Kantelun tausta

1. Käsiteltävä asia koskee Euroopan unionin julkaisutoimiston (jäljempänä julkaisutoimisto) päätöstä olla uusimatta kantelijan kanssa tehtyä palvelusopimusta.

2. Kantelija on tietotekniikka- ja viestintäyhtiö. Vuonna 2007 se voitti julkaisutoimiston käynnistämän tarjouskilpailun verkkoteknologiaan perustuvien tietojärjestelmien kehittämisestä, ylläpidosta ja tukemisesta, jäljempänä 'sopimus'. Sopimus allekirjoitettiin syyskuussa 2007. Siinä määrättiin, että sopimus on voimassa kaksi vuotta ja että se voidaan uusia automaattisesti kahdeksi vuodeksi, ellei julkaisutoimisto toisin päätä. Syyskuussa 2009 sopimus uusittiin automaattisesti yhdeksi vuodeksi.

3. Kantelijan työntekijä pyysi 23. huhtikuuta 2010 tapaamista sopimuksen hallinnoinnista vastaavan julkaisutoimiston virkamiehen kanssa. Tarkoituksena oli tarkastella hänen kanssaan julkaisutoimiston suunnitelmia ja tulevaa toimintaa, jotka liittyvät sopimukseen, mukaan lukien mahdollisuus lisätä uusia toimintoja. Kokous pidettiin 26. huhtikuuta 2010. Kantelijan yritysjohtaja lähetti 4 päivänä toukokuuta 2010 virkamiehelle seurantasähköpostin, jossa hän kiitti virkamiestä kokouksesta, antoi joitakin teknisiä tietoja ja kertoi kertoneensa kollegoilleen julkaisutoimiston suunnitelmista sopimuksen normaalista jatkamisesta sekä sen suunnitellusta normaalista jatkamisesta vuoteen 2011 (sopimuksen tavanomaisen suunnitellun jatkamissuunnitelman mukaisesti).

4. Julkaisutoimisto ilmoitti 3. kesäkuuta 2010 kantelijalle, että sopimuksen I.2 artiklan 5 kohdan mukaisesti se ei halunnut uusia sopimusta toiseksi vuodeksi.

5. Tämän jälkeen käydyssä kirjeenvaihdossa kantelija ilmaisi hämmästyksensä julkaisutoimiston päätöksestä ja pyysi sitä selventämään syyt, joiden vuoksi päätös oli perusteltu. Kantelija huomautti, että päätös oli ristiriidassa 26 päivänä huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa saatujen tietojen kanssa. Kantelija viittasi myös julkaisutoimiston vakiokäytäntöön, jonka mukaan kaikki sen puitesopimukset uusitaan niiden koko mahdolliseksi voimassaoloajaksi.

6. Julkaisutoimisto vahvisti päätöksensä 25. kesäkuuta 2010 ja korosti, ettei sillä ole vakiokäytäntöä puitesopimusten uusimisessa. Julkaisutoimisto huomautti, että päätös olla uusimatta sopimusta tehtiin tapauksen erityisolosuhteiden ja toimielimen tarpeiden perusteella. Päätös tehtiin erityisesti sen vuoksi, että talousarvio oli käytetty loppuun.

7. Kantelija kääntyi 26. elokuuta 2010 Euroopan oikeusasiamiehen puoleen.

Tutkimuksen kohde

8. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen seuraavasta väitteestä:

Väite

Julkaisutoimisto on loukannut Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 10 artiklassa vahvistettua luottamuksensuojan periaatetta, koska se ei ole noudattanut kantelijalle antamiaan vakuutuksia siitä, että sopimuksen voimassaoloa jatkettaisiin, ja koska se ei ole noudattanut alalla vakiintunutta käytäntöään.

Tiedustelu

9. Oikeusasiamies pyysi 7. lokakuuta 2010 julkaisutoimistoa antamaan lausunnon kantelijan väitteestä 31. tammikuuta 2011 mennessä. Julkaisutoimiston lausunto toimitettiin kantelijalle, ja kantelija pyysi sitä esittämään huomautuksensa 31. toukokuuta 2011.

10. Tutkittuaan huolellisesti julkaisutoimiston lausunnon ja kantelijan huomautukset oikeusasiamies totesi, että oli aiheellista tutkia julkaisutoimiston asiakirja-aineistoa tässä asiassa. Oikeusasiamiehen yksiköt suorittivat tarkastuksen 9. heinäkuuta 2013. Jäljennös tarkastusraportista lähetettiin julkaisutoimistoon ja jäljennös kantelijalle ja kehotettiin esittämään huomautuksia. Kantelija esitti huomautuksensa tarkastuskertomuksesta 7 päivänä lokakuuta 2013.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

Alustavat huomautukset

11. Tarkastuskertomusta koskevissa huomautuksissaan kantelija väitti, että julkaisutoimisto oli myöntänyt kohtuuttomasti erittäin vähän määrärahoja sopimukseen. Kantelijan mukaan talousarvio oli riittämätön tarjouseritelmässä edellytettyjen palvelujen osalta.

12. Tältä osin oikeusasiamies muistuttaa, että hänen tutkimuksensa kohteena tässä tapauksessa on ainoastaan sen arvioiminen, onko julkaisutoimisto loukannut kantelijan perusteltua luottamusta. Kantelijan 11 kohdassa esille ottama kysymys on uusi väite, josta julkaisutoimistoa ei pyydetty antamaan lausuntoa. Vaikka oikeusasiamies ei katso, että tätä tutkimusta olisi jatkettava pyytämällä lisälausuntoa, hän muistuttaa, että kantelija voi edelleen vapaasti lähettää hänelle uuden kantelun tästä nimenomaisesta kohdasta.

13. Kirjeessä, joka oli liitetty julkaisutoimiston lausuntoa koskeviin huomautuksiin, kantelija pyysi myös oikeusasiamiestä aloittamaan uuden tutkimuksen julkaisutoimiston yleisestä toiminnasta. Kantelija viittasi kirjeessään useisiin esimerkkeihin siitä, miten julkaisutoimisto oli tehnyt tai hallinnoinut sopimuksia kantelijan ja muiden toimeksisaajien kanssa. Kantelijan mukaan nämä esimerkit, joita oikeusasiamies on joissakin tapauksissa tutkinut, kuten tässä tapauksessa, tai jotka on saatettu unionin yleisen tuomioistuimen käsiteltäväksi, osoittavat julkaisutoimiston järjestelmällisesti vihamielisen käyttäytymisen kantelijaa kohtaan, jonka tarkoituksena on tarkoituksellisesti irtisanoa kantelijan toteuttamat sopimukset ja sulkea se uusien tarjousten ulkopuolelle.

14. Kantelijan raportoimiin esimerkkeihin kuuluivat seuraavat: i) kieltäytyminen voimassa olevien sopimusten uusimisesta (kuten nyt käsiteltävässä asiassa); ii) päätös olla käyttämättä puitesopimusta tai olla jälleenrahoittamatta sen talousarviota; iii) kantelijan kanssa tehtyjen sopimusten siirtäminen muille toimeksisaajille; iv) muiden sopimuspuolten kanssa tehtyjen sopimusten liikakäyttö; ja v) väitetty eturistiriita. Kantelija viittasi myös 2. kesäkuuta 2010 lähetettyyn nimettömään kirjeeseen, jossa hänelle ilmoitettiin, että julkaisutoimisto päätti sulkea kantelijan kaikkien toteutettavien sopimusten ja hankkeiden ulkopuolelle ja siirtää kyseiset sopimukset muille toimeksisaajille. Kantelija toisti kantansa tarkastuskertomusta koskevissa huomautuksissaan.

15. Oikeusasiamies ilmoitti kantelijalle 20. kesäkuuta 2013 päivätyssä kirjeessä, jossa ilmoitettiin päätöksestä tarkastaa julkaisutoimiston asiakirja-aineisto, että päätös 14 kohdassa mainitun väitteen sisällyttämisestä tehdään. Näin olisi siinä tapauksessa, että nyt käsiteltävän asian arvioinnin perusteella voitaisiin päätellä, että julkaisutoimistolla oli hallinnollinen epäkohta ja että tämä hallinnollinen epäkohta saattoi olla osa kyseisen toimiston yleistä hallinnollista epäkohtaa. Näin ollen oikeusasiamies tarkastelee asiaa arvioituaan 8 kohdassa esitettyä väitettä.

16. Oikeusasiamiehen tarkastuskertomusta koskevissa huomautuksissaan kantelija kyseenalaisti julkaisutoimiston päätöksen yksilöidä useita oikeusasiamiehen tarkastamia asiakirjoja luottamuksellisiksi.

17. Oikeusasiamies muistuttaa, että Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten 13 artiklan 3 kohdan ja 14 artiklan 2 kohdan mukaan kantelijalla tai yleisöllä ei ole oikeutta tutustua asiakirjoihin tai tietoihin, jotka on saatu tarkastuksen aikana ja jotka kyseinen toimielin on määrittänyt luottamuksellisiksi. Tästä seuraa, että toimielimet voivat pyytää, että oikeusasiamiehen yksiköiden suorittaman tarkastuksen aikana saatuja asiakirjoja käsitellään luottamuksellisesti. Koska kantelija ei esittänyt erityisiä väitteitä, joiden mukaan julkaisutoimistolla ei olisi ollut oikeutta pyytää luottamuksellisuutta tässä tapauksessa, kantelijan näkemys ei ole perusteltu.

A. Väite, jonka mukaan kantelijalle annettuja vakuutuksia ja tavanomaista käytäntöä ei ole noudatettu

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

18. Kantelija väitti, että julkaisutoimisto loukkasi luottamuksensuojan periaatetta. Kantelijan mukaan julkaisutoimisto antoi tarkat takeet sopimuksen uusimisesta 26. huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa. Kyseisessä kokouksessa se myös pyysi kantelijaa tekemään "tärkeitä ja peruuttamattomia investointeja etukäteen". Tämän seurauksena kantelija luotti siihen, että sopimus uusittaisiin, ja teki tarvittavat investoinnit, jotka olivat huomattavia, jotta työn suorittamiseen tarvittavat resurssit olisivat käytettävissä. Kantelija huomautti, että 26. huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa annetut vakuutukset vahvistettiin seurantasähköpostissa, jonka se lähetti julkaisutoimistolle 4. toukokuuta 2010. Tätä sähköpostiviestiä voitiin pitää kokouksen pöytäkirjana, ja siinä ilmoitettiin selvästi julkaisutoimiston aikomuksesta uusia sopimus. Kantelija korosti, että julkaisutoimisto ei koskaan reagoinut 4. toukokuuta 2010 lähetettyyn sähköpostiviestiin eikä kiistänyt sen sisältöä.

19. Kantelija väitti myös, että perusteltu luottamus sopimuksen uusimiseen perustui EU:n toimielinten ja erityisesti julkaisutoimiston vakiosopimuskäytäntöön, jonka mukaan puitesopimukset uusitaan aina niiden koko mahdolliseksi voimassaoloajaksi. Tässä nimenomaisessa tapauksessa kantelijan odotuksia vahvisti se, että sopimusta käytettiin aktiivisesti useiden julkaisutoimistossa käytössä olevien kriittisten tietoteknisten sovellusten ylläpitopalvelujen tarjoamiseen.

20. Julkaisutoimisto kiisti lausunnossaan antaneensa kantelijalle mitään takeita sopimuksen uusimisesta 26. huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa tai missään muussakaan yhteydessä. Julkaisutoimisto korosti, että kyseisessä kokouksessa ei keskusteltu lainkaan sopimuksen uusimisesta ja että ainoa sopimukseen liittyvä huomautus oli, että se oli "tavanomaisessa täytäntöönpanossa". Julkaisutoimisto ilmoitti myös, että sillä on 22. heinäkuuta 2010 päivätty muistio, jossa esitetään yhteenveto kokouksen sisällöstä.

21. Julkaisutoimisto korosti lisäksi, että kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämää sähköpostiviestiä ei voitu pitää kokouksen pöytäkirjana, koska siinä ei ollut pöytäkirjan tyypillistä muotoa ja se kuvasti vain kantelijan omaa käsitystä siitä, mitä oli tapahtunut ja mitä oli sanottu. Lisäksi julkaisutoimisto ei ollut hyväksynyt sähköpostiviestin sisältöä, eikä sen vaikenemista voitu pitää osoituksena tällaisesta hyväksynnästä. Julkaisutoimisto muistutti myös, että Euroopan unionin tuomioistuimen, jäljempänä 'unionin tuomioistuin', oikeuskäytännön mukaan "se, että komissio ei ole reagoinut asiaan huomattavan pitkään aikaan, ei voi olla vakuuttelu, joka synnyttää hakijalle perusteltuja odotuksia"[1].

22. Kantelijan väitetysti tekemien investointien osalta julkaisutoimisto kielsi kannustaneensa kantelijaa tekemään niitä ja korosti, että kantelijalla oli oltava käytettävissään tarvittavat resurssit sopimuksen voimassaolon päättymiseen saakka.

23. Julkaisutoimisto päätteli, että kantelija ei osoittanut saaneensa täsmällisiä, ehdottomia ja yhtäpitäviä vakuutteluja. Vaikka oletettaisiin, että täsmällisiä vakuutteluja olisi annettu, julkaisutoimisto korosti kuitenkin, että nämä vakuuttelut eivät voi synnyttää perusteltua luottamusta. Tämä johtuu siitä, että ne olisivat olleet selvästi ristiriidassa sopimuksen sanamuodon kanssa, jossa nimenomaisesti tunnustettiin julkaisutoimiston oikeus olla uusimatta sopimusta ja edellytettiin, että kaikki muutokset tehdään kirjallisesti.

24. Julkaisutoimisto kiisti myös sen, että se jatkaisi puitesopimuksiaan aina tavanomaisen käytännön mukaisesti. Se, että julkaisutoimisto sisällyttää sopimuksiinsa järjestelmällisesti uusimista koskevan lausekkeen, ei tarkoita, että uusiminen olisi automaattista. Ne riippuvat pikemminkin useista olosuhteista, kuten talousarvion olemassaolosta tai tarjottujen palvelujen tarpeesta. Julkaisutoimisto korosti joka tapauksessa, että kantelija ei ollut osoittanut tällaisen käytännön olemassaoloa ja että viraston käytettävissä olevat luvut osoittivat itse asiassa päinvastaista.

25. Lisäksi se, että sopimusta käytettiin aktiivisesti, kuvasti ainoastaan tavanomaista sopimuskäyttäytymistä sopimuksen voimassaoloaikana, eikä siihen missään tapauksessa voitu vedota sen uusimista koskevien odotusten synnyttämiseksi.

26. Asiaankuuluvan talousarvion loppuun käyttämisen osalta julkaisutoimisto korosti, että se ei voi harkintansa mukaan lisätä julkista hankintaa koskevaan sopimukseen osoitettuja määrärahoja, vaan se voi tehdä niin vain, jos sovellettavissa säännöissä asetetut edellytykset täyttyvät.

27. Huomautuksissaan kantelija vaati, että 26 päivänä huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa keskusteltiin yksityiskohtaisesti sopimuksen uusimisesta. Se väitti, että julkaisutoimisto antoi täsmällisiä, ehdottomia ja yhtäpitäviä vakuutuksia siitä, että sopimus uusittaisiin yhdeksi vuodeksi. Kantelijan mukaan oli vaikea ymmärtää, miksi julkaisutoimisto ei reagoinut 4. toukokuuta 2010 lähetettyyn sähköpostiviestiin, jos asiasta ei ollut keskusteltu lainkaan, kuten julkaisutoimisto ehdotti. Kantelija huomautti, että julkaisutoimiston mainitsema 22. heinäkuuta 2010 päivätty muistio oli laadittu vasta kuukausia kokouksen ja kantelijan selvennyspyynnön jälkeen. Kantelija epäili, että muistio oli laadittu jonkin aikaa myöhemmin julkaisutoimiston kannan perustelemiseksi, minkä vuoksi se oli epäluotettava.

28. Kantelija lisäsi vielä, että kokouksen aikana annetut vakuutukset olivat viimeisimmät monista samankaltaisista saaduista vakuutuksista. Koska uusimista koskeva kysymys oli tärkeä, kantelija oli ottanut sen esille vuodesta 2008 lähtien, ja julkaisutoimisto vakuutti kantelijalle jatkuvasti, että sopimuksen uusiminen ei aiheuttaisi ongelmia.

29. Kantelija korosti myös, että julkaisutoimiston mainitsemassa oikeuskäytännössä, joka koskee toimielimen reagoimatta jättämisen oikeudellista merkitystä, viitataan erilaisiin olosuhteisiin (esimerkiksi lupapyyntöön), joten sillä ei ole merkitystä tässä tapauksessa. Koska kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämässä sähköpostiviestissä vain kirjattiin, mitä kokouksessa sanottiin, julkaisutoimiston vaikenemista oli pidettävä raportin hiljaisena hyväksymisenä.

30. Kantelija korosti, että puitesopimusten uusiminen on toimielinten tavanomainen käytäntö, ja painotti, että julkaisutoimisto ei toimittanut päinvastaista näyttöä. Kantelijan mukaan on kohtuullista odottaa, että hankintaviranomaiset uusivat puitesopimukset ilman poikkeuksellisia olosuhteita. Kantelija oli samaa mieltä siitä, että budjetin ehtyminen tai sopimuksen nojalla tarjottavia palveluja koskevan vaatimuksen puuttuminen ovat olosuhteita, jotka voisivat oikeuttaa päätöksen olla uusimatta sopimusta. Se korosti kuitenkin myös, ettei kumpikaan näistä kahdesta seikasta toteutunut käsiteltävässä asiassa.

31. Kantelija huomautti erityisesti, että sopimusta käytettiin pääasiassa kahden verkkopohjaisen järjestelmän (EU Bookshop ja sähköiset ilmoitukset) ylläpitopalvelujen tarjoamiseen, jotka olivat ratkaisevan tärkeitä julkaisutoimiston toiminnan kannalta. Lisäksi julkaisutoimisto oli myöntänyt muiden oikeusasiamiehen tutkimusten yhteydessä, että näiden kahden järjestelmän hallinnointiin oli käytettävissä huomattava määrä määrärahoja.

Julkaisutoimiston asiakirja-aineiston tarkastuksen tulokset

32. Tarkastuksen aikana oikeusasiamiehen edustajat tutustuivat julkaisutoimiston asiakirja-aineistoon sisältyviin asiakirjoihin ja erityisesti 22. heinäkuuta 2010 päivättyyn muistioon. Muistio koski kantelijan kanssa 26. huhtikuuta 2010 pidettyä kokousta ja kaikkia sisäisiä asiakirjoja, jotka koskivat päätöstä olla uusimatta sopimusta.

33. Julkaisutoimiston edustajat selvensivät, että tarjouspyynnöt laaditaan hyvissä ajoin ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä, jotta voidaan varmistaa näiden kahden sopimuksen välinen koordinointi ja jatkuvuus ja mahdollistaa sujuva luovutus. Ne korostivat, että kyseisen puitesopimuksen kaltaiset puitesopimukset tehdään yleensä yhdeksi tai kahdeksi vuodeksi ja että ne voidaan uusia kahdesti tai kolmesti vuodeksi kerrallaan siten, että niiden enimmäiskesto on neljä vuotta. Kyseiselle hankintasopimukselle osoitetaan tietty talousarvio, jäljempänä 'määrärahat', myöntämispäätöksen mukaisesti. Sopimuksen uusimista nelivuotisessa kehyksessä harkitaan vain, jos määrärahoihin jää riittävästi rahaa sen mahdollistamiseksi. Kantelijan tapauksessa menot olivat ennakoitua suuremmat. Lisämäärärahoista oli jo päätetty, jotta sopimus voitaisiin uusia kerran toisen vuoden lopussa. Julkaisutoimiston edustajat korostivat, että korotettuihin määrärahoihin jääneet varat eivät riittäneet sopimuksen uusimiseen yhdeksi vuodeksi ja että näissä olosuhteissa toista lisämäärärahaa ei voitu suunnitella. Julkaisutoimiston edustajat selvensivät, että lisävarojen myöntäminen on poikkeuksellinen toimenpide. Näissä olosuhteissa päätettiin olla uusimatta sopimusta ja käynnistää uusi tarjouspyyntö.

34. Julkaisutoimiston edustajat toimittivat myös selvennyksiä 22. heinäkuuta 2010 päivätystä asiakirja-aineistosta, syistä, joiden vuoksi se laadittiin vasta kolmen kuukauden kuluttua kantelijan kanssa 26. huhtikuuta 2010 pidetystä kokouksesta, ja kyseisessä kokouksessa käsitellyistä kysymyksistä. Julkaisutoimiston edustajat selittivät erityisesti, että kyseisen kaltaisista kokouksista laaditaan harvoin pöytäkirjoja. Tässä tapauksessa kokous koski useita kysymyksiä, muun muassa palautetta kantelijan kanssa tehtyjen voimassa olevien sopimusten täytäntöönpanosta. Sopimuksen mahdollista uusimista koskevaa kysymystä ei kuitenkaan edes käsitelty. Kokouksessa ei keskusteltu sopimusasioista. Julkaisutoimiston edustajat lisäsivät, että muistio laadittiin vastauksena kantelijan 3. kesäkuuta 2010 lähettämään faksiin, jossa se ilmoitti olevansa eri mieltä julkaisutoimiston päätöksestä olla uusimatta sopimusta. Muistion tarkoituksena oli selventää, mistä kokouksessa oli todella keskusteltu.

35. Syystä, jonka vuoksi julkaisutoimisto ei vastannut kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin, sen edustajat selvensivät, että julkaisutoimisto ei pitänyt asianmukaisena julkistaa ehdotettua päätöstä olla uusimatta sopimusta, koska kyseinen päätös oli vielä hyväksyttävä lopullisesti. Se selvensi myös, että päätös olisi pian annettu virallisesti tiedoksi.

36. Oikeusasiamiehen tarkastuskertomusta koskevissa huomautuksissaan kantelija korosti, että sen oman kokemuksen mukaan kaikki puitesopimukset tehdään vähintään neljäksi vuodeksi tai jopa pidemmäksi ajaksi. Se huomautti, että puitesopimuksen tekemiseen johtava menettely on erityisen työläs sekä osallistujille että hankintaviranomaiselle, minkä vuoksi neljän vuoden määräaika on ehdottoman välttämätön, jotta kaikki sidosryhmät voivat saada tuottoa investoinneilleen.

Oikeusasiamiehen arviointi

37. Oikeusasiamies muistuttaa, että hyvän hallinnon periaatteet sitovat toimielimiä myös silloin, kun ne toimivat yksityishenkilöiden kanssa tehtyjen sopimusten puitteissa. Tästä seuraa, että myös silloin, kun toimielimet käyttävät sopimusehtoihin perustuvia oikeuksiaan, niiden on toimittava hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

38. Oikeusasiamies muistuttaa kuitenkin myös, että sen valvonnan laajuus, jonka hän voi suorittaa sopimusasioissa, on väistämättä rajallinen. Oikeusasiamies katsoo, että hänen ei pitäisi yrittää selvittää, onko jompikumpi osapuoli rikkonut sopimusta, jos asia on kiistanalainen. Tämä kysymys voitaisiin käsitellä tehokkaasti vain toimivaltaisessa tuomioistuimessa, jolla olisi mahdollisuus kuulla asianosaisten väitteitä asiaa koskevasta lainsäädännöstä ja arvioida ristiriitaisia todisteita kaikista kiistanalaisista tosiseikoista.

39. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että sopimusriitoja koskevissa asioissa hän voi perustellusti rajoittaa tutkimuksensa sen tutkimiseen, onko asianomainen unionin toimielin tai elin antanut hänelle johdonmukaisen ja kohtuullisen selvityksen toimiensa oikeusperustasta ja miksi se katsoo, että sen näkemys sopimustilanteesta on perusteltu. Jos näin on, oikeusasiamies päättelee, että hänen tutkimuksessaan ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Tämä päätelmä ei vaikuta osapuolten oikeuteen siihen, että niiden sopimusriita tutkitaan ja ratkaistaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa.

40. Oikeusasiamies toteaa, että hyvän hallinnon periaatteisiin kuuluu luottamuksensuojan periaate, joka on vahvistettu hyvän hallintotavan säännöstön (Code of Good Administrative Behaviour) 10 artiklassa. Tämän periaatteen mukaan virkamiesten on kunnioitettava niitä perusteltuja ja kohtuullisia odotuksia, joita yleisöllä on toimielimen aiemman toiminnan perusteella. Niiden on myös oltava johdonmukaisia hallinnollisessa toiminnassaan sekä laitoksen hallinnollisten toimien kanssa.

41. Oikeusasiamies muistuttaa, että yhteisöjen tuomioistuimen vakiintuneen oikeuskäytännön [2] mukaan luottamuksensuojan saaminen edellyttää kolmen edellytyksen täyttymistä. Ensinnäkin unionin viranomaisten on täytynyt antaa asianomaiselle täsmällisiä, ehdottomia ja yhtäpitäviä vakuutteluja, jotka ovat peräisin hyväksytyistä ja luotettavista lähteistä. Toisaalta näiden vakuuttelujen on oltava sellaisia, että ne synnyttävät perustellun luottamuksen sen henkilön osalta, jolle ne on osoitettu. Kolmanneksi annettujen vakuuttelujen on oltava sovellettavien sääntöjen mukaisia.

42. Käsiteltävänä olevassa asiassa kantelija väittää, että sillä on perusteltu luottamus sopimuksen uusimiseen seuraavien seikkojen vuoksi: i) takeet, jotka julkaisutoimiston edustaja on antanut kantelijalle 26. huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa ja useissa muissa yhteyksissä vuoden 2008 jälkeen; ja ii) puitesopimusten uusimista koskeva EU:n toimielinten ja erityisesti julkaisutoimiston tavanomainen sopimuskäytäntö.

43. Mitä tulee i) julkaisutoimiston väitetysti antamiin vakuutuksiin, oikeusasiamies panee merkille, että kantelija kertoi saaneensa useita vakuutuksia useaan otteeseen vuoden 2008 jälkeen. Kantelija toimitti kuitenkin vain yksityiskohtaisia tietoja 26 päivänä huhtikuuta 2010 pidetystä kokouksesta eikä toimittanut mitään erityistä näyttöä tai tietoja, joita se kutsui lisäesimerkeiksi saaduista vakuutteluista. Tämän seurauksena oikeusasiamies rajoittaa arviointinsa julkaisutoimiston toimintaan 26. huhtikuuta 2010 pidetyn kokouksen yhteydessä.

44. Oikeusasiamies toteaa, että kantelija ja julkaisutoimisto ovat esittäneet vastakkaisia näkemyksiä siitä, mistä kokouksessa keskusteltiin.

45. Julkaisutoimisto toteaa lausunnossaan ja erityisesti tarkastuksen aikana keskustelleensa kantelijan edustajien kanssa useista voimassa olevien sopimusten täytäntöönpanoon liittyvistä kysymyksistä, mutta sopimuksessa ei viitattu sopimuksen mahdolliseen uusimiseen. Oikeusasiamies huomauttaa, että julkaisutoimiston kannan vahvistaa 22. heinäkuuta 2010 päivätty muistio, jonka oikeusasiamiehen yksiköt ovat tarkastaneet.

46. Kantelija kuitenkin kyseenalaisti julkaisutoimiston useita kuukausia kokouksen jälkeen laatiman 22. heinäkuuta 2010 päivätyn muistion luotettavuuden. Kantelija korosti myös, että julkaisutoimisto ei reagoinut sen 4 päivänä toukokuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin, jota olisi pidettävä epäsuorana vahvistuksena siitä, että kokouksessa oli annettu vakuutteluja.

47. Oikeusasiamies katsoo, että se, että muistio laadittiin yli kaksi kuukautta kokouksen jälkeen, saattaa herättää epäilyjä sen luotettavuudesta. Julkaisutoimiston asiakirja-aineistoa tarkasteltaessa kävi kuitenkin ilmi, että ehdotus sopimuksen uusimatta jättämisestä oli tehty jo hyvissä ajoin ennen kantelijan kanssa pidettyä kokousta ja että ehdotus viimeisteltiin muutamaa päivää myöhemmin. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies pitää epätodennäköisenä, että kokoukseen osallistunut julkaisutoimiston edustaja, jonka on täytynyt olla hyvin tietoinen meneillään olevasta sisäisestä menettelystä, olisi antanut takeet sopimuksen uusimisesta.

48. Oikeusasiamies toteaa myös, että julkaisutoimisto antoi tarkastuksen aikana selvityksen syistä, joiden vuoksi se ei reagoinut kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin. Julkaisutoimiston edustajat selvensivät erityisesti, että kyseisestä päivästä lähtien lopullista päätöstä ei ollut vielä tehty, mutta se oli pian tehtävä, minkä vuoksi se ei pitänyt tarkoituksenmukaisena ilmoittaa toimiston aikomuksesta. Oikeusasiamies pitää julkaisutoimiston selvennystä uskottavana ja asiakirjatodisteiden mukaisena. Näin ollen hän katsoo, että näissä olosuhteissa sitä, että kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin ei vastattu, ei voitu pitää julkaisutoimiston hiljaisena suostumuksena sen sisältöön, kuten kantelija ehdotti.

49. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että mikään ei olisi estänyt julkaisutoimistoa vastaamasta kantelijan 4. toukokuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin. Tässä vastauksessa se olisi voinut ilmoittaa kantelijalle määräajan, jonka kuluessa on päätettävä, uusitaanko sopimus vai ei. Tämä olisi voitu tehdä julkistamatta tuolloin käynnissä ollutta sisäistä päätöksentekoprosessia. Oikeusasiamies esittää tästä syystä lisähuomautuksen antaakseen ohjeita, jos vastaavia tapauksia ilmenee tulevaisuudessa.

50. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että kantelijan näkemys, jonka mukaan julkaisutoimisto antoi väitetyt vakuudet 26. huhtikuuta 2010 pidetyssä kokouksessa, ei ole vakuuttava.

51. Mitä tulee ii) kantelijan viittaukseen siihen, mitä se pitää EU:n toimielinten vakiosopimuskäytäntönä puitesopimusten uusimiseksi, oikeusasiamies toteaa, että julkaisutoimisto on antanut kohtuullisen selityksen siitä, että tällaista käytäntöä ei ole. Tältä osin on huomattava, että julkaisutoimisto väitti, että uusimista koskevien lausekkeiden sisällyttäminen sopimuksiin sulkee pois mahdollisuuden tulkita uusimiset automaattisiksi. Julkaisutoimisto on myös todennut, että sen käytettävissä olevat luvut eivät viittaa puitesopimusten uusimista koskevaan yleiseen käytäntöön.

52. Oikeusasiamies toteaa, että kantelija ei esittänyt mitään erityistä väitettä, joka asettaisi julkaisutoimiston kannan kyseenalaiseksi. Aluksi kantelija tyytyi toteamaan, että väitetty käytäntö on olemassa, viittasi omaan kokemukseensa ja mainitsi taloudelliset syyt, joiden vuoksi puitesopimusten automaattinen uusiminen olisi sen mukaan välttämätöntä. Lisäksi kantelija myönsi huomautuksissaan myös, että on tapauksia, joissa puitesopimuksia ei uusita, ja oli erityisesti yhtä mieltä siitä, että päätös olla uusimatta puitesopimusta voi olla perusteltu tapauksissa, joissa tarjottuja palveluja ei enää tarvita tai joissa asianomainen talousarvio on käytetty loppuun. Oikeusasiamies toteaa, että tässä tapauksessa julkaisutoimisto päätti olla uusimatta sopimusta sillä perusteella, että sille osoitetut määrärahat oli käytetty loppuun. Oikeusasiamies päättelee näin ollen, että kantelijan esittämät väitteet näyttävät pikemminkin vahvistavan kuin olevan ristiriidassa julkaisutoimiston päätelmän kanssa, jonka mukaan puitesopimusten uusimisessa ei ole vakiokäytäntöä. Vaikuttaa hyödylliseltä lisätä, että tähän päätelmään eivät vaikuta kantelijan näkemykset, joiden mukaan i) sopimusta käytettiin aktiivisesti erittäin välttämättömien palvelujen tarjoamiseen; ja ii) sen oli tehtävä tiettyjä investointeja. Koska i ja ii alakohta koskevat sopimuksen voimassaoloaikaa, ne eivät voineet synnyttää perusteltua luottamusta siihen, että sopimus uusittaisiin.

53. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että käsiteltävässä asiassa ei voitu osoittaa luottamuksensuojan periaatteen loukkaamista. Tästä seuraa, että kantelijan väitettä ei voida hyväksyä.

B. Väite yleisen hallinnollisen epäkohdan olemassaolosta

54. Mitä tulee kantelijan huomautuksissaan esittämään lisäväitteeseen (ks. 15 kohta), nimittäin julkaisutoimiston järjestelmälliseen vihamieliseen käyttäytymiseen kantelijaa kohtaan, oikeusasiamies katsoo, että koska hän ei ole havainnut hallinnollista epäkohtaa tässä tapauksessa, hän ei voi pitää sitä esimerkkinä väitetystä systeemisestä vihamielisestä käyttäytymisestä kantelijaa kohtaan. Näin ollen hän katsoo, että konkreettisten todisteiden puuttuessa tämän väitteen tutkimiselle ei ole riittäviä perusteita.

C. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

Julkaisutoimiston toiminnassa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja julkaisutoimistolle.

Lisähuomautus

Jollei sopimusehdoista muuta johdu, julkaisutoimisto voisi myöhemmissä tapauksissa, joissa toimeksisaajat kysyvät, uusitaanko heidän sopimuksensa, ainakin ilmoittaa likimääräisen aikataulun, jonka kuluessa se aikoo tehdä päätöksen.

 

Emily O'Reilly

Tehty Strasbourgissa 19 päivänä joulukuuta 2013.

---

[1] Yhdistetyt asiat T-407/06 ja T-408/06, Zhejiang Aokang Shoes v. neuvosto, Kok. 2010, s. 747, 101 kohta.

[2] asia T-203/97, Forvass v. komissio, Kok. H. 1999, s. I-A-129 ja II-705, 70 kohta; asia T-199/01, G v. komissio, Kok. H. 2002, s. I-A-217 ja II-1085, 38 kohta; Asia T-347/03, Branco v. komissio, Kok. 2005, s. II-2555, 102 kohta.