Lugupeetud eesistuja

Euroopa Komisjoni eksperdirühmade süsteemil on väga oluline roll komisjoni otsuste tegemisel. Ekspertrühmi, kelle ülesanne on anda komisjonile erialast nõu, on üle 1100 ^[1].

2016. aasta mais vaatas komisjon ombudsmani uurimise järelmeetmena läbi oma üldkohaldatavad eeskirjad komisjoni eksperdirühmade loomise ja toimimise kohta [2] [3].

Kodanikuühiskonna [4] ja akadeemiliste ringkondade [5] esindajad on väljendanud muret seoses nende eeskirjade kohaldamisega, samuti seoses ombudsmani avaliku konsultatsiooniga, mis käsitles läbipaistvust ja osalemist ELi keskkonnaalaste otsuste tegemises [6].

Seepärast olen otsustanud alustada seda strateegilist uurimist oma varasema uurimise järelmeetmena ja hinnata, kuidas komisjon kohaldab oma eeskirju eksperdirühmade suhtes.

Keskendun eelkõige sellele, kuidas komisjon tagab, et tema eeskirjades sisalduvaid läbipaistvusmeetmeid järgitakse otstarbekalt.[7] Sellega seoses märgin, et komisjon võttis muude läbipaistvusmeetmete hulgas kohustuse parandada eksperdirühmade registri andmete kättesaadavust ja usaldusväärsust.

Seepärast oleksin tänulik, kui vastaksite lisas esitatud küsimustele 15. oktoobriks 2024. Me avalikustame teie vastuse.

Küsimuste korral võivad Teie töötajad võtta ühendust vastutavate uurimisametnike Koen Rooversi ja Alice Bernardiga.

Lugupidamisega,

Emily O'Reilly
Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 1.7.2024

Lisa – küsimused komisjonile

1) Võimaldamaks avalikkusel jälgida eksperdirühmade arenguid, osaleda otsuste tegemisel või mõista, kas asjaomane eksperdirühm on endiselt aktiivne, on oluline ajakohase teabe olemasolu eksperdirühmade tegevuse kohta.

a. Kas komisjon annab eksperdirühmade eest vastutavatele töötajatele suuniseid selle kohta, milliseid dokumente eksperdirühmad on kohustatud avalikustama? Kui jah, siis esitage kontrollimiseks asjakohased dokumendid.

b. Mida teeb komisjon selleks, et eksperdirühmade koosolekute protokollid oleksid sisukad? Näiteks, kas eksperdirühmade koosolekute protokollide koostamise eest vastutavad isikud saavad selle kohta juhiseid? Kui jah, siis esitage kontrollimiseks asjakohased dokumendid.

c. Kuidas tagab komisjon, et kõik asjakohased dokumendid, sealhulgas päevakorrad, avaldatakse aegsasti enne koosolekut?

d. Pikaajaliste eksperdirühmade puhul ei pruugi varem peetud koosolekute protokollid olla enam kättesaadavad. Kas komisjon eemaldab vanemad minutid? Kui jah, siis milliste kriteeriumide alusel?

2) Komisjoni pädevate talituste nõusolekul võib eksperdirühm oma liikmete lihthäälteenamusega otsustada, et tema arutelud on avalikud.

a. Mitu eksperdirühma on oma koosolekuid veebis voogedastanud?

b. Milliseid stiimuleid on komisjon kehtestanud, et soodustada eksperdirühmade tegevuse suuremat avatust ja kättesaadavust üldsuse jaoks?

Seevastu mõnel vaatlejatega eksperdirühmal võivad olla kinnised istungid, mis tähendab, et need istungid on kinnised akrediteeritud vaatlejatele.

c. Mille alusel otsustab eksperdirühm korraldada istungeid, mis on suletud akrediteeritud sidusrühmade vaatlejatele, ja millal peetakse selliseid kinniseid koosolekuid asjakohaseks?

d. Mitu eksperdirühma on korraldanud istungeid, mis on suletud akrediteeritud sidusrühmade vaatlejatele?

3) Eksperdirühmade tööga seotud dokumendid on kättesaadavad eri veebiaadressidel, sealhulgas eksperdirühmade registris, eksperdirühma spetsiaalsel veebisaidil, peadirektoraadi platvormil või CIRCABC platvormil või delegeeritud õigusaktide ja rakendusaktide registris [8]. Kodanike seisukohast võib nendes registrites navigeerimine olla keeruline ning raskendada nende õigeaegset ja sisulist panustamist eksperdirühmade töösse.

a. Kas komisjon võiks selgitada, miks ta kasutab eksperdirühmade tööga seotud dokumentide säilitamiseks ja avalikustamiseks erinevaid platvorme?

b. Kas komisjon kaaluks oma teabekeskkonna ühtlustamist, näiteks luues ühtse otsinguvõimalusega portaali kõigi eksperdirühmadega seotud asjakohaste dokumentide jaoks?  Millised oleksid sellise portaali loomise tehnilised probleemid?

Lisaks on eksperdirühmade registrist või delegeeritud õigusaktide registrist dokumendi leidmiseks vaja teada järgmist: i) dokumendi olemasolu, ii) selle täpne pealkiri ja (võimalik, et) iii) koosolek ja eksperdirühm, kus seda arutati, mis raskendab dokumentide leidmist.

c. Kuidas saaks komisjon lühemas perspektiivis parandada eksperdirühmadega seotud dokumentide otsinguvõimalusi? Näiteks kas komisjon annab oma töötajatele suuniseid dokumentidega seotud märksõnade loomiseks ja dokumentide pealkirjade andmiseks, et optimeerida dokumentide otsinguid?

4) Kui sidusrühmade vaatlejaid kutsutakse üles esitama märkusi kirjalikult, ei pruugi alati olla selge, kuidas eksperdirühm ja komisjon märkusi arvesse võtavad.

a. Kuidas tagab komisjon, et sidusrühmadele on selge, kuidas nende (ja teiste sidusrühmade) kirjalikult väljendatud seisukohti on arvesse võetud? Näiteks kui sageli ja millistel asjaoludel esitab komisjon tabeli „Vastused märkustele“? Kui komisjon on välja andnud sellekohased suunised, palun esitage asjakohased dokumendid.

b. Kas sidusrühmade seisukohad on sellistes dokumentides anonüümsed ja kui on, siis miks?

[1] Vt: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=en.

[2] Komisjon viitab nendele eeskirjadele kui horisontaalsetele eeskirjadele komisjoni eksperdirühmade loomise ja toimimise kohta, mis on kättesaadavad aadressil https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2016)3301&lang=en.

[3] Vt Euroopa Ombudsmani otsus strateegilise uurimise OI/6/2014/NF kohta, mis käsitleb Euroopa Komisjoni eksperdirühmade koosseisu ja läbipaistvust: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/86030.

[4] Vt näiteks: https://corporateeurope.org/en/expert-groups/2017/02/corporate-interests-continue-dominate-key-expert-groups ja https://eeb.org/wp-content/uploads/2023/06/NGO-Letter-on-the-functioning-of-the-Expert-Group-on-Carbon-Removals-and-its-Meetings-June-2023.pdf.

[5] Vt näiteks: Radulova jt (2021), „The European Commission's Expert Groups: Adapting to the Contestation of Expertise in the EU, lk 91–121.

[6] Avalik konsultatsioon läbipaistvuse ja ELi keskkonnaga seotud otsuste tegemises osalemise kohta (SI/5/2022/KR). Vt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/168767.

[7] Ombudsmani muud huvivaldkonnad on seotud viisiga, kuidas komisjon kohaldab oma eeskirjade sätteid huvide konfliktide vältimiseks, vt näiteks ombudsmani otsus selle kohta, kuidas Euroopa Komisjon käsitles kapitaliturgude liidu kõrgetasemelise foorumi koosseisuga seotud muresid ja mõne selle liikme väidetavaid huvide konflikte (juhtum 1777/2020/KR).

[8] Delegeeritud õigusaktide ja rakendusaktide register koosneb kahest registrist, nimelt delegeeritud õigusaktide registrist ja rakendusaktide registrist. Viimane on eraldiseisev komiteemenetluse registrist, mis sisaldab ka rakendusakte ja muid asjakohaseid komisjoni õigusaktide eelnõusid, mille osas võib konsulteerida ka eksperdirühmadega.