Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja liitus Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiametiga (EASO) ajutise teenistujana 2015. aasta kevadel. Seejärel läbis ta üheksakuulise katseaja. Kaebuse esitajale anti töölevõtmisel ametijuhend, kuid tema üksikasjalikud tööeesmärgid lepiti kokku alles hiljem, tema katseaja jooksul. Katseaja jooksul pidasid kaebuse esitaja hindaja ja administratsioon mitmeid arutelusid tema töötulemuste üle ja jagasid oma seisukohti tema töö kohta.

2. Katseaja lõpupoole sai kaebuse esitaja koopia katseaja aruande (edaspidi „aruanne“) esimesest kavandist, milles soovitati ta enne katseaja lõppu ametist vabastada. Kaebuse esitaja oli seisukohal, et tema tegevuse hindamisel esines menetlusnormide rikkumisi ja puudusi. Seega esitas ta EASO-le kaks kaebust hindamisprotsessi kohta vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 2 [1].

3. Rohkem kui kuu aega enne katseaja lõppu teavitati kaebuse esitajat lõpparuande tulemustest. Hinnates tema sooritust mitterahuldavaks, soovitas hindaja kaebuse esitaja lepingu katseaja lõpus lõpetada. 

4. Kooskõlas tolleaegsete asjakohaste eeskirjadega ja selleks, et austada tema õigust olla ära kuulatud, pakkus EASO kaebuse esitajale kohtumist tegevdirektoriga, kes teeb lõpliku otsuse tema töölevõtmise kohta. Tegevdirektor, kelle ametiaeg oli lõppemas, ei saanud aga kaebuse esitajaga enne ametiaja lõppu kohtuda. Seetõttu uuris EASO võimalust korraldada kohtumine oma haldusnõukogu liikmega. Lühikese etteteatamisaja tõttu ei olnud aga ükski liige kättesaadav. Pärast tegevdirektori lahkumist valis EASO haldusnõukogu tegevdirektori kohusetäitjaks haldusjuhi.

5. Seejärel otsustas tegevdirektori kohusetäitja, kes oli varem olnud kaebuse esitaja hindaja, jätta kaebuse esitaja ise ära kuulamata, et vältida huvide konflikti. Selle asemel delegeeris ta „ametisse nimetava asutuse volitused [2]“kaebuse esitaja katseajaks EASO koolituskeskuse juhatajale (edaspidi „ametisse nimetava asutuse kohusetäitja“), kes oli sel ajal EASO suuruselt teine juhtivtöötaja.

6. Kaebuse esitaja ei olnud rahul sellega, kuidas aruandlusprotsessi käsitleti. Seetõttu esitas ta personalieeskirjade artikli 90 lõike 2 alusel uue kaebuse tegevdirektori kohusetäitja otsuse kohta delegeerida oma volitused, korrates samas oma varasemaid muresid. Ta ütles, et teda on koheldud ebaõiglaselt ning tema katseaja aruandluses ja hindamises on esinenud menetluslikke puudusi. Tema arvates oli tegevdirektori kohusetäitja otsus delegeerida ametisse nimetava asutuse volitused „võltsitud“. Eelkõige väitis ta, et otsuse dokument on tagasi lükatud ja sellega on manipuleeritud.

7. Pärast kaebuse esitajaga peetud dialoogi soovitas ametisse nimetava asutuse või ametiisiku kohusetäitja kaebuse esitaja ametist vabastada. Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste (edaspidi „teenistustingimused“) artikli 14 kohaselt ja neli päeva enne lepingu lõppemist teavitati kaebuse esitajat, et tema katseaeg ei olnud edukas, ning talle edastati tema töösuhte lõpetamise otsuse koopia.

8. Seejärel esitas kaebuse esitaja töölepingu ülesütlemise otsuse kohta veel ühe artikli 90 lõike 2 kohase kaebuse. Kaebusele ja varasematele EASO-le esitatud kaebustele ei vastatud, kui kaebuse esitaja pöördus 4. aprillil 2016 Euroopa Ombudsmani poole.

Uurimine

9. Ombudsman algatas uurimise EASO suutmatuse kohta vastata kaebuse esitaja artikli 90 lõike 2 kohastele kaebustele ning väidetavate puuduste kohta tema hinnangu käsitlemisel. 

10. Uurimise käigus küsis ombudsman kaebuse esitajalt lisadokumente, küsis EASO-lt mõningaid selgitusi ja tutvus ka EASO toimikuga.

Kaebuse esitaja artikli 90 lõike 2 kohastele kaebustele vastamata jätmine

Kaebuse esitaja ja institutsiooni argumendid

11. Kaebuse esitaja esitas EASO-le koopiad kaebustest, mis jäid vastuseta vaatamata mitmele meeldetuletusele. Otsekontaktides kaebuse esitajaga kinnitas EASO talle, et vastab ettenähtud neljakuulise tähtaja jooksul.

12. Pärast ombudsmani uurimise algatamist märkis EASO oma vastuses, et personalieeskirjades on selgelt sätestatud, et vastamata jätmine kujutab endast kaudset tagasilükkamist. Ta selgitas ka, et mõned kaebused olid enneaegsed, millest ta oli kaebuse esitajat juba eelnevalt teavitanud, või vastuvõetamatud. Seejärel vastas EASO siiski kõigile kaebustele, mille kaebuse esitaja oli esitanud oma artikli 90 lõike 2 kohastes kaebustes.  

Ombudsmani hinnang

13. Personalieeskirjade artikli 90 lõikes 2 on sätestatud, et nelja kuu jooksul vastamata jätmine on vaikiv eitav otsus ja võimaldab kaebuse esitajal esitada hagi Üldkohtule. Ombudsman on siiski järjekindlalt olnud seisukohal, et sellistele kaebustele kirjaliku vastuse andmine on hea haldustava.

14. EASO esitas kaebuse esitajale üksikasjaliku selgituse selle kohta, miks ta pidas mõnda tema kaebust enneaegseks või vastuvõetamatuks.

15. Lisaks märgib ombudsman, et EASO on nüüd vastanud kõigile kaebuse esitaja artikli 90 lõike 2 kohastele kaebustele ja tegelenud nendes tõstatatud küsimustega. Ta väljendab heameelt ka selle üle, et EASO vastas kaebuse esitaja viimasele kaebusele nelja kuu jooksul. Seda arvesse võttes leiab ombudsman, et EASO on juhtumi selle aspekti lahendanud ja uurimise selle aspektiga tegelemiseks ei ole põhjust.

Menetluslikud puudused aruandlusprotsessis

Ombudsmani hinnang

16. Kaebuse esitaja esitas mitu toetavat väidet, mis

EASO käsitles põhjalikult oma vastustes kaebuse esitaja artikli 90 lõike 2 kohastele kaebustele ning edasises kirjavahetuses ombudsmaniga.

i) väited, et mitmed EASO katseajal olevate töötajate hindamise juhendi  (edaspidi „juhend“)[3] sätted ei olnud muude teenistujate teenistustingimustega kooskõlas, ja ii) et EASO juhendi muid sätteid ei järgitud;

17. EASO märkis, et katseaja hindamise ajal esines vastuolu EASO juhendi ja muude teenistujate teenistustingimuste artikli 14 vahel [4]. Ta märkis, et juhendit ajakohastati 30. novembril 2015. Lisaks väitis EASO, et muude teenistujate teenistustingimuste sätteid on kaebuse esitaja juhtumi puhul õigesti kohaldatud.

18. Seoses juhendi kokkusobimatusega muude teenistujate teenistustingimuste eeskirjadega tervitab ombudsman asjaolu, et kõik lahknevused on kõrvaldatud ja et juhend kajastab nüüd nõuetekohaselt muude teenistujate teenistustingimuste artiklite 14 ja 84 sätteid.

19. Ombudsman märgib, et kaebuse esitajale anti muude teenistujate teenistustingimustes ette nähtud aeg (8 tööpäeva) märkuste esitamiseks katseaja aruande kohta, mis oli lõpetatud rohkem kui kuu aega enne tema katseaja lõppu. Samuti kasutas ta võimalust pidada ametisse nimetava asutusega dialoogi ja teda teavitati põhjendamatu viivituseta otsusest tema leping lõpetada. Lisaks oli ta hästi informeeritud muude teenistujate teenistustingimustes ette nähtud menetlusest ja leppis administratsiooniga kokku järgmistes sammudes.

20. Ombudsman leiab, et kaebuse esitaja juhtumiga seotud menetlustoimingud vastasid muude teenistujate teenistustingimustes ette nähtud menetlustoimingutele. Seoses kaebuse esitaja väitega, et juhendit ei järgitud, näitas kontroll, et kuigi kõiki juhendis sätestatud eeskirju ei kohaldatud, oli aruandlusprotsessi üldine käsitlemine rahuldav. Kuna EASO järgis muude teenistujate teenistustingimustes sätestatud eeskirju, austades kaebuse esitaja õigusi, ei leia ombudsman põhjust selle küsimusega edasi tegeleda.

iii) väide, et kaebuse esitaja tööalastes eesmärkides lepiti kokku alles kaks kuud enne katseaja lõppu

21. EASO teatas, et kaebuse esitajale anti kohe pärast töölevõtmist ametijuhend. Kuid tema hindaja muutus katseaja jooksul (pärast poolteist kuud). EASO märkis ka, et kaebuse esitaja tööeesmärgid viidi pärast mitut arutelu lõpule tema katseaja neljanda kuu alguses. Lisaks ütles EASO, et hindaja pidas oma katseaja jooksul kaebuse esitajaga mitmeid arutelusid. Korrapäraselt vahetati teavet ja mitmel korral anti tagasisidet.

22. Ombudsmani kontroll ja EASO esitatud selgitus kinnitavad, et kaebuse esitaja tööeesmärgid kiideti heaks tema katseaja neljandal kuul (mitte kaks kuud enne katseaja lõppu, nagu ta algselt väitis). Siiski ei allkirjastanud kaebuse esitaja selles etapis kokkulepitud eesmärke. Juhendi [5] kohaselt oleksid töökoha eesmärgid pidanud olema kindlaks määratud katseaja alguses. EASO on siiski näidanud, et ta tegi mõistlikke jõupingutusi, et leppida kaebuse esitajaga eelnevalt kokku tema tööalastes eesmärkides. Ta viitas ka viivitusele, mille põhjustas kaebuse esitaja hindaja vahetumine.

23. Oleks olnud parem, kui EASO oleks tegutsenud kooskõlas oma asutusesisese juhendi nõudega ja seadnud katseaja alguses tööeesmärgid. Samuti oleks olnud parem, kui ta oleks saanud kaebuse esitaja allkirja kokkulepitud eesmärkide kohta varem. Eesmärgid olid aga seotud ametijuhendiga ja näib, et kaebuse esitaja täitis oma ülesandeid selle alusel. Kuigi tööalaste eesmärkide seadmise ja kokkuleppimise menetlus oleks võinud olla parem, ei leia ombudsman, et see kujutaks endast antud olukorras haldusomavoli. Ombudsman teeb siiski ettepaneku olukorra parandamiseks. 

iv) argumendid, et EASO lükkas tagasi ametisse nimetava asutuse volituste delegeerimise otsuse ja et volitamata isik lõpetas kaebuse esitaja lepingu

24. EASO ei nõustunud kaebuse esitaja seisukohaga, et ametisse nimetava asutuse volituste delegeerimise otsust sisaldav dokument on „võltsitud“. Kaebuse esitajat teavitati ametisse nimetava asutuse volituste delegeerimisest seoses tema katseajaga järgmisel päeval pärast selle heakskiitmist. Samuti anti talle tema taotluse kohta tehtud otsuse paberkoopia.

25. Ombudsman märgib, et arvestades kaebuse esitaja hindaja nimetamist tegevdirektori kohusetäitjaks, vältis EASO õigesti võimalikku huvide konflikti. Ombudsman nõustub, et see oli vajalik tagamaks, et kaebuse esitaja hinnang oleks erapooletu. Kaebuse esitaja ei ole esitanud veenvaid argumente, mis toetaksid tema seisukohta, et ametisse nimetaval asutusel ei olnud õigust kasutada oma kaalutlusõigust seoses tema töötulemuste hindamisega.

26. Samuti ei ole kaebuse esitaja esitanud veenvaid argumente ega tõendeid selle kohta, et EASO „võltsis“ mõned tema hindamisprotsessiga seotud dokumendid. Ombudsmani arvates ei kujuta asjaolu, et volituste delegeerimise otsuse registreerimine viibis, endast tõendit kuritarvituse kohta. Dokumentide kontrollimise käigus esitas EASO mõistliku selgituse selle viivituse kohta, mis oli seotud ameti tolleaegse ümberkorraldamisega. Lisaks teavitati kaebuse esitajat otsusest tegelikult järgmisel päeval pärast selle tegemist. Kohe pärast seda tegi EASO mitu katset pidada kaebuse esitajaga dialoogikohtumist. Koosoleku eesmärk ja ametisse nimetava asutuse staatus tehti talle selgelt teatavaks.

v) väide, et kaebuse esitaja ettepanek katseaega pikendada lükati ekslikult tagasi

27. EASO märkis, et ametisse nimetav asutus kasutas kaebuse esitaja katseaja suhtes oma kaalutlusõigust. Ametisse nimetava asutuse või ametiisiku kohusetäitja lükkas tagasi kaebuse esitaja ettepaneku tema katseaega pikendada. Ametisse nimetava asutuse kohusetäitja võttis enne lõpliku otsuse tegemist tema töösuhte lõpetamise kohta arvesse tema katseaja aruandes esitatud märkusi, tema hindaja soovitust ja kaebuse esitaja märkusi dialoogikoosolekul.

28. EASO märkis ka, et tegevdirektori kohusetäitja oli teinud otsuse delegeerida ametisse nimetava asutuse volitused kaebuse esitaja katseaja konkreetsel juhul, et tagada erapooletu edasikaebamise menetlus ja hea halduse põhimõtete järgimine. Seda tehti huvide konflikti vältimiseks ja kaebuse esitajale erapooletu otsustusprotsessi tagamiseks. Lisaks märkis EASO, et kaebuse esitaja oli taotlenud ametisse nimetavalt asutuselt katseaja pikendamist kuue kuu võrra. Seda tehes tunnustas kaebuse esitaja ametisse nimetava asutuse õigust teha otsus tema katseaja kohta.

29. Ombudsman leiab, et EASO tegutses oma äranägemisel, kui ta ei nõustunud kaebuse esitaja katseaja pikendamisega. Muude teenistujate teenistustingimuste artikli 14 kohaselt on selline pikendamine piiratud erandlike asjaoludega [6]. Toimikus ei ole ühtegi tõendit, mis kinnitaks selliste asjaolude esinemist. 

vi) argument, et EASO jättis ekslikult rahuldamata kaebuse esitaja arvukad taotlused, et talle teatataks tema töölepingu ülesütlemise otsusest ühe kuu jooksul

30. Tugiamet märkis, et muude teenistujate teenistustingimuste artikli 14 lõike 2 kohaselt tuleb katseajal olevale ajutisele teenistujale kuu aega ette teatada üksnes juhul, kui tema töösuhe lõpetatakse enne katseaja lõppu. Kuna kaebuse esitaja töösuhe lõpetati tema katseaja lõpus, leidis EASO, et ta ei ole kohustatud teavitama kaebuse esitajat tema töösuhte lõpetamisest enne katseaja lõppu.

31. Teenistustingimustes ei ole ette nähtud etteteatamistähtaega ajutistele töötajatele, kelle töösuhe lõpetatakse katseaja lõpus. Võttes aga arvesse küsimuse olulisust asjaomase töötaja jaoks, oleks asjakohane, et töötajat teavitatakse lõpetamisest põhjendamatu viivituseta. EASO selgitused on käesoleval juhul kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega. Lisaks märgib ombudsman, et EASO teavitas kaebuse esitajat menetluse lõpetamisest põhjendamatu viivituseta.

vii) väide, et EASO ei edastanud kaebuse esitajale tema töösuhte lõpetamise esialgset otsust, vaid selle koopiat;

32. EASO märkis, et kaebuse esitaja oli saanud otsuse elektroonilise versiooni ja paberkoopia toimetati talle kätte 18. jaanuaril 2016 tavapostiga „pärast esimest ebaõnnestunud kättetoimetamiskatset (...) 2015. aasta detsembris“.

33. Kaebuse esitaja saatis selle otsuse elektroonilise koopia ombudsmani büroole. Otsus näib olevat ametisse nimetava asutuse või ametiisiku kohusetäitja ametlik dokument, millel on trükitud kirjaplank, viitenumber ja elektrooniline allkiri. Ombudsman juhib tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja väide on ebaselge, kuna otsus koostati elektrooniliselt. EASO esitas mõistliku selgituse oma jõupingutuste kohta anda kaebuse esitajale nii elektroonilisi kui ka paberkoopiaid. Ombudsman on seega rahul, et EASO edastas oma otsuse kaebuse esitajale rahuldaval viisil.

viii) väide, et kaebuse esitajat koheldi ebaõiglaselt

34. Lõpuks ei leia ombudsman midagi, mis toetaks kaebuse esitaja väidet, et EASO kohtles teda ebaõiglaselt. Toimiku materjalidest ei nähtu, et kaebuse esitajat oleks katseaja aruandlusprotsessi käigus ebaõiglaselt koheldud.

35. Kokkuvõttes leiab ombudsman, et tema edasised uurimised ei ole põhjendatud. Seega otsustas ombudsman juhtumi lõpetada ja teha EASO-le parandusettepaneku.

Järeldus

Selle kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järelduse ja parandusettepanekutega [7]:

EASO on lahendanud kaebuse menetlusliku aspekti (vastamata jätmine).

Kaebuse ülejäänud aspektide edasine uurimine ei ole põhjendatud.

Ettepanek olukorra parandamiseks

EASO peaks tegutsema kooskõlas katseajal olevate töötajate hindamise juhendis sätestatud nõudega määrata põhjendamatu viivituseta kindlaks uute töötajate tööeesmärgid.

Kaebuse esitajat ja EASOt teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 28. aprill 2017

 

 

[1] 2. Iga isik, kelle suhtes kohaldatakse käesolevaid personalieeskirju, võib esitada ametisse nimetavale asutusele või ametiisikule kaebuse teda kahjustava meetme kohta, kui kõnealune asutus või ametiisik on teinud otsuse või kui ta ei ole võtnud personalieeskirjades ettenähtud meedet. Kaebus tuleb esitada kolme kuu jooksul. Ajavahemik hakkab kulgema:

— õigusakti avaldamise kuupäeval, kui tegemist on üldkohaldatava meetmega;

— asjaomasele isikule otsuse teatavaks tegemise kuupäeval, kuid mitte hiljem kui kuupäeval, mil asjaomane isik sellise teate kätte sai, kui meede mõjutab konkreetset isikut ; kui aga konkreetset isikut mõjutav akt võib teist isikut kahjustada, hakkab tähtaeg selle teise isiku suhtes kulgema kuupäevast, mil ta selle teate kätte saab, kuid mitte mingil juhul hiljem kui avaldamise kuupäeval;

— vastamiseks ettenähtud tähtaja lõppemise kuupäeval, kui kaebus käsitleb lõikes 1 sätestatud kaudset taotlust tagasilükkavat otsust.

Asutus teatab asjaomasele isikule oma põhjendatud otsusest nelja kuu jooksul alates kaebuse esitamise kuupäevast. Kui selle ajavahemiku lõpuks ei ole kaebusele vastust saadud, loetakse see kaudseks kaebuse tagasilükkamise otsuseks, mille kohta võib esitada kaebuse artikli 91 alusel.

[2] Personalieeskirjade artikli 2 kohaselt määrab iga institutsioon kindlaks, kes kasutab personalieeskirjadega ametisse nimetavale asutusele antud volitusi.

[3] EASO juhend katseajal olevate töötajate hindamise kohta on sisedokument, milles kirjeldatakse katseaja menetlust ning hindaja ja katseajal oleva isiku rolli.

[4] Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste artiklis 14 on sätestatud ajutiste töötajate katseaja tingimused.

[5] Vana juhendi punkti A alapunkt 4 on sõnastatud järgmiselt: „Hindaja peaks katseaja alguses kohtuma katseajal olevate isikutega, et selgitada, mida neilt oodatakse, kinnitada nende ametijuhend ja seada eesmärgid.“

[6] Eelkõige juhul, kui töötaja puudub katseaja jooksul pidevalt vähemalt ühe kuu jooksul haiguse, raseduse ja sünnituse või õnnetusjuhtumi tõttu vastavalt Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste artikli 14 lõikele 1.

[7] Läbivaatamismenetluse kohta saab teavet ombudsmani veebisaidilt: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark