Kaebuse taust

1. Euroopa Ombudsmanile esitatud kaebus käsitleb EPSO keeldumist anda kaebuse esitajale valikukomisjoni hindamislehe koopia.

2. Kaebuse esitaja osales avalikul konkursil EPSO/AD/181-182/. Teda ei kutsutud hindamiskeskuse etappi, sest ta sai kvalifikatsiooni eest ainult 40 punkti (minimaalne nõutav punktisumma oli 41 punkti).

3. Kaebuse esitaja taotles tulemuse läbivaatamist ja oma kvalifikatsiooni käsitleva hindamislehe koopiat. EPSO vastas, et tema taotlus esitati pärast teabenõude või läbivaatamistaotluse esitamise tähtaja möödumist (EPSO märkis, et taotlused oleks tulnud esitada kümne kalendripäeva jooksul alates tulemuste avaldamise kuupäevast).

Uurimise ese

4. Kaebuse esitaja väitis,[1] et EPSO keeldus ekslikult andmast talle juurdepääsu valikukomisjoni hindamislehele tema kvalifikatsiooni kohta.

5. Kaebuse esitaja väitis, et EPSO peaks talle esitama koopia hindamislehest, mida valikukomisjon kasutas tema kandideerimisavalduse hindamiseks.

Uurimine

6. Ombudsman algatas uurimise 23. mail 2012 ja palus EPSO-l esitada oma arvamus kaebuse kohta 30. septembriks 2012. Arvamus edastati kaebuse esitajale ja paluti tal esitada oma märkused 30. novembriks 2012. Kaebuse esitaja märkusi ei esitanud.

7. Uurimise algatamise kirjas palus ombudsman EPSO-l oma arvamuse koostamisel kaaluda, kas teabe nõudmise kümnepäevane tähtaeg on põhjendatud, võttes arvesse järgmisi kaalutlusi.

8. Esiteks, kuigi 10-päevane tähtaeg läbivaatamise taotlemiseks näib olevat praktilistel põhjustel õigustatud, ei ole sellist põhjendust lühikese tähtaja kehtestamiseks teabe taotlemiseks.

9. Teiseks piirab isiku toimikuga tutvumise õiguse ajaline piiramine otseselt kahte põhiõigust, nimelt õigust tutvuda oma toimikuga, mis on sätestatud põhiõiguste harta artiklis 41, ning õigust tutvuda enda kohta kogutud andmetega ja (vajaduse korral) nõuda nende parandamist, mis on sätestatud põhiõiguste harta artikli 8 lõikes 2.

10. Kolmandaks piirab teabe otsimise lühike tähtaeg kaudselt ka põhiõigusi taotleda kohtulikku kontrolli ja esitada kaebus ombudsmanile. Ombudsman märkis sellega seoses, et kandidaadilt ei nõuta enne kohtusse pöördumist või ombudsmani poole pöördumist vaide esitamist. Nende põhiõiguste kasutamise suhtes kohaldatakse vastavat kahekuulist või kaheaastast tähtaega.

11. Ombudsman märkis, et kui kandidaat taotleb teavet kümnepäevase tähtaja jooksul, ei jõua vastus tõenäoliselt piisavalt kiiresti, et kandidaat saaks teha teadliku otsuse selle kohta, kas taotleda läbivaatamist või mitte. Arvestades, et läbivaatamise taotlemise lühike tähtaeg on mõistlik, oleks ainus viis läbivaatamisprotsessi tõhusaks muutmiseks automaatselt anda kõigile kandidaatidele hindamisleht nende kvalifikatsiooni kohta (seoses vastuvõtuetapiga) ja vastused nende kirjalikele/praktilistele katsetele (seoses hindamiskeskuse etapiga).

12. Võttes arvesse läbivaatamise taotlemise lühikest tähtaega, palus ombudsman EPSO-l talle teatada, kas ta on kaalunud sellise süsteemi loomist, mis genereerib kandidaatidele automaatseid e-kirju, milles neid teavitatakse, et nende EPSO profiilides on esitatud uut teavet.

13. 8. juulil 2013 esitas ombudsman EPSO-le kaebuse kohta soovituse projekti, paludes EPSO-lt üksikasjalikku arvamust. EPSO saatis oma üksikasjaliku arvamuse 30. septembril 2013 ja täiendava teabe 29. oktoobril 2013. EPSO üksikasjalik arvamus soovituse projekti kohta edastati kaebuse esitajale palvega esitada võimalikud märkused 30. novembriks 2013. Ombudsman ei saanud kaebuse esitajalt märkusi.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

A. Hindamislehele juurdepääsu andmisest keeldumine

Ombudsmanile esitatud argumendid

14. Kaebuse esitaja väitis, et talle tuleks anda juurdepääs tema taotluse hindamiseks kasutatavale hindamislehele, et ta saaks näha, milliseid kriteeriume ta ei pidanud täidetuks.

15. EPSO märkis oma arvamuses, et 20. augustil 2010 teatati kaebuse esitajale, et teda ei kutsutud konkursi hindamiskeskuse etappi, sest tema kvalifikatsiooni hindamisel andis valikukomisjon talle nõutavast miinimumist vähem punkte. Olles taotlenud läbivaatamist ja hindamislehe koopiat ning saanud teada, et tema taotlused on aegunud, palus kaebuse esitaja 15. septembri 2010. aasta e-kirjas uuesti, et talle esitataks hindamisleht, mida valikukomisjon kasutas tema taotluse hindamiseks. EPSO teatas 12. novembri 2010. aasta e-kirjaga kaebuse esitajale, et tema taotlus on edastatud konkursi sekretariaati.

16. EPSO arvates viitavad kaebuse esitaja väited sellele, et tema arvates ei ole talle hindamislehele juurdepääsu andmisest keeldumist piisavalt põhjendatud. Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklis 296 sätestatud põhjendamiskohustus tuleb siiski ühitada konkursikomisjonide menetluste suhtes personalieeskirjade III lisa artikli 6 alusel kohaldatava saladuse hoidmisega. Selle saladuse kaitsmine välistab konkursikomisjoni üksikliikmete seisukoha või kandidaatide isiklike või võrdlevate hinnangutega seotud üksikasjade avalikustamise.

17. EPSO täpsustas seejärel, et kandidaatide sobivuse hindamisel on konkursikomisjoni töö eelkõige võrdlev ja kuulub seega selle menetluse konfidentsiaalsuse alla. Järelikult kujutab saadud punktide edastamine väljakujunenud kohtupraktika kohaselt endast konkursikomisjoni otsuste piisavat põhjendamist ja võimaldab liidu kohtutel teostada asjakohast kohtulikku kontrolli. Lisaks ei saa väljakujunenud kohtupraktika kohaselt valikukomisjonilt nõuda, et ta kandidaadi katsel mittesaavutamist põhjendades täpsustaks, milliseid kandidaadi vastuseid peeti ebapiisavateks, ega selgitaks, miks. Sellised üksikasjalikud põhjendused ei ole vajalikud selleks, et Euroopa Kohus (ja seega ametisse nimetav asutus) saaks teostada oma kontrolli ja seega võimaldada kandidaadil otsustada, kas esitada kaebus või vajaduse korral hagi kohtusse.

18. Seetõttu leidis EPSO, et kaebuse esitaja sai kogu teabe, mida kohaldatavas õiguses peetakse põhjendamiskohustuse täitmiseks vajalikuks. EPSO vabandas siiski, et ei vastanud kaebuse esitaja 12. novembri 2010. aasta e-kirjale.

19. Vastuseks ombudsmani murele kümnepäevase tähtaja pärast märkis EPSO, et kandidaatide õigus saada teavet näeb ette, et edutud kandidaadid võivad saada teavet ja dokumente, mis võimaldavad neil teha teadliku otsuse valikukomisjoni otsuse vaidlustamise kasulikkuse kohta, ilma et see kahjustaks valikukomisjoni menetluse konfidentsiaalsust. Hiljutise kohtupraktika kohaselt on kümnepäevane tähtaeg õigustatud, sest see võimaldab edututel kandidaatidel saada teavet ja dokumente vähemalt üks kuu enne kohtule kaebuse või EPSO-le kaebuse esitamise tähtaja möödumist [2]. EPSO ei näinud seega kohtuliku kontrolli või ombudsmanile kaebuse esitamise põhiõiguse kaudset piiramist.

20. EPSO sõnul ei saa see mõjutada põhiõiguste harta artikli 8 lõikes 2 sätestatud õigust tutvuda enda kohta kogutud andmetega ja nõuda nende parandamist, kuna määruse 45/2001 (isikuandmete kaitse kohta) [3] artikli 14 kohaselt on andmesubjektil õigus nõuda viivitamata ebatäpsete või mittetäielike isikuandmete parandamist. Vastavalt Euroopa andmekaitseinspektori 24. veebruari 2006. aasta dokumendi [4] "Arvamus Euroopa Komisjoni andmekaitseametnikult saadud eelkontrolliteate kohta, mis käsitleb süsteemi "Euroopa institutsioonide või ühenduse organite ja asutuste alaliste töötajate värbamine konkursi teel"" punktile 3.9 saab "õigus andmete parandamisele [...] loomulikult kehtida ainult faktiliste andmete suhtes. Määratud märkide suhtes ei saa andmesubjektil mingil juhul olla õigust andmete parandamisele.”

21. Mis puudutab ettepanekut esitada kõikidele kandidaatidele automaatselt hindamislehed nende kvalifikatsiooni kohta konkursile lubamise etapis ning vastused nende kirjalikele või praktilistele katsetele hindamiskeskuse etapis, siis väitis EPSO taas, et kui kandidaatide sobivus on kindlaks määratud, on konkursikomisjoni töö võrdlev ja kuulub seega sellise menetluse konfidentsiaalsuse alla.

22. Seoses ettepanekuga luua automaatsed e-kirjad, et teavitada kandidaate sellest, et nende EPSO profiilides on uut teavet, märkis EPSO, et ta on välja töötanud robotposti teate, mis hoiatab kandidaate, kui nende EPSO kasutajakontol on uus sõnum. EPSO märkis siiski, et tegemist on lisateenistusega, millele kandidaatidel ei ole mingeid õigusi.

Ombudsmani hinnang, mille alusel koostati soovituse projekt

23. EPSO väitis kokkuvõttes, et kaebuse esitajale ei saa anda juurdepääsu tema kvalifikatsiooni hindamislehele konkursikomisjonide menetluse konfidentsiaalsuse tõttu personalieeskirjade III lisa artikli 6 alusel. Sellega seoses kordas ombudsman oma omaalgatusliku uurimise OI/5/2005/PB [5] raames tehtud järeldust: personalieeskirjade säte, mille kohaselt on valikukomisjonide töö salajane, ei takista kandidaatidele teatavaks tegemast hindamiskriteeriume ega konkreetse katse eest saadud punktide üksikasjalikku jaotust. Selle omaalgatusliku uurimise tulemusel võttis EPSO endale kohustuse esitada kandidaatidele hindamisleht, milles on märgitud mitte ainult üldine lõplik hinne, vaid ka kasutatud hindamiskriteeriumid ja iga kriteeriumi eest antud osalised hinded.

24. Ombudsman märkis sellega seoses veel, et asjaomase konkursiteate joonealuse märkuse 1 kohaselt „võivad kandidaadid, keda ei ole hindamiskeskusesse kutsutud, saada oma kvalifikatsiooni käsitleva valikukomisjoni hindamislehe koopia, esitades taotluse kümne päeva jooksul pärast seda, kui neid on tulemustest teavitatud.” Seega on EPSO ise võtnud seisukoha, et hindamisleht ei kuulunud valikukomisjoni menetluse konfidentsiaalsuse alla kümne päeva jooksul pärast kandidaatidele tulemuste edastamist. Kui hindamisleht ei olnud sel ajavahemikul hõlmatud valikukomisjoni menetluse saladusega, siis loogiliselt ja tingimata ei mõistnud ombudsman põhjendamisprotsessi, mille käigus võis see pärast seda ajavahemikku olla hõlmatud valikukomisjoni menetluse saladusega.

25. Seoses EPSO viitega hiljutisele kohtupraktikale märkis ombudsman, et otsuses, millele EPSO viitas, rõhutatakse EPSO kohustust pidada kinni kandidaatide esitatud teabenõuetele vastamise tähtaegadest, et võimaldada neil kasutada õigust teha teadlik otsus selle kohta, kas vaidlustada valikukomisjonide otsused või mitte [6]. Kuigi kohtuotsuses viidatakse ka lühikesele tähtajale, mille jooksul kandidaadid peavad teabenõudeid esitama,[7] ei osutata selles sellele, et kandidaatide õigus saada teavet pärast seda tähtaega oleks välistatud.

26. Eeltoodu põhjal ei pidanud ombudsman veenvaks EPSO argumente, millega ta põhjendas oma keeldumist anda kaebuse esitajale juurdepääs valikukomisjoni hindamislehele tema kvalifikatsiooni kohta, piirates sellega tema põhiõigust tutvuda oma toimikuga [8] ja tema kohta kogutud andmetega [9]. Ombudsman käsitles EPSO põhjendamatut keeldumist, mis kujutab endast haldusomavoli, esitades järgmise soovituse projekti:

Võttes arvesse ombudsmani järeldusi, peaks EPSO esitama kaebuse esitajale tema kvalifikatsiooni käsitleva hindamislehe koopia.

27. Ombudsman tunnistas, et "robomaili" süsteem on kandidaatide teavitamise osas paranenud. Ta ei välistanud siiski võimalust teha täiendavaid parandusi. Kuna EPSO ei ole esitanud mõjuvaid põhjendusi hindamislehe salajas hoidmiseks ja selleks, et anda kandidaatidele võimalikult täielik läbivaatamisõigus, võiks EPSO kaaluda võimalust esitada kõigile kandidaatidele automaatselt oma hindamislehed. Ombudsman teatas, et võtab seda küsimust täiendavalt arvesse, kui ta hindab EPSO põhjendatud arvamust soovituse projekti kohta, ning et ta tervitaks EPSO seisukohta ka selles küsimuses.

Ombudsmanile pärast soovituse projekti esitatud argumendid

28. Oma üksikasjalikus arvamuses soovituse projekti kohta märkis EPSO, et ta viib praegu ellu projekti, mille eesmärk on parandada kandidaatidega suhtlemise kvaliteeti. See hõlmab selgete ja avaliku poliitika suuniste koostamist muu hulgas selliste juhtumite jaoks nagu kaebuse esitaja juhtumid. EPSO rõhutab, et peab oma protsesside läbipaistvust väga oluliseks. Seda tõendab uue konkurentsimetoodika kasutuselevõtt, mis hõlmab uut konkursiteadete näidist ja avalike konkursside juhendit, mis sisaldab kõigi konkurentsimenetluste suhtes kohaldatavaid ühiseid eeskirju.

29. EPSO märkis, et pärast selle konkursi korraldamist, millel kaebuse esitaja osales, on ta oma tegevuspõhimõtted läbi vaadanud ja annab nüüd avalikele konkurssidele kandideerivatele kandidaatidele automaatselt teavet nende võimete sõela hindamise kohta. EPSO teatas, et võtab seega ombudsmani soovituse projekti arvesse ja saadab kaebuse esitajale nõutud teabe.

30. Seejärel edastas EPSO ombudsmanile koopia kaebuse esitajale saadetud kirjast, millega ta edastas kaebuse esitajale hindamislehe, mis sisaldas kriteeriume, kaalu ja tema kvalifikatsiooni eest antud punkte.

Ombudsmani hinnang pärast soovituse projekti

31. EPSO on esitanud kaebuse esitajale tema kvalifikatsiooni käsitleva hindamislehe koopia. EPSO on sellega seoses muutnud ka oma üldist poliitikat ja annab nüüd kandidaatidele automaatselt teavet nende kvalifikatsiooni hindamise kohta. EPSO on seega soovituse projekti täielikult heaks kiitnud ja käsitlenud ombudsmani muret kandidaatide teavitamise pärast. Ombudsman tänab EPSOt konstruktiivse ja läbipaistva lähenemisviisi eest selles küsimuses.

B. Järeldused

Kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

EPSO on ombudsmani soovituse projektiga nõustunud.

Kaebuse esitajat ja EPSOt teavitatakse sellest otsusest.

 

Emily O'Reilly

Strasbourg, 23. jaanuar 2014

---

[1] Kaebuse esitaja väitis ka, et EPSO jättis ta ekslikult avalikul konkursil osalemisest kõrvale, ning väitis, et EPSO peaks: 1) hindab oma taotlust uuesti; ja 2) kui nõude 1 alusel taotletud ümberhindamine näitab, et ta oleks tulnud kutsuda konkursi sellele etapile, lubada tal osaleda hindamiskeskuse etapil. Ombudsman leidis siiski, et selle väite ja nende väidete lisamine tema uurimisse ei olnud piisavalt põhjendatud järgmistel põhjustel. Arvestades konkursside korraldamise korralduslikke ja ajalisi piiranguid, pidas ombudsman mõistlikuks, et EPSO kehtestaks konkursside eri etappides läbivaatamistaotlustele ranged ja lühikesed tähtajad. Väite ja sellega seotud väidete eesmärki on võimalik saavutada ainult siis, kui need mõjuvad põhjused jäetakse rangete tähtaegade kehtestamisel kõrvale.

[2] 18. septembri 2012. aasta otsus kohtuasjas F-96/09: Martorell vs. komisjon (kohtulahendite kogumikus veel avaldamata, punkt 47).

[3] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrus (EÜ) nr 45/2001

üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduses

institutsioonide ja asutuste ning selliste andmete vaba liikumise kohta, EÜT 2001, L 8, lk 1.

[4] Euroopa andmekaitseinspektor.

[5] Otsus on kättesaadav aadressil: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Eespool 3. joonealuses märkuses viidatud kohtuasi F-96/09: Martorell vs. komisjon. Selle kohtuotsuse punkt 48 on sõnastatud järgmiselt: „Viimasest analüüsist nähtub, et kandidaatidele antud eriõiguse range järgimine EPSO poolt nii selle õiguse sisu kui ka vastamise tähtaja osas peegeldab kohustusi, mis tulenevad hea halduse põhimõttest, üldsuse õigusest tutvuda dokumentidega ja õigusest tõhusale õiguskaitsevahendile vastavalt Euroopa Liidu põhiõiguste harta artiklitele 41, 42 ja 47. Lisaks sellele, et kõrvalejäetud kandidaadid võivad esitada hagi või kaebuse, ilma et neil oleks piisavalt teavet, võib see, kui EPSO ei järgi kandidaatidele antud eriõigust, kujutada endast süülist tegu avalike ülesannete täitmisel, mis võib mõnel juhul anda kandidaadile õiguse hüvitisele“(mitteametlik tõlge ja kohtujuristi kursiiv).

[7] Eespool 3. joonealuses märkuses viidatud otsus kohtuasjas F-96/09: Martorell vs. komisjon, punkt 47.

[8] Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikli 41 lõike 2 punkt b.

[9] Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikli 8 lõige 2