Koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 [1]

Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja, vaba teabetaristu fond,[2] esitas ombudsmanile kaebuse selle kohta, kuidas parlament käsitles tema taotlust anda üldsusele juurdepääs komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollidele [3].

2. 8. juulil 2011 taotles kaebuse esitaja Euroopa Parlamendi rahvusvahelise kaubanduse komisjoni (INTA), õiguskomisjoni (JURI) ja põhiseaduskomisjoni (AFCO) võltsimisvastase kaubanduslepingu (ACTA) läbirääkimistega seotud koosolekute protokollide esitamist [4]. Samuti taotles ta komisjonide koordinaatorite kõigi seonduvate koosolekute protokollide koostamist.

3. Parlamendi läbipaistvuse ja dokumentidele üldsuse juurdepääsu üksus vastas 28. juulil 2011, et parlamendikomisjonide kõigi koosolekute protokollid on kättesaadavad parlamendi veebisaidil [5]. Seejärel märgiti, et käesolev protokoll sisaldab punkti „Koordinaatorite otsused“või „Esimehe teadaanded“koos koordinaatorite asjakohaste otsustega. Ta lisas siiski, et tal ei ole komisjonide koordinaatorite koosolekute kohta eraldi protokolle.

4. 29. juulil 2011 esitas kaebuse esitaja kordustaotluse üldsuse juurdepääsuks komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollidele. Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu sellele, et Google’i otsingus „Euroopa Parlamendi koordinaatorite koosolekud” tuvastati keskkonna-, rahvatervise ja toiduohutuse komisjoni (ENVI) koordinaatorite koosolekute eraldi protokollid.

5. Parlament nõudis 5. augustil 2011, et tavaliselt ei oleks komisjonide koordinaatorite koosolekute kohta eraldi protokolle. Ta lisas, et mõned komisjonid, nagu keskkonna-, rahvatervise ja toiduohutuse komisjon, on otsustanud oma koosolekute tulemused avaldada.

6. 5. oktoobril 2011 kirjutas kaebuse esitaja INTA-komisjoni sekretariaadile. Ta viitas parlamendi varasematele vastustele, et „koordinaatorite koosolekute kohta on olemas eraldi protokollid”, ning väitis, et need avaldused osutusid valeks, kuna Euroopa Parlamendi liikme Carl Schlyteri kirjas INTA-komisjonile viidati koordinaatorite protokollidele. Kaebuse esitaja märkis, et INTA-komisjoni sekretariaat eitas või varjas dokumentide olemasolu, ning nõudis tungivalt, et sekretariaat registreeriks kõik olemasolevad dokumendid ühes parlamendi dokumendiregistritest, et üldsus saaks juurdepääsu keelavad otsused edasi kaevata.

7. Viidates kaebuse esitaja 5. oktoobri 2011. aasta taotlusele INTA-komisjoni sekretariaadile, andis parlament 25. oktoobril 2011 juurdepääsu INTA-komisjoni koordinaatorite ACTAt käsitlevate koosolekute protokollidele, st 21. juunil 2011 toimunud INTA-komisjoni koordinaatorite koosoleku protokollile [6].

8. 20. novembril 2011 kirjutas kaebuse esitaja parlamendile, tänades teda selle eest, et ta saatis talle koopia INTA-komisjoni koordinaatorite ACTA-teemalise koosoleku protokollist. Ta juhtis siiski tähelepanu sellele, et oma 8. juuli 2011. aasta taotluses palus ta ka JURI-komisjoni koordinaatorite koosoleku protokolli, kuid parlament eitas kolm korda nende koosolekute toimumist. Ta taotles taas üldsuse juurdepääsu kõnealusele protokollile.

9. novembril 2011 vastas parlament kaebuse esitajale, et „JURI-komisjoni sekretariaadilt saadud teabe alusel kinnitame oma eelmise aasta juulis antud vastust: JURI-komisjoni sekretariaat ei koosta eraldi koordinaatorite protokolle. JURI-komisjoni koosolekute protokollid on kättesaadavad Euroopa Parlamendi veebisaidil: [viide]. Koordinaatorite tehtud otsused kantakse komisjoni protokolli (punkt „Esimehe teadaanded”) ...”.

Uurimise ese

10. Ombudsman palus parlamendil esitada arvamus järgmise väite ja väite kohta:

Väide:

Parlament ei registreeri kõiki olemasolevaid parlamendi dokumente oma elektroonilises dokumendiregistris, eelkõige parlamendikomisjonide koordinaatorite koosolekute protokolle.

Nõue:

Parlament peaks registreerima kõik olemasolevad parlamendi dokumendid oma elektroonilises dokumendiregistris, eelkõige parlamendikomisjonide koordinaatorite koosolekute protokollid.

Uurimine

11. Kaebus edastati arvamuse saamiseks Euroopa Parlamendile. Parlament saatis oma arvamuse 31. mail 2012. Seejärel edastati arvamus kaebuse esitajale, kes saatis oma tähelepanekud 25. juulil 2012.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

A. Kõigi olemasolevate parlamendi dokumentide väidetav registreerimata jätmine registris

Ombudsmanile esitatud argumendid

12. Kaebuse esitaja väitis, et parlament rikub Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrust (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (määrus 1049/2001),[7] jättes kõik parlamendi dokumendid (nt INTA-, JURI- ja AFCO-komisjoni koordinaatorite koosolekute protokollid) avalikus dokumendiregistris registreerimata. Samuti väitis ta, et see rikkumine toob kaasa ka Euroopa Parlamendi kodukorra artikli 103 („Parlamendi tegevuse läbipaistvus“) rikkumise, milles on sätestatud: „Euroopa Parlament tagab, et tema tegevus on võimalikult läbipaistev vastavalt Euroopa Liidu lepingu artikli 1 teisele lõigule, Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 15 ja Euroopa Liidu põhiõiguste harta artiklile 42.”

13. Parlament märkis oma arvamuses, et määruse (EÜ) nr 1049/2001 põhjenduses 14 on märgitud, et „selleks et kodanikel oleks lihtsam oma õigusi kasutada, peaks iga institutsioon võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile”. Samuti märkis ta, et põhjenduses 6 on märgitud, et „[k]ui institutsioonid toimivad seadusandjana, tuleks neile võimaldada juurdepääs dokumentidele”. Ta tsiteeris ka määruse 1049/2001 artiklit 12, mis on sõnastatud järgmiselt:

"1. Institutsioonid teevad dokumendid võimaluse korral üldsusele vahetult kättesaadavaks elektroonilisel kujul või registri kaudu vastavalt asjaomase institutsiooni eeskirjadele.

2. Eelkõige tuleks teha vahetult kättesaadavaks seadusandlikud dokumendid, see tähendab dokumendid, mis on koostatud või saadud liikmesriikides või liikmesriikide jaoks õiguslikult siduvate aktide vastuvõtmise menetluse käigus, kui artiklitest 4 ja 9 ei tulene teisiti.

3. Võimaluse korral tuleks teha vahetult kättesaadavaks muud dokumendid, eelkõige poliitika või strateegia väljatöötamisega seotud dokumendid.

4. Kui otsest juurdepääsu registri kaudu ei anta, märgitakse registris võimaluse korral dokumendi asukoht.”

14. Seejärel selgitas parlament oma elektroonilise registri struktuuri. Ta märkis, et määruse 1049/2001 artikli 11 järgimiseks koostas ta loetelu dokumentide kategooriatest, mille parlament on koostanud või saanud institutsioonidevaheliste menetluste raames. Pärast dokumentide loetelu koostamist töötas parlament välja vajalikud IT-vahendid, mis võimaldavad (toodetud/saadud) dokumentide automaatset sisestamist elektroonilisse avalikku registrisse. Dokumentide eri kategooriad on loetletud avalikus registris, mis võimaldab teha veebiotsinguid kategooriate kaupa. Dokumentide otsene allalaadimine on võimalik enamikul (95%) juhtudel. Kui otsene allalaadimine ei ole võimalik, esitatakse registris viide asjaomasele dokumendile. Seejärel saab dokumenti taotleda parlamendilt.

15. Parlament märkis, et avaliku registri loomisel kohaldas ta kriteeriume, mille kohaselt peavad loetletud dokumendid olema „ametlikud“ dokumendid, st dokumendid, mis on teataval määral valmis ja mis on registreeritud asutusesiseses dokumendihaldussüsteemis. Parlament märkis, et ajutised või üleminekudokumendid (nt isiklikud märkmed, asutusesisesed ettevalmistavad projektid, e-kirjad jne) ei ole registreeritud üheski süsteemis, välja arvatud juhul, kui need on vajalikud konkreetse toimiku suhtes asjakohaste järelmeetmete võtmiseks. Seetõttu ei ole need avalikus registris. Seevastu ametlikud eelnõud või ettevalmistavad dokumendid, mis on olulised parlamendikomisjonides või parlamendi täiskogul vastuvõetavate (peamiselt seadusandlike) dokumentide üle peetavate arutelude jaoks, on kantud avalikku registrisse.

16. Parlament väitis, et automaatse söötmissüsteemi väljatöötamisel seadis ta prioriteediks seadusandliku menetluse raames koostatud ja saadud dokumendid, et järgida määruse artiklit 12 ja põhjendust 6 ning aidata ennetavalt kaasa seadusandliku menetluse läbipaistvusele. Lisaks märkis parlament, et registri kohaldamisala laieneb järk-järgult, kuna paralleelselt parlamendi suurenenud pädevusega tehakse kindlaks ja koostatakse uusi dokumentide tüpoloogiaid.

17. Vastuseks kaebuse esitaja väitele, et parlament peaks registreerima kõik olemasolevad parlamendi dokumendid oma elektroonilises avalikus registris, märkis parlament, et tema arvates ei kohusta määruse artikkel 11 institutsioone loetlema oma registrites kõiki nende valduses olevaid dokumente. Lisaks ei ole hea halduse seisukohast teostatav ega soovitatav registreerida kõiki olemasolevaid dokumente, sõltumata nende ametlikust staatusest ja valmimisastmest. Samuti oleks see vastuolus tõhusa läbipaistvusega.

18. Parlament väitis, et tehnilisest seisukohast ja arvestades dokumendi väga laia määratlust määruse artikli 3 punktis a, ei ole täielikult ammendava registri loomine võimalik. Praktikas tähendab lai määratlus seda, et mis tahes ettevalmistavat dokumenti, mis sisaldab esimesi ideid (isegi käsitsi kirjutatud) tulevase aruande kohta, võib pidada dokumendiks. Sama kehtib raporti projekti kõigi esialgsete versioonide kohta. Sellised dokumendid (isiklikud märkmed, e-kirjad, post-its, esialgsed eelnõud) on loomulikult "olemas". Kuid nende lühiajalisuse tõttu neid tavaliselt ei registreerita.

19. Parlament väitis, et kaebuse esitaja väide tulenes laia juurdepääsu põhimõtte (määruse põhjendus 11) ja institutsioonide registri loomise kohustuse segiajamisest. Ta märkis, et avalik register on vahend üldsuse juurdepääsu hõlbustamiseks. Parlament märkis, et määrus ei tõmba paralleeli üldsuse juurdepääsu põhimõtte kohaldamisala ja registri kohaldamisala vahel. Kui selline paralleel luuakse, oleks selle rakendamine ebarealistlik. See tekitaks institutsioonidele suure halduskoormuse, kuna institutsioonidel on palju erinevaid esialgseid ja mitteametlikke dokumente. Institutsioonidelt kõigi selliste dokumentide registreerimise nõudmine takistaks institutsioonide head toimimist.

20. Selline vahetegemine (juurdepääsuõiguse ja registri ulatuse vahel) ei tähenda siiski, et juurdepääsuõigust piiratakse. Vastupidi, see tähendab, et kui taotlus on esitatud, on asjaomasel institutsioonil kohustus teha kindlaks asjaomane dokument ja uurida selle sisu, et võimaldada määruse alusel üldsuse juurdepääs sellele. See ülesanne ei sõltu sellest, kas avalikus registris viidatakse taotletud dokumentidele või mitte.

21. Parlament järeldas seega, et tema avalik dokumendiregister vastab määruse 1049/2001 artiklite 11 ja 12 nõuetele.

22. Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et ta saab parlamendi arvamusest aru nii, et parlament ei registreeri ajutisi ega üleminekudokumente. Ta väitis siiski, et on palju dokumente, mis ei ole ajutised ega ajutised ja mis tuleks registrisse kanda, näiteks i) komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollid ja ii) läbirääkimisdokumendid.

23. Kaebuse esitaja väitis, et koordinaatorite koosolekute protokollid ei ole ajutised ega üleminekudokumendid. Ta märkis, et komisjonide sekretariaadid koostavad eraldi koordinaatorite üksikasjalikud protokollid ja saadavad need kõigile komisjoni liikmetele. Nendel dokumentidel on oluline roll, kuna need teavitavad komitee liikmeid ja võivad salvestada otsuseid. Kaebuse esitaja väitis, et registris ei ole märgitud, millised komisjonide sekretariaadid koostavad koordinaatorite protokollid. Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu sellele, et ta ei ole ikka veel saanud JURI-komisjoni taotletud koordinaatorite protokolli. Kaebuse esitaja sõnul on need protokollid olemas. Kaebuse esitaja väitis, et tundub, et komiteed ei jaga oma dokumente registriga. Ta lisas, et komisjonide sekretariaadid tegutsevad nagu „väikesed kuningriigid“ parlamendis väljaspool registri haardeulatust. Parlament peaks seega oma arvates selgitama, millised komisjonid koostavad eraldi koordinaatorite protokollid, ja ajakohastama vastavalt oma registrit. Samuti peaksid komiteede sekretariaadid andma õiget teavet registrile, millel peaks olema juurdepääs kõigile dokumendihaldussüsteemidele (praegu kaebuse esitaja sõnul mitte).

24. Kaebuse esitaja väitis, et parlamendi 28. juuli ja 5. augusti 2011. aasta vastused, milles märgiti, et komisjoni kinniste koosolekute (AFFO, JURI ja INTA) protokolle ei koostata, võivad olla õiged komisjoni kinniste koosolekute puhul. Sama ei kehti aga komisjonide koordinaatorite kinniste koosolekute kohta, sest vähemalt kaks kolmest (INTA- ja JURI-komisjoni) sekretariaadist koostavad koordinaatorite kinniste koosolekute (eraldi) üksikasjalikud protokollid. Kaebuse esitaja väitis, et seda tõendab asjaolu, et ta sai INTA-komisjoni koordinaatori protokolli koopia.

Ombudsmani hinnang

25. Ombudsman märgib, et käesolev uurimine ei puuduta dokumentidele üldsuse juurdepääsu andmisest keeldumist. Niipea kui parlamendi teenistused kinnitasid taotletud dokumendi olemasolu, anti kaebuse esitajale täielik üldsuse juurdepääs dokumendile. Käesolev kaebus puudutab üksnes seda, et parlament jättis väidetavalt õigusvastaselt komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollid oma avalikku dokumendiregistrisse kandmata. Kaebuse esitaja väidab, et nende dokumentide avalikku dokumendiregistrisse kandmata jätmine takistab üldsuse dokumentidele juurdepääsu õiguse kasutamist.

26. Määruse 1049/2001 põhjendus 14 on sõnastatud järgmiselt:

„Iga institutsioon peaks võtma vajalikud meetmed, et teavitada üldsust uutest kehtivatest sätetest ja koolitada oma töötajaid, et aidata kodanikel kasutada käesolevast määrusest tulenevaid õigusi. Selleks et kodanikel oleks lihtsam oma õigusi kasutada, peaks iga institutsioon võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile”(rõhuasetus lisatud).

27. Määruse 1049/2001 artikkel 11 on sõnastatud järgmiselt:

"1. Selleks et käesolevast määrusest tulenevad kodanike õigused oleksid tõhusad, võimaldab iga institutsioon üldsusele juurdepääsu dokumendiregistrile. Juurdepääs registrile tuleks tagada elektroonilisel kujul. Viited dokumentidele kantakse registrisse viivitamata.

2. Iga dokumendi kohta sisaldab register viitenumbrit (sealhulgas vajaduse korral institutsioonidevahelist viidet), teemat ja/või dokumendi sisu lühikirjeldust ning kuupäeva, mil see saadi või koostati ja registrisse kanti. Viited esitatakse viisil, mis ei kahjusta artiklis 4 sätestatud huvide kaitset.

3. Institutsioonid võtavad viivitamata vajalikud meetmed, et luua register, mis hakkab toimima 3. juuniks 2002."

28. Määruse 1049/2001 artikkel 12 on sõnastatud järgmiselt:

"1. Institutsioonid teevad dokumendid võimaluse korral üldsusele vahetult kättesaadavaks elektroonilisel kujul või registri kaudu vastavalt asjaomase institutsiooni eeskirjadele.

2. Eelkõige tuleks teha vahetult kättesaadavaks seadusandlikud dokumendid, see tähendab dokumendid, mis on koostatud või saadud liikmesriikides või liikmesriikide jaoks õiguslikult siduvate aktide vastuvõtmise menetluse käigus, kui artiklitest 4 ja 9 ei tulene teisiti.

3. Võimaluse korral tuleks teha vahetult kättesaadavaks muud dokumendid, eelkõige poliitika või strateegia väljatöötamisega seotud dokumendid.

4. Kui otsest juurdepääsu registri kaudu ei anta, märgitakse registris võimaluse korral dokumendi asukoht.”

29. On kindlaks tehtud, et parlamendi teenistused ei lisa süstemaatiliselt komisjonide koordinaatorite koosolekute eraldi protokolle parlamendi avalikku dokumendiregistrisse, kuigi need protokollid on kindlasti olemas [8]. Näiteks puudub parlamendi avalikus dokumendiregistris praegu viide dokumendile INTA(2011)0621_2, kuigi see dokument on kindlasti olemas ja kaebuse esitajale anti lõpuks sellele juurdepääs (vt eespool punkt 9).

30. Kuna parlamendi teenistused ei lisanud seda dokumenti parlamendi avalikku dokumendiregistrisse, ei tähenda see mitte ainult seda, et kaebuse esitaja viivitas dokumendiga tutvumise õiguse kasutamisega [9], vaid ka seda, et teisi üldsuse liikmeid ei ole isegi praegu selle dokumendi olemasolust teavitatud.

31. Ombudsman nõustub, et määruse 1049/2001 artiklite 11 ja 12 sõnastus ja eesmärk ei kohusta parlamenti oma avalikus dokumendiregistris viitama igale tema valduses olevale dokumendile. Näiteks selleks, et teavitada üldsust arvukatest igapäevastest haldusdokumentidest, mille parlament on loonud seoses oma personali ja taristu haldamisega, oleks asjakohane, kui parlament kirjeldaks neid dokumendikategooriaid avalikus registris (isegi kui iga nendesse kategooriatesse kuuluv dokument ei ole registris eraldi loetletud)[10]. Kui üldsuse liikmed vajavad kunagi üldsuse juurdepääsu sellistele dokumentidele, võivad nad esitada taotluse parlamendile, kes peaks aitama neil konkreetseid dokumente kindlaks teha.

32. Parlament peaks siiski tõlgendama määruse 1049/2001 artikleid 11 ja 12 viisil, mis võimaldab üldsusel saada võimalikult täieliku ülevaate sellest, kuidas parlament oma põhiülesandeid täidab. Nende põhiülesannetega seotud dokumendid tuleks võimaluse korral kanda parlamendi avalikku dokumendiregistrisse.

33. Parlamendiliikmete töö komisjonides on kindlasti parlamendi põhiülesanne. See töö hõlmab tööd komisjonide koordinaatorite koosolekutel. Kui komisjonide koordinaatorite koosolekute kohta koostatakse eraldi protokollid,[11] tuleks selliste protokollide olemasolu kanda parlamendi avalikku dokumendiregistrisse.

34. Parlamendi sise-eeskirjad, mille eesmärk on rakendada üldsuse õigust pääseda juurde Euroopa Parlamendi dokumentidele,[12] on kooskõlas eespool nimetatud põhimõtetega. Kodukorra artikli 4 lõikes 3 on sätestatud: „Seadusandliku menetluse käigus või parlamendi tegevuse eesmärgil koostatud dokumendid kantakse [avalikusse registrisse] kohe pärast nende esitamist või avalikustamist”(rõhuasetus lisatud).

35. Käesoleval juhul ei järginud parlament aga oma sise-eeskirju. Kuigi vähemalt ühe ACTA läbirääkimistega seotud komisjonide koordinaatorite koosoleku protokollid on olemas (vt eespool punkt 9) ja kuigi need protokollid kuuluvad kindlasti kategooriasse „d ocuments prepared ... parlamendi töö eesmärgil” , puudub viide sellele dokumendile parlamendi avalikus registris.

36. Ombudsmani arusaama kohaselt ei lisa parlament üldise poliitikana parlamendi avalikku dokumendiregistrisse viiteid komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollidele. Selle tulemusena, selle asemel et olla parlamendi üksik tegematajätmine avalikustada parlamendiliikmete tööga seotud ühtse dokumendi olemasolu, ei maini parlament süsteemselt avalikus dokumendiregistris tervet rida dokumente, mis on seotud parlamendiliikmete tööga.

37. Eespool toodut arvesse võttes leiab ombudsman, et parlamendi suutmatus lisada oma dokumendiregistrisse viiteid komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollidele kujutab endast haldusomavoli juhtumit. Seetõttu esitab ta vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 allpool vastava soovituse projekti.

38. Ombudsman rõhutab, et käesoleva kaebuse ajendiks oli läbipaistvuse puudumine seoses juurdepääsuga dokumentidele, mis käsitlevad läbirääkimisi rahvusvahelise kaubanduslepingu, käesoleval juhul ACTA üle. Oma hiljutises, 10. jaanuari 2014. aasta vastuses ombudsmanile [13] pooldas Euroopa Parlamendi president rahvusvaheliste kaubandusläbirääkimiste suuremat läbipaistvust. Seda kohustust silmas pidades koostab ombudsman ka käesoleva soovituse projekti.

B. Soovituse projekt

Komisjonide koordinaatorite koosolekute protokollide koostamisel peaks parlament lisama protokollid oma avalikku dokumendiregistrisse ja tegema need põhimõtteliselt vahetult kättesaadavaks vastavalt määruse 1049/2001 artiklile 12.

 

Emily O' Reilly

Strasbourg, 31. märts 2014

---

[1] Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (94/262/ESTÜ, EÜ, Euratom), EÜT 1994, L 113, lk 15.

[2] Sihtasutus märgib, et ta on mittetulundusühing, mis on pühendunud avalikes huvides teabekaupade arendamisele, tuginedes autoriõigusele, vabale konkurentsile ja avatud standarditele.

[3] Euroopa Parlamendis on 20 parlamendikomisjoni, mis koosnevad 24–76 parlamendiliikmest. Parlamendikomisjonid kohtuvad avalikult üks või kaks korda kuus Brüsselis. Nad koostavad seadusandlike ettepanekute kohta raporteid, mis esitatakse seejärel parlamendi täiskogule. Euroopa Parlamendi kodukorra artiklis 192 on sätestatud, et parlamendi fraktsioonid võivad määrata igas komisjonis ühe oma liikme koordinaatoriks. Seejärel kutsutakse tavaliselt komisjonide koosolekutega samal päeval kokku komisjonide koordinaatorite koosolekud, et valmistada ette komisjonis vastuvõetavad otsused, eelkõige otsused menetluse ja raportööride määramise kohta. Parlamendikomisjon võib koordinaatoritele delegeerida ka õiguse teha teatavaid otsuseid, välja arvatud otsused raportite, arvamuste või muudatusettepanekute vastuvõtmise kohta.

[4] ACTA on rahvusvaheline leping, mille eesmärk on kehtestada rahvusvahelised standardid intellektuaalomandi õiguste jõustamiseks. ACTA allkirjastasid 2011. aasta oktoobris Austraalia, Kanada, Jaapan, Maroko, Uus-Meremaa, Singapur, Lõuna-Korea ja Ameerika Ühendriigid. 26. jaanuaril 2012 allkirjastasid ACTA ka Mehhiko, Euroopa Liit ja 22 Euroopa Liidu liikmesriiki. Pärast seda, kui kuus riiki on ACTA ratifitseerinud, jõustub see riikides, kes on selle ratifitseerinud. Kuna Euroopa Liit ja selle liikmesriigid jagavad pädevust kõnealuse konventsiooni valdkonnas, oli ACTA jõustumiseks vaja selle ratifitseerimist nii liikmesriikide kui ka Euroopa Liidu poolt. Ratifitseerimiseks Euroopa Liidu poolt oli vaja Euroopa Parlamendi nõusolekut (vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 218). Euroopa Parlament lükkas oma 4. juuli 2012. aasta hääletusel ACTA ratifitseerimise siiski tagasi.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Vaba teabe infrastruktuuri sihtasutus on teinud käesoleva protokolli (viitenumber INTA(2011)0621_2) kättesaadavaks oma veebisaidil: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] EÜT 2001, L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 05/04, lk 46.

[8] See, kas konkreetne komisjonide koordinaatorite koosolek protokollitakse või mitte, on selle koosoleku osalejate absoluutne kaalutlusõigus (st komisjonide koordinaatorid otsustavad ise, kas konkreetsel koosolekul koostatakse protokoll või mitte). (Parlamendi kodukorra artikkel 192, mis käsitleb komisjonide koordinaatorite rolli, ei kohusta koostama protokolli.)

Kuna üldsuse õigus tutvuda dokumentidega (ja vajadus lisada viited dokumentidele avalikku dokumendiregistrisse, et hõlbustada selle õiguse kasutamist) kehtib ainult olemasolevate dokumentide suhtes ega too kaasa dokumendi koostamise kohustust, ei teki üldsuse juurdepääsu küsimust komisjonide koordinaatorite iga konkreetse koosoleku eraldi protokollidele lihtsalt siis, kui sellel koosolekul osalejad ei ole otsustanud koostada eraldi koosoleku protokolle.

Kui komisjonide koordinaatorid otsustavad, et komisjonide koordinaatorite koosolek protokollitakse, on protokolli koostamise eest vastutaval parlamenditeenistusel (nimelt asjaomasel komisjoni sekretariaadil) kaks võimalust. Esiteks võib komisjoni koordinaatorite koosoleku protokolli lisada otse asjaomase komisjoni koosoleku protokolli. Näiteks on JURI-komisjoni sekretariaat sõnaselgelt teatanud, et ta ei koosta kunagi komisjoni koordinaatorite eraldi protokolle ning et koordinaatorite tehtud otsused lisatakse komisjoni protokolli jaotise „Esimehe teadaanded“ alla. Teise võimalusena võivad komisjonide koordinaatorid otsustada koostada koosoleku kohta eraldi protokolli. Näiteks ei sisalda INTA-komisjoni 21. juuni 2011. aasta protokoll komisjoni koordinaatorite sama päeva koosoleku protokolli (vt dokumendi viide INTA_PV(2011)0621_1). Selle asemel (vt punkt 9 eespool) koostati koordinaatorite koosoleku eraldi protokoll, millele anti ametlik registreerimisnumber (INTA(2011)0621_2).

Miski ei kohusta komiteed üht või teist võimalust järjepidevalt järgima. Sama komisjon, INTA-komisjon, võttis 21. juuni 2011. aasta koosolekul vastu ühe lähenemisviisi ja 25.–26. aprilli 2012. aasta koosolekul teise lähenemisviisi (INTA-komisjoni 25. aprilli 2012. aasta koosolekuga seotud komisjoni koordinaatorite koosoleku protokoll on esitatud INTA-komisjoni 25.–26. aprilli 2012. aasta koosoleku protokolli (INTA_PV(2012)0425_1) lehekülgedel 4–9).

[9] Kaebuse esitaja taotles 8. juulil 2011 üldsuse juurdepääsu protokollile. Parlamendil kulus kuni 25. oktoobrini 2011, et tunnistada protokolli olemasolu ja esitada kaebuse esitajale selle koopia.

[10] Loomulikult saab neid registrisse kantud dokumente kasutuslihtsuse huvides rühmitada kategooriatesse.

[11] Vt joonealune märkus 8.

[12] Juhatuse 28. novembri 2001. aasta otsus, ELT C 216, lk 19, vt ka http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark