Strasbourg, 19. kesäkuuta 2008

Hyvä L.

Teitte 18. lokakuuta 2007 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun Euroopan komissiota vastaan sen kanteluanne 488/2007/PB koskevassa lausunnossa esittämästä väitteestä, jonka mukaan tiettyä pyytämäänne asiakirjaa ei ollut olemassa. Kantelunne sisältyi edellä mainittua komission lausuntoa koskeviin huomautuksiinne.

Toimitin kantelun 17.1.2008 komission puheenjohtajalle. Komissio antoi lausuntonsa 14. maaliskuuta 2008. Toimitin sen Teille 28. maaliskuuta 2008 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelu koski Euroopan komission asiakirjapyyntöä käsitellessään esittämää väitettä, jonka mukaan tiettyä asiakirjaa ei ollut olemassa eikä sitä näin ollen voitu antaa tutustuttavaksi.

Asiassa 488/2007/PB kantelija oli pyytänyt Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (1), jäljempänä 'asetus 1049/2001', nojalla oikeutta tutustua useisiin komission perustaman eurooppalaisten sääntelyviranomaisten ryhmän, jäljempänä 'ERG', hallussa oleviin asiakirjoihin. Komissio epäsi oikeuden tutustua tiettyihin asiakirjoihin. Kirjeessään komissiolle, jossa oikeusasiamies pyysi lausuntoa kantelusta, oikeusasiamies pyysi komissiota myös selventämään päätöstään erityisesti kertomuksen ERG (06) 45 a osalta, jonka osalta kantelija lähetti 20. marraskuuta 2006 päivätyn tiedonantonsa. Mietintöä ERG (06) 45 a ei ollut nimenomaisesti mainittu komission vastauksessa kantelijan uudistettuun hakemukseen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti.

Lausunnossaan komissio totesi, että raportin ERG (06) 45 a osalta a-kirjaimella kirjatut ERG:n asiakirjat ovat muistioita, joissa esitetään yhteenveto asiaan liittyvien asiakirjojen sisällöstä. Tällainen huomautus olisi tavallisesti pitänyt tehdä raporteista ERG (06) 45 ja ERG (06) 45b. Tällaista muistiota ei kuitenkaan laadittu, koska juuri ennen ERG:n täysistuntoa oli päätetty olla keskustelematta näistä kertomuksista, ja " siksi ei ole olemassa asiakirjaa, jonka viitenumero olisi ERG (06) 45a".

Kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle edellä mainittua kantelua koskevasta komission lausunnosta 18. lokakuuta 2007 esittämissään huomautuksissa saaneensa jäljennökset väitetysti olemattomasta "raportista ERG (06) 45a". Kantelija ilmaisi huolensa siitä, että komissio oli ilmeisesti antanut vääriä tietoja lausunnossaan, ja kannusti oikeusasiamiestä tutkimaan asiaa.

Kantelija huomautti, että kyseisen asiakirjan sisällöstä ei käynyt selvästi ilmi, miksi sitä ei olisi pitänyt julkistaa, koska asiakirja sisälsi vain yhteenvedon kertomuksesta ERG (06) 45b ja huomautuksen, jonka mukaan julkaisemiselle ei ollut pakottavaa tarvetta.

Kantelija kannusti oikeusasiamiestä käsittelemään tätä asiaa erikseen, koska se koski oikeusasiamiehen ja Euroopan yhteisön elinten ja laitosten välistä perusyhteistyötä.

Oikeusasiamies aloitti 17. tammikuuta 2008 tämän tutkimuksen seuraavasta väitteestä: Komissio on antanut oikeusasiamiehelle totuudenvastaisia tietoja toteamalla kantelua 488/2007/PB koskevassa lausunnossaan, että asiakirjaa "Report ERG (06) 45 a"ei ole olemassa.

KYSYMYS

Komission lausunto

Kantelusta antamassaan lausunnossa komissio myönsi lähinnä, että asiakirja oli olemassa, ja esitti useita huomautuksia, jotka koskivat sen alkuperäistä päätelmää tästä kysymyksestä (ks. jäljempänä päätöksen osa). Komissio liitti lausuntoonsa jäljennöksen kyseisestä asiakirjasta.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija totesi, ettei hänellä ollut merkittäviä huomautuksia komission lausunnosta, mutta huomautti, että sen lausunto ei ollut lisännyt hänen luottamustaan komissioon (ks. jäljempänä päätöksen osa).

PÄÄTÖS

1 Väite, jonka mukaan komissio on antanut oikeusasiamiehelle virheellistä tietoa

1.1 Kantelija väitti, että komissio antoi Euroopan oikeusasiamiehelle vääriä tietoja todetessaan kantelua 488/2007/PB koskevassa lausunnossaan, että asiakirjaa "Report ERG (06) 45 a" (kantelijan pyytämä) ei ollut olemassa.

1.2 Komissio esitti lausunnossaan tietoja, jotka pääosin vahvistivat kantelijan väitteen. Komissio esitti tältä osin useita seikkoja:

1. Kantelijan viimeisimmän asiakirjapyynnön jälkeen ERG:n käytettävissä olevia asiakirjoja tutkittiin tarkemmin. Tämä haku vahvisti, että ”Report ERG (06) 45a” on olemassa. Se löytyi lopulta CIRCAn verkkosivustolta (2).
2. Kuten kantelua 488/2007/PB koskevassa komission vastauksessa oikeusasiamiehelle on jo selitetty, a-kirjaimella kirjatut asiakirjat ovat huomautuksia. Muistioissa esitetään lyhyt yhteenveto asiaan liittyvissä asiakirjoissa esitetyistä kysymyksistä, ja niiden tarkoituksena on esitellä asiakirjoja ERG:n täysistunnoille keskustelua varten ennen niiden hyväksymistä. Vastatessaan oikeusasiamiehen kantelua 488/2007/PB koskevaan tietopyyntöön komission yksiköt katsoivat vilpittömässä mielessä, että i) ilmoitusta ei ollut laadittu, koska mietintöä ERG (06) 45 oli käsiteltävä A-kohtana ilman keskustelua (3), minkä vuoksi ii) asiakirja ei voinut olla sen hallussa.
3. Aluksi komission yksiköt yrittivät hakea asiakirjan paikasta, jossa tällaiset asiakirjat yleensä säilytetään, rajoitetun ajan, ennen kuin se poistettiin tilarajoitusten vuoksi eli henkilökohtaisilta tietokoneilta ja sähköisiltä alustoilta, jotka oli tarkoitettu ERG:n täysistuntoon liittyvien asiakirjojen tallentamiseen. Se ei ole tutustunut CIRCA-verkkosivustoon, joka on pikemminkin tarkoitettu kansallisten sääntelyviranomaisten edustajien käyttöön.
4. Kyseisen muistion sisällön osalta komission yksiköt vahvistavat, että se on sisällöltään samanlainen toisinto ERG (06) 45 -raportin sivulla 21 olevista päätelmistä, jotka komissio on aiemmin ilmoittanut kantelijalle.

1.3 Kantelija esitti huomautuksissaan seuraavat seikat: Hän totesi saaneensa sellaisen vaikutelman, että komissio ei suhtaudu kovin vakavasti yhteistyövelvollisuuteensa Euroopan oikeusasiamiehen kanssa. Hän ei pitänyt uskottavana, että komissio olisi todella etsinyt asiakirjaa, jota ei väitetysti ollut olemassa. Hän huomautti, että oli tuskin ajateltavissa, että "raportti ERG (06) 45 b"oli olemassa, mutta että sitä loogisesti edeltävä asiakirja, toisin sanoen "raportti ERG(06) 45 a", ei ollut olemassa. Hän totesi, että hän olisi voinut ymmärtää esimerkiksi selityksen, jonka mukaan asiakirjaa oli pidetty liian merkityksettömänä, minkä vuoksi se oli poistettu. Selitys, jonka mukaan asiakirjaa ei ollut koskaan laadittu, ei kuitenkaan vahvistanut hänen luottamustaan komissioon.

1.4 Oikeusasiamies toteaa, että toimielimen tosiseikkoihin perustuva lausuma siitä, että asiakirjaa ei ole olemassa, sisältää (kiistattoman) totuudenmukaisuusolettaman (4). Tätä olettamaa sovelletaan kaikkiin toimijoihin, jotka voivat olla osallisina asiakirjoihin tutustumista koskevissa hakemuksissa, olivatpa ne sitten kansalaisia tai muita yhteisön toimielimiä. Oikeusasiamiehen osalta totuudenmukaisuusolettama perustuu ensinnäkin siihen, että kaikkien toimielinten ja oikeusasiamiehen välillä vallitsee suuri luottamus asetuksen 1049/2001 soveltamiseen. Lisäksi se tuo mukanaan prosessiekonomian etuja - sekä hallinnolle että oikeusasiamiehelle - vähentämällä huomattavasti tarvetta tehdä tarkastuksia asianomaisiin hallinnollisiin asiakirjoihin tai asiakirjoihin. Samanaikaisesti totuudenmukaisuusolettama merkitsee erityisen tiukkaa huolellisuusvelvollisuutta asiakirjan puuttumista koskevien lausuntojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi.

1.5 Käsiteltävänä olevassa asiassa komissio on täysin myöntänyt, että sen esittämä riidanalainen tosiseikkoja koskeva toteamus oli virheellinen eli että asiakirja, jota ei väitetysti ole olemassa, oli tosiasiallisesti olemassa. Tutkinnan tässä vaiheessa merkityksellinen kysymys on näin ollen se, noudattiko komissio edellä mainittua huolellisuusvelvoitetta.

1.6 Tutkittuaan huolellisesti komission lausunnon oikeusasiamies ei katso saaneensa tietoja tai selityksiä, jotka osoittaisivat, että edellä mainittua velvollisuutta on noudatettu, seuraavista syistä:

Ensinnäkin komission lausunnon 1 kohdassa todetaan, että sen yksiköt olivat jotenkin päätelleet asiakirjan puuttumisen siitä, että a-kirjaimella kirjatut asiakirjat ovat huomautuksia. Muistioissa esitetään lyhyt yhteenveto asiaan liittyvissä asiakirjoissa esitetyistä kysymyksistä, ja niiden tarkoituksena on esitellä asiakirjoja ERG:n täysistunnoille keskustelua varten ennen niiden hyväksymistä. Vaikuttaa siltä, että edellä esitetty päätelmä on tehty yhdessä sen seikan kanssa, että asiakirjaa ERG (06) 45 oli pidettävä A-kohtana ilman keskustelua. Komissio ei kuitenkaan ole antanut riittäviä selityksiä siitä, miksi tällainen päätelmä olisi yleisesti ottaen perusteltu (5) ja miksi tällainen päätelmä ei käsiteltävän asian erityisissä olosuhteissa viime kädessä vastannut todellisuutta.

Toiseksi komission lausunnon 2 kohdassa ei ole annettu selkeitä ja riittäviä tietoja komission yksiköiden suorittamasta asiaankuuluvasta hausta. Se viittaa vain yleisesti määrittelemättömään "paikkaan", jossa asiakirjat tallennetaan määrittelemättömäksi "rajoitetuksi ajaksi" ennen niiden poistamista. Ei ole selvää, onko viittauksella tarkoitus välittää tietoja, joita asiakirjaa etsineet komission yksiköt ovat toimittaneet asiakirjojen säilyttämiselle asetetun määräajan päätyttyä ja joita ne eivät tästä syystä (ilmeisesti) ole löytäneet. Tämän jälkeen lausunnossa viitataan jälleen CIRCA-verkkosivustoon, jossa todetaan, että se on "melko tarkoitettu" kansallisten sääntelyviranomaisten valtuuttamien henkilöiden käyttöön. Tämä ei muun muassa anna selkeää ja konkreettista tietoa siitä, eikö sen palvelujen voitu kohtuudella olettaa käyneen myös edellä mainitulla CIRCA-verkkosivustolla.

Lopuksi on todettava, että komissio on todennut, että kyseistä asiakirjaa ei ole koskaan ollut olemassa, että se ei ole enää sen hallussa tai että sen yritys noutaa se tietokonejärjestelmästään tai -järjestelmistään ei ole ollut hedelmällinen.

1.7 Ottaen huomioon edellä todetun hallinnollisen epäkohdan luonteen oikeusasiamies huomauttaa, että hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti komission olisi pitänyt pyytää kantelijalta anteeksi. Komissio on päättänyt olla tekemättä niin, minkä vuoksi oikeusasiamies päättää asian käsittelyn esittämällä kriittisen huomautuksen.

2 Päätelmät

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella on tarpeen esittää seuraava kriittinen huomautus:

Hallinnon tosiseikaston todenperäisyyttä koskeva olettama, jonka mukaan tiettyä pyydettyä asiakirjaa ei ole olemassa, merkitsee erityisen tiukkaa huolellisuusvelvollisuutta tällaisten lausuntojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi. Edellä 1.6 kohdassa esitettyjen havaintojensa perusteella oikeusasiamies ei katso saaneensa tietoja ja selityksiä, jotka osoittaisivat tämän velvollisuuden noudattamisen tässä tapauksessa. Komission asiaan liittyvä toiminta merkitsee näin ollen hallinnollista epäkohtaa.

Oikeusasiamies päättää asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Kuten 5.–6. lokakuuta 2006 pidettävän ERG:n 18. täysistunnon esityslistasta (ERG (06) 35 Rev. 1) ( http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira _4_6_oct_2006.pdf) ja kyseisen täysistunnon pöytäkirjasta (ERG (06) 52) käy ilmi.

(4) Ks. asia T-311/00, British American Tobacco v. komissio, Kok. 2002, s. II-2781, 35 kohta.

(5) On esimerkiksi ilmeisesti mahdollista, että i) a-kirjaimella kirjattu muistio laaditaan ERG:n täysistunnoissa käytävää asiaa/asiakirjaluonnosta koskevaa keskustelua varten ja ii) myöhemmin tehdään päätös olla käsittelemättä tätä asiaa/asiakirjaa.