Taustteave

1. Euroopa Personalivaliku Amet (EPSO) avaldas 4. juulil 2013 konkursiteate,[1] et koostada reservnimekiri prantsuse keele kui põhikeelega konverentsitõlkide töölevõtmiseks. Kaebuse esitaja soovis konkursil osaleda ja täitis elektroonilise kandideerimisavalduse. Täidetud taotlusi oli võimalik kinnitada ajavahemikus 4. juulist 2013 kuni 6. augustini 2013 kell 12.00. Kaebuse esitaja haigestus 5. augustil. Ta väidab, et ta oli haiglaravil 5.–6. augustil 2013, mistõttu ta ei kinnitanud oma taotlust ettenähtud tähtaja jooksul.

2. Kaebuse esitaja võttis 7. augustil 2013 EPSOga ühendust, teatades talle, et ta ootas oma kandideerimisavalduse täiendamist viimase hetkeni. Samuti palus ta EPSO-l tema hilinenud kandidatuur vastu võtta, võttes arvesse arstitõendit, mis kaebuse esitaja sõnul tõendab, et tal oli asjaomasel ajal ettenägematu terviseprobleem. 5. augusti 2013. aasta tõendi kohaselt vajas kaebuse esitaja kahte päeva täielikku puhkust voodis ja intensiivravi.

3. EPSO vastas 8. augustil 2013, et tähtaega ei saa pikendada.

4. Kaebuse esitaja esitas 30. augustil 2013 EPSO-le kaebuse vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 2.

5. 2014. aasta jaanuaris esitas kaebuse esitaja kaebuse Euroopa Ombudsmanile [2].

Väide, et EPSO eksis, kui ta ei lubanud kaebuse esitajat konkursile ja sellega seotud nõudele

Ombudsmani soovitused 

6. Ombudsman uuris küsimust ja leidis, et EPSO ei olnud kaalunud, kas kaebuse esitaja olukord kujutas endast vääramatut jõudu [3]. EPSO oli seisukohal, et kui välja arvata juhud, mil taotluse õigel ajal esitamata jätmine võib olla tingitud mõnest EPSO veast või tegematajätmisest, ei ole asjaolusid, mille korral ta kaaluks taotluse esitamise tähtaja pikendamist või hilinenud taotluse vastuvõtmist. Tegelikult ei tunnista EPSO vajadust võtta arvesse vääramatu jõu põhimõtet.

7. Selle tulemusena esitas ombudsman 2015. aasta märtsis järgmised soovitused:

EPSO peaks tunnistama, et teatavatel juhtudel on õiglane ja asjakohane kehtestada uus tähtaeg nende kandidaatide avalduste kinnitamiseks, kes ei ole tähtajast kinni pidanud vääramatu jõu tõttu, näiteks haiguse või õnnetuse tõttu.

2) EPSO peaks oma avalike konkursside üldeeskirjades selgitama, millistel asjaoludel võib sellise uue tähtaja määrata.

3) EPSO peaks kandidaate sellest teavitama oma avalike konkursside juhendis.”

8. EPSO lükkas 30. juunil 2015 ombudsmani soovitused tagasi. EPSO jäi oma seisukoha juurde, et käesoleval juhul ei pidanud kaebuse esitaja kinni konkursiteates sätestatud seadusjärgsest tähtajast. Lisaks märkis ta, et igal aastal on kokku ligikaudu 70 000 kandidaati, kes kinnitavad edukalt oma EPSO kandideerimisavaldused. EPSO saab mitusada taotlust kandidaatidelt, kes ei täida oma taotlust õigeaegselt. Ta lisas, et umbes 50 % taotlustest on kinnitatud registreerimisperioodi viimase 36 tunni jooksul [4]. Seda arvesse võttes ja vastuseks ombudsmani soovitustele teatas EPSO, et ta kohustub kohandama avalike konkursside üldeeskirju üksnes „niivõrd, kuivõrd see annab kandidaatidele veelgi selgemat teavet õigeaegse valideerimise kohustuse kohta ja nõuab tungivalt, et nad registreeriksid end võimalikult kiiresti”.

9. EPSO lisas, et isegi kui ta möönab, et teatavad olukorrad kujutavad endast vääramatut jõudu, ei saa ta hilisemaks valideerimiseks kehtestada mõistlikku lõpptähtaega, sest proportsionaalsuse ja diskrimineerimiskeelu põhimõtete kohaselt ei saa EPSO kahjustada kogu valikumenetlust, lubades tähtaja ületanud kandidaatidel konkursile naasta. Sellega seoses märkis ta, et kui lubada pikema aja jooksul töövõimetutel isikutel konkursile naasta, tähendaks see, et võistlused, mis on äärmiselt keerulised logistilised harjutused, ei toimuks kavakohaselt. See võib karistada ka kandidaate, kes on oma avaldused õigeaegselt täitnud.

10. Lõpuks märkis EPSO, et tal oleks keeruline õiglaselt ja järjepidevalt hinnata hilinenud taotluste erinevaid põhjendusi kogu maailmas, kuna kandidaadid võivad tugineda erinevatele olukordadele, nagu haiglaravi, ülalpeetava haigus või leinamine. See tõstataks ka täiendavaid küsimusi selle tõendamiseks vajalike tõendite laadi ja ajakava kohta. Lõppkokkuvõttes leidis EPSO, et see jätaks talle veelgi rohkem kaebusi hilinenud kandidaatidelt.

EPSO täiendavad vastused pärast ombudsmani ja EPSO töötajate kohtumisi

Kohtumine jaanuaris 2016

11. 2016. aasta jaanuaris toimus ombudsmani töötajate esimene kohtumine EPSOga, et selgitada EPSO seisukohti. Kohtumisel märkis EPSO, et kandidaatidel on oma avalduste täiendamiseks ja kinnitamiseks aega terve kuu (käesoleval juhul oli kaebuse esitajal oma avalduse täiendamiseks ja kinnitamiseks aega 4. juulist kuni 6. augustini). EPSO teatas, et ta kutsub kandidaate tungivalt ja korduvalt üles esitama oma kandideerimisavaldused aegsasti enne tähtaega. Ta lisas, et probleemide tekkimisel lahkuvad kandidaadid peaaegu alati oma avalduste täitmisest ja esitamisest kuni viimase hetkeni. Selle punkti tugevdamiseks märkis ta, et avaldamiskuupäevad tehakse laialdaselt teatavaks aegsasti enne kuupikkust ajavahemikku, mil taotlusi saab täita ja kinnitada (seega saavad kandidaadid oma taotlused ette valmistada aegsasti enne kuupikkust taotlemisperioodi). Kandidaadi EPSO kasutajakontole pääseb igal ajal juurde kõikjalt, kus on internet. Samuti märkis ta, et alates 2010. aastast on ta töötanud iga-aastaste tsüklite programmiga. Seetõttu korratakse üldvõistlusi igal aastal. Seega, kui kandidaadid jätavad kasutamata võimaluse kandideerida ühe aasta jooksul, võivad nad kandideerida järgmisel aastal.

12. EPSO märkis seejärel, et vääramatu jõu juhtumit tuleb uurida selles õiguslikus ja faktilises kontekstis: hoolsuskohustuse põhimõtte kohaselt ei tohiks kandidaat oma kandidatuuri kinnitamisega oodata viimase hetkeni.

13. Lisaks ligikaudu 70 000 kandidaadile, kes kinnitavad edukalt EPSO kandideerimisavaldused igal aastal, saab EPSO mitusada taotlust kandidaatidelt, kes ei täida oma kandideerimisavaldust õigel ajal – mõnikord nende kontrolli all olnud tegurite tõttu, mõnikord mitte. EPSO märkis, et ta on neid taotlusi alati kiiresti ja professionaalselt käsitlenud.

14. Aastate jooksul toimunud konkursside puhul on EPSO pidevalt täheldanud, et registreerumisperioodi viimase 36 tunni jooksul valideeritakse ligikaudu 50 % avaldustest.

15. Kui EPSO või selle IT-süsteemid aitavad mingil põhjusel kaasa sellele, et kandidaat ei saa end enne tähtaega valideerida, ja kandidaat teavitab sellest EPSOt õigeaegselt, pikendab EPSO kõigi kandidaatide jaoks kehtestatud tähtaega või annab üksikutele kandidaatidele lisaaega oma avalduste valideerimiseks.

16. Isegi kui nõustuda sellega, et haigusjuhtumid või õnnetusjuhtumid väärivad tähtaja pikendamist või taasavamist, leidis EPSO, et hilise valideerimise mõistliku lõpptähtaja kindlaksmääramine oleks keeruline, kuna potentsiaalsed kandidaadid võivad jääda märkimisväärselt pikaks ajaks passiivseks.

17. Lisaks selgitas EPSO, et ta on kohustatud järgima ka proportsionaalsuse ja diskrimineerimiskeelu põhimõtteid. Seega oleks äärmiselt raske leida õiget tasakaalu kandidaatide vahel, kes soovivad tugineda mitmesugustele vääramatu jõu olukordadele, ja vajaduse vahel mitte seada ohtu kogu valikumenetlust. Kui kandidaat jääks pärast valideerimise kuupäeva pikemaks ajaks töövõimetuks, ei toimuks konkurss kavakohaselt, mis tekitaks raskusi äärmiselt keerulise logistilise ülesande täitmisel. See karistaks õigeaegselt valideerinud kandidaate ja tekitaks institutsioonidele ebamugavust.

18. Lisaks märkis EPSO, et on raske mõista, kuidas ta saaks õiglaselt ja järjepidevalt võrrelda ja hinnata hilinenud kandidaatide erinevaid põhjendusi. Ta esitas küsimuse selle kohta, mis on piisav põhjendus. Näiteks, kas taotleja haiglasse paigutamine, ülalpeetava haigus või lähedase pereliikme leinamine on õigustus? Samuti oli tal küsimusi dokumentide kohta, mis tuli esitada tõendina, ja nende dokumentide esitamise ajakava kohta. EPSO leidis, et tal oleks raske kandidaatide vahel vahet teha. Selle tulemusena saaks ta täiendavaid kaebusi ning rohkem kohtuasju saaks esitada avaliku teenistuse kohtule ja ombudsmanile.

Kohtumine septembris 2016

19. Ombudsmani ja EPSO töötajate teine kohtumine toimus 2016. aasta septembris. EPSO ütles, et ta suhtub ombudsmani järeldustesse väga tõsiselt ja nõustub põhimõtteliselt, et väga piiratud arv juhtumeid võib tekkida, kui kandidaatidel (või potentsiaalsetel kandidaatidel) ei ole raske vääramatu jõu korral võimalik täita oma kohustusi või osaleda valikumenetlusega seotud katsel. EPSO rõhutas siiski ka seda, et proportsionaalsuse ja hea halduse põhimõtteid silmas pidades on äärmiselt oluline leida õige tasakaal ühelt poolt vääramatust jõust mõjutatud kandidaatide huvide kaitsmise ning teiselt poolt teenistuse huvide õigeaegse ja kulutõhusa kaitsmise ning teiste kandidaatide õiguspärase ootuse vahel, et nad valitakse õiglaselt, kiiresti ja põhjendamatu viivituseta.

20. Eespool öeldut silmas pidades teatas EPSO, et hindab vääramatu jõuga seotud individuaalseid taotlusi iga juhtumi puhul eraldi, võttes arvesse iga konkreetse juhtumi asjaolusid ja järgmisi tegureid:

a) kas kandidaadid olid tegelikult võimetud või muul viisil võimetud täitma oma kohustusi ettenähtud tähtaja jooksul tõsiste ja ettenägematute asjaolude tõttu, mis ei olnud täielikult nende kontrolli all ja millele nad ei suutnud lahendust leida;

b) kas eespool nimetatud asjaolud püsisid tähtaja ületamisele vahetult eelnenud märkimisväärse aja jooksul ja kas need püsisid päeval või ajavahemikul, mil konkreetne kohustus tuli täita;

c) kas kandidaadid esitasid selliste asjaolude kohta ametliku tõendi (näiteks arstitõendi või pädevate riigiasutuste tõendi);

d) kas kandidaadid tegutsesid EPSO teavitamisel oma suutmatusest täita oma kohustusi ettenähtud tähtaja jooksul hoolsalt ja põhjendamatu viivituseta; ja

e) kas taotlust saab rahuldada, ilma et see põhjustaks viivitusi konkursimenetluses ja teistes selles osalevates kandidaatides.

21. EPSO märkis, et asjaolud, mis võivad põhimõtteliselt kujutada endast vääramatut jõudu, hõlmavad rasket või eluohtlikku haigust või sünnitust. Ta märkis, et ta ei võta taotlusi vastu juhul, kui hooletuse või hooletu käitumise tõttu on ilmne, et kandidaat on aidanud kaasa sellele, et ta ei suuda taotlust ettenähtud tähtaja jooksul täita. Seoses sellega, et kandidaat ei täitnud kandideerimisavaldust ettenähtud tähtaja jooksul, märkis EPSO samuti, et kandidaadil on kandideerimisavalduse esitamiseks aega vähemalt üks kuu, ning teda hoiatatakse korduvalt ohu eest, et tema kandideerimisavaldus kinnitatakse mis tahes põhjusel tähtaja lõpus.

22. Ta märkis, et kui probleem kuulub EPSO vastutusalasse (näiteks IT-süsteemide tõrge), näitab ta loomulikult jätkuvalt üles paindlikkust, tingimusel et kandidaat teavitab EPSOt õigeaegselt.

23. Kõiki neid kaalutlusi arvesse võttes teatas EPSO, et ta on valmis kohandama avalike konkursside üldeeskirju, et need kajastaksid eespool kirjeldatud poliitikat.

Ombudsmani hinnang pärast soovitusi

24. Ombudsman märgib, et kõnealune konkurss on lõppenud ja kaebuse esitaja otsustas EPSO vastust tema soovitustele mitte kommenteerida. Seda silmas pidades leiab ombudsman, et selle konkreetse kaebuse edasiseks uurimiseks puudub alus.

25. Ombudsman märgib siiski, et tema soovitused selle juhtumi kohta pidid olema üldkohaldatavad; nende eesmärk on selgitada olulist põhimõttelist aspekti, nimelt seda, kas vääramatu jõu põhimõte võib olla kohaldatav EPSO konkursside kontekstis. Ombudsman märgib, et vääramatu jõu probleemiga, mis on seotud EPSO kandideerimisavalduse ettenähtud tähtajaks täitmata jätmisega, tegeles ombudsman varem 2006. aasta novembris, täpselt kümme aastat tagasi. Sel juhul [5] näib, et EPSO nõustus seejärel, et EPSO konkursside suhtes kohaldatakse vääramatu jõu põhimõtet, kuid leidis, et konkreetsel juhul vääramatut jõudu ei kohaldata. Toonane ombudsman leidis, et selle juhtumi käsitlemine EPSO poolt ei olnud proportsionaalne ega õiglane ning kujutas endast seega haldusomavoli.

26. Liidu õiguses tunnistatakse selgelt, et menetlustähtaegade suhtes kohaldatakse vääramatu jõu põhimõtet. Samuti on tõsi, et selle põhimõtte suhtes kehtivad väga ranged nõuded, sealhulgas nõue, et asjaomane isik peab näitama üles vajalikku hoolsust ja hoolikust. Oma 2006. aasta novembri otsuses märkis toonane ombudsman siiski järgmist: „... ombudsman ei ole teadlik ühestki sättest, mis võiks keelata EPSO-l pikendada (taotluse) registreerimise kinnitamise tähtaega, kui tõendatakse, et vääramatu jõu tõttu ei olnud võimalik sellest tähtajast kinni pidada. Vastupidi, ombudsman juhib analoogia alusel tähelepanu sellele, et Euroopa Kohtu põhikirja (2005. aasta novembri redaktsioon) artikli 45 kohaselt „ei tohiks õigust tähtaja möödumise tõttu piirata, kui asjaomane pool tõendab ettenägematute asjaolude või vääramatu jõu olemasolu “.

27. Ombudsman on tänulik, et EPSO muutis uurimise käigus oma varasemat seisukohta ja on nüüd nõustunud kõigi tema soovitustega. Kuigi vääramatu jõu juhtumeid esineb harva, on olukordi, kus hilinenud taotluse vastuvõtmine on õiglane ja asjakohane. Ombudsmanil on hea meel, et EPSO nõustub nüüd selle põhimõttepunktiga.

Järeldus

Selle kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

Ombudsmanil on hea meel, et EPSO on nüüd nõustunud kõigi tema soovitustega vääramatu jõu põhimõtte kohaldamise kohta EPSO konkursside kontekstis.

Kaebuse esitajat ja EPSOt teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 17. november 2016

 

[1] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=ELT:C:2013:193A:TOC

[2] Lisateavet kaebuse tausta, poolte argumentide ja ombudsmani uurimise kohta leiate ombudsmani soovituse täistekstist, mis on kättesaadav aadressil: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/59332/html.bookmark.

[3] Vääramatu jõud on tavaliselt olukord, kus isiku tahtest sõltumatu tõsine ja vastupandamatu jõud või ettenägematu sündmus muudab kohustuse täitmise praktiliselt võimatuks.

[4] Administraatorite 2014. aasta valikutsükli puhul oli viimase 36 tunni jooksul nullist algatatud taotluste osakaal üks kolmandik kandidaatide lõplikust arvust. Enam kui 7000 kandidaati esitasid taotluse registreerimise viimasel päeval keskööst kuni keskpäevani.

[5] Juhtum 1085/2006/MHZ. Vt otsus aadressil: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/et/3139/html.bookmark.