Strasbourg, 24. toukokuuta 2006

Hyvä tohtori K.

Teitte 27. huhtikuuta 2005 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle Mermayde Consultancyn puolesta. Kantelunne koski Euroopan komission päätöstä periä takaisin viidennestä puiteohjelmasta hankkeelle myönnetyt varat.

Toimitin kantelun 26.5.2005 komission puheenjohtajalle. Komissio antoi lausuntonsa 4. lokakuuta 2005. Toimitin sen Teille 21.11.2005 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista. Pahoittelen valituksenne käsittelyyn kulunutta aikaa.

KILPAILUKYKY

Kantelijan, toimitusjohtajan ja Mermayden edustajan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat.

Mermayde Consultancy ("Mermayde") koordinoi TRAP-LRM-hanketta, joka sai komission rahoitusta viidennestä puiteohjelmasta.

Komissio osoitti 4.11.2004 Mermaydelle päätöksen 52 589,23 euron suuruisen summan, joka oli myönnetty hanketta varten, takaisinperimisestä. Komissio selitti, että tiettyjä kustannuksia ei pidetty tukikelpoisina, koska neljännen puiteohjelman sääntöjen vastaisesti alihankkijoille aiheutuneita kokonaiskustannuksia ei enää otettu huomioon.

Sopimusneuvottelujen ja hankkeen täytäntöönpanon aikana komission henkilöstö ei kuitenkaan näyttänyt olevan tietoinen viidennen puiteohjelman sääntöjen muuttamisesta.

Neljännessä puiteohjelmassa, josta Mermaydella oli kokemusta, komissio hyväksyi alihankkijoiden kokonaiskustannusten huomioon ottamisen, vaikka vain osa näistä kustannuksista oli ilmoitettu. TRAP-LRM-ehdotusta laadittaessa viidennen puiteohjelman ensimmäisellä kierroksella annettiin yksityiskohtaiset tiedot kunkin kumppanin talousarviosta ja yksilöitiin sekä kokonaiskustannukset että määrät, joille komission rahoitusta haettaisiin.

Komissio ilmoitti Mermaydelle, että ehdotus hyväksyttiin sopimusneuvotteluja varten. Komissio ei ilmoittanut, että ainoastaan kumppaneille, ei alihankkijoille, aiheutuneet kustannukset olisivat täysin tukikelpoisia.

Sopimusneuvottelujen aikana komission tieteellinen neuvonantaja ja rahoitusvastaava eivät kumpikaan ilmoittaneet Mermaydelle, että viidennen puiteohjelman mukaan tukikelpoisiksi kustannuksiksi katsottaisiin ainoastaan kumppaneille aiheutuneet todelliset kustannukset ja että Mermaydelle voisi näin ollen alihankintarakenteen avulla aiheutua vakavia tappioita. Komission olisi pitänyt varoittaa Mermaydea alihankkijoiden käytön mahdollisista kielteisistä vaikutuksista ja kehottaa sitä muuntamaan suunnitellut alihankkijat kumppaneiksi. Komissio ei kuitenkaan toimittanut tällaisia tietoja, ja sopimus allekirjoitettiin. Sopimuksen liitteessä I esitettiin yksilöidyt kokonaiskustannukset, mukaan lukien alihankkijoiden kustannukset ja komission rahoitusosuus. Liitteessä II todettiin kuitenkin, että ainoastaan koordinaattorille alihankkijoista aiheutuneet todelliset kustannukset olisivat tukikelpoisia. Nämä kaksi liitettä olivat näin ollen hämmentäviä.

Hanke toteutettiin onnistuneesti, ja komissio suoritti loppumaksun. Komissio kuitenkin tarkasti hankkeen myöhemmin, eivätkä tarkastajat olleet samaa mieltä hankkeen rahoituksesta, koska kokonaiskustannuksia ei ollut ilmoitettu kustannusselvityksessä. Tilintarkastajat vaativat näin ollen Mermaydea palauttamaan 52 589,23 euroa. Mermayde myönsi, että alihankkijoiden todelliset kokonaiskustannukset eivät käy ilmi kustannusselvityksestä, mutta ilmoitti tarkastajille, että todellisista kokonaiskustannuksista on mahdollista esittää todisteet. Tarkastajat eivät maininneet mitään siitä, että tällaiset todisteet eivät ratkaisisi ongelmaa, koska toimeksisaajalle ei aiheutunut kyseisiä kustannuksia.

Tarkastuksen perusteella komissio lähetti Mermaydelle takaisinperintäkirjeen. Mermayde vastasi komissiolle ja ehdotti, että se keräisi ja toimittaisi asiakirjoja alihankkijoille aiheutuneiden kokonaiskustannusten osoittamiseksi. Komissio suostui tähän ja pyysi Mermaydea toimittamaan uuden kustannusselvityksen. Komissio ei myöskään maininnut, että alihankkijoille aiheutuneita kokonaiskustannuksia ei voitu ottaa huomioon.

Todisteet alihankkijoille aiheutuneista kokonaiskustannuksista kerättiin ja lähetettiin komissiolle. Sen sijaan, että komissio olisi hyväksynyt todisteet, se lähetti toisen takaisinperintäkirjeen, jossa se totesi seuraavaa: ”Sopimuksen mukaan voidaan korvata ainoastaan ne kustannukset, jotka ovat aiheutuneet hankkeen keston aikana ja jotka on kirjattu asianomaisten osallistujien kirjanpitoon. Tämä tarkoittaa alihankintakustannusten osalta sitä, että ne voidaan korvata (sopimuksessa vahvistetun hinnan mukaan, tässä 48,37 prosenttia) vain siltä osin kuin alihankkija on toimittanut sinulle laskun, jonka olet (kokonaan) maksanut. Merkityksellisiä ovat todelliset kustannukset. Alihankinnan ”todellisten kustannusten” ja alihankinnan ”todellisten pyydettyjen määrien” vertailu (ja niihin liittyvät ilmoitukset) on sen vuoksi merkityksetöntä, eikä ”uusia” kustannusselvityksiä voida hyväksyä.”

Kantelija väitti, että komission päätös periä takaisin TRAP-LRM-hankkeelle viidennestä puiteohjelmasta myönnetty 52 589,23 euron määrä oli epäoikeudenmukainen.

Kantelija väitti, että hän allekirjoitti sopimuksen vilpittömässä mielessä neljännen puiteohjelman nojalla sovellettavista säännöistä saamansa kokemuksen perusteella ja että komission olisi pitänyt ilmoittaa hänelle uusista säännöistä ja alihankkijoiden käytön mahdollisista kielteisistä seurauksista.

Kantelija vaati, että komission olisi peruutettava takaisinperintäpäätöksensä ja palautettava peritty 52 589,23 euron määrä hankkeen koordinaattorille Mermaydelle.

KYSYMYS

Komission lausunto

Lausunnossaan komissio esitti tiivistetysti seuraavat huomautukset.

Taustaa

Mermayde, jota edustivat kantelija, Geelin yhteinen tutkimuskeskus (JRC) ja Euroopan komission tutkimuksen pääosasto, teki vuonna 2000 TRAP-LRM-sopimuksen viidennen puiteohjelman puitteissa. Sopimuksessa määrättiin, että osan urakasta suoritti yhdeksän alihankkijaa, jotka yksilöitiin liitteessä 1. Liitteessä 1 niiden rooliksi määriteltiin ”SC” eli koordinaattori Mermaydeen yhteydessä olevat alihankkijat.

Sopimuksen 3 artiklan mukaan hankkeen arvioidut tukikelpoiset kokonaiskustannukset olivat 222 750 euroa, ja yhteisön tuen enimmäismääräksi vahvistettiin 107 950 euroa. Talousarvion jakautuminen tärkeimpien sopimuspuolten (Mermayde ja JRC) kesken vahvistettiin arvioitujen tukikelpoisten kustannusten alustavaa jakautumista koskevassa taulukossa. Mermayden osalta yhteisön rahoitusosuudeksi vahvistettiin 48,37 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista.

Hanke käynnistyi 1 päivänä tammikuuta 2001, ja 43 160 euron ennakkomaksu suoritettiin 15 päivänä maaliskuuta 2001. Ensimmäinen 39 726,21 euron välimaksu suoritettiin 23.9.2002. Komission rahoitusvastaava hyväksyi kaikki Mermayden ilmoittamat hankkeeseen liittyvät kustannukset (55 918,71 euroa) ja vähensi 18 192,50 euroa saadakseen takaisin osan alkuperäisestä ennakosta. Varainhoitaja on kuitenkin virheellisesti perustanut maksun 100 prosentin korvausosuuteen eikä sopimusperusteiseen 48,37 prosentin korvausosuuteen.

Huhtikuussa 2004 komissio suoritti sopimuksen tilintarkastuksen. Tarkastajat vahvistivat periaatteessa kaikkien talousjohtajan hyväksymien kustannusten tukikelpoisuuden ja perustelut, erityisesti kaikki Mermayden esittämät alihankintakustannukset. Kustannuksiin tehtiin vain vähäinen 4 860,84 euron mukautus komission hyväksi kokonaiskustannusten tasolla. Tarkastuksen seurauksena oli kuitenkin perittävä takaisin 52 589,23 euroa. Tämä 2 351,19 euron summa oli jatkoa kustannusten mukauttamiselle, kun taas Mermayden oli maksettava takaisin 50 238,04 euroa, mikä johtui alkuperäisestä liikamaksusta, joka oli 100 prosenttia 48,37 prosentin sijaan.

Käsiteltävänä oleva väite

Neljännen ja viidennen puiteohjelman välillä ei tapahtunut muutoksia alihankkijoiden roolin ja alihankintakustannusten tukikelpoisuuden osalta. Kummassakaan puiteohjelmassa alihankkijat eivät itse olleet sopimuspuolia, joilla oli sopimussuhde komissioon. Toimeksisaajat (koordinaattorit ja muut toimeksisaajat) saivat kuitenkin teettää osan työstään alihankintana. Tällaiset kustannukset olivat tukikelpoisia siltä osin kuin ne oli "veloitettu sopimuksesta" sopimusehtojen mukaisesti (sopimuksen liitteessä II olevan C osan 14 artiklan 3 kohta), minkä vuoksi ne korvattiin toimeksisaajalle sopimuksessa vahvistetun ja toimeksisaajan kaikkiin kustannuksiin sovellettavan korvausosuuden mukaisesti (tässä tapauksessa 48,37 prosenttia).

Sopimuksen liitteiden I ja II välillä ei ollut ristiriitaa. Vaikka oli totta, että liitteessä I käytettiin termiä "kumppanit", siinä yksilöitiin selvästi kaikki yksiköt Mermaydeä ja YTK:ta lukuun ottamatta valvontakomiteaksi eli alihankkijoiksi. Lisäksi kustannusten jakautumista koskevassa taulukossa mainittiin vain nämä kaksi yksikköä hankkeen osallistujina. Näin ollen kantelijalle oli kustannusten jakautumista koskevasta taulukosta selvää, että sopimuksen valmistelulomakkeessa mainituille alihankkijoille ei annettu toimeksisaajien roolia. Tämä vahvistettiin kantelijan 23 päivänä kesäkuuta 2000 päivätyssä kirjeessä.

Kantelijalla oli laaja kokemus eri puiteohjelmien hankkeista. Hän osallistui kymmeneen neljännen puiteohjelman hankkeeseen, joissa hän tutustui myös alihankkijoihin sovellettaviin korvaussääntöihin. Koska nämä säännöt eivät olleet muuttuneet neljännestä puiteohjelmasta viidenteen puiteohjelmaan, hänen on täytynyt tuntea ne. Näissä olosuhteissa neuvotteluihin osallistuvalla komission henkilöstöllä ei ollut erityistä velvoitetta antaa kantelijalle neuvoja järjestelyn mahdollisista taloudellisista seurauksista.

Sekä neljännessä että viidennessä puiteohjelmassa alihankkijoiden (kokonais)kustannukset (mukaan lukien niiden voitto) voitiin hyväksyä kokonaisuudessaan alihankintasopimuksen tehneen pääasiallisen sopimuspuolen tukikelpoisiksi kustannuksiksi. Korvausosuus, jota sovellettiin kaikkiin toimeksisaajalle aiheutuneisiin kustannuksiin, riippui kuitenkin komission kanssa tehdyssä sopimuksessa sovitusta järjestelystä eli 35 prosentista demonstrointitoimien osalta, 50 prosentista TTK-toimien osalta ja enintään 100 prosentista liitännäistoimenpiteiden osalta.

Kantelija totesi, että alihankkijoiden "todellisia kokonaiskustannuksia" ei esitetty kustannusselvityksissä, mutta että "olisi mahdollista esittää perustelut". Kantelijan lausuma ei kuitenkaan vastannut vaatimuksia, jotka koskevat sopimuksen mukaisten alihankintakustannusten tukikelpoisuutta ja korvaamista. Jotta tällaiset kustannukset olisivat tukikelpoisia, ne oli kirjattava toimeksisaajan kirjanpitoon ja jäljennökset alihankkijoiden asiaankuuluvista laskuista oli liitettävä kustannusselvityksiin (yleisten ehtojen 13 artiklan 1 kohta ja 14 artiklan 3 kohta). Tämä tarkoitti sitä, että toimeksisaaja voi vaatia korvausta alihankintakustannuksista vain, jos se on saanut alihankkijalta laskun, maksanut kyseisen määrän alihankkijalle ja kirjannut sen kirjanpitoonsa. Tämän jälkeen se, että komissio tosiasiallisesti korvasi nämä kustannukset, riippui sopimuksessa vahvistetusta korvausosuudesta, joka tässä tapauksessa oli 48,37 prosenttia. Tästä seurasi, että jos alihankkijoilla olisi tosiasiallisesti ollut enemmän kustannuksia ja ne olisivat voineet laatia suurempia laskuja, Mermayden olisi ensin pitänyt maksaa nämä laskut kokonaisuudessaan, jotta ne olisivat olleet tukikelpoisia. Kyseiset kustannukset voitiin tällöin korvata 48,37 prosentilla. Kyseinen korvausosuus merkitsi sitä, että Mermayden oli vastattava 51,63 prosentista kaikista tukikelpoisista kustannuksista alihankintakustannukset mukaan luettuina.

Komissio ei ollut muuttanut tulkintaansa viidennen puiteohjelman sopimusvaikutuksista, kuten kantelija väitti. Oli kuitenkin oikein todeta, että tilintarkastuksen aikana havaittiin virhe hankkeesta suoritettujen maksujen käsittelyssä, nimittäin se, että Mermayden korvausosuuden olisi pitänyt olla 48,37 prosenttia eikä 100 prosenttia. Tämä selitti perintämääräyksen määrän. Toteuttaessaan nämä korjaavat toimet komissio toimi täysin sopimusmääräysten ja tarkastuspäätelmien mukaisesti. Komissio pahoitteli virhettä, joka oli kuitenkin selvä kantelijalle sopimusjärjestelyt huomioon ottaen.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija esitti tiivistetysti seuraavat huomautukset:

Oikeusasiamies pyysi komissiota antamaan lausuntonsa 15. syyskuuta 2005 mennessä. Lausunto annettiin 4. lokakuuta 2005, mikä merkitsi sitä, että komissio toimitti lausuntonsa lähes kolmen viikon viiveellä.

Komissio ei tiivistänyt kantelua asianmukaisesti lausunnossaan, koska hänen kantelunsa todellinen sisältö oli se, että komission olisi pitänyt ilmoittaa Mermaydelle, että sen alihankkijoista olisi pitänyt tulla komission alihankkijoita sen varmistamiseksi, että Mermayde olisi ollut tukikelpoinen alihankkijoille aiheutuneiden kustannusten osalta.

Mermayden standardien, mittausten ja testausohjelman aiemmista hankkeista saamien kokemusten perusteella alihankkijoina toimineille analyyttisille laboratorioille, jotka suorittivat useiden tuhansien eurojen arvosta työtä, korvattiin enintään 100 prosenttia ilmoitetuista kustannuksista. Mermayde saattoi hyväksyä sen, että neljännen ja viidennen puiteohjelman sääntöjä ei ollut muodollisesti muutettu alihankkijoiden roolin ja alihankintakustannusten tukikelpoisuuden osalta. Näiden sääntöjen tulkinta ja täytäntöönpano ovat kuitenkin saattaneet muuttua.

Sopimuksen kaksi liitettä olivat kuitenkin sekavia ja kiistanalaisia. Liitteessä I esitettiin kaikki osallistujat, myös alihankkijat (vaikka kaikkia kutsuttiin "kumppaneiksi"), yksilöidyt kokonaiskustannukset ja haettu EU:n rahoitusosuus, kun taas liitteessä II todettiin, että ainoastaan koordinaattorille alihankkijoista aiheutuneet todelliset kustannukset olivat tukikelpoisia. Näin ollen kyse ei ollut siitä, kuvattiinko alihankkijat asianmukaisesti sellaisiksi. Ongelmana oli, että rahoitustaulukossa yksilöitiin alihankkijoiden kokonaiskustannukset ja pyydetyt määrät, minkä vuoksi Mermayde oletti, että pyydettyjä määriä voitiin todellakin pyytää komissiolta. Komissio oli todennäköisesti oikeassa oikeudellisessa mielessä väittäessään, että vain 48,37 prosenttia taulukossa ilmoitetusta 50 prosentista oli tukikelpoisia kustannuksia, mutta tämä seikka oli varmasti hämmentävä.

Hän oli todellakin työskennellyt useita vuosia komission hankkeissa, myös koordinaattorina. Vuoteen 1995 asti hän oli kuitenkin toisen organisaation palveluksessa ja työskenteli vain vastuullisena tutkijana, ei talousjohtajana. Nyt käsiteltävässä kantelussa kyseessä oleva sopimus oli kymmenes komission ja Mermayden välillä tehty sopimus. Kaikki sopimukset eivät kuitenkaan olleet luonteeltaan samanlaisia. Vain yksi näistä sopimuksista koski hanketta, joka oli samanlainen kuin neljännen puiteohjelman yhteydessä toteutetut hankkeet. Tämä hanke oli TTK-hanke, kun taas tämä hanke oli ensimmäinen liitännäistoimenpiteitä koskevaan toimeen kuuluva hanke, jonka ehdot ja säännöt poikkesivat TTK-sopimuksiin sovellettavista ehdoista ja säännöistä.

Tarkastajien kanssa käydyissä keskusteluissa ehdotusta lisäperustelujen löytämisestä alihankinnan kokonaiskustannuksille ei ollut kiistetty. Komissio ei kuitenkaan ottanut huomioon sitä, että rahoitusvirkailijalle lähetettiin kirje, jossa ehdotettiin, että Mermayde keräisi ja toimittaisi kaikki asiakirjat, joilla alihankkijoiden kokonaiskustannukset voitaisiin perustella, ja rahoitusvirkailija kehotti Mermaydeä 7 päivänä kesäkuuta 2004 päivätyllä sähköpostiviestillä lähettämään ehdotetut perustelut ja uuden kustannusselvityksen. Näin ollen oli selvää, että talousjohtaja ei täysin ymmärtänyt taloudellisia vaikutuksia, minkä vuoksi kantelija teki paljon työtä perustelujen keräämiseksi. Komissio ei kuitenkaan pitänyt esitettyjä perusteluja merkityksellisinä.

PÄÄTÖS

1 Alustava huomautus

1.1 Kantelija huomautti huomautuksissaan, että komissio lähetti lausuntonsa lähes kolme viikkoa myöhässä.

1.2 Oikeusasiamies toteaa, että komission lausunnon antaminen todellakin viivästyi. Koska viivästys oli kuitenkin rajallinen ja koska komissio ilmaisi lausuntoon liitetyssä saatekirjeessään pahoittelunsa tapahtuneesta viivästyksestä, oikeusasiamies ei näe perusteita jatkaa asian käsittelyä.

2 Takaisinperimistä koskeva päätös, jonka väitetään olevan perusteeton

2.1 Kantelu koskee komission päätöstä periä takaisin Mermayde Consultancyn ("Mermayde") . -yhtiön koordinoimalle viidennen puiteohjelman hankkeelle myönnetyt varat. Kantelijan, joka teki valituksen Mermayden puolesta, mukaan komissio pyysi 52 589,23 euron takaisinperintää, koska tiettyjä kustannuksia ei pidetty tukikelpoisina, koska neljännen puiteohjelman sääntöjen vastaisesti alihankkijoille aiheutuneita kokonaiskustannuksia ei enää otettu huomioon. Neljännessä puiteohjelmassa, josta Mermaydella oli kokemusta, komissio hyväksyi alihankkijoille aiheutuneiden kokonaiskustannusten huomioon ottamisen, vaikka vain osa näistä kustannuksista oli ilmoitettu. Viidennen puiteohjelman ensimmäisen kierroksen ehdotusta laadittaessa annettiin yksityiskohtaiset tiedot kunkin kumppanin talousarviosta ja yksilöitiin sekä kokonaiskustannukset että määrät, joille komission rahoitusta haettaisiin. Komissio ilmoitti Mermaydelle, että ehdotus hyväksyttiin sopimusneuvotteluja varten, mutta ei ilmoittanut, että ainoastaan kumppaneille, ei alihankkijoille, aiheutuneet kustannukset olisivat täysin tukikelpoisia. Sopimuksen liitteessä I esitettiin yksilöidyt kokonaiskustannukset, mukaan lukien alihankkijoiden kustannukset, sekä komission rahoitusosuus. Liitteessä II todettiin kuitenkin, että tukikelpoisia ovat ainoastaan koordinaattorille alihankkijoista aiheutuneet todelliset kustannukset. Nämä kaksi liitettä olivat näin ollen hämmentäviä.

2.2 Kantelija selitti lisäksi, että hankkeen onnistuneen loppuunsaattamisen jälkeen komissio suoritti tarkastuksen ja tarkastajat eivät olleet samaa mieltä hankkeen rahoituksesta, koska kokonaiskustannuksia ei ollut ilmoitettu kustannusselvityksessä. Tilintarkastajat vaativat näin ollen Mermaydea palauttamaan 52 589,23 euroa. Mermayde myönsi, että alihankkijoiden todelliset kokonaiskustannukset eivät käy ilmi kustannusselvityksestä, mutta ilmoitti tarkastajille, että todellisista kokonaiskustannuksista on mahdollista esittää todisteet. Tarkastajat eivät maininneet, että tällaiset todisteet eivät ratkaisisi korvauskysymystä, koska kyseiset kustannukset eivät aiheutuneet toimeksisaajalle. Todisteet alihankkijoille aiheutuneista kokonaiskustannuksista kerättiin ja lähetettiin komissiolle. Sen sijaan, että komissio olisi hyväksynyt todisteet, se lähetti toisen takaisinperintäkirjeen, jossa se totesi seuraavaa: ”Sopimuksen mukaan voidaan korvata ainoastaan ne kustannukset, jotka ovat aiheutuneet hankkeen keston aikana ja jotka on kirjattu asianomaisten osallistujien kirjanpitoon. Tämä tarkoittaa alihankintakustannusten osalta sitä, että ne voidaan korvata (sopimuksessa vahvistetun hinnan mukaan, tässä 48,37 prosenttia) vain siltä osin kuin alihankkija on toimittanut sinulle laskun, jonka olet (kokonaan) maksanut. Merkityksellisiä ovat todelliset kustannukset. Alihankinnan ”todellisten kustannusten” ja alihankinnan ”todellisten pyydettyjen määrien” vertailu (ja niihin liittyvät ilmoitukset) on sen vuoksi merkityksetöntä, eikä ”uusia” kustannusselvityksiä voida hyväksyä.”

Kantelija väitti, että komission päätös periä takaisin TRAP-LRM-hankkeelle viidennestä puiteohjelmasta myönnetty 52 589,23 euron määrä oli epäoikeudenmukainen.

Kantelija väitti, että hän allekirjoitti sopimuksen vilpittömässä mielessä neljännen puiteohjelman nojalla sovellettavista säännöistä saamansa kokemuksen perusteella ja että komission olisi pitänyt ilmoittaa hänelle uusista säännöistä ja alihankkijoiden käytön mahdollisista kielteisistä seurauksista.

2.3 Komission mukaan Mermayden, jota edustaa kantelija, ja Geelin yhteisen tutkimuskeskuksen (JRC) kanssa allekirjoitettiin viidennen puiteohjelman yhteydessä sopimus, jonka mukaan osan työstä suoritti yhdeksän alihankkijaa, jotka yksilöitiin liitteessä 1. Sopimuksen 3 artiklan mukaan hankkeen arvioidut tukikelpoiset kokonaiskustannukset olivat 222 750 euroa, ja yhteisön tuen enimmäismääräksi vahvistettiin 107 950 euroa. Talousarvion jakautuminen tärkeimpien sopimuspuolten (Mermayde ja JRC) kesken vahvistettiin arvioitujen tukikelpoisten kustannusten alustavaa jakautumista koskevassa taulukossa. Mermayden osalta yhteisön rahoitusosuudeksi vahvistettiin 48,37 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista. Komission rahoitusvastaava hyväksyi kaikki Mermayden ilmoittamat hankkeeseen liittyvät kustannukset (55 918,71 euroa) ja vähensi niistä 18 192,50 euroa saadakseen takaisin osan alkuperäisestä ennakosta. Varainhoitaja on kuitenkin virheellisesti perustanut maksun 100 prosentin korvausosuuteen eikä sopimusperusteiseen 48,37 prosentin korvausosuuteen. Huhtikuussa 2004 komissio suoritti sopimuksen tilintarkastuksen. Tarkastajat vahvistivat periaatteessa kaikkien talousjohtajan hyväksymien kustannusten tukikelpoisuuden ja perustelut, erityisesti kaikki Mermayden esittämät alihankintakustannukset. Kustannuksiin tehtiin vain vähäinen 4 860,84 euron mukautus komission hyväksi kokonaiskustannusten tasolla. Tarkastuksen seurauksena oli kuitenkin perittävä takaisin 52 589,23 euroa. Tämä 2 351,19 euron summa oli jatkoa kustannusten mukauttamiselle, kun taas Mermayden oli maksettava takaisin 50 238,04 euroa alkuperäisen liikamaksun vuoksi, ja sen korvausosuus oli 100 prosenttia 48,37 prosentin sijaan.

2.4 Komissio totesi lisäksi, että neljännen ja viidennen puiteohjelman välillä ei ollut tapahtunut muutoksia alihankkijoiden roolin ja alihankintakustannusten tukikelpoisuuden osalta. Kummassakaan puiteohjelmassa alihankkijat eivät itse olleet sopimuspuolia, joilla oli sopimussuhde komissioon. Toimeksisaajat (koordinaattorit ja muut toimeksisaajat) saivat kuitenkin teettää osan työstään alihankintana. Tällaiset kustannukset olivat tukikelpoisia siltä osin kuin ne oli "veloitettu sopimuksesta" sopimusehtojen mukaisesti (sopimuksen liitteessä II olevan C osan 14 artiklan 3 kohta), minkä vuoksi ne korvattiin toimeksisaajalle sopimuksessa vahvistetun ja toimeksisaajan kaikkiin kustannuksiin sovellettavan korvausosuuden mukaisesti (tässä tapauksessa 48,37 prosenttia). Sopimuksen liitteiden I ja II välillä ei ollut ristiriitaa. Vaikka oli totta, että liitteessä I käytettiin termiä "kumppanit", siinä yksilöitiin selvästi kaikki yksiköt Mermaydea ja YTK:ta lukuun ottamatta "SC":ksi eli alihankkijoiksi. Lisäksi kustannusten jakautumista koskevassa taulukossa mainittiin vain nämä kaksi yksikköä hankkeen osallistujina. Näin ollen kantelijalle oli kustannusten jakautumista koskevasta taulukosta selvää, että sopimuksen valmistelulomakkeessa mainituille alihankkijoille ei annettu toimeksisaajien roolia.

2.5 Komissio muistutti kantelijan todenneen, että alihankkijoiden "todellisia kokonaiskustannuksia" ei ollut ilmoitettu kustannusselvityksissä, mutta että "olisi mahdollista esittää perustelut". Komissio väitti kuitenkin, että kantelijan lausuma ei vastannut vaatimuksia, jotka koskevat sopimuksen mukaisten alihankintakustannusten tukikelpoisuutta ja korvaamista. Jotta tällaiset kustannukset olisivat tukikelpoisia, ne oli kirjattava toimeksisaajan kirjanpitoon ja jäljennökset alihankkijoiden asiaankuuluvista laskuista oli liitettävä kustannusselvityksiin (yleisten ehtojen 13 artiklan 1 kohta ja 14 artiklan 3 kohta). Tämä tarkoitti sitä, että toimeksisaaja saattoi vaatia alihankintakustannusten korvaamista vain, jos se oli saanut alihankkijalta laskun, maksanut kyseisen määrän alihankkijalle ja kirjannut tämän määrän kirjanpitoonsa. Tämän jälkeen se, että komissio tosiasiallisesti korvasi nämä kustannukset, riippui sopimuksessa vahvistetusta korvausosuudesta, joka tässä tapauksessa oli 48,37 prosenttia. Tästä seurasi, että jos alihankkijoilla olisi tosiasiallisesti ollut enemmän kustannuksia ja ne olisivat voineet laatia suurempia laskuja, Mermayden olisi ensin pitänyt maksaa nämä laskut kokonaisuudessaan, jotta ne olisivat olleet tukikelpoisia. Kyseiset kustannukset voitiin tällöin korvata 48,37 prosentilla. Korvausosuus merkitsi sitä, että Mermayden oli vastattava 51,63 prosentista kaikista tukikelpoisista kustannuksista alihankintakustannukset mukaan luettuina. Komissio ei ollut muuttanut tulkintaansa viidennen puiteohjelman sopimusvaikutuksista, kuten kantelija väitti. Oli kuitenkin oikein todeta, että tilintarkastuksen aikana havaittiin virhe hankkeesta suoritettujen maksujen käsittelyssä, nimittäin se, että Mermayden korvausosuuden olisi pitänyt olla 48,37 prosenttia eikä 100 prosenttia. Tämä selitti perintämääräyksen määrän.

2.6 Kantelija väitti huomautuksissaan, että komissio ei ollut tiivistänyt kantelua oikein lausunnossaan, koska kantelun todellinen ydin oli se, että komission olisi pitänyt ilmoittaa Mermaydelle, että sen alihankkijoista olisi pitänyt tulla komission alihankkijoita sen varmistamiseksi, että Mermayde olisi ollut tukikelpoinen alihankkijoille aiheutuneiden kustannusten osalta. Mermayde saattoi kuitenkin hyväksyä sen, että neljännen ja viidennen puiteohjelman välillä ei ollut muodollisesti muutettu alihankkijoiden asemaa ja alihankintakustannusten tukikelpoisuutta koskevia sääntöjä. Hän lisäsi, että näiden sääntöjen tulkinta ja täytäntöönpano ovat saattaneet muuttua. Ongelmana oli, että rahoitustaulukossa yksilöitiin alihankkijoiden kokonaiskustannukset ja pyydetyt määrät, minkä vuoksi Mermayde oletti, että asianomaiset määrät voitiin todellakin pyytää komissiolta. Komissio oli todennäköisesti oikeassa oikeudellisessa mielessä väittäessään, että vain 48,37 prosenttia taulukossa ilmoitetusta 50 prosentista oli tukikelpoisia kustannuksia, mutta tämä seikka oli varmasti hämmentävä. Tarkastajien kanssa käydyissä keskusteluissa ehdotusta lisäperustelujen löytämisestä alihankinnan kokonaiskustannuksille ei ollut kiistetty. Komissio ei kuitenkaan ottanut huomioon sitä, että rahoitusvirkailijalle lähetettiin kirje, jossa viitattiin siihen, että Mermayde kerää ja toimittaa kaikki asiakirjat, joilla perustellaan alihankkijoiden kokonaiskustannukset. Vastauksena tähän rahoitusvirkailija kehotti Mermaydeä toimittamaan ehdotetut perustelut ja uuden kustannusselvityksen. Näin ollen oli selvää, että talousjohtaja ei täysin ymmärtänyt taloudellisia vaikutuksia, minkä vuoksi kantelija teki paljon työtä perustelujen keräämiseksi. Komissio ei kuitenkaan pitänyt esitettyjä perusteluja merkityksellisinä.

2.7 Oikeusasiamies panee merkille seuraavat seikat kantelijan ja komission välisestä kirjeenvaihdosta, josta kantelija toimitti jäljennökset kantelunsa tueksi. Kantelija lähetti komissiolle 1. kesäkuuta 2004 kirjeen, jossa todettiin muun muassa seuraavaa: "Kuten alkuperäisestä ehdotuksesta ja komission kanssa tehdystä sopimuksesta käy ilmi, pyydetty määrä oli 48,37 prosenttia kokonaiskustannuksista. (...) Näissä alihankintasopimuksissa määriteltiin työ ja enimmäisrahoitusosuus, jonka ne voisivat laskuttaa Mermaydelta. (...) Mermayde ei ole sisällyttänyt todellisia kokonaiskustannuksia vastaaviin kustannusselvityksiin. (...) Kun minulla on kaikki todisteet kokonaiskustannuksista, voin tarvittaessa laatia tarkistetun kustannusselvityksen koko hankekaudelta ja osoittaa, että pyydetty määrä ei ylitä sopimuksen mukaista 48,37:ää prosenttia kokonaiskustannuksista." (1) Kantelija toimitti 17 päivänä kesäkuuta 2004 päivätyllä kirjeellä komissiolle uudet kustannusselvitykset ja selitti, että: ”Ainoastaan erotus on alihankkijoille aiheutuneiden todellisten kokonaiskustannusten määrä. Pyydetty määrä on sama kuin aiemmin pyydetty määrä. Tämä johtaa siihen, että pyydetty prosenttiosuus on pienempi kuin sopimuksessa mainittu 48,37 prosenttia"(2).

2.8 Edellä esitetystä ilmenee, että Mermayde antoi alihankkijoidensa laskuttaa siltä vain 48,37 prosenttia niiden kokonaiskustannuksista ja että Mermayde puolestaan ilmoitti komissiolle vain 48,37 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista. Tämän vahvistavat myös seuraavat seikat. Hankkeen arvioidut kokonaiskustannukset olivat 222 750 euroa (3), kun taas hankkeen hyväksytyt kokonaiskustannukset olivat 97 303,97 euroa (4) eli 43,68 prosenttia arvioiduista kokonaiskustannuksista. Komission mukaan periaatteessa kaikki Mermayden esittämät kustannukset hyväksyttiin. Elleivät hankkeen todelliset kustannukset olleet paljon odotettua pienemmät, tämä viittaa siihen, että Mermayde ilmoitti vain alle 50 prosenttia todellisista kustannuksista.

2.9 Oikeusasiamies pitää kiistattomana sitä, että yhteisön rahoitusosuudeksi hankkeelle vahvistettiin 48,37 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista, kuitenkin enintään 107 950 euroa. Jäljellä on kuitenkin kysymys siitä, miten kustannukset olisi pitänyt ilmoittaa, jotta ne olisi voitu rahoittaa. Edellä olevien 2.7 ja 2.8 kohdan perusteella kantelija näyttää olevan sitä mieltä, että 48,37 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista olisi pitänyt ilmoittaa ja sen jälkeen saada rahoitusta. Komissio näyttää sitä vastoin katsovan, että hankkeen kustannukset olisi pitänyt ilmoittaa kokonaisuudessaan, mistä 48,37 prosenttia olisi saanut rahoitusta.

2.10 Oikeusasiamies muistuttaa tältä osin, että sopimuksen 3 artiklassa määrätään, että "hankkeen arvioidut tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat 222 750 euroa" ja että "yhteisö rahoittaa hankkeen tukikelpoiset kustannukset (...) enintään 107 950 euroon asti". Oikeusasiamies ymmärtää tämän artiklan tarkoittavan, että yhteisön rahoitus myönnettiin hankkeen tukikelpoisten kustannusten perusteella. Oikeusasiamies katsoo lisäksi, että jotta komissio voisi määrittää hankkeen tukikelpoiset kustannukset, kaikki kustannukset oli ilmoitettava. Komissio rahoittaisi tässä tapauksessa 48,37 prosenttia tukikelpoisiksi katsomistaan kustannuksista. Komission kanta, jonka mukaan hankkeen kaikki kustannukset olisi pitänyt ilmoittaa, vaikuttaa näin ollen kohtuulliselta.

2.11 Oikeusasiamies muistuttaa lisäksi, että sopimuksen liitteessä II olevassa 16 artiklassa määrätään, että "tukikelpoiset kustannukset korvataan, jos pääasiallinen sopimuspuoli perustelee ne". Käsiteltävässä asiassa vaikuttaa kiistattomalta, että Mermayde oli pääasiallinen sopimuspuoli. Koska Mermayde näyttää esittäneen perustelut vain alle 50 prosentille kokonaiskustannuksista, vaikuttaa kohtuulliselta, että komissio on myöntänyt rahoitusta vain 48,37 prosentille näistä perustelluista kustannuksista.

2.12 Oikeusasiamies panee kuitenkin merkille kantelijan väitteen, jonka mukaan talouspäällikkö kehotti kantelijaa toimittamaan perustelut alihankinnan kokonaiskustannuksille, mutta komissio ei lopulta pitänyt perusteluja merkityksellisinä. Oikeusasiamies muistuttaa tässä yhteydessä, että sopimuksen liitteessä II olevassa 13 artiklassa määrätään, että tukikelpoiset kustannukset "määritetään aikaisempiin kustannuksiin perustuvan kirjanpitoperiaatteen ja pääasiallisen sopimuspuolen tavanomaisten sisäisten sääntöjen mukaisesti" ja "kirjataan kirjanpitoon". Vaikuttaa siis siltä, että jotta kustannukset olisivat tukikelpoisia, ne oli kirjattava pääasiallisen sopimuspuolen (tässä tapauksessa Mermayden) kirjanpitoon. Saman liitteen 14 artiklan 3 kohdassa määrätään, että alihankintasopimukset voidaan kirjata sopimukseen, jos "kyseisten pääasiallisten sopimuspuolten oikeaksi todistamat jäljennökset asiaankuuluvista laskuista liitetään vastaaviin kustannusselvityksiin", mikä viittaa myös siihen, että alihankintakustannukset on laskutettava pääasialliselta sopimuspuolelta eli kirjattava pääasiallisten sopimuspuolten kirjanpitoon. Komissio näyttää näin ollen toimineen sopimuksen mukaisesti katsoessaan, että ainoastaan alihankkijoiden kustannukset, joista pääasiallinen sopimuspuoli eli Mermayde tosiasiallisesti vastasi, olivat tukikelpoisia 48,37 prosentin osalta. Oikeusasiamies ei löydä kantelijan ja komission talousasioista vastaavan virkamiehen välisestä kirjeenvaihdosta mitään viitteitä siitä, että komissio olisi kehottanut Mermaydeä toimittamaan todisteita alihankkijoiden kustannuksista, joista Mermayde ei ollut vastannut, varsinkaan kun hän 7 päivänä kesäkuuta 2004 lähettämässään sähköpostiviestissä (5) viittaa "tositteisiin ja laskuihin"(6).

2.13 Oikeusasiamiehen mielestä edellä esitetystä käy ilmi, että kantelija on ymmärtänyt väärin kyseisen yhteisön rahoitusjärjestelmän toiminnan ja tavan, jolla kustannukset olisi pitänyt ilmoittaa. Näin ollen on vielä selvitettävä, oliko sopimuksen allekirjoittamisen valmisteluissa mitään sellaista, jonka olisi pitänyt saada komissio epäilemään väärinkäsitystä ja saada se selventämään sopimusta kantelijan kannalta.

2.14 Oikeusasiamies muistuttaa tässä yhteydessä kantelijan katsoneen, että sopimuksen kaksi liitettä olivat hämmentäviä, varsinkin kun liitteessä I olevassa rahoitustaulukossa yksilöitiin alihankkijoiden kokonaiskustannukset ja pyydetyt määrät, kun taas liitteessä II todettiin, että tukikelpoisia olivat ainoastaan koordinaattorin alihankkijoiden todelliset kustannukset. Oikeusasiamies toteaa, että kyseisessä rahoitustaulukossa oli lueteltu alihankkijat ja niiden kokonaiskustannukset sekä "EU:n rahoitusosuus", joka vaihteli nollasta sataan prosenttiin kokonaiskustannuksista. On totta, että kun tarkastellaan erikseen alihankkijoita, rahoitustaulukko ei vastaa komission näkemystä siitä, miten kustannukset olisi ilmoitettava, jotta ne voitaisiin rahoittaa, koska yhteisö ei voinut rahoittaa tietyn alihankkijan kustannuksia 100-prosenttisesti, kun niitä tarkastellaan erikseen. Mermayden laskutettuaan vain 48,37 prosenttia alihankkijan laskutetuista kustannuksista saa yhteisön rahoitusta. Oikeusasiamies ei kuitenkaan katso, että kyseinen rahoitustaulukko olisi antanut komissiolle riittäviä syitä epäillä kantelijan käsitystä rahoitusjärjestelmästä, koska luettelossa mainitun EU:n rahoitusosuuden kokonaismääräksi vahvistettiin 107 950 euroa, mikä on täysin sopimuksen 3 artiklan mukaista. Oikeusasiamies ei ole löytänyt muuta syytä, jonka vuoksi komission olisi pitänyt epäillä, että kantelija oli ymmärtänyt rahoitusjärjestelmän väärin.

2.15 Kantelijan kantelussa esittämästä väitteestä, jonka mukaan komission olisi pitänyt ilmoittaa hänelle viidennen puiteohjelman uusista säännöistä ja alihankkijoiden käytön mahdollisista kielteisistä seurauksista, oikeusasiamies toteaa, että kantelija myönsi huomautuksissaan, että säännöt eivät todennäköisesti olleet muuttuneet neljännen ja viidennen puiteohjelman välillä alihankintakustannusten tukikelpoisuuden osalta, mutta että sääntöjen tulkinnalla olisi voinut olla. Oikeusasiamies ei kuitenkaan löytänyt mitään näyttöä, joka viittaisi siihen, että komissio olisi neljännen puiteohjelman yhteydessä tulkinnut sääntöjä siten, että se olisi rahoittanut sellaisten muiden yksiköiden kuin päätoimeksisaajien kustannuksia, joita nämä toimeksisaajat eivät olleet laskuttaneet. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että alihankkijoiden käytön kielteiset seuraukset olisi voitu välttää, jos nämä alihankkijat olisivat laskuttaneet kaikki kustannuksensa Mermaydelta, joka olisi sitten saanut näiden kokonaiskustannusten perusteella rahoitusta. Oikeusasiamiehellä ei näin ollen ole tiedonantovelvollisuutta tässä asiassa.

2.16 Oikeusasiamies pitää varmasti valitettavana sitä, että kantelija näyttää ymmärtäneen väärin komission rahoitusjärjestelmän. Edellä esitetyn perusteella hän ei kuitenkaan katso, että komissio olisi syyllistynyt asiassa hallinnolliseen epäkohtaan.

2.17 Edellä esitetystä huolimatta oikeusasiamies toteaa, että komissio selitti 4. marraskuuta 2004 päivätyssä toisessa perintäkirjeessään, mitä tarkoitetaan "kirjanpitoon kirjatuilla" kustannuksilla alihankintakustannusten osalta, ja totesi, että nämä kustannukset voidaan korvata ainoastaan sopimuksessa vahvistetun määrän mukaisesti (tässä tapauksessa 48,37 prosenttia) siltä osin kuin alihankkija on esittänyt toimeksisaajalle laskun, jonka toimeksisaaja on maksanut kokonaisuudessaan. Oikeusasiamies katsoo, että alihankintakustannusten rahoitusta koskevien mahdollisten tulevien väärinkäsitysten välttämiseksi olisi hyödyllistä, jos komissio voisi toteuttaa toimia yhteisön rahoitusta koskevien sopimusten selkeyttämiseksi selittämällä selkeästi ehdot, joiden on täytyttävä, jotta nämä kustannukset voidaan ottaa huomioon. Oikeusasiamies esittää asiasta lisähuomautuksen.

3 Kantelijan väite

3.1 Kantelija vaati komissiota peruuttamaan takaisinperintäpäätöksensä ja palauttamaan takaisinperityn 52 589,23 euron summan hankkeen koordinaattorille Mermaydelle.

3.2 Komissio totesi, että komission huhtikuussa 2004 suorittamassa hanketta koskevassa tarkastuksessa tarkastajat vahvistivat, että periaatteessa kaikki rahoitusjohtajan hyväksymät kustannukset, erityisesti kaikki Mermayden esittämät alihankintakustannukset, olivat tukikelpoisia ja perusteltuja. Kustannuksiin tehtiin vain vähäinen 4 860,84 euron mukautus komission hyväksi kokonaiskustannusten tasolla. Tarkastuksen seurauksena oli kuitenkin perittävä takaisin 52 589,23 euroa. Tämä 2 351,19 euron summa oli jatkoa kustannusten mukauttamiselle, kun taas Mermayden oli maksettava takaisin 50 238,04 euroa ensimmäisen liikamaksun vuoksi, ja sen korvausosuus oli 100 prosenttia 48,37 prosentin sijaan. Talousjohtaja oli virheellisesti perustanut maksun 100 prosentin korvausosuuteen eikä sopimusperusteiseen 48,37 prosentin korvausosuuteen. Toteuttaessaan korjaavia toimia ja vaatiessaan liikaa maksetun määrän takaisinperimistä komissio toimi täysin sopimusmääräysten ja tarkastuspäätelmien mukaisesti. Komissio pahoitteli virhettä, joka oli kuitenkin selvä kantelijalle sopimusjärjestelyt huomioon ottaen.

3.3 Oikeusasiamies pitää esillä olevassa asiassa kiistattomana sitä, että korvausosuus oli 48,37 prosenttia. Edellä 3.2 kohdasta ilmenee lisäksi, että komissio näyttää laskeneen tukikelpoiset kustannukset oikein, mikä merkitsee sitä, että kyseessä on todellakin virheellinen liikamaksu. Valitettavasti tämä liikamaksu näyttää osuneen päällekkäin kantelijan tukikelpoisten kustannusten laskemista koskevan väärinkäsityksen kanssa, joten hän ei huomannut virhettä. Oikeusasiamiehen edellä 3.2 kohdassa esittämän hallinnollisen epäkohdan puuttumisen perusteella komission takaisinperintäpäätös vaikuttaa kuitenkin kohtuulliselta, eikä kantelijan vaatimusta näin ollen voida hyväksyä.

4 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että komissiossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Lisähuomautus

Oikeusasiamies katsoo, että alihankintakustannusten rahoitusta koskevien mahdollisten tulevien väärinkäsitysten välttämiseksi olisi hyödyllistä, jos komissio voisi toteuttaa toimia yhteisön rahoitusta koskevien sopimusten selkeyttämiseksi selittämällä selkeästi ehdot, joiden on täytyttävä, jotta nämä kustannukset voidaan ottaa huomioon.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Oikeusasiamies korostaa tätä.

(2) Oikeusasiamies korostaa tätä.

(3) Sopimuksen 3 artikla, jonka jäljennöksen kantelija toimitti valituksensa yhteydessä.

(4) Global Financial Overview, joka on liitetty komission 11 päivänä toukokuuta 2004 Mermaydelle lähettämään kirjeeseen, josta kantelija toimitti jäljennökset kantelunsa mukana.

(5) Kantelija toimitti jäljennöksen siitä kantelunsa mukana.

(6) Oikeusasiamies korostaa tätä.