Strasbourg, 20. joulukuuta 2006

Hyvä professori N.

Kantelitte 1. huhtikuuta 2003 Euroopan oikeusasiamiehelle italialaisen M.P.M. Costruzioni edili s.r.l. -yhtiön, jäljempänä ’M.P.M.’, laillisena edustajana Euroopan komission suorittamasta asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön käsittelystä.

Toimitin kantelun 28.4.2003 komission puheenjohtajalle. Komissio antoi lausuntonsa 24. kesäkuuta 2003. Toimitin sen Teille 29. heinäkuuta 2003 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia. Lähetitte lisäkirjeenvaihtoa 30. lokakuuta 2003 ja 11. toukokuuta 2004.

Lähetin Teille 27. helmikuuta ja 23. heinäkuuta 2004 kirjeet, joissa ilmoitin Teille määräajoista, joihin mennessä ilmoitan Teille toimista, joihin ryhdyn teidän tapauksessanne. Minun oli kuitenkin ilmoitettava Teille 28. lokakuuta 2004, että kantelunne käsittely vaatii lisäaikaa ja että ilmoitan Teille toimista, jotka toteuttaisin joulukuun 2004 loppuun mennessä. Vahvistitte 4. marraskuuta 2004 vastaanottaneenne 28. lokakuuta 2004 päivätyn kirjeeni.

Tarkasteltuani komission lausuntoa ja huomautuksianne katsoin, että lisätutkimukset olivat tarpeen. Tämän vuoksi pyysin 8. joulukuuta 2004 päivätyllä kirjeellä komissiolta lisätietoja ja ilmoitin asiasta Teille. Vahvistitte 5 päivänä tammikuuta 2005 päivätyllä kirjeellä vastaanottaneenne 8 päivänä joulukuuta 2004 päivätyn kirjeeni .. Komissio lähetti minulle vastauksensa italiankielisen käännöksen 15. helmikuuta 2005, ja minä lähetin sen Teille 2. maaliskuuta 2005 ja pyysin Teitä esittämään huomautuksia, jotka te lähetitte minulle 24. maaliskuuta 2005.

Toimitin komissiolle 16. marraskuuta 2005 suositusluonnoksen ja pyysin toimielintä antamaan yksityiskohtaisen lausuntonsa suositusluonnoksesta helmikuun 2006 loppuun mennessä. Samana päivänä ilmoitin asiasta Teille ja toimitin Teille tiedoksi jäljennöksen suositusluonnoksesta. Toimitin teille 5. joulukuuta 2005 suositusluonnokseni italiankielisen käännöksen.

Komissio kirjoitti minulle 7.3.2006 kirjeen, jossa se totesi, että suositusluonnokseni jälkeen komissio oli ottanut yhteyttä Italian viranomaisiin saadakseen tietoja asiasta. Komission olisi sen vuoksi täydennettävä vastaustaan 30 päivään huhtikuuta 2006 mennessä.

Ilmoitin komissiolle 15.3.2006 päivätyllä kirjeellä, että olin päättänyt hyväksyä sen pyynnön ja että sen vastauksen uusi määräaika oli pyynnön mukaisesti 30.4.2006. Ilmoitin asiasta Teille 4. huhtikuuta 2006.

Komissio lähetti 12. toukokuuta 2006 uuden kirjeen, jossa se ilmoitti sihteeristölleni lausunnon toimittamisen viivästymisestä 22 tapauksessa, joihin oli vastattava 30. huhtikuuta 2006 mennessä. Juttusi kuului niihin.

Vastasin komissiolle 22.5.2006. Kirjeessäni pahoittelin sitä, että niistä 22 tapauksesta, joiden osalta komission vastaukset viivästyivät, 19 tapauksessa toimielin ei ollut joko noudattanut määräaikaa tai esittänyt oikea-aikaista ja perusteltua pidennyspyyntöä.

Sain 20. kesäkuuta 2006 italiankielisen käännöksen komission yksityiskohtaisesta lausunnosta suositusluonnokseeni. Toimitin sen Teille 6. heinäkuuta 2006 ja pyysin Teitä esittämään huomautuksia, jotka lähetitte minulle 30. elokuuta 2006.

Kirjoitan nyt tiedottaakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista. Pahoittelen tämän tutkimuksen loppuun saattamiseen kulunutta aikaa.

KILPAILUKYKY

Taustatietoa

Euroopan komission yhteinen tutkimuskeskus (JRC) käynnisti 31 päivänä tammikuuta 2002 (1) tarjouskilpailun, joka koski pieniä ja keskisuuria rakennus-, rakenneuudistus- ja kunnossapitotöitä JRC:n Ispran toimipaikassa sijaitsevissa eri rakennuksissa ja viemäröintijärjestelmissä.

Yksi kantelijan asiakkaista (2), italialainen yritys M.P.M. Costruzioni Edili s.r.l., jäljempänä 'M.P.M', joka oli perustanut konsortion kolmen muun yrityksen kanssa, jäljempänä 'konsortio', osallistui tarjouskilpailuun. Konsortiota ei kuitenkaan valittu.

Oikeusasiamiehelle 25. heinäkuuta 2002 jättämässään kantelussa (1368/2002/IP) kantelija väitti, että tarjouskilpailumenettely ei ollut avoin ja että YTK oli jatkuvasti jättänyt vastaamatta hänen kirjeenvaihtoonsa 17. kesäkuuta 2002 alkaen. Lisäksi kantelija väitti, että tarjousta koskevien sääntöjen mukaisesti M.P.M:n olisi pitänyt saada sopimus.

Oikeusasiamies ilmoitti kantelusta komissiolle 30.8.2002 ja pyysi toimielintä antamaan lausunnon marraskuun 2002 loppuun mennessä. Komissio antoi lausuntonsa 12. marraskuuta 2002. Lausunto toimitettiin kantelijalle, joka lähetti huomautuksensa 31. joulukuuta 2002.

Kantelijan huomautuksista kävi ilmi, että M.P.M. oli 12 päivänä marraskuuta 2002 saattanut riitansa komission kanssa Italian Lombardian hallintotuomioistuimen käsiteltäväksi.

Näiden tietojen perusteella oikeusasiamies päätti lopettaa asian käsittelyn oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 7 kohdan mukaisesti (3). Kantelija oli kuitenkin 31 päivänä joulukuuta 2002 esittämissään huomautuksissa esittänyt uuden väitteen siitä, miten komissio oli käsitellyt hänen 31 päivänä heinäkuuta 2002 esittämänsä asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön. Koska tämä väite ei ollut osa alkuperäistä kantelua, oikeusasiamies ilmoitti kantelijalle, ettei hän käsittelisi sitä asiaa 1368/2002/IP koskevassa päätöksessään. Lisäksi hän ilmoitti kantelijalle, että hän voi halutessaan tehdä asiasta uuden valituksen.

Valitus 617/2003/IP

Kantelija teki 1. huhtikuuta 2003 oikeusasiamiehelle uuden kantelun, joka kirjattiin numerolla 617/2003/IP.

Kantelijan mukaan tämän uuden kantelun taustalla olevat merkitykselliset tosiseikat olivat seuraavat:

Kantelija pyysi 31 päivänä heinäkuuta 2002 komissiota antamaan hänelle oikeuden tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat komission 31 päivänä tammikuuta 2002 käynnistämää tarjouskilpailua, joka koski pieniä ja keskisuuria rakennustöitä, rakenneuudistustarjouksia sekä eri rakennusten ja viemäröintijärjestelmien kunnossapitotöitä YTK:n Ispran toimipaikassa. Komissio antoi hänelle 28.8.2002 oikeuden tutustua joihinkin hänen pyytämiinsä asiakirjoihin. Se kieltäytyi kuitenkin antamasta kantelijalle oikeutta tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat muiden tarjouskilpailuun osallistuneiden yritysten kuin M.P.M:n tekemiä tarjouksia. Komissio perusteli kieltäytymistään sillä, että näihin asiakirjoihin sovelletaan Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (4) 4 artiklan 2 kohdassa säädettyä poikkeusta, jonka mukaan "toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön (…) taloudellisten etujen suojaa".

Kantelija esitti 6. syyskuuta 2002 komission pääsihteerille uudistetun pyynnön saada tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija totesi seuraavaa:

i) Pyyntö saada tutustua asiakirjoihin oli esitetty menettelyn päättymisen jälkeen. Julkisia rakennusurakoita koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta 14 päivänä kesäkuuta 1993 annetussa direktiivissä 93/37/ETY (5), sellaisena kuin se on muutettuna direktiivillä 97/52/ETY (6), säädetään, että tarjousten luottamuksellisuus säilyy niiden arviointiin asti. Kantelijan mukaan ei kuitenkaan ollut olemassa säännöstä, jonka mukaan tämä luottamuksellisuus olisi säilytettävä asiaankuuluvan menettelyn päättymisen jälkeen. Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 7 kohdan mukaisesti poikkeuksia asiakirjoihin tutustumista koskevasta yleisestä periaatteesta sovelletaan ainoastaan niin kauan kuin suojaa voidaan perustella asiakirjan sisällöllä.

ii) Kuten asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohdassa säädetään, toimielin kuulee kolmatta osapuolta arvioidakseen, sovelletaanko poikkeusta, paitsi jos on selvää, että asiakirja luovutetaan tai sitä ei luovuteta.

iii) M.P.M:llä oli erityinen intressi saada tutustua merkityksellisiin asiakirjoihin, koska se oli yksi tarjouskilpailun osallistujista ja koska sillä oli merkitystä sen puolustautumisoikeuksien kannalta.

Komissio hylkäsi kantelijan uudistetun pyynnön 13 päivänä marraskuuta 2002 päivätyllä kirjeellä.

Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti, että i) käsitellessään uudistettua hakemustaan komissio ei noudattanut asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyä määräaikaa ja ii) komission päätös olla antamatta hänelle oikeutta tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin oli epäoikeudenmukainen ja riittämättömästi perusteltu.

Kantelija väitti, että komission olisi harkittava uudelleen kantaansa ja annettava hänelle oikeus tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin.

KYSYMYS

Komission lausunto

Kantelusta antamassaan lausunnossa komissio esitti seuraavat seikat:

Kantelija esitti 31.7.2002 JRC:n käynnistämään tarjouskilpailuun osallistuneen M.P.M:n laillisena edustajana asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön.

YTK pyysi 5. elokuuta 2002 kantelijaa täsmentämään pyyntöään, joka YTK:n mukaan oli muotoiltu laajasti. Kantelija vastasi 6 päivänä elokuuta 2002. Hän täsmensi asiakirjat, joihin hän oli pyytänyt saada tutustua, ja korosti, että hänen pyyntönsä perustui myös Italian lakiin kansalaisten tiedonsaantioikeuksista, jotta voidaan turvata heidän oikeutensa hallintoon nähden.

YTK vastasi kantelijalle 28 päivänä elokuuta 2002. YTK toimitti kantelijalle YTK:n teknisten yksiköiden täydellisen raportin hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle ja sen liitteet. Tähän asiakirja-aineistoon sisältyivät seuraavat asiakirjat:

• tarjousyritysten edustajien kanssa pidetyn teknisen kokouksen pöytäkirja;
• luettelo tarjouksen tehneistä yrityksistä;
• valintalautakunnan raportti;
• arviointikomitean kertomus;
• hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunto; ja
• sopimusluonnos.

Valituksen tekijältä kuitenkin evättiin mahdollisuus tutustua tarjouksen tehneiden yritysten tekemiin ehdotuksiin, koska YTK:n mukaan näihin ehdotuksiin sisältyvien tietojen paljastaminen olisi heikentänyt tarjoajien taloudellisten etujen suojaa.

Kantelija teki 6. syyskuuta 2002 uudistetun hakemuksen komission pääsihteerille ja pyysi saada tutustua asiakirjoihin, joihin YTK oli evännyt häneltä pääsyn 28. elokuuta 2002. Kantelija totesi, että hänen pyyntönsä perustui myös Italian lainsäädäntöön ja että M.P.M:llä oli etuoikeutettu oikeus tutustua näihin asiakirjoihin, koska niillä olisi merkitystä sen puolustuksen kannalta Lombardian hallintotuomioistuimessa käytävän oikeudenkäynnin yhteydessä. Kantelija katsoi myös, että YTK:n olisi pitänyt kuulla muita asianomaisia yrityksiä ennen kuin se päätti, että kantelijan pyytämien asiakirjojen paljastaminen vahingoittaisi niiden kaupallisia etuja.

Tämän jälkeen komissio kuuli asianomaisia yrityksiä, ja n päätteli tämän kuulemisen perusteella, että niiden huomautusten julkistaminen vaikuttaisi niiden kaupallisiin etuihin.

Mitä tulee kantelijan väitteeseen, jonka mukaan komissio ei vastannut hänen uudistettuun väitteeseensä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklassa säädetyssä määräajassa, toimielin myönsi, että sen vastaus oli todellakin viivästynyt. Uudistettu pyyntö saada tutustua asiakirjoihin oli vastaanotettu faksitse 6.9.2002. Pyynnössä mainittujen yritysten kuulemiseen tarvittavan ajan vuoksi komissio päätti kuitenkin pidentää 15 työpäivällä määräaikaa, joka oli tarpeen vastauksen antamiseksi kantelijalle. Kantelijalle oli ilmoitettu asiasta 26 päivänä syyskuuta 2002 päivätyllä kirjeellä. Lopullinen määräaika vastauksen antamiselle oli näin ollen 18. lokakuuta 2002. Vastaus lähetettiin kuitenkin kantelijalle 13 päivänä marraskuuta 2002 eli 17 työpäivää myöhemmin. Komissio pahoitteli tässä tapauksessa tapahtunutta viivästystä ja selitti, että se johtui kuulemisprosessiin tarvittavasta ajasta. Viivästys ei kuitenkaan ollut vaikuttanut kantelijan oikeuksiin, koska asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklassa säädetään, että jos vastausta ei anneta asetetussa määräajassa, se katsotaan kielteiseksi vastaukseksi, joka oikeuttaa kantajan nostamaan kanteen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai tekemään kantelun oikeusasiamiehelle.

Mitä tulee kantelijan väitteeseen, jonka mukaan päätös olla antamatta hänelle oikeutta tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin oli epäoikeudenmukainen ja riittämättömästi perusteltu, kantelijan kantelussaan mainitsemaa Italian lainsäädäntöä ei sovellettu komission hallussa oleviin asiakirjoihin. Käsiteltävässä asiassa sovellettava lainsäädäntö oli asetus (EY) N:o 1049/2001, jossa ei myönnetä erityisiä tutustumisoikeuksia asianomaisille osapuolille. Asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaan hakijan ei tarvitse perustella pyyntöään. Päätös myöntää tai evätä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin ei näin ollen voi perustua kantajan erityisiin etuihin. Kun asiakirja julkistetaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti, siitä tulee julkinen, ja kuka tahansa muu hakija voi tutustua siihen.

Asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyllä poikkeuksella suojataan luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja. Tarjouspyyntöön osallistuneiden yritysten toimittamat asiakirjat sisälsivät luottamuksellisia liiketoimintatietoja, joiden ilmaiseminen olisi vahingoittanut niiden kaupallisia etuja. Kantelijan asiakkaan etu saada tutustua näihin asiakirjoihin oli yksityinen etu, eikä siihen voitu vedota ylivoimaisena yleisenä etuna. Päättäessään kantelijan pyynnöstä komission oli löydettävä oikeudenmukainen tasapaino toisaalta kantelijan asiakkaan oikeutetun intressin ymmärtää syyt, joiden vuoksi sopimus tehtiin toisen yrityksen kanssa, ja toisaalta tarjouksen tehneiden yritysten oikeutetun luottamuksen välillä siihen, että tarjousta varten toimitettuja tietoja käsitellään asianmukaisesti. Komissio katsoi, että YTK oli toimittanut kantelijalle kaikki asiaankuuluvat asiakirjat, joissa selitetään noudatettu menettely, tarjousten arviointiperusteet, ehdotuksen arviointi ja neuvoa-antavan komitean lopullinen päätelmä.

Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohdan mukaan kolmannen osapuolen asiakirjan laatijaa oli kuultava asiakirjan luovuttamisesta, "ellei ole selvää, että asiakirja luovutetaan tai sitä ei luovuteta". Käsitellessään kantelijan alkuperäistä hakemusta YTK ei ollut kuullut yrityksiä, jotka olivat pyydettyjen asiakirjojen laatijoita, koska se oli katsonut, että asetuksen 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädettyä poikkeusta voitiin soveltaa. Kun kantelija teki uudistetun hakemuksen, tällainen kuuleminen toteutettiin kuitenkin uuden arvioinnin tekemiseksi sen varmistamiseksi, olisiko pyydettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittanut asianomaisten yritysten kaupallisia etuja.

Komissio muistutti lopuksi, että kantelijan asiakasta M.P.M:ää ei ollut valittu, koska se ei ollut täyttänyt yhtä tarjouspyynnössä ilmoitetuista valintaperusteista. Muiden yritysten toimittamien asiakirjojen sisällöllä ei näin ollen olisi tältä osin merkitystä.

Kantelijan huomautukset

Kantelija totesi huomautuksissaan, että komissio oli antanut lausuntonsa englanniksi eikä italiaksi, jonka hän oli valinnut EY:n perustamissopimuksen 21 artiklan mukaisesti. Tämän vuoksi hänen oli käännettävä komission lausunto italiaksi asiakkaalleen M.P.M:lle, jonka puolesta hän teki kantelun oikeusasiamiehelle.

Kantelija pani lisäksi merkille, että komissio myönsi, että sen vastaus uudistettuun pyyntöön oli viivästynyt. Hän täsmensi kuitenkin, että komissio oli ilmoittanut hänelle, ettei se voinut vastata määräajassa, vasta kun tämä määräaika oli jo päättynyt, eikä se perustellut tätä viivästystä. Tämä oli vastoin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohtaa, jonka mukaan "(…) 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan pidentää 15 työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan asiasta etukäteen ja että se perustellaan yksityiskohtaisesti". Kantelija ilmoitti lisäksi, että hän oli saanut komission vastauksen vasta 27 päivänä marraskuuta 2002. Toisin kuin komissio oli korostanut lausunnossaan, hänen asiakkaansa M.P.M. oli kärsinyt vahingonkorvausta, koska komissio ei ollut vastannut määräajassa, koska se ei ollut tiennyt merkityksellisistä seikoista, jotka olisi voitu ottaa huomioon pantaessa vireille oikeudenkäyntiä Italian hallintotuomioistuimessa, jonka määräaika oli 12.11.2002. Kantelija katsoi myös, että komissio oli väärässä vahvistaessaan, että tämä vastaamisen viivästyminen ei loukannut hänen asiakkaansa oikeuksia.

Väitteestä, joka koski komission päätöstä hänen asiakirjoihin tutustumista koskevasta pyynnöstään, kantelija totesi, että komissio pysyi samassa kannassa, jonka se oli omaksunut 13 päivänä marraskuuta 2002 päivätyssä kirjeessään. Kantelijan mukaan komissio ei perustellut, miksi pyydettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen olisi voinut vahingoittaa tarjouksen tehneiden yritysten kaupallisia etuja, koska tarjouskilpailumenettely oli jo toteutettu. Kantelija väitti, että tällainen vahinko olisi voinut olla mahdollinen asianomaisen menettelyn aikana mutta ei sen päättymisen jälkeen. Kantelija huomautti myös, että erään yrityksen tase, joka oli yksi asiakirjoista, joihin komissio epäsi oikeuden tutustua, on Italiassa julkinen asiakirja. Kantelija katsoi näin ollen, että oli ristiriitaista, että komissio epäsi oikeuden tutustua julkiseen asiakirjaan. Lisäksi hän katsoi, että pyydettyjen asiakirjojen luonteen vuoksi komission ei ollut tarpeen kuulla niitä laatineita kolmansia osapuolia.

Kantelija pyysi lopuksi oikeusasiamiestä käyttämään kaikkia ohjesäännössä ja hallinnollisia epäkohtia koskevissa täytäntöönpanosäännöksissä säädettyjä välineitä.

Lisätiedustelut
Lisätietopyyntö

Oikeusasiamies katsoi, että tätä kantelua koskevien tutkimusten jatkamiseksi oli tarpeen pyytää komissiolta lisätietoja. Tämän vuoksi hän kirjoitti komissiolle 8.12.2004 ja pyysi toimielintä ottamaan kantaa kantelijan huomautuksiin ja erityisesti kantelijan väitteeseen, jonka mukaan tietyt asiakirjat (tai niiden osat), joihin hän pyysi saada tutustua, olivat julkisia asiakirjoja Italiassa, minkä vuoksi oli ristiriitaista, että komissio epäsi yleisön oikeuden tutustua julkiseen asiakirjaan.

Komission vastaus

Vastauksessaan komissio totesi, että Italian lainsäädännön mukaan useimpien yritysten on talletettava taseensa kaupparekisteriin (Registro delle Imprese) ja että kuka tahansa voi pyytää pääsyä näihin taseisiin miltä tahansa Italian kauppakamarilta yrityksen rekisteröintipaikasta riippumatta. Näin ollen kaikki kiinnostuneet henkilöt voivat helposti saada kaikki yrityksen taseita koskevat tiedot paikalliselta kauppakamarilta.

Komission mukaan tällaiset taseet sisältyivät mahdollisesti tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten toimittamiin asiakirjoihin. Komissio ei kuitenkaan pystynyt määrittämään, mitkä asiakirjat oli talletettu tai olisi pitänyt tallentaa kaupparekisteriin. Toimielin ei voinut erottaa toisistaan asiakirjoja, joihin yleisöllä saattoi olla oikeus tutustua kauppakamarien välityksellä, ja asiakirjoja, joita ei voitu julkistaa, koska oli tarpeen suojella tarjouskilpailun järjestäneiden yhtiöiden kaupallisia etuja.

Komissio katsoi soveltaneensa asetusta (EY) N:o 1049/2001 oikein katsoessaan, että asiaa koskevat asiakirjat kuuluvat asiaa koskevan poikkeuksen soveltamisalaan (7).

Kantelijan huomautukset

Komission vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija katsoi, että komissio oli pääosin vahvistanut hänen kantansa. Hän katsoi lisäksi, että komission kantaa hänen pyyntöönsä saada tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin ei voitu hyväksyä. Kantelijan mukaan komission väitettä, jonka mukaan se ei voinut erottaa toisistaan asiakirjoja, joihin yleisöllä voisi olla pääsy kauppakamarien kautta, ja asiakirjoja, joita ei voida paljastaa, ei voida hyväksyä, ellei hyväksytä sitä, että komission ei odoteta olevan tietoinen jäsenvaltioissa sovellettavasta kansallisesta lainsäädännöstä. Kantelijan mukaan komissiolla oli henkilöresurssien ja rakenteiden osalta kaikki mahdollisuudet saada tarvittavat tiedot asiakirjoihin tutustumista koskevista pyynnöistä.

Väitteestä, jonka mukaan komissio ei ole noudattanut asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyä määräaikaa käsitellessään uudistettua hakemustaan, kantelija totesi, että toimielin ei ollut esittänyt lisähuomautuksia.

Kantelija piti kantelunsa voimassa ja vaati, että oikeusasiamiehen olisi käytettävä kaikkia ohjesäännössä ja hallinnollisia epäkohtia koskevissa täytäntöönpanosäännöksissä säädettyjä välineitä.

OMBUDSMANIN EHDOTUS SUOSITUKSEKSI

Suositusluonnos

Oikeusasiamies osoitti 16. marraskuuta 2005 komissiolle ohjesääntönsä 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti seuraavan suositusluonnoksen:

Komission olisi tarkasteltava uudelleen 13. marraskuuta 2002 tekemäänsä päätöstä kantelijan uudistetusta hakemuksesta saada tutustua asiakirjoihin ja myönnettävä oikeus tutustua niihin asiakirjoihin tai niiden osiin, jotka eivät kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyn poikkeuksen soveltamisalaan, tai annettava riittävän yksityiskohtaiset selvitykset sen osoittamiseksi, että kyseinen poikkeus koskee joitakin tai kaikkia näitä asiakirjoja tai niiden osia.

Tämä suositusluonnos perustui seuraaviin näkökohtiin.

1. Kantelijan väitteestä, jonka mukaan komission päätös evätä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin kokonaisuudessaan oli epäoikeudenmukainen, oikeusasiamies toteaa, että kantelijan väittämä kohtuuttomuus näyttää johtuvan hänen virheellisestä tulkinnastaan asetuksesta 1049/2001, jolla säännellään yleisön oikeutta tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin.

Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että komissio totesi lausunnossaan, että käsiteltävässä asiassa sovellettava lainsäädäntö oli asetus 1049/2001 ja että Italian lainsäädäntö, johon kantelija oli viitannut asiakirjoihin tutustumista koskevassa pyynnössään ja oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, ei ollut merkityksellinen eikä sitä näin ollen voitu ottaa huomioon. Kantelija ei ole huomautuksissaan esittänyt huomautuksia komission lausumasta tältä osin. Komission kanta vaikuttaa oikealta.

Näin ollen oikeusasiamiehen tutkinta rajoittuu sen varmistamiseen, että asetusta (EY) N:o 1049/2001 on noudatettu.

2. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 tarkoituksena on antaa yleisön oikeudelle tutustua asiakirjoihin mahdollisimman täysimääräinen vaikutus ja vahvistaa tätä oikeutta koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Asetukseen (EY) N:o 1049/2001 sisältyy kuitenkin tiettyjä poikkeuksia, joita on yhteisöjen tuomioistuinten vakiintuneen oikeuskäytännön mukaisesti tulkittava ja sovellettava suppeasti, jotta ei estetä soveltamasta yleistä periaatetta, jonka mukaan yleisölle annetaan mahdollisimman laaja oikeus tutustua komission hallussa oleviin asiakirjoihin (8).

Yksi näistä poikkeuksista sisältyy 4 artiklan 2 kohdan ensimmäiseen luetelmakohtaan, jossa säädetään, että ”toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen suojaa (…)”.

3. Komission uudistettuun pyyntöön liittyvien menettelyllisten näkökohtien osalta oikeusasiamies katsoo, että komission päätös kuulla kyseisiä asiakirjoja laatineita kolmansia osapuolia kyseisten asiakirjojen luonnetta koskevien epäilyjen hälventämiseksi ja tutkia mahdollisuutta myöntää laajempi tutustumisoikeus kuin alkuperäisessä vaiheessa oli myönnetty, ei ollut ristiriidassa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 kanssa. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komissiossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa asian tämän näkökohdan osalta. Lisäksi hän huomauttaa, että kantelija itse näytti uudistetussa hakemuksessaan ehdottavan, että komissio kuulisi asianomaisia kolmansia osapuolia arvioidakseen, voitiinko poikkeusta soveltaa käsiteltävässä asiassa.

4. Kantelijan väitteestä, jonka mukaan komissio ei hänen uudistettua hakemustaan käsitellessään noudattanut asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyä määräaikaa, oikeusasiamies katsoi, että asiassa oli tapahtunut huomattava viivästys ja että komissio ei näin ollen ollut toiminut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Kyseessä oli hallinnollinen epäkohta.

5. Asiakysymyksen osalta on todettava, että asiakirjat, joihin komissio kieltäytyi antamasta oikeutta tutustua, koostuivat olennaisilta osin muiden yhtiöiden kuin M.P.M:n, joka oli osallistunut asianomaiseen tarjouspyyntöön, tekemistä tarjouksista. Kun otetaan huomioon näiden asiakirjojen luonne, voidaan kohtuudella olettaa, että ne sisälsivät tietoja (kuten noteeratut hinnat), joiden julkistaminen saattoi vaikuttaa asianomaisten yritysten kaupallisiin etuihin. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komission näkemys, jonka mukaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädettyä poikkeusta sovelletaan tässä tapauksessa, oli lähtökohtaisesti oikea.

6. Kantelijan väitteestä, jonka mukaan tietojen ilmaiseminen olisi voinut vaikuttaa muiden yritysten kaupallisiin etuihin vain asianomaisen menettelyn aikana mutta ei sen päättymisen jälkeen, oikeusasiamies katsoo, että näiden asiakirjojen sisältämien tietojen perusteella ei vaikuta kohtuuttomalta olettaa, että tarjouskilpailuun osallistuneiden yritysten kaupallisiin etuihin kohdistuvan vahingon riski voisi jatkua myös tarjouskilpailumenettelyn päättymisen jälkeen.

Vaikuttaa aiheelliselta huomauttaa, että tämä väite koskee komission 13. marraskuuta 2002 tekemää päätöstä hylätä kantelijan uudistettu pyyntö saada tutustua asianomaista tarjousta koskeviin asiakirjoihin. Oikeusasiamiehen tutkimuksessa on näin ollen keskityttävä tutkimaan, oliko tämä päätös oikea. On kuitenkin ilmeistä, että tarjouskilpailumenettely päättyi vasta 17.7.2002 eli alle neljä kuukautta ennen kuin komissio teki päätöksensä. Heinäkuussa 2002 tehdystä päätöksestä kuluneella ajalla ei näin ollen ole merkitystä ratkaistaessa, onko komission 13.11.2002 tekemään päätökseen liittynyt hallinnollinen epäkohta.

7. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetystä poikkeuksesta on todettava, että saman artiklan mukaan oikeus tutustua asiakirjoihin on myönnettävä hakijalle myös silloin, kun kyseistä poikkeusta sovelletaan, jos ylivoimainen yleinen etu edellyttää ilmaisemista.

Kuten oikeusasiamies on jo todennut aiemmissa päätöksissään, kyseisen säännöksen rakenteesta ja sanamuodosta seuraa, että tiedonsaantioikeutta hakevan henkilön on yleensä osoitettava, että kyseessä on ylivoimainen yleinen etu, joka edellyttää tietojen ilmaisemista (9). Käsiteltävänä olevassa asiassa oikeusasiamies katsoo, että kantelija ei ole osoittanut, että ylivoimainen yleinen etu edellyttäisi pyydettyjen asiakirjojen luovuttamista.

Oikeusasiamies toteaa, että kantelija väitti uudistetussa tutustumispyynnössään, että hänen yrityksellään oli erityinen intressi saada tutustua kyseisiin asiakirjoihin, koska se oli osallistunut tarjouskilpailuun ja koska oikeus tutustua näihin asiakirjoihin oli merkityksellinen sen puolustautumisoikeuksien kannalta. Tällainen etu ei kuitenkaan missään tapauksessa (jos se näytetään toteen) olisi sellainen yleinen etu, joka voisi syrjäyttää asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdassa säädetyn poikkeuksen.

8. Lisäksi oikeusasiamies haluaa korostaa, että kuten komissio perustellusti huomauttaa, asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei anneta asianomaisille osapuolille erityisiä oikeuksia tutustua asiakirjoihin. Perusteet, joiden vuoksi tutustumista on pyydetty, ovat näin ollen merkityksettömiä asetuksen 1049/2001 kannalta, eikä tutustumista koskeva pyyntö tällöin riipu siitä, onko hakijalla erityisiä tai oikeutettuja etuja.

Tästä syystä oikeusasiamies katsoo, että komission väite, jonka mukaan muiden samaan tarjouskilpailuun M.P.M:n kanssa osallistuneiden yritysten toimittamien asiakirjojen sisältö ei ollut merkityksellinen kantelijan asiakkaan kannalta, ei näin ollen ole merkityksellinen tässä tapauksessa.

9. Oikeusasiamies muistuttaa kuitenkin, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 6 kohdassa säädetään, että ”jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta sovelletaan jotakin 1 tai 2 kohdassa säädettyä poikkeusta, asiakirjan jäljelle jäävä osa luovutetaan”.

Vastauksessaan kantelijan uudistettuun pyyntöön komissio totesi, että osittainen tutustumisoikeus ei ollut mahdollista, koska asianomaiset asiakirjat kuuluivat kokonaisuudessaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyn poikkeuksen soveltamisalaan.

10. Vastauksessaan oikeusasiamiehen 8.12.2004 päivättyyn kirjeeseen komissio kuitenkin myönsi, että Italian lainsäädännön mukaan yleisön saatavilla olevat taseet sisältyivät mahdollisesti tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten toimittamiin asiakirjoihin. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että näiden asiakirjojen osalta ei ollut mitään syytä evätä oikeutta tutustua kantelijaan.

11. Oikeusasiamies panee merkille komission väitteen, jonka mukaan se ei voinut erottaa toisistaan asiakirjoja, joihin yleisö olisi voinut tutustua kauppakamareiden välityksellä, ja asiakirjoja, joita ei voida julkistaa, koska on tarpeen suojella tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten kaupallisia etuja.

Asetuksen N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa sallitaan kuitenkin ainoastaan se, että komissio epää oikeuden tutustua asiakirjoihin, joiden sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi asianomaisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen suojaa. Todistustaakka on siten selvästi komissiolla. Pääsy on näin ollen myönnettävä, jos komissio ei voi osoittaa, että mainittua poikkeusta sovelletaan. Lisäksi on huomattava, että komissiolla oli mahdollisuus ottaa yhteyttä asianomaisia asiakirjoja toimittaneisiin yrityksiin tai Italian viranomaisiin, jos se katsoi tarvitsevansa lisäselvityksiä tältä osin voidakseen käsitellä kantelijan pyynnön saada tutustua asiakirjoihin.

12. Siltä osin kuin on kyse mahdollisuudesta myöntää oikeus tutustua muihin asiaan liittyvien asiakirjojen osiin kuin taseisiin, jotka voivat olla yleisön saatavilla Italian lainsäädännön nojalla, komissio tyytyi toteamaan, että osittainen oikeus tutustua asiakirjoihin ei ollut mahdollinen, koska kantelijan pyytämät asiakirjat sisälsivät kaupallisiin etuihin vaikuttavia tietoja, minkä vuoksi niihin olisi sovellettava 4 artiklan 2 kohdassa säädettyä poikkeusta. Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät kuitenkin, että asianomaiselle vastainen päätös on perusteltava riittävän yksityiskohtaisesti, jotta asianomaiset henkilöt saavat tiedon päätöksen perusteluista ja jotta toimivaltaiset viranomaiset voivat tutkia päätöksen uudelleen.

Käsiteltävässä asiassa oikeusasiamies toteaa, että komissio on tyytynyt toteamaan, ettei osittaista tutustumisoikeutta voitu myöntää, antamatta tietoja siitä, kattoiko kyseinen poikkeus, johon vedottiin, pyydetyt asiakirjat kaikilta osin.

13. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole käsitellyt asianmukaisesti kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin. Tämä päätelmä perustuu siihen, että ensinnäkin komissio on itse myöntänyt, että jotkin sen hallussa olevista asiakirjoista voivat olla asiakirjoja, jotka ovat Italian lainsäädännön mukaan julkisia, minkä vuoksi kieltäytyminen antamasta oikeutta tutustua tällaisiin asiakirjoihin ei vaikuta perustellulta; ja että toisaalta komissio ei ole perustellut riittävästi kieltäytymistään antamasta osittaista oikeutta tutustua asiaa koskevien asiakirjojen muihin osiin.

Oikeusasiamies ymmärtää, että kaikkien pyydettyjen asiakirjojen tutkiminen tapauskohtaisesti sen selvittämiseksi, mitkä niistä voitaisiin luovuttaa, voisi aiheuttaa komissiolle vakavan hallinnollisen taakan. Komissio ei kuitenkaan ole osoittanut, että tämä tarkastelu aiheuttaisi tässä tapauksessa suhteettoman hallinnollisen rasitteen. On myös huomattava, että asetuksen 1049/2001 6 artiklan 3 kohdassa säädetään, että jos hakemus koskee erittäin pitkiä asiakirjoja tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi.

Komission yksityiskohtainen lausunto

Yksityiskohtaisessa lausunnossaan komissio totesi, että se oli tarkastellut uudelleen kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat i) oikeutta tutustua tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten taseisiin, koska nämä asiakirjat ovat Italian lainsäädännön mukaan julkisia, ja ii) oikeutta tutustua osittain muihin tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten toimittamiin asiakirjoihin.

Komissio korosti taseisiin tutustumisen osalta, että sen asiaa koskevaan tarjouspyyntöön, johon kantelijan asiakas oli osallistunut, liittyvät asiakirjat sisälsivät tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten taseet vuosilta 1999, 2000 ja 2001. Lisäksi se sisälsi jäljennökset kaupparekisteriin rekisteröitymistä koskevista todistuksista (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura - CCIAA-) ja laatujärjestelmää koskevista todistuksista.

Koska kaikilla kansalaisilla on mahdollisuus saada taseet miltä tahansa Italian kauppakamarilta, komissio suostui siihen, että nämä asiakirjat ovat Italian lainsäädännön mukaisesti julkisia asiakirjoja. Ne eivät kuitenkaan ole yleisön saatavilla maksutta, ja kauppakamarit perivät maksuja toimittaessaan näitä asiakirjoja. Kyseisiä asiakirjoja voi ostaa myös tiettyjen verkkosivustojen kautta, kuten "www.infoaffari.com" tai "www.infocomas.it". Laatujärjestelmän sertifikaatit löytyvät ilmaiseksi SINCERTin verkkosivustolta eli italialaisten yritysten sertifioinnista ja akkreditoinnista vastaavan italialaisen elimen tietokannasta.

Asetuksen N:o 1049/2001 johdanto-osan 15 perustelukappaleen mukaan sen tarkoituksena tai vaikutuksena ei ole muuttaa asiakirjoihin tutustumista koskevaa kansallista lainsäädäntöä. Komission mukaan olisi näin ollen ollut epäasianmukaista ja lojaalin yhteistyön periaatteen vastaista, että komissio olisi antanut yleisölle ilmaisia jäljennöksiä taseista vastoin kansallisia sääntöjä, joissa vahvistetaan edellytykset samojen asiakirjojen saamiselle.

Sen vuoksi komissio ehdotti oikeudenmukaisena ratkaisuna, että kantelija voisi tutustua tarjouksen tehneiden yritysten taseisiin ja todistuksiin JRC:n tiloissa Isprassa. Jos hän haluaa saada jäljennökset näistä asiakirjoista, hän voi helposti tehdä sen ottamalla yhteyttä toimivaltaiseen kauppakamariin tai tutustumalla asianmukaisiin verkkosivustoihin.

Mahdollisuudesta antaa osittainen oikeus tutustua muihin tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten tarjouksiin sisältyviin asiakirjoihin komissio totesi, että nämä asiakirjat koostuivat lähes yksinomaan yrityksiä koskevista tiedoista. Näiden asiakirjojen tutkiminen sivu sivulta ja niiden rajallisten osien poimiminen olisi aiheuttanut täysin suhteettoman hallinnollisen taakan. Komissio katsoi, että yleinen etu saada tutustua asiakirjan hajanaisiin osiin ei oikeuttanut liiallista hallinnollista työtä, jota tällainen menettely olisi edellyttänyt. Komissio muistutti lisäksi, että ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin oli osoittanut, että toimielimet saattoivat tietyissä tapauksissa punnita keskenään yleisön intressiä saada tutustua pyydettyihin asiakirjoihin osittain ja tästä aiheutuvaa työtaakkaa ja että niillä on oikeus evätä tällainen osittainen oikeus tutustua asiakirjoihin, jos kyseisten asiakirjojen tarkastelu osoittaa, että osittainen oikeus tutustua asiakirjoihin olisi ollut merkityksetön, kun taas vaadittu työtaakka olisi ollut suhteeton (10).

Kantelijan huomautukset komission yksityiskohtaisesta lausunnosta

Komission yksityiskohtaista lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija totesi, että komissio ei esittänyt huomautuksia päätelmästä, jonka oikeusasiamies oli tehnyt suositusluonnoksessaan väitteestään, jonka mukaan komissio ei ollut käsitellyt kantelijan uudistettua hakemusta asetetussa määräajassa.

Mitä tulee komission huomautuksiin asiakirjoihin tutustumista koskevan pyyntönsä asiasisällöstä, kantelija korosti, että komissio oli vasta oikeusasiamiehen suositusluonnosta koskevassa yksityiskohtaisessa lausunnossaan myöntänyt ensimmäisen kerran ja lähes neljän vuoden kuluttua kyseisestä pyynnöstä, että tietyt pyydetyt asiakirjat olivat todellakin julkisia asiakirjoja. On selvää, että se, että komissio kieltäytyi luovuttamasta samaan tarjouspyyntöön, johon hänen asiakkaansa oli osallistunut, osallistuneiden yhtiöiden taseiden kaltaisia asiakirjoja, oli perusteetonta. Kantelija totesi lisäksi, että komissio ehdotti nyt yksityiskohtaisessa lausunnossaan, että hänelle annettaisiin mahdollisuus tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin JRC:n tiloissa Isprassa, ja että se vetosi asetuksen 1049/2001 johdanto-osan 15 kappaleeseen perustellakseen, ettei asiakirjoja toimitettu suoraan hänelle. Koska Italian kansalliset viranomaiset perivät kantelijan pyytämien asiakirjojen jäljennöksistä maksuja, komission mielestä olisi ollut epäasianmukaista ja lojaalin yhteistyön periaatteen vastaista, että komissio olisi toimittanut maksutta jäljennökset kyseisistä asiakirjoista. Kantelijan mukaan komissio oli virheellisesti vedonnut lojaalin yhteistyön periaatteeseen. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklassa, jossa kuvataan, miten asiakirjoihin tutustuminen voidaan myöntää hakemuksen perusteella, säädetään seuraavaa: ”(...) Jäljennösten tuottamisesta ja lähettämisestä aiheutuvat kustannukset voidaan periä hakijalta. Maksu ei saa ylittää jäljennösten tuottamisesta ja lähettämisestä aiheutuvia todellisia kustannuksia. Asiakirjoihin tutustuminen paikan päällä, alle 20 A4-sivun jäljennökset ja suora pääsy sähköisessä muodossa tai rekisterin kautta on maksutonta (...)". Kantelija ei näin ollen voinut ymmärtää, miten komission esiin tuoma periaate oli merkityksellinen käsiteltävässä asiassa. Hän korosti lisäksi, että komissio ei ollut koskaan harkinnut mahdollisuutta periä häneltä maksua pyydettyihin asiakirjoihin tutustumisesta. Mitä tulee komission ehdotukseen antaa hänen tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin JRC:n tiloissa Isprassa, kantelija katsoi, että annettu vastaus ei ollut riittävä eikä komission kaltaisen toimielimen arvoinen. Lisäksi hän katsoi, ettei ollut hyväksyttävää, että lähes neljä vuotta alkuperäisen asiakirjoihin tutustumista koskevan pyyntönsä jälkeen komissio ehdotti jotakin, mitä hän itse oli jo ehdottanut 6.8.2002 päivätyssä kirjeessään, kun hän ilmoitti olevansa valmis tutustumaan asiaankuuluviin asiakirjoihin komission tiloissa.

Mitä tulee komission kantaan mahdollisuudesta myöntää osittainen tutustumisoikeus, kantelija katsoi, että se oli perusteeton ja että komissio ei ollut vieläkään osoittanut, että kaikkien niiden asiakirjojen tutkiminen, joita hänen tutustumispyyntönsä koski, olisi aiheuttanut suhteettoman hallinnollisen rasitteen. Oikeusasiamies totesi myös, että jos hakemus koskee erittäin pitkiä asiakirjoja tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, toimielin voi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 3 kohdan nojalla neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi. Yksityiskohtaisesta lausunnostaan kävi kuitenkin ilmi, että komissio ei ollut ottanut tätä mahdollisuutta huomioon. Komissio ei ollut antanut tietoja kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen tutkimisesta väitetysti aiheutuvasta suhteettomasta hallinnollisesta rasitteesta (eli komission olisi pitänyt ainakin ilmoittaa, kuinka monta asiakirjaa olisi pitänyt analysoida ja kuinka suuria ne olivat) eikä se ollut antanut hänelle tietoja asetuksen 1049/2001 mukaisesti ja oikeusasiamiehen suositusluonnoksessaan ehdottamalla tavalla.

Kantelija toivoi, että oikeusasiamies hyväksyisi hänen valituksensa ja ryhtyisi kaikkiin asianmukaisiin toimiin komission hallinnollisen epäkohdan korjaamiseksi.

PÄÄTÖS

1 Alustavat huomautukset

1.1 Euroopan oikeusasiamies toteaa, että kantelija totesi komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan, että Euroopan komissio oli antanut lausuntonsa englanniksi eikä italiaksi, joka oli hänen valitsemansa kieli. Tämän vuoksi hänen oli käännettävä komission lausunto italiaksi asiakkaalleen, italialaiselle M.P.M. Costruzioni edili s.r.l. -yritykselle (jäljempänä M.P.M.), jonka puolesta hän oli tehnyt kantelun oikeusasiamiehelle.

1.2 Oikeusasiamies haluaa tältä osin selventää, että komissio lähettää hänelle yleisenä menettelynä lausuntonsa englanniksi tai ranskaksi, minkä jälkeen lausunto käännetään kantelun kielelle.

1.3 On varmaa, että komission lausunto olisi pitänyt toimittaa kantelijalle italiankielisenä versiona. Näin ollen vaikuttaa siltä, että lausunnon englanninkielinen versio lähetettiin hänelle virheellisesti. Koska kantelija oli huomautuksissaan korostanut, että hän oli jo toimittanut M.P.M:lle käännöksen komission lausunnosta, oikeusasiamies oletti, ettei hän ollut enää kiinnostunut saamaan komission lausunnon italiankielistä käännöstä. Oikeusasiamies pyytää kantelijalta anteeksi virhettä, joka tapahtui komission lausunnon toimittamisessa.

2 Komission päätös, joka koskee kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin ja kantelijan vaatimusta

2.1 M.P.M. oli perustanut konsortion kolmen muun yrityksen kanssa ja osallistunut komission yhteisen tutkimuskeskuksen (JRC) 31. tammikuuta 2002 käynnistämään tarjouskilpailuun, joka koski pieniä ja keskisuuria rakennus-, rakenneuudistus- ja kunnossapitotöitä JRC:n Ispran toimipaikassa sijaitsevissa eri rakennuksissa ja viemäröintijärjestelmissä. Konsortion tarjousta ei valittu.

Kantelija, joka teki kantelun M.P.M:n puolesta, esitti 31 päivänä heinäkuuta 2002 pyynnön saada tutustua asiakirjoihin. Komissio hylkäsi sekä hänen alkuperäisen hakemuksensa että hänen uudistetun hakemuksensa (6.9.2002) Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (11) 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyn poikkeuksen perusteella.

Kantelija väitti oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, että komission päätös olla antamatta hänelle oikeutta tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin oli epäoikeudenmukainen ja riittämättömästi perusteltu. Hän vaati, että komission olisi harkittava uudelleen kantaansa ja annettava hänelle oikeus tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin.

2.2 Komissio totesi lausunnossaan, että käsiteltävässä asiassa sovellettava lainsäädäntö oli asetus 1049/2001 ja että Italian lainsäädäntö, johon kantelija oli viitannut asiakirjoihin tutustumista koskevassa pyynnössään ja oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, ei ollut merkityksellinen eikä sitä näin ollen voitu ottaa huomioon.

Lisäksi se katsoi, että kyseiseen tarjouskilpailuun osallistuneiden yritysten toimittamat asiakirjat sisälsivät luottamuksellisia liiketoimintatietoja ja että tällaisten tietojen ilmaiseminen olisi vahingoittanut niiden kaupallisia etuja. Kantelijan asiakkaan etu saada tutustua näihin asiakirjoihin oli yksityinen etu, eikä siihen voitu vedota ylivoimaisena yleisenä etuna. Päättäessään kantelijan pyynnöstä komission oli löydettävä oikeudenmukainen tasapaino toisaalta kantelijan asiakkaan oikeutetun intressin ymmärtää syyt, joiden vuoksi sopimus tehtiin toisen yrityksen kanssa, ja toisaalta tarjouksen tehneiden yritysten oikeutetun luottamuksen välillä siihen, että tarjousta varten toimitettuja tietoja käsitellään asianmukaisesti. Komissio katsoi, että YTK oli toimittanut kantelijalle kaikki asiaankuuluvat asiakirjat, joissa selitetään noudatettu menettely, tarjousten arviointiperusteet, ehdotuksen arviointi ja neuvoa-antavan komitean lopullinen päätelmä.

Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohdan mukaan kolmannen osapuolen asiakirjan laatijaa oli kuultava asiakirjan luovuttamisesta, "ellei ole selvää, että asiakirja on luovutettava tai että sitä ei saa luovuttaa". Käsitellessään kantelijan alkuperäistä hakemusta YTK ei ollut kuullut yrityksiä, jotka olivat pyydettyjen asiakirjojen laatijoita, koska se oli katsonut, että asetuksen 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädettyä poikkeusta voitiin soveltaa. Kun kantelija teki uudistetun hakemuksen, tällainen kuuleminen toteutettiin kuitenkin uuden arvioinnin tekemiseksi sen varmistamiseksi, olisiko pyydettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittanut asianomaisten yritysten kaupallisia etuja.

2.3 Otettuaan huomioon tiedot, jotka komissio antoi hänelle 24. kesäkuuta 2003 antamassaan lausunnossa ja vastauksessaan hänen lisätietopyyntöönsä, oikeusasiamies antoi 16. marraskuuta 2005 komissiolle suositusluonnoksen Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti.

Suositusluonnoksessaan oikeusasiamies korosti, että komission olisi joko tarkasteltava uudelleen 13. marraskuuta 2002 tekemäänsä päätöstä kantelijan uudistetusta pyynnöstä saada tutustua asiakirjoihin ja myönnettävä oikeus tutustua niihin asiakirjoihin tai niiden osiin, jotka eivät kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyn poikkeuksen soveltamisalaan, tai annettava riittävän yksityiskohtaiset selitykset sen osoittamiseksi, että kyseinen poikkeus koskee joitakin tai kaikkia näitä asiakirjoja tai niiden osia.

2.4 Komissio totesi yksityiskohtaisessa lausunnossaan, että se oli tarkastellut uudelleen kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin oikeusasiamiehen pyynnön mukaisesti.

Komissio korosti, että sen asiakirja-aineisto, joka koski tarjouskilpailua, johon kantelijan asiakas oli osallistunut, sisälsi tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten taseet vuosilta 1999, 2000 ja 2001. Lisäksi se sisälsi jäljennökset kaupparekisteriin rekisteröitymistä koskevista todistuksista (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura - CCIAA-) ja laatujärjestelmää koskevista todistuksista.

Koska kaikilla kansalaisilla on mahdollisuus saada taseet miltä tahansa Italian kauppakamarilta, komissio suostui siihen, että nämä asiakirjat ovat Italian lainsäädännön mukaisesti julkisia asiakirjoja. Koska ne eivät kuitenkaan ole yleisön saatavilla ilmaiseksi Italiassa, komissio katsoi, että olisi ollut epäasianmukaista ja lojaalin yhteistyön periaatteen vastaista antaa kantelijalle ilmaisia jäljennöksiä asiaankuuluvista asiakirjoista. Komissio perusti näkemyksensä asetuksen 1049/2001 johdanto-osan 15 perustelukappaleeseen, jonka mukaan asetuksen tarkoituksena tai vaikutuksena ei ole asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevan kansallisen lainsäädännön muuttaminen.

Sen vuoksi komissio ehdotti oikeudenmukaisena ratkaisuna, että kantelija voisi tutustua tarjouksen tehneiden yritysten taseisiin ja todistuksiin JRC:n tiloissa Isprassa. Jos hän halusi saada jäljennökset näistä asiakirjoista, komissio totesi, että hän voi tehdä sen helposti ottamalla yhteyttä toimivaltaiseen kauppakamariin tai tutustumalla asianmukaisiin verkkosivustoihin.

Mahdollisuudesta antaa osittainen oikeus tutustua muihin tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten tarjouksiin sisältyviin asiakirjoihin komissio totesi, että nämä asiakirjat koostuivat lähes yksinomaan yritystä koskevista tiedoista. Näiden asiakirjojen tutkiminen sivu sivulta ja niiden rajallisten osien poimiminen olisi aiheuttanut täysin suhteettoman hallinnollisen taakan. Komissio katsoi, että yleinen etu saada tutustua asiakirjan hajanaisiin osiin ei oikeuttanut liiallista hallinnollista työtä, jota tällainen menettely olisi edellyttänyt.

2.5 Komission yksityiskohtaista lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija korosti, että komissio oli vasta oikeusasiamiehen suositusluonnosta koskevassa yksityiskohtaisessa lausunnossaan myöntänyt ensimmäisen kerran ja lähes neljä vuotta asiaa koskevan pyynnön esittämisen jälkeen, että tietyt pyydetyt asiakirjat olivat todellakin julkisia asiakirjoja. Se, että komissio kieltäytyi luovuttamasta samaan tarjouspyyntöön, johon hänen asiakkaansa oli osallistunut, osallistuneiden yhtiöiden taseiden kaltaisia asiakirjoja, vaikutti näin ollen perusteettomalta. Kantelija totesi lisäksi, että komissio ehdotti nyt yksityiskohtaisessa lausunnossaan, että hänelle annettaisiin mahdollisuus tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin JRC:n tiloissa Isprassa, ja että se vetosi asetuksen 1049/2001 johdanto-osan 15 kappaleeseen, koska se ei toimittanut asiakirjoja suoraan hänelle. Kantelijan mukaan komissio oli virheellisesti vedonnut lojaalin yhteistyön periaatteeseen.

Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklan mukaan "(...) hakijalta voidaan periä jäljennösten tuottamisesta ja lähettämisestä aiheutuvat kustannukset. Maksu ei saa ylittää jäljennösten tuottamisesta ja lähettämisestä aiheutuvia todellisia kustannuksia. Asiakirjoihin tutustuminen paikan päällä, alle 20 A4-sivun jäljennökset ja suora pääsy sähköisessä muodossa tai rekisterin kautta on maksutonta (...)". Komissio ei kuitenkaan ollut koskaan harkinnut mahdollisuutta periä maksu pyydettyihin asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden myöntämisestä.

Mitä tulee komission ehdotukseen antaa hänen tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin JRC:n tiloissa Isprassa, kantelija katsoi, että annettu vastaus ei ollut riittävä eikä komission kaltaisen toimielimen arvoinen. Lisäksi hän katsoi, ettei ollut hyväksyttävää, että lähes neljä vuotta alkuperäisen asiakirjoihin tutustumista koskevan pyyntönsä jälkeen komissio ehdotti jotakin, mitä hän itse oli jo ehdottanut 6.8.2002 päivätyssä kirjeessään, kun hän ilmoitti olevansa valmis tutustumaan asiaankuuluviin asiakirjoihin komission tiloissa.

Mitä tulee mahdollisuuteen myöntää osittainen tutustumisoikeus, kantelija katsoi, että komissio ei ollut vieläkään osoittanut, että kaikkien niiden asiakirjojen tutkiminen, joita hänen tutustumispyyntönsä koski, olisi aiheuttanut suhteettoman hallinnollisen rasitteen. Oikeusasiamies totesi myös, että jos hakemus koskee erittäin pitkiä asiakirjoja tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, toimielin voi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 3 kohdan nojalla neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi. Yksityiskohtaisesta lausunnostaan kävi kuitenkin ilmi, että komissio ei ollut ottanut tätä mahdollisuutta huomioon. Komissio ei ollut antanut tietoja kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen tutkimisesta väitetysti aiheutuvasta suhteettomasta hallinnollisesta rasitteesta (eli komission olisi pitänyt ainakin ilmoittaa, kuinka monta asiakirjaa olisi pitänyt analysoida ja kuinka suuria ne olivat) eikä se ollut antanut hänelle tietoja asetuksen 1049/2001 mukaisesti ja kuten oikeusasiamies ehdotti suositusluonnoksessaan.

2.6 Oikeusasiamies muistuttaa, että suositusluonnoksen operatiivinen osa oli, että komission olisi joko tarkasteltava uudelleen 13. marraskuuta 2002 tekemäänsä päätöstä kantelijan uudistetusta pyynnöstä saada tutustua asiakirjoihin ja myönnettävä oikeus tutustua niihin asiakirjoihin tai niiden osiin, jotka eivät kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyn poikkeuksen soveltamisalaan, tai annettava riittävän yksityiskohtaiset selvitykset sen osoittamiseksi, että kyseinen poikkeus koskee joitakin tai kaikkia näitä asiakirjoja tai niiden osia.

2.7 Komission yksityiskohtaisesta lausunnosta käy ilmi, että komissio on tarkastellut uudelleen kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin ja myöntänyt, että tietty määrä pyydetyistä asiakirjoista on julkisesti saatavilla Italiassa ja että sen vuoksi ei ollut aineellisia syitä evätä oikeutta tutustua niihin. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että toimielin ei ole kuitenkaan antanut kantelijalle oikeutta tutustua näihin asiakirjoihin, mutta on tarjoutunut antamaan hänelle mahdollisuuden tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin YTK:n tiloissa Isprassa. Lisäksi on ilmeistä, että komissio on myös kieltäytynyt antamasta osittaista oikeutta tutustua muihin tarjouskilpailun järjestäneiden yritysten tarjouksiin sisältyviin asiakirjoihin.

Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole noudattanut hänen suositusluonnostaan.

2.8 Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että toimielin esittää pätevät syyt evätä oikeus tutustua asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 perusteella.

Kun otetaan huomioon, että komissio ei ole myöntänyt oikeutta tutustua joihinkin kantelijan pyytämiin asiakirjoihin, vaikka se on myöntänyt niiden olevan julkisia asiakirjoja, on näin ollen tutkittava syyt, jotka komissio on esittänyt kantansa perustelemiseksi.

2.9 Oikeusasiamies toteaa komission todenneen, että koska näihin asiakirjoihin tutustuminen ei ole Italiassa maksutonta, niiden toimittaminen kantelijalle maksutta olisi ollut epäasianmukaista ja vastoin toimielimen ja asianomaisen jäsenvaltion lojaalin yhteistyön periaatetta. Tältä osin komissio vetosi asetuksen 1049/2001 johdanto-osan 15 perustelukappaleeseen, jonka mukaan asetuksen 1049/2001 tarkoituksena tai vaikutuksena ei ole asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevan kansallisen lainsäädännön muuttaminen.

Aikaisemman lainsäädännön säännöksiä koskevan yhteisöjen tuomioistuinten vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan poikkeuksia yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin on tulkittava ja sovellettava suppeasti, jotta ei estetä soveltamasta yleistä periaatetta, jonka mukaan yleisölle annetaan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin (12).

Käsiteltävässä asiassa oikeusasiamies toteaa, että perustellakseen kieltäytymistään antamasta tutustuttavaksi asiakirjoja, joiden julkisuuden se on tunnustanut, komissio ei ole vedonnut mihinkään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyyn poikkeukseen vaan kyseisen asetuksen johdanto-osan kappaleeseen.

2.10 Komission mainitsema lojaalin yhteistyön periaate on todellakin yhteisön oikeuden periaate, josta määrätään EY:n perustamissopimuksen 5 artiklassa ja johon yhteisöjen tuomioistuimet ovat toistuvasti viitanneet (13). Oikeusasiamies ei kuitenkaan yhdy komission näkemykseen siitä, että koska asiaa koskevien asiakirjojen toimittaminen ei ole Italiassa maksutonta, lojaalin yhteistyön periaatetta toimielimen ja asianomaisen jäsenvaltion välillä loukattaisiin, jos nämä asiakirjat toimitettaisiin kantelijalle. Tämä periaate, johon viitataan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 johdanto-osan 15 kappaleessa, perustuu kyseisen asetuksen 4 artiklan 5 kohtaan ja 5 artiklaan, joiden mukaan "jäsenvaltio voi pyytää toimielintä olemaan luovuttamatta kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa ilman sen etukäteen antamaa suostumusta" ja "kun jäsenvaltio vastaanottaa pyynnön, joka koskee sen hallussa olevaa, toimielimestä peräisin olevaa asiakirjaa, jollei ole selvää, että asiakirja on luovutettava tai että sitä ei saa luovuttaa, jäsenvaltion on neuvoteltava asianomaisen toimielimen kanssa sellaisen päätöksen tekemiseksi, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista". Oikeusasiamies toteaa, että näiden säännösten tarkoituksena on välttää asiakirjoihin tutustumista koskevien aineellisten sääntöjen kiertäminen Euroopan unionin tasolla ja jäsenvaltioiden tasolla. Näiden säännösten tarkoituksena on toisin sanoen välttää se, että jäsenvaltiosta peräisin oleva asiakirja, johon tutustuminen ei ole kansallisen lainsäädännön mukaan mahdollista, voidaan saada Euroopan unionin tasolla tehdyllä tutustumispyynnöllä. Mikään säännös ei kuitenkaan velvoita unionia epäämään oikeutta tutustua asiakirjoihin pelkästään sen vuoksi, että näiden asiakirjojen ilmaiseminen jäsenvaltiossa ei ole maksutonta. On selvää, että tällaisesta poikkeuksesta olisi lisäksi säädettävä itse asetuksessa 1049/2001. Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei kuitenkaan säädetä tällaisesta poikkeuksesta. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole perustellut pätevästi kieltäytymistään myöntämästä oikeutta tutustua kantelijan pyytämiin asiakirjoihin.

Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti myönnetyn tutustumisoikeuden ei välttämättä tarvitse olla maksuton. Kuten mainitun asetuksen 10 artiklassa säädetään, asiakirjoihin tutustumista myönnettäessä hakijalta voidaan periä "jäljennösten laatimisesta ja lähettämisestä aiheutuvat kustannukset". Jos komissio olisi pitänyt sitä asianmukaisena, se olisi näin ollen voinut veloittaa kantelijalta asianomaisten asiakirjojen laatimis- ja lähettämishinnan.

2.11 Mahdollisuudesta myöntää oikeus tutustua asiakirjojen osiin komissio väitti, että viitatessaan suositusluonnoksessaan asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäistä luetelmakohtaa koskevaan poikkeukseen oikeusasiamies myönsi, että komissiolla oli oikeus evätä oikeus tutustua asiakirjoihin, joiden sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi asianomaisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen suojaa. Koska todistustaakka on näin ollen selvästi komissiolla, tästä seuraa, että oikeus tutustua asiakirjoihin on myönnettävä, jos komissio ei voi osoittaa, että mainittua poikkeusta sovelletaan.

2.12 Oikeusasiamies toteaa, että komissio totesi yksityiskohtaisessa lausunnossaan, että asiakirjojen tutkiminen sivu sivulta ja niiden rajallisten osien poimiminen olisi aiheuttanut täysin suhteettoman hallinnollisen taakan. Komissio katsoi, että yleinen etu saada tutustua asiakirjan hajanaisiin osiin ei oikeuta tällaisen menettelyn aiheuttamaa liiallista hallinnollista työtä. Tukeakseen kantaansa komissio muistutti, että ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin oli osoittanut, että toimielimet saattoivat tietyissä tapauksissa verrata yleisön intressiä saada tutustua pyydettyihin asiakirjoihin osittain tästä aiheutuneeseen työtaakkaan ja että niillä oli oikeus evätä tällainen osittainen oikeus tutustua asiakirjoihin, jos kyseisten asiakirjojen tarkastelu osoitti, että osittainen oikeus tutustua asiakirjoihin olisi ollut merkityksetön, kun taas vaadittu työtaakka olisi ollut suhteeton (14).

2.13 Oikeusasiamies on tietoinen siitä, että kuten komissio on perustellusti todennut, ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin on katsonut, että jos osittaisen tutustumisoikeuden myöntäminen edellyttäisi kyseiseltä toimielimeltä suhteetonta työtä, tällä toimielimellä on oikeus evätä tällainen osittainen tutustumisoikeus.

Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että asiassa T-2/03 (15) tuomioistuin on myös todennut, että kun kyseessä olevien asiakirjojen konkreettinen ja asiakirjakohtainen tutkimatta jättäminen perustuu suhteellisuusperiaatteen soveltamiseen, on tutkittava, onko tämän periaatteen perusteella sallittua olla soveltamatta kyseistä periaatetta kyseessä olevan asiakirjan konkreettiseen ja asiakirjakohtaiseen tutkimiseen. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan "suhteellisuusperiaate edellyttää, että toimielinten toteuttamat toimenpiteet eivät saa ylittää sitä, mikä on tarkoituksenmukaista ja tarpeen tavoiteltujen päämäärien saavuttamiseksi; kun on mahdollista valita usean tarkoituksenmukaisen toimenpiteen välillä, on valittava vähiten rajoittava, eivätkä toimenpiteistä aiheutuvat haitat saa olla liian suuria tavoiteltuun päämäärään nähden. (...). Näin ollen se, että toimielin kieltäytyy tutkimasta konkreettisesti ja asiakirjakohtaisesti asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön kohteena olevia asiakirjoja, merkitsee lähtökohtaisesti suhteellisuusperiaatteen ilmeistä loukkaamista. (...). Kun pyyntö koskee erittäin suurta määrää asiakirjoja, toimielimen oikeus pyrkiä asetuksen 1049/2001 6 artiklan 3 kohdan nojalla oikeudenmukaiseen ratkaisuun yhdessä hakijan kanssa kuvastaa mahdollisuutta ottaa huomioon, vaikkakin erityisen rajoitetusti, tarve tarvittaessa sovittaa yhteen hakijan edut ja hyvän hallinnon edut" (99–101 kohta).

Tuomioistuin korosti lisäksi, että "asetuksen 1049/2001 mukaisessa tutustumispyynnössä tarkoitettujen asiakirjojen konkreettinen ja asiakirjakohtainen tutkiminen on yksi toimielimen perusvelvollisuuksista vastauksena tällaiseen pyyntöön" (104 kohta) ja että "lähtökohtaisesti ei ole asianmukaista ottaa huomioon kantajan tutustumisoikeuden käyttämiseen liittyvän työn määrää" (108 kohta). Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että "tietojensaantipyynnön käsittelyyn liittyvän työn määrä ei riipu ainoastaan pyynnössä mainittujen asiakirjojen määrästä ja määrästä vaan myös niiden luonteesta. Tarve tutkia konkreettisesti ja asiakirjakohtaisesti hyvin lukuisia asiakirjoja ei näin ollen yksinään anna mitään viitteitä tutustumispyynnön käsittelyyn liittyvän työn määrästä (...)" (111 kohta). ”Jos toimielin on näyttänyt toteen pyynnössä tarkoitettujen asiakirjojen konkreettisesta ja asiakirjakohtaisesta tutkimisesta aiheutuvan hallinnollisen rasituksen kohtuuttomuuden, sen on pyrittävä kuulemaan hakijaa (...) pohtiakseen konkreettisesti, voiko se toteuttaa toimenpiteen, joka on vähemmän rajoittava kuin asiakirjojen konkreettinen ja asiakirjakohtainen tutkiminen, ja jos voi, niin miten” (114 kohta).

2.14 Oikeusasiamies toteaa, että tässä tapauksessa komissio ei ole osoittanut, että se olisi tutkinut erikseen kaikki merkitykselliset asiakirjat ilmoittamalla esimerkiksi analysoitujen asiakirjojen määrän tai niiden pituuden. Lisäksi vaikuttaa siltä, että komissio ei ole käyttänyt asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 3 kohdassa säädettyä mahdollisuutta huolimatta oikeusasiamiehen suositusluonnoksessaan esittämästä asiaa koskevasta ehdotuksesta. Kyseisen säännöksen mukaan ”jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, asianomainen toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi”. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että komissio kieltäytyi myöntämästä osittaista tutustumisoikeutta esittämättä yksityiskohtaisessa lausunnossaan mitään merkityksellisiä selityksiä.

Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komissio ei ole esittänyt riittäviä ja vakuuttavia syitä evätä osittainen oikeus tutustua kantelijan pyytämiin asiakirjoihin, koska se on vain todennut, että kantelijan pyytämien asiakirjojen tutkiminen sivu sivulta ja niiden rajallisten osien poimiminen olisi aiheuttanut täysin suhteettoman hallinnollisen taakan.

2.15 Edellä esitetyn perusteella vaikuttaa siltä, että komissio on syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan tässä asiassa.

3 Väite, jonka mukaan komissio ei ole käsitellyt kantelijan uudistettua hakemusta asetetussa määräajassa

3.1 Kantelija pyysi 31. heinäkuuta 2002 komissiota antamaan hänelle oikeuden tutustua tarjouspyyntöasiakirjoihin, joihin italialainen M.P.M.-yhtiö, jonka puolesta kantelija oli tehnyt kantelun, oli osallistunut.

Komissio antoi hänelle oikeuden tutustua joihinkin hänen pyytämiinsä asiakirjoihin. Se kieltäytyi kuitenkin antamasta kantelijalle oikeutta tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat muiden tarjouskilpailuun osallistuneiden yhtiöiden kuin M.P.M:n, mukaan lukien yritys, jonka kanssa sopimus oli tehty, tekemiä tarjouksia. Tämän jälkeen kantelija teki uudistetun hakemuksen. Komissio pysytti kantansa 13 päivänä marraskuuta 2002 antamassaan vastauksessa.

Kantelija väitti kantelussaan, että käsitellessään uudistettua hakemustaan komissio ei noudattanut määräaikaa, josta säädetään Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 (16), jäljempänä 'asetus 1049/2001'.

3.2 Komissio oli lausunnossaan samaa mieltä siitä, että sen vastaus oli viivästynyt. Uudistettu pyyntö saada tutustua asiakirjoihin oli vastaanotettu faksitse 6.9.2002. Pyynnössä mainittujen yritysten kuulemiseen tarvittavan ajan vuoksi komissio oli kuitenkin päättänyt pidentää 15 työpäivällä määräaikaa, joka oli tarpeen vastauksen antamiseksi kantelijalle. Kantelijalle oli ilmoitettu asiasta 26 päivänä syyskuuta 2002 päivätyllä kirjeellä. Komission mukaan lopullinen vastausaika oli näin ollen 18.10.2002. Vastaus oli kuitenkin lähetetty kantelijalle 13 päivänä marraskuuta 2002 eli 17 työpäivää myöhemmin. Komissio pahoitteli tässä tapauksessa tapahtunutta viivästystä ja selitti, että se johtui kuulemisprosessiin tarvittavasta ajasta.

Komissio katsoi, että tämä viive ei ollut vahingoittanut kantelijan asiakkaan oikeuksia, kun otetaan huomioon, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan mukaan määräajan noudattamatta jättämistä on pidettävä kielteisenä vastauksena ja että kantajalla on oikeus nostaa kanne ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai kannella oikeusasiamiehelle.

3.3 Kantelija totesi huomautuksissaan, että komissio ilmoitti hänelle, ettei se voinut vastata määräaikaan mennessä ennen määräajan päättymistä ja ettei se ollut perustellut tätä viivästystä. Tämä on vastoin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohtaa, jonka mukaan "edellä 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan pidentää 15 työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan asiasta etukäteen ja että se perustellaan yksityiskohtaisesti".

3.4 Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että toimielimet käsittelevät kansalaisten pyynnöt nopeasti ja asiaa koskevien sääntöjen mukaisesti.

3.5 Kuten aiemmissa päätöksissä (17) on jo todettu, oikeusasiamies katsoo, että säännön, jonka mukaan uudistettuun pyyntöön vastaamatta jättäminen on kielteinen päätös, tarkoituksena on suojella asianomaista henkilöä lisäviivästykseltä, jos viranomainen ei toimi asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyssä määräajassa. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että toimielimet vastaavat kansalaisten esittämiin pyyntöihin ja perustelevat päätöksensä. Edellä mainittu sääntö ei oikeuta viranomaista poikkeamaan velvollisuudestaan noudattaa hyvän hallintotavan periaatteita (18).

3.6 Oikeusasiamies katsoo lisäksi, että vaikka uudistettuun hakemukseen vastaamatta jättäminen ei estä hakijaa panemasta vireille tuomioistuinmenettelyä tai jatkamasta hakemuksensa käsittelyä oikeusasiamiehessä, kantelija ei tällaisessa tapauksessa voisi tietää, mihin aineellisiin syihin tutustumisoikeuden epääminen tai epääminen perustui. Uudistettuun pyyntöön vastaamatta jättäminen olisi näin ollen omiaan heikentämään kantajan mahdollisuuksia jatkaa asian käsittelyä.

3.7 Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että yleensä se, että toimielin ei anna perusteltua vastausta uudistettuun pyyntöön 15 työpäivän määräajassa, on hallinnollinen epäkohta.

3.8 Käsiteltävänä olevassa asiassa kantelija teki 6.9.2002 uudistetun pyynnön saada tutustua asiakirjoihin. Ottaen huomioon pyynnön kohteena olevien yritysten kuulemiseen tarvittavan ajan komissio päätti pidentää määräaikaa vastauksen antamiseksi kantelijalle ja ilmoitti asiasta kantelijalle 26 päivänä syyskuuta 2002 päivätyllä kirjeellä. Komission mukaan lopullinen vastausaika oli näin ollen 18.10.2002.

3.9 Kuten komissio kuitenkin myönsi lausunnossaan, vastaus kantelijan uudistettuun pyyntöön lähetettiin hänelle 13.11.2002 eli 17 työpäivää 18.10.2002 asetetun määräajan päättymisen jälkeen.

3.10 Edellä esitetyn perusteella vaikuttaa siltä, että komission käsitellessä kantelijan uudistettua pyyntöä tapahtui huomattava viivästys, minkä vuoksi komissio ei toiminut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

3.11 Kantelijan väitteestä, että kun komissio ilmoitti hänelle, ettei se voinut vastata määräaikaan mennessä, tämä määräaika oli jo päättynyt, oikeusasiamies toteaa, että komissio ei ole käsitellyt tätä tapauksen näkökohtaa lausunnossaan eikä vastauksessaan oikeusasiamiehen lisätietopyyntöön. Kun otetaan huomioon oikeusasiamiehen komissiolle tämän tutkimuksen aloittamisen ja lisätietojen pyytämisen yhteydessä lähettämien kirjeiden sanamuoto, vaikuttaa mahdolliselta, että komissio ei ymmärtänyt, että sen olisi vastattava myös tähän kohtaan.

Koska kantelijan uudistetun hakemuksen käsittely komissiossa on joka tapauksessa viivästynyt huomattavasti, oikeusasiamies ei kuitenkaan katso, että hänen tutkimuksensa jatkamiselle olisi perusteita asian tämän näkökohdan osalta.

3.12 Komissiolle osoittamassaan suositusluonnoksessa oikeusasiamies on ilmoittanut toimielimelle, mihin johtopäätökseen hän on asian tämän näkökohdan osalta päätynyt. Hän toteaa kuitenkin, että yksityiskohtaisessa lausunnossaan komissio ei ottanut kantaa tähän kysymykseen. Tästä syystä on aiheellista esittää kriittinen huomautus.

4 Päätelmä

4.1 Komission yksityiskohtaisen lausunnon perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole noudattanut hänen suositusluonnostaan.

Hän katsoo lisäksi, että on tarpeen esittää seuraavat kriittiset huomautukset:

(1) Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että toimielin esittää pätevät syyt asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epäämiselle asetuksen (EY) N:o 1049/2001 perusteella.

Komissio myönsi, että tietyt kantelijan pyytämät asiakirjat olivat Italian lainsäädännön mukaisia julkisia asiakirjoja. Komissio katsoi kuitenkin, että koska näihin asiakirjoihin tutustuminen ei ole Italiassa maksutonta, näiden asiakirjojen toimittaminen maksutta kantelijalle olisi ollut epäasianmukaista ja vastoin toimielimen ja asianomaisen jäsenvaltion välisen lojaalin yhteistyön periaatetta. Vilpittömän yhteistyön periaate muistutetaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 johdanto-osan 15 kappaleessa, ja se on kyseisen asetuksen 4 artiklan 5 kohdan ja 5 artiklan taustalla.

Näiden säännösten tarkoituksena on välttää asiakirjoihin tutustumista koskevien aineellisten sääntöjen kiertäminen Euroopan unionin tasolla ja jäsenvaltioiden tasolla. Näiden säännösten tarkoituksena on toisin sanoen pyrkiä välttämään se, että jäsenvaltiosta peräisin oleva asiakirja, johon ei kansallisen lainsäädännön mukaan ole mahdollista tutustua, voidaan saada Euroopan unionin tasolla tehdyllä tutustumispyynnöllä. Mikään säännös ei kuitenkaan velvoita unionia epäämään oikeutta tutustua asiakirjoihin pelkästään sen vuoksi, että näiden asiakirjojen ilmaiseminen jäsenvaltiossa ei ole maksutonta. On selvää, että tällaisesta poikkeuksesta olisi lisäksi säädettävä itse asetuksessa 1049/2001. Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei kuitenkaan säädetä tällaisesta poikkeuksesta. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole perustellut pätevästi kieltäytymistään myöntämästä oikeutta tutustua kantelijan pyytämiin asiakirjoihin.

Mahdollisuudesta myöntää osittainen tutustumisoikeus komissio muistutti, että ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin oli todennut, että toimielimet saattoivat tietyissä tapauksissa verrata yleisön intressiä saada tutustua osittain pyydettyihin asiakirjoihin tästä aiheutuneeseen työtaakkaan ja että niillä on oikeus evätä tällainen osittainen tutustumisoikeus, jos kyseisten asiakirjojen tarkastelu osoittaa, että osittainen tutustumisoikeus olisi ollut merkityksetön, kun taas vaadittu työtaakka olisi suhteeton. Oikeusasiamies tunnustaa tämän periaatteen. Hän huomauttaa kuitenkin, että yhteisöjen tuomioistuin on asettanut tämän periaatteen edellytykseksi kyseisten asiakirjojen konkreettisen ja asiakirjakohtaisen tutkimisen. Nyt käsiteltävässä asiassa ei kuitenkaan ole tehty tällaista konkreettista ja tapauskohtaista tarkastelua.

Näissä olosuhteissa oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole esittänyt riittäviä ja vakuuttavia syitä evätä osittainen oikeus tutustua kantelijan pyytämiin asiakirjoihin, koska se on vain vahvistanut, että kantelijan pyytämien asiakirjojen tutkiminen sivu sivulta ja niiden rajallisten osien poimiminen olisi aiheuttanut täysin suhteettoman hallinnollisen taakan.

Komission tapa käsitellä asiasisältöä, joka koskee kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, on näin ollen hallinnollinen epäkohta.

(2) Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että toimielimet käsittelevät kansalaisten pyynnöt nopeasti ja asiaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että komission käsitellessä kantelijan uudistettua pyyntöä tapahtui huomattava viivästys ja että komissio ei näin ollen toiminut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

4.2 Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 7 kohdassa määrätään, että tehtyään suositusluonnoksen ja saatuaan asianomaisen toimielimen tai elimen yksityiskohtaisen lausunnon oikeusasiamies toimittaa kertomuksen Euroopan parlamentille ja asianomaiselle toimielimelle tai elimelle.

4.3 Oikeusasiamies totesi vuosikertomuksessaan 1998, että hänen mahdollisuutensa esittää erityiskertomus parlamentille oli hänen työnsä kannalta mittaamattoman arvokas. Hän lisäsi, että erityiskertomuksia ei näin ollen pitäisi esittää liian usein, vaan ainoastaan tärkeistä asioista, joissa parlamentti voi ryhtyä toimiin oikeusasiamiehen avustamiseksi (19). Vuoden 1998 vuosikertomus toimitettiin parlamentille, joka hyväksyi sen.

4.4 Oikeusasiamies toteaa, että käsiteltävänä oleva asia koskee sitä, miten komissio on käsitellyt pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, jotka liittyvät YTK:n tammikuussa 2002 julkaisemaan erityiseen tarjouspyyntöön. Lisäksi hän katsoo, ettei ole ilmeistä, minkälaisiin toimiin parlamentti voisi ryhtyä avustaakseen oikeusasiamiestä ja kantelijaa käsiteltävässä asiassa. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että tässä tapauksessa ei ole asianmukaista antaa parlamentille erityiskertomusta.

4.5 Sen lisäksi, että oikeusasiamies toimittaa sen komissiolle, hän sisällyttää myös yhteenvedon tästä päätöksestä vuoden 2006 vuosikertomukseensa, joka toimitetaan parlamentille. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

4.6 Päätöksestä tiedotetaan myös komission puheenjohtajalle sekä tieteestä ja tutkimuksesta vastaavalle komission jäsenelle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EYVL S 22, 31.1.2002.

(2) Kantelija on italialainen asianajaja.

(3) Oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 7 kohdassa säädetään seuraavaa: "Kun oikeusasiamiehen on esitettyihin tosiseikkoihin liittyvien käynnissä olevien tai päätökseen saatettujen oikeudenkäyntien vuoksi jätettävä kantelu tutkimatta tai lopetettava sen käsittely, hänen siihen mennessä tekemiensä tutkimusten tulokset toimitetaan lopullisesti ".

(4) EYVL L 145, s. 43.

(5) EYVL 1993, L 199, s. 54.

(6) EYVL 1997, L 328, s. 1.

(7) Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohta.

(8) Asia T-309/97, Bavarian Lager Company Ltd v. komissio, Kok. 1999, s. II-3217, 39 kohta.

(9) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen päätökset 412/2003/GG ja 2403/2003/MF, saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://www.ombudsman.europa.eu).

(10) Ks. asia T-14/18, Hautala v. neuvosto, Kok. 1999, s. II-2489, ja asia T-204/99, Mattila v. neuvosto ja komissio, Kok. 2001, s. II-2265.

(11) EYVL L 145, s. 43.

(12) Asia T-309/97, Bavarian Lager Company v. komissio, Kok. 1999, s. II-3217, 39 kohta.

(13) Ks. asia C-374/89, komissio v. Belgian kuningaskunta, Kok. 1991, s. I-367, 12-15 kohta, ja asia C-512/99, Saksan liittotasavalta v. komissio, Kok. 2003, s. I-845, 63 kohta.

(14) Asia T-14/98, Hautala v. neuvosto, Kok. 1999, s. II-2489, 67 kohta.

(15) Asia T-2/03, Verein für Konsumenteninformation v. komissio, tuomio 13.4.2005, ei vielä julkaistu oikeustapauskokoelmassa.

(16) EYVL L 145, s. 43.

(17) Oikeusasiamies on omaksunut samanlaisen kannan asiassa 322/2003/IP. Päätöksen teksti on oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://www.ombudsman.europa.eu).

(18) Oikeusasiamies on omaksunut samanlaisen kannan asioissa 1479/99/(OV)MM ja 729/2000/OV, jotka koskevat vastaamatta jättämistä henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan nojalla tehtyyn kanteluun. Näiden päätösten tekstit ovat oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) Vuosikertomus 1998, s. 27-28.