Kantelun tausta

1. Tämän kantelun teki Euroopan oikeusasiamiehelle saksalainen kansalaisjärjestö Internationaler Hilfsfonds e.V., joka tukee pakolaisia sekä sodan ja katastrofin uhreja.

2. Oikeusasiamies päätti 14. joulukuuta 2004 tutkimuksensa, joka koski saman kantelijan kantelua 1874/2003/GG. Asia koski Euroopan komission asiakirja-aineistoon tutustumista koskevan pyynnön käsittelyä. Pyyntö koski sopimusta, jonka komissio oli tehnyt kantelijan kanssa (LIEN-sopimus 97–2011). Tutkimuksen päätteeksi esitettiin kriittinen huomautus sen jälkeen, kun oikeusasiamies oli esittänyt komissiolle suositusluonnoksen tuloksetta.

3. Kantelija pyysi 28. ja 31. elokuuta 2009 komissiolta oikeutta tutustua edellä mainitun asiakirja-aineiston niihin osiin, joita ei ollut vielä paljastettu. Komission vastaus ei tyydyttänyt kantelijaa.

4. Kantelija teki 15. lokakuuta 2009 uudistetun tutustumispyynnön.

5. Komissio ilmoitti kantelijalle 10. marraskuuta 2009, että vastausaikaa oli pidennettävä vielä 15 työpäivällä.

6. Tämä lisämääräaika päättyi 1 päivänä joulukuuta 2009. Kyseisenä päivänä komissio ilmoitti kantelijalle, että se ei valitettavasti voinut vielä lähettää vastaustaan. Kantelijalle ilmoitettiin, että sillä oli näin ollen oikeus nostaa kanne unionin yleisessä tuomioistuimessa tai kannella oikeusasiamiehelle. Komissio kuitenkin lisäsi, että sen vastaus oli lähes valmis ja että oli odotettavissa, että se voitaisiin lähettää piakkoin. Se pahoitteli tästä viivästyksestä mahdollisesti aiheutuvaa haittaa.

7. Kantelija kysyi 17 päivänä joulukuuta 2009 komissiolta, milloin sen vastausta voitiin odottaa.

8. Kantelija kääntyi 7. tammikuuta 2010 oikeusasiamiehen puoleen.

Tutkinnan kohde

9. Valituksen tekijä esitti aluksi seuraavat väitteet ja seuraavan väitteen:

Väitteet:

1. Komissio ei vastannut kantelijan uudistettuun pyyntöön asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyissä määräajoissa.
2. Komissio on tarkoituksella viivyttänyt asian käsittelyä.

Vaatimus:

Komission olisi viipymättä päätettävä kantelijan uudistetusta hakemuksesta.

10. Lausunnossaan komissio ilmoitti oikeusasiamiehelle, että kantelija oli nostanut kanteen unionin yleisessä tuomioistuimessa sen väitetystä implisiittisestä kieltäytymisestä antaa pyydettyjä asiakirjoja kokonaisuudessaan tutustuttavaksi (asia T-36/10). Oikeusasiamies ilmoitti kantelijalle SEUT-sopimuksen 228 artiklan sekä oikeusasiamiehen ohjesäännön 1 artiklan 3 kohdan ja 2 artiklan 7 kohdan asiaa koskevista määräyksistä, joiden mukaan oikeusasiamies ei voi käsitellä kanteluja, jotka koskevat tuomioistuinten ratkaisemia tai tuomioistuimessa vireillä olevia asioita.

11. Kantelija pyysi vastauksessaan oikeusasiamiestä rajoittamaan tutkimuksensa seuraavan väitteen tutkimiseen:

Komissio jätti tietoisesti noudattamatta määräaikoja, joiden kuluessa sen oli vastattava pyyntöönsä saada tutustua asiaa koskevaan asiakirja-aineistoon, vaikka se oli luvannut tehdä niin.

Kantelija korosti peruuttaneensa kaikki muut väitteet ja väitteet.

12. Tämä tutkimus koskee siis ainoastaan edellä 11 kohdassa esitettyä väitettä.

KYSYMYS

13. Oikeusasiamies pyysi 27. tammikuuta 2010 komissiolta lausuntoa kantelijan alun perin esittämistä väitteistä ja väitteestä. Komissio antoi lausuntonsa 31. maaliskuuta (englanninkielinen alkuperäiskappale) ja 8. huhtikuuta 2010 (saksankielinen käännös).

14. Oikeusasiamies pyysi 13. huhtikuuta 2010 kantelijaa kommentoimaan asian T-36/10 merkityksellisyyttä tämän tutkimuksen kannalta. Kantelija lähetti vastauksensa 22. huhtikuuta 2010.

15. Oikeusasiamies ilmoitti komissiolle 26. huhtikuuta 2010, että kantelija oli peruuttanut alkuperäiset väitteensä ja vaatimuksensa, ja pyysi siltä lausuntoa edellä 11 kohdassa esitetystä väitteestä.

16. Komissio antoi täydentävän lausuntonsa 30. kesäkuuta (englanninkielinen alkuperäiskappale) ja 7. heinäkuuta 2010 (saksankielinen käännös). Lausunto toimitettiin kantelijalle, joka lähetti huomautuksensa 15 päivänä heinäkuuta 2010.

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

A. Väite määräaikojen tahallisesta noudattamatta jättämisestä

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

17. Kantelija väitti, että komissio oli tarkoituksellisesti jättänyt noudattamatta määräaikoja, joiden kuluessa sen oli vastattava pyyntöönsä saada tutustua asiaa koskevaan asiakirja-aineistoon, vaikka se oli luvannut tehdä niin.

18. Väitettä koskevassa lausunnossaan komissio huomautti, että kantelijan 15 päivänä lokakuuta 2009 lähettämä uudistettu pyyntö kirjattiin saapuneeksi 19 päivänä lokakuuta 2009. Siihen vastaamiselle asetettu 15 työpäivän määräaika päättyi 10. marraskuuta 2009. Samana päivänä komissio oli kuitenkin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti jatkanut tätä määräaikaa vielä 15 työpäivällä 1 päivään joulukuuta 2009. Komissio totesi, että se ilmoitti kantelijalle 1 päivänä joulukuuta 2009, ettei se voinut vielä antaa lopullista vastausta uudistettuun pyyntöön ja että se tarkasteli yksityiskohtaisesti kaikkia asiakirjoja, joihin ei ollut vielä annettu oikeutta tutustua. Tässä kirjeessä komissio selitti lisäksi, että tutkittavien asiakirjojen suuren määrän vuoksi se tarvitsi enemmän aikaa saattaakseen analyysinsä päätökseen, mikä edellytti komission yksiköiden välisiä sisäisiä kuulemisia.

19. Komissio huomautti, ettei se tarkoituksellisesti ylittänyt tavanomaisia määräaikoja asiakirjoihin tutustumista koskevien uudistettujen hakemusten käsittelylle. Se väitti, että se kohtelee yhdenvertaisesti kaikkia asiakirjoihin tutustumista koskevia hakemuksia ja ettei se syrji hakijoita. Komissio korosti, että ainoa syy tavanomaisten määräaikojen noudattamatta jättämiseen oli hallinnollinen työ, joka liittyi hyvin yksityiskohtaiseen analyysiin laajasta asiakirja-aineistosta, joka sisälsi erilaisia asiakirjoja, joista useat oli kopioitu eri jaksoihin tai liitetty muihin asiakirjoihin.

20. Komissio totesi, että alkuperäisestä kantelusta 31. maaliskuuta 2010 antamassaan lausunnossa se oli ilmoittanut oikeusasiamiehelle aikovansa antaa kantelijalle vastauksen uudistettuun pyyntöönsä huhtikuun 2010 alkupuoliskolla. Vastaus lähetettiin 29. huhtikuuta 2010. Tässä vastauksessa annettiin täysi oikeus tutustua 43 asiakirjaan ja osittain 41 asiakirjaan. Komissio lisäsi, että oikeus tutustua 11 asiakirjaan evättiin ja että loput 15 asiakirjaa eivät kuuluneet kantelijan hakemuksen soveltamisalaan.

21. Komissio huomautti pitävänsä valitettavana, ettei se voinut käsitellä uudistettua hakemusta 30 työpäivän kuluessa, kuten asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään. Se lisäsi kuitenkin katsovansa, että määräajan pidentäminen oli perusteltua silloin, kun hakemus edellytti useiden asiakirjojen yksityiskohtaista tarkastelua. Komissio toisti, että kantelijan hakemusta ei ollut viivytetty tarkoituksellisesti vaan se oli käsitelty mahdollisimman nopeasti ottaen asianmukaisesti huomioon kaikki asiaan liittyvät edut.

22. Huomautuksissaan kantelija totesi, että komissio oli toiminut järjestelmällisesti sekä avoimuuden estämiseksi että kantelijan toiminnan lopettamiseksi.

23. Kantelija totesi, että komissio olisi hyvin voinut käsitellä asiaa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyissä määräajoissa. Se korosti, että asiaan liittyvään asiakirja-aineistoon tutustumista koskeva kysymys oli jo aiemmin tuotu esiin ja että komissio oli siten selvästi perehtynyt siihen. Kantelija väitti lisäksi, että komission väite, jonka mukaan se piti viivästystä valitettavana, ei ollut aito.

24. Kantelija lisäsi, että komission 29 päivänä huhtikuuta 2010 antama vastaus oli jälleen puutteellinen ja harhaanjohtava. Lisäksi kantelija korosti, että komissio oli tässä vastauksessaan velvoittanut sen pyytämään uudelleen oikeutta tutustua tiettyihin asiakirjoihin, joihin se oli pyytänyt saada tutustua jo vuonna 2009.

Oikeusasiamiehen arviointi

25. Ennen tämän kantelun käsittelyä oikeusasiamies katsoo aiheelliseksi ottaa huomioon huomautukset, jotka kantelija esitti 29. huhtikuuta 2010 päivätystä komission kirjeestä. Nämä huomautukset vaikuttavat koskevan sekä pääasiaa eli näin tehdyn päätöksen sisältöä että tapaa, jolla komissio tulkitsi kantelijan uudistettua pyyntöä tiettyjen asiakirjojen osalta. Asiakysymyksen osalta on muistutettava, että asiassa T-36/10 on kyse siitä, että komissio on kieltäytynyt antamasta pyydettyjä asiakirjoja kokonaisuudessaan tutustuttavaksi. Tämä kysymys ei näin ollen ole osa tätä tutkimusta. Menettelyllisten näkökohtien osalta oikeusasiamies toteaa, että komissio katsoi 29.4.2010 tekemässään päätöksessä, että uudistettu pyyntö oli laajentanut alkuperäisen pyynnön soveltamisalaa tiettyjen asiakirjojen osalta. Tältä osin uudistettua pyyntöä oli komission mielestä pidettävä alkuperäisenä tutustumispyyntönä. On huomattava, että tämä tulkinta on johtanut kantelijan tekemään uuteen kanteluun (kantelu 1577/2010/GG), jossa oikeusasiamies on äskettäin aloittanut tutkimuksen. Tätä kysymystä ei näin ollen tarvitse käsitellä tässä tutkimuksessa.

26. Tämän kantelun aiheen osalta oikeusasiamies katsoo, että kantelijan esittämä väite olisi ymmärrettävä siten, että se kattaa kaksi näkökohtaa. Kantelija väittää ensinnäkin, että komissio on syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan, koska se ei ole käsitellyt sen tutustumispyyntöä asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyissä määräajoissa. Toiseksi kantelija väittää, että komissio jätti tarkoituksellisesti noudattamatta näitä määräaikoja.

27. Ensimmäisen näkökohdan osalta komissio selitti, että kantelijan uudistettu pyyntö kirjattiin saapuneeksi 19 päivänä lokakuuta 2009, että siihen vastaamiselle asetettu 15 työpäivän määräaika päättyi 10 päivänä marraskuuta 2009 ja että komissio oli jatkanut tätä määräaikaa vielä 15 työpäivällä 1 päivään joulukuuta 2009. Oikeusasiamies katsoo, että kantelija ei ole osoittanut, että komission päätös määräajan pidentämisestä 1. joulukuuta 2009 saakka olisi hallinnollinen epäkohta.

28. On hyvän hallintokäytännön mukaista käsitellä asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyissä määräajoissa. Käsiteltävässä asiassa komissio vastasi uudistettuun pyyntöön vasta 29.4.2010 eli lähes viisi kuukautta pidennetyn 1.12.2009 määräajan päättymisen jälkeen. Tämä on erittäin vakava viivästys.

29. Mikään komission tässä yhteydessä esittämistä väitteistä ei ole vakuuttava.

30. Lausunnossaan komissio huomautti pitävänsä valitettavana, ettei se voinut käsitellä uudistettua hakemusta 30 työpäivän kuluessa, kuten asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään. Se lisäsi kuitenkin katsovansa, että määräajan pidentäminen oli perusteltua silloin, kun hakemus edellytti useiden asiakirjojen yksityiskohtaista tarkastelua. Tämä näyttäisi viittaavan siihen, että komissio olettaa, että asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjä määräaikoja ei tarvitse noudattaa tapauksissa, jotka koskevat oikeutta tutustua suureen määrään asiakirjoja. Oikeusasiamies ei voi hyväksyä tällaista ehdotusta. Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyt määräajat ovat selvästi pakollisia. Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdassa säädetään nimenomaisesti, että poikkeustapauksissa, "esimerkiksi jos hakemus koskee ... erittäin suurta määrää asiakirjoja", uudistettuun pyyntöön vastaamisen määräaikaa voidaan pidentää vielä 15 työpäivällä. Asetuksessa 1049/2001 itsessään tehdään siten selväksi, että komission tarkoittaman kaltaisissa tilanteissa on mahdollista pidentää määräaikaa vain rajoitetusti.

31. Komissio vetosi myös laaja-alaisen asiakirja-aineiston hyvin yksityiskohtaiseen analyysiin liittyvään hallinnolliseen työhön ja tarpeeseen aloittaa sisäiset neuvottelut perustellakseen aikaa, jonka se oli käyttänyt kantelijan uudistettuun pyyntöön vastaamiseen. Kuten kantelija perustellusti huomautti, kantelija oli kuitenkin jo aiemmin pyytänyt saada tutustua asiaa koskevaan asiakirja-aineistoon. Komission olisi näin ollen pitänyt voida ainakin jossain määrin tukeutua valmistelutyöhön, jonka se oli tehnyt käsitellessään tätä aiempaa tutustumispyyntöä. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole antanut uskottavaa selitystä sille, miksi uudistetun hakemuksen käsittely tässä tapauksessa ei ollut mahdollista asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 sallitussa 30 työpäivän määräajassa vaan edellytti lähes viittä lisäkuukautta.

32. Oikeusasiamiehen mukaan se, että lisäviivästys oli liiallinen, vahvistetaan myös 1. joulukuuta 2009 päivätyssä komission kirjeessä, jossa kantelijalle ilmoitettiin jonkinasteisesta viivästymisestä. Tässä kirjeessä komissio huomautti, että sen vastaus oli lähes valmis ja että oli odotettavissa, että se voitaisiin lähettää piakkoin. Oikeusasiamies toteaa, että komissio on pidättäytynyt käsittelemästä tätä lausuntoa lausunnossaan, vaikka sen väitteen sanamuoto, josta sitä pyydettiin kommentoimaan, viittasi siihen selvästi.

33. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että komissiolla oli vakavia viivästyksiä kantelijan uudistettuun pyyntöön vastaamisessa, eikä se voinut esittää vakuuttavia perusteluja käyttämänsä ajan perustelemiseksi. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

34. Oikeusasiamies toteaa, että komissio pyysi 29. huhtikuuta 2010 päivätyssä kirjeessään anteeksi tapahtunutta viivästystä. Oikeusasiamies katsoo, että tällaisen anteeksipyynnön esittäminen kansalaiselle on yleensä riittävä vastaus tapauksissa, joissa asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyssä on aiemmin ilmennyt viivästyksiä. Tällaisissa tapauksissa oikeusasiamiehen jatkotoimille ei yleensä ole perusteita. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että komission lausuntoon ei tässä tapauksessa sisälly minkäänlaista anteeksipyyntöä, vaan siinä todetaan ainoastaan, että komissio pahoittelee viivästystä. Lisäksi tätä lausuntoa seuraa välittömästi väite, jonka mukaan kantelijan uudistettu hakemus käsiteltiin mahdollisimman nopeasti ottaen asianmukaisesti huomioon kaikki asiaan liittyvät edut. Näiden lausuntojen perusteella oikeusasiamies katsoo, että 29. huhtikuuta 2010 päivättyyn kirjeeseen sisältyvä anteeksipyyntö ei riitä korjaamaan tässä tapauksessa ilmennyttä hallinnollista epäkohtaa. Tästä syystä jäljempänä esitetään kriittinen huomautus.

35. Kantelijan esittämän väitteen toisen näkökohdan osalta oikeusasiamies toteaa, että komissio kiisti ylittäneensä tarkoituksellisesti tavanomaiset määräajat asiakirjoihin tutustumista koskevien uudistettujen hakemusten käsittelylle.

36. Oikeusasiamies ymmärtää, että tässä tapauksessa ilmennyt liiallinen viive on saanut kantelijan olettamaan, että komissio toimi tahallisesti. Vaikka tämä viivästys on selvästi hallinnollinen epäkohta, kantelija ei ole esittänyt mitään konkreettista näyttöä siitä, että komissio olisi toiminut vilpillisessä mielessä. Tämän näkökohdan osalta ei näin ollen voida todeta hallinnollista epäkohtaa.

B. Päätelmät

Kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella oikeusasiamies päättää sen esittämällä seuraavan kriittisen huomautuksen:

On hyvän hallintokäytännön mukaista käsitellä asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyissä määräajoissa. Käsiteltävänä olevassa asiassa komissio vastasi kantelijan uudistettuun pyyntöön vasta 29 päivänä huhtikuuta 2010 eli lähes viisi kuukautta pidennetyn 1 päivän joulukuuta 2009 määräajan päättymisen jälkeen, eikä se voinut esittää mitään vakuuttavia perusteluja käyttämänsä ajan perustelemiseksi. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 19 päivänä elokuuta 2010.