Taustaa

1. Huhtikuussa 2021 New York Times raportoi [1], että komission puheenjohtaja ja lääkeyhtiön toimitusjohtaja olivat vaihtaneet covid-19-rokotteiden hankintaan liittyviä tekstiviestejä ja puheluja.

2. EU:n hankinnat ovat erittäin säännelty ala EU:n toiminnassa, ja niihin liittyy usein suuria määriä julkisia varoja [2]. Yleisesti ottaen tällä alalla vallitsee suuri avoimuus.

3. Toukokuussa 2021 kantelija, toimittaja, pyysi komissiolta yleisön oikeutta tutustua [3] tekstiviesteihin ja muihin asiakirjoihin, jotka liittyvät kyseisessä artiklassa mainittuun hankintaa koskevaan tietojenvaihtoon.

4. Komissio yksilöi kolme asiakirjaa, jotka kuuluivat kantelijan pyynnön piiriin ja joihin se antoi laajan tutustumisoikeuden. Komissio ei kuitenkaan havainnut tekstiviestejä.

5. Kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään (tekemällä ”uudistetun pyynnön”) ja kyseenalaisti sen, ettei tekstiviestejä ollut tunnistettu.

6. Komissio vastasi kantelijalle heinäkuussa 2021 ja toisti, ettei sillä ole hallussaan muita asiakirjoja.

7. Tyytymättömänä kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen, joka aloitti tutkimuksen kantelijan huolesta siitä, että komissio ei ollut yksilöinyt ja paljastanut tekstiviestejä, joihin hän pyysi saada tutustua.

8. Tutkimuksen aikana oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tapasi komission edustajia saadakseen lisätietoja tapauksesta. Kokouksesta toimitettiin raportti [4] kantelijalle, joka esitti huomautuksensa. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasteli myös asiakirjoja, joissa esitettiin yksityiskohtaisesti, miten komissio oli käsitellyt asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön.

9. Tutkimuksessa kävi ilmi, että komissio ei ollut tutustumispyyntöä käsitellessään tehnyt täydellistä hakua pyydetyistä tekstiviesteistä, vaan se oli rajannut haun rekisteröityihin tekstiviesteihin. Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että komission käytäntönä on tosiasiallisesti olla rekisteröimättä tekstiviestejä. Näin ollen tapa, jolla komissio käsitteli pyyntöä, oli selvästi riittämätön. Komissio ei tarkistanut, oliko sillä todella tekstiviestit. Huolimatta uutisraportista, jonka mukaan tällaisia viestejä on olemassa, komissio rajoitti hakunsa rekisteröityihin viesteihin, joiden se tiesi rekisteröintipolitiikkansa vuoksi johtavan siihen, ettei tekstiviestejä ollut.

10. Tätä taustaa vasten oikeusasiamies katsoi, että siinä, miten komissio oli käsitellyt pyynnön, oli hallinnollisia epäkohtia, ja antoi komissiolle suosituksen kyseisen hallinnollisen epäkohdan korjaamiseksi [5].

Oikeusasiamiehen suositus

11. Oikeusasiamies antoi komissiolle seuraavan suosituksen [6]:

Komission olisi pyydettävä puhemiehen kabinettia etsimään uudelleen asiaankuuluvia tekstiviestejä ja tehtävä selväksi, että hakua ei pitäisi rajoittaa rekisteröityihin asiakirjoihin tai asiakirjoihin, jotka täyttävät sen tallennuskriteerit.

Jos ilmoitetut tekstiviestit ovat olemassa ja ne tunnistetaan, komission olisi arvioitava, voidaanko ne antaa yleisön tutustuttavaksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti.

12. Vastauksena komissio ei ilmoittanut oikeusasiamiehelle, oliko se suorittanut oikeusasiamiehen suositteleman tutkimuksen. Komissio myönsi, että tekstiviestit ovat asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja asiakirjoja. Komissio totesi kuitenkin noudattaneensa pyyntöä käsitellessään vakiintunutta käytäntöään, jonka mukaan se etsii ainoastaan rekisteröityjä asiakirjoja (eli asiakirjoja, jotka täyttävät sen kirjaamiskriteerit).

13. Komission vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija huomautti, että oli edelleen epäselvää, oliko kyseisiä tekstiviestejä (edelleen) olemassa.

Oikeusasiamiehen arvio suosituksen jälkeen

14. Komission olisi käsiteltävä asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt lainsäädännön eli asetuksen (EY) N:o 1049/2001 ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Komission on pyrittävä olemaan reagoiva, tuleva ja kansalaisystävällinen.

15. Tässä tapauksessa ei ole kyse yleisestä kysymyksestä siitä, pitäisikö tekstiviestit rekisteröidä vai ei. Kysymys teksti- ja pikaviestien rekisteröinnistä EU:n toimielimissä on oikeusasiamiehen strategisen aloitteen SI/4/2021 [7] aiheena. Oikeusasiamiestä kannustetaan ilmoittamaan vastauksessaan tähän tutkimukseen, että komissio aikoo antaa lisäohjeita nykyaikaisista viestintävälineistä, kuten teksti- ja pikaviesteistä. Oikeusasiamies luottaa siihen, että komissio tukeutuu hänen strategisesta aloitteestaan johtuviin hyvien käytäntöjen suuntaviivoihin.

16. Käsiteltävässä asiassa on kyse siitä, miten komissio on käsitellyt asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä.

17. Tekstiviestejä (joiden sisältö liittyy toimielimen vastuualueeseen kuuluviin toimintalinjoihin, toimiin ja päätöksiin) pidetään epäilemättä EU:n asiakirjoina asetuksessa (EY) N:o 1049/2001. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että komissio on nyt myöntänyt tämän vastauksessaan hänen suositukseensa [8].

18. Tästä huolimatta komissio jättää tekstiviestit käytännössä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisalan ulkopuolelle.

19. Kuten oikeusasiamies totesi suosituksessaan, sillä, onko tekstiviestejä rekisteröity asianomaisen toimielimen asiakirjahallintajärjestelmään, ei ole oikeudellisesti merkitystä asetuksen 1049/2001 mukaisen asiakirjan määritelmän kannalta.

20. Tässä tapauksessa hyvämaineisesta sanomalehdestä kävi ilmi, että komission puheenjohtaja oli vaihtanut tekstiviestejä covid-19-rokotteiden hankinnasta, joka ”liittyy toimielimen vastuualueeseen kuuluviin politiikkoihin, toimiin ja päätöksiin”[9]. Komission on täytynyt säilyttää näitä tekstiviestejä jonkin aikaa [10].  

21. Tästä huolimatta komissio ei ole vielä vuotta oikeusasiamiehen suosituksen antamisen jälkeen esittänyt syitä, jotka estäisivät sitä etsimästä tekstiviestejä täysimääräisesti.

22. Tätä taustaa vasten oikeusasiamies pitää kiinni havainnostaan hallinnollisesta epäkohdasta.  

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Komission olisi pitänyt etsiä pyydetyt asiakirjat, myös ne, joita ei ole rekisteröity. Komission laiminlyönti on hallinnollinen epäkohta.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg 12.7.2022

[1] Saatavilla osoitteessa https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. Esimerkiksi artikkelissa sanottiin:

”Kuukauden ajan Ursula von der Leyen oli vaihtanut tekstejä ja soittanut pääjohtajalle (...). Ja kun he puhuivat, kaksi asiaa kävi selväksi: ”[Yhtiöllä]” voi olla enemmän annoksia, joita se voisi tarjota blokille – paljon enemmän. Ja Euroopan unioni olisi innoissaan saadessaan ne. Henkilökohtaisella diplomatialla oli suuri merkitys tällä viikolla viimeisteltävässä sopimuksessa, jossa Euroopan unioni sitoutuu 1,8 miljardiin annokseen (...).”

[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do

[3] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Käyttöoikeutta koskeva pyyntö tehtiin AskTheEU.org-sivuston kautta, ja se on saatavilla osoitteessa https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_presidentin _von_din välillä.

[4] Kokousraportti on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Tämä tutkimus ei koskenut komission politiikkaa sen suhteen, mitkä asiakirjat, mukaan lukien tekstiviestit, olisi rekisteröitävä vai ei. Tutkimus koskee sitä, miten komissio on käsitellyt pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, joiden oikeellisuuden se voi helposti tarkistaa.

[6] Suosituksen koko teksti on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[8] Komissio oli aiemmin todennut toisin vastauksessaan parlamentin kysymykseen https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html.

[9] Ks. asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklan a alakohta.

[10] Ks. asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 3 kohta.