(koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja (1) artikli 3 lõikele 6)

Kompromiss

Taustteave

aastal esitasid kaks komisjoni Austria kohalike esindajate esindajat ombudsmanile kaebuse komisjoni suutmatuse kohta pakkuda Viini esinduses töötavatele kohalikele töötajatele täiendavat kindlustuskatet (367/98/(VK)/GG). Juhtum lõpetati pärast seda, kui komisjon oli ombudsmani soovituse projekti heaks kiitnud. Käesoleva juhtumi puhul oli kaebuse esitaja üks kaebuse esitajatest.

mail 2001 otsustas komisjon kaebuse esitaja tegevuse peatada tema vastu esitatud tõsiste süüdistuste tõttu. Samal ajal pakkus komisjon talle võimalust olla nende väidete osas ära kuulatud. Kohtuistung toimus 12. oktoobril 2001.

Komisjon jättis kaebuse esitaja 31. jaanuari 2002. aasta otsusega ilma ette teatamata rahuldamata. Kaebuse esitaja kaebas selle otsuse edasi Austria kohtusse, kus kohtuasi on praegu pooleli. Arvestades, et kaebuse esitaja oli väitnud, et komisjon ei saa teda töötajate esindajana ajutiselt ametist vabastada, saatis komisjon talle 14. juunil 2002 kirja, et leping lõpetada (juhul kui varasem ametist vabastamine oleks pidanud olema ebaseaduslik).

Seejärel nõudis kaebuse esitaja juurdepääsu teatavatele dokumentidele, millele komisjon oli oma otsuses tuginenud. Selle taotluse alusel esitati kaebus 242/2003/GG, mis lõpetati pärast seda, kui komisjon oli andnud kaebuse esitajale juurdepääsu asjaomastele dokumentidele. Uurimise käigus tutvusid ombudsmani talitused komisjoni toimikuga, mis asus Brüsselis.

Käesolev etteheide

Ombudsmani kaebuse 242/2003/GG uurimise käigus pakkus komisjon kaebuse esitajale võimalust tutvuda tema isikutoimikuga Viinis. Kaebuse esitaja kasutas seda võimalust.

märtsil 2004 esitas kaebuse esitaja komisjoni pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraadile asutusesisese kaebuse, milles ta väitis, et on rikutud Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirjade artikleid 26 ja 24.

Personalieeskirjade artiklis 24 on sätestatud, et ühendused abistavad iga ametnikku, eelkõige menetlustes, mis on algatatud isiku vastu, kes on toime pannud [sic] ähvardusi, solvavaid või laimavaid tegusid või avaldusi või rünnakuid isiku või vara vastu, mille all ametnik või tema pereliige kannatab oma ametikoha või kohustuste tõttu.

Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade artiklis 26 on sätestatud:

„Ametniku isikutoimik sisaldab järgmist:

a) kõik dokumendid tema haldusliku seisundi kohta ning kõik aruanded tema pädevuse, tõhususe ja käitumise kohta;

b) ametniku märkused selliste dokumentide kohta.

Dokumendid registreeritakse, nummerdatakse ja esitatakse järjestikku; institutsioon ei või punktis a osutatud dokumente kasutada ega tsiteerida ametniku vastu, välja arvatud juhul, kui need edastati ametnikule enne nende esitamist. (…)

Iga ametniku kohta on ainult üks isikutoimik.

Ametnikul on õigus isegi pärast teenistusest lahkumist tutvuda kõigi tema toimikus olevate dokumentidega ja teha neist koopiaid.“

Pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraadile esitatud kaebuses väitis kaebuse esitaja, et tema isikutoimikusse on tema teadmata lisatud mitu dokumenti. Seevastu suurem osa tema märkustest toimikusse lisatud dokumentide kohta (sealhulgas need, mille ta oli märkinud märkega „koopia isikutoimikusse“) ei olnud tema sõnul toimikusse lisatud. Kaebuse esitaja tõi oma isikutoimikus näitena kaks dokumenti (märgetega „IV/18” ja „IV/19”). Kaebuse esitaja sõnul andsid tema isikutoimikus olevad dokumendid seega objektiivsete asjaolude kohta moonutatud arvamuse. Lisaks väitis kaebuse esitaja, et Brüsselis on olemas „paralleelne“ isikutoimik, mille sisu ei kajastu Viini isikutoimikus. Lõpuks märkis kaebuse esitaja, et tema isikutoimik ei sisaldanud ühtegi tõendit, mis õigustaks tema töölepingu ülesütlemist, st ühtegi dokumenti pärast 2001. aasta maikuud, mil tema töösuhe oli peatatud.

Lisaks väitis kaebuse esitaja, et komisjon oleks pidanud võimaldama tal tutvuda toimiku täieliku sisuga Brüsselis. Ta märkis ka, et ta kaebas tema töölepingu ülesütlemise otsuse edasi, jättes endale kõik muud õigused.

Ombudsmanile 2004. aasta juunis esitatud kaebuses viitas kaebuse esitaja oma 11. märtsi 2004. aasta kaebusele komisjonile, rõhutades, et komisjon ei ole sellele kaebusele vastanud. Kaebuse esitaja väitis seega sisuliselt, et komisjon ei olnud täitnud oma kohustusi seoses tema isikutoimikuga.

Nõue

Ombudsmani lähenemisviis

Kaebus saadeti arvamuse saamiseks komisjonile. Segaduse vältimiseks teatas ombudsman komisjonile ja kaebuse esitajale, et tema uurimine puudutas ainult kaebuse esitaja isikutoimikuga seotud küsimusi ega hõlma seega kaebuse esitaja poolt komisjonile 11. märtsil 2004 saadetud kirjas nimetatud muid punkte (näiteks toimikule juurdepääsu küsimus Brüsselis ja komisjoni otsus kaebuse esitaja ametist vabastada).

Komisjoni arvamus

Oma arvamuses viitas komisjon 21. juuni 2004. aasta otsusele, millega ta oli vastanud kaebuse esitaja 11. märtsi 2004. aasta kirjale. Komisjon avaldas kahetsust, et see vastus hilines.

juuni 2004. aasta kirjas lükkas komisjon kaebuse esitaja 11. märtsi 2004. aasta kaebuse tagasi. Komisjon väitis, et personalieeskirjade artikleid 24 ja 26 ei kohaldata kohalike töötajate suhtes ning et Viini esinduse nn isiklik toimik ei ole seega personalieeskirjade artiklis 26 nimetatud toimik.

Komisjon lisas, et isegi kui need artiklid oleksid käesoleval juhul kohaldatavad, ei oleks õige võrrelda ombudsmani talitustele esitatud toimikut ametniku isikutoimikuga. Ombudsmani talitustele esitatud toimik oli kõigest töötoimik, mis oli seotud üksnes kaebuse esitaja suhtes algatatud distsiplinaarmenetlusega. Lisaks oleks kaebuse esitajal komisjoni sõnul olnud selles menetluses juurdepääs kõikidele 8. mai 2001. aasta "kaebuste teatises" nimetatud dokumentidele, millele komisjon oli tuginenud. Komisjon oli seisukohal, et just see oli personalieeskirjade artikli 26 eesmärk tagada ametnike puhul (st et otsuseid ei tehtaks neile teadmata teabe põhjal).

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja jäi oma märkustes kaebuse juurde. Samuti esitas ta täiendavaid märkusi personalieeskirjade artikli 24 kohta. Kaebuse esitaja sõnul mõistis komisjon ta avalikult hukka ammu enne kohtuistungi toimumist. Kaebuse esitaja väitis ka, et ärakuulamisel esitati talle küsimusi, millel ei olnud mingit seost talle esitatud kaebustega.

Täiendavad uurimised

Pärast komisjoni arvamuse ja kaebuse esitaja märkuste hoolikat kaalumist selgus, et on vaja täiendavaid uurimisi.

Täiendava teabe nõudmine

Seetõttu palus ombudsman 12. oktoobril 2004 komisjonil 1) selgitada oma seisukohta, et niinimetatud isiklik toimik Viini esinduses ei ole personalieeskirjade artiklis 26 nimetatud toimik, arvestades, et a) 25. septembri 2003. aasta vastuses ombudsmani poolt kaebuse 242/2003/GG uurimise raames esitatud täiendava teabe taotlusele juhtis komisjon tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja võib kasutada oma õigust tutvuda oma isikliku toimikuga Viini esinduse asukohas, ja b) et kaebuse esitaja esitatud komisjoni dokumentides (märgetega "IV/18" ja "IV/19") on selgelt öeldud, et need kavatsetakse lisada kaebuse esitaja "isiklikku toimikusse", 2) et selgitada kaebuse esitaja "isikliku toimiku" olemust ja eesmärki tema Viini esinduses ning täpsustada, millisel õiguslikul alusel seda toimikut säilitatakse, 3) et selgitada, kas tema arvates ei pea kaebuse esitaja "isiklik toimik" Viini esinduses sisaldama (a) kõiki dokumente kaebuse esitaja staatuse ja tema suutlikkuse kohta, tõhusus ja käitumine ning b) kaebuse esitaja võimalikud märkused selliste dokumentide kohta ja 4) selgitus selle kohta, miks kaebuse esitaja "isiklik toimik" Viinis asuvas esinduses ei sisaldanud kaebuse esitaja märkusi dokumentide "IV/18" ja "IV/19" kohta ega dokumente, mis olid koostatud pärast 2001. aasta maikuu kuupäeva, mil kaebuse esitaja tegevus oli peatatud.

Komisjoni vastus

Komisjon esitas oma vastuses järgmised märkused:

Personalieeskirjade artiklit 26 kohaldati ainult ametnike, mitte kohalike töötajate suhtes, nagu oli olnud kaebuse esitaja. Kohalikke töötajaid käsitlevates asjakohastes eeskirjades ei olnud sellele sättele viidatud. Euroopa ühenduste muude teenistujate teenistustingimuste uue redaktsiooni artikkel 11 (st pärast 1. mail 2004 jõustunud muudatusi), mis nägi ette, et personalieeskirjade artikkel 26 on analoogia alusel kohaldatav ajutistele teenistujatele, oli nüüd analoogia alusel kohaldatav lepingulistele töötajatele vastavalt teenistustingimuste artiklile 81. Uued eeskirjad ei reguleerinud aga minevikus aset leidnud olukordi.

Isikutoimik komisjoni esinduses Austrias oli ainus isikutoimik, mille komisjon oli avanud kaebuse esitaja tööandjana personalijuhtimise eesmärgil. Komisjoni õigust seda teha reguleeris käesoleval juhul Austria õigus. Komisjoni kohalike töötajate isiklike toimikute säilitamise eeskirjad on sätestatud 13. veebruari 1985. aasta haldusteates nr 119 (2). Komisjoni esindustele tuletati meelde ka isiklike toimikute säilitamise nõuet, näiteks pressi ja teabevahetuse peadirektoraadi 26. oktoobri 2000. aasta kirjaga (3).

Austria õiguses ei nõutud tööandjatelt isikutoimikute säilitamist. Seega ei olnud komisjon õiguslikult kohustatud lisama isikutoimikusse kõiki dokumente, mis puudutasid kaebuse esitaja staatust ning tema pädevust, sooritust ja käitumist. Samuti ei kohustanud Austria õigus komisjoni lisama isikutoimikusse kaebuse esitaja avaldusi konkreetsete sündmuste kohta.

Teatist, mille kaebuse esitaja esitas dokumendi IV/19 kohta, ei olnud vaja kaebuse esitaja toimikus säilitada. Dokument IV/19 lisati toimikusse seoses kaebuse esitajale antud korraldusega teatada puudumistest suuliselt eelmisel päeval. Kaebuse esitaja esitatud dokumendid puudutasid siiski üksnes tema osalise puudumise meditsiinilisi põhjuseid 3. oktoobril 2000. Seega tuli need dokumendid esitada kaebuse esitaja tervisetoimikus, mitte tema isikutoimikus.

Komisjon tunnistas, et teade, millele kaebuse esitaja oli seoses dokumendiga IV/18 viidanud, ei olnud esitatud koos selle dokumendiga tema isikutoimikus. Kuna see puudus oli tekkinud rohkem kui neli aastat tagasi, ei olnud enam võimalik kindlaks teha, kuidas see tekkis. Vastupidiselt sellele, mida väitis kaebuse esitaja oma 11. märtsi 2004. aasta kirjas, ei puudunud enamik kaebuse esitaja arvamustest ja vastustest tema isikutoimikust. Kui kaebuse esitaja oli esitanud oma isiklikus toimikus registreeritud sündmuste kohta arvamusi ja vastuseid, olid need toimikule lisatud. Kaebuse esitajal oli võimalik oma väiteid toetada ainult kahel juhul, millest üks ei olnud käesolevas asjas ilmselgelt asjakohane.

Kaebuse esitaja isikutoimik lõppes 2001. aasta mais, sest ta vabastati ametist 10. mail 2001. Distsiplinaarmenetluse viis läbi pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraat. Kuna viimane asus Brüsselis, oli ta nõuetekohaselt pidanud distsiplinaarmenetluse toimikut Brüsselis.

Kaebuse esitaja märkused

Oma märkustes jäi kaebuse esitaja oma kaebuse juurde ja esitas järgmised täiendavad märkused:

Vastavalt 2. juuli 1999. aasta sisedokumendile finantskontrolöri visiidi kohta esindusse, mille oli koostanud P., paluti juhtkonnal järgida teatavaid suuniseid isikutoimikute pidamise kohta, näiteks põhimõtet, et iga isikutoimikusse lisatava dokumendi peab allkirjastama asjaomane kohalik esindaja.

novembri 1985. aasta ja 26. oktoobri 2000. aasta dokumentidest, millele komisjon viitas, nähtub selgelt, et kohalike teenistujate isikutoimikuid tuleb käsitleda analoogselt ametnike toimikutega. 26. oktoobri 2000. aasta teatest nähtub, et isiklikku toimikut tuleb hoida ainult esinduses.

Komisjoni põhjendused dokumendi IV/19 kohta olid arusaamatud. Asjaomases dokumendis süüdistati teda (kaebuse esitajat) tema loata töölt eemalviibimises. Oma vastuses oli ta end selle süüdistuse vastu kaitsnud. See vastus ei puudutanud seega mitte ainult tema puudumise meditsiinilisi põhjuseid, vaid kujutas endast tema reaktsiooni täiesti alusetule süüdistusele. See vahejuhtum oli väga hea näide sellest, kuidas esinduse toonane juhtkond, lisades toimikusse ainult valitud dokumendid, püüdis luua muljet, et ta ei olnud täitnud oma kohustusi või oli süüdi väärtegudes.

Nagu ta rõhutas oma 11. märtsi 2004. aasta kirjas, on viited dokumentidele IV/18 ja IV/19 vaid näitlikud näited.

Kaebuse esitaja lisas üksikasjaliku loetelu dokumentidest, mis olid tema teadmata lisatud isikutoimikusse, ja märkustest, mida ei olnud lisatud, kuigi ta oli märkinud need oma isikutoimikusse lisamiseks. Kaebuse esitaja sõnul ei olnud lisatud vähemalt 12 tema märkmetest, mille ta oli märkinud oma isikutoimikusse lisamiseks, samas kui tema teadmata oli lisatud peaaegu 30 administratsiooni kirja. Kaebuse esitaja esitas ka koopia 29. septembri 2000. aasta e-kirjast, milles ta teatas esinduse juhtkonnale, et ta peab 3. oktoobri 2000. aasta hommikul arsti juurde minema.

Otsus

1 Sissejuhatavad märkused

1.1 2004. aasta juunis esitatud esialgses kaebuses käsitleti seda, kuidas komisjon käsitles kaebuse esitaja isikutoimikut, kuid mainiti ka mõningaid muid küsimusi. Uurimise algatamise kirjades ja segaduse vältimiseks teatas ombudsman komisjonile ja kaebuse esitajale, et tema uurimine puudutas ainult kaebuse esitaja isikutoimikuga seotud küsimusi ega hõlma seega muid punkte, mida kaebuse esitaja mainis komisjonile 11. märtsil 2004 saadetud kirjas (näiteks toimikule juurdepääsu küsimus Brüsselis ja komisjoni otsus kaebuse esitaja ametist vabastada).

1.2 Oma märkustes komisjoni arvamuse kohta esitas kaebuse esitaja täiendavaid märkusi personalieeskirjade artikli 24 kohta, millele ta oli oma kaebuses juba viidanud. Kaebuse esitaja sõnul mõistis komisjon ta avalikult hukka ammu enne kohtuistungi toimumist. Kaebuse esitaja väitis ka, et ärakuulamisel esitati talle küsimusi, millel ei olnud mingit seost talle esitatud kaebustega. Ombudsman leiab, et ei oleks asjakohane laiendada käesolevat uurimist nii, et see hõlmaks neid täiendavaid küsimusi. See lükkaks paratamatult edasi ombudsmani uurimise kaebuse esitaja algse väite kohta. Ombudsman leiab, et see ei oleks kaebuse esitaja huvides. Kaebuse esitajal on siiski õigus esitada nende küsimuste kohta uus kaebus.

2 Komisjoni väidetav suutmatus täita oma kohustusi seoses kaebuse esitaja isikutoimikuga

2.1 Kaebuse esitaja töötas varem kohaliku agendina komisjoni esinduses Viinis. mail 2001 otsustas komisjon kaebuse esitaja tegevuse peatada tema vastu esitatud tõsiste süüdistuste tõttu. Komisjon jättis kaebuse esitaja 31. jaanuari 2002. aasta otsusega ilma ette teatamata rahuldamata. Kaebuse esitaja kaebas selle otsuse edasi Austria kohtusse, kus kohtuasi on praegu pooleli. Seejärel nõudis kaebuse esitaja juurdepääsu teatavatele dokumentidele, millele komisjon oli oma otsuses tuginenud. Selle taotluse alusel esitati kaebus 242/2003/GG, mis lõpetati pärast seda, kui komisjon oli andnud kaebuse esitajale juurdepääsu asjaomastele dokumentidele. Uurimise käigus tutvusid ombudsmani talitused komisjoni toimikuga, mis asus Brüsselis.

Ombudsmani kaebuse 242/2003/GG uurimise käigus pakkus komisjon kaebuse esitajale võimalust tutvuda tema isikutoimikuga Viinis. Kaebuse esitaja kasutas seda võimalust. Seejärel esitas ta kaebuse komisjoni pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraadile, väites, et mitu dokumenti lisati tema isikutoimikusse tema teadmata ning et enamikku tema märkusi toimikusse lisatud dokumentide kohta (sealhulgas need, millele ta oli märkinud märke „koopia isikutoimikusse“) ei olnud toimikusse lisatud. Kaebuse esitaja tõi oma isikutoimikus näitena kaks dokumenti (märgetega „IV/18” ja „IV/19”). Kaebuse esitaja sõnul andsid tema isikutoimikus olevad dokumendid seega objektiivsete asjaolude kohta moonutatud arvamuse. Lisaks väitis kaebuse esitaja, et Brüsselis on olemas „paralleelne“ isikutoimik, mille sisu ei kajastu Viini isikutoimikus. Lõpuks märkis kaebuse esitaja, et tema isikutoimik ei sisaldanud ühtegi tõendit, mis õigustaks tema töölepingu ülesütlemist, st ühtegi dokumenti pärast 2001. aasta maikuud, mil tema töösuhe oli peatatud.

Ombudsmanile 2004. aasta juunis esitatud kaebuses viitas kaebuse esitaja oma 11. märtsi 2004. aasta kaebusele komisjonile, rõhutades, et komisjon ei ole sellele kaebusele vastanud. Kaebuse esitaja väitis seega sisuliselt, et komisjon ei olnud täitnud oma kohustusi seoses tema isikutoimikuga.

Kaebuse esitaja viitas oma kaebuses Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade artiklile 26, milles on sätestatud:

„Ametniku isikutoimik sisaldab järgmist:

a) kõik dokumendid tema haldusliku seisundi kohta ning kõik aruanded tema pädevuse, tõhususe ja käitumise kohta;

b) ametniku märkused selliste dokumentide kohta.

Dokumendid registreeritakse, nummerdatakse ja esitatakse järjestikku; institutsioon ei või punktis a osutatud dokumente kasutada ega tsiteerida ametniku vastu, välja arvatud juhul, kui need edastati ametnikule enne nende esitamist. (…)

Iga ametniku kohta on ainult üks isikutoimik.

Ametnikul on õigus isegi pärast teenistusest lahkumist tutvuda kõigi tema toimikus olevate dokumentidega ja teha neist koopiaid.“

2.2 Komisjon väitis oma arvamuses, et personalieeskirjade artikkel 26 ei ole kohalike töötajate suhtes kohaldatav ja et Viini esinduse nn isiklik toimik ei ole seega personalieeskirjade artiklis 26 nimetatud toimik. Lisaks väitis komisjon, et kaebuse esitaja suhtes algatatud distsiplinaarmenetluse ajal oleks kaebuse esitajal olnud juurdepääs kõigile dokumentidele, millele komisjon tema vastu tugines. Komisjoni sõnul oli personalieeskirjade artikli 26 eesmärk just see tagada ametnike puhul (st et otsuseid ei tehtaks neile teadmata teabe põhjal).

Oma vastuses ombudsmani täiendava teabe taotlusele väitis komisjon, et tema Viini esinduses säilitatav isikutoimik oli ainus isikutoimik, mille ta oli avanud kaebuse esitaja tööandjana personalijuhtimise eesmärgil. Komisjon leidis, et tema õigust seda teha reguleerib käesoleval juhul Austria õigus. Komisjoni kohalike töötajate isiklike toimikute säilitamise eeskirjad on sätestatud 13. veebruari 1985. aasta haldusteates nr 119. Komisjoni esindustele tuletati meelde ka isiklike toimikute säilitamise nõuet, näiteks pressi ja teabevahetuse peadirektoraadi 26. oktoobri 2000. aasta kirjaga. Komisjon väitis, et Austria õigus ei kohusta tööandjaid säilitama isikutoimikuid ning seega ei ole ta õiguslikult kohustatud lisama isikutoimikusse kõiki dokumente, mis on seotud kaebuse esitaja staatuse ning tema võimete, töötulemuste ja käitumisega. Lisaks väitis ta, et Austria õigus ei kohusta komisjoni lisama isikutoimikusse ka kaebuse esitaja avaldusi konkreetsete sündmuste kohta.

Komisjoni sõnul ei pidanud kaebuse esitaja poolt dokumendi IV/19 kohta esitatud teadet säilitama mitte kaebuse esitaja isikutoimikus, vaid tema tervisetoimikus. Komisjon tunnistas, et teade, millele kaebuse esitaja oli seoses dokumendiga IV/18 viidanud, ei olnud esitatud koos selle dokumendiga tema isikutoimikus. Komisjoni sõnul ei puudunud aga suurem osa kaebuse esitaja arvamustest ja vastustest tema isikutoimikust. Komisjon väitis, et kaebuse esitajal oli võimalik oma väiteid toetada ainult kahel juhul, millest üks ei olnud käesolevas asjas ilmselgelt asjakohane.

Lisaks märkis komisjon, et kaebuse esitaja isikutoimik lõppes 2001. aasta mais, kuna ta vabastati ametist 10. mail 2001. Distsiplinaarmenetluse viis läbi pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraat. Kuna viimane asus Brüsselis, väitis komisjon, et ta oli nõuetekohaselt pidanud distsiplinaarmenetluse toimikut Brüsselis.

2.3 Enne kaebuse esitaja väite käsitlemist näib olevat kasulik uurida esialgset küsimust. Komisjon väitis oma arvamuses, et tema õigust säilitada Viini esinduse töötajate isikutoimikuid reguleerib Austria õigus ja et viimane ei kohusta tööandjaid selliseid toimikuid säilitama. Ombudsman märgib siiski, et komisjon ei ole väitnud, et Austria õigus takistaks tal selliseid isikutoimikuid säilitada. Lisaks ilmneb ombudsmanile kättesaadavatest tõenditest selgelt, et komisjon otsustas säilitada oma kohalike töötajate isiklikud toimikud ja andis 13. veebruari 1985. aasta haldusteates nr 119 välja sisejuhised selle kohta, kuidas seda teha. Neil asjaoludel ei takista miski ombudsmani uurimast, kuidas komisjon käsitles kaebuse esitaja isikutoimikut.

2.4 Hea haldustava on tagada, et ühenduse institutsiooni või asutuse töötaja isikutoimik sisaldaks 1) kõiki dokumente tema haldusliku seisundi kohta ja kõiki aruandeid tema pädevuse, tõhususe ja käitumise kohta ning 2) ametniku võimalikke märkusi selliste dokumentide kohta. See kohustus on ametnike puhul ette nähtud personalieeskirjade artiklis 26. On tõsi, et kohalike teenistujate teenistustingimused ei näinud enne 1. mail 2004 jõustunud muudatuste vastuvõtmist sõnaselgelt ette, et Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirjade artiklit 26 tuleks kohaldada ka kohalike teenistujate suhtes. Tuleb siiski märkida, et 13. veebruari 1985. aasta haldusteates nr 119 on sõnaselgelt sätestatud, et „analoogselt ametnike hindamisaruannetega” peaksid kohalike töötajate isikutoimikud sisaldama üksnes käesolevatele juhistele lisatud loetelus nimetatud dokumente. Pressi ja teabe peadirektoraat kordas oma 26. oktoobri 2000. aasta teates, milles tuletati meelde kohalike töötajate isikutoimikuid reguleerivate eeskirjade eest vastutavaid isikuid, sama sõnastust („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires”). Lisaks tuleb märkida, et 1985. aastal antud juhistele lisatud loetelus viidatakse sõnaselgelt (punktis G) vajadusele lisada isikutoimikusse kõik märkused, mis agendil võivad olla seoses aruannetega oma võimete, töötulemuste ja käitumise kohta (les observations éventuelles de l'agent à leur sujet). Lõpuks nõustus komisjon ise, et kaebuse esitaja märkused dokumendi „IV/18” kohta oleks tulnud käesoleva juhtumi puhul lisada tema isikutoimikusse. Neid asjaolusid arvesse võttes leiab ombudsman, et personalieeskirjade artikkel 26 kujutab endast hea halduse põhimõttest tulenevate kohustuste kodifitseerimist ning et need kohustused lasusid komisjonil kohalike töötajate suhtes juba enne sellise eeskirja jõustumist, mis nägi sõnaselgelt ette personalieeskirjade artikli 26 kohaldamise kohalike töötajate suhtes analoogia alusel.

2.5 Ombudsman ise ei ole näinud kaebuse esitaja isiklikku toimikut, mida säilitatakse Viinis. Nii kaebuse esitaja kui ka komisjoni esitatud teabest ilmneb siiski, et kõnealune toimik ei sisalda dokumente kaebuse esitaja suhtes pärast tema ametikohustuste täitmise peatamist 2001. aasta mais algatatud distsiplinaarmenetluse kohta. Oma vastuses ombudsmani täiendava teabe taotlusele väitis komisjon, et distsiplinaarmenetlust käsitlevaid dokumente hoiti Brüsselis asuvas toimikus, arvestades, et neid menetlusi viis läbi Brüsselis asuv pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraat. Ombudsman leiab, et selline selgitus ei ole vastuvõetav. Komisjoni 13. veebruari 1985. aasta sise-eeskirjadele lisatud nimekiri kohalike töötajate isikutoimikute säilitamise kohta sisaldab H osa pealkirjaga "Distsiplinaarküsimused" ("Questions disciplinaires"). Seega on ilmne, et distsiplinaarmenetlust puudutavad dokumendid tuleb lisada kohaliku teenistuja isikutoimikusse. Lisaks tuleb märkida, et personalieeskirjade artiklis 26 (millest tulenevad kohustused, nagu eespool mainitud, on kohaldatavad kohalike töötajate suhtes) on sätestatud, et iga töötaja kohta säilitatakse ainult üks isikutoimik. Sama põhimõtet näib meenutavat komisjoni 26. oktoobri 2000. aasta teatise punkt 3, mille kohaselt tuleb isiklikku toimikut hoida „üksnes” esinduses. Ombudsman nõustub, et komisjoni kirjeldatud tingimustel võib olla mõttekas säilitada distsiplinaarmenetlusega seotud dokumentide töökoopiaid selle menetlusega tegelevas talituses (4). See ei mõjuta siiski vajadust lisada dokumendid ise kaebuse esitaja isikutoimikusse, mida hoitakse Viinis. Asjaolu, et komisjon seda käesoleval juhul ei teinud, kujutab endast seega haldusomavoli juhtumit.

2.6 Dokumendi "IV/19" kohta märgib ombudsman, et tegemist on kaebuse esitaja ülemuse K. poolt 3. oktoobril 2000 kaebuse esitajale saadetud e-kirjaga, mille koopia saadeti paljudele teistele isikutele, sealhulgas esinduse juhile. Selles e-kirjas väitis K., et kaebuse esitaja oli teatanud, et ta viibib eemal kuni kella 9.30-ni, kuid et ta oli tegelikult jõudnud tööle alles sel päeval keskpäeva paiku, ilma et ta oleks eelnevalt teavitanud oma ülemust, vastuvõtulauda või administratsiooni. K. sõnul ei teadnud ta ka hilisemat selgitust. K. järeldas, et kaebuse esitaja oli seega loata töölt puudunud. Sama päeva vastuses juhtis kaebuse esitaja tähelepanu sellele, et ta oli 29. septembri 2000. aasta e-kirjaga teatanud K-le, et ta peab teisipäeva hommikul (st 3. oktoobri 2000. aasta hommikul) haiglas arsti juurde minema, ning et ta ei suutnud täpselt näidata, kui kaua see aega võtab. Lisaks selgitas kaebuse esitaja, et ta oli esitanud administratsioonile tõendi. Selle dokumendi kohaselt oli kaebuse esitaja haiglas kuni kella 11.00-ni samal päeval. Ombudsman on seisukohal, et teist kaebuse esitaja esitatud dokumenti (arsti 27. septembri 2000. aasta tõend) ei olnud tõepoolest vaja hoida kaebuse esitaja isikutoimikus, vaid tema tervisetoimikus. Ombudsman on siiski seisukohal, et tuleb teha teistsugune järeldus kaebuse esitaja 3. oktoobri 2000. aasta e-kirja kohta K-le ja tema haiglas veedetud aja tõendamise kohta. Kaebuse esitaja vastas oma e-kirjas K. süüdistusele, et ta oli töölt loata puudunud. Ombudsman leiab, et arvestades asjaolu, et K. 3. oktoobri 2000. aasta e-kiri lisati kaebuse esitaja isikutoimikusse, tuli lisada ka vähemalt kaebuse esitaja sama kuupäeva vastus. Kuna komisjon seda ei teinud, näib kaebuse esitaja isikutoimik tõepoolest andvat objektiivsete faktide kohta moonutatud arvamuse (5). Seetõttu leiab ombudsman, et asjaolu, et komisjon ei lisanud (vähemalt) kaebuse esitaja 3. oktoobri 2000. aasta e-kirja tema isikutoimikusse, kujutab endast samuti haldusomavoli juhtumit.

2.7 Eelnevast järeldub, et komisjon ei lisanud kaebuse esitaja märkusi dokumentide "IV/18" ja "IV/19" kohta tema isikutoimikusse. Ombudsman märgib, et kaebuse esitaja oli nimetanud neid dokumente näitlike näidetena dokumentidest, mis oleks tulnud lisada tema isikutoimikusse. Oma märkustes komisjoni vastuse kohta täiendava teabe taotlusele esitas kaebuse esitaja üksikasjaliku loetelu dokumentidest, mis olid lisatud isikutoimikusse tema teadmata, ja märkustest, mida ei olnud lisatud, kuigi ta oli märkinud need oma isikutoimikusse lisamiseks. Vastupidiselt komisjoni oletusele ei viita seega miski sellele, et kaebuse esitaja saaks oma väiteid toetada ainult kahel juhul. Isegi kui lähemal uurimisel peaks selguma, et ühtegi kaebuse esitaja osutatud täiendavat märkust ei olnud vaja lisada tema isikutoimikusse, ei mõjuta see järeldust, et tema märkused dokumentide „IV/18“ ja „IV/19“ kohta tuli lisada tema isikutoimikusse. Sellega seoses märgib ombudsman, et komisjon tunnistas, et märkused dokumendi IV/18 kohta oleks tulnud lisada, märkimata siiski, kas seda on vahepeal tehtud.

2.8 Seoses kaebuse esitaja väitega, et dokumendid lisati ilma teda sellest teavitamata, märgib ombudsman, et komisjon näib väitvat, et ta ei saanud mingil juhul tugineda ühelegi dokumendile, andmata kaebuse esitajale võimalust nende kohta märkusi esitada. Ombudsman märgib, et personalieeskirjade artiklis 26 on sätestatud, et „[l]õikes a osutatud dokumente ei või institutsioon kasutada ega tsiteerida ametniku vastu, välja arvatud juhul, kui need edastati talle enne nende esitamist”. Seega kaitseb see säte ametnikke (või juhul, kui sellest tulenevaid kohustusi kohaldatakse kohalike töötajate suhtes, esindajat) nende dokumentide kasutamise eest, mis on lisatud isikutoimikusse ametnikku (või esindajat) teavitamata. Ombudsman on siiski seisukohal, et hea haldustava nõuab, et seda negatiivset kaitset täiendaks positiivne kohustus anda asjaomasele isikule võimalus esitada dokumendi kohta märkusi enne selle lisamist isikutoimikusse (6). On ilmne, et ametnik või teenistuja ei saa teha märkusi (ja nõuda nende lisamist oma isikutoimikusse) dokumentide kohta, millele ei ole tema tähelepanu juhitud. Ombudsman märgib siiski, et kaebuse esitaja on vahepeal tutvunud oma isikutoimikuga ja seega avastanud kõik selles sisalduvad dokumendid. Lisaks märgib ta, et oma kaebuses, märkustes komisjoni arvamuse kohta ja eelkõige märkustes komisjoni vastuse kohta lisateabe taotlusele on kaebuse esitaja üksikasjalikult kirjeldanud dokumente ja märkusi, mis tuleks tema isikutoimikusse veel lisada. Arvestades, et ombudsman esitab soovituse projekti, milles kutsub komisjoni üles neid dokumente ja märkusi uuesti läbi vaatama, et lisada need kaebuse esitaja isikutoimikusse (vt allpool), ei tundu olevat vajalik teha täiendavaid uurimisi seoses sellega, et komisjon ei konsulteerinud kaebuse esitajaga dokumentide üle, mille ta oli lisanud tema isikutoimikusse.

2.9 Neil asjaoludel leiab ombudsman, et komisjon ei ole täitnud oma kohustusi seoses kaebuse esitaja isikutoimikuga, jättes sinna lisamata kõik asjakohased dokumendid.

3 Kokkuvõte

Eespool öeldut silmas pidades esitab ombudsman kooskõlas ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikega 6 komisjonile järgmise soovituse projekti:

Soovituse projekt

Komisjon peaks kaebuse esitaja viidatud dokumendid läbi vaatama, et lisada need oma isikutoimikusse ja võimaldada talle juurdepääs nõuetekohaselt taastatud toimikule.

Komisjoni ja kaebuse esitajat teavitatakse sellest soovituse projektist. Vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 saadab komisjon üksikasjaliku arvamuse 31. maiks 2005. Üksikasjalik arvamus võiks koosneda ombudsmani otsuse heakskiitmisest ja soovituse projekti rakendamiseks võetud meetmete kirjeldusest.

Strasbourg, 28. veebruar 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus 94/262 ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (EÜT 1994, L 113, lk 15).

(2) Komisjon esitas selle teate koopia.

(3) Selle dokumendi koopia esitas ka komisjon.

(4) Komisjoni 26. oktoobri 2000. aasta teatise punktis 3 on sätestatud, et isikutoimiku dokumentide koopiaid võib taotluse korral edastada Brüsselisse.

(5) Tuleb märkida, et kaebuse esitaja esitatud tõend näib tõendavat, et viimane lahkus haiglast alles 3. oktoobril 2000 kell 11.00. Lisaks märgib ombudsman, et koos oma tähelepanekutega komisjoni vastuse kohta täiendava teabe taotlusele esitas kaebuse esitaja koopia oma 29. septembri 2000. aasta e-kirjast, milles ta teavitas K-d oma eelseisvast puudumisest 3. oktoobril 2000.

(6) Kui P. teatel, millele kaebuse esitaja viitas oma märkustes komisjoni vastuse kohta täiendava teabe taotlusele, on tõepoolest kaebuse esitaja väidetav sisu, näib komisjon ise seda seisukohta jagavat.