Kantelun tausta

1. Kantelija osallistui Euroopan unionin henkilöstövalintatoimiston (EPSO) järjestämään valintamenettelyyn, joka koski hallintoavustajien palvelukseen ottamista tieto- ja viestintätekniikan alalla – EPSO/AST/151/22 [1]. Valintamenettelyyn sisältyi päättelykykyä mittaavia kokeita, jotka suoritettiin etätestauksella [2]. EPSO käytti palveluntarjoajaa näiden kokeiden järjestämiseen ja valvontaan [3].

2. Kantelijan oli määrä osallistua etävalvottuihin testeihin 16. toukokuuta 2023. Kantelijan mukaan hän yritti aloittaa harjoituksen luettuaan tapaustutkimuksen ohjeet [4]. Tositteet näytettiin kuitenkin keskellä näyttöä, eikä tapaustutkimuksen kirjoittamiseen ollut muokkaustoimintoa tai muistiinpanotyökalua. Lisäksi ajastin, joka näytti jäljellä olevan ajan tapaustutkimuksen loppuun saattamiseen, osoitti vain kaksi minuuttia 90 minuutin sijasta, kuten oli suunniteltu.

3. Valituksen tekijä ilmoitti välittömästi testien seurannasta vastaavalle ”projektorille”[5] suullisesti ja kirjallisesti chatissa. Proctor pyysi kantelijaa napsauttamaan ”Seuraava”-painiketta, joka oli ainoa näkyvissä oleva vaihtoehto. Kantelija teki niin, ja hänet ohjattiin kyselysivulle. Kantelija otti uudelleen yhteyttä proktoriin ja ilmaisi huolensa, koska hän ymmärsi, että tutkimus on yleensä testien lopussa. Hän pyysi proctoria tekemään merkinnän ”poikkeamasta”.

4. Proctor kehotti valituksen tekijää poistumaan hakemuksesta ja jakoi linkin palveluntarjoajan tekniseen verkkotukeen ja totesi, että valituksen tekijän olisi otettava siihen yhteyttä, jos hän ei voi enää muodostaa yhteyttä testiin hakemuksen poistumisen jälkeen. Kantelija teki niin ja liittyi uudelleen testeihin, mutta hänet ohjattiin uudelleen kyselyyn. Hän pyysi apua, ja proctor pyysi häntä täyttämään kyselyn. Kantelija teki niin, ja hakemuksessa näytettiin viesti siitä, että kantelija oli suorittanut kokeen loppuun.

5. Kantelija otti uudelleen yhteyttä proctoriin, joka lopulta ilmoitti hänelle, että he eivät pystyneet ratkaisemaan ongelmaa. He kehottivat kantelijaa ottamaan yhteyttä tekniseen tukeen. Kantelija yritti ottaa yhteyttä palveluntarjoajan verkkosivustolla olevaan tekniseen tukeen, mutta hänet ohjattiin yksinkertaisesti osioon ”Usein kysytyt kysymykset”. Lopulta kantelija käytti yhteydenottolomaketta tehdäkseen valituksen palveluntarjoajalle. Samanaikaisesti kantelija lähetti kantelun EPSOlle.

6. EPSO hylkäsi kantelijan valituksen sillä perusteella, että hän ei ollut ottanut yhteyttä palveluntarjoajan tekniseen tukeen kokeiden aikana eikä toimittanut ”lipun numeroa”[6] todisteeksi siitä. Kantelija kyseenalaisti EPSOn kannan, mutta EPSO vahvisti päätöksensä.

7. Kantelija sai 24. heinäkuuta 2023 EPSOlta viestin, jossa hänelle ilmoitettiin, että hän ei ollut ”varannut tapaustutkimuksen koetta tai osallistunut siihen” ja että hänet oli näin ollen suljettu pois valintamenettelystä. Kantelija pyysi EPSOa tarkistamaan päätöstään [7]. EPSO hylkäsi pyynnön sillä perusteella, että uudelleentarkastelupyyntöä ei voitu esittää teknisten kysymysten osalta. EPSO ilmoitti kantelijalle, että se ei jatka asiaa koskevaa kirjeenvaihtoa.

8. Tyytymättömänä siihen, miten EPSO käsitteli hänen kantelunsa, kantelija kääntyi Euroopan oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

9. Oikeusasiamies aloitti kantelua koskevan tutkimuksen. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai EPSOlta vastauksen oikeusasiamiehen tietopyyntöön ja sen jälkeen kantelijan huomautukset EPSOn vastauksesta.

10. Oikeusasiamies pyysi EPSOlle lähettämässään kirjeessä EPSOa tarkistamaan kantelijan kokeisiin liittyvät tekniset lokitiedot.

11. Ennen tämän kantelun vastaanottamista oikeusasiamies oli tehnyt useita tutkimuksia siitä, miten EPSO käsitteli etätestien teknisiä kysymyksiä koskevia kanteluja. Näissä tutkimuksissa tehdyt havainnot ovat merkityksellisiä tämän tapauksen kannalta.[8]

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

12. Kantelussaan hän väitti lähinnä, että EPSO oli virheellisesti hylännyt hänen valituksensa, koska hän ei ollut noudattanut teknisiä ongelmia koskevia ohjeita. Valituksessa väitettiin, että hän oli varoittanut hakijaa kokeen aikana ja näin ollen noudattanut sekä EPSOn ohjeita että kilpailuilmoitusta.

13. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle EPSO toisti, että kantelija ei ollut ottanut testin aikana yhteyttä palveluntarjoajansa tekniseen tukeen eikä toimittanut lippunumeroa todisteeksi siitä. EPSO selitti, että koska sen sopimussuhde palveluntarjoajan kanssa oli päättynyt, teknisiä lokeja ei ollut enää mahdollista käyttää. EPSO toimitti sen sijaan otteita omista asiakirjoistaan ja erityisesti ”poikkeamaraportin”, joka oli merkityksellinen kantelijan tekemän alkuperäisen kantelun kannalta.

14. EPSO päätteli, että tämän asiakirjan perusteella ei ollut syytä kyseenalaistaa tuolloin tehtyä arviointia.

Oikeusasiamiehen arviointi

15. Oikeusasiamies teki aiemmin useita tutkimuksia tapauksista, joissa EPSO oli hylännyt teknisiä kysymyksiä koskevat valitukset sillä perusteella, että kantelijat eivät olleet toimittaneet palveluntarjoajan teknisen tuen antamaa lippunumeroa. Oikeusasiamies totesi useissa päätöksissä, että kilpailuilmoituksen ja etätestausohjeiden mukaan hakijat, joilla on teknisiä ongelmia, voivat kääntyä vastuuhenkilön tai verkossa olevan teknisen tuen puoleen ilmoittaakseen ongelmasta. Näin ollen EPSO ei voinut hylätä valituksia ainoastaan sen vuoksi, että kantelija ei ollut ilmoittanut matkalipun numeroa.

16. Tässä tapauksessa oikeusasiamies katsoo myös, että EPSO on virheellisesti hylännyt kantelun pelkästään sillä perusteella, että kantelija ei ole toimittanut matkalipun numeroa.

17. Edellä mainittujen tutkimusten yhteydessä oikeusasiamies huomautti, että aina kun kantelijat toteavat noudattaneensa vastuuhenkilöiden ohjeita ja pyytävät kantelun kirjallista kirjaamista, EPSOn olisi osoitettava joustavuutta ja arvioitava mahdollisia myöhempiä asiaan liittyviä kanteluja.

18. Tässä tapauksessa EPSOn toimittamista asiakirjoista ja sen tähän tutkimukseen antamasta vastauksesta käy ilmi, että saatuaan kantelun EPSO tarkasti tekniset lokitiedot [9]. Nämä lokitiedot osoittivat, että valituksen tekijä oli todellakin ohjattu kyselysivulle tapaustutkimuksen aloittamisen jälkeen. Lokitiedoista kävi myös ilmi, että valituksen tekijän yhteys testausalustaan oli katkaistu 20 minuutin ajaksi ennen kuin hänet yhdistettiin uudelleen. Tapausraportista käy myös ilmi, että EPSO harkitsi näiden tietojen perusteella, että palveluntarjoajalta pyydettäisiin lisätietoja tapauksesta.

19. Oikeusasiamiehen mukaan tämä osoittaa, että EPSOlla oli kantelijan ilmoituksen mukaan riittävästi viitteitä teknisen ongelman ilmenemisestä. On myös selvää, että tämä kysymys saattoi olla ”merkittävä”, koska kantelija ei voinut suorittaa koetta lainkaan, mikä vaaransi hänen kykynsä menestyä valintamenettelyssä.  EPSO päätti kuitenkin, että koska matkalipun numeroa ei ollut, kantelua ei voitu hyväksyä. On erityisen valitettavaa, että EPSO ei ryhtynyt jatkotoimiin tapausraportissa esitetyn ehdotuksen johdosta.

20. Tämän perusteella ja edellä mainituissa aiemmissa tutkimuksissa tehtyjen havaintojen mukaisesti oikeusasiamies katsoo, että EPSO oli väärässä hylätessään kantelun. Tämä oli hallinnollinen epäkohta.

21. Vastauksessaan oikeusasiamiehen edellä mainituissa tutkimuksissa tehtyihin havaintoihin ja ehdotuksiin EPSO on ilmoittanut oikeusasiamiehelle aikomuksestaan tarjota kantelijoille mahdollisuutta palata kokeisiin useissa tapauksissa [10]. Oikeusasiamies ehdottaa näin ollen, että EPSO aloittaisi vuoropuhelun kantelijan kanssa asianmukaisen ja oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi tässä tapauksessa, esimerkiksi tarjoamalla kantelijalle mahdollisuuden osallistua kokeisiin uudelleen.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän [11]:

EPSOssa oli hallinnollisia epäkohtia siinä, miten se käsitteli kantelijan kantelun ilman lisätutkimuksia.

Ehdotus

EPSOn olisi aloitettava vuoropuhelu valituksen tekijän kanssa asianmukaisen ja oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi, esimerkiksi tarjoamalla valituksen tekijälle mahdollisuus osallistua kokeisiin uudelleen.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 13.2.2025

[1] Hallintoavustajat – Digitaalinen työpaikka, toimistoautomaatio ja mobiililaskenta https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Hakijat suorittavat kokeet etäyhteydellä erityisen sovelluksen kautta.

[3] EPSO on sittemmin irtisanonut kyseisen palveluntarjoajan kanssa tekemänsä sopimuksen.

[4] Tapaustutkimus oli kirjallinen koe, jonka aikana hakijoiden oli analysoitava asiakirjoja ja laadittava kirjallinen vastaus esitettyyn ongelmaan tai kysymykseen.

[5] Proctorit olivat EPSOn palveluntarjoajan työntekijöitä, jotka vastasivat kokeiden seurannasta ja avustavat hakijoita, joilla oli ongelmia kokeiden aikana.

[6] EPSOn mukaan tämä numero antaa sille mahdollisuuden tutustua tapausta koskevaan kirjalliseen pöytäkirjaan.

[7] Jos hakija katsoo, että on tapahtunut olennainen virhe tai että valintamenettelyn sääntöjä on rikottu, hän voi pyytää valintalautakunnan tai EPSOn minkä tahansa sellaisen päätöksen uudelleentarkastelua, joka vaikuttaa hänen edistymiseensä missä tahansa valintamenettelyn vaiheessa: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Ks. esimerkiksi asia 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094.

[9] Näin ollen sen osoittaminen, että lipun numero ei ole tekniseen perusteluun perustuva vaatimus vaan pelkkä menettelyllinen vaatimus.

[10] Ks. esimerkiksi asia 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774.

[11] Tämä kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten hyväksymisestä tekemän päätöksen mukaisesti.