Strasbourg, 2. kesäkuuta 2004

Hyvä S.

Teitte 2. tammikuuta 2004 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun, joka oli osoitettu sekä Euroopan komissiolle että Euroopan petostentorjuntavirastolle (OLAF). Päätin kirjata komissiota vastaan tehdyn kantelun (101/2004/GG) ja OLAFia vastaan tehdyn kantelun (220/2004/GG) erillisiin viitenumeroihin.

OLAFia koskeva kantelunne koskee sitä, miten OLAF on käsitellyt 16. lokakuuta 2003 toimittamaanne asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä.

Toimitin kantelun 26.1.2004 OLAFin pääjohtajalle.

Toimititte minulle 9. helmikuuta 2004 tapaustanne koskevia lisätietoja, jotka lähetin OLAFille 20. helmikuuta 2004.

Sain 6.5.2004 OLAFin lausunnon englanninkielisen alkuperäiskappaleen. Ennen kuin ehdin kirjoittaa OLAFille pyytääkseni saksankielistä käännöstä, vastaanotin 7. toukokuuta 2004 päivätyn kirjeenne, jossa ilmoititte minulle, että kanteluun oli vastattu teitä tyydyttävällä tavalla.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista. Liitteenä on jäljennös OLAFin lausunnosta.

KILPAILUKYKY

Tämä kantelu koskee asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä, jonka kantelija, joka on komission virkamies, on esittänyt menettelyssä, joka on johtanut oikeusasiamiehen käsiteltävänä olevaan kanteluun Euroopan komissiota vastaan (101/2004/GG).

Kantelija kirjoitti 20. syyskuuta 2003 komission pääsihteeristöön pyytääkseen oikeutta tutustua useisiin Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) ja tiettyjen komission yksiköiden hallussa oleviin asiakirjoihin. Koska vastausta ei saatu, kantelija lähetti saman pyynnön uudelleen 16 päivänä lokakuuta 2003 ja merkitsi sen uudistetuksi hakemukseksi.

Komission pääsihteeristö ilmoitti kantelijalle 22 päivänä lokakuuta 2003 päivätyllä kirjeellä, että hänen 20 päivänä syyskuuta 2003 päivätty kirjeensä ei näyttänyt saapuneen kantelijalle ja että se katsoisi näin ollen, että hänen uudistettu pyyntönsä (joka oli kirjattu saapuneeksi 22 päivänä lokakuuta 2003) olisi käsiteltävä 15 työpäivän kuluessa.

Komission hallinnon ja henkilöstön pääosasto vastasi tutustumispyyntöön 13.11.2003 päivätyllä kirjeellä siltä osin kuin se koski komission hallussa olevia asiakirjoja. Samassa kirjeessä komissio ilmoitti kantelijalle saavansa OLAFilta erillisen vastauksen siltä osin kuin on kyse oikeudesta tutustua OLAFin hallussa oleviin asiakirjoihin.

Komission pääsihteeristö ilmoitti kantelijalle 10. joulukuuta 2003 päivätyssä muistiossa, että OLAF oli vastannut hänen tutustumispyyntöönsä 17. marraskuuta 2003.

Kantelija esitti oikeusasiamiehelle tammikuussa 2004 jättämässään kantelussa seuraavat väitteet:

(1) OLAF jätti virheellisesti myöntämättä oikeuden tutustua hänen pyytämiinsä asiakirjoihin

(2) OLAF ei käsitellyt 16. lokakuuta 2003 päivättyä alkuperäistä pyyntöä ajoissa.

Hän esitti seuraavat väitteet:

(1) Pyydetyt asiakirjat olisi luovutettava tai OLAFin olisi selitettävä, että joitakin niistä ei ole olemassa.

(2) Jos tämä ei ole mahdollista, oikeusasiamiehen, hänen henkilöstönsä tai Euroopan parlamentin jäsenten olisi tarkastettava asiakirjat.

KYSYMYS

OLAFin lausunto

OLAF totesi lausunnossaan, että se oli vastannut kantelijan 16.10.2003 päivättyyn pyyntöön 17.11.2003. OLAF väitti, että se oli toimittanut kantelijalle jäljennökset kolmesta asiakirjasta, jotka vastasivat neljää hänen toimittamansa luettelon kohtaa (nos. 1, 2, 6 ja 7), ja että se oli selittänyt, että pyyntö nro 10 ei ollut selvä. Muiden pyyntöjen (3, 4, 5, 8 ja 9) osalta vastauksessa todettiin, että pyydettyjä asiakirjoja ei ollut olemassa.

OLAF totesi, että se oli vastannut kantelijan pyyntöön (joka vastaanotettiin 22. lokakuuta 2003) 17. marraskuuta 2003 eli kolme työpäivää määräajan päättymisen jälkeen. Se selitti, että tämä vähäinen viivästyminen johtui siitä, että asiasta OLAFissa vastannut henkilö oli juuri nimitetty toiseen virkaan ja että hänellä oli useita odottamattomia asioita hoidettavanaan. OLAF myönsi kuitenkin, että olisi ollut parempi, jos se olisi ilmoittanut kantelijalle määräajan pidentämisestä.

OLAF totesi, että se oli tällä välin lähettänyt kantelijalle jäljennöksen 17. marraskuuta 2003 päivätystä vastauksestaan.

Kantelijan 7 päivänä toukokuuta 2004 päivätty kirje

Kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle 7. toukokuuta 2004, että OLAF oli 20. huhtikuuta 2004 lähettänyt hänelle jäljennöksen 17. marraskuuta 2003 päivätystä vastauksestaan. Hän katsoi, että tähän kanteluun oli näin ollen vastattu häntä tyydyttävällä tavalla, ja kiitti oikeusasiamiestä tästä tuloksesta.

PÄÄTÖS

1 Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epääminen

1.1 Kantelija, joka on komission virkamies, pyysi 16.10.2003 päivätyllä kirjeellä oikeutta tutustua tiettyihin Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) hallussa oleviin asiakirjoihin. Oikeusasiamiehelle tammikuussa 2004 tekemässään kantelussa hän väitti, että OLAF ei ollut myöntänyt oikeutta tutustua asiakirjoihin eikä ollut käsitellyt hänen pyyntöään ajoissa.

1.2 Lausunnossaan OLAF ilmoitti oikeusasiamiehelle, että se oli käsitellyt kantelijan pyynnön 17. marraskuuta 2003 päivätyllä kirjeellä ja että kantelijalle oli tällä välin lähetetty jäljennös tästä kirjeestä. OLAF myönsi, että pyynnön käsittely oli viivästynyt hieman ja että olisi ollut parempi, jos se olisi ilmoittanut kantelijalle määräajan pidentämisestä.

1.3 Kantelija ilmoitti 7. toukokuuta 2004 lähettämässään kirjeessä katsovansa, että kanteluun oli vastattu häntä tyydyttävällä tavalla, ja kiitti oikeusasiamiestä tästä tuloksesta.

2 Päätelmät

OLAFin huomautuksista ja kantelijan 7. toukokuuta 2004 päivätystä kirjeestä käy ilmi, että OLAF on ryhtynyt toimiin asian ratkaisemiseksi ja on siten tyytyväinen kantelijaan. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan myös OLAFin pääjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS