Kantelun tausta

1. Valituksen tekijä, joka on vaaliavun alalla toimiva säätiö, jätti EU:n rahoitusta koskevan ehdotuspyynnön yhteydessä hakemuksen hankkeelle, jolla tuetaan yleisafrikkalaisia vaalivalmiuksia.[1] Ehdotuspyyntöä hallinnoi Euroopan unionin Afrikan unionin edustusto, joka toimii ”hankintaviranomaisena” Euroopan komission alaisuudessa. Ehdotuspyyntö jaettiin kahteen osaan. Kantelija haki erää 1.

2. Osana hakumenettelyä kantelija toimitti muistion, jossa se pyysi EU:n rahoitusta 90 prosenttiin tukikelpoisista kustannuksista.[2] Kantelijan hakemus oli esivalittu, ja sitä pyydettiin toimittamaan täydellinen hakemus. Täydellisessä hakemuksessa kantelija pyysi EU:n rahoitusta, jonka määrä oli 95 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista.

3. Komissio hylkäsi kantelijan hakemuksen, koska se ei enää täyttänyt kaikkia ehdotuspyynnön kriteerejä, erityisesti koska haetun EU:n rahoituksen prosenttiosuus ylitti 90 prosentin kynnysarvon. 

4. Kantelija pyysi 29. heinäkuuta 2023 edustustoa harkitsemaan tätä päätöstä uudelleen. Se väitti, että kyseessä oli kirjoitusvirhe, joka johtui useiden EU:n rahoitusta koskevien hakemusten laatimisesta samanaikaisesti. Se katsoi, että valtuuskunnan olisi pitänyt pyytää selvennyksiä sen sijaan, että se olisi hylännyt sen hakemuksen. Kantelija esitti edustustolle myös huolensa mahdollisesta eturistiriidasta, joka liittyy ehdotuspyynnön erään 2. Se väitti, että asiantuntija, joka oli osallistunut tämän ehdotuspyynnön perusteella rahoitetun hankkeen kehittämiseen, työskentelee erää 2 hakeneelle yksikölle.

5. Valtuuskunta vastasi 2. elokuuta 2023. Se pysyi kantelijan hakemuksen hylkäämistä koskevassa kannassaan. Se totesi, että kantelijan olisi pitänyt saada varoitusviesti sähköiseen hakujärjestelmään, kun se antoi tietoja, jotka eivät olleet ehdotuspyynnön ohjeiden mukaisia. Mitä tulee kantelijan väitteisiin erän 2 mahdollisesta eturistiriidasta, edustusto selitti, että pyynnön laativat sisäisesti edustuston hankevastaavat ja että siinä ei havaittu eturistiriitoja.

6. Kantelija oli tyytymätön valtuuskunnan vastaukseen ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen syyskuussa 2023.

Tiedustelu

7. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen edustuston päätöksestä hylätä kantelijan hakemus ja siitä, miten se käsitteli kantelijan huolenaiheita, jotka koskivat erän 2 mahdollista eturistiriitaa.

8. Tutkinnan aikana oikeusasiamies tutki asiaa koskevan asiakirja-aineiston. Valtuuskunta toimitti myös selvennyksiä vastauksena oikeusasiamiehen esittämiin kysymyksiin. Vastaus toimitettiin kantelijalle, joka esitti huomautuksia.

9. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tapasi tämän jälkeen komission ja edustuston edustajia saadakseen lisäselvityksiä kantelun molemmista näkökohdista. Oikeusasiamies jakoi kokousraportin kantelijan kanssa, ja kantelija esitti huomautuksia kertomuksesta.

Kantelijan hakemuksen hylkääminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Komissio

10. Komissio selvensi hakemuksen hylkäämisen perusteita. Se selitti, että avustusten hakijoille tarkoitetuissa suuntaviivoissa, jotka ovat osa ehdotuspyyntöasiakirjoja, todetaan, että hakijat voivat hakea EU:n avustusta enintään 90 prosenttiin tukikelpoisista kustannuksista.[3] Ehdotuspyyntöasiakirjoihin sisältyi suuntaviivojen liitteenä oleva ”itseohjautuvuutta koskeva tarkistuslista”, jossa hakijoita kehotettiin tarkistamaan ennen hakemuksen jättämistä, täyttivätkö he kaikki ehdotuspyynnön kriteerit, mukaan lukien sen varmistaminen, että haetun EU:n rahoitusosuuden prosenttiosuus ei ylittänyt enimmäismäärää.[4] Ehdotuspyynnössä todettiin, että ”kaikki tarkistuslistassa lueteltuihin kohtiin liittyvät virheet [...] tai koko hakemuksen merkittävät epäjohdonmukaisuudet (esim. jos talousarvion taulukoissa esitetyt määrät ovat epäjohdonmukaisia) voivat johtaa hakemuksen hylkäämiseen”.

11. Tässä tapauksessa edustusto hylkäsi kantelijan hakemuksen, koska se ei noudattanut yhtä tarkistuslistassa luetelluista kohdista eli sitä, että se pyysi EU:n rahoitusta, joka ylitti ehdotuspyynnössä sallitun enimmäisprosenttiosuuden.

12. Komissio totesi, että sillä on ehdotuspyynnön nojalla mahdollisuus pyytää selvennyksiä, jos toimitetut tiedot ovat epäselviä. Tämä vastaa varainhoitoasetusta [5], jonka mukaan hakuasiakirjoissa olevat ilmeiset kirjoitusvirheet voidaan korjata, jotta vältettäisiin laadukkaiden hakemusten hylkääminen puhtaasti muodollisin perustein.[6] Vaikka varainhoitoasetukseen ei sisälly komission sisäisten ohjeiden mukaan määritelmää siitä, mikä on ilmeinen kirjoitusvirhe, tällaisiin virheisiin sisältyvät talousarviossa olevat laskuvirheet tai hakulomakkeen ilmeinen väärinymmärrys. Komission tehtävänä on määrittää tapauskohtaisesti, mitkä olosuhteet voivat muodostaa ilmeisen kirjoitusvirheen. Tämän jälkeen komissiolla on harkintavalta päättää, onko virheen korjaaminen perusteltua erityistilanteen perusteella, mikä on varainhoitoasetuksessa säädetty mahdollisuus eikä velvollisuus.

13. Tässä tapauksessa komissio katsoi, ettei ollut perusteltua pyytää kantelijalta selvennystä tai korjata virhettä, koska kantelijan virhe ei ollut ilmeinen kirjoitusvirhe. Komissio katsoi, että kantelija oli ”käyttänyt johdonmukaisesti ja tietoisesti 95:tä prosenttia (eikä 90:tä prosenttia) EU:n rahoituksen prosenttiosuutena täyden hakemuksen liitteenä olevassa talousarviossa. Se totesi, että viiden prosentin osarahoitusosuuden ehdottaminen vaikutti olevan kantelijan vakiokäytäntö, kuten edustustolle 29. heinäkuuta 2023 lähetetyssä kirjeessä todettiin, ja oli siten kantelijan tietoinen valinta.

14. Lisäksi komissio väitti, että virhe ei ollut yksinkertainen ja helposti tunnistettavissa oleva virhe, koska yhtä lukua oli käytetty väärin, se oli laskettu väärin, se oli epäjohdonmukainen talousarviotaulukossa tai siinä oli virhe, joka viittasi siihen, että kantelija oli ymmärtänyt väärin ehdotuspyynnön ehdot. Sen sijaan kantelija laski koko talousarvion kertomalla arvioidut tukikelpoiset kustannukset halutulla prosenttiosuudella EU:n rahoituksesta. Komissio väitti näin ollen, että koska kantelijan virhe ei ollut muodollinen puute vaan merkittävä poikkeama ehdotuspyynnön ehdoista, sen korjaaminen olisi johtanut hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun rikkomiseen.

15. Komissio väitti myös, että EU:n oikeuskäytännön [7] mukaisesti ilmeinen kirjoitusvirhe ei voi koskea tietoja, jotka ovat tarpeen, jotta hakemusta ei hylätä, kuten tässä tapauksessa. Komissio totesi erityisesti, että ehdotuspyyntöasiakirjoista kävi selvästi ilmi, että hakemuksen hylkäämisen perusteena olivat ehdotukset, joihin sisältyi hakemuksia, jotka koskivat sallittua enimmäismäärää suurempaa prosenttiosuutta EU:n rahoituksesta.

16. Lisäksi komissio totesi, että kantelijan olisi pitänyt saada varoitusviesti sähköisen hakujärjestelmän virheestä ennen hakemuksensa jättämistä. Sähköisen hakujärjestelmän avulla tehdyn simulaation perusteella komissio totesi, että seuraava viesti oli ”tärkeä tieto (ei estäminen) Pyydetty EU:n rahoitusosuus prosentteina tukikelpoisista kokonaiskustannuksista, ks. ehdotuspyynnössä (tai erässä) sallitut prosenttiosuudet suuntaviivojen 1.3 jaksossa”.

Kantelijan toimesta

17. Kantelija väitti, että komission kanta on ilmeisen kohtuuton. Se väitti, että tehty virhe oli ilmeinen kirjoitusvirhe ja että komission olisi pitänyt pyytää siltä selvennyksiä eikä hylätä hakemusta.

18. Kantelija väitti, ettei se tehnyt tahallisesti tätä virhettä, koska se toimitti täydellisen hakemuksen, jonka tarkoituksena oli tulla valituksi. Se oli pyytänyt alustavassa muistiossa oikeaa prosenttiosuutta EU:n rahoituksesta. Valtuuskunnalle osoitetussa kirjeessä se oli todellakin selventänyt, miten se oli tehnyt virheen. Tämä johtui siitä, että EU oli muuttanut EU:n rahoituksen vakioprosenttiosuuden 95 prosentista 90 prosenttiin. Kantelija väitti, että lähetystölle osoitettu kirje, jossa selitetään virhe, ei voi kohtuudella olla todiste siitä, että se muutti tarkoituksellisesti prosenttiosuutta hakemuksessaan.

19. Lisäksi kantelija totesi, että ilmeisen kirjoitusvirheen käsite ei rajoitu ”anteeksiannettaviin virheisiin”, jotka koskevat tilanteita, jotka johtuvat ehdotuspyyntöasiakirjojen epäselvyydestä tai epäselvistä ohjeista. Se kattaa myös kirjoitusvirheet, kuten tapaukset, joissa valintamenettelyn kahdessa eri vaiheessa ilmoitetun prosenttiosuuden välillä on selvä ja ilmeinen epäjohdonmukaisuus, kuten tässä tapauksessa. 

20. Kantelija katsoi näin ollen, että komission päätös sulkea se menettelyn ulkopuolelle oli suhteeton ja moitteettoman varainhoidon periaatteen vastainen. Kantelija väitti, että komission olisi pitänyt pyytää selvennyksiä ja että tämä ei olisi muuttanut sen hakemusta eikä antanut sille etua, koska EU:n rahoituksen enimmäismäärää sovellettiin yhtäläisesti kaikkiin hakijoihin.

21. Varoitusviestin osalta kantelija väitti, että komissio ei toimittanut näyttöä siitä, että tällainen viesti olisi ilmestynyt silloin, kun se jätti hakemuksensa. Komissio tukeutui ainoastaan myöhempään simulaatioon eikä konkreettisiin todisteisiin siitä, milloin se oli käyttänyt hakemuslomaketta. Vaikka tällainen viesti olisikin ilmestynyt, komissio ei ole myöskään selittänyt, miksi se ei ole ottanut käyttöön tehokkaampia ja välittömämpiä takeita, kuten sitä, että kantajalle ilmoitetaan välittömästi, ettei väitettä voida ottaa tutkittavaksi, tai että se on suoralta kädeltä estänyt sen esittämisen.

Oikeusasiamiehen arviointi

22. Varainhoitoasetuksessa sallitaan ”ilmeisten kirjoitusvirheiden” korjaaminen, jotta voidaan estää laadukkaiden hakemusten hylkääminen puhtaasti muodollisin perustein.[8] Vaikka ilmeisen kirjoitusvirheen käsitettä ei ole määritelty täsmällisesti, komission sisäisissä suuntaviivoissa [9] tällaiset virheet määritellään puuttuviksi tiedoiksi, helposti tunnistettaviksi tekstivirheiksi (virhe/puute) ja ristiriitaisiksi tiedoiksi. Näitä voivat olla esimerkiksi alun perin virheellisesti laskettujen kustannusten uudelleenlaskenta, hakija, joka ei ymmärtänyt oikein, missä EU:n rahoitusosuus esitetään talousarviossa, tai hakija, joka haki suurempaa avustusta kuin ehdotuspyynnössä sallittu enimmäismäärä. Se voi sisältää myös hakemasi avustusmäärän, jota ei ole täytetty, tai väärän toimityypin tai väärän PIC-numeron.

23. Jotta virhettä voitaisiin pitää ilmeisenä kirjoitusvirheenä, se ei myöskään saisi edellyttää oikaisua, joka johtaisi hakemuksen olennaiseen muuttamiseen tai ehdotuspyynnön ehtojen muuttamiseen, koska tämä kyseenalaistaisi arvioinnin tulokset ja vaikuttaisi hakijoiden yhdenvertaiseen kohteluun. Tältä osin on todettava, että jos hakija tekee virheen jonkin tutkittavaksi ottamisen tai kelpoisuuden perusteen osalta, tällaista virhettä ei voida pitää ilmeisenä kirjoitusvirheenä, koska tällaisten perusteiden noudattamatta jättäminen on itsessään peruste hakemuksen hylkäämiselle.

24. Komissio väitti, että kantelijan virhe oli tietoinen valinta eikä sitä voida pitää ilmeisenä kirjoitusvirheenä. Vaikka oikeusasiamies myöntää, että kantelija olisi voinut toimia huolellisemmin jättäessään hakemuksensa, oikeusasiamies ei ole vakuuttunut komission antamasta selityksestä seuraavista syistä.

25. Kantelijan aikomuksen osalta oikeusasiamies ei pidä komission kantaa vakuuttavana. Kantelijalla ei ollut intressiä jättää hakemusta, jossa EU:n rahoituksen prosenttiosuus ylittäisi ehdotuspyynnössä sallitun enimmäismäärän. Lisäksi se oli alun perin käyttänyt käsitteellisessä muistiossa oikeaa prosenttiosuutta. Kantelijan 29. heinäkuuta 2023 edustustolle lähettämä kirje ei osoita, että virhe oli tahallinen. Tässä kirjeessä kantelija pikemminkin selitti, miksi se teki virheen täydellisessä hakemuksessa eli käytti automaattisesti samaa prosenttiosuutta, jota se oli käyttänyt aiemmissa ehdotuspyynnöissä (5 prosentin yhteisrahoitusosuus), joka oli komission aiempien ehdotuspyyntöjen yhteydessä myöntämän EU:n rahoituksen vakioprosenttiosuus. Se, että kantelija toi tässä kirjeessä esiin myös huolensa EU:n rahoituksen vähentyneestä prosenttiosuudesta, ei millään tavoin osoita, että virhe oli tahallinen tai että viiden prosentin osarahoitusosuuden ehdottaminen oli kantelijan ”vakiopolitiikka”.

26. Oikeusasiamies katsoo, että komission omien sisäisten ohjeiden perusteella kantelijan virhettä olisi pitänyt pitää ilmeisenä kirjoitusvirheenä. Se oli helposti tunnistettava virhe, koska yhteisö ei voinut saada yli 90-prosenttista EU:n rahoitusta, ja se oli ristiriidassa kantelijan aiemmin periaatemuistiossa toimittamien tietojen kanssa. Toisin kuin komissio väittää, virhe ei myöskään vaikuttanut koko talousarvioon. Avustushakemuslomakkeessa kantelija laski kaikki kustannukset riippumatta saadun EU-rahoituksen määrästä. Virhe koski vain yhtä kaavaa yhdessä talousarviotaulukossa [10].

27. Joka tapauksessa ilmeisten kirjoitusvirheiden määrää tai laajuutta ei ole rajoitettu, eikä niitä ole rajoitettu tapauksiin, joissa hakija ymmärtää säännöt väärin. Komissio mainitsee sisäisissä suuntaviivoissaan esimerkkeinä ilmeisistä kirjoitusvirheistä sen, että hakija on hakenut avustusta, joka ylittää ehdotuspyynnössä sallitun enimmäismäärän, tai jättänyt kokonaan täyttämättä avustuksen määrän. Nämä tilanteet ovat samankaltaisia kuin nyt käsiteltävässä asiassa kyseessä oleva tilanne.

28. Vaikka EU:n rahoituksen enimmäisprosenttiosuus on muodollinen vaatimus ehdotuspyynnössä, se ei ole hyväksyttävyys- tai tukikelpoisuuskriteeri. Näin ollen se, että hakemukseen sisältyy luku, joka ei täytä tätä vaatimusta, ei sinänsä saisi olla peruste hakemuksen hylkäämiselle. Ehdotuksen korjaaminen sen varmistamiseksi, että EU:n rahoituksen prosenttiosuus on kynnysarvon mukainen, ei muuttaisi merkittävästi hakemusta vaan on pikemminkin muodollisuus. Kyseessä on hallinnollinen tarkastus, jolla ei ole vaikutusta hakemuksen arviointiin. Tällaisen virheen korjaaminen olisi yksinkertaisesti johtanut haetun avustuksen määrän pienenemiseen. Vaikka EU:n rahoituksen prosenttiosuus sisällytettiin ehdotuspyynnön ”itseohjautuvuutta koskevaan tarkistuslistaan”, jossa todetaan, että ”kaikki tarkistuslistassa lueteltuihin kohtiin liittyvät virheet [...] voivat johtaa hakemuksen hylkäämiseen”, komission on sovellettava tätä tarkistuslistaa noudattaen varainhoitoasetusta, jossa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle asetetaan velvollisuus korjata ilmeiset kirjoitusvirheet tai pyytää selvennystä niihin.

29. Komission väitteestä, jonka mukaan ei ole velvollisuutta pyytää selvennystä tai korjata ilmeisiä kirjoitusvirheitä, oikeusasiamies toteaa, että vaikka varainhoitoasetuksessa säädetään, että hankintaviranomainen ”voi” korjata ilmeisiä kirjoitusvirheitä, samassa säännöksessä säädetään, että sen olisi (”on”) pyydettävä selvennystä, lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia.[11] Lisäksi komission omissa sisäisissä suuntaviivoissa määrätään nimenomaisesti, että hyvän hallinnon periaatteen mukaisesti toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä hakijoilta puuttuvia tietoja tai selvennettävä todistusasiakirjoja, joita ne eivät ole toimittaneet ilmeisen kirjoitusvirheen vuoksi.

30. Sähköisen hakujärjestelmän varoitusviestin osalta oikeusasiamies toteaa, että komissio ei pystynyt vahvistamaan varmasti ponnahdusviestin sisältöä, joka kantelijan olisi pitänyt saada, kun se jätti hakemuksensa. Joka tapauksessa oikeusasiamies toteaa komission toimittaman simulaation perusteella, että varoitusviesti on melko yleinen eikä osoita selvästi, että hakemuksessa on virhe. Vaikka varoitusviesti olisi ollut selkeämpi ja kantelijan olisi pitänyt olla huolellisempi jättäessään hakemuksensa, tämä ei muuta sitä, että komission olisi pitänyt pyytää selvennystä tai korjata ilmeiset kirjoitusvirheet.

31. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että se, että komissio ei pyytänyt kantelijalta selvennystä ja/tai korjannut kantelijan ilmeistä kirjoitusvirhettä, on hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että kantelun tämän näkökohdan osalta ei ole asianmukaista suositusta, koska komissio ei voi tässä vaiheessa tehdä mitään tämän puutteen korjaamiseksi. Erityisesti avustus on myönnetty toiselle yksikölle, joka on saanut oikeuksia avustussopimuksen nojalla.[12] Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että ilmeisten kirjoitusvirheiden korjaamatta jättäminen tai selvittämättä jättäminen voi johtaa laadukkaiden hakemusten hylkäämiseen puhtaasti muodollisin perustein, mikä ei ole EU:n taloudellisen edun mukaista. Oikeusasiamies tekee sen vuoksi parannusehdotuksen vastaavan tilanteen estämiseksi tulevaisuudessa. Oikeusasiamies tekee myös parannusehdotuksen tässä tutkimuksessa havaittuun ongelmaan, joka koskee hakijoille sähköisessä hakujärjestelmässä annettua varoitusviestiä. 

Miten edustusto käsitteli väitettyä eturistiriitaa?

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Komissio

32. Komissio väitti, että tässä tapauksessa ei ollut eturistiriitaa, koska komissiolla ei ollut suoraa sopimussuhdetta kyseisen asiantuntijan kanssa ja koska asiantuntija ei suorittanut mitään ehdotuspyyntöön suoraan liittyviä toimia eikä osallistunut sen valmisteluun.

33. Komissio selitti, että kumppaniorganisaatio oli palkannut asiantuntijan lyhyen aikavälin strategia-asiantuntijaksi toisessa EU:n rahoittamassa hankkeessa, jonka tarkoituksena oli parantaa hallintoa Afrikan unionin jäsenvaltioissa. Kumppaniorganisaatio toteutti hankkeen komission kanssa tehdyn rahoitussopimuksen mukaisesti.

34. Tässä yhteydessä asiantuntija työskenteli joulukuun 2021 ja maaliskuun 2022 välisenä aikana teknisen avun operaatiossa kehittääkseen ja suunnitellakseen EU:n rahoittaman hankkeen vaaliprosessien vahvistamiseksi Afrikassa. Asiantuntija laati kaksi asiakirjaa, ”vuosittaisen toimintakertomuksen” ja ”loogisen kehyksen”, jotka kumppaniorganisaatio toimitti komissiolle. Tämän jälkeen komissio tarkisti perusteellisesti asiakirjoja, joiden pohjalta laadittiin toiminta-asiakirja”Tuki yleisafrikkalaisten vaalivalmiuksien yhdenmukaistamiselle”. Tämä asiakirja julkaistiin joulukuussa 2022 annetun komission täytäntöönpanopäätöksen liitteenä, jonka perusteella komissio päätti käynnistää kyseisen ehdotuspyynnön.

35. Komissio korosti, että lopullinen toiminta-asiakirja poikkesi huomattavasti asiantuntijan rahoitussopimuksen yhteydessä laatimista asiakirjoista erityisesti sisällön, pituuden, rakenteen ja täytäntöönpanosääntöjen osalta. Lisäksi komissio väitti, että asiantuntijan työn päättymisestä maaliskuussa 2022 ehdotuspyynnön käynnistämiseen tammikuussa 2023 oli kulunut pitkä aika.

36. Lisäksi komissio totesi, että toiminta-asiakirjan laatimista koskevan kuulemismenettelyn aikana kaikkia hakijoita, myös kantelijaa, oli pyydetty esittämään näkemyksensä hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun varmistamiseksi.

37. Komissio selitti, että kun päätös tuen myöntämisestä tehtiin, se ei ollut tietoinen asiantuntijan väitetystä osallistumisesta tarjouskilpailun voittaneeseen kantajaan. Valituksi tullut hakija ei etenkään yksilöinyt asiantuntijaa hakemuksessaan eikä ilmoittanut tämän osallistumisesta kunnian ja omantunnon kautta antamaansa vakuutukseen eikä ilmoittanut komissiolle mahdollisesta eturistiriidasta. Komissio totesi, että kun kantelija oli ottanut asian esille edustuston kanssa, se tutki asian perusteellisesti ja totesi, ettei eturistiriitaa ollut. Se ei ottanut yhteyttä valituksi tulleeseen hakijaan saadakseen selvennyksiä, koska se katsoi, että asiantuntijan tehtävät eivät herättäneet huolta eturistiriidasta. Valtuuskunnan havainnot sisältyivät suoraan kantelijan 2. elokuuta 2023 vastaanottamaan kirjalliseen vastaukseen. Komissio vahvisti myös, että kyseiselle yksikölle myönnettiin avustus ehdotuspyynnön erää 2 varten [13].

Kantelijan toimesta

38. Kantelija väitti, että komissio ei voinut kohtuudella väittää, ettei se tiennyt, että asiantuntija oli mukana valitun hakijan kanssa, koska kyseessä on julkinen tieto. Lisäksi se väitti, että komission olisi pitänyt tutkia asia perusteellisesti ennen avustuksen myöntämistä. Se totesi, että komission vastauksesta ei ilmennyt mitään viitteitä siitä, että näin olisi tapahtunut.  

39. Kantelija väitti, että sen väitteet herättivät huolta mahdollisesta eturistiriidasta, joka edustuston olisi pitänyt tutkia perusteellisesti ja mahdollisesti toteuttaa toimenpiteitä mahdollisten riskien lieventämiseksi. Valituksen tekijä väitti erityisesti, että edustuston olisi pitänyt tutkia asiantuntijan ja valitun hakijan välistä suhdetta ja arvioida, antoiko asiantuntija ehdotuspyynnön valmisteluasiakirjoihin liittyvä työ sille mahdollisen edun, mukaan lukien etuoikeutettu pääsy tietoihin, jotka eivät ole tasapuolisesti muiden hakijoiden saatavilla.

40. Lisäksi valituksen tekijä väitti, että komissio ei voinut kohtuudella katsoa, että kuulemismenettely korjasi tilanteen riittävästi ja varmisti hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun.

Oikeusasiamiehen arviointi

41. Varainhoitoasetuksen [14] mukaan avustuksen hakija olisi hylättävä myöntämismenettelystä, jos hakija ”oli aiemmin osallistunut myöntämismenettelyssä käytettyjen asiakirjojen valmisteluun, jos tämä merkitsee yhdenvertaisen kohtelun periaatteen loukkaamista, mukaan lukien kilpailun vääristyminen, jota ei voida korjata muulla tavoin”. [15] Avustuksen hakijan on ilmoitettava hankintaviranomaiselle, onko se edellä mainitussa tilanteessa.[16]

42. Kuten komissio selitti ja kuten oikeusasiamiehen tutkintaryhmän tarkastamat asiakirjat vahvistivat, kilpailun läpäissyt hakija ei ollut ilmoittanut ehdotuspyynnön erään 2 liittyvistä mahdollisista eturistiriidoista eikä sisällyttänyt avustushakemukseensa asiantuntijan nimeä. Vasta kun kantelija otti asian esille edustuston kanssa 29. heinäkuuta 2023 päivätyllä kirjeellä, edustusto sai tiedon asiasta.

43. Oikeusasiamies toteaa, että edustuston vastauksessa kantelijalle esittämässä arviossa ainoastaan selitettiin, että ehdotuspyynnön”valmistelivat sisäisesti Euroopan unionin AU-edustuston projektipäälliköt” ja että näin ollen se ”ei havainnut eturistiriitoja tässä tapauksessa”.[17] Komissio toimitti lisäselvityksiä vasta oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä. Se totesi erityisesti, että asiantuntijalla ei ollut suoraa sopimussuhdetta komission kanssa eikä hän harjoittanut ehdotuspyyntöön suoraan liittyvää toimintaa. Asiantuntija laati pikemminkin kaksi asiakirjaa, joita komissio oli tarkistanut perusteellisesti ja joiden pohjalta laadittiin toiminta-asiakirja”Tuki yleisafrikkalaisten vaalivalmiuksien yhdenmukaistamiselle”, jonka perusteella nyt käsiteltävässä asiassa kyseessä oleva ehdotuspyyntö oli käynnistetty.

44. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että sen, että asiantuntijalla ei ollut suoraa sopimussuhdetta komission kanssa, ei olisi pitänyt estää komissiota arvioimasta, aiheuttiko asiantuntijan osallistuminen avustuksen hakijan mahdollisen eturistiriidan varainhoitoasetuksen mukaisesti.

45. Mitä tulee asiantuntijan osallistumiseen hankintamenettelyssä käytettävien asiakirjojen laatimiseen, oikeusasiamies toteaa, että ei ole olemassa selkeitä ohjeita siitä, mitä tarkoitetaan ”hankintamenettelyssä käytettävillä asiakirjoilla”. Oikeusasiamies katsoo, että varainhoitoasetuksen 141 artiklan 1 kohdan c alakohdan suppea tulkinta olisi vastoin tämän säännöksen tarkoitusta, jolla pyritään estämään kilpailun vääristyminen, jos asiantuntija osallistuu ehdotuspyynnön valmisteluvaiheeseen. Perusarvioinnissa ei näin ollen pitäisi tarkastella sitä, onko asiantuntijan tehtävien ja sopimuksentekoasiakirjojen välillä suora tai välillinen yhteys, vaan sitä, vääristävätkö asiantuntijan näitä tehtäviä suorittaessaan saamat tiedot mahdollisesti kilpailua, ja jos vääristävät, mitä korjaavia toimia voitaisiin toteuttaa.

46. Tutkittuaan riidanalaiset asiakirjat ja komission selityksen perusteella oikeusasiamies toteaa, että vaikka asiantuntijan laatimat asiakirjat eivät ole suoraan osa ehdotuspyynnön asiakirjoja, niiden välillä on selvä yhteys. Asiantuntijan laatimat asiakirjat ovat erityisesti alkuperäisiä asiakirjaluonnoksia, joita komissio käytti laatiessaan toiminta-asiakirjan, jonka perusteella se käynnisti ehdotuspyynnön. Asiakirjojen tarkastus osoitti, että komission toiminta-asiakirjalla kehitetään edelleen asiantuntijan työtä.

47. Tämän perusteella oikeusasiamies katsoo, että koska asiantuntijan laatimilla asiakirjoilla oli selvä yhteys kyseessä olevaan ehdotuspyyntöön, tämän olisi ainakin pitänyt herättää huolta mahdollisesta eturistiriidasta. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että se, miten edustusto arvioi mahdollisen eturistiriidan olemassaoloa, kuten kantelijalle annetussa vastauksessa todetaan, ei ole tyydyttävää. Valtuuskunta ei tarkastellut asiantuntijan työn ja ehdotuspyynnön välistä yhteyttä eikä arvioinut, antoiko asiantuntijan aiempi osallistuminen kilpailuetua avustuksen hakijalle ja/tai vääristikö se kilpailua.

48. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle komissio väitti, että kilpailu ei vääristy tai että kyseessä ei ole epäreilu etu, koska toiminta-asiakirja eroaa merkittävästi asiantuntijan esittämistä asiakirjoista, ja että asiantuntijan työn ja ehdotuspyynnön käynnistämisen välillä on kulunut pitkä aika.

49. Oikeusasiamies ei ole vakuuttunut komission vastauksesta. Asiantuntijan hankkeeseen liittyvän työn ja ehdotuspyynnön julkaisemisen välinen aika (yhdeksän kuukautta) ei ollut erityisen pitkä. Mikään ei myöskään viittaa siihen, että tämä yhdeksän kuukauden määräaika olisi vähentänyt asiantuntijan työn merkityksellisyyttä.

50. Komissio ei ole arvioinut, antoiko asiantuntijan työ ehdotuspyyntöön liittyvien asiakirjojen parissa valitulle hakijalle kilpailuetua ja/tai vääristikö se kilpailua. Se, että komissio on kehittänyt edelleen ja olennaisesti muuttanut asiantuntijan alkuperäisiä luonnoksia, ei sulje pois sitä, että hankintayksiköllä, jonka kanssa sopimus on tehty, voi olla pääsy luottamuksellisiin tietoihin, mikä on antanut sille etua sen laatiessa hakemustaan. Koska asiantuntija esimerkiksi työskenteli valitulle hakijalle, hänellä saattoi olla käytettävissään lisätietoja tai kokemusta sellaisten tehtävien suorittamisesta, jotka eivät olisi muiden apurahanhakijoiden saatavilla.

51. Komission mainitseman kuulemismenettelyn osalta oikeusasiamies katsoo, että kyseessä on erillinen menettely, joka ei osoita, että asiantuntijan ehdotuspyyntöön liittyviä asiakirjoja koskevan työnsä yhteydessä saamat tiedot olisivat yhtä lailla kaikkien osallistujien saatavilla.

52. Vaikka edustuston arvio mahdollisista eturistiriidoista oli puutteellinen, oikeusasiamies ei kuitenkaan voi määrittää, onko tässä tapauksessa tosiasiallisesti loukattu yhdenvertaisen kohtelun periaatetta ja/tai vääristetty kilpailua. Koska lähetystö ja komissio eivät tutkineet asiaa, käytettävissä ei ole riittävästi tietoa esimerkiksi valitun hakijan asiantuntijan tehtävistä ja asemasta. Valtuuskunnan kantelijalle antaman vastauksen ja komission oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä esittämien lisäväitteiden lisäksi tarkastetussa asiakirja-aineistossa ei ole asiakirjoja, jotka osoittaisivat, että komissio on arvioinut asian perusteellisesti.

53. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että se, ettei komissio arvioinut asianmukaisesti kantelijan väitteitä mahdollisesta eturistiriidasta, on hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että kantelun tämän näkökohdan osalta ei ole asianmukaista suositusta, koska avustus on jo myönnetty ja sitä toteuttaa valituksi tullut hakija, joka on saanut avustussopimuksen mukaiset oikeudet. Oikeusasiamies tekee ehdotuksen vastaavan tilanteen estämiseksi tulevaisuudessa. 

Päätelmät

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin toteamuksin:

Komissio syyllistyi hallinnolliseen epäkohtaan, kun se ei pyytänyt selvennystä eikä korjannut kantelijan ilmeistä kirjoitusvirhettä.

Se, että komissio ei arvioinut asianmukaisesti kantelijan väitteitä mahdollisesta eturistiriidasta, on hallinnollinen epäkohta.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Parannusehdotuksia

Jos komissio havaitsee ehdotuspyynnön yhteydessä jätetyssä hakemuksessa ilmeisen kirjoitusvirheen, sen olisi noudatettava omia suuntaviivojaan ja pyydettävä selvennystä ja/tai virheen korjaamista, jotta vältettäisiin laadukkaan hakemuksen hylkääminen puhtaasti muodollisin perustein.

Komission olisi tehtävä sähköisen hakujärjestelmän varoitusviesteistä selkeämpiä, jotta hakijat voivat selkeästi tunnistaa hakemukseensa liittyvät ongelmat ennen sen jättämistä.

Varainhoitoasetuksen mukaisesti komission olisi varmistettava, että jos se havaitsee ehdotuspyynnössä mahdollisen eturistiriidan, se tutkii asiaa koskevat väitteet asianmukaisesti. Tähän sisältyy sen arvioiminen, tuottiko asiantuntijan työ, joka liittyy suoraan tai välillisesti ehdotuspyyntöön, etua avustuksen hakijalle tai vääristikö se kilpailua.

Teresa Anjinho
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 7.11.2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi ”Tuetaan yleisafrikkalaisten vaalivalmiuksien yhdenmukaistamista.”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] EU:n rahoitusta koskevan ehdotuspyynnön mukaan haettu EU:n rahoitusosuus olisi vahvistettava prosenttiosuutena tukikelpoisista kokonaiskustannuksista, eikä se saa ylittää sallittua enimmäisprosenttiosuutta.

[3] Suuntaviivojen 1.3 kohdassa todetaan seuraavaa: ”Tämän ehdotuspyynnön perusteella haetut avustukset eivät saa ylittää seuraavaa enimmäisprosenttiosuutta toimen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista: Enintään 90 prosenttia toimen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista (ks. myös 2.1.4 kohta).”

[4] Tarkistuslistassa todettiin seuraavaa: ”13. Pyydetty EU:n rahoitusosuus (määrä) on enintään suuntaviivojen 1.3 kohdassa sallittu enimmäismäärä.”

[5] Sovellettavissa tuolloin: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Tämän asetuksen uudelleenlaadinta on nyt saatavilla: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2024/2509, annettu 23 päivänä syyskuuta 2024, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Asetuksen (EU) 2018/1046 151 artikla.

[7] Komission edustajat viittasivat unionin tuomioistuimen 10.10.2013 antamaan tuomioon asiassa C-336/12, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser v. Manova A/S, 40 kohta: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Asetuksen 2018/1046 151 artiklassa säädetään seuraavaa: ”Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi korjata hakuasiakirjoissa olevat ilmeiset kirjoitusvirheet sen jälkeen, kun osallistuja on vahvistanut aiotun korjauksen. Jos osallistuja ei toimita todisteita tai anna lausuntoja, arviointikomitean tai tarvittaessa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on asianmukaisesti perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta pyydettävä osallistujaa toimittamaan puuttuvat tiedot tai selventämään tositteita. Tällaiset tiedot, selvennykset tai vahvistukset eivät saa olennaisesti muuttaa hakemusasiakirjoja.”

[9] Sisältää Euroopan unionin ulkoisia toimia koskevat hankinnat ja avustukset – Käytännön opas (PRAG)

Kohta 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG ja muut komission sisäiset ohjeasiakirjat.  

[10] Taulukossa ”Odotetut rahoituslähteet”.

[11] Asetuksen (EU) 2018/1046 151 artikla.

[12] Avustusten myöntämispäätös julkaistiin 12 päivänä tammikuuta 2024.

[13] Avustusten myöntämispäätös julkaistiin 12. tammikuuta 2024.

[14] Asetuksen 2018/1046 141 artiklan 1 kohdan c alakohta.

[15] Tämä käy ilmi myös PRAG-suuntaviivojen 2.6.10.1.2 kohdasta.

[16] Asetuksen (EU) 2018/1046 137 artikla.

[17] Ks. valtuuskunnan 2. elokuuta 2023 antamaa vastausta koskevan päätöksen 5 kohta.