kantelijan pääasialliseen väitteeseen, joka koskee hänen sulkemistaan palvelukseenottomenettelyn ulkopuolelle, oikeusasiamies ei pidä perusteltuna jatkaa asian käsittelyä tämän tutkimuksen yhteydessä. Hän luottaa siihen, että EPSO noudattaa varmuuttaan vastata kantelijalle. Jos kantelija ei kuitenkaan saa tyydyttävää vastausta kohtuullisessa ajassa, hän voisi harkita asiaa koskevan uuden kantelun tekemistä oikeusasiamiehelle.

Päätelmä

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksen perusteella seuraavan päätelmän:

Oikeusasiamies ei havaitse EPSOn toiminnassa hallinnollista epäkohtaa.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Emily O'Reilly

Strasbourgissa 28.10.2015

LIITE: Ote tarkastusraportista

Tarkastettu asiakirja-aineisto

EPSOn edustajat toimittivat tarkastettavaksi seuraavat asiakirjat:

a) tulosteet EPSOn taustanäkymästä kantelijan EPSO-profiilista sekä kantelijan omasta EPSO-profiilinäkymästä;

b) luettelo avoimeen kilpailuun EPSO/AD/301/15 osallistuvista EPSOn hakijoista (kantelija mukaan luettuna); ja

c) tulosteet kantelijan EPSO-profiilin alasivusta, jossa esitetään avoimeen kilpailuun EPSO/AD/301/15 liittyvät viestit.

Yleisiä huomioita ja huomioita

Asiakirja a – tuloste EPSOn taustanäkymästä

Tässä asiakirjassa esitetään yleiskatsaus kantelijan tunniste- ja yhteystietoihin sekä hänen hakemiinsa EPSOn palvelukseenottomenettelyihin. Siinä luetellaan myös kantelijan vierailut EPSO-profiiliinsa.

Asiakirjan tarkastelun perusteella on selvää, että kantelija kirjautui EPSO-profiiliinsa sekä 8. että 12. toukokuuta 2015 sinä aikana, kun hakijoita pyydettiin varaamaan CBT:nsä (eli 6.–18. toukokuuta 2015).

Asiakirja b – Luettelo avoimeen kilpailuun EPSO/AD/301/15 osallistuvista EPSOn hakijoista (valinta)

Asiakirjasta käy ilmi, että kantelija luki kutsun 22. toukokuuta 2015 klo 10.32 eli neljä päivää kokeen varaamisen määräajan päättymisen jälkeen.

Luettelossa näkyy myös kutsuviestin luontipäivä (24.4.2015). EPSOn edustajat selittivät tältä osin, että kutsuviesti luodaan järjestelmään ennen kuin hakijat aktivoivat sen ja näkevät sen. Luettelo näyttää osoittavan, että viesti oli luotu asianmukaisesti hakijoiden EPSO-profiileissa 24.4.2015 ja että muut EPSOn hakijat alkoivat lukea viestiä 5.5.2015. Ainoastaan kantelija ei lukenut viestiä ajoissa. Luettelosta ei käy ilmi, mistä hetkestä lähtien viesti on ollut katseltavissa.

Asiakirja c – Avoimeen kilpailuun EPSO/AD/301/15 liittyvät viestit

Valituksen tekijän EPSO-profiilissa olevasta viestiruudusta käy selvästi ilmi EPSOn kutsu varata CBT.

EPSOn edustajat ilmoittivat, että EPSO antaa vastauksen ja pyytää anteeksi kantelijalle lähetettävässä kirjeessä. EPSOn kirje toimitetaan oikeusasiamiehelle tiedoksi.

Alustava päätelmä

Tarkastetuista asiakirjoista ja EPSOn edustajien huomautuksista ilmenee, että kantelija kirjautui EPSO-tililleen aikana, jolloin hän olisi voinut varata CBT:n (eli 8. ja 12. toukokuuta 2015).

Mikään ei viittaa siihen, että se, että kantelija ei nähnyt kutsun CBT:lle avoimessa kilpailussa EPSO/AD/301/15, olisi johtunut teknisestä viasta. Mikään ei nimittäin viittaa siihen, että EPSOlla olisi ollut teknisiä ongelmia kutsujen lähettämisessä hakijoille CBT:hen avoimessa kilpailussa EPSO/AD/301/15. Oikeusasiamiehen edustajille toimitetut todisteet viittaavat siihen, että EPSO laati kaikille hakijoille 24. huhtikuuta 2015 kutsuviestin, joka oli luettavissa hakijoiden EPSO-profiilissa 5.5.2015 alkaen.

Edellä esitetyn perusteella vaikuttaa siltä, että EPSO lähetti kantelijalle automaattisen kutsun osallistua CBT:hen hyvissä ajoin.

[1] Avoin kilpailu EPSO/AD/301/15.

[2] EPSO-tili on avointen kilpailujen hakijoiden henkilökohtainen tila. Se sisältää tietoja hakijan henkilöprofiilista, kuten nimen ja pätevyyden, sekä EPSOn lähettämiä viestejä.

[3] Lisätietoja on liitteenä olevassa tarkastusraportin otteessa.