Geert Dancet Euroopa Kemikaaliameti (ECHA) tegevdirektor P.O. Box 400 Annankatu 18 FIN-00121 Helsinki SOOME

 

Strasbourg, 17.9.2012

Ameti külastus OI/12/2012/EIS – Euroopa Kemikaaliameti (ECHA) külastus

Lugupeetud hr Dancet

2011. aasta mais käivitasin ELi asutuste külastuste programmi, mille eesmärk on teha kindlaks ja levitada parimaid tavasid nende suhetes kodanikega. Tegin esialgu kolm katsekülastust ELi asutustesse Ühendkuningriigis, nimelt Euroopa Pangandusjärelevalvesse, Euroopa Ravimiametisse ja Euroopa Politseikolledžisse. Seejärel kohtusin 1. juunil 2011 Brüsselis kõigi ELi ametite juhtidega ja mul oli võimalus neile seda algatust üksikasjalikumalt tutvustada. 2011. aasta oktoobris ja novembris külastasin vastavalt Euroopa Keskkonnaametit Kopenhaagenis ning Euroopa Narkootikumide ja Narkomaania Seirekeskust ja Euroopa Meresõiduohutuse Ametit Lissabonis. 2012. aasta veebruaris külastasin Thessalonikis asuvat Euroopa Kutseõppe Arenduskeskust ja mais Dublinis asuvat Euroopa Elu- ja Töötingimuste Parandamise Fondi. 2012. aasta juunis külastasin EUROJUSTi ja EUROPOLi Haagis ning Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu Frankfurdis. 2012. aasta juulis külastasin Kreetal Iraklionis Euroopa Võrgu- ja Infoturbeametit (ENISA). Teave minu varasemate külastuste kohta ELi asutustesse on kättesaadav minu veebisaidi järgmisel lehel:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Olen 5. oktoobril 2012 Helsingis ja sooviksin kasutada võimalust külastada ECHAt ning mul oleks hea meel kohtuda ameti juhtkonna asjaomaste liikmetega. Võttes arvesse sellise külastuse laadi, näib asjakohane pöörduda Teie kui ECHA tegevdirektori poole. Selleks et aidata Teil valmistuda kasulikuks ja konstruktiivseks arvamuste vahetuseks, lisan käesolevale kirjale lisa, mis sisaldab a) meie koosoleku esialgset kava ja b) teavet seda liiki külastuse menetluslike aspektide kohta.

Juhin tähelepanu sellele, et pärast mitteametlikke kontakte meie büroode vahel lepiti kokku, et reede, 5. oktoober 2012 (kell 9.30–12.30) on vastastikku sobiv kuupäev meie kohtumiseks, kus teie äraolekul esindab ECHA juhtkonda teie asedirektor Jukka Malm.

ECHA külastuse ajal saadab mind õigusametnik Eija Salonen, kes tegutseb kontaktisikuna meie koosoleku korralduslikes aspektides. Tema kontaktandmed on järgmised: [e-post], tel: + 33 3 88 17 24 29. Meie büroode vaheliste mitteametlike kontaktide põhjal saan samuti aru, et Minna Heikkilä teie ametist on ECHA kontaktisik, kes suhtleb pr Saloneniga kõigi vajalike ettevalmistuste tegemiseks.

Juhime Teie tähelepanu sellele, et pärast meie koosolekut soovin kohtuda ka ECHA personalikomiteega. See tuleneb agentuuri personalikomiteede kogu (AASC) taotlusest, et ma kohtuksin süstemaatiliselt ELi ametite personalikomiteedega, mida ma külastan omaalgatuslike uurimiste raames.

Soovin teid veel kord tänada, et nõustusite selle visiidi korraldamisega, ning jään ootama (teie äraolekul) kohtumist teie asedirektori ja kolleegidega ning teie kõigiga suhtlemist selles, mis minu arvates on viljakas mõttevahetus meie koosoleku päevakorra projektis sisalduvates erinevates küsimustes. Lisaks tänan ECHA juhtkonda ameti personalikomiteega toimunud kohtumise praktiliste aspektide korraldamise eest.

Lugupidamisega,

P. Nikiforos Diamandouros

Liide: 1

LISA: Külastuse menetluslikud aspektid ja esialgne päevakord

Menetluslikud aspektid

Euroopa Ombudsmani külaskäigud toimuvad ametlikult tema pädevuse alusel viia läbi omaalgatuslikke uurimisi. Kõnealuse külastusega seotud kirjavahetusel on seega selliste omaalgatuslike uurimiste registreerimisnumber (OI/12/2012/EIS). Ombudsman oleks tänulik, kui ECHA viitaks külastusega seotud kirjavahetuses sellele viitenumbrile.

Omaalgatuslik uurimine tähendab muu hulgas, et selliste uurimiste suhtes kohaldatakse tavapäraseid menetluslikke tagatisi. Need hõlmavad ameti õigust taotleda Euroopa Ombudsmanilt teabe ja dokumentide konfidentsiaalset käsitlemist – vt ombudsmani rakendussätete artikli 5 lõiked 1, 2 ja artikli 14 lõige 2: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Lisaks külastatava asutuse teavitamisele küsimustest, mida ta kavatseb tõstatada, võib ombudsman paluda tal eelnevalt esitada teatavat asjakohast teavet ja/või dokumente.

Pärast iga külastust teavitab ombudsman ametit kirjalikult oma järeldustest. Kui ta teeb konkreetseid ettepanekuid, palub ta tavaliselt ametil teda teavitada mis tahes järelmeetmetest, mida amet kavatseb võtta. Olenevalt ameti vastusest kaalub ombudsman kas uurimise lõpetamist või võtab täiendavaid meetmeid, näiteks annab ametlikke soovitusi.

Juhime Teie tähelepanu sellele, et külastuse ettevalmistav kiri ja käesolev lisa avaldatakse Euroopa Ombudsmani veebisaidil. Kui ombudsman otsustab pärast külastust teha ametile ettepanekuid, avaldatakse sellel lehel ka selliseid ettepanekuid sisaldav teatis, ameti vastus, edasine kirjavahetus ja ombudsmani lõplikud kirjalikud järeldused. Teabevahetus toimub ombudsmani veebisaidi järgmisel leheküljel: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Päevakorras olevad küsimused

 Seoses 5. oktoobri 2012. aasta külastuse sisuga soovib Euroopa Ombudsman arutada järgmisi teemasid:

• avaliku teenistuse põhimõtted;
• ECHA esialgsed kontaktid üldsusega;
• Läbipaistvus, dialoog ja vastutus ;
• värbamine;
• pakkumused ja lepingud;
• huvide konfliktid ja
• Rikkumisest teatamine.

Konkreetsed küsimused, mida ombudsman soovib iga teema all käsitleda, on järgmised:

1.Avaliku teenistuse põhimõtted

10. juulil 2012 teavitasin ECHAt viie avaliku teenistuse põhimõtte avaldamisest, millest ELi ametnikud peaksid juhinduma. Sooviksin teada, kas amet on astunud või kavatseb astuda samme, et tagada a) kõigi oma töötajate teavitamine põhimõtetest ja b) teha need põhimõtted oma veebisaidil kättesaadavaks, et üldsust teavitataks sellest, et amet on nendega nõus.

2. Esialgsed kontaktid üldsusega

Ombudsmani üks põhiülesandeid on tagada, et ELi haldusasutused oleksid kodanikega suhtlemisel avatud, teenistusvalmid ja tõhusad. Asjakohased aluspõhimõtted on sätestatud Euroopa hea haldustava eeskirjas (ECGAB). See küsimus on meie igapäevases töös endiselt oluline, mis viitab sellele, et ELi administratsioon seisab selles valdkonnas endiselt silmitsi mõningate probleemidega. Vajaduse korral püüab Euroopa Ombudsman leida kiire lahenduse kaebustele, mis puudutavad kodanike esialgseid kontakte administratsiooniga. Tavaliselt tähendab see, et minu talitused võtavad asjaomase isikuga telefoni teel ühendust.

Saan aru, et kõik ELi ametid nõustusid 2008. aasta oktoobris Lissabonis toimunud ametite juhtide kohtumisel vastu võtma Euroopa hea haldustava eeskirja. Leidsin ECHA veebilehelt lingi ECHA enda hea haldustava eeskirjale [1] (edaspidi "ECHA eeskiri"). Esmapilgul näib, et ECHA eeskiri kajastab peamiselt Euroopa hea haldustava eeskirjas (ECGAB) sisalduvaid põhimõtteid. ECHA koodeksis puudub aga näiteks viide ombudsmanile seoses ECGABi artiklile 19 vastava sättega (viide edasikaebamise võimalustele). Sellega seoses oleksin tänulik, kui ECHA selgitaks, kuidas ta nende kahe koodi vahelist seost näeb ja kas ta kavatseb avaldada oma veebisaidil ka ECGABi. Samuti oleksin tänulik, kui saaksin rohkem teada selle kohta, kuidas ECHA tagab, et ECHA töötajad järgivad juhendis sätestatud põhimõtteid. Mul ei ole olnud võimalik leida ECHA veebisaidilt viiteid sellele küsimusele ja oleksin tänulik, kui mulle esitataks selleteemaline ettekanne.

3. Läbipaistvus, dialoog ja vastutus

Euroopa Ombudsman tõstab esile ka läbipaistvuse edendamist ja vastutuse suurendamist ELi haldusasutustes. See nõue kajastub muu hulgas ELi õigusaktides, mis käsitlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele ja milles nimetatakse ombudsmani sõnaselgelt läbivaatavaks asutuseks. See kajastub ka ombudsmani ulatuslikes uurimisvolitustes, mis võimaldavad meil põhjalikult selgitada meie uurimistes tõstatatud fakte ja küsimusi.

Seepärast oleksin tänulik, kui saaksin rohkem teada järgmiste küsimuste kohta:

a) Märgin, et ECHA veebisaidil on jaotis, mis käsitleb juurdepääsu ameti valduses olevatele dokumentidele. Oleksin siiski tänulik, kui teaksin, kuidas ECHA tegeleb praktikas üldsuse dokumentidele juurdepääsu taotlustega. Millised on tema eeskirjad, suunised ja/või praktiline kord selliste taotluste käsitlemiseks? Palun tooge näiteid, näiteks peamine kirjavahetus, milles amet käsitles kolme viimast taotlust üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, mida käsitleti asjakohaste ECHA eeskirjade ja/või määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel. (Nendes näidetes esitatud ECHA otsuste sisu ei analüüsita, kuna see ei ole käesoleva külastuse eesmärk.)

b) Kas ECHA koostab iga-aastase (asutusesisese või -välise) aruande selle kohta, kuidas ta käsitleb üldsuse juurdepääsu dokumentidele?

c) Kas ECHA haldab või kavatseb hallata avalikku registrit määruse 1049/2001 artikli 11 tähenduses?

d) ECHA käitleb suurt hulka teavet ja andmeid. Selle veebisait on kasutajasõbralik ning sisaldab suures mahus ECHA põhitegevusega seotud andmeid, väljaandeid ja teavet. Määrust 1049/2001 kohaldatakse rangelt võttes ainult "dokumentide" suhtes. Kuidas ECHA teabenõudeid menetleb? Palun andke meile teavet tagasiside kohta, mida ECHA talitused saavad kasutajatelt ja sidusrühmadelt teabele juurdepääsu kohta.

4. Valik ja värbamine

Valiku- ja töölevõtmisotsuste sisu osas järgib ombudsman ELi kohtutega sarnast lähenemisviisi. See tähendab muu hulgas, et ta tunnustab administratsiooni väga ulatuslikku kaalutlusõigust oma töötajate valimisel.

Valiku ja värbamise menetluslike aspektidega seoses on ombudsman teinud väga aktiivselt tööd, et suurendada ELi värbamise läbipaistvust. See on näiteks suurendanud valimiskomisjonide liikmete nimede läbipaistvust ja toonud kaasa üksikasjalikumad hindamislehed, mis annavad kandidaatidele parema ülevaate sellest, kuidas neid hinnati.

ECHA on avaldanud oma veebisaidil jaotises „Töökohad“teabe ajutiste ja lepinguliste töötajate värbamispoliitika ja -menetluste kohta (ECHA-l ei ole praegu alalisi ametnikke). Oleksin tänulik, kui saaksin lisaselgitusi järgmistes küsimustes:

a) Kuidas tagab ECHA valikumenetluses osalevate kandidaatide tõhusa teavitamise nende avalduste staatusest ja/või valikumenetluse tulemusest?

b) Kas valikukomisjoni liikmete nimed on kandidaatidele teada?  Mil määral annab ECHA kandidaatidele juurdepääsu nende taotluste hindamisele?

c) Mil määral otsib ECHA kiiremaid ja vähem ametlikke vahendeid valiku- ja töölevõtmisotsustega seotud vaidluste lahendamiseks kui need, mis on ette nähtud personalieeskirjade artiklis 90?

d) Kas ECHA teavitab kandidaate oma kirjavahetuses süstemaatiliselt sellest, et nad võivad esitada kaebuse ombudsmanile, nagu on sätestatud eespool nimetatud Euroopa hea haldustava eeskirja artiklis 19 ja ECHA hea haldustava eeskirjas?

5. Pakkumised ja lepingud

Läbivaatamise tasandil lahendavad hankeotsuste ja lepinguliste suhetega seotud vaidlusi kõige sagedamini kohtud. Märkimisväärne osa ombudsmani juhtumitest on aga aastate jooksul puudutanud ka neid valdkondi. Pakkumuste puhul lähtub ombudsman kontrollikoja lähenemisviisist, mille kohaselt tunnustatakse administratsiooni ulatuslikku kaalutlusõigust pakkumuste sisuliste aspektide hindamisel, kontrollides samal ajal hoolikalt, kas ta põhjendas oma otsuseid nõuetekohaselt ja piisavalt ning kas ta järgis nõuetekohaselt kohaldatavaid menetlusi ja õigust saada teavet. Lepinguvaidluste puhul ei hinda ombudsman iseenesest, kas tegemist on lepingu rikkumisega. Ta uurib siiski põhjalikult, kas administratsioon põhjendas oma seisukohta mõjuvalt, ning uurib ka seda, kas haldustegevus või tegevusetus on õiglane.

Märgin, et ECHA veebisaidil on jaotis „Hanked“. Sellega seoses on minu küsimused järgmised:

a) Kuidas lahendab ECHA nende valdkondadega seotud vaidlusi?

b) Kas pakkujaid ja töövõtjaid on teavitatud sellest, et nad võivad esitada kaebuse ombudsmanile?

6. Huvide konfliktid

Huvide konflikti vältimine on teise avaliku teenistuse põhimõtte – aususe – oluline aspekt. Huvide konflikt tekib siis, kui avalikus halduses töötavatel isikutel võib olla asjasse puutuvas küsimuses ebasobiv isiklik huvi. Selliseid konflikte tuleb asjakohaselt käsitleda, et tagada objektiivne otsuste tegemine ja suurendada üldsuse usaldust halduse vastu. Hiljutised sündmused ja juhtumid näitavad, et ELi haldusasutused ei tunne selgelt üldsuse täielikku usaldust selle küsimuse vastu.

Juhin tähelepanu sellele, et ECHA on avaldanud oma veebisaidil jaotises „Menetlused ja põhimõtted“ oma põhimõtted võimalike huvide konfliktide haldamiseks [2] ning ECHA direktorite, juhtide ja muude kõrgema tasandi töötajate iga-aastased huvide deklaratsioonid.

Neid kaalutlusi arvesse võttes sooviksin teada, milliseid konkreetseid meetmeid ECHA veel kohaldab, et vältida huvide konflikte järgmistes valdkondades:

a) Töötajate, sealhulgas kõrgemate ametnike värbamine

b) Praegused ja endised töötajad, eelkõige seoses ametivälise tegevusega ECHA teenistuse ajal ja pärast seda (vt näiteks personalieeskirjade artiklid 11, 11a, 12b ja 16).

7. Rikkumisest teatamine

Personalieeskirjade artikleid 22a ja 22b nimetatakse tavaliselt rikkumisest teatajaid käsitlevateks säteteks. Nendel sätetel on kahetine struktuur, mis koosneb a) kohustusest teatada tõsistest rikkumistest rikkumisest teataja enda institutsioonile või teatavatel tingimustel OLAFile ning b) õigusest teatada asjast ka teatavate teiste ELi institutsioonide ametikandjatele, tingimusel et on täidetud konkreetsed nõuded [3]. Artiklites 22a ja 22b on määratletud asjaolud, mille korral rikkumisest teatajad on kaitstud selle institutsiooni survemeetmete eest, kelle heaks nad töötavad. Artikli 22a kohaselt ei ole asjaomasel institutsioonil lubatud võtta meetmeid teabe avalikustanud ametniku kahjuks, kui ta on tegutsenud mõistlikult ja ausalt. Artikliga 22b laiendatakse seda kaitset ametnikule, kes avaldab teavet ühele või mitmele selles artiklis nimetatud viiest ametikandjast, st Euroopa Parlamendi presidendile, komisjoni presidendile, nõukogu eesistujale, kontrollikoja presidendile või Euroopa Ombudsmanile.

Oleksin tänulik, kui ECHA annaks teavet asutusesisese rikkumisest teatamise korra ja rikkumisest teatajatega saadud kogemuste kohta.