Strasbourg, 14. joulukuuta 2007

Hyvä jäsen A.

Teitte 26. heinäkuuta 2005 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle Euroopan unionin henkilöstövalintatoimistosta (EPSO). Kantelunne koski hakemuksenne hylkäämistä avoimessa kilpailussa EPSO/B/19/03 (EUVL C 52A/27.2.2004) tuotannon koordinaattorien varallaololuettelon laatimiseksi (OPOCE/EU:n julkaisutoimisto) sillä perusteella, että Teillä ei ollut vaadittavaa työkokemusta.

Toimitin kantelun 31.8.2005 EPSOn johtajalle. Sain 24.10.2005 EPSOlta lausunnon. Toimitin sen Teille 9. joulukuuta 2005 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia.

Kirjoitin 22.5.2006 EPSOn johtajalle ja pyysin EPSOa a) antamaan lausunnon tietyistä huomautuksistanne; ja b) tietyt asiaa koskevat asiakirjat. Vastaanotin EPSOn vastauksen 12. heinäkuuta 2006 ja lähetin sen Teille kehotuksena esittää huomautuksia. Yksikköni eivät näytä vastaanottaneen tällaisia huomautuksia.

Lähetin 26. helmikuuta 2007 EPSOlle ehdotuksen sovintoratkaisuksi kanteluunne. Kopio ehdotuksestani lähetettiin teille samana päivänä. EPSO vastasi ehdotukseeni 4.4.2007. Toimitin Teille 16.5.2007 jäljennöksen EPSOn vastauksesta ja kehotuksen esittää huomautuksia. Yksikköni eivät ilmeisesti ole saaneet huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelija osallistui avoimeen kilpailuun EPSO/B/19/03 tuotannon koordinoinnin alan hallintoavustajien (maltin kielen) varallaololuettelon laatimiseksi. Valintalautakunta hylkäsi kantelijan hakemuksen 23. toukokuuta 2005 päivätyllä kirjeellä sillä perusteella, että kantelija"ei ollut esittänyt todisteita, jotka osoittaisivat, että hänellä olisi kokemusta, joka vastaisi kilpailuilmoituksen A.II.2 ja C.2 kohdan vaatimuksia. Näissä kohdissa määrätään, että hakemusten jättämiselle asetettuun määräaikaan (31. maaliskuuta 2004) mennessä hakijalla on oltava vähintään kolmen vuoden työkokemus, joka vastaa avointa kilpailua koskevan ilmoituksen A.I kohdassa kuvattuja tehtäviä, sen jälkeen, kun hän on saanut keskiasteen tutkinnon, joka oikeuttaa hänet osallistumaan kilpailuun.”

Valituksen tekijä ilmoitti valintalautakunnan puheenjohtajalle 10. kesäkuuta 2005 osoittamassaan kirjeessä olevansa eri mieltä valintalautakunnan arvioinnista, katsoi, että hänellä oli yli kolmen vuoden kokemus tuotantokoordinaattorin tehtävistä, koska hän oli ollut tekemisissä toimittajien kanssa ja työskennellyt osto- ja logistiikkatehtävissä sekä I.T./Press-tehtävissä, ja pyysi valintalautakuntaa harkitsemaan uudelleen kyseessä olevaa arviointiaan ja ilmoittamaan hänelle arvioinnin tuloksesta. Valintalautakunnan puheenjohtaja ilmoitti 1 päivänä heinäkuuta 2005 päivätyllä kirjeellä kantelijalle, että lautakunta oli tutkinut hänen hakemuksensa uudelleen ja vahvistanut sen hylkäämisen, koska ”valintalautakunta ei voinut hakemukseen liitettyjen asiakirjojen perusteella päätellä, että vaadittu työkokemus valitulta alalta, tuotannon koordinoinnista, oli hankittu”(alleviivaus alkuperäisessä versiossa).

Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti erityisesti, että EPSO ei ollut selittänyt tyydyttävästi, miksi se katsoi, että kantelijalla ei ollut vaadittua työkokemusta. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen tästä väitteestä.

KYSYMYS

EPSOn lausunto

Lausunnossaan EPSO esitti seuraavat huomautukset:

Kantelija jätti hakemuksen avoimeen kilpailuun EPSO/B/19/03 varallaololuettelon laatimiseksi hallinnollisille avustajille (maltin kieli) tuotannon koordinoinnin ja oikolukemisen aloilla julkaisujen tuottamista varten. Kantelija haki alalle 1 "Tuotannon koordinointi". Tuotannon koordinointitehtävät täsmennettiin kilpailuilmoituksen A kohdan I alakohdan kentässä 1.

Kilpailun ensimmäisessä vaiheessa hakijoiden oli suoritettava kolme monivalintakoetta (kilpailuilmoituksen B kohdan 1 alakohta). Kantelija läpäisi esivalintakokeet ja pääsi kilpailun toiseen vaiheeseen.

Toisessa vaiheessa hakijoilta edellytettiin, että he toimittavat täydellisen hakemuksen, johon on liitetty hakemuksessa annettuja tietoja tukevat asiakirjat. Tämän jälkeen valintalautakunta tutki hakijoiden hakemukset kokonaisuudessaan laatiakseen luettelon hakijoista, jotka täyttivät kaikki kilpailuilmoituksen A kohdan II alakohdassa täsmennetyt kelpoisuusvaatimukset ja jotka voitiin hyväksyä kilpailun seuraavaan vaiheeseen. Kantelijan täydellinen hakemus tutkittiin kilpailuilmoituksen A kohdan II alakohdassa täsmennettyjen tukikelpoisuusperusteiden mukaisesti.

Kilpailuilmoituksen A kohdan II alakohdan 2 alakohdassa täsmennetyn kelpoisuusvaatimuksen mukaan hakijalla on oltava keskiasteen tutkinnon suorittamisen jälkeen ja ennen 31 päivää maaliskuuta 2004 vähintään kolmen vuoden työkokemus A kohdan I alakohdassa kuvattuja tehtäviä vastaavalta valitulta alalta. Valituksen tekijän tapauksessa merkityksellinen ala oli tuotannon koordinointi.

EPSO katsoi kantelijan täydellisessä hakemuksessaan toimittamien tietojen perusteella, että kantelija ei täyttänyt kilpailuilmoituksen A kohdan II alakohdan 2 alakohdassa määrättyä kelpoisuusvaatimusta, koska hänellä ei ollut vaadittua työkokemusta kyseisen ilmoituksen A kohdan I alakohdassa kuvatuista tehtävistä. Valintalautakunta ilmoitti kantelijalle edellä mainitusta arviostaan 23 päivänä toukokuuta 2005 päivätyllä kirjeellä.

Kantelijan työkokemusta määritettäessä yhtä kantelijan hakemuksensa tueksi toimittamista asiakirjoista pidettiin erityisen merkityksellisenä. Asiakirja on kantelijan allekirjoittama henkilökohtainen vakuutus, jossa todetaan seuraavaa:

"…Vaikka minulla onkin kokemusta mainitsemastanne tehtävästä, minun on mainittava, että kokemukseni ei liity suoraan tuotannon koordinointiin oikolukemisen yhteydessä (koska mielestäni tällaista ammattia ei edes ole Maltalla) …" (korostus EPSOn lausunnossa).

Tämä asiakirja on nimenomainen ilmoitus, jossa kantelija toteaa, että hänellä ei ole ammatillista kokemusta tuotannon yhteensovittamisesta. Tästä nimenomaisesta ilmoituksesta huolimatta kantelija pyysi 10 päivänä kesäkuuta 2005 päivätyllä kirjeellä valintalautakunnan päätöksen uudelleentarkastelua ja väitti, että hänen työkokemuksensa liittyi kilpailuilmoituksessa kuvattuihin tuotannon koordinointitehtäviin. Kantelija ei kuitenkaan liittänyt mukaan muita asiakirjoja aiemman ilmoituksensa kumoamiseksi.

Tutkittuaan kantelijan hakemusasiakirjat valintalautakunta ilmoitti kantelijalle 1. heinäkuuta 2005 päivätyllä kirjeellä, että ”hakemukseen liitettyjen asiakirjojen perusteella valintalautakunta ei voi päätellä, että valitulta alalta, tuotannon koordinoinnista, on hankittu vaadittu työkokemus”(korostus EPSOn lausunnossa). Samassa kirjeessä EPSO vahvisti päätöksen olla hyväksymättä kantelijaa kilpailun seuraavaan vaiheeseen.

EPSO ilmoitti kantelijalle valintalautakunnan päätöksistä hyvissä ajoin ja antoi kantelijan tietopyynnön jälkeen”asianmukaisesti perustellun vastauksen, jossa otettiin huomioon kaikki [valintalautakunnan] käyttöön annetut asiakirjat ja erityisesti hänen henkilökohtaisesti allekirjoittamansa työkokemusta koskevan vakuutuksen. ”

EPSO korosti, että kantelija allekirjoitti hakulomakkeen viimeisellä sivulla lopullisen vakuutuksen ”Vakuutan kunnian ja omantunnon kautta, että hänen tässä hakemuksessaan ja sen liitteenä olevat tiedot pitävät paikkansa ja ovat täydelliset”(EPSO alleviivaa).

Näin ollen valintalautakunnalla ei ollut mitään syytä kyseenalaistaa kantelijan sen ilmoituksen pätevyyttä, jonka mukaan hänellä ei ollut vaadittua työkokemusta, varsinkin kun kaikki hänen asiakirja-aineistoonsa sisältyvät todistusasiakirjat vahvistivat, että hän ei täyttänyt työkokemusta koskevaa vaatimusta hänen hakemuksessaan valitulla alalla.

Aikaisemman oikeuskäytännön perusteella Euroopan yhteisöjen tuomioistuimet ovat johdonmukaisesti noudattaneet periaatetta, jonka mukaan valintalautakunnan on otettava huomioon ainoastaan hakijoiden toimittamat tiedot ja asiakirjat, jotta heidän työkokemustaan voidaan arvioida kilpailuilmoituksessa asetettujen vaatimusten mukaisesti. Hakijoiden on varmistettava, että he toimittavat valintalautakunnalle kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat, jotta se voi tarkistaa, täyttävätkö he kilpailuilmoituksen vaatimukset. A:n tapauksessa näin ei tapahtunut.

Valintalautakunnan päätöksen perusteluista on todettava, että syyt, joiden vuoksi A:ta ei hyväksytty kilpailuun, esitettiin selvästi kirjeessä, jossa hänelle ilmoitettiin tästä päätöksestä, sekä kirjeessä, jossa tämä päätös vahvistettiin, ja että tämä kirje sisälsi riittävät perustelut, joiden perusteella hän pystyi arvioimaan päätöksen pätevyyttä.

Kantelijan huomautukset

Kantelijan huomautukset voidaan tiivistää seuraavasti:

Kantelija korosti, että edellä mainitussa hänen työkokemustaan koskevassa henkilökohtaisessa ilmoituksessa olevalla ilmaisulla "joka ei liity suoraan tuotannon koordinointiin oikolukemisen yhteydessä"oli tarkoitus tarkoittaa, että hänen työkokemuksensa "ei liity suoraan …iin eli nimeen" (kantelijan korostama) "tuotannon koordinointiin oikolukemisen yhteydessä", mutta että hänen työkokemuksensa liittyi kuitenkin tuotannon koordinointiin liittyviin tehtäviin. Kantelija lisäsi myös, että hänen mielestään Maltalla ei ole tuotantokoordinaattorin virkaa.

Kantelija väitti, että EPSOn ei pitäisi tulkita ilmaisua ”tuotannon koordinointi” pelkästään sen selvittämiseksi, onko hakijoilla vaadittua työkokemusta tältä alalta, vaan itse asiassa katsoa, että ”tuotannon koordinointi” koostuu useista eri tehtävistä, ja näin ollen harkita, onko hakijoilla kokemusta näistä tehtävistä.

Kantelija lisäsi, että jos EPSO tulkitsee tuotannon koordinointiin liittyvän työkokemuksen vaatimuksen kokemukseksi tuotannon koordinoijana eli kokemukseksi nimetyssä tehtävässä eikä kokemukseksi tuotannon koordinointiin liittyvistä tehtävistä, kilpailun seuraavaan vaiheeseen olisi pitänyt hyväksyä vain hakijat, joilla on työkokemusta tuotannon koordinoijana.

Kantelija pyysi, että häntä kohdeltaisiin oikeudenmukaisesti muihin hakijoihin verrattuna, ja totesi, että jos EPSO voi taata, että kilpailun seuraavaan vaiheeseen hyväksytään vain ne hakijat, joilla on työkokemusta tuotannon koordinoijana, hän hyväksyy tämän kohtuullisena vastauksena huolenaiheisiinsa.

Kantelija kuitenkin väitti, että jos EPSOn tulkinta tuotannon koordinointiin liittyvästä työkokemuksesta on itse asiassa kokemusta tuotannon koordinointiin liittyvistä tehtävistä eikä kokemusta tuotannon koordinaattorin tehtävästä, EPSO on arvioinut hänen työkokemuksensa väärin. Kantelija toisti, että hänen työkokemuksensa liittyy olennaisesti kilpailuilmoituksessa kuvattuihin tuotannon koordinointitehtäviin. Hän väittää, että tämä käy ilmi hänen hakemuksestaan, liiteasiakirjoistaan ja tiedoista, jotka erotuomarit voisivat antaa, jos he [EPSO] ottaisivat heihin yhteyttä.

Lisätiedustelut

Tarkasteltuaan huolellisesti EPSOn lausuntoa ja kantelijan huomautuksia kävi ilmi, että lisätutkimukset olivat tarpeen.

Oikeusasiamies pyysi 22. toukokuuta 2007 EPSOa kommentoimaan kantelijan väitteitä, joiden mukaan

1. EPSOn ei pitäisi lähestyä ilmaisua ”tuotannon koordinointi” muodollisesti, vaan sen olisi pikemminkin pidettävä sitä joukkona tehtäviä ja tarkistettava, onko hakijoilla vaadittua työkokemusta tältä alalta.

2. Kantelijan työkokemusta koskevassa ilmoituksessa käytetyllä ilmaisulla "ei suoraan liity"tarkoitettiin, että hänen kokemuksensa oli vain "nimissä" ei merkitystä "tuotannon koordinoinnille oikolukemisen yhteydessä"; ja että

3. Kuten hänen hakemuksestaan ja siihen liitetyistä asiakirjoista käy ilmi ja niiden tietojen perusteella, jotka erotuomarit voisivat antaa, jos [EPSO] ottaa heihin yhteyttä, hänen kokemuksensa liittyi kuitenkin olennaisesti kilpailuilmoituksessa kuvattuihin tuotannon koordinointitehtäviin.

Oikeusasiamies pyysi myös, että

a) jäljennös alkuperäisestä kirjeestä, jolla valintalautakunta ilmoitti valituksen tekijälle tämän hakemuksen hylkäämisestä;

b) jäljennös kantelijan hakemuksesta ja siihen liitetyistä asiakirjoista, joihin viitataan valintalautakunnan kantelijalle 1. heinäkuuta 2005 lähettämässä kirjeessä.

EPSOn vastaus

Vastauksena oikeusasiamiehen lisätutkimuksiin EPSO esitti seuraavat huomautukset:

Henkilöstösääntöjen liitteessä III olevien 5 ja 6 artiklan sekä voimassa olevan oikeuskäytännön mukaan ainoastaan kilpailun valintalautakunta voi päättää hakijan työkokemuksen merkityksellisyydestä tai pyytää hakijoita toimittamaan täydentäviä asiakirjoja ja selvennyksiä.

Valintalautakunta tutkii työkokemuksen, josta hakijoiden on esitettävä todisteet hakemuslomakkeisiinsa liitetyissä asiakirjoissa. Tällaisten todisteiden on oltava merkityksellisiä kilpailuilmoituksessa kuvattujen tehtävien kannalta. Lautakunnan tehtävänä on tämän jälkeen tarkistaa todistusasiakirjoja tutkimalla, onko hakijoilla kilpailun aihealueelta vaadittava työkokemus. Tähän kanteluun liittyvässä kilpailuilmoituksessa todettiin nimenomaisesti, että työkokemusta koskevissa tositteissa oli ilmoitettava selvästi työkokemuksen alkamis- ja päättymispäivä sekä suoritettujen tehtävien täsmällinen luonne.

Tämän periaatteen perusteella ja tutkittuaan hakijan hakemuksessaan toimittamat todistusasiakirjat valintalautakunta totesi, että hakija ei täyttänyt yhtä kilpailuilmoituksessa mainituista edellytyksistä eli kolmen vuoden työkokemusta julkaisujen teknisestä ja typografisesta tuotannosta.

EPSO viittasi erityisesti viiteen asiakirjaan, jotka kantelija oli lähettänyt hakemuksensa mukana. EPSO totesi lisäksi, että vain yksi näistä asiakirjoista voitiin ottaa huomioon kilpailuilmoituksessa vaaditun kaltaisena työkokemuksena eli Luxemburgissa sijaitsevan keskuspainon antamana todistuksena siitä, että hän on työskennellyt oikolukijana seitsemän ja puolen kuukauden ajan 1.8.2003-15.3.2004.

Hakija ilmoitti hakemuslomakkeessa ilman todisteita, että hän työskenteli Euroopan parlamentissa "sihteerinä" 21. huhtikuuta 2004 alkaen. Koska kilpailuilmoituksessa kuitenkin edellytettiin hakijoilta asianmukaista työkokemusta 31.3.2004, valintalautakunta ei voinut ottaa huomioon kyseisen päivämäärän jälkeen hankittua työkokemusta.

Tarkastaessaan, täyttävätkö hakijat kilpailuilmoituksessa asetetut osallistumisedellytykset, valintalautakunta voi ottaa huomioon ainoastaan hakemuslomakkeessa annetut tiedot ja hakijoiden hakemustensa tueksi toimittamat asiakirjatodisteet. Hakijoiden on toimitettava tällaiset tiedot ja asiakirjat, erityisesti jos niitä on pyydetty kilpailuilmoituksessa.

EPSO täsmensi myös, että henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 2 artiklan toisessa kohdassa todetaan, että hakijoita voidaan vaatia toimittamaan lisätietoja tai -asiakirjoja. Tällä säännöksellä kuitenkin yksinkertaisesti annetaan hallintoneuvostolle valtuudet (EPSO alleviivaa) pyytää hakijaa toimittamaan lisätietoja, jos toimitetuista asiakirjoista on epäilyksiä.

Tutkiessaan asiakirjoja, jotka kantelija oli liittänyt hakemukseensa, valintalautakunta ei voinut päätellä, että hakijalla olisi vaadittu työkokemus. Lisäksi kantelijan lausunto, jonka mukaan hänen kokemuksensa "ei liity suoraan tuotannon koordinointiin oikolukemisen yhteydessä [...]", johti valintalautakunnan yksiselitteiseen päätökseen, jonka mukaan hänen kokemuksensa ei liittynyt tuotannon koordinointiin.

Kantelijaa pyydettiin halutessaan esittämään huomautuksia EPSOn vastauksesta. Häneltä ei saatu kommentteja.

OMBUDSMANin ystävällinen ratkaisuehdotus

Otettuaan huomioon asianosaisten väitteet ja asiakirja-aineistoon sisältyvät asiakirjat ja tarkasteltuaan asianmukaisesti asiaan liittyviä kysymyksiä oikeusasiamies teki alustavan päätelmän, jonka mukaan valintalautakunta oli virheellisesti jättänyt esittämättä kantelijalle riittävät ja yksilöidyt syyt hänen hakemuksensa hylkäämiselle. Tätä puutetta ei myöskään ilmeisesti ole korjattu tutkimuksen yhteydessä. Oikeusasiamies ehdotti näin ollen EPSOlle sovintoratkaisua kanteluun. Oikeusasiamies ehdotti erityisesti, että EPSO voisi harkita riittävien selvitysten antamista siitä, miksi valintalautakunta ei voinut kantelijan toimittamien asiakirjojen perusteella päätellä, että kantelija oli hankkinut kilpailuilmoituksessa vaaditun työkokemuksen.

EPSO vastasi myönteisesti oikeusasiamiehen ehdotukseen ja antoi selvityksiä, jotka sen mielestä vastasivat oikeusasiamiehen ehdotusta. EPSOn vastaus toimitettiin kantelijalle, joka ei esittänyt siitä huomautuksia.

PÄÄTÖS

1 Väite, jonka mukaan EPSO ei ollut selittänyt tyydyttävästi, miksi kantelijalla ei ollut vaadittua työkokemusta

1.1 Kantelija osallistui avoimeen kilpailuun EPSO/B/19/03 tuotannon koordinoinnin alan hallintoavustajien (maltin kielen) varallaololuettelon laatimiseksi. EPSOn valintalautakunta hylkäsi kantelijan hakemuksen 23.5.2005 päivätyllä kirjeellä sillä perusteella, että hän ”ei ollut esittänyt todisteita, jotka osoittaisivat, että hänen kokemuksensa vastasi kilpailuilmoituksen A.II.2 ja C.2 kohdan vaatimuksia”.”Kantelija ilmoitti 10.6.2005 päivätyllä, EPSOn valintalautakunnan puheenjohtajalle osoitetulla kirjeellä olevansa eri mieltä lautakunnan arvioinnista ja katsoi, että hänellä oli yli kolmen vuoden kokemus tuotannon koordinaattorin tehtävistä. Kantelijan mukaan tämä johtui siitä, että hän oli ollut tekemisissä toimittajien kanssa ja työskennellyt ostojen, logistiikan ja I.T./Press-alojen parissa. Hän pyysi näin ollen lautakuntaa harkitsemaan uudelleen riidanalaista arviointiaan ja ilmoittamaan hänelle arvioinnin tuloksesta. EPSOn valintalautakunnan puheenjohtaja ilmoitti 1. heinäkuuta 2005 päivätyllä kirjeellä kantelijalle, että valintalautakunta oli tarkastellut hänen hakemustaan uudelleen ja vahvistanut sen hylkäämisen, koska ”valintalautakunta ei voinut hakemukseen liitettyjen asiakirjojen perusteella päätellä, että vaadittu työkokemus valitulta alalta, tuotannon koordinoinnista, oli hankittu”(alleviivaus alkuperäisessä versiossa).

Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti, että EPSO ei ollut selittänyt tyydyttävästi, miksi se katsoi, ettei hänellä ollut vaadittua työkokemusta. Tutkittuaan tätä väitettä oikeusasiamies esitti EPSOlle ehdotuksen sovintoratkaisuksi kanteluun. Ehdotus perustui jäljempänä esitettyihin näkökohtiin (kohdat 1.2-1.6).

1.2 Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan EY:n perustamissopimuksen 190 artiklassa edellytettyjen perustelujen on oltava kyseessä olevan toimenpiteen luonteen mukaisia, ja niistä on selkeästi ja yksiselitteisesti ilmettävä toimenpiteen tehneen toimielimen päättely. Tämä olisi tehtävä siten, että niille, joita toimenpide koskee, selviävät sen syyt ja että toimenpiteen uudelleentarkastelu helpottuu. Perusteluvelvollisuuden täyttymistä on arvioitava asiaan liittyvien olosuhteiden perusteella, joita ovat muun muassa toimen sisältö, esitettyjen perustelujen luonne ja se tarve, joka niillä, joille toimi on osoitettu tai joita se koskee suoraan ja erikseen, voi olla saada selvennystä tilanteeseen (1).

Tarkemmin sanottuna valintalautakunnan päätöksessä olla hyväksymättä hakijaa kilpailuun on mainittava ne kilpailuilmoituksen edellytykset, jotka eivät täyty. Jos kilpailuun osallistuu suuri määrä hakijoita, valintalautakunta voi aluksi tyytyä esittämään hylkäämisen syyt tiivistetysti ja ilmoittamaan hakijoille ainoastaan valintaperusteet ja valinnan tuloksen. Valintalautakunnan on kuitenkin tämän jälkeen annettava henkilökohtainen selvitys hakijoille, jotka sitä pyytävät (2).

1.3 Käsiteltävänä olevassa asiassa valintalautakunta ilmoitti 23.5.2005 päivätyllä kirjeellä kantelijalle, ettei tämä ollut hyväksynyt hänen hakemustaan, koska hän "ei ollut esittänyt todisteita, jotka osoittaisivat, että hänen kokemuksensa vastaisi kilpailuilmoituksen A.II.2 ja C.2 kohdan vaatimuksia. Näissä kohdissa määrätään, että hakemusten jättämiselle asetettuun määräaikaan (31. maaliskuuta 2004) mennessä hakijoilla on oltava avointa kilpailua koskevan ilmoituksen kohdassa A.I kuvattuja tehtäviä vastaava vähintään kolmen vuoden työkokemus sen jälkeen, kun he ovat saaneet keskiasteen tutkinnon, joka oikeuttaa heidät osallistumaan kilpailuun." Valintalautakunnan puheenjohtajalle osoitetussa 10. kesäkuuta 2005 päivätyssä kirjeessä kantelija i) ilmoitti olevansa eri mieltä valintalautakunnan arvioinnista; ii) katsoi, että hänellä oli yli kolmen vuoden kokemus tuotantokoordinaattorin tehtävistä, koska hän oli ollut tekemisissä toimittajien kanssa ja työskennellyt osto- ja logistiikkatehtävissä sekä IT/Press-tehtävissä; ja iii) pyysi kriisinratkaisuneuvostoa harkitsemaan uudelleen riidanalaista arviointiaan ja ilmoittamaan hänelle arvioinnin tuloksesta. Näin ollen valintalautakunnalle olisi pitänyt olla selvää, että kantelija halusi joko tulla hyväksytyksi kilpailuun tai ainakin saada päätöksen, joka sisältää riittävän yksityiskohtaiset ja yksilöidyt perustelut hänen poissulkemisekseen kilpailusta, jotta hän voisi tarkistaa tämän päätöksen perusteltavuuden. Vahvistaessaan alustavan arviointinsa valintalautakunnan oli näin ollen selitettävä selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti, miksi kantelija oli väärässä katsoessaan täyttävänsä kilpailuilmoituksessa asetetut työkokemusta koskevat vaatimukset.

1.4 Valintalautakunta ei kuitenkaan tehnyt näin. Valintalautakunta vahvisti 1. heinäkuuta 2005 päivätyssä kirjeessään päätöksensä olla hyväksymättä kantelijaa kilpailun seuraavaan vaiheeseen todeten, että "hakemuksessanne esitettyjen asiakirjojen perusteella valintalautakunta ei voi päätellä, että valitulta alalta, tuotannon koordinoinnista, on hankittu vaadittava työkokemus". Näin ollen valintalautakunta ainoastaan toisti 23 päivänä toukokuuta 2005 päivätyssä aiemmassa kirjeessään esittämänsä päätelmän selittämättä, miksi kantelijan toimittamien asiakirjojen perusteella ei voitu todeta, että kantelijalla oli kilpailuilmoituksessa edellytettyä tuotannon yhteensovittamiseen liittyvää työkokemusta. Näissä olosuhteissa vaikuttaa siltä, että valintalautakunta ei ole esittänyt kantelijalle riittäviä ja yksilöityjä perusteita hänen hakemuksensa hylkäämiselle (3). Kyseessä oli hallinnollinen epäkohta.

1.5 Lisäksi on tutkittava, onko EPSO esittänyt tämän tutkimuksen yhteydessä riittävät ja yksilöidyt perustelut. EPSO on todennut, että a) kantelijan hakemusta tukevista asiakirjoista ei millään tavoin ilmene, että kantelijalla olisi ollut tarvittava kokemus tuotannon koordinoinnista; ja b) valintalautakunta totesi, että kantelijalla ei ollut vaadittua kolmen vuoden työkokemusta julkaisujen teknisestä ja typografisesta tuotannosta ja että hänen kokemuksensa ei liittynyt tuotannon koordinointiin. Edellä 3 kohdassa mainitusta syystä näiden lausuntojen ei voida katsoa korjaavan sitä, että kantelijan hakemuksen hylkäämiselle ei ole annettu riittäviä ja yksilöllisiä selityksiä.

EPSO totesi myös kantelua koskevassa lausunnossaan, että i n, joka määritti kantelijan työkokemuksen, yhtä kantelijan hakemuksensa tueksi toimittamista asiakirjoista pidettiin erityisen merkityksellisenä. Asiakirja oli kantelijan allekirjoittama henkilökohtainen vakuutus, jossa hän totesi seuraavaa:

"…Vaikka minulla onkin kokemusta mainitsemastanne tehtävästä, minun on mainittava, että kokemukseni ei liity suoraan tuotannon koordinointiin oikolukukontekstissa (koska mielestäni tällaista ammattia ei ole edes Maltalla) …"

EPSO korosti, että tämä asiakirja on nimenomainen ilmoitus, jossa kantelija toteaa, että hänellä ei ole työkokemusta tuotannon yhteensovittamisen alalla. Valintalautakunta hylkäsi kantelijan hakemuksen otettuaan huomioon hänen toimittamansa tositteet, mukaan lukien edellä mainitun henkilökohtaisen ilmoituksen.

Edellä mainitussa kantelijan toimittamassa asiakirjassa ei kuitenkaan mainittu, ettei kantelijalla ollut kilpailuilmoituksessa edellytettyä työkokemusta tai ettei hänellä ollut työkokemusta tuotannon yhteensovittamisen alalta. Asiakirjassa todettiin, että kantelijalla "oli työkokemusta (kilpailuilmoituksessa mainitusta) tehtävästä", mutta hänen kokemuksensa ei "liittynyt suoraan tuotannon koordinointiin oikolukemisen yhteydessä". Tätä lausetta ei löydy kilpailuilmoituksen vaadittavaa työkokemusta koskevasta osasta (4). Tältä osin on myös todettava, että kuten EPSO on todennut, valintalautakunta ei tukeutunut yksinomaan tähän kantelijan ilmoitukseen hylätäkseen hänen hakemuksensa vaan myös siihen, että se tutki (kilpailuilmoituksen vaatimusten osalta) muita kantelijan toimittamia asiakirjoja, jotka koskivat hänen työkokemustaan.

Kuten edellä on todettu, EPSO ei kuitenkaan ole antanut riittävän täsmällisiä selityksiä siitä, miksi valintalautakunta ei voinut näiden muiden kantelijan toimittamien asiakirjojen perusteella todeta, että kantelijalla oli kilpailuilmoituksessa edellytettyä tuotannon yhteensovittamiseen liittyvää työkokemusta.

1.6 Näissä olosuhteissa oikeusasiamies päätteli alustavasti, että edellä 1.4 kohdassa mainittua hallinnollista epäkohtaa ei ilmeisesti ollut korjattu hänen tutkimuksensa yhteydessä. Hän teki näin ollen sovintoratkaisuehdotuksen, jossa hän ehdotti, että EPSO voisi harkita riittävien selvitysten antamista siitä, miksi valintalautakunta ei voinut kantelijan toimittamien asiakirjojen perusteella päätellä, että kantelija oli hankkinut kilpailuilmoituksessa vaaditun työkokemuksen.

1.7 EPSO vastasi oikeusasiamiehen ystävälliseen ehdotukseen 4.4.2007. EPSO huomautti, että vastatessaan oikeusasiamiehelle 26.6.2006 se liitti mukaan jäljennöksen kaikista hakijan hakemuksensa yhteydessä toimittamista asiakirjoista, joiden perusteella lautakunta päätti, ettei hakija täyttänyt työkokemusta koskevia edellytyksiä. Ainoa todiste, joka voitiin hyväksyä kilpailun kannalta merkitykselliseksi työkokemukseksi, oli Luxemburgissa sijaitsevan keskuspainon laatima asiakirja.

Hakijan kokemuksesta Euroopan alueellisen yhteistyön työvoima- ja koulutusyhtiössä (Malta) EPSO totesi, että luettelossa oli useita ammatillisia toimintoja, jotka eivät liity kilpailuilmoituksessa lueteltujen tehtävien luonteeseen: "fast food crew member", "pupil", "stores clerk", "clerk", "chasing executive" ja "accounts clerk". Maltan standardointiviranomaisen antamasta todistuksesta EPSO totesi, että hakija työskenteli ”kirjanpitäjänä” eikä julkaisujen tuottamiseen viitattu. Lisäksi EPSO huomautti, että Maltalla sijaitsevan ”Hôtel Milano Due” -toimiston antamassa todistuksessa mainitaan hakijan tehokkuus antamatta lisätietoja hänen tehtäviensä luonteesta. Tämä koski myös Maltalla toimivan ”ESI limited” -yrityksen antamaa todistusta, jossa mainittiin ehdokkaan huolellisuus ja työkyky antamatta lisätietoja hänen tehtäviensä luonteesta.

Näin ollen, koska suurin osa kantelijan työkokemuksesta ei ollut merkityksellistä kilpailuilmoituksessa mainittujen tehtävien luonteen kannalta ja koska hakijan ainoa merkityksellinen työkokemus kesti seitsemän ja puoli kuukautta, valintalautakunta ei voinut hyväksyä A:ta kilpailuun.

EPSO katsoi tämän selityksen täyttävän oikeusasiamiehen pyynnön sovintoratkaisusta.

EPSOn vastaus toimitettiin kantelijalle ja sitä kehotettiin esittämään huomautuksia. Vaikuttaa siltä, että oikeusasiamies ei ole saanut tällaisia huomautuksia.

1.8 Oikeusasiamies katsoo, että EPSO hyväksyi hänen sovintoratkaisuehdotuksensa ja toimitti siinä ehdotetut selitykset. Kantelija ei myöskään kiistänyt näiden selitysten riittävyyttä eikä esittänyt huomautuksia EPSOn edellä mainitusta vastauksesta sovintoratkaisuehdotukseen. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että EPSO on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin vastauksena sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseensa.

2 Päätelmät

EPSOn annettua myönteisen vastauksen sovintoratkaisuehdotukseensa oikeusasiamies katsoo, että EPSO on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin vastauksena kantelijan väitteeseen. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös EPSOn johtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ks. esim. asia C-266/05 P, Sison v. neuvosto (ei vielä julkaistu oikeustapauskokoelmassa), 80 kohta, jossa viitataan asiaan C-367/95 P, komissio v. Sytraval ja Brink's France, Kok. 1998, s. I-1719, 63 kohta.

(2) Ks. asia T-55/91, Fascilla v. parlamentti, Kok. 1992, s. II-1757, 32, 33 ja 35 kohta. Ks. asia 225/87, Belardinelli v. yhteisöjen tuomioistuin [1989] 2353, 7 kohta.

(3) Ks. esim. asia T-55/91, Fascilla v. parlamentti, Kok. 1992, s. II-1757, 34–35 kohta.

(4) Kilpailuilmoituksen EPSO/B/19/03 A.II.2 kohdassa määrätään seuraavaa: ”Korkea-asteen tutkinnon suorittamisen jälkeen ja ennen 31 päivää maaliskuuta 2004 hakijalla on oltava vähintään kolmen vuoden työkokemus valitulta alalta kohdassa A(I) kuvattuja tehtäviä vastaavalta alalta.”(alleviivaus alkuperäisessä tekstissä)

Saman kilpailuilmoituksen A.I kohdassa määrätään seuraavaa:

”Tehtävät

Kenttä 1: tuotannon koordinointi

Valvonnan alaisena toimivien tuotantokoordinaattoreiden odotetaan koordinoivan paperi- tai sähköisessä muodossa olevien julkaisujen valmistusprosessia tekijän toimittaman käsikirjoituksen perusteella. Tähän kuuluvat seuraavat:

— arvioiden laatiminen voimassa olevien sopimusten perusteella,
— tuotantoaikataulujen laatiminen sopimusmääräaikoihin nähden,
— julkaisujen tuottamiseen liittyvän hallinnollisen ja teknisen työn koordinointi ja seuranta,
— julkaisujen laatiminen kokoonpanon ja ulkoasun osalta,
— yhteydenpito alkuperäisten yksiköiden ja oikolukijoiden välillä johdonmukaisuuden varmistamiseksi sekä yksittäisten asiakirjojen sisällä että niiden eri kieliversioiden välillä,
— todisteiden tarkastaminen kaikissa vaiheissa,
— lopullisten todisteiden toimittaminen tuotantoa ja/tai jakelua varten,
— koordinoinnin varmistaminen jakelutoimien kanssa,
— laskujen tekninen tarkastus,
— teknisten eritelmien laatiminen ja julkaisuja koskevien tarjouspyyntöjen teknisten arviointien suorittaminen.”