Kantelun tausta

1. Euroopan turvapaikka-asioiden tukivirasto (EASO), joka on Euroopan unionin turvapaikkaviraston (EUAA) edeltäjä, julkaisi elokuussa 2021 kiinnostuksenilmaisupyynnön luettelon laatimiseksi EUAA:n turvapaikka-asioiden tukiryhmiin lähetettävistä ulkopuolisista asiantuntijoista (EASO/2021/885)[1]. Toukokuuhun 2024 asti avoinna oleva ehdotuspyyntö kattaa 76 eri toimenkuvaa [2]. Hakijat voivat hakea enintään kahdeksaa profiilia.

2. Kantelija haki useita profiileja, muun muassa ”vanhimpien tapausasiantuntijoiden” profiilia nro 16, jäljempänä ’profiili 16’. Tämän profiilin vaatimusten mukaan hakijoilla on oltava ”viiden vuoden todistettu kokemus maahanmuutto- ja turvapaikka-asioiden alalta, josta vähintään kolmen vuoden todistettu kokemus turvapaikkapuhutteluista ja lausuntojen laatimisesta”.

3. EUAA ilmoitti 7. maaliskuuta 2022 valituksen tekijälle, että se ei ollut sisällyttänyt häntä profiilin 16 asiantuntijaluetteloon, koska hän ei täyttänyt edellä mainittua vähimmäistyökokemusta koskevaa vaatimusta. EUAA kannusti kantelijaa jättämään hakemuksensa uudelleen sen jälkeen, kun hän oli saavuttanut asiaankuuluvan työkokemuksen vähimmäiskeston.

4. Samana päivänä kantelija kirjoitti EUAA:lle. Hän väitti, että hänen kokemuksensa täytti merkityksellisen kriteerin, kuten hänen ansioluettelostaan käy ilmi. Hän väitti, että kyseessä saattoi olla väärinkäsitys, ja pyysi EUAA:ta tutkimaan asiaa. Kantelija pyysi myös EUAA:lta tietoja hakemuksensa päivittämisestä.

5. Samana päivänä kantelija kääntyi myös oikeusasiamiehen puoleen valittaakseen EUAA:n päätöksestä olla sisällyttämättä häntä profiilin 16 asiantuntijaluetteloon. Kantelija väitti myös, että asianomainen EUAA:n sähköinen hakuväline ei antanut hänelle mahdollisuutta päivittää hakemustaan, vaikka ehdotuspyyntö oli edelleen avoinna.

Tiedustelu

6.  Kun kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen, hän ei ollut vielä antanut turvapaikkavirastolle riittävästi aikaa vastata uudelleentarkastelupyyntöönsä [3]. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä totesi kuitenkin, että turvapaikkavirasto ei ollut vielä ilmoittanut vastaanottaneensa kantelijan uudelleentarkastelupyyntöä, vaikka asianomainen määräaika oli kulunut [4].

7.  Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä havaitsi myös valintamenettelyssä tiettyjä ongelmia, jotka vaikuttivat ongelmallisilta tai jotka vaativat selvennystä. Erityisesti ei ollut selvää, oliko EUAA:lla muutoksenhakumekanismi, ja jos oli, miten siitä tiedotettiin hakijoille ja miten se toimi käytännössä. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä oli myös huolissaan siitä, että hakijoiden saatavilla olevat tiedot hakuun liittyvästä rekrytointijärjestelmästä eivät olleet riittäviä.

8. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen ja pyysi turvapaikkavirastoa ilmoittamaan vastaanottaneensa kantelijan uudelleentarkastelupyynnön ja toimittamaan hänelle alustavan aikataulun sen aineelliselle vastaukselle. Oikeusasiamies pyysi myös tapaamista turvapaikkaviraston kanssa edellä mainittujen valintamenettelyn näkökohtien selventämiseksi.

9. Huhtikuussa 2022 turvapaikkavirasto ilmoitti vastaanottaneensa valituksen tekijän uudelleentarkastelupyynnön ja antoi valituksen tekijälle alustavan aikataulun aineelliselle vastaukselleen (toukokuu 2022). Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tapasi kesäkuussa 2022 turvapaikkaviraston edustajat [5].

Miten EUAA arvioi kantelijan hakemuksen

EUAA:n vastaus kantelijalle

10. Toukokuun 2022 alussa EUAA ilmoitti kantelijalle, että tutkiessaan hänen uudelleentarkastelupyyntöään se oli havainnut eron niiden tietojen, jotka kantelija oli sisällyttänyt EUAA:n sähköiseen hakuvälineeseen, ja hänen ansioluetteloonsa sisältyvien työkokemusta koskevien tietojen välillä. Vaikutti erityisesti siltä, että vaikka valituksen tekijän asiaankuuluva työkokemus kattoi useita aikavälejä, kaikkia näitä aikavälejä ei otettu asianmukaisesti huomioon sähköisessä hakuvälineessä. EUAA lisäsi, että vaikka hakijoiden vastuulla on täyttää hakemuksensa asianmukaisesti, valintalautakunta oli suostunut arvioimaan valituksen tekijän hakemuksen uudelleen. Valituksen tekijälle ilmoitetaan pian uudelleenarvioinnin tuloksesta.

11. Toukokuun 2023 lopussa EUAA otti uudelleen yhteyttä kantelijaan. Se totesi, että valintalautakunta oli todennut, että sen sijaan, että kantelija olisi käyttänyt erillistä merkintää kutakin työkokemuksen aikaväliä varten (kuten sähköinen hakuväline edellytti), hän oli sisällyttänyt useita aikavälejä yhteen merkintään (maininnut virheellisesti kaikki muut työkokemuksensa kyseisessä yhdessä merkinnässä tehtävien kuvauksessa). Koska sähköinen hakuväline kuitenkin laski automaattisesti kunkin työkokemuksen vuosien, kuukausien ja päivien tarkan määrän hakijoiden itsensä ilmoittamien alkamis- ja päättymispäivämäärien perusteella, kyseistä muuta työkokemusta ei ollut laskettu mukaan. 

12. Uudelleenarvioinnin tuloksen osalta EUAA ilmoitti kantelijalle, että alustavassa arvioinnissa valintalautakunta oli todennut hänen täyttävän viiden vuoden kokemusta koskevan vaatimuksen mutta ei kolmen vuoden kokemusta koskevaa vaatimusta.[6] Uudelleenarvioinnin jälkeen kantelijan todettiin täyttävän myös kolmen vuoden kokemusta koskevan vaatimuksen. EUAA toimitti kantelijalle yksityiskohtaisen luettelon siitä, miten hänen työkokemustaan oli arvioitu sekä alustavan arvioinnin että uudelleenarvioinnin yhteydessä.

13. Edellä esitetyn perusteella EUAA oli päättänyt sisällyttää kantelijan profiilin 16 läpäisseiden hakijoiden luetteloon. Vastaavien ongelmien välttämiseksi EUAA kehotti kuitenkin kantelijaa päivittämään sähköisen hakemuksensa asianmukaisesti, jotta siinä otettaisiin asianmukaisesti huomioon kaikki työkokemuksen aikarajat, joita hän piti merkityksellisinä niiden profiilien kannalta, joihin hän oli hakenut.

Oikeusasiamies ΄s -arviointi

14. EUAA selitti kantelijalle yksityiskohtaisesti, miten valintalautakunta arvioi hänen työkokemustaan ja miksi se oli alun perin hylännyt hänen kyseistä profiilia koskevan hakemuksensa. Oikeusasiamies pitää turvapaikkaviraston selitystä kohtuullisena ja riittävänä.

15. EUAA arvioi tämän jälkeen uudelleen valituksen tekijän työkokemuksen ja sisällytti valituksen tekijän profiilin 16 läpäisseiden hakijoiden luetteloon. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että kantelun tämä näkökohta on ratkaistu.

Valintamenettelyn yleiset näkökohdat

Oikeusasiamiehen havaitsemat ongelmat

16. Kuten edellä [7] mainittiin, oikeusasiamies havaitsi valintamenettelyssä tiettyjä ongelmia, jotka vaikuttivat ongelmallisilta tai jotka vaativat selvennystä. Ne esitetään yksityiskohtaisesti oikeusasiamiehen päätöspäätöksessä rinnakkaisessa asiassa 574/2022/KT, joka koski samaa valintamenettelyä.[8] Näiden kysymysten perusteellisen kuvauksen osalta oikeusasiamies viittaa näin ollen kyseiseen päätökseen [9].

17.  Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä otti nämä kysymykset esiin EUAA:n edustajien kanssa pidetyssä kokouksessa. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä ilmaisi muun muassa huolensa siitä, että hakijoille ei ehkä ole riittävän selvää, että vain sähköisessä hakulomakkeessa toimitetut tiedot otettaisiin huomioon heidän työkokemustaan arvioitaessa. Tuolloin saatavilla olleiden tietojen perusteella hakijat saattoivat erityisesti uskoa, että valintalautakunta arvioisi heidän työkokemuksensa sekä sähköiseen hakulomakkeeseen että ansioluetteloon sisältyvien tietojen perusteella (jotka hakijoiden oli myös ladattava järjestelmään).

18. EUAA totesi kokouksessa muun muassa, että se pyrkii parantamaan tuolloin käytössä olleita sisäisiä menettelyjään sekä yhteydenpitoaan hakijoihin.

EUAA:n tutkinnan aikana toteuttamat toimet

19. Tutkimuksen ollessa käynnissä oikeusasiamies pyysi turvapaikkavirastolta ajantasaista tietoa kokouksessa käsitellyistä kysymyksistä.

20. Vastauksessaan  turvapaikkavirasto esitti kattavan luettelon toimista, joita se oli tällä välin toteuttanut oikeusasiamiehen havaitsemien ongelmien ratkaisemiseksi. Niitä kuvataan yksityiskohtaisesti oikeusasiamiehen päätöspäätöksessä rinnakkaisessa asiassa 574/2022/KT [10], johon oikeusasiamies viittaa uudelleen.

Oikeusasiamiehen arviointi

21. Kuten oikeusasiamies totesi rinnakkaisen asian 574/2022/KT päätöspäätöksessä, EUAA on toteuttanut konkreettisia toimia parantaakseen valintamenettelynsä EASO/2021/885 sisäisiä ja ulkoisia näkökohtia ja erityisesti sitä, miten se viestii hakijoiden kanssa menettelyn kaikista vaiheista (hakuvaihe, arviointi, muutoksenhaut).

22. EUAA on muun muassa päivittänyt ehdotuspyyntöön liittyvää hakuopasta, joka julkaistaan sen verkkosivustolla ^[11]. Oppaassa annetaan hakijoille yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet hakemusten täyttämisestä ja lähettämisestä sähköisen hakutyökalun avulla.

23. Lisäksi ehdotuspyyntöön liittyvissä päivitetyissä usein kysytyissä kysymyksissä todetaan nyt nimenomaisesti, että ”[a]ll-hakemuksia arvioidaan yksinomaan hakijoiden sähköisen hakuvälineen eri tietokentillä yksilöimien asiaankuuluvien ammattipätevyyksien ja kokemuksen perusteella. Hakijan hakemuksen muissa osissa (esim. liitteenä olevissa ansioluetteloissa) annettuja lisätietoja ei periaatteessa oteta huomioon.”^[12]

24. Rinnakkaisessa asiassa 574/2022/KT EUAA selitti myös, että se tekee operatiivisten tarpeidensa perusteella arviointeja eri profiileista ympäri vuoden. Päivänä, jona valintalautakunta päättää suorittaa arvioinnin tietystä profiilista, hakijaluettelo on ”jäädytetty”; Tämä tarkoittaa, että kyseisen profiilin osalta ei arvioida muita hakijoita. Valintalautakunta ottaa näin ollen huomioon ainoastaan ne hakijat, jotka ovat tähän määräaikaan mennessä ilmaisseet kiinnostuksensa kyseistä profiilia kohtaan ja jotka täyttävät kyseisen profiilin vaatimukset. Sen vuoksi turvapaikkavirasto kehottaa hakijoita päivittämään hakemuksensa säännöllisesti uusimmalla työkokemuksella ja pätevyydellä ^[13].

25. Oikeusasiamies ymmärtää, että hakijaluettelon ”jäädyttäminen” silloin, kun EUAA arvioi eri profiileja, selittää sen, miksi kantelijan yritys päivittää hakemustaan samana päivänä, jona hän sai EUAA:n hylkäyskirjeen, epäonnistui. Oikeusasiamies toteaa joka tapauksessa, että jos EUAA:n sähköiseen hakuvälineeseen liittyy kysymyksiä tai teknisiä vaikeuksia, hakijoilla on nyt mahdollisuus ottaa yhteyttä EUAA:han kyseiseen valintamenettelyyn tarkoitetun asiointipostilaatikon kautta.

26. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että myös tämä tutkimuksen osa-alue on ratkaistu.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän [14]:

Euroopan unionin turvapaikkavirasto (EEUA) on ratkaissut tutkinnan kohteena olleet kysymykset.

Valituksen tekijälle ja turvapaikkavirastolle ilmoitetaan tästä päätöksestä.[15]

Tina Nilsson

Asiankäsittelyyksikön päällikkö

Strasbourg 18.7.2023

[1] Saatavilla osoitteessa https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Ks. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön (ECGAB) (17 artikla) mukaan (saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) ” jokaisesta toimielimelle esitetystä pyynnöstä tai valituksesta tehdään päätös kohtuullisessa määräajassa, viipymättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua pyynnön tai valituksen vastaanottamisesta”.

[4] ECGAB:n 14 artiklan mukaan ”toimielimelle osoitetusta kirjeestä tai valituksesta on lähetettävä vastaanottoilmoitus kahden viikon kuluessa, paitsi jos olennainen vastaus voidaan lähettää kyseisessä määräajassa”.

[5] Tässä tapauksessa kokous pidettiin yhdessä samaa valintamenettelyä koskevan asian 574/2022/KT kanssa.

[6] Ks. edellä 2 kohta.

[7] Ks. 7 kohta.

[8] Päätös on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411.

[9] Ks. kyseisen päätöksen 15–18 kohta.

[10] Ks. kyseisen päätöksen 21–30 kohta.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Ks. FAQ 4 (korostus alkuperäisessä).

[13] Ks. FAQ 9.

[14] Tämä kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä täytäntöönpanomääräysten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.

[15] Täydelliset tiedot valitusten käsittelystä ja niihin liittyvistä oikeuksista ovat saatavilla osoitteessa 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707