Kantelun tausta

1. Kantelija on EU:n henkilöstön jäsen. Ne toimittivat kesäkuussa 2023 Euroopan tietosuojavaltuutetulle kaksi erillistä kantelua, jotka koskivat työnantajan eli EU:n toimielimen, elimen, toimiston tai viraston (IBOA) suorittamaa henkilötietojen käsittelyä ja muita organisatorisia ja teknisiä kysymyksiä sen varmistamiseksi, että henkilöstön jäsenten henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.  

2. Euroopan tietosuojavaltuutettu päätti kesäkuussa 2023 käsitellä jompaakumpaa kantelua ja pyysi asianomaista IBOA:ta esittämään huomautuksia.

3. Kantelija lähetti heinä- ja syyskuussa 2023 lisätietoja toisesta valituksesta. Euroopan tietosuojavaltuutettu päätti marraskuussa 2023 jatkaa toisen kantelun käsittelyä.

4. Lokakuussa 2023 ja maaliskuussa 2024 kantelija lähetti lisätietoja kyseisistä kahdesta kantelusta ja esitti uusia väitteitä. Euroopan tietosuojavaltuutettu pyysi IBOA:lta lisäselvennyksiä. 

5. Syyskuussa 2025 tietosuojavaltuutettu otti yhteyttä kantelijaan ja pyysi anteeksi heidän kahden valituksensa käsittelyn viivästymistä ja lisäsi, että molempia käsiteltiin ensisijaisena asiana.

6. Lokakuussa 2025 kantelija toimitti lisätietoja Euroopan tietosuojavaltuutetulle asiaan liittyvän unionin yleisen tuomioistuimen tuomion jälkeen. Marraskuussa 2025 kantelija pyysi Euroopan tietosuojavaltuutettua saattamaan arviointinsa päätökseen. Euroopan tietosuojavaltuutettu vastasi, että se arvioi tuomiota ja ettei se voinut vielä toimittaa pyydettyä aikataulua. Euroopan tietosuojavaltuutettu toisti, että molempia tapauksia käsitellään ensisijaisina.

7. Joulukuussa 2025 kantelija oli tyytymätön siihen, miten Euroopan tietosuojavaltuutettu käsitteli asiaa, ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

8. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen Euroopan tietosuojavaltuutetun kanteluista päättämiseen käyttämästä ajasta.

9. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai Euroopan tietosuojavaltuutetun vastauksen oikeusasiamiehelle tehtyyn kanteluun. Kantelijalle annettiin mahdollisuus kommentoida Euroopan tietosuojavaltuutetun vastausta. Koska Euroopan tietosuojavaltuutettu antoi tällä välin alustavan arvionsa [1] näistä kahdesta tapauksesta, kantelija päätti olla esittämättä lisähuomautuksia oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä.  

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

10. Kantelija katsoi, että Euroopan tietosuojavaltuutetun valitusten käsittely kesti kohtuuttoman kauan.

11. Euroopan tietosuojavaltuutettu tunnusti, että on tärkeää käsitellä valitukset huolellisesti ja kohtuullisessa ajassa, ja totesi, että valitusten käsittely kesti tavallista kauemmin. Euroopan tietosuojavaltuutettu pyysi kantelijalta anteeksi viivästystä. Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi pyrkivänsä koko menettelyn ajan tiedottamaan kantelijalle näiden kahden tapauksen etenemisestä.

12. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle Euroopan tietosuojavaltuutettu esitti toteutettujen tutkintatoimien aikataulun ja väitti, että viivästyminen oli perusteltua tapausten monimutkaisuuden, tutkimusten muuttuvien olosuhteiden ja kyseisen ajanjakson aikana ilmenneiden huomattavien resurssirajoitusten vuoksi.

13. Euroopan tietosuojavaltuutettu selitti erityisesti, että kantelija oli toimittanut menettelyn eri vaiheissa lisäväitteitä ja -tietoja, jotka laajensivat merkittävästi alkuperäisten valitusten soveltamisalaa. Euroopan tietosuojavaltuutettu tarvitsi näin ollen aikaa arvioidakseen lisätiedot ja päättääkseen tarkoituksenmukaisimmasta seuraavasta vaiheesta. Tietosuojavaltuutettu selitti lisäksi, että kun otetaan huomioon näiden kahden kantelun väliset tosiasialliset ja oikeudelliset yhteydet, se päätti arvioida niitä yhdessä varmistaakseen vaaditun johdonmukaisuuden ja kattavuuden.

14. Euroopan tietosuojavaltuutettu korosti, että kyseisellä ajanjaksolla sen resurssit olivat rajalliset ja sen työmäärä kasvoi merkittävästi. Se myönsi kuitenkin, että henkilöresurssien puute ei voi oikeuttaa kohtuuttomia viivästyksiä valituksen käsittelyssä. Tätä varten Euroopan tietosuojavaltuutettu oli ottanut käyttöön henkilöstöä vahvistavia ja muita sisäisiä organisatorisia toimenpiteitä, joiden tarkoituksena oli erityisesti sujuvoittaa valitusten käsittelyä ja välttää vastaavia ongelmia tulevaisuudessa.

15. Tutkinnan aikana helmikuussa 2026 Euroopan tietosuojavaltuutettu hyväksyi alustavan kantansa molempiin tapauksiin [2].

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Hyvän hallinnon periaatteista seuraa, että EU:n elinten olisi tehtävä päätökset kohtuullisessa ajassa.^[3] Näin on erityisesti silloin, kun menettely koskee perusoikeuksia, kuten oikeutta henkilötietojen suojaan ja yksityisyyden suojaan ^[4].

17. Se, mikä on ”kohtuullinen aika”, riippuu asian olosuhteista. Huomioon otettavia tekijöitä ovat muun muassa asian monimutkaisuus, osapuolten käyttäytyminen, hallinnon toteuttamat eri menettelyvaiheet ja asian yleinen asiayhteys.^[5] Kohtuullisen ajan vaatimus ei koske ainoastaan menettelyn koko kestoa vaan myös kunkin menettelyvaiheen välillä kulunutta aikaa.^[6] Jos kesto ylittää kohtuullisen ajan, hallinnon on perusteltava viivästyminen ^[7] ja tiedotettava kantelijalle ennakoivasti asian etenemisestä ^[8].

18. Tutkinnan aikana Euroopan tietosuojavaltuutettu antoi kohtuulliset selitykset, joilla se perusteli kantelujen arvioinnin viivästymistä osittain. Euroopan tietosuojavaltuutettu selitti erityisesti, että kantelija toimitti lisätietoja, jotka ”laajensivat alkuperäisten kantelujen tosiasiallista ja oikeudellista soveltamisalaa”. Näin ollen oli kohtuullista, että Euroopan tietosuojavaltuutettu tarvitsi aikaa arvioidakseen nämä tiedot ja päättääkseen asianmukaisimmista jatkotoimista. Oikeusasiamies toteaa myös, että oli kohtuullista, että Euroopan tietosuojavaltuutettu käsitteli molemmat kantelut yhdessä, kun otetaan huomioon niiden tosiasialliset ja oikeudelliset yhteydet, jotta voitiin varmistaa johdonmukainen ja kattava lähestymistapa ja asiaankuuluvien tietosuojasääntöjen täysimääräinen noudattaminen.

19. Oikeusasiamies toteaa  kuitenkin, että Euroopan tietosuojavaltuutetulta kesti lähes puolitoista vuotta arvioida kantelijan toimittamat lisätiedot ja perustelut ja päättää sen seuraavasta vaiheesta (maaliskuusta 2024 syyskuuhun 2025). Vastauksessaan oikeusasiamiehelle Euroopan tietosuojavaltuutettu myönsi, että viivästys johtui osittain resurssien puutteesta.

20. Oikeusasiamies on aiemmin katsonut, että IBOA:t ovat velvollisia järjestämään palvelunsa siten, että ne voivat täyttää tehtävänsä.[9] Oikeusasiamies on tietoinen siitä, että EU:n hallinto joutuu käsittelemään yhä useampia tehtäviä ja kanteluja lisäämättä vastaavasti henkilöresursseja tai aineellisia resursseja. Tältä osin oikeusasiamies on tyytyväinen Euroopan tietosuojavaltuutetun vuonna 2025 toteuttamiin toimenpiteisiin, joilla pyritään puuttumaan sen ruuhkautumiseen ja estämään vastaavat ongelmat tulevaisuudessa.

21. Huolellisen harkinnan jälkeen oikeusasiamies katsoo, että Euroopan tietosuojavaltuutettu antoi tutkimuksen aikana kohtuulliset ja vakuuttavat selitykset, joilla perustellaan kyseisten kahden tapauksen arviointiin kulunut aika. Ottaen myös huomioon, että Euroopan tietosuojavaltuutettu on nyt toimittanut kantelijalle alustavan arvion heidän kahdesta kantelustaan, ja koska kantelija ei ole esittänyt lisähuomautuksia, oikeusasiamies katsoo, että kantelun tutkiminen ei ole perusteltua.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän [10]:

Kun otetaan huomioon, että Euroopan tietosuojavaltuutettu on tutkinnan aikana antanut kohtuulliset selitykset perustellakseen osan kyseisten kahden kantelun käsittelyn viivästymisestä ja että se on toteuttanut toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on puuttua sen ruuhkautumiseen ja välttää vastaavat tilanteet tulevaisuudessa, lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Valituksen tekijälle ja Euroopan tietosuojavaltuutetulle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Teresa Anjinho

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 21.7.2026

[1] Euroopan tietosuojavaltuutetun työjärjestyksen 18 artiklan mukaisesti, saatavilla osoitteessa https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[2] Euroopan tietosuojavaltuutetun työjärjestyksen 18 artiklan mukaisesti, saatavilla osoitteessa https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[3] Ks. esimerkiksi oikeusasiamiehen päätökset asiassa 1609/2021/VS, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433 ja asiassa 2029/2020/PL, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/147845. Ks. myös Euroopan unionin perusoikeuskirjan 41 artiklan 1 kohta, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT#d1e570-393-1.

[4] Ks. esimerkiksi oikeusasiamiehen päätökset asiassa 1888/2023/TM, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224 ja asiassa 1609/2021/VS, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433.

[5] Ks. esimerkiksi yhteisöjen tuomioistuimen tuomio 17. joulukuuta 1998, Baustahlgewebe v. komissio, asia C-185/95 P, 29 kohta, saatavilla osoitteessa http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&docid=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 ja oikeusasiamiehen päätös asiassa 484/2015/DR, kohta 28, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[6] Ks. esimerkiksi yhteisöjen tuomioistuimen tuomio 2.6.1994, De Compte v. parlamentti, asia C-326/91 P, 21 kohta, saatavilla osoitteessa http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4442402 ja oikeusasiamiehen päätös asiassa 1873/2018/LM, kohta 23, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[7] Ks. esimerkiksi yhteisöjen tuomioistuimen tuomio 5.5.1983, Ditterich v. komissio, asia 207/81, 26 kohta, saatavilla osoitteessa http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4443230.

[8] Ks. esimerkiksi oikeusasiamiehen päätökset asiassa 1888/2023/TM, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224 ja asiassa 1873/2018/LM, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[9] Sama kuin edellä.

[10] Tämä kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten hyväksymisestä tekemän päätöksen mukaisesti.