Strasbourg, 16. heinäkuuta 2008

Hyvä jäsen A.

Teitte 5. elokuuta 2005 CINAR Ltd:n (jäljempänä 'CINAR') puolesta kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle Euroopan komissiota vastaan. Kantelunne koski ulkoista tarkastusta ja sen myöhempiä vaiheita neljässä tutkimussopimuksessa (1), jotka tehtiin komission neljännen ja viidennen tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen ohjelman (TTK) puitteissa. Tarkastus tehtiin CINARin tiloissa 20.–21.8.2002.

Toimitin kantelun 13.9.2005 komission puheenjohtajalle.

Komissio antoi lausuntonsa 11. tammikuuta 2006. Toimitin sen Teille yhdessä 4. huhtikuuta 2006 lähettämänne huomautusten esittämistä koskevan pyynnön kanssa.

Lähetitte 29. tammikuuta 2008 lisähuomautuksen, jossa kerroitte minulle OLAFin tutkimuksen loppuunsaattamisesta, johon sisältyivät edellä mainitut neljä sopimusta.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

Pahoittelen tutkimukseni loppuunsaattamiseen kulunutta aikaa.

KILPAILUKYKY

Valituksen tekijä on CINAR Ltd. -nimisen yrityksen, jäljempänä ’CINAR’, johtaja. CINAR on pieni korkean teknologian yritys, jolla on asiantuntemusta hiilen ja biomassan poltosta ja päästöjen valvonnasta. Se on tarjonnut teknisiä palveluja ja osallistunut useisiin Euroopan komission tukemiin tutkimus- ja kehityshankkeisiin. Toimeksisaajana toiminut CINAR teki kesäkuun 1998 ja toukokuun 2000 välisenä aikana komission kanssa neljä tutkimussopimusta (2), jotka koskivat seitsemää neljännen puiteohjelman ja viidennen puiteohjelman yhteydessä toteutettua tutkimushanketta.

Komission tutkimuksen pääosaston (RTD) ulkoisen tarkastuksen yksikön edustaja ja kaksi kirjanpitäjää vierailivat 20.–21. elokuuta 2002 CINARin toimistoissa tarkastaakseen edellä mainitut neljä tutkimussopimusta.

Komissio hyväksyi 15.9.2003 tilintarkastajien laatiman tarkastuskertomuksen. Se hylkäsi CINARin myöhemmin toimittamat selitykset ja todisteet, mukaan lukien palkkalaskelmaa koskevat todisteet, koska niitä ei ollut toimitettu aikaisemmin. Lisäksi se hylkäsi henkilöstökustannukset ja niihin liittyvät yleiskustannukset, jotka CINAR oli ilmoittanut tukikelpoisiksi kustannuksiksi.

Kantelija tapasi 28 päivänä helmikuuta 2005 komission edustajan selventääkseen tarkastuksen päätelmiä, mutta se ei onnistunut.

Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti, että komissio oli kohdellut CINARia epäoikeudenmukaisesti edellä mainitun vuoden 2002 ulkoisen tarkastuksen ja sen myöhempien vaiheiden osalta.

Kantelija väitti ensinnäkin, että CINARin edustajat "saatiin tuntemaan itsensä rikollisiksi tilintarkastajien edessä, ja (...) erään haastatteluistunnon aikana esitettiin jopa rotuun liittyvä huomautus" ja että "tarkastuksen tavoitteena näyttää olevan pakkomielle sulkea meidät ".

Toiseksi kantelija väitti, että CINARin oikeutta yksityisyyteen ei ollut kunnioitettu, koska henkilöstön jäsenten palkkoja koskevia henkilötietoja ja sopimustietoja pyydettiin. Kantelijan mukaan tämä oli "katkerasti siedetty".

Kolmanneksi kantelija väitti, että CINARia pyydettiin toimittamaan asiaan liittymättömiä ja perusteettomia tietoja eli tietoja "kaikista vireillä olevista ehdotuksista", vaikka komissio rahoitti vain murto-osan tällaisista ehdotuksista.

Neljänneksi kantelija väitti, että vaikka vain osa palkkatiedoista puuttui, ulkoiset tarkastajat antoivat epäoikeudenmukaisen lausunnon, jonka mukaan CINARilta ei saatu palkkatietoja.

Viides väite koski lähinnä komission tarkastajan roolia ulkoisen tilintarkastusyrityksen laatiman tilintarkastuskertomuksen laatimisesta CINARin edustajien kanssa 28.2.2005 pidettyyn kokoukseen saakka. Kantelija arvosteli erityisesti komission tarkastajan päätöstä hyväksyä ulkopuolisten tilintarkastajien laatima tilintarkastuskertomus ja hylätä kaikki kantelijan selitykset ja todisteet pelkästään siksi, että niitä ei ollut toimitettu aikaisemmin.

KYSYMYS

Komission lausunto
Taustaa

CINAR teki komission kanssa neljä tutkimussopimusta (3).

Tutkimuksen pääosasto pyysi 6. kesäkuuta 2002 tilintarkastusta CINARin tiloissa. I n tilatakseen tilintarkastuskertomuksen riippumattomalta ja ammattimaiselta taholta komissio päätti ulkoistaa tämän tarkastustoimeksiannon ulkoiselle tilintarkastusyritykselle eli Littlejohn Frasierille (jäljempänä 'LF')(4). Tätä koskeva erityissopimus tehtiin LF:n kanssa heinäkuussa 2002, ja komissio nimesi oman tarkastajansa ulkoisesta tarkastusyksiköstä tekemään yhteistyötä LF:n kanssa.

Komissio ilmoitti CINARille 6 päivänä kesäkuuta 2002 kirjatulla kirjeellä, että tarkastus aloitettaisiin sen toimitiloista, ja kuvaili tarkastuksen laajuutta seuraavasti:

1. CINARin käyttämien kustannuslaskenta- ja laskutusjärjestelmien kohtuullisuuden ja vastuuvelvollisuuden tarkistaminen; ja
2. tutkimussopimuksiin liittyvien menojen tarkastaminen sen varmistamiseksi, että komissio on laskutettu tutkimushankkeen toteuttamisesta aiheutuneista menoista sopimusmääräysten mukaisesti.

Tässä kirjeessä komissio myös pyysi CINARia toimittamaan komission tarkastajalle "kuukauden kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta seuraavat asiakirjat tai tiedot:

(1) Allekirjoitettu ja päivätty jäljennös kaikkien edellä mainituista sopimuksista vastuussa olevien henkilöiden kaikista työsopimuksista sekä maininta siitä, ovatko kyseiset henkilöt edelleen Cinar Ltd:n palveluksessa.

(2) Cinar Oy:n organisaatiokaavio, jossa mainitaan mahdollisen johdon ja hallituksen nimi ja tehtävä. Lisäksi tieto Cinar Oy:n palveluksessa olevien työntekijöiden kokonaismäärästä.

(3) Vastaus seuraavaan kysymykseen: Pitävätkö Cinarin työntekijät tai ulkopuoliset kirjanpitäjät Cinarin tilejä? Jos jälkimmäistä sovelletaan, antakaa meille täydelliset tiedot."

CINAR selitti 8 päivänä heinäkuuta 2002 päivätyssä vastauksessaan, että sen kirjanpitoa pitävät sen kirjanpitäjät, joihin komission tarkastajan olisi otettava yhteyttä, jos lisätietoja tarvitaan.

LF:n ja CINARin välisten lisäjärjestelyjen jälkeen tehtiin 20.–21. elokuuta 2002 sovittu tarkastuskäynti. Komissio toimitti jäljennökset tarkastuksesta laadituista yksityiskohtaisista pöytäkirjoista.

Komissio lähetti 29. toukokuuta 2003 CINARille kirjatulla kirjeellä ulkopuolisten tilintarkastajien laatiman tarkastuskertomusluonnoksen kommentoitavaksi. CINAR vastasi alustavasti 19 päivänä kesäkuuta 2003 päivätyllä kirjeellä. Lopullisempi vastaus lähetettiin 30. heinäkuuta 2003. Komissio ei kuitenkaan muuttanut tarkastuskertomusta CINARin huomautusten perusteella ja toimitti sille muuttumattoman lopullisen tarkastuskertomuksen 15. syyskuuta 2003.

Komissio korosti lausunnossaan ongelmia, joita tarkastajat ovat kohdanneet hankkiessaan asiaankuuluvia tietoja CINARilta. Komission mukaan tarkastuksesta kävi ilmi, että toisin kuin CINAR oli ilmoittanut 8.7.2002 päivätyssä kirjeessään, CINARin kirjanpitäjiltä ei ollut saatavilla merkityksellisiä tarkastustietoja.

Komissio viittasi tarkastuskertomukseen, jossa ulkoiset tarkastajat totesivat lähinnä, että CINARin tositteet kyseisiin sopimuksiin liittyvien kulujen ilmoittamiseksi olivat riittämättömiä, koska

• tilintarkastusta varten ei esitetty palkkatietoja;
• tarkastukseen esitetyt työaikalomakkeet eivät vastanneet menoilmoituksissa ilmoitettuja tunteja;
• laskuja, joilla vahvistettiin TESSAn, ENDASHin ja VISCONin matka- ja kulutushyödykkeistä ilmoitetut kustannukset, ei voitu paikantaa;
• mitään laskelmia ei toimitettu sen osoittamiseksi, millä perusteella yleiskustannuksia oli ilmoitettu; ja
• ENDASH-laitteiden sallitut poistot on laskettu väärin.

Lisäksi tarkastuskertomuksessa lueteltiin ongelmia seuraavilla aloilla:

• hankkeen taloushallinto;
• kuvaus keskeisistä sisäisistä kontrolleista;
• kirjanpitojärjestelmän sisäisen valvonnan testaaminen;
• työaikalomakkeet, palkkatiedot, toimittajien laskut ja yleiskustannukset;
• erillisen hankekustannusjärjestelmän perustaminen;
• EY:n rahoittamiin hankkeisiin liittyvien kustannusten erottaminen yksityisen asiakastyön suorittamisesta aiheutuvista kustannuksista sekä CINARin henkilöstön välisistä tehtävistä.

Komission mukaan tarkastuskertomuksen yhteenvedon perusteella sopimusten varainhoitoa ei toteutettu hyväksyttävällä tavalla eikä se ollut sopimuksen vaatimusten mukaista. Vaikutti siltä, että neljän tarkastetun sopimuksen osalta liikaa veloitetut määrät olivat noin 300 000 Englannin puntaa.

Komissio väitti, että CINARin 25 päivänä syyskuuta 2003 päivätyssä vastauksessa ei ollut merkityksellistä näyttöä, joka olisi heikentänyt tarkastuskertomuksen yleisiä havaintoja. Komissio vastasi CINARille 13 päivänä marraskuuta 2003, eikä CINARilta saatu vastausta ennen vuoden 2004 loppua.

Komissio totesi, että koska virkamiehillä on sääntöjen mukaan velvollisuus ilmoittaa sääntöjenvastaisuuksista ja petosepäilyistä OLAFille, tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto ilmoitti OLAFille CINARin tarkastuskertomuksesta 14. huhtikuuta 2004. OLAF päätti aloittaa tutkimuksen (OF/2004/0203) ja ilmoitti CINARille 28 päivänä kesäkuuta 2005 päivätyllä kirjeellä tutkimustensa syyt.

Komissio totesi, että suurin osa kantelun perustana olleista tosiseikoista liittyi joko tarkastuksen aikana (20.–21. elokuuta 2002) tai ennen tarkastuskertomuksen toimittamista kantelijalle (29. toukokuuta 2003) tapahtuneeseen kehitykseen. Komissio väitti, että kummassakaan tapauksessa määräaikaa kantelun tekemiselle oikeusasiamiehelle näiden tosiseikkojen perusteella ei ollut noudatettu. Komissio otti kuitenkin huomioon kaikki kantelijan huomautukset hyvän yhteistyön hengessä oikeusasiamiehen kanssa.

Tilintarkastajien käyttäytymistä koskevat perustelut

Tilintarkastajien käyttäytymisestä CINARin toimitiloihin 20.–21. elokuuta 2002 tehdyn tarkastuskäynnin aikana komissio totesi, että kantelijalle 29. toukokuuta 2003 lähetetyssä tarkastuskertomuksessa todettiin seuraavaa:

"[komission tarkastaja] kysyi [kantelijalta], pitikö tämä sovellettua tarkastusmenettelyä hänen kannaltaan oikeana. [Kantelija] vastasi uskovansa, että tarkastusmenettelyä on sovellettu asianmukaisesti koko tarkastuskäynnin ajan.”

Komission mukaan CINAR oli esittänyt kyseisen väitteen ensimmäisen kerran vasta 25.9.2003 päivätyssä kirjeessään.

Väitetyn "rotukommentin" osalta komissio korosti, että kantelija ei täsmentänyt, mitä huomautusta oli esitetty, joka voitaisiin luokitella "roduksi", eikä yksilöinyt, kuka sen oli esittänyt. Komission tarkastaja kuitenkin kiisti jyrkästi, että paikalla tehdyn tarkastuksen aikana olisi esitetty huomautuksia, joita voitaisiin pitää ”rotuisina”.

Komissio väitti, että tällaisen huomautuksen esittämistä ei olisi voitu hyväksyä, mutta näissä olosuhteissa tätä väitettä ei ollut mahdollista käsitellä enempää.

Väitetystä "pakkomielteestä sulkea CINAR"komissio väitti, että se oli yksinkertaisesti suorittanut tarkastuksen tarkastuksissa käytettyjen tavanomaisten menettelyjen mukaisesti ja EY:n sopimuksissa määrätyllä tavalla. Lisäksi se oli suorittanut tarkastuksen ottaen asianmukaisesti huomioon kaikki tarkastettavalle yritykselle mahdollisesti annetut takeet, kuten riippumattomien ulkopuolisten tarkastajien läsnäolo tarkastuksen suorittamisessa ja alustavien tarkastushavaintojen toimittaminen CINARille huomautuksia varten. CINAR ei kuitenkaan toimittanut asianmukaisia asiakirjoja kustannusten perustelemiseksi, ja lopulliset tarkastushavainnot vahvistettiin tältä pohjalta.

Väite, jonka mukaan oikeutta yksityisyyteen ei ole kunnioitettu

Komissio katsoi edelleen, että tarkastetut sopimukset sisälsivät seuraavat määräykset:

a) Neljännen puiteohjelman kattamat kaksi tarkastettua sopimusta:

Liitteessä II oleva 24 artikla: 24.1: "Komissiolla tai sen valtuuttamilla henkilöillä on oikeus tehdä tarkastuksia kahden vuoden kuluessa sopimuksen päättymispäivästä tai irtisanomisesta. Heillä on oltava kaikkina kohtuullisina aikoina mahdollisuus päästä paikan päälle hankkeeseen osallistuvan henkilöstön luo ja tutustua kaikkiin hankkeeseen liittyviin asiakirjoihin, atk-tiedostoihin ja laitteisiin, tai heillä on tarvittaessa oltava oikeus vaatia tällaisten asiakirjatodisteiden esittämistä.

Liitteessä II olevassa 22 artiklassa säädetään seuraavaa: "Kunkin sopimuspuolen on pidettävä säännöllisesti ja sijoittautumisvaltionsa tavanomaisten kirjanpitokäytäntöjen mukaisesti asianmukaista kirjanpitoa ja asianmukaisia asiakirjoja, jotka tukevat ja perustelevat ilmoitettuja kustannuksia ja tunteja. Ne on asetettava saataville tarkastuksia varten.”

Lisäksi liitteessä E, 18–21 artiklassa ja kustannusselvityksen mallissa edellytetään, että hankkeessa työskentelevien henkilöiden nimet ilmoitetaan. CINAR ei joissakin tapauksissa toimittanut tarvittavia tietoja tällaisista nimistä.

b) Viidettä puiteohjelmaa koskeviin kahteen tarkastettuun sopimukseen sisältyi samanlaisia ja jopa tiukempia määräyksiä kuin neljänteen puiteohjelmaan.

Komission mukaan edellä esitetystä seuraa, että jotta tarkastajat voisivat tarkistaa, että CINAR oli ilmoittanut asianmukaisesti henkilöstökustannukset, oli paitsi tarkistettava, ketkä työskentelivät näissä hankkeissa, myös tarkistettava aika, jonka kukin työntekijä oli käyttänyt hankkeisiin, millä palkalla ja oliko CINAR tosiasiallisesti maksanut nämä palkat näille työntekijöille.

Asiaan liittymättömiä ja perusteettomia tietoja koskeva väite

Komissio korosti, että komissio oli suullisesti pyytänyt 20.–21. elokuuta 2002 tehdyn tarkastuskäynnin aikana kahta asiakirjaa ja antanut CINARille kaksi viikkoa aikaa toimittaa nämä tiedot. Pyyntö kirjattiin osana toimintaa koskevia päätelmiä kantelijan kanssa 20 päivänä elokuuta 2002 pidetyn kokouksen pöytäkirjaan. Ne kuuluvat seuraavasti:

"[komission tarkastaja] pyysi [kantelijaa] toimittamaan seuraavat kaksi asiakirjaa:

1) selvitys (enintään kahden sivun pituinen) siitä, miksi CINAR oli käyttänyt eri sopimusehdotusten välillä erilaisia keskimääräisiä henkilöstökuluja samoihin aikoihin [ sic ],

2) Edellä esitetty aikataulu, josta käyvät ilmi kaikki EY:n rahoittamat hankkeet, joihin CINAR on osallistunut 1. tammikuuta 1997 alkaen, sekä kuvaus siitä, ketkä CINARin työntekijät työskentelivät kussakin hankkeessa.

[Kantelija] suostui toimittamaan nämä asiakirjat,

[Komission tarkastaja] pyysi tämän jälkeen, että tarkastusryhmä saisi haastatella CINARin työntekijöitä, joita oli syytetty tarkastetuista sopimuksista ja jotka olivat työskennelleet niiden parissa. [Kantelija] ei vastustanut tätä pyyntöä.”

Vaikka kantelija oli suostunut toimittamaan nämä asiakirjat esittämättä varaumia, komissio vahvisti, ettei se ollut saanut kumpaakaan niistä.

Ulkopuoliset tarkastajat olivat 5. syyskuuta 2002 päivätyssä sähköpostiviestissään toistaneet edellä mainittuja asiakirjoja (1) ja (2) koskevan pyyntönsä. Lisäksi ne pyysivät vuosittaista selvitystä EY:n maksuosuuksista kertyneestä liikevaihdosta. jäljennökset tietyistä työsopimuksista, tutkintotodistuksista, työaikalomakkeista ja laskuista; sekä selvitys samanaikaisesti toteutettavissa eri sopimuksissa käytettyjen keskimääräisten korkojen eroista.

Komission tarkastaja lähetti 19.9.2002 sähköpostiviestin, jossa hän pyysi kahta CINARin työntekijää koskevia ilmoituksia vahvistaakseen heidän työsopimuksensa, joita ei voitu paikantaa paikalla tehtävän tarkastuksen aikana.

Koska mitään edellä mainituista pyydetyistä tiedoista ei ollut saatu, kantelijalle lähetettiin asiasta uusi sähköpostiviesti 24 päivänä syyskuuta 2002.

Ulkopuoliset tarkastajat saivat kantelijalta joitakin tietoja postitse 25 päivänä syyskuuta 2002. Kaikkien hankkeisiin osallistuvien tutkijoiden palkkatietoja ei kuitenkaan toimitettu.

Ulkopuoliset tarkastajat lähettivät 8 päivänä lokakuuta 2002 kantelijalle uudelleen sähköpostiviestin, jossa tiedusteltiin, milloin jäljellä olevat kohdat käsitellään, ja vahvistivat, että kaikki tällaiset tiedot olivat tarpeen, jotta komissiolta ilmoitetut kustannukset voitiin perustella täysimääräisesti.

Kantelija vastasi 9 päivänä lokakuuta 2002 sähköpostitse todeten, että ”on ollut hyvin kiireinen hiljaisen kesän jälkeen, ja se jatkuu vielä kuukauden loppuun saakka, ja minulla on vaikeuksia löytää aikaa vastata pyyntöihinne. Olen ensi viikolla Italiassa, jossa järjestämme polttokurssin." Hän toimitti pyydetyt prosenttitiedot EY:n maksuosuuksista.

Komission tarkastaja lähetti 14.10.2002 uudelleen 19.9.2002 lähettämänsä sähköpostiviestin.

Ulkopuoliset tarkastajat lähettivät 30 päivänä lokakuuta 2002 kantelijalle sähköpostiviestin, jossa he pyysivät tietoja, joita he olivat jo pyytäneet 5 päivänä syyskuuta 2002 päivätyssä sähköpostiviestissään mutta joita he eivät olleet vielä saaneet. Tarkastajat selittivät myös, että palkkatiedot, joista käy ilmi hankkeisiin osallistuville tutkijoille maksetut todelliset korvaukset, olivat tärkein jäljellä oleva tieto.

Ulkopuoliset tilintarkastajat lähettivät 8 päivänä marraskuuta 2002 kantelijalle sähköpostiviestin, jossa ne määräsivät kaikkien jäljellä olevien tietojen toimittamisen määräajaksi 30 päivän marraskuuta 2002.

Kantelija vastasi 11. marraskuuta 2002 ja pyysi anteeksi viivästystä ilmoittamalla heille, että hän ei olisi toimistossaan kahden viikon aikana ja että hän yrittäisi lähettää lisätietoja tämän ajanjakson jälkeen.

Ulkopuoliset tarkastajat lähettivät 27 päivänä marraskuuta 2002 kantelijalle virallisen kirjeen, jossa vahvistettiin, että jäljellä olevien tietojen toimittamiselle asetettua määräaikaa, joka oli 30 päivä marraskuuta 2002, sovellettiin edelleen. Tilintarkastajat selittivät myös, että jos näitä tietoja ei toimiteta, tarkastuskertomus perustuu tosiasiallisesti toimitettuihin tietoihin ja kustannukset hylätään vastaavasti. Kirjeessä toistettiin, mitä tietoja ei ollut vielä saatu.

Komission tarkastaja lähetti 27 päivänä marraskuuta 2002 kantelijalle sähköpostiviestin, jossa toistettiin edellä mainitussa ulkopuolisten tarkastajien kirjeessä asetettu määräaika.

Kantelija lähetti 4 päivänä joulukuuta 2002 sähköpostiviestin ulkopuolisille tarkastajille vastauksena edellä mainittuun kirjeeseen ja kieltäytyi periaatteessa toimittamasta jäljellä olevia tietoja, koska ne eivät tällä hetkellä riittäneet henkilöstöresursseihimme. Puuttuvista palkkatiedoista kantelija totesi, että ne olivat hänen "(...) aiemman kirjanpitäjänsä käsissä, johon [ ] ei valitettavasti voitu ottaa yhteyttä."

Määräajan umpeuduttua ulkopuolinen tilintarkastusyhtiö pyysi 13 päivänä tammikuuta 2003, olisiko sen henkilöstön jäsenen mahdollista käydä CINARin kirjanpitäjillä saadakseen vaaditut palkkatiedot.

Kantelija ilmoitti 14 päivänä tammikuuta 2003, että hän valtuutti ulkopuolisen tilintarkastusyhtiön ottamaan yhteyttä CINARin kirjanpitäjiin.

Ulkopuoliset tilintarkastajat lähettivät 30 päivänä tammikuuta 2003 CINARin kirjanpitäjille kirjeen, jossa he pyysivät palkkatietoja ennen heidän toimitiloihinsa tehtäviä käyntejä.

Koska palkkatietojen toimittamisesta ei saatu vastausta, ulkopuoliset tilintarkastajat soittivat kirjanpitäjille kahteen eri kertaan, ja heille kerrottiin joka kerta, että kyseinen kirjanpitäjä oli poissa toimistosta.

Vastauksen puuttumisen vuoksi CINARin kirjanpitäjille lähetettiin toinen kirje 4.3.2003. Ulkopuoliset tarkastajat lähettivät kantelijalle sähköpostiviestin, jossa he pyysivät häntä varmistamaan, että CINARin kirjanpitäjiltä saataisiin vastaus tarkastuskertomuksen täydentämiseksi. Ulkopuoliset tarkastajat korostivat, että "jos näitä tietoja ei saada, meidän on tehtävä vastaavat johtopäätökset."

CINARin kirjanpitäjät vastasivat 5 päivänä maaliskuuta 2003, että CINAR oli laatinut palkkakirjanpidon ja että he eivät säilyttäneet jäljennöksiä palkkakirjanpidosta.

Kantelija ei toimittanut lisätietoja 5 päivän maaliskuuta ja 28 päivän toukokuuta 2003 välisenä aikana. Näin ollen tilintarkastajilla ei ollut muuta vaihtoehtoa kuin laatia kertomus käytettävissä olevien tietojen perusteella.

Jäljennös kertomuksesta lähetettiin 29.5.2003 kirjattuna kirjeenä CINARille huomautusten saamiseksi.

Kantelija lähetti 19. kesäkuuta 2003 alustavan vastauksen raporttiin.

Tilintarkastajat lähettivät kantelijalle 24 päivänä heinäkuuta 2003 sähköpostiviestin, jossa ilmoitettiin hänen alustavan vastauksensa vastaanottamisesta ja todettiin, että CINARilla oli 28 päivään elokuuta 2003 asti aikaa toimittaa joko yksityiskohtaisempi vastaus raporttiin tai vaaditut asiakirjat.

Kantelija vastasi 30 päivänä heinäkuuta 2003 lyhyellä kirjeellä, jossa hän korosti, että tilintarkastus oli edelleen kiistanalainen ja että CINAR ei voinut hyväksyä tilintarkastajien lähettämää versiota. Kantelija liitti mukaan 34 kopiota palkkakuiteista, jotka koskivat neljään sopimukseen osallistuneille tutkijoille suoritettuja maksuja. Hän totesi, että tilintarkastajille oli annettu jäljennökset näistä palkkalaskelmista.

Ulkopuoliset tarkastajat vastasivat 3.9.2003, että liitteenä olevat palkkalaskelmat koskivat ainoastaan VISCON-hanketta. He kiistivät saaneensa palkkakuiteista jäljennöksiä joko vierailun aikana tai useiden näitä tietoja koskevien pyyntöjen johdosta. Kun palkkakuitteja pyydettiin, tilintarkastajille kerrottiin, että näitä tietoja ei ollut mahdollista saada palkanlaskentajärjestelmästä ja että olisi tarpeen ottaa yhteyttä kantelijan kirjanpitäjiin. Ne selittivät myös, että CINARissa tarvitaan huomattavasti lisätyötä paikan päällä ja että koska a) kirjeenvaihto on pitkäkestoista vaadittujen todisteiden hankkimiseksi, b) se, että LF oli saanut raporttinsa valmiiksi viimeiseen vaiheeseen asti; ja c) että kaikki kerätyt lisätodisteet johtaisivat kertomuksen uudelleenlaatimiseen, tästä ylimääräisestä tarkastustyöstä ja kertomuksen laatimisesta aiheutuviin kustannuksiin, joista CINARin olisi vastattava arviolta noin 2 900 Englannin punnan arvosta ilman arvonlisäveroa.

Komissio väitti lausunnossaan, että seuraavista syistä pyydetyt asiakirjat ja tiedot eivät olleet toisiinsa liittymättömiä tai suhteettomia, kuten valituksessa ehdotettiin:

i) CINAR oli käyttänyt sopimusehdotuksissaan "vanhempien insinöörien" ja "insinöörien" keskimääräisiä prosenttiosuuksia samana vuonna, ja neljännen puiteohjelman sopimusten yleiskustannusten prosenttiosuudet vaihtelivat hyvin paljon (40 prosentista 100 prosenttiin).

ii) CINAR ei ollut joissakin tapauksissa maininnut hankkeissa työskentelevän avainhenkilöstön nimiä. Sen sijaan vain henkilöstön palkkaluokat ilmoitettiin joskus. Koska 55 prosenttia CINARin tuloista on peräisin yksityisestä konsultoinnista, oli mahdotonta sovittaa yhteen CINARin henkilöstön EY:n rahoittamissa hankkeissa tekemää työtä ja muuta työtä. Tarkastajat halusivat saada selkeän kuvan siitä, miten CINARin kaltainen melko pieni yritys onnistui työskentelemään EY:n hankkeissa niin monta tuntia EY:n ulkopuolisen konsultoinnin tai muun työn lisäksi. Tarkastuskertomuksessa todetaan seuraavaa: ", jos ei ole mahdollista testata, miten tehokkaasti toimeksisaaja pystyy erottamaan EY:n rahoittamiin hankkeisiin liittyvät kustannukset kustannuksista, jotka aiheutuvat yksityisten asiakkaiden työn suorittamisesta"(5);

iii) Koska CINARilla oli sopimuksia myös muiden komission pääosastojen kuin tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston kanssa, oli perusteltua saada kattava kuva näistä sopimuksista. Tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto rahoitti neljännestä ja viidennestä puiteohjelmasta alle 20:tä EU:n hanketta.

iv) Kokonaiskuvassa siitä, mitä tarkastuskäynnin aikana todella pyydettiin, CINAR keskittyi vähämerkityksiseen asiaan eli tarkastuskäynnin aikana vireillä olleisiin ehdotuksiin. Komissio myönsi, ettei se ollut pannut merkille, että W., joka oli yksi ulkopuolisista tilintarkastajista, oli sisällyttänyt tämän kohdan 29.11.2002 päivättyyn kirjeeseensä, ja pyysi sitä anteeksi. Se katsoi kuitenkin edelleen, että tämä pyyntö oli perusteltu, kun pyrittiin saamaan kokonaiskuva siitä, miten ja mitkä CINARin työntekijät osallistuisivat mihinkin EU:n hankkeeseen, koska lähes kaikki CINARin työntekijät näyttivät jo osallistuvan muihin EU:n rahoittamiin hankkeisiin.

Väite, jonka mukaan vain osa palkkatiedoista puuttui

Mitä tulee CINARin väitteeseen, jonka mukaan "palkkojen yhteenvetotiedot esitettiin", tarkastuskertomus oli selvästi ristiriidassa tämän väitteen kanssa. Komissio ei nähnyt mitään syytä, jonka vuoksi tarkastajat olisivat ilmoittaneet, että he eivät olleet saaneet tiettyjä tietoja, jos tilanne olisi päinvastainen. Jos tiedot olisi saatu, niihin olisi viitattu tarkastuskertomuksessa joko myönteisesti tai kielteisesti. Komission tarkastaja vahvisti, että paikalla tehdyn tarkastuksen aikana ei saatu palkkatietoja ja että CINAR itse viittasi tarkastajiin suoraan CINARin kirjanpitäjiin.

Lopulta kävi kuitenkin ilmi, että kirjanpitäjät eivät pitäneet palkkatietoja. CINARin kirjanpitäjä totesi 5.3.2003 päivätyssä kirjeessään seuraavaa:

"Kiitos kirjeistänne, ja pahoittelemme vastauksen viivästymistä. Palkkakirjanpidon laati CINAR Limited, emme me itse, emmekä ottaneet kopioita palkkakirjanpidosta, kun kävimme yrityksen toimistoissa valmistelemassa kirjanpitoa (...)".

Komission tarkastajan tehtävää koskeva väite

Viides väite koski lähinnä komission tarkastajan roolia ulkoisen tilintarkastusyrityksen laatiman tilintarkastuskertomuksen laatimisesta CINARin edustajien kanssa 28.2.2005 pidettyyn kokoukseen saakka.

Komissiolle kävi maaliskuussa 2003 ilmi, että tilintarkastajat eivät saisi vaadittuja tietoja CINARin kirjanpitäjiltä. Se, että komissio ei voinut saada sitä CINARilta, kävi ilmi jo CINARin tiloissa elokuussa 2002 tehdystä tarkastuksesta. Komissio muistutti lisäksi, että CINAR ei ollut antanut tietoja yleiskustannuksia koskevista laskelmistaan. Näissä olosuhteissa komission tarkastaja pyysi ulkopuolisia tarkastajia toimittamaan tarkastuskertomusluonnoksensa CINARille ottaen huomioon, että tarkastusmenettely oli selkeästi selitetty CINARille tarkastuskäynnin aikana ja kuvattu tarkastuskertomuksessa seuraavasti:

”[Komission tarkastaja] ilmoitti [kantelijalle] menettelyistä, joita on noudatettava laaditun tarkastuskertomuksen osalta, ja lainasi viidennen puitesopimuksen 26 artiklan 3 kohtaa: ”Tilintarkastuksen aikana tehtyjen havaintojen perusteella laaditaan alustava kertomus. Komissio lähettää sen asianomaiselle sopimuspuolelle, joka voi esittää huomautuksensa kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta.

Loppuraportti lähetetään asianomaiselle sopimuspuolelle. Komissio voi toimittaa huomautuksensa komissiolle kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Komissio voi päättää olla ottamatta huomioon kyseisen määräajan jälkeen toimitettuja huomautuksia.

Tarkastuksen päätelmien perusteella komissio toteuttaa kaikki tarpeellisiksi katsomansa aiheelliset toimenpiteet, mukaan lukien perintämääräyksen antaminen kaikista suorittamistaan maksuista tai osasta niitä.”

Tarkastuskertomusluonnos toimitettiin 29 päivänä toukokuuta 2003 päivätyllä kirjatulla kirjeellä, joten CINAR sai täydelliset tiedot siihen sisältyvistä tosiseikoista ja havainnoista pian 29 päivän toukokuuta 2003 jälkeen. CINAR vastasi 19 päivänä kesäkuuta 2003 päivätyllä kirjeellä, jonka viimeinen kappale kuuluu seuraavasti: "Tässä tilanteessa jouduimme ottamaan yhteyttä kirjanpitäjäämme ja lakiasiaintoimistoomme laatiaksemme kertomukseenne lopullisemman vastauksen, joka toimitetaan Teille mahdollisimman pian."

CINAR toimitti joitakin tietoja 30 päivänä heinäkuuta 2003 päivätyllä kirjeellä. Ulkopuoliset tarkastajat analysoivat sen ja toimittivat huomautuksensa CINARille 3 päivänä syyskuuta 2003 päivätyllä kirjeellä. Kyseisessä kirjeessä he kiistivät kantelijan lausunnon, jonka mukaan heille "annettiin jäljennökset kaikkiin neljään tarkastettuun hankkeeseen osallistuneiden tutkijoiden palkkakuiteista".

Komission mukaan ulkoinen tarkastusyksikkö katsoi, että CINARilla oli ollut riittävästi aikaa ja riittävästi mahdollisuuksia esittää merkityksellisiä tietoja (myös yleiskustannusten laskennasta, josta CINAR oli ollut täysin hiljaa), ja päätti, että tässä vaiheessa komission oli aika ottaa kantaa. Komissio teki näin 15 päivänä syyskuuta 2003 päivätyllä kirjatulla kirjeellä, jossa se palautti mieleen CINARin historian kokonaisuudessaan ja käsitteli CINARin 19 päivänä kesäkuuta ja 30 päivänä heinäkuuta 2003 päivättyihin kirjeisiin sisältyneitä huomautuksia. Edellä mainitun komission CINARille osoittaman kirjeen viimeinen kappale kuuluu seuraavasti:

" Puolustautumisoikeuden ja kuulluksi tulemista koskevan oikeuden täysimääräiseksi kunnioittamiseksi voitte kuitenkin (vrt. Viscon- ja Corrosion-sopimusten liitteessä II oleva 26 artiklan 3 kohta) toimittaa liitteenä olevaa loppukertomusta koskevat huomautuksensa kuukauden kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta. Huomatkaa, että komissiolla ei ole velvollisuutta ottaa huomioon tämän määräajan jälkeen saatuja huomautuksia. Jollei tästä muuta johdu, tilintarkastustuomioistuin katsoo tarkastuksen päättyneeksi, ja komission asianomaiset yksiköt panevat tarkastuksen tulokset täytäntöön.”

CINAR vastasi 25 päivänä syyskuuta 2003 päivätyllä kirjeellä, johon komissio vastasi 13 päivänä marraskuuta 2003 ja jonka viimeisessä kappaleessa todettiin seuraavaa:

"Päätelmänä toteamme, että 25. syyskuuta 2003 päivättyyn kirjeeseenne ei sisälly mitään uutta seikkaa tai asiaa koskevaa väitettä, joka asettaisi tilintarkastuskertomuksen päätelmät kyseenalaisiksi. Näin ollen tilintarkastustuomioistuin ei voi tarkistaa tai muuttaa tilintarkastuskertomuksen yleiskatsausta tai kantaansa, joka sisältyy 15. syyskuuta 2003 päivättyyn kirjeeseemme. Koska CINARilla on ollut riittävästi aikaa toimittaa pyydetyt tiedot ja sillä on ollut asianmukaiset mahdollisuudet toimittaa huomautuksia, tilintarkastustuomioistuin katsoo nyt, että tämä tarkastus on saatettu lopullisesti päätökseen.”

Myöhemmät kokoukset 28. helmikuuta 2005

Komissio korosti, että CINAR oli hiljaa marraskuun 2003 ja joulukuun 2004 välisenä aikana. Joidenkin sähköpostiviestien vaihdon jälkeen komissio suostui tapaamaan CINARin edustajia 28. helmikuuta 2005 huolimatta siitä, että CINAR ei ollut ilmoittanut kokouksen tarkkaa aihetta ja että sille oli ilmoitettu selvästi (jo 15. syyskuuta 2003 päivätyssä komission kirjeessä), että muut TTK-yksiköt kuin ulkoinen tarkastusyksikkö vastasivat nyt lopullisiksi tulleiden tarkastushavaintojen täytäntöönpanosta. Lisäksi CINAR mainitsi 3 päivänä helmikuuta 2005 päivätyssä sähköpostiviestissään seuraavan väitteen (jonka komissio hylkäsi seuraavana päivänä):

"Minulla on kysymys. Brittiläiset tilintarkastajat olivat mielestämme kaikin puolin ankaria. Huhutaan, että heille maksetaan palkkio takaisin perityistä varoista. Minusta tämä on aika uskomatonta. Voitko kieltää tämän huhun?

Kokouksen sisäinen pöytäkirja, jonka on laatinut ulkoisen tarkastuksen yksikön tilintarkastajien edustaja, on selvästi ristiriidassa CINARin oikeusasiamiehelle tekemän kantelun sivulla 3 olevassa 2 kohdassa esitettyjen kysymysten kanssa, jotka koskevat tarkastuskertomuksen hyväksymistä ja kantelijan selitysten ja todisteiden hylkäämistä sillä perusteella, että niitä ei ollut lähetetty aikaisemmin. Pöytäkirjassa todetaan muun muassa seuraavaa:

”1. [Komission tarkastaja] muistutti sekä [tutkimuksen pääosaston tarkastajaa] että [kantelijaa] tarkastuksen historiasta, jossa

• Kirjeessä, jossa ilmoitettiin tarkastuksesta (jonka suorittaa tilintarkastusyhteisö [LF]), todettiin selvästi, mitä asiakirjoja olisi pidettävä todisteena ilmoitetuista kustannuksista. Se esitti myös konkreettisen kysymyksen siitä, missä CINARin kirjanpitoa pidetään. Vastaus tähän oli, että [CINARin kirjanpitäjä] piti kirjanpitoa CINARille.
• Otettuaan yhteyttä CINARin kirjanpitäjään tilintarkastajille kerrottiin, että kirjanpitäjällä ei itse asiassa ollut mitään. Näin ollen palkkatietoja ei voitu todentaa.
• CINAR ei pystynyt tuottamaan suurinta osaa EY:n sopimuksista vastaavan henkilöstön palkkalaskelmista.
• He eivät voineet todistaa, että heille oli maksettu.
• Palkkakuittilomakkeita hän [ sic] ei voinut näyttää.
• Alihankkijoiden laskut eivät vaikuttaneet laillisilta arvonlisäverotunnisteen puuttumisen vuoksi, minkä lisäksi CINAR ei voinut osoittaa, että ne oli maksettu.
• Tarkastuksen tulokset ilmoitettiin CINARille päätelmäkirjeellä [15 päivänä syyskuuta 2003]. CINARilta saadut vastaukset olivat hyvin epämääräisiä, eivätkä ne vastanneet yhteenkään kysymykseen.
• jos hän myöntää, että CINARin EY:n kanssa allekirjoittamassa sopimuksessa vaaditaan CINARia todistamaan sopimukseen käytetyt kustannukset, eikä CINAR ole tehnyt niin. Näin ollen tarkastus päätettiin ja tulokset toimitettiin asianomaisille osastoille täytäntöönpanoa varten.

2. [Kantelija] ja LF myönsivät, että niiden hallintoon liittyi joitakin ongelmia, koska ne olivat kaikki teknisiä henkilöitä eivätkä rahoitushenkilöstöä []. Ne olivat näin ollen ulkoistaneet kirjanpidon, mutta viestinnässä oli ongelmia. [Kantelija] väittää kuitenkin, että palkkatiedot lähetettiin komissiolle koko henkilöstöstä yhtä lukuun ottamatta. [Komission tarkastajalla] ei ole hallussaan tällaisia tietoja, eikä hän ole koskaan nähnyt niitä. [Kantelija] ja FL väittävät kumpikin, että alihankkijoiden laskut olivat laillisia ja täyttivät Yhdistyneen kuningaskunnan lainsäädännön vaatimukset.

3. [Komission tarkastaja] ilmoitti heille, että komission tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston tehtävät on eriytetty erittäin tiukasti. Tarkastusyksikkö tekee tarkastuksen ja toimittaa johtopäätöksen tuloksesta asianomaiselle osastolle täytäntöönpanoa varten. Tarkastusyksikkö ei saa millään tavoin vaikuttaa tulosten täytäntöönpanoon. Ainoastaan osaston tulojen ja menojen hyväksyjä voi tehdä päätöksiä tarkastustulosten toteuttamatta jättämisestä tai osittaisesta täytäntöönpanosta. CINARin olisi otettava yhteyttä asianomaisiin osastoihin ja saatava ne vakuuttuneiksi väitteistään [jotka liittyvät esimerkiksi suoritettuun tekniseen työhön]. [Komission tarkastaja] on valmis antamaan CINARille yhteystiedot.

4. [Komission tarkastaja] ilmoitti CINARille myös, että jos asianomaiset osastot sitä pyytävät, ulkoinen tarkastusyksikkö oli halukas suorittamaan toisen tarkastuksen, mutta totesi, että jos tällainen tarkastus suoritettaisiin, CINARin on varmistettava, että kaikki kustannukset kirjataan ja perustellaan asianmukaisesti yhdessä maksutositteen kanssa ja että poikkeuksia ei hyväksytä. [Kantelija] oli tästä samaa mieltä.”

Komissio ei myöskään voinut neuvotella tarkastetun yrityksen kanssa saadakseen siitä tietyn tarkastushavainnon. Kaikki tarkastushavainnot voidaan ottaa huomioon ainoastaan selkeiden, olennaisten ja vastavuoroisten tietojen ja asiakirjojen perusteella.

Kesäkuun 2005 tienoilla ulkoisen tarkastuksen yksikkö sai tiedon kantelijan tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston linjan J talousvastaavalle lähettämästä sähköpostiviestistä, jossa todettiin, että "[komission tarkastaja] suostui harkitsemaan uudelleen tarkastuksen tulosta ja lupasi meille vastauksen tapaukseemme kokouksen päätteeksi". Komission tarkastaja vastasi 10.6.2005 seuraavasti:

"Tässä kokouksessa [28. helmikuuta 2005] selitin selvästi, että ulkoisten tarkastusten yksikön (tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto R4) rooli oli "tyhjentynyt", sillä komission CINARia koskeva tarkastus oli saatu päätökseen vuonna 2003. Lisäksi huomautin, etten voinut (koska komissiossa tehtävät on erotettu toisistaan) tarkastella tarkastushavaintoja ja osallistua niiden täytäntöönpanoon, koska se oli yksinomaan tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston asiaankuuluvien operatiivisten osastojen tulojen ja menojen hyväksyjien vastuulla.”

Komission päätelmät

Komissio päätteli kaiken edellä esitetyn perusteella, että i) se oli käyttänyt asianmukaisesti sopimusperusteisia oikeuksiaan tarkastaa neljä CINARin kanssa tekemäänsä sopimusta; ii) se katsoo, että tilintarkastajat ovat aina toimineet asianmukaisesti; iii) CINARille tiedotettiin havainnoista, sille tarjottiin riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia puolustautua ja toimittaa pyydetyt tiedot; iv) kyseisiä tietoja koskevien pyyntöjen luonne oli selvä; ja v) hallinnollista epäkohtaa tai epäoikeudenmukaista kohtelua ei ollut ilmennyt.

Kantelijan huomautukset

Kantelija piti kantelunsa voimassa ja väitti toimittaneensa komissiolle ja LF:lle puuttuvat tiedot, vaikka niiden raportti oli vasta luonnosvaiheessa. Komission päätelmät perustuivat kuitenkin pelkästään kertomusluonnokseen, vaikka se oli siihen mennessä nähnyt henkilöstö- ja yleiskustannuksia koskevat palkka- ja työaikalaskelmatiedot.

Koska CINARissa oli vieraillut kolme Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) jäsentä, jotka tuolloin tutkivat perusteellisesti kaikkia CINARin hankkeita vuosina 1996-2006, myös niitä, jotka oli jo tarkastettu, CINARin rajalliset resurssit ylittivät laajan ja linjakohtaisen vastauksen antamisen komission lausuntoon.

Viitaten neljää tarkastettua sopimusta koskevan kertomusluonnoksen epävarmoihin havaintoihin, joita OLAF tuolloin käsitteli, kantelija ehdotti, että oikeusasiamies keskeyttäisi kaikki tätä kantelua koskevat jatkotoimet.

Kantelija lähetti 29. tammikuuta 2008 oikeusasiamiehelle lisähuomautuksen OLAFin tutkimuksen loppuunsaattamisesta, johon sisältyivät edellä mainitut neljä sopimusta.

PÄÄTÖS

1 Alustavat huomautukset

1.1 Euroopan oikeusasiamies toteaa, että Euroopan komissio ilmaisi tutkimuksen aikana huolensa tämän 5. elokuuta 2005 päivätyn kantelun tutkittavaksi ottamisesta. Se väitti, että kantelun tekemiselle oikeusasiamiehelle asetetun kahden vuoden määräajan tutkittavaksi ottamista koskevaa edellytystä ei ollut noudatettu, koska kantelun perusteena olevat tosiseikat tapahtuivat 20.–21.8.2002 (tarkastuksen päivämäärä) ja 29.5.2003 (tarkastuskertomuksen luonnoksen lähettämispäivä).

1.2 Oikeusasiamies ei ymmärrä edellä mainittujen lausuntojen perusteella, että komissio olisi halunnut kyseenalaistaa oikeusasiamiehen toimivallan käsitellä käsiteltävänä olevaa asiaa. Hän huomauttaa tältä osin, että kantelu ei koskenut ainoastaan tarkastusta, joka todellakin tehtiin yli kaksi vuotta ennen kantelun toimittamista hänelle, vaan myös tilintarkastuksesta seuranneita tapahtumia, jotka siis tapahtuivat sen jälkeen. Näihin tapahtumiin sisältyi komission 15 päivänä syyskuuta 2003 esittämä pyyntö, jonka mukaan kantelijan olisi esitettävä kuukauden kuluessa huomautuksensa tarkastuskertomusluonnoksesta, jotta kantelijan puolustautumisoikeutta ja oikeutta tulla kuulluksi kunnioitettaisiin täysimääräisesti.

Oikeusasiamies on kuitenkin tyytyväinen komission lausuntoon, jonka mukaan se päätti hyvän yhteistyön hengessä ottaa huomioon kaikki kantelijan huomautukset.

1.3 Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että kantelija mainitsi huomautuksissaan OLAFin tutkimuksen. Hän huomauttaa kuitenkin, että tämä kantelu oli alun perin tehty komissiota vastaan, minkä vuoksi OLAFin tutkimuksiin liittyviä kysymyksiä ei käsitellä oikeusasiamiehen tässä päätöksessä.

1.4 Oikeusasiamies toteaa lopuksi, että kantelija pyysi huomautuksissaan häntä soveltamaan väliaikaisia toimenpiteitä ja keskeyttämään tarkastuksen johtopäätösten täytäntöönpanon. Oikeusasiamies selventää näin ollen, että toisin kuin tuomioistuimilla, hänellä ei ole toimivaltaa määrätä välitoimia.

2 Väitetty epäoikeudenmukainen kohtelu

2.1 Kantelija on pieni konsulttiyritys, jolla on asiantuntemusta hiilen ja biomassan poltosta ja päästöjen vähentämisestä. Nämä sopimukset koskivat tutkimusta biomassan, myrkyllisten metallien ja tiettyjen kloorattujen yhdisteiden päästöjen alalla sekä korroosiota ja poltinpankin suorituskyvyn optimaalista hallintaa ja laitoksen käyttöiän pidentämistä (hankkeet/sopimukset VISCON, TESSA, CORROSION ja ENDASH).

Näiden sopimusten asiaa koskevien määräysten perusteella komissio päätti tarkastaa kantelijan tilit, jotka liittyivät kyseisten sopimusten täytäntöönpanoon. Komissio antoi tarkastuksen ulkopuolisen tilintarkastusyrityksen tehtäväksi, mutta mukana oli myös sen oma tarkastusyksikkö.

Ulkopuoliset tarkastajat tarkastivat 20.–21. elokuuta 2002 asiakirjat kantelijan tiloissa ja haastattelivat kantelijan työntekijöitä.

Tämän jälkeen kantelijan ja komission välisten kokousten lisäksi i) kantelijan ja ulkopuolisten tilintarkastajien välillä käytiin kirjeenvaihtoa; ii) ulkopuoliset tilintarkastajat ja kantelijan kirjanpitäjät; ja iii) kantelija ja komissio.

Kantelija väitti lähinnä, että komissio kohteli epäoikeudenmukaisesti ulkoista tarkastusta ja sen myöhempiä vaiheita. Kantelija on esittänyt väitteensä tueksi viisi erityistä perustelua (”argumentit i–v”).

2.2 Komissio otti erikseen kantaa kuhunkin kantelijan esittämään väitteeseen. Yhteenvetona se katsoi yleisesti, että se oli käyttänyt asianmukaisesti sopimusperusteisia oikeuksiaan tarkastaa neljä CINARin kanssa tekemäänsä sopimusta. Se katsoi, että tarkastajat toimivat aina oikein. CINARille tiedotettiin tarkastajien havainnoista, ja se tarjosi riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia puolustautua ja toimittaa pyydetyt tiedot. Näitä tietoja koskevien pyyntöjen luonne oli selvä. Komissio päätteli, että sen ulkopuoliset tarkastajat ja se itse kohtelivat kantelijaa oikeudenmukaisesti. Komissio väitti myös, että kantelija oli todennut CINARin tiloihin tehdyn tarkastuskäynnin aikana, että hänen mielestään tarkastusmenettelyä on sovellettu asianmukaisesti koko tarkastuskäynnin ajan.

2.3 Oikeusasiamies käsittelee tämän väitteen viittaamalla kuhunkin erityiseen väitteeseen (i)-(v), jonka kantelija esitti väitteensä tueksi.

Väite i) tilintarkastajien käyttäytymisestä

2.4 Kantelija väitti, että CINARin edustajat "saatiin tuntemaan itsensä rikollisiksi tilintarkastajien edessä, ja (...) erään haastatteluistunnon aikana esitettiin jopa rodullinen kommentti". Lisäksi kantelija väitti, että ”tarkastuksen tavoitteena näyttää olevan pakkomielle sulkea meidät”.

2.5 Komissio totesi CINARin sulkemista koskevasta pakkomielteestä, että se oli vain suorittanut tarkastuksen EY:n sopimuksissa määrättyjen tavanomaisten menettelyjen mukaisesti ja noudattaen kaikkia tarkastettavalle yritykselle mahdollisesti annettavia takuita. Rotua koskevan huomautuksen osalta komissio korosti, että kantelija ei ollut täsmentänyt, mitä esitettyä huomautusta voitaisiin pitää rotuna, eikä yksilöinyt, kuka oli esittänyt tällaisen huomautuksen.

2.6 Oikeusasiamies huomauttaa tältä osin, että komission mukaan sillä oli kyseisten sopimusten liitteessä II olevan 24 artiklan 1 kohdan asiaa koskevien määräysten perusteella oikeus suorittaa tarkastus kahden vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Lisäksi tarkastukseen liittyvästä menettelystä määrättiin sopimusten liitteessä II olevassa 26 artiklassa ("Tarkastus").

2.7 Käytettävissä olevan näytön perusteella vaikuttaa siltä, että komission ulkopuoliset tarkastajat ja komission tarkastaja ovat pyytäneet kantelijalta tietoja useaan otteeseen kirjeitse ja sähköpostitse (5. syyskuuta, 19. syyskuuta, 24. syyskuuta, 8. lokakuuta, 14. lokakuuta, 30. lokakuuta, 8. marraskuuta ja 27. marraskuuta 2002 sekä 13. tammikuuta ja 4. maaliskuuta 2003) kyseisten asiakirjojen täydentämiseksi. Lisäksi he tapasivat kantelijan 28 päivänä helmikuuta 2005 kuullakseen tämän väitteet.

2.8 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että kantelija ei toimittanut mitään perusteltua näyttöä tukeakseen väitettään, jonka mukaan tarkastuksen tarkoituksena tai "ilmaisuna oli pakkomielteinen pyrkimys"sulkea CINAR.

2.9 Lisäksi oikeusasiamies toteaa, että i) komissio kiisti lausunnossaan jyrkästi sen, että sen virkamiehet tai ulkopuoliset tarkastajat olisivat esittäneet "rotuisia" tai muita huomautuksia, jotka olisivat saaneet tarkastettavan yrityksen henkilöstön tuntemaan itsensä rikollisiksi, ja että ii) kantelija ei tarkentanut tätä väitettä myöhemmissä huomautuksissaan. Näin ollen oikeusasiamies ei pidä hyödyllisenä suorittaa lisätutkimuksia näiden kahden tilintarkastajien käyttäytymistä koskevan väitteen osalta.

Peruste ii, joka koskee yksityisyyttä koskevan oikeuden loukkaamista

2.10 Kantelija väitti, että CINARin oikeutta yksityisyyteen ei ollut kunnioitettu, koska pyydettiin henkilökohtaisia tietoja ja sopimustietoja, mukaan lukien yksittäisille tutkijoille maksettujen palkkojen määrä.

2.11 Komissio tukeutui tarkastettuihin sopimuksiin sisältyviin määräyksiin ja totesi tiivistetysti, että kantelijan oli i) pidettävä kirjanpitoa ja asetettava se saataville tarkastuksen aikana kaikkine siihen sisältyvine yksityiskohtaisine tietoineen kirjanpitoon sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Näiden määräysten mukaisesti kantelijaa pyydettiin myös ii) ilmoittamaan neljän sopimuksen nojalla työskentelevien henkilöiden nimet ja lisäksi kahden sopimuksen osalta yksittäisten henkilöiden hankkeisiin käyttämä aika; mistä palkasta; ja oliko CINAR tosiasiallisesti maksanut tämän palkan. Komissio selitti myös, että tällaiset tiedot olivat tarpeen sen tarkistamiseksi, oliko CINARin henkilöstökulujensa osalta vaatima määrä oikea.

2.12 Oikeusasiamies pitää komission selvitystä kohtuullisena eikä pidä kantelijan väitettä (ii) hallinnollisena epäkohtana.

Väite iii, joka koskee asiaan liittymättömiä ja perusteettomia tietoja

2.13 Kantelija väitti, että komissio oli pyytänyt asiaan liittymättömiä ja perusteettomia tietoja, kuten "täydellisen luettelon kaikista ehdotuksista ja hankkeista, joiden (...) on jäätävä tarkastuksen ulkopuolelle, koska komissio hyväksyi ja rahoitti vain murto-osan [CINARin] ehdotuksista."

2.14 Komissio perusteli lausunnossaan tarvettaan tutustua näihin asiakirjoihin, koska CINAR oli tarkastuksen aikaan jo osallistunut useisiin muihin vireillä oleviin EU:n rahoittamiin hankkeisiin, joiden parissa lähes kaikki CINARin työntekijät olivat työskennelleet. Näin ollen tarkastajat katsoivat, että oli perusteltua arvioida, oliko käytettävissä vielä henkilöresursseja, joiden työ voitiin erottaa muista CINARin toteuttamista hankkeista, jotta niitä voitiin käyttää kyseisten sopimusten täytäntöönpanoon. Komissio totesi myös, että CINARin yleiskustannusten prosenttiosuudet vaihtelivat erittäin paljon neljännen puiteohjelman sopimuksissa (40 prosentista 100 prosenttiin), eikä se maininnut hankkeissa työskentelevän avainhenkilöstön nimiä.

2.15 Edellä esitetyn perusteella komission pyyntö saada täydellinen luettelo kaikista ehdotuksista ja hankkeista vaikuttaa kohtuulliselta. Lisäksi, kuten komissio on esittänyt eikä kantelija ole kiistänyt, kantelija suostui toimittamaan tietoja kaikista ehdotuksista 20.–21. elokuuta 2002 tehdyn tarkastuskäynnin aikana, ja tämä sopimus merkittiin tarkastuskäynnin pöytäkirjaan. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelijan väitteessä (iii).

Väite iv, jonka mukaan vain osa palkkatiedoista puuttui, ja väite v, joka koskee komission tarkastajan roolia

2.16 Kantelija väitti, että tilintarkastuskertomuksessa (luonnos ja lopullinen) ulkopuoliset tarkastajat antoivat väärän lausunnon, jonka mukaan "CINARilta ei saatu palkkatietoja". Hän väitti antaneensa osan palkkatiedoista.

2.17 Komissio väitti, että sen tarkastaja vahvisti, että paikalla tehdyn tarkastuksen aikana ei saatu palkkatietoja ja että tarkastajat ohjattiin CINARin kirjanpitäjiin, jotka puolestaan kiistivät, että heillä olisi tällaisia asiakirjoja hallussaan.

2.18 Oikeusasiamies huomauttaa kuitenkin, että ymmärtääkseen kantelijan väitteen hän viittasi VISCON-hanketta koskeviin osittaisiin palkkatietoihin, jotka oli liitetty hänen 30. heinäkuuta 2003 päivättyyn kirjeeseensä ulkopuolisille tilintarkastajille, toisin sanoen tietoihin, jotka oli päivätty sen jälkeen, kun a) tarkastuskäynti oli tehty, b) kantelijan kirjanpitäjiä oli kuultu ja c) hänelle 29. toukokuuta 2003 toimitettuun tarkastuskertomusluonnokseen.

Tältä osin kantelija on myös esittänyt väitteensä v) siitä, että vaikka hän tosiasiallisesti toimitti kyseiset tiedot (päivämäärästä riippumatta), komission tarkastaja toimi epäoikeudenmukaisesti, koska hän ei muuttanut ulkoisten tarkastajien laatimaa tarkastuskertomusta vaan hyväksyi sen lopulliseksi.

Kantelija keskittyi näin ollen komission tarkastajan rooliin siitä lähtien, kun ulkopuolinen tilintarkastusyritys laati tarkastuskertomuksen, aina CINARin edustajien kanssa 28. helmikuuta 2005 pidettyyn kokoukseen saakka. Kantelija arvosteli erityisesti komission tarkastajan päätöstä hyväksyä ulkopuolisten tilintarkastajien laatima tilintarkastuskertomus ja hylätä kaikki kantelijan selitykset ja todisteet pelkästään siksi, että niitä ei ollut toimitettu aikaisemmin.

2.19 Oikeusasiamies toteaa aluksi, että 3. syyskuuta 2003 päivätyssä vastauksessaan kantelijan 30. kesäkuuta 2003 päivättyyn kirjeeseen, joka sisälsi osittaiset palkkatiedot, ulkopuoliset tarkastajat selittivät, että tilintarkastuskertomus oli jo valmistunut 29. toukokuuta 2003 mennessä. Ne selittivät myös, että jos ne muuttaisivat tarkastuskertomusta nyt toimitettujen osittaisten palkkatietojen perusteella, tämä edellyttäisi huomattavaa lisätyötä ja CINARin olisi vastattava tämän lisätyön kustannuksista. Tämän lisätyön määrä oli noin 2 900 Englannin puntaa ilman arvonlisäveroa. Vaikuttaa siltä, että kantelija ei suorittanut tällaista maksua.

2.20 Ottamatta kantaa ulkopuolisten tilintarkastajien tällaista maksua koskevaan pyyntöön herää näin ollen kysymys, voisiko komission tilintarkastaja toteuttaa toimenpiteitä muuttaakseen 15.9.2003 päivättyä lopullista tilintarkastuskertomusta ja poiketakseen 29.5.2003 päivätystä kertomusluonnoksesta tällä välin toimitettujen osittaisten palkkatietojen huomioon ottamiseksi.

2.21 Oikeusasiamies toteaa näin ollen molempien osapuolten toimittamien tietojen perusteella, että komission kirjeenvaihdolla (6), joka oli osoitettu sekä kantelijalle että CINARin kirjanpitäjille, kantelijalle oli 20.-21. elokuuta 2002 tehdyn tarkastuskäynnin jälkeen annettu useita mahdollisuuksia toimittaa riittävä näyttö, erityisesti täydelliset palkkatiedot tarkastuksen jälkeen.

Oikeusasiamies toteaa myös, että komissio on useaan otteeseen, muun muassa 5. syyskuuta 2002 päivätyssä sähköpostiviestissään, korostanut, että on tärkeää antaa täydelliset palkkatiedot, ja korostanut, että ne ovat tärkein jäljellä oleva tieto.

Lisäksi komissio oli tehnyt kantelijalle selväksi, että jos näitä tietoja ei saada, tilintarkastajien olisi laadittava raporttinsa ilman sitä. Se antoi kantelijalle lopullisen määräajan, joka oli 30. marraskuuta 2002 ja johon mennessä hänen oli toimitettava täydelliset palkkatiedot.

Vaikuttaa kuitenkin siltä, että kantelija ei toimittanut täydellisiä vaan ainoastaan osittaisia palkkatietoja ja toimitti ne vasta kahdeksan kuukauden kuluttua edellä mainitun lopullisen määräajan päättymisestä. Se ei myöskään selittänyt, miksi se ei voinut noudattaa määräaikaa.

2.22 Edellä esitetyn perusteella ei vaikuta siltä, että komission tarkastaja olisi toiminut epäoikeudenmukaisesti kantelijaa kohtaan jättämällä muuttamatta loppukertomusta osittaisten palkkatietojen perusteella. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että komissio on sisällyttänyt tarkastuskertomukseen jäljennökset sekä kantelijan 30. heinäkuuta 2003 päivätystä kirjeestä että ulkopuolisten tilintarkastajien 3. syyskuuta 2003 päivätystä vastauksesta, jossa kantelijaa kiitettiin osittaisista palkkakuiteista (7). Näin ollen vaikuttaa siltä, että komissio on tarkastuskertomuksessaan viitannut täsmällisesti palkkatietojen osittaiseen toimittamiseen. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelijan väitteen osalta (iv).

2.23 Mitä tulee komission tarkastajan tehtävään yleensä, oikeusasiamies panee merkille i) hänelle tämän tutkimuksen yhteydessä toimitetut tiedot; ii) erityisesti tarkastettuja sopimuksia JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 ja ENK5-CT99-0025 koskevat asiaankuuluvat määräykset; iii) tarkastuskertomuksen olennaiset havainnot siitä, että näiden sopimusten varainhoitoa ei ole toteutettu hyväksyttävällä tavalla ja että kertomus ei ole sopimuksen vaatimusten mukainen; ja iv) komission lausunnossaan antamat yksityiskohtaiset selitykset. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, ettei ole osoitettu, että komission tarkastaja tai komissio olisi kohdellut kantelijaa epäoikeudenmukaisesti ulkoisen tarkastuksen ja sen myöhempien vaiheiden osalta.

Komission lausunnossaan antama selvitys osoittaa sen sijaan, että sen tarkastaja sovelsi asianomaisten sopimusten määräyksiä. Lisäksi vaikuttaa siltä, että kantelijalle oli annettu mahdollisuus puolustaa oikeuksiaan ennen lopullisen tarkastuksen hyväksymistä.

Oikeusasiamies ei näin ollen havaitse hallinnollista epäkohtaa kantelijan väitteessä (v).

3 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että komissiossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa kantelijan väitteissä, jotka tukevat hänen väitettään epäoikeudenmukaisuudesta. Mitä tulee väitteeseen, joka koskee väitettyjen "rotujen" tai muiden sellaisten huomautusten esittämistä, jotka saivat tarkastettavan yrityksen henkilöstön tuntemaan itsensä rikollisiksi tai joiden mukaan tarkastus oli osoitus pakkomielteisestä pyrkimyksestä sulkea CINAR edellä 2.9 kohdassa selitetyistä syistä, oikeusasiamies katsoo, että lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Tarkastus koski seuraavia komission ja CINARin toimeksisaajana tekemiä tutkimussopimuksia: i) JOR3-CT98-0285 teollisuuspolttolaitosten biomassajäämien käytön ja päästöjen soveltamisesta – ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 myrkyllisten metallien rikastettujen alamikrohiukkasten ja vaihtoehtoisilla polttoaineilla toimivien sementtiuunien valikoitujen kloorattujen yhdisteiden päästöjen kvantifioinnista ja valvonnasta – TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 palontorjuntaan liittyvästä korroosiosta hiilikäyttöisissä käyttökattiloissa – CORROSION; ja iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimed Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) Sopimuskaudet olivat seuraavat: ENDASH 1 päivästä tammikuuta 1999 31 päivään joulukuuta 2001; TESSA 1 päivästä kesäkuuta 1998 30 päivään marraskuuta 2000; KORJAUS 1 päivästä toukokuuta 2000 30 päivään huhtikuuta 2003; ja VISCON 1 päivästä huhtikuuta 31 päivään maaliskuuta 2003.

(3) Ks. alaviite 1.

(4) LF oli jäsenenä kansainvälisessä I/A-tarkastusverkostossa, jonka kanssa komissiolla oli tuolloin puitesopimus. Kyseisen yrityksen kanssa tehtiin tätä koskeva erityissopimus heinäkuussa 2002.

(5) Tarkastuskertomus, s. 7 (4.1 jakso).

(6) Erityisesti 5 päivänä syyskuuta, 24 päivänä syyskuuta, 8 päivänä lokakuuta ja 27 päivänä marraskuuta 2002 päivätyt sähköpostiviestit sekä 27 päivänä marraskuuta 2002 ja 13 päivänä tammikuuta, 30 päivänä tammikuuta ja 4 päivänä maaliskuuta 2003 päivätyt kirjeet.

(7) Ks. tilintarkastuskertomus, s. 71–73 (kantelijan 30. heinäkuuta 2003 päivätty kirje) ja s. 74 (Littlejohn Frasierin 3. syyskuuta 2003 päivätty vastaus).