Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja on Hispaania kodanik, kes esitas taotluse EPSO korraldatud värbamismenetluses osalemiseks.[1] Kaebuse esitaja ei pidanud kinni arvutipõhise testi (CTB) broneerimise tähtajast, väidetavalt seetõttu, et EPSO ei saatnud talle õigeaegselt automaatset kutset. Kui EPSO pöördus selles küsimuses EPSO poole, teatas EPSO kaebuse esitajale kuupäeva, mil kõnealune kutse tehti kättesaadavaks tema EPSO kasutajakontol,[2] ning märkis, et EPSO kasutajakonto kontrollimise eest vastutavad värbamismenetluses osalevad kandidaadid.

2. Seejärel küsis kaebuse esitaja EPSO-lt, kuidas saab olla kindel, et sõnum saadeti talle samal päeval. Tegelikult oli ta broneerimisperioodil oma EPSO profiili sisse loginud kaks korda, et töötada teise kandideerimisavaldusega. Kuid ta nägi kutset alles pärast seda, kui CBT broneerimise tähtaeg oli möödunud. EPSO vastas, et kutsed CBT registreerimiseks tehti kandidaatide kontodel kättesaadavaks samal päeval ja et broneeringut ei ole enam võimalik teha.

Uurimine

3. Ombudsman algatas kaebuse uurimise ning tuvastas järgmised väited ja väited:

Väide

EPSO ei saatnud automaatset kutset broneerida arvutipõhine test (CBT) kaebuse esitaja EPSO profiilile õigel ajal, nagu ta tegi seda teiste kandidaatide puhul, mis tõi kaasa tema ebaõiglase kõrvalejätmise värbamismenetlusest.

Nõuded

1. EPSO automaatsetes teadetes kandidaatidele tuleks selgelt märkida nende saatmise, kättetoimetamise ja EPSO profiilis lugemise kuupäev ja kellaaeg.

2. EPSO peaks kutsuma kaebuse esitaja osalema CBT koosolekul.

4. Ombudsman pidas esimese sammuna asjakohaseks uurida EPSO toimikut selle juhtumi kohta, et hinnata kaebuse esitaja väite põhjendatust.

Toimikuga tutvumine

5. Ombudsmani uurimisrühm viis kontrolli läbi 9. septembril 2015 EPSO ruumides. Uurimisrühma esialgne järeldus pärast kontrollimist oli, et EPSO ei jätnud kaebuse esitajale saatmata automaatset kutset osaleda CBTs õigeaegselt [3].

6. Kontrolliaruanne esitati märkuste esitamiseks kaebuse esitajale, kes ei nõustunud esialgse hinnanguga, väites, et EPSO peaks tõendama, et ta oli saanud sõnumit vaadata.

Ombudsmani hinnang

7. Ombudsman leiab, et sõnum, milles kutsuti kandidaate üles broneerima konkursil osalemise aega, loodi kahtlemata ja aktiveeriti seejärel samal ajal kõigis kandidaatide profiilides, sealhulgas kaebuse esitaja profiilis. EPSO poolt kontrolli käigus esitatud dokumendid näitavad selgelt kutset kaebuse esitaja EPSO profiilis asjaomase valikumenetluse jaotises. EPSO profiil näib olevat suletud IT-keskkond (erinevalt e-posti teenustest, mis toimivad erinevate serverite kaudu, mis mõnikord selgitab elektrooniliste sõnumite edastamise viibimist), kus sõnumite saatmine ja vastuvõtmine näib olevat üks ja sama tehniline samm. Seega tähendab teate aktiveerimine kandidaadi profiilis sama teate kohest vastuvõtmist kandidaadi EPSO profiilis.

8. Kuigi kaebuse esitaja väidab, et tal ei olnud võimalik vaadata kutseteadet oma EPSO profiilis CBT broneerimise ajal, ei leidnud ombudsman seega midagi, mis seda väidet toetaks. Ombudsman leiab, et kokkuvõttes on EPSO poolt kontrolli käigus esitatud teave piisav tõend selle kohta, et ta saatis kaebuse esitajale asjakohase kutse õigel ajal. Asjaolu, et kaebuse esitaja oli oma EPSO kasutajakontole kaks korda sisse loginud ajavahemiku jooksul, mille jooksul ta oleks võinud oma CBT broneerida, ei tõenda, et asjaomane sõnum ei olnud nähtav, vaid üksnes kinnitab asjaolu, et ta ei võtnud kutset arvesse (kaebuse esitaja EPSO profiil koosneb mitmest töölevõtmise menetlusest, millele tuleb klõpsata ja mis tuleb avada, et vaadata seotud sõnumeid).

9. Eespool öeldut silmas pidades ei tuvasta ombudsman seoses kaebuse esitaja väitega EPSO haldusomavoli. Seega ei saa nõustuda kaebuse esitaja väitega, et EPSO peaks kutsuma teda osalema CBTs.

10. Seoses kaebuse esitaja väitega kandidaatide profiilides olevate sõnumite jälgitavuse kohta märgib ombudsman, et EPSO ei ole seda tõstatatud küsimust veel käsitlenud. EPSO on kontrolli käigus siiski kohustunud kaebuse esitaja küsimusele õigeaegselt vastama. Arvestades, et see küsimus ei ole otseselt seotud kaebuse esitaja peamise kaebusega tema töölevõtmise menetlusest kõrvalejätmise kohta, ei pea ombudsman põhjendatuks jätkata selle küsimuse käsitlemist käesoleva uurimise raames. Ta loodab, et EPSO võtab kaebuse esitajale vastamiseks järelmeetmeid. Kui kaebuse esitaja ei saa mõistliku aja jooksul rahuldavat vastust, võib ta kaaluda sellega seoses uue kaebuse esitamist ombudsmanile.

Järeldus

Selle kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

Ombudsman ei tuvasta EPSO haldusomavoli.

Kaebuse esitajat ja EPSOt teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 28. oktoober 2015

LISA: Inspekteerimisaruande väljavõte

Kontrollitud toimik

EPSO esindajad esitasid kontrollimiseks järgmised dokumendid:

a) väljatrükid EPSO back office'i vaatest kaebuse esitaja EPSO profiili kohta ning kaebuse esitaja enda EPSO profiili vaatest;

b) avalikul konkursil EPSO/AD/301/15 osalevate EPSO kandidaatide nimekiri (sealhulgas kaebuse esitaja); ja

c) väljatrükid kaebuse esitaja EPSO profiili alamlehelt, millel on esitatud avaliku konkursiga EPSO/AD/301/15 seotud sõnumid.

Üldised märkused

Dokumendina a – EPSO back office’i vaate väljatrükk

Selles dokumendis antakse ülevaade kaebuse esitaja isiku- ja kontaktandmetest ning EPSO värbamismenetlustest, mida ta taotles. Samuti loetletakse selles kaebuse esitaja külastused tema EPSO profiilile.

Dokumenti analüüsides on selge, et ajal, mil kandidaatidel paluti broneerida oma KKT (6.–18. mai 2015), logis kaebuse esitaja oma EPSO profiili sisse nii 8. kui ka 12. mail 2015.

Seoses dokumendiga b – avalikul konkursil EPSO/AD/301/15 osalevate EPSO kandidaatide nimekiri (valik)

Dokumendist nähtub, et kaebuse esitaja luges kutse läbi 22. mail 2015 kell 10.32, st neli päeva pärast testi broneerimise tähtaja möödumist.

Nimekirjas on näha ka kutsesõnumi loomise kuupäev (24. aprill 2015). Sellega seoses selgitasid EPSO esindajad, et kutsesõnum luuakse süsteemis enne, kui kandidaadid selle aktiveerivad ja seda näevad. Loetelu näib näitavat, et sõnum loodi nõuetekohaselt kandidaatide EPSO profiilides 24. aprillil 2015 ja et teised EPSO kandidaadid hakkasid seda sõnumit lugema 5. mail 2015. Ainult kaebuse esitaja ei lugenud sõnumit õigeaegselt läbi. Nimekiri ei näita, millisest hetkest alates oli sõnum nähtav.

Seoses dokumendiga c – avaliku konkursiga EPSO/AD/301/15 seotud sõnumid

Kaebuse esitaja EPSO profiilil olevas sõnumikastis on selgelt näha EPSO kutse broneerida CBT.

EPSO esindajad märkisid, et EPSO vastab kaebuse esitajale saadetavas kirjas ja palub vabandust. EPSO kiri edastatakse teavitamise eesmärgil ombudsmanile.

Esialgne järeldus

Läbivaadatud dokumentidest ja EPSO esindajate märkustest ilmneb, et kaebuse esitaja logis oma EPSO kasutajakontole sisse ajavahemikul, mil ta oleks võinud broneerida CBT (8. ja 12. mail 2015).

Miski ei viita sellele, et asjaolu, et kaebuse esitaja ei näinud kutset CBT-le avalikul konkursil EPSO/AD/301/15, oli tingitud tehnilisest veast. Tegelikult ei ole tõendeid, mis viitaksid sellele, et EPSO-l oleks olnud tehnilisi probleeme kutsete saatmisel kandidaatidele avalikul konkursil EPSO/AD/301/15 CBT osalemiseks. Ombudsmani esindajatele esitatud tõenditest nähtub, et EPSO koostas 24. aprillil 2015 kõigile kandidaatidele kutse, mis oli kandidaatide EPSO profiilis alates 5. maist 2015 loetav.

Eespool öeldut arvesse võttes näib, et EPSO ei jätnud kaebuse esitajale saatmata automaatset kutset osaleda CBT töös õigeaegselt.

[1] Avalik konkurss EPSO/AD/301/15.

[2] EPSO kasutajakonto on avalikule konkursile kandideerivate kandidaatide isiklik ruum. See sisaldab andmeid nende isikuprofiili kohta, näiteks nime ja kvalifikatsiooni, ning EPSO saadetud sõnumeid.

[3] Lisateabe saamiseks vt lisatud väljavõtet kontrolliaruandest.