(koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja (1) artikli 3 lõikele 6)

Kompromiss

Kaebuse esitaja sõnul olid asjakohased faktid järgmised:

Kaebuse esitaja on Madalmaades asuva Rahvusvahelise Linnakeskkonna Instituudi (IIUE, edaspidi „instituut”) direktor ning kaebab selle üle, et komisjon keeldus hüvitamast teatavaid instituudi sekretariaadikulusid.

Alates 1995. aastast on instituut tegelenud sekretäritööga Euroopa linnade säästva arengu foorumite võrgustiku (UFSD) nimel, mida haldab Euroopa Komisjoni hariduse ja kultuuri peadirektoraat (endine X peadirektoraat). Kaebuse esitaja oli üks selle võrgustiku kolmest asutajaliikmest ja on korraldanud nende teenuste osutamise, tuginedes Euroopa Komisjoni kinnitusele, et see hüvitatakse. aastal, kui kulusid ei makstud, võttis kaebuse esitaja ühendust komisjoni vastutava ametnikuga, kes kinnitas, et makse tehakse. Ametnik märkis, et kaebuse esitaja taotletud 42 000 euro suurune iga-aastane toetus oli realistlik ja võimalik.

Hoolimata nendest kinnitustest ei laekunud ühtegi makset. Kui kaebuse esitaja kordas oma muret nii kirjades kui ka võrgustiku aastakoosolekutel, palus komisjon kaebuse esitajal tööd jätkata ja lubas, et makseprobleem lahendatakse kiiresti.

Kuna komisjoni X peadirektoraat ei vastanud, võttis kaebuse esitaja 1998. aasta detsembris ühendust Euroopa Parlamendi liikmega, kes sekkus tema nimel, esitades komisjonile küsimusi. Kaebuse esitaja ei nõustunud volinik OREJA vastustega. Kaebuse esitaja ei saanud Euroopa Parlamendi valimiste ja komisjoni sisemise ümberkorraldamise tõttu edasist vastust.

Kaebuse esitaja jätkas oma jõupingutusi 2000. aastal, kuid 21. novembril 2000 toimunud kohtumisel hariduse ja kultuuri peadirektoraadiga sai talle selgeks, et komisjon ei hüvita instituudi kantud kulusid. Komisjon teatas 30. novembri 2000. aasta kirjas kaebuse esitajale, et ta ei nõustu sekretäritöö hüvitamisega ja et juhtum on lõpetatud.

Seejärel anti vastutus võrgustiku eest üle keskkonna peadirektoraadile ja kaebuse esitaja eeldas, et küsimus lahendatakse lõpuks. 2002. aasta suvel olid need ootused pettunud.

Seetõttu esitas kaebuse esitaja 8. novembril 2002 ombudsmanile käesoleva kaebuse, nõudes, et komisjon maksaks instituudile Euroopa linnade säästva arengu foorumite võrgustiku sekretariaaditeenuse osutamisega seotud kulud kogusummas 171 789 eurot.

Nõue

Komisjoni arvamus

Säästva arengu linnade foorumite võrgustik (UFSD) loodi 1991. aastal endise X peadirektoraadi järelevalve all, ühendades kaheksat (hiljem 19) linna, sealhulgas Delfti. See on osa strateegiast, mille eesmärk on levitada Euroopa institutsioonidelt, sealhulgas Euroopa teabepunktidelt (Info-Points Europe) ja maapiirkondade teabekeskustelt (Carrefours) saadud teavet kodanikele võimalikult lähedal. Kui komisjoni talitused 1. jaanuaril 2000 ümber korraldati, läks vastutus peadirektoraadi X loodud teabevõrkude eest üle hariduse ja kultuuri peadirektoraadile. Pärast täiendavaid kohandusi 1. jaanuaril 2001 läks see vastutus üle pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraadile. UFSD võrgustik suleti 2001. aasta septembris pressi ja kommunikatsiooni peadirektoraadi kirjaga algsetele liikmetele.

Komisjon märkis, et pärast kõigi kaebuse esitaja esitatud dokumentide uuesti läbivaatamist ei erinenud tema seisukoht volinik OREJA vastusest kirjalikult vastatavale küsimusele E-0230/99. Pressi peadirektoraadi lõpparuandes on märgitud, et „komisjoni selgete juhiste puudumisel hakkas üks foorumitest, DELFT, võtma endale järelevalverolli. Komisjon märkas seda, kuid seda ei tunnustatud kunagi ametlikult ja kindlasti ei lisatud seda projekti tervikuna. DELFT on kaevanud, et neile ei makstud kunagi selle järelevalverolli eest, kuid kuna komisjon ei palunud neil seda teha, ei saa nad eeldada, et neile makstakse.

Kaebuse esitaja oli UFSD võrgustiku väga aktiivne liige. Komisjonil puudus aga (õiguslik) alus kaebuse esitaja kaasamiseks ja talle sekretäritöö eest tasu maksmiseks. Kaebuse esitaja allkirjastatud lepingus sätestati iga-aastane kindlasummaline toetus, täidetavad ülesanded ja tingimused ning hinnati, et vajaminev tööjõud vastab vähemalt kolmele täistööajaga ametikohale. Seoses kaebuse esitaja väitega, et tööd tehti komisjoni kinnituste alusel, märkis komisjon, et ei ole võimalik, et kaebuse esitaja ei oleks teadlik asjaolust, et komisjon lahendab lepingulised küsimused alati kirjalikult vastutava ametniku allkirjaga.

Volinik OREJA vastuses on märgitud, et kaebuse esitaja oli esitanud X peadirektoraadi haldusosakonnale finantsettepaneku võrgu haldamiseks. Seda ettepanekut ei saanud siiski arvesse võtta, sest meetmeid peab võtma komisjon ise. Kaebuse esitajat teavitati sellest suuliselt, mitte kirjalikult, sest kõigi võrgustikega toimusid sagedased suulised kontaktid.

Komisjoni poolt kaebuse esitajale antud rahalise toetuse ajaloo taastamisest ilmneb, et aastatel 1996–2001 sai kaebuse esitaja 10 000 euro suurust iga-aastast kindlasummalist toetust, mis oli komisjoni ainus võetud kohustus. Puuduvad kehtestatud õigused, mis võimaldaksid kaebuse esitajal põhjendada oma taotlust 171 689 euro kohta, mis esitati esimest korda 4. juulil 1997. See nõudmine oleks eksperimentaalse ja väikesemahulise võrgu koordineerimisülesannete puhul igal juhul liigne.

Komisjon jõudis järeldusele, et pärast toimiku põhjalikku läbivaatamist ei olnud tal põhjust oma seisukohta muuta järgmistel põhjustel:

- konkreetne ülesanne tagada võrgustikele sekretariaat ei olnud lepingu osa ja lepingut ei ole muudetud;

- see oli tegelikult komisjoni ülesanne, mida ei saanud ega saanud delegeerida. Sama kehtib maapiirkondade teabekeskuste ("Carrefours") ja "Info-Points Europe" võrgustike kohta;

- kaebuse esitaja ei saanud komisjoni suulisest seisukohast valesti aru;

- lepingus ette nähtud summa oli igal juhul kindel, kaasav makse.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja saatis kolm lisa, millest igaüks sisaldas üksikasjalikke märkusi komisjoni seisukoha kohta. Kaebuse esitaja võttis oma märkused kokku järgmiselt:

Komisjoni arvamuses kinnitatakse, et IIUE jagas sekretariaati komisjoniga. Samuti vaidlustab kaebuse esitaja komisjoni väite, et ülesannet ei delegeeritud (vähemalt osaliselt). Kaebuse esitaja ei mõista, kuidas komisjon saab tõlgendada IIUE-t nii, nagu oleks ta teinud sekretäritööd vabatahtlikkuse alusel, kui hüvitamise ettepanekut arutati komisjoni ametnikega kahepoolsetel kohtumistel ja foorumi võrgustiku iga-aastastel kohtumistel. Kaebuse esitaja saatis asjaomastele ametnikele selle kohta korrapäraselt kirjavahetust. Kaebuse esitaja ei väida, et sekretariaaditöö tuleks kehtiva lepingu alusel hüvitada. Seetõttu alustas kaebuse esitaja komisjoniga läbirääkimisi, et leppida kokku eraldi leping sekretariaaditöö kohta, ning esitas ettepaneku, milles kirjeldati üksikasjalikult tegevust ja sellega seotud kulusid.

Pärast komisjonilt julgustuse ja konkreetsete taotluste saamist töö jätkamiseks kuni lepingu sõlmimiseni nõustus kaebuse esitaja seda tegema. Seetõttu ei saa kaebuse esitaja aru, miks komisjon ei väitnud kohe alguses, et seda tööd ei saa hüvitada.

Seetõttu ei nõustu kaebuse esitaja üldse komisjoni järeldusega, et „huvitatud isikul ei ole olnud võimalust komisjoni suulistest ja kirjalikest seisukohtadest valesti aru saada”. Vastupidi, komisjonil ei ole olnud põhjust kaebuse esitaja seisukohast valesti aru saada.

Asjaolu, et komisjon ei võtnud aastate jooksul meetmeid, et sõlmida kaebuse esitajaga leping tema sekretäritööks või teatada talle, et selline leping ei ole võimalik, tähendab kahjuks, et komisjon on süüdi haldusomavolis. Seetõttu ei näinud kaebuse esitaja põhjust tekkinud kulude hüvitamise taotlust tagasi võtta.

OMBUDSMANi võimalused leida sõbralik lahendus

Pärast arvamuse ja tähelepanekute hoolikat kaalumist leidis ombudsman, et tegemist võib olla komisjoni haldusomavoli juhtumiga. Vastavalt põhikirja(2) artikli 3 lõikele 5 kirjutas ta 28. novembril 2003 komisjoni presidendile, et pakkuda välja sõbralik lahendus, mis põhineks kaebuse esitaja ja komisjoni vahel vaidluse all oleva küsimuse järgmisel analüüsil:

1.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks hüvitama kulud, mida instituut kandis säästva arengu Euroopa linnafoorumite võrgustiku sekretariaaditeenuse osutamisel, kogusummas 171 689 eurot. Pärast komisjonilt julgustuse ja konkreetsete taotluste saamist töö jätkamiseks kuni lepingu sõlmimiseni nõustus kaebuse esitaja seda tegema. Kaebuse esitaja ei mõista, miks komisjon ei väitnud kohe alguses, et seda tööd ei saa hüvitada.

1.2 Komisjon märkis, et sekretariaadi- ja koordineerimisülesanne ei ole osa tüüplepingust, mis näeb ette üksnes iga-aastase kindlasummalise toetuse maksmise. See oli tegelikult komisjoni ülesanne, mida ei saanud delegeerida. Esialgset lepingut ei ole muudetud viisil, mis võimaldaks maksta lisateenuste eest. Samuti ei ole kaebuse esitajal olnud võimalust komisjoni suulistest ja kirjalikest seisukohtadest valesti aru saada.

1.3 Ombudsman on seisukohal, et tema poolt lepinguliste juhtumite puhul teostatava kontrolli ulatus on tingimata piiratud. Kui küsimus on vaidlustatud, ei püüa ombudsman kindlaks teha, kas kumbki pool on lepingut rikkunud. Seda küsimust saaks tõhusalt lahendada ainult pädev kohus, kellel oleks võimalus kuulata ära poolte argumendid asjaomase siseriikliku õiguse kohta ja hinnata vastuolulisi tõendeid mis tahes vaidlusaluste faktiliste küsimuste kohta. Seetõttu on ombudsman seisukohal, et lepingutega seotud vaidluste puhul on põhjendatud piirduda uurimisel selle uurimisega, kas ühenduse institutsioon või asutus on andnud talle sidusa ja mõistliku ülevaate tema tegevuse õiguslikust alusest ning miks ta leiab, et tema seisukoht lepingulise olukorra suhtes on põhjendatud.

1.4 Toimikus sisalduvate dokumentide hoolika analüüsi põhjal teeb ombudsman järgmised järeldused: Esiteks nõustuvad kaebuse esitaja ja komisjon, et poolte allkirjastatud esialgne leping ei kata sekretariaadikulusid.

1.5 Dokumendis "Urban Forums for Sustainable Development - General Secretariat" (Besançon 1997) kirjeldab kaebuse esitaja oma rolli järgmiselt: „Alates foorumi võrgustiku loomisest on Rahvusvaheline Linnakeskkonna Instituut (Delfti foorum) osalenud võrgustiku igapäevases juhtimises, toimides mitteametliku ühenduslülina Euroopa Komisjoni ja praeguse kahekümne keskuse vahel. Kuna võrgustik kasvab ja sekretariaadi roll muutub olulisemaks, kuid ka nõudlikumaks, soovivad nii Euroopa Komisjon kui ka Delfti foorum sõlmida sekretariaadi tööks ametlikuma kokkuleppe (…).“

1.6 Näib, et sellist ametlikku kokkulepet komisjoniga ei ole kunagi allkirjastatud. Toimikus sisalduv kirjavahetus näitab siiski, et kaebuse esitaja astus samme sellise lepingu allkirjastamiseks. Kaebuse esitaja kirjutas 4. juulil 1997 G-le komisjoni X peadirektoraadis, paludes selgesõnaliselt sellise ametliku kokkuleppe sõlmimist. 7. oktoobri 1997. aasta teises kirjas samale ametnikule X peadirektoraadis palus kaebuse esitaja veel kord, et tema koordineeriv roll võrgustikus muudetaks ametlikuks, „kuna me täidame seda rolli mitteametlikult ja tasuta, mis ei teeni Euroopa Komisjoni, teiste foorumite ega meie endi parimaid huve”.

1.7 Lisaks ilmneb, et selles küsimuses toimus mitu suulist mõttevahetust. 16. septembril 1998 koostatud memorandumis märgib kaebuse esitaja, et X peadirektoraadi suulist kohustust ei lõpetatud kunagi komisjoniga sõlmitud tehnilise abi lepinguga. Kaebuse esitaja mainib 13. aprilli 2000. aasta märgukirjas veel kord, et „X peadirektoraadi ametnikud väljendasid ootusi, et sekretariaadi funktsioon (…) on hõlmatud erilepinguga. Vaatamata arvukatele kohtumistele ei viidud lepingut kunagi lõpule. Vaatamata ametliku dokumendi puudumisele leppis IIUE siiski kõigi osapoolte huvides kokku võrgustiku haldamises, koordineerimises ja esindamises de facto sekretariaadina kuni ametliku lepingu allkirjastamiseni“.

1.8 Ombudsman ei leidnud toimikust dokumenti, milles komisjon oleks sõnaselgelt tagasi lükanud kaebuse esitaja 4. juuli ja 7. oktoobri 1997. aasta kirjades esitatud taotluse. Komisjon märkis oma 4. aprilli 2003. aasta arvamuses, et ta lahendab lepingulisi küsimusi alati kirjalikult. Käesoleval juhul näib siiski puuduvat kirjalik vastus kaebuse esitaja 1997. aasta juuli ja oktoobri taotlustele. Komisjon näib sellega kaudselt nõustuvat, väites hiljem samas arvamuses, et kaebuse esitajat teavitati suuliselt, mitte kirjalikult, kuna kõigi võrgustikega toimusid sagedased suulised kontaktid.

1.9 Eespool öeldust ilmneb, et komisjon ei ole reageerinud viisil, mis oleks kaebuse esitajale algusest peale selgeks teinud, et sekretariaadikulude hüvitamine on välistatud. Komisjoni selge vastuse puudumine näib olevat aluseks kaebuse esitaja veendumusele, et komisjon võib hüvitada sekretariaadikulud või vähemalt osa nendest kuludest.

1.10 Hea halduse põhimõtete kohaselt peab komisjon andma piisavat ja selget teavet ning tegema üldsuse taotluste kohta otsuseid mõistliku aja jooksul (3). Käesoleval juhul ilmneb, et vastavalt kaebuse esitaja 1997. aasta juulis ja oktoobris esitatud taotlustele ei ole komisjon kaebuse esitajat oma otsusest mõistliku aja jooksul teavitanud. Lisaks näib, et komisjon ei ole kaebuse esitajat oma otsusest piisavalt ja ühemõtteliselt teavitanud.

1.11 Neil asjaoludel teeb ombudsman esialgse järelduse, et komisjonipoolne kaebuse esitaja väite tagasilükkamine, mis näib põhinevat komisjoni esitatud ebaselgel teabel, näib olevat ebaõiglane. Tegemist on haldusomavoli juhtumiga.

Sõbraliku lahenduse ettepanek

Ombudsmani pakutud sõbralik lahendus seisnes selles, et komisjon vaatas kaebuse esitaja väite eespool nimetatud asjaolude põhjal uuesti läbi. Selline läbivaatamine võib viia mõistliku pakkumiseni, mis võib olla kaebuse esitaja nõutud summast väiksem.

Komisjoni vastus

Komisjoni talitused vaatasid juhtumi uuesti läbi. Toimikus sisalduv teave ei anna siiski alust õiguskaitseks.

Kuigi komisjon kahetseb kirjaliku vastuse puudumist kaebuse esitaja 1997. aasta juuli ja oktoobri taotlustele, ei tundu olevat võimalik, et teda eksitati. Tema pikaajaline seotus komisjoniga ja tema teadmised tavapärastest menetlustest ei oleks võimaldanud tal heas usus tegutsedes tõlgendada olukorda nii, et komisjon ja selle talitused on võtnud tema ees kohustusi.

Kaebuse esitaja täiendavad märkused

Kaebuse esitaja jäi oma kaebuse juurde ja märkis, et tema kahju hüvitamise nõue on täielikult põhjendatud. Ta rõhutas, et instituut tegutses heas usus. Võttes arvesse tõendavaid dokumente, komisjoni suulist julgustust ja antud kinnitusi, on ebaõiglane, kui komisjon väidab, et kaebuse esitajat ei saanud eksitada. Kuidas saaks kaebuse esitaja teha teistsuguse järelduse, kui ta ei saa piisavat või õigeaegset vastust?

Lisaks märgib kaebuse esitaja, et olles komisjoniga pikka aega seotud, teab ta, et sellist asja nagu „tavamenetlused” ei ole olemas.

Otsus

1 Instituudi esitatud taotlus sekretärikulude hüvitamiseks

1.1 Kaebuse esitaja on Rahvusvahelise Linnakeskkonna Instituudi (IIUE, edaspidi "instituut") direktor. Ta väidab, et komisjon peaks hüvitama instituudile säästva arengu Euroopa linnafoorumite võrgustiku sekretariaaditeenusega seotud kulud kogusummas 171 689 eurot. Kaebuse esitaja sõnul nõustus kaebuse esitaja seda tegema pärast seda, kui ta oli saanud komisjonilt julgustuse ja konkreetsed taotlused jätkata tööd kuni lepingu sõlmimiseni. Kaebuse esitaja ei mõista, miks komisjon ei väitnud kohe alguses, et seda tööd ei saa hüvitada.

1.2 Komisjon märkis, et sekretariaadi- ja koordineerimisülesanne ei ole osa tüüplepingust, mis näeb ette üksnes iga-aastase kindlasummalise toetuse maksmise. See oli tegelikult komisjoni ülesanne, mida ei saanud delegeerida. Esialgset lepingut ei ole muudetud viisil, mis võimaldaks maksta lisateenuste eest. Samuti ei ole kaebuse esitajal olnud võimalust komisjoni suulistest ja kirjalikest seisukohtadest valesti aru saada.

1.3 Pärast arvamuse ja tähelepanekute hoolikat kaalumist leidis ombudsman, et pärast kaebuse esitaja 1997. aasta juulis ja oktoobris esitatud taotlusi ei teavitanud komisjon kaebuse esitajat oma otsusest mõistliku aja jooksul ning piisaval ja ühemõttelisel viisil. Ombudsmani esialgne järeldus oli, et kaebuse esitaja väite tagasilükkamine komisjoni poolt, mis näib põhinevat komisjoni , esitatud ebaselgel teabel, tundus ebaõiglane. Ombudsman pakkus komisjonile sõbraliku lahenduse, mis seisnes selles, et komisjon vaatas kaebuse esitaja väite uuesti läbi. Ombudsman juhtis tähelepanu sellele, et selline läbivaatamine võib viia mõistliku pakkumiseni, mis võib olla kaebuse esitaja nõutud summast väiksem.

1.4 Oma lühikeses vastuses ombudsmani ettepanekule sõbraliku lahenduse kohta avaldas komisjon kahetsust, et kaebuse esitaja taotlustele ei vastatud kirjalikult. Komisjon märkis siiski, et kaebuse esitaja teadlikkus tavapärastest menetlustest ei oleks võimaldanud tal heas usus tõlgendada olukorda nii, et komisjon oli võtnud tema suhtes kohustusi. Komisjoni vastuse kohta esitatud märkustes jäi kaebuse esitaja oma kaebuse juurde ja rõhutas, et instituut tegutses heas usus.

1.5 Ombudsman ei leidnud komisjoni vastuses sõbraliku lahenduse ettepanekule uusi argumente, mis võiksid viia selleni, et ombudsman vaataks läbi oma esialgse järelduse haldusomavoli kohta. Vastupidi, komisjon on kinnitanud, et kaebuse esitajale ei ole kirjalikult vastatud. Lisaks ei ole veenev komisjoni argument kaebuse esitaja väidetava teadlikkuse kohta komisjoni tavapärastest menetlustest, kuna ombudsmani esialgne järeldus haldusomavoli kohta ei põhinenud lepingulise kohustuse olemasolul, vaid sellel, et komisjon ei teavitanud kaebuse esitajat sõnaselgelt mõistliku tähtaja jooksul ning piisaval ja ühemõttelisel viisil oma otsusest sellist kohustust mitte võtta.

2 Kokkuvõte

Eespool öeldut silmas pidades jääb ombudsman oma esialgse järelduse juurde haldusomavoli kohta ja esitab kooskõlas ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikega 6 komisjonile järgmise soovituse projekti:

Soovituse projekt

Komisjon peaks kaebuse esitaja väite eespool nimetatud asjaolude põhjal uuesti läbi vaatama. Selline läbivaatamine võib viia mõistliku pakkumiseni, mis võib olla kaebuse esitaja nõutud summast väiksem.

Komisjoni ja kaebuse esitajat teavitatakse sellest soovituse projektist. Vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 saadab komisjon üksikasjaliku arvamuse 30. juuniks 2004. Üksikasjalik arvamus võiks koosneda ombudsmani otsuse heakskiitmisest ja soovituse projekti rakendamiseks võetud meetmete kirjeldusest.

Strasbourg, 31. märts 2004

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus 94/262 ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (EÜT 1994, L 113, lk 15).

2. "Ombudsman püüab võimaluse korral koos asjaomase institutsiooni või asutusega leida lahenduse haldusomavoli juhtumi kõrvaldamiseks ja kaebuse rahuldamiseks".

(3) Vt Euroopa hea haldustava eeskirja artikli 17 lõige 1.