Taustaa

1.  Euroopan puolustusrahasto, jäljempänä ’rahasto’, [1] on EU:n rahoitusohjelma, josta myönnetään tukea puolustusalan yhteistoiminnallisille tutkimus- ja voimavarojen kehittämishankkeille, joilla täydennetään kansallisia rahoitusosuuksia. Taloudellista tukea tarjotaan pääasiassa avustuksina, joiden määrä on enintään 100 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista, joita yrityksille aiheutuu hankkeista, joiden tavoitteena on teknologian ja laitteiden kehittäminen ja jotka riippuvat asiaan liittyvästä toiminnasta. Venäjän Ukrainaa vastaan käymän hyökkäyssodan alkamisen ja EU:n puolustus- ja turvallisuusrahoitukseen soveltaman lähestymistavan muuttumisen jälkeen rahasto on joutunut entistä suuremman julkisen valvonnan kohteeksi.

2. Euroopan komissio hallinnoi rahastoa, jonka tarkoituksena on täydentää EU:n jäsenvaltioiden toimia turvallisuus- ja puolustusalan tutkimuksen ja kehittämisen alalla. Tässä yhteydessä EU sitoutui käyttämään noin 8 miljardia euroa vuosina 2021–2027. Komissio päättää rahoituksen jakamisesta. Tässä yhteydessä sitä avustavat ulkopuoliset asiantuntijat, jotka osallistuvat ehdotusten arviointiin, eettiseen arviointiin [2] ja talousarvioarvion arviointiin. Komissio on tähän mennessä tehnyt päätöksiä kolmesta vuotuisesta menokierroksesta [3].

3. Euroopan puolustusrahastoa koskevan asetuksen [4], jäljempänä ’asetus’, mukaan komission on laadittava luettelo ulkopuolisista asiantuntijoista, jotka valitaan heidän taitojensa, kokemuksensa ja tietämyksensä perusteella ottaen huomioon heille annettavat tehtävät. Sen on myös varmistettava asiantuntijoiden riittävä vaihtuvuus ja asianmukainen julkisen ja yksityisen sektorin välinen tasapaino.

4. Kun komissio valitsee ehdotusten arvioinnissa avustavia ulkopuolisia asiantuntijoita ja maksaa heille palkkion, valittujen asiantuntijoiden luettelot julkaistaan yleensä komission ”Funding & Tenders portal”^{-portaalissa [5],} mikä mahdollistaa jonkin verran julkista valvontaa. Euroopan puolustusrahastoa koskevassa asetuksessa poiketaan nimenomaisesti tästä yleissäännöstä.^[6]

5. Aiemman strategisen aloitteen yhteydessä oikeusasiamies kirjoitti joulukuussa 2022 komissiolle ja kysyi, mitä toimenpiteitä on käytössä sen varmistamiseksi, että ulkopuolisten asiantuntijoiden osallistuminen rahastoa koskevien ehdotusten eettiseen arviointiin ja arviointiin ei aiheuta eturistiriitojen riskiä.[7] Komissio vastasi [8] ja totesi, että sen lähestymistapa mahdollisten eturistiriitojen hallintaan edellyttää, että asiantuntijat i) tunnustavat allekirjoittamassaan sopimuksessa olevat käytännesäännöt ennen työn aloittamista ja ii) vahvistavat allekirjoittamalla kustakin arvioimastaan yksittäisestä ehdotuksesta ilmoituksen, että heillä ei ole eturistiriitoja.[9] Komissio tiedottaa asiantuntijoille myös mahdollisista eturistiriidoista ja että arviointiprosessin myöhemmissä vaiheissa tehdään useita tarkastuksia.

6. Euroopan puolustusrahastoa koskevassa asetuksessa edellytetään, että komissio laatii Euroopan parlamentille ja neuvostolle väliarvioinnin sen kokemuksista ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa ja eturistiriitoihin liittyvistä näkökohdista 31. heinäkuuta 2024 saakka ulottuvalla kaudella [10].

Tiedustelu

7. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen selvittääkseen, miten komissio varmistaa, että Euroopan puolustusrahaston hanke-ehdotusten arvioinneissa, eettisissä arvioinneissa ja kustannusarvioissa avustavien ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa ei synny eturistiriitoja.

8. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai komission vastauksen [11] oikeusasiamiehen kysymyksiin [12]. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tutki myös asiaa koskevan komission asiakirja-aineiston, joka jaettiin oikeusasiamiehelle luottamuksellisesti [13].

Komission esittämät perustelut

9. Asiantuntevia ehdolla olevia asiantuntijoita pyydetään vastaamaan kyselyyn, joka koskee heidän temaattista ja yleistä kokemustaan ja jossa heidän on myös ilmoitettava, että he eivät odota olevansa eturistiriitatilanteessa minkään ehdotuksen suhteen. Saaduista noin 300 kiinnostuksenilmaisusta 52 asiantuntijaehdokasta ilmoitti kyselyssä, että heillä oli (mahdollinen) eturistiriita. Kyselyssä on linkki EU:n asiantuntijoiden käytännesääntöihin ^[14].

10. Ehdokasasiantuntijat toimittavat myös tietoja komission tietokantaan, joka sisältää heidän henkilötietonsa, koulutuksensa, asiantuntemuksensa ja työkokemuksensa nykyisistä ja entisistä työnantajista, avainsanat ja julkaisut.

11. Asianomaiset komission henkilöstön jäsenet arvioivat tutkimuksessa esiin tuodut (mahdolliset) eturistiriidat tapauskohtaisesti. Tämän jälkeen ehdotuspyyntöjen koordinointiryhmä ^[15] vahvistaa nämä arvioinnit ja tarkastelee mahdollisia eturistiriitoja ristiintarkastamalla ansioluettelon ja hankekonsortioiden muodostavien yksiköiden luettelon. Ehdokasasiantuntijoita voidaan tarvittaessa pyytää toimittamaan lisätietoja ansioluetteloistaan. Julkisesti saatavilla olevaa materiaalia (esimerkiksi LinkedInissä) voidaan käyttää asiantuntijoiden ja yhteisöjen välisten suhteiden tarkistamiseen tai tällaisissa tapauksissa yhteisöjen välisten suhteiden tarkistamiseen. Myös komission yksiköiden ja puolustusministeriöiden henkilöstön jäsenten henkilökohtaisia yhteyksiä voidaan kuulla mahdollisten eturistiriitojen selvittämiseksi, kun taas joitakin viittauksia asiantuntijan laatuun pyydetään. Asiantuntijoiden esivalinta dokumentoidaan sisäisiin muistioihin, jotka asiasta vastaava johtaja vahvistaa. Näissä muistioissa esitetään yksityiskohtaisesti säännöt ja periaatteet, joita komission henkilöstön jäsenet noudattivat asiantuntijoiden valinnassa yksittäin ja kokonaisuutena (esimerkiksi varmistamalla, että arviointilautakunnat ovat riittävän erilaisia kansallisuuden osalta).

12. Valitut asiantuntijat allekirjoittavat komission kanssa sopimuksen, joka sisältää sovellettavat EU:n asiantuntijoiden käytännesäännöt (ks. alaviite 14). Tämän jälkeen asiantuntijat saavat kohdennetun tilannekatsauksen eturistiriitoihin sovellettavista säännöistä ja menettelystä, jota noudatetaan, jos he katsovat, että heillä on mahdollinen eturistiriita, saatuaan ehdotuksen tai ehdotukset ja tarkasteltuaan alustavasti ehdotuksen sisältöä, erityisesti ehdotuksen aihetta ja konsortion tai konsortioiden kokoonpanoa. Asiantuntijoiden on varmistettava, että he eivät ole eturistiriitatilanteissa, jotka estäisivät heitä osallistumasta ehdotuspyynnön aiheen tai ehdotuksen arviointiin. Asiantuntijoiden on allekirjoitettava ilmoitus eturistiriidoista ja tietojen ilmoittamatta jättämisestä [16] kaikkien samassa paneelissa arvioimiensa ehdotusten osalta. Nämä ilmoitukset tehdään.

13. Ehdotusten arvioinnin hallinnoinnissa käytettävä ohjelmisto edellyttää lisäksi, että asiantuntijat vahvistavat, ettei eturistiriitoja ole, ennen kuin he voivat aloittaa online-arvioinnin.

14. Asianomaiset komission henkilöstön jäsenet käyttävät viiteasiakirjaa [17], jossa esitetään yksityiskohtaisesti edellä mainitut tarkastukset sekä kaikki vaiheet siinä, miten komissio valitsee ja käyttää rahastossa avustavia asiantuntijoita (ks. liite).

15. Jos asiantuntija ilmoittaa ehdotusten vastaanottamisen jälkeen mahdollisesta eturistiriidasta, asianomainen hankevastaava arvioi asian ”ehdotuspyyntöjen koordinointiryhmää” kuullen kaikkien asiantuntijoiden toimittamien seikkojen perusteella ja laatii muistion, jossa esitetään yksityiskohtaisesti arvioinnin päätelmät [18] Komission ohjeet tietoisuuden lisäämiseksi ja eturistiriitojen välttämistä koskevien sääntöjen yhdenmukaisen tulkinnan ja soveltamisen edistämiseksi muodostavat perustan asiantuntijoiden itse ilmoittamien eturistiriitojen arvioinnille [19].

16. Vuoden 2021 ehdotuspyyntöjen osalta kahden reserviin kuuluvan arviointiasiantuntijan katsottiin olevan eturistiriitatilanteessa sen jälkeen, kun he olivat ilmoittaneet mahdollisesta eturistiriidasta ehdotusten avaamisen yhteydessä. Niitä ei säilytetty tätä aihetta varten. Lisäksi kahdella asiantuntijalla katsottiin olevan eturistiriita eettisessä arvioinnissa, ja heidät jaettiin sen jälkeen uudelleen. Vuoden 2022 ehdotuspyyntöjen osalta neljällä reserviin kuuluvalla arviointiasiantuntijalla katsottiin olevan eturistiriita sen jälkeen, kun he olivat ilmoittaneet mahdollisesta eturistiriidasta ehdotusten avaamisen yhteydessä. Niitä ei säilytetty tätä aihetta varten.

17. Asiantuntijoiden kanssa tehtyjen sopimusten ansiosta komissio voi suorittaa tarkastuksia esimerkiksi silloin, kun niiden puolueettomuudesta arvioinnin aikana on epäilyksiä. Vastauksen antamisajankohtana komissio ei ollut suorittanut tällaisia tarkastuksia.

Oikeusasiamiehen arviointi

18. Komission eturistiriitoja koskevat alustavat arvioinnit, jotka tehdään ennen kuin asiantuntijat saavat ehdotukset, perustuvat tietoihin, joita asiantuntijat toimittavat kyselytutkimuksessa, komission tietokannassa ja asiantuntijoiden ansioluetteloiden ristiintarkastuksessa. Oikeusasiamiehen tutkimuksessa selvennettiin, että komissio pyytää tarvittaessa lisätietoja ehdolla olevien asiantuntijoiden tilanteesta. Komissio totesi myös, että sen tietopyynnöt voivat perustua julkisesti saatavilla oleviin tietoihin, esimerkiksi LinkedInin kaltaisten ammatillisten verkostojen kautta tai kolmansien osapuolten ja puolustusministeriöiden henkilökohtaisten yhteyksien kautta.

19. On selvää, että komission ei pitäisi rajoittua tietoihin, joita ehdolla olevat asiantuntijat itse toimittavat, vaan sen olisi pyydettävä tarvittaessa lisätietoja ja sen olisi epäselvissä tapauksissa tutustuttava julkisesti saatavilla oleviin tietoihin tai yksiköissä tai jäsenvaltioiden hallinnoissa oleviin yhteyksiin.

20. Oikeusasiamies tarkasti kolme esimerkkiä tapauksista, joissa komissio oli pyytänyt lisätietoja. Pyynnöt perustuivat viitteisiin siitä, että ehdolla olevien asiantuntijoiden työnantajat olivat mukana ehdotuksissa. Nämä tiedot olivat mitä todennäköisimmin komission saatavilla ehdolla olevien asiantuntijoiden toimittamien tietojen perusteella, myös heidän ansioluetteloissaan. Ei ole selvää, ovatko komission pyrkimykset tunnistaa ja lieventää riskejä vähemmän ilmeisissä tapauksissa tehokkaita erityisesti silloin, kun ehdolla olevien asiantuntijoiden toimittamat tiedot ovat puutteellisia tai riittämättömiä.

21. Vaikka komissio totesi, että mahdollisten eturistiriitojen tunnistamisessa ja arvioinnissa mennään hakijoiden toimittamia tietoja pidemmälle, ei ole selvää, miten järjestelmällisesti ja perusteellisesti se tekee niin. Oikeusasiamies kannustaa komissiota etsimään ennakoivasti lisätietoja, jotka voivat viitata eturistiriitariskeihin, sen sijaan, että se tukeutuisi pelkästään asiantuntijoiden toimittamiin tietoihin.

22. Eturistiriita vallitsee, jos taloushallinnon toimijan tai muun henkilön, kuten tämän tutkimuksen kohteena olevien asiantuntijoiden, tehtävien puolueeton ja objektiivinen hoitaminen vaarantuu perhe- tai tunnesiteisiin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen, taloudellisiin etuihin tai muihin suoriin tai välillisiin henkilökohtaisiin etuihin liittyvistä syistä [20].

23. Komission lähestymistapa eturistiriitojen tunnistamiseen ja välttämiseen perustuu suurelta osin asiantuntijoiden itsensä toimittamiin tietoihin, jotka liittyvät ennen kaikkea taloudellisiin ja uraan liittyviin etuihin. Vaikka nämä eturyhmät ovat tärkeitä, ne eivät ole ainoita eturistiriitoja koskevan määritelmän piiriin kuuluvia eturyhmiä.

24. Oikeusasiamies on huolissaan siitä, että jotkin eturistiriitatilanteet saattavat jäädä havaitsematta, ellei asiantuntija ilmoita niitä itse. On esimerkiksi mahdollista, että asiantuntijan ansioluetteloon merkitty työnantaja on yhteen tai useampaan hakijaan yhteydessä oleva kolmas osapuoli, jota ei ilmoiteta, tai että asiantuntijaa lähellä oleva kolmas osapuoli, kuten läheinen perheenjäsen tai ystävä, on kiinnostunut ehdotuksesta. Jos asiantuntija ei kuitenkaan ole ilmoittanut tästä mahdollisesta eturistiriidasta, ei ole olemassa mekanismia, jonka avulla se voitaisiin tunnistaa ja toteuttaa lieventäviä toimenpiteitä.

25. Sen varmistamiseksi, että asiantuntijat ovat mahdollisimman luotettavia ja että kansalaiset luottavat komission toimintaan rahaston suhteen, henkilöiden, jotka hakevat nimitystä ulkopuoliseksi asiantuntijaksi rahaston puitteissa, olisi ilmoitettava kaikista olosuhteista, jotka voivat aiheuttaa eturistiriidan. Komission lähestymistapa ei kuitenkaan tällä hetkellä edellytä, että asiantuntijat laativat ja allekirjoittavat yksityiskohtaisen ilmoituksen sidonnaisuuksista, mukaan lukien perheeseen liittyvät ja taloudelliset sidonnaisuudet. Oikeusasiamies toteaa, että komissio käyttää tällaisia julkilausumia ottaessaan mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita muilla toiminta-aloillaan. Tämä koskee esimerkiksi asiantuntijoita, jotka nimitetään yksityishenkilöinä komission asiantuntijaryhmiin [21], komission sääntelyntarkastelulautakunnan ulkopuolisia jäseniä [22] ja ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka neuvovat komission tieteellisen neuvonnan mekanismia [23].

26. Yksityiskohtainen sidonnaisuuksia koskeva ilmoitus sekä Funding &amp -portaalissa pyydetyt tiedot, tarjousportaali ja niiden ansioluettelo voisivat parantaa komission valmiuksia tunnistaa ja välttää eturistiriitoja asiantuntijoiden kanssa. Jos riskejä havaitaan, komissio voisi toteuttaa asianmukaisia lieventäviä toimenpiteitä. Oikeusasiamies tekee vastaavan parannusehdotuksen jäljempänä.

27. Kun asiantuntijat on valittu esivalintaluetteloon, heille tiedotetaan eturistiriitoihin sovellettavista säännöistä ja menettelystä, jota heidän on noudatettava, jos he katsovat, että heillä on mahdollinen eturistiriita ehdotusten vastaanottamisen jälkeen. Tiedotustilaisuus sisältää yhteenvedon EU:n asiantuntijoiden käytännesääntöihin perustuvista eturistiriitaluokista, esimerkkejä eturistiriitatapauksista, joita komissio tutkii, sekä tietoja siitä, milloin komissiolle on ilmoitettava mahdollisesta eturistiriidasta, sen seurauksista ja siitä, miten komissio käsittelee sitä. Näin ollen komissio kehottaa asiantuntijoita ilmoittamaan kaikki arvioimiinsa ehdotuksiin liittyvät tiedot, jotka voivat viitata eturistiriitojen riskiin.  

28. Mitä tulee komission arvioon asiantuntijoiden ilmoittamista mahdollisista eturistiriidoista, oikeusasiamies tarkasti yhdeksän sisäistä muistiota, joissa tällaiset arvioinnit kirjattiin tämän tutkimuksen piiriin. Oikeusasiamies toteaa, että näissä sisäisissä muistioissa ei käsitellä johdonmukaisesti kaikkia eturistiriitoihin liittyviä tekijöitä, jotka sisältyvät sovellettaviin EU:n asiantuntijoiden menettelysääntöihin. Vain kahdessa yhdeksästä sisäisestä muistiosta komissio arvioi järjestelmällisesti, oliko olemassa suoria, välillisiä tai mahdollisia eturistiriitoja ja esiintyikö poikkeuksellisia olosuhteita. Muut seitsemän tapausta eivät sisältäneet tällaista yksityiskohtaista arviointia. Näin ollen ei ole selvää, onko yksityiskohtainen arviointi tehty, mutta sitä ei ole kirjattu, vai onko sitä suoritettu kaikissa tapauksissa johdonmukaisesti. Tästä huolimatta komissio päätti kaikissa yhdeksässä oikeusasiamiehen tutkintaryhmän tarkastelemassa esimerkissä pidättää kyseiset asiantuntijat ainakin niistä ehdotuksista, jotka aiheuttivat (mahdollisten) eturistiriitojen riskin, ja yhdessä tapauksessa koko ehdotuspyynnöstä. Nämä lieventävät toimenpiteet ovat kohtuullisia. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että jatkossa on parempi laatia jäsennelty ja täydellinen luettelo arvioinnista kaikissa tilanteissa. Tämän ratkaisemiseksi oikeusasiamies tekee parannusehdotuksen.

29. Oikeusasiamies arvostaa sitä, että komission ja asiantuntijoiden välinen suhde perustuu luottamukseen ja että komissio voi käynnistää tarkastuksia myös sen jälkeen, kun asiantuntijat ovat tehneet työnsä, ja erityisesti, jos arviointien puolueettomuudesta on epäilyksiä. Oikeusasiamies pitää tällaisia mahdollisia tarkastuksia hyödyllisenä pelotteena.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan komissiolle.

Parannusehdotuksia

1. Komission olisi vaadittava ehdolla olevia asiantuntijoita toimittamaan täytetty ja allekirjoitettu sidonnaisuuksia koskeva ilmoitus, jotta voidaan parantaa sen valmiuksia tunnistaa ja vähentää eturistiriitojen riskejä.

2. Komission olisi käytettävä asiantuntijoiden ilmoittamien mahdollisten eturistiriitojen arvioinnissa mallia, jolla varmistettaisiin, että se arvioi järjestelmällisesti kaikki sovellettaviin käytännesääntöihin sisältyvät välittömiin, välillisiin ja mahdollisiin eturistiriitoihin liittyvät asiaankuuluvat näkökohdat.

 

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 9.12.2024

 

liite

Toimet, joita komissio noudattaa valitessaan, rekrytoidessaan ja käyttäessään riippumattomia asiantuntijoita, jotka avustavat Euroopan puolustusrahaston ehdotusten eettisissä arvioinneissa ja arvioinnissa

1. Kiinnostuksenilmaisupyyntö

Avoin kiinnostuksenilmaisupyyntö on tarkoitettu asiantuntijoille, joilla on ehdotuspyyntöihin liittyvää osaamista, kokemusta ja tietämystä. Voidakseen osallistua kilpailuun hakijalla on oltava jäsenvaltionsa myöntämä henkilöturvallisuusselvitys. Hakijoiden on rekisteröidyttävä täyttämällä yksityiskohtaiset tiedot komission rahoitus- ja tarjousportaalissa [24], joka sisältää eturistiriitoja koskevat säännöt, jäljempänä ’EU:n asiantuntijoiden käytännesäännöt’[25].

2. Kyselyn toimittaminen

Asiantuntevia asiantuntijoita pyydetään tämän jälkeen sähköpostitse vastaamaan kyselyyn, joka koskee heidän temaattista ja yleistä kokemustaan ja jossa heidän on myös ilmoitettava, että he eivät odota olevansa eturistiriitatilanteessa minkään ehdotuksen suhteen. Kyselyyn sisältyy linkki EU:n asiantuntijoiden käytännesääntöihin.

3. Selvityksen arviointi

Komission hankevastaavat ja lakimiehet arvioivat tutkimuksessa esiin nousseet (mahdolliset) eturistiriidat tapauskohtaisesti. Tämän jälkeen ”puhelujen koordinointiryhmä”^[26] validoi nämä arvioinnit. Tässä vaiheessa komissio voi pyytää asiantuntijoilta lisäselvityksiä ansioluettelostaan, jos se on tarpeen mahdollisten eturistiriitojen selvittämiseksi [27]. Tietyt asiantuntijaryhmät on suljettu suoraan joko kaikkien ehdotuspyyntöjen tai tiettyjen aiheiden ulkopuolelle. Näihin ryhmiin kuuluvat rahaston ”ohjelmakomitean” jäsenet [28]; kansalliset yhteyspisteet [29]; komission entiset henkilöstön jäsenet kolmen vuoden kuluessa heidän lähdöstään; ja asiantuntijat, joilla on liian monta omaa etua ehdotuspyynnöissä, kuten teollisuuden edustajat tai rahaston koordinointiin osallistuvien puolustusalan yritysten henkilöstön jäsenet. Rahaston työohjelman aiheiden määrittelyyn osallistuneet henkilöt eivät myöskään voi arvioida aiheita, joihin he ovat osallistuneet.

4. Luettelossa olevien asiantuntijoiden valinta

Yksittäisistä ehdotuksista vastaavat hankevastaavat esivalitsevat asiantuntijat niiden ehdolla olevien asiantuntijoiden luettelosta, joiden profiili soveltuu parhaiten ehdotusten arviointiin. Tällaiset esivalitut asiantuntijat muodostavat ”asiantuntijapoolin”. Päättäessään ehdotuspyynnön tai aiheen osoittamisesta asiantuntijalle asiasta vastaavat hankevastaavat varmistavat eturistiriitojen puuttumisen vertaamalla ansioluetteloa ja luetteloa hankekonsortion muodostavista yksiköistä (sen varmistamiseksi, että asiantuntijoilla ei ole tai ei ole ollut samaa työnantajaa) ja voivat tarvittaessa pyytää asiantuntijoilta lisäselvityksiä ansioluetteloistaan. Julkisesti saatavilla olevaa materiaalia (esimerkiksi LinkedInissä) käytetään asiantuntijoiden ja yksiköiden välisten suhteiden tarkistamiseen tai tällaisissa tapauksissa yksiköiden välisten suhteiden tarkistamiseen, samoin kuin henkilökohtaisia yhteyksiä yksiköissä ja puolustusministeriöissä mahdollisten eturistiriitojen selventämiseksi, samalla kun pyydetään joitakin viittauksia asiantuntijan laatuun. Hankkeen vastuuhenkilöt dokumentoivat asiantuntijoiden esivalinnan asiasta vastaavan yksikönpäällikön vahvistamissa sisäisissä muistioissa. Muistioissa esitetään yksityiskohtaisesti säännöt ja periaatteet (jotka luovat lisävaatimuksia kansallisuuteen perustuvan puolueellisuuden torjumiseksi)^[30], joita hankevastaava noudatti asiantuntijoiden valinnassa erikseen ja kokonaisuutena. Tarvittaessa ehdotuspyynnön koordinointiryhmä voi siirtää asiantuntijan toiseen ehdotuspyyntöön tai aiheeseen tai ryhmä voi päättää, että asiantuntijan olisi arvioitava vain tietyt ehdotukset.

5. Sopimuksen allekirjoittaminen

Ehdotuksen arviointiin osoitetut asiantuntijat allekirjoittavat komission kanssa sopimuksen, joka sisältää EU:n asiantuntijoiden käytännesäännöt, joita asiantuntijat sitoutuvat noudattamaan. Asiantuntijat pääsevät käsiksi ehdotuksiin vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

6. Ehdotusten esittely ja avaaminen

Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen komissio antaa valituille asiantuntijoille kohdennetun katsauksen eturistiriitoihin sovellettavista säännöistä ja menettelystä, jota on noudatettava, jos he katsovat, että heillä on mahdollinen eturistiriita, saatuaan ehdotuksen tai ehdotukset ja tarkasteltuaan alustavasti ehdotuksen tai ehdotusten sisältöä, erityisesti ehdotuksen aihetta ja konsortion tai konsortioiden kokoonpanoa. Asiantuntijoiden on varmistettava, ettei heillä ole eturistiriitatilanteita, jotka estäisivät heitä osallistumasta ehdotuspyynnön aiheen tai ehdotuksen arviointiin. Asiantuntijoiden on allekirjoitettava ilmoitus eturistiriidoista ja salassapitovelvollisuudesta kaikkien samassa paneelissa arvioimiensa ehdotusten osalta. Komissio kirjaa nämä ilmoitukset rekisteriin. Jos asiantuntija ilmoittaa ehdotusten vastaanottamisen jälkeen mahdollisesta eturistiriidasta, hankevastaava arvioi asian ehdotuspyyntöjen koordinointiryhmää kuullen kaikkien asiantuntijoiden toimittamien tietojen perusteella ja laatii muistion, jossa esitetään yksityiskohtaisesti arvioinnin päätelmät.^[31] Ehdotusten arvioinnin hallinnoinnissa käytettävä ohjelmisto edellyttää lisäksi, että asiantuntijat vahvistavat eturistiriitojen puuttumisen, ennen kuin he voivat aloittaa arvioinnin suorittamisen verkossa.

7. Mahdollisten eturistiriitojen jatkuva seuranta arvioinnin aikana

Hankkeen virkamiehiä ohjeistetaan seuraamaan arvioinnin aikana mahdollisia eturistiriitojen merkkejä tai muita ulkoisia näkökohtia, jotka voisivat vääristää arviointia, ja ryhtymään välittömiin toimiin, jos he havaitsevat niitä. Asiantuntijoita kannustetaan myös ilmoittamaan hankevastaaville, jos he epäilevät, että toisella asiantuntijalla voi olla eturistiriita. Tällaisissa tilanteissa puhelun koordinointiryhmälle tiedotettaisiin asiasta ja se tutkisi asiaa. Vuosien 2021 ja 2022 ehdotuspyyntöjen osalta komissio ei saanut muiden asiantuntijoiden tekemiä ilmoituksia lukuun ottamatta asianomaisten asiantuntijoiden omia ilmoituksia.

8. Mahdollisten eturistiriitojen tarkastelu sen jälkeen, kun asiantuntijat ovat saaneet työnsä päätökseen

Asiantuntijoiden kanssa allekirjoitettujen sopimusten avulla komissio voi tarkistaa asiantuntijoiden ehdotusten tarkastelun jälkeen, oliko mahdollisia eturistiriitoja, mukaan lukien tarkastusten suorittaminen. Tähän mennessä näin ei ole tapahtunut.

 

[1] Ks. https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf-official-webpage-european-commission_en.

[2] Eettisesti ongelmallisten toimien rahoittamisen välttämiseksi joissakin rahoitusohjelmissa ehdotusten hyväksyminen edellyttää eettistä arviointimenettelyä. Eettisen arvioinnin yksityiskohdat ja laajuus riippuvat kustakin ohjelmasta.

[3] Ks. EKR:n vuosien 2021, 2022 ja 2023 ehdotuspyyntöjen tulokset: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results _en, https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals _en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding, and https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-opportunities-0/calls-proposals/results-edf-2023-calls-proposals _en #details

[4] Asetus (EU) 2021/697 Euroopan puolustusrahaston perustamisesta ja asetuksen (EU) 2018/1092 kumoamisesta, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R0697&from=EN

[5] EU:n varainhoitoasetuksen 237 artiklan mukaisesti.

[6] Ks. asetuksen 2021/697 26 artiklan 2 kohta, jonka asiaa koskevissa osissa säädetään, että ”poiketen siitä, mitä varainhoitoasetuksen 237 artiklassa säädetään, riippumattomien asiantuntijoiden luetteloa ei julkaista”. Komissio totesi, että EKR:n asiantuntijoiden luetteloa ei julkisteta asiantuntijoiden suojelemiseksi, myös mahdollisilta paineilta, heidän riippumattomuutensa turvaamiseksi ja sen välttämiseksi, että asiantuntijoiden erityinen puolustusteollisuuden asiantuntemus paljastuisi, mikä muutoin voisi heikentää heidän turvallisuusvaltuuksiaan.

[7] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[8] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355.

[9] Nämä ilmoitukset toimitetaan ”Funding & Tenders Portal” -portaalissa, joka on komission hakemus hakijoille, asiantuntijoille ja toimeksisaajille EU:n rahoitusohjelmien yhteydessä: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home.

[10] Ks. edellinen alaviite, 29 artikla.

[11] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[12] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626.

[13] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/196801.

[14] Asiantuntijasopimusten liitteessä 1 olevat käytännesäännöt ovat ”Arvioijat – KAIKKI (tarkkailijoita lukuun ottamatta)”, ja ne ovat saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[15] Ehdotuspyyntöjen koordinointiryhmä, joka koostuu ehdotuspyyntökoordinaattorista, avustavasta ehdotuspyyntökoordinaattorista ja komission täytäntöönpanoyksiköiden hallinnoinnista.

[16] Asiantuntijoiden allekirjoittama vakuutus on seuraava: ”Vakuutan, että en osallistu mihinkään EKR:n ehdotuspyyntöjen perusteella arvioitavaksi toimitettuun ehdotukseen ja että minulla on voimassa oleva henkilöturvallisuusselvitys, joka vastaa vähintään kansalaisuusmaani vahvistamaa EU Confidential -todistusta.”

[17] ”EKR:n arviointimenetelmä”.

[18] Arvioinnin tulos voi olla:
a) ei eturistiriitoja ja asiantuntija säilytetään,
b) suljetaan pois ehdotuksen arvioinnista,
c) suljetaan pois ehdotuksen arvioinnista ja kaikista ehdotuksista, jotka kilpailevat samasta ehdotuspyynnön budjettijaosta, ja
d) suljetaan pois arvioinnista (sopimuksen irtisanominen).

[19] Ks. https://commission.europa.eu/document/d2bd9c0d-6486-45ab-be49-984844946c17 _en.

[20] Euroopan komissio: Budjettipääosasto, unionin yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus (uudelleenlaadittu), Euroopan unionin julkaisutoimisto, 2024, ks. https://data.europa.eu/doi/10.2761/686790.

[21] Ks. https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=fi.

[22] Ks. oikeusasiamiehen päätös asiassa 439/2023/KR sääntelyntarkastelulautakunnan kokoonpanosta ja sen vuorovaikutuksesta edunvalvojien kanssa, 20 kohta, joka on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/192464.

[23] Ks. oikeusasiamiehen päätös asiassa 560/2019/KR Euroopan komission tieteellisen neuvonannon mekanismiin osallistuvien asiantuntijoiden väitetyistä eturistiriidoista, 1 kohta, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/126307.

[24] Tiedot, jotka asiantuntijoiden on annettava, sisältävät heidän henkilötietonsa, koulutuksensa, osaamisalueensa ja työkokemuksensa nykyisistä ja entisistä työnantajista, avainsanat ja julkaisut.

[25] Asiantuntijasopimusten liitteessä 1 olevat käytännesäännöt ovat ”Arvioijat – KAIKKI (tarkkailijoita lukuun ottamatta)”, ja ne ovat saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[26] Ehdotuspyyntöjen koordinointiryhmä, joka koostuu ehdotuspyyntökoordinaattorista, avustavasta ehdotuspyyntökoordinaattorista ja täytäntöönpanoyksiköiden hallinnoinnista, vertaa ehdotuksia asiantuntijapooliin esimerkiksi etsimällä vastaavuuksia asiantuntevilta työnantajilta ja ehdotuksilta tai asiantuntevilta sähköpostin loppupäätteiltä ja ehdotuksilta.

[27] Komission tietopyynnöt voivat perustua julkisesti saatavilla oleviin tietoihin, esimerkiksi LinkedInissä oleviin tietoihin, tai henkilökohtaisiin yhteyksiin yksiköissä ja puolustusministeriöissä mahdollisten eturistiriitojen selvittämiseksi, kun taas asiantuntijaa koskevia viittauksia pyydetään.

[28] Ohjelmakomitea määrittelee EKR:n vuotuiset työohjelmat komission kanssa, ja siihen kuuluu jäsenvaltioiden edustajia, Euroopan puolustusvirasto (EDA) ja Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH).

[29] Kansallisia yhteyspisteitä ovat EKR:n yhteyspisteet EU:n jäsenvaltioiden ja Norjan hallinnoissa.

[30] Nämä säännöt ja periaatteet on määritelty EKR:n arviointimenetelmissä:

• todistettu ja dokumentoitu asiantuntemus ehdotuspyyntöjen aiheeseen liittyvillä teknisillä aloilla

• Mahdollisuus suorittaa tehtävä ja (ensisijaisesti) eturistiriitojen puuttuminen

• taustan (taustojen) moninaisuus, jotta voidaan maksimoida koko arvoketjun ja ehdotuspyynnön/aiheen asiaankuuluvan alan kattavuus;

Vähintään kolme asiantuntijaa ehdotusta kohti (monimutkaisissa hankkeissa neljä asiantuntijaa) ja paneelit, joissa varmistetaan maantieteellinen tasapaino ja sukupuolten tasapuolinen edustus;

• Ehdotuksen arviointiin osallistuneista riippumattomista asiantuntijoista yhdelläkään ei ole samaa kansallisuutta.

• Kenelläkään asiantuntijoista ei saa olla samaa kansallisuutta kuin hankkeen koordinaattorilla.

Kaksi viimeksi mainittua sääntöä täydentävät EKR-asetuksessa vahvistettuja vaatimuksia, ja niillä pyritään edelleen varmistamaan, ettei kansalaisuuteen perustu (tajutonta) ennakkoluuloa.

[31] Arvioinnin tulos voi olla:
a) ei eturistiriitoja ja asiantuntija säilytetään,
b) suljetaan pois ehdotuksen arvioinnista,
c) suljetaan pois ehdotuksen arvioinnista ja kaikista ehdotuksista, jotka kilpailevat samasta ehdotuspyynnön budjettijaosta, ja
d) suljetaan pois arvioinnista (sopimuksen irtisanominen).