Strasbourg, 20. lokakuuta 2004

Hyvä jäsen B.

Teitte 27. tammikuuta 2004 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun Euroopan komissiota vastaan Arno Nordic AB:n tekemästä tutkimusehdotuksesta (FP6-502870).

Toimitin kantelun 16. helmikuuta 2004 Euroopan komission puheenjohtajalle. Komissio lähetti lausuntonsa 6. toukokuuta 2004, ja toimitin sen Teille ja pyysin Teitä esittämään huomautuksensa. Teiltä ei ole näköjään saatu huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Helmikuussa 2004 oikeusasiamiehelle tehtiin kantelu Euroopan komissiota vastaan ruotsalaisen Arno Nordic AB:n tekemästä tutkimusehdotuksesta (FP6-502870).

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat:

Kantelijan yritys Arno Nordic AB, jäljempänä ’Arno Nordic’, toimitti 18 päivänä maaliskuuta 2003 tutkimusehdotuksen komission tutkimuksen pääosastolle. Pian ehdotuksen jättämisen jälkeen ehdotuksessa mainittu yhteyshenkilö B jätti tehtävänsä yrityksessä. Tämän vuoksi kantelija ilmoitti komissiolle 8.4.2003 kirjatulla kirjeellä, että B oli poistunut tehtävästään ja että kantelija oli itse ottanut hoitaakseen B:n tehtävät. Nämä tiedot lähetettiin komissiolle myös sähköpostitse.

Asiasta vastaavat komission yksiköt ottivat kuitenkin toukokuussa 2003 yhteyttä B:hen tutkimusehdotuksesta ja, kuten näyttää, keskustelivat sen muuttamisesta tai mahdollisesta peruuttamisesta. Kantelija otti yhteyttä komissioon, huomautti, että komissio oli tehnyt virheen, ja pyysi kirjallista selitystä. Kun kantelija ei saanut kirjallista selitystä, hän lähetti komissiolle sähköpostiviestin, jossa hän toisti pyyntönsä. Hän pyysi myös tietoja siitä, milloin komissio oli tosiasiassa muuttanut ehdotuksen yhteyshenkilön nimen B:stä hänen yhteyshenkilökseen. Kantelija sai komissiolta sähköpostitse vastauksen, jossa todettiin, että B:n lähdöllä yrityksestä ei ollut vaikutusta ehdotuksen arviointiin.

Kesäkuussa 2003 kantelija lähetti komissiolle sähköpostiviestin, jossa oli useita yhteyshenkilön vaihtamiseen liittyviä kysymyksiä. Hän kysyi muun muassa, olivatko tiedot, jotka hän oli toimittanut 8.4.2003 päivätyssä kirjeessään yhteyshenkilön vaihtamisesta, riittävän selkeitä ja miksi komissio ei ollut vastannut tähän kirjeeseen. Eräs komission virkamies vastasi sähköpostitse todeten, että tiedot olivat riittävän selkeitä mutta että hän ei ollut koskaan saanut kantelijan 8.4.2003 päivättyä kirjettä ja että hän ei näin ollen ollut tietoinen yhteyshenkilön vaihtumisesta ottaessaan yhteyttä B:hen toukokuussa. Virkamies totesi lisäksi, että ehdotusta ei voida muuttaa, mutta että hän tiesi nyt, että kantelija oli yhteyshenkilö, mikä riitti.

Komissio lähetti 3. heinäkuuta 2003 kantelijalle ehdotusta koskevan kirjeen. Kirje osoitettiin kantelijalle (eli kantelijan nimellä), mutta se lähetettiin B:n osoitteeseen. Kantelija ilmoitti virheestään komissiolle sähköpostitse.

Komissio lähetti 8. joulukuuta 2003 B:lle ehdotuksen arviointia koskevan kirjeen. Kantelija lähetti jälleen komissiolle sähköpostiviestin, jossa se ilmoitti toistuvista virheistään.

Lisäksi kantelija toteaa, että ehdotuksen vastaanottoilmoitus oli päivätty 18. marraskuuta 2003. Hän sai kirjeen kuitenkin vasta 19.1.2004. Postileiman päiväys oli 18.1.2004. Kantelija pitää tätä kirjeen lähettämisen viivästymistä kohtuuttomana.

Kantelija väittää, että komissio on

i) on toiminut huolimattomasti käsitellessään tietoja siitä, että yhteyshenkilö on vaihtunut tutkimusehdotuksen osalta; ja

ii) viivästytti kohtuuttomasti tutkimusehdotuksen vastaanottoilmoituksen lähettämistä.

Kantelija väittää, että komission olisi selitettävä ja korjattava käyttäytymistään.

KYSYMYS

Komission lausunto

Lausunnossaan komissio esittää seuraavat huomiot:

Arno Nordic toimitti 18. maaliskuuta 2003 tutkimusehdotuksen integroidusta hankkeesta, joka kuuluu ensimmäiseen ehdotuspyyntöön, jonka aihealueena oli FP6-2002-LifeSciHealth. Kuudennen puiteohjelman ulkopuolinen palveluntarjoaja vastaanotti ehdotuksen 20. maaliskuuta 2003, ja se rekisteröitiin ehdotuksen numerolla FP6-502870. Ehdotuksessa Arno Nordicin yhteyshenkilöksi nimettiin B.

Komissio lähetti 28. maaliskuuta 2003 B:lle vastaanottoilmoituksen, jossa mainittiin Arno Nordicin ehdotuksen rekisteröintinumero.

Kantelija lähetti 15 päivänä toukokuuta 2003 komissiolle sähköpostiviestin, jossa hän ilmoitti lähettäneensä komissiolle kirjatun kirjeen, jossa hän ilmoitti ottaneensa ehdotuksen yhteyshenkilöksi Arno Nordicin puolesta. Hän kysyi, miksi tätä kirjettä ei ollut tunnustettu ja miksi sen perusteella ei ollut ryhdytty toimiin. Komissio ei kuitenkaan ollut tietoinen kirjatusta kirjeestä ennen 15 päivää toukokuuta 2003. Ulkoiselle palveluntarjoajalle hiljattain tehdyt tiedustelut ovat osoittaneet, että kantelijan kirje saapui 14. huhtikuuta 2003 eli ehdotusten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen ja että se oli jätetty. Ei ole selvää, onko kirje toimitettu komissiolle ja milloin.

Myöhemmissä puheluissa ja sähköpostiviesteissä komissio vakuutti kantelijalle, että hänen 15 päivänä toukokuuta 2003 lähettämänsä sähköpostiviestin sisältö oli otettu asianmukaisesti huomioon. Kantelijalle ilmoitettiin, että vaikka ehdotuksen arviointia koskevat säännöt estivät ehdotuksen muuttamisen, Arno Nordicin yhteyshenkilön vaihtuminen oli pantu merkille. Korostettiin, että yhteyshenkilön vaihtaminen ei vaikuttaisi millään tavoin kielteisesti ehdotuksen arviointiin.

Arviointimenettely saatiin päätökseen 6. kesäkuuta 2003. Kesäkuun 2003 loppuun mennessä komissio oli ymmärtänyt, että kaikki ehdotusta koskevat kysymykset oli ratkaistu kantelijaa tyydyttävällä tavalla.

Alkuperäisessä ehdotuksessa annettuihin tietoihin perustuvien paikallisten postituslistojen luomisessa tapahtui kuitenkin kaksi myöhempää virhettä. Komissio lähetti 3. heinäkuuta 2003 kantelijalle kirjeen, joka koski ehdotuksen arvioinnin tuloksia. Kirje lähetettiin B:n osoitteeseen. Lisäksi komissio otti joulukuussa 2003 virheellisesti yhteyttä B:hen osana kyselytutkimusta. Kantelija ilmoitti näistä virheistä komissiolle. Komissio pitää virheiden aiheuttamia haittoja valitettavina. On kuitenkin huomattava, että virheet eivät vaikuttaneet Arno Nordicin ehdotuksen arviointiin. Virheiden tapahtuessa arviointimenettely oli jo saatu päätökseen.

Mitä tulee 18 päivänä marraskuuta 2003 päivätyn kirjeen lähettämisen väitettyyn viivästymiseen, komissiolle ei ole selvää, mihin kirjeeseen kantelija viittaa. Saattaa olla, että kyseinen kirje liittyy toiseen ehdotukseen (FP6-005226), jonka kantelija on esittänyt myöhemmän ehdotuspyynnön yhteydessä. Kirjeenä voi olla 19. marraskuuta 2003 päivätty vastaanottoilmoitus tästä uudesta ehdotuksesta. Kaikki kirjeenvaihto, jonka kantelija oli liittänyt oikeusasiamiehelle tekemäänsä kanteluun, liittyy kuitenkin ensimmäiseen ehdotukseen (FP6-502870). Kun otetaan huomioon kyseistä kirjettä koskeva epävarmuus, komissio ei voi vastata asianmukaisesti kantelijan väitteeseen tältä osin.

Oikeusasiamies pyysi kantelijaa esittämään huomautuksensa lausunnosta. Kantelija ei näytä esittäneen huomautuksia.

PÄÄTÖS

1 Tietojen väitetty huolimaton käsittely

1.1 Euroopan komissiota vastaan esitetty kantelu koskee ruotsalaisen Arno Nordic AB:n (jäljempänä "Arno Nordic") 18.3.2003 tekemää tutkimusehdotusta (FP6-502870), jossa B mainitaan yhteyshenkilönä. Kantelijan mukaan B jätti pian ehdotuksen esittämisen jälkeen tehtävänsä Arno Nordicissa, minkä vuoksi kantelija ilmoitti komissiolle 8 päivänä huhtikuuta 2003 päivätyllä kirjatulla kirjeellä ottaneensa hoitaakseen yhteyshenkilön tehtävän. Komissio otti kuitenkin yhteyttä B:hen tutkimusehdotuksesta touko-, heinä- ja joulukuussa 2003 huolimatta siitä, että se lopulta pani merkille yhteyshenkilön vaihtumisen. Kantelija ilmoitti komissiolle virheistään joka kerta. Kantelija väittää, että komissio on toiminut huolimattomasti käsitellessään tietoja, joiden mukaan yhteyshenkilö oli vaihtunut tutkimusehdotuksen osalta.

1.2 Komissio väittää, että 15. toukokuuta 2003 asti, jolloin kantelija lähetti asiaa koskevan sähköpostiviestin, se ei ollut tietoinen kirjatusta kirjeestä, jossa kantelija selitti ottaneensa hoitaakseen tutkimusehdotuksen yhteyshenkilön tehtävät. Ulkoiselle palveluntarjoajalle hiljattain tehdyt tiedustelut ovat osoittaneet, että kantelijan kirje saapui 14. huhtikuuta 2003 ja että se oli jätetty. Ei ole selvää, onko kirje toimitettu komissiolle ja milloin. Myöhemmissä puheluissa ja sähköpostiviesteissä komissio kuitenkin vakuutti kantelijalle, että yhteyshenkilön vaihtuminen oli otettu asianmukaisesti huomioon ja että tällainen muutos ei vaikuttaisi millään tavoin kielteisesti ehdotuksen arviointiin. B:hen otettiin kuitenkin virheellisesti yhteyttä kantelijan sijasta heinäkuussa 2003 hanke-ehdotuksen tuloksista ja joulukuussa 2003 osana kyselytutkimusta. Komissio pahoittelee näistä virheistä mahdollisesti aiheutuvia haittoja, mutta vahvistaa, että virheet eivät vaikuttaneet ehdotuksen arviointiin, joka oli saatu päätökseen jo 6. kesäkuuta 2003.

1.3 Oikeusasiamies huomauttaa, että hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät yhteisön toimielimiltä huolellista toimintaa ja palveluhenkisyyttä (1). Lisäksi oikeusasiamies katsoo, että komissio on edelleen täysin vastuussa ulkoisen palveluntarjoajan sen puolesta toteuttaman hallinnon laadusta (2). Tässä tapauksessa oikeusasiamies toteaa, että kantelija toteutti toimia ilmoittaakseen komissiolle yhteyshenkilön vaihtumisesta mutta että komission ulkopuolinen palveluntarjoaja jätti kirjeen ja että on epäselvää, toimitettiinko se komissiolle ja milloin. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että vakuutettuaan kantelijalle, että se oli pannut asianmukaisesti merkille yhteyshenkilön vaihtumisen, komissio otti kahdesti yhteyttä väärään henkilöön hanke-ehdotukseen liittyvissä asioissa.

1.4 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole toiminut huolellisesti eikä palveluhenkisesti, koska se ei ole varmistanut yhteyshenkilön vaihtamista koskevien tietojen asianmukaista käsittelyä. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta, josta esitetään kriittinen huomautus.

2 Väitetty kohtuuton viivästyminen

2.1 Kantelija toteaa saaneensa 19. tammikuuta 2004 vastaanottoilmoituksen ehdotuksesta. Vastaanottotodistus oli päivätty 18.11.2003, mutta postileiman päiväys oli 18.1.2004. Kantelija väittää, että komissio on viivyttänyt kohtuuttomasti tutkimusehdotuksen vastaanottoilmoituksen lähettämistä.

2.2 Komission mukaan ei ole selvää, mihin kirjeeseen kantelija viittaa. Kyseinen kirje saattaa liittyä toiseen ehdotukseen (FP6-005226), jonka kantelija on esittänyt myöhemmän ehdotuspyynnön yhteydessä. Kun otetaan huomioon kyseistä kirjettä koskeva epävarmuus, komissio ei voi vastata asianmukaisesti kantelijan väitteeseen tältä osin.

2.3 Oikeusasiamies panee merkille komission lausunnossaan esittämän selityksen, jonka mukaan se ei pysty vastaamaan asianmukaisesti kantelijan väitteeseen, koska ei ole selvää, mihin kirjeeseen kantelija viittaa. Komission lausunto ja selvitys siitä, miksi se ei voi vastata kyseiseen väitteeseen, toimitettiin kantelijalle, ja sitä kehotettiin esittämään huomautuksia. Kantelijalta ei ole saatu asiaa koskevia huomautuksia ja selvennyksiä. Koska kantelija ei ole esittänyt selvennyksiä, oikeusasiamies katsoo, että kantelun tätä näkökohtaa koskevat lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

2.4 Oikeusasiamies huomauttaa, että kantelijalla on mahdollisuus tehdä uusi kantelu väitetystä viivästymisestä, jos hän pitää sitä hyödyllisenä ja jos hän voi antaa tarkempia tietoja.

3 Kantelijan väite

3.1 Kantelija väittää, että komission olisi selitettävä ja korjattava käyttäytymistään.

3.2 Oikeusasiamies toteaa, että komissio on myöntänyt ja selittänyt yhteyshenkilöä koskevat virheensä ja pyytänyt anteeksi näiden virheiden aiheuttamia haittoja. Koska kyseiset virheet liittyvät menneisyydessä sattuneisiin erityisiin tapahtumiin, jotka eivät näytä vaikuttaneen tutkimusehdotuksen arvioinnin tulokseen, oikeusasiamies ei pidä korjaavia toimia mahdollisina. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komissio on hyväksynyt kantelijan väitteen.

4 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella on tarpeen esittää seuraava kriittinen huomautus kantelijan väitteestä, jonka mukaan tietoja on käsitelty huolimattomasti:

Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät yhteisön toimielimiltä huolellista toimintaa ja palveluhenkisyyttä (3). Käsiteltävässä asiassa oikeusasiamies katsoo, että koska komissio ei varmistanut yhteyshenkilön vaihtamista koskevien tietojen asianmukaista käsittelyä, se ei toiminut huolellisesti eikä ollut palveluhenkinen. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

Koska tämä asian näkökohta koskee menettelyjä, jotka liittyvät tiettyihin menneisyyden tapahtumiin, ei ole asianmukaista pyrkiä sovintoratkaisuun asiassa.

Mitä tulee kantelijan väitteeseen kohtuuttomasta viivästymisestä, oikeusasiamies katsoo edellä 2.3 kohdassa esitetyistä syistä, että lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 12 artikla, saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Ks. asia 630/96, raportoitu Euroopan oikeusasiamiehen vuosikertomuksen 1997 sivulla 226, saatavilla seuraavalla verkkosivustolla: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 12 artikla, saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla: http://www.ombudsman.europa.eu