Omaalgatusliku uurimise taust

1. 2010. aastal võttis EPSO ELi institutsioonide alaliste töötajate valimiseks kasutusele uue konkursimudeli, mis koosneb CBT eelvalikutestidest ja hindamiskeskuse testidest (lõpptestid). See uus mudel võeti kasutusele kogu konkursimenetluse kiirendamiseks.[1]

2. Vana mudeli konkurssidel kontrolliti kandidaatide tõendavaid dokumente enne lõpueksami kutsete (kirjalikud/suulised eksamid) väljastamist. See tähendas, et kõik lõppeksamile kutsutud kandidaadid võidi kanda reservnimekirja, kui nad selle eksami edukalt sooritasid.

3. EPSO uue näidiskonkursi menetluse kohaselt kontrollivad valikukomisjonid ainult nende kandidaatide tõendavaid dokumente, kes on edukalt läbinud konkursi lõpptestid, st hindamiskeskuses tehtud testid. Kui valikukomisjon ei võta edukate kandidaatide tõendavaid dokumente vastu, lükatakse need kandidaadid tagasi ja neid ei kanta reservnimekirja.

4. Kandidaatide jaoks oleks väidetavalt parem, kui neid teavitataks valikukomisjoni otsusest nende tõendavate dokumentide kohta enne hindamiskeskuse katsetele minekut, milleks nad tavaliselt valmistuvad, ning nad investeeriksid aega, jõupingutusi ja isegi raha. See on nii eelkõige seetõttu, et kandidaatide tõendavates dokumentides osutatud töökogemuse olulisus ametikohal, millele nad kandideerivad (EPSO konkurssidel osalemise tingimus), ei ole alati objektiivselt ilmne. Kui kandidaadid ei ole teadlikud töökogemuse olulisusest ametiülesannete täitmisel, ei saa nad lõpuks konkursil osaleda, isegi kui nad on hindamiskeskuses edukad.

5. Samuti näib, et nende kandidaatide osalemine hindamiskeskuse katsetel, kes lõpuks lükatakse tagasi tõendavate dokumentide puudumise või ebapiisavuse tõttu, ei pruugi olla majanduslikust seisukohast põhjendatud. Hindamiskeskusesse kutsumisega kaasnevad ELi kulud, mida oleks võimalik vältida, kui kandidaatide tõendavaid dokumente kontrollitaks enne hindamiskeskusesse kutsumist.

6. EPSO veebisaidil [2] ja avalike konkursside juhendis [3] esitatud teave ei selgita, miks praegune menetlus näeb ette tõendavate dokumentide kontrollimise alles viimasel hetkel, st siis, kui edukad kandidaadid on pärast hindamiskeskuse teste ja katseid juba tuvastatud.

7. Seetõttu asus ombudsman seisukohale, et EPSO peab eespool nimetatud küsimusi selgitama. ELi toimimise lepingu artikliga 228 antakse Euroopa Ombudsmanile õigus uurida omal algatusel võimalikke haldusomavoli juhtumeid ühenduse institutsioonide ja asutuste tegevuses. Ombudsman otsustas seega algatada käesoleva omaalgatusliku uurimise, et anda EPSO-le võimalus selgitada valikukomisjonide ajakava kandidaatide kvalifikatsiooni hindamiseks lisatud tõendavate dokumentide alusel.

Omaalgatusliku uurimise teema

8. Oma kirjas, millega algatati käesolev omaalgatuslik uurimine, viitas ombudsman EPSO vastu esitatud kaebusele seoses avaliku konkursiga EPSO/AST/112/10 ja märkis, et selle kaebuse asjaolud juhtisid tema tähelepanu küsimustele, mida käesolev omaalgatuslik uurimine käsitleb. Ta palus EPSO-l märkida, kas konkurssidel, kus hindamiskeskuse katsetele ei kvalifitseeru rohkem kui 100 kandidaati, võib valikukomisjon enne hindamiskeskusesse kutsete väljastamist kontrollida tõendavaid dokumente, eelkõige neid, mis on seotud hariduse ja töökogemusega.

9. Ombudsman palus EPSO-l oma vastuses arvesse võtta i) sellisest lähenemisviisist tulenevat võimalikku kokkuhoidu ELi eelarvele; ii) kandidaatide huvi saada teavet, kui nende erialast töökogemust ei peeta asjakohaseks enne, kui nad investeerivad hindamiskeskuse testidesse ja katsetesse aega ja vaeva; ning iii) asjaolu, et vana mudeli konkurssidel kontrolliti tõendavaid dokumente enne kirjalike/suuliste eksamite kutsete väljastamist.

Uurimine

10. 19. jaanuaril 2012 küsis ombudsman EPSO arvamust. EPSO esitas oma vastuse 31. mail 2012.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

A. Valikukomisjonide ajakava kandidaatide kvalifikatsiooni hindamiseks tõendavate dokumentide alusel

EPSO argumendid

11. EPSO viitas avalikule konkursile EPSO/AST/112/10 (edaspidi „konkurss“). Ta täpsustas, et konkursikomisjon koostas nimekirja kandidaatidest, kes said eelvalikutestidel kõige rohkem punkte ja kes nende elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teavet arvestades vastasid konkursiteates loetletud üld- ja eritingimustele. Seejärel kutsuti need kandidaadid hindamiskeskuse testidele ja katsetele. EPSO sõnul tähendab see, et kõik hindamiskeskuse testidele ja katsetele kutsutud kandidaadid vastasid elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teabe põhjal konkursiteates nõutud üld- ja eritingimustele.

12. Pärast tõendavate dokumentide kontrollimist võib valikukomisjon olla arvamusel, et teatavate kandidaatide tõendavad dokumendid ei kinnita või ei kinnita piisavalt nende elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teavet. Viidates eespool nimetatud konkursile, selgitas EPSO järgmist: „Küsimus ei ole selles, kas ... [Kandidaatide] erialane töökogemus oli asjakohane konkursiteates kirjeldatud ametiülesannete täitmisel, vaid pigem elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teavet tõendavate dokumentide esitamisel. Konkursikomisjon oli selle teabe põhjal juba otsustanud, et nende erialane töökogemus on kandidaatide konkursile lubamisel asjakohane, kuid seda tingimusel, et hiljem tõendatakse seda vajaliku dokumentaalse tõendiga.„EPSO arvates teadsid kandidaadid, kuidas koostada oma elektroonilises kandideerimisavalduses sisalduvat teavet viisil, mis veenab konkursikomisjoni, et nad vastavad konkursil osalemise tingimustele, kuid mõned kandidaadid ei esitanud selle kohta nõutavaid dokumente.

13. Tõendavate dokumentide kontrollimise etapp võib muutuda konkurentsist konkurentsiks, kuid ainult väga erandlikel juhtudel nõuab institutsioon endiselt, et teade koostataks nii, et dokumente kontrollitaks varasemas etapis. Eelkõige suure kandidaatide arvuga konkursside puhul on kulutõhusam ja ajasäästlikum viia täielik kontroll läbi alles enne edukate kandidaatide reservnimekirja kandmist.

14. EPSO võrdles kulusid, mis tulenevad kahest menetluslikust lähenemisviisist: esimene lähenemisviis, mille puhul tõendavaid dokumente kontrolliti enne lõplikke katseid; ning praegune lähenemisviis, kus neid kontrollitakse alles pärast kõnealuseid katseid. Konkursil kutsuti hindamiskeskuse katsetele kokku 499 kandidaati, kellest ainult 193 osutusid edukaks. Praeguses süsteemis, kus kontrollitakse ainult hindamiskeskuse katsetel edukalt osalenud kandidaatide tõendavaid dokumente, pidi valikukomisjon kontrollima ainult 193 toimikut 499 toimiku asemel, mida ta oleks pidanud kontrollima esimese lähenemisviisi kohaselt. Selle tulemusena kulus kontrolli tegemiseks vähem kui pool inimtöötundidest. Tõendavate dokumentide kontrollimine on väga aeganõudev ja töömahukas. Kogemused näitavad, et ainult väga piiratud arv kandidaate ei suuda esitada vajalikke tõendeid elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teabe kohta. Konkursi puhul ei suutnud ainult 11 kandidaati (193 kandidaadist) lõpuks esitada vajalikke tõendavaid dokumente, mis põhjendaksid nende elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teavet. EPSO on veendunud, et praegune meetod võimaldab ELi eelarvele võrreldes varasema lähenemisviisiga reaalset kokkuhoidu.

15. Lisaks määratleti konkursiteates hindamiskeskuse katsetele kutsutavate kandidaatide arv kui reservnimekirja kantavate kandidaatide arvu kordne (2,5 korda). Seetõttu ei oleks tõendavate dokumentide kontrollimine enne hindamiskeskuse katsete kutsete saatmist vähendanud kutsutud kandidaatide arvu ega oleks seega toonud kaasa täiendavat kokkuhoidu ELi eelarve jaoks. Kõnealuse konkursi puhul oleks see kaasa toonud olukorra, kus 11 kandidaadi asemel, kes lõpuks ei suutnud esitada vajalikke tõendavaid dokumente, oleks kutsutud veel 11 kandidaati.

16. EPSO järeldas sellest, et hindamiskeskusesse kutsutud kandidaatide puhul tegi valikukomisjon otsuse nende osalemistingimuste kohta ja lubas nad hindamiskeskuse katsetele nende elektroonilises kandideerimisavalduses esitatud teabe alusel. Sobivuskriteeriumide kontrollimise piiramine nende kandidaatide dokumentidega, keda võib kanda reservnimekirja, toob kaasa märkimisväärse ajavõidu ja lühendab seega konkursile lubamise etapi kestust.

17. Enne hindamiskeskuse testidele ja katsetele aja ja jõu kulutamist on kandidaatidel huvi saada teavet selle kohta, kas nende erialast töökogemust peetakse asjakohaseks või mitte. EPSO on veendunud, et praeguse süsteemi puhul on see nii. Kui kandidaadid esitavad kooskõlas allkirjastatud kirjaliku kinnitusega dokumendid, mis toetavad internetis esitatud teavet, ei muuda nende dokumentide kontrollimine nende sobivust.

Ombudsmani hinnang

18. Kõigepealt juhib ombudsman tähelepanu sellele, et kehtivate konkursieeskirjade kohaselt kontrollib valikukomisjon pärast hindamiskeskuse teste ja katseid üldjuhul tõendavaid dokumente, mis kinnitavad kandidaatide avaldusi elektroonilises kandideerimisavalduses seoses järgmisega: i) kodakondsus; ii) töökogemus; ning iii) akadeemiline kvalifikatsioon.[4]

19. Ombudsman on juba saanud kaebusi, milles väidetakse, et isegi kui kandidaat viitas tema valduses olevatele tõendavatele dokumentidele ja lisas seda tehes veebipõhisesse kandideerimisavaldusse teabe oma eritunnistuste [5] või konkreetsete töölepingute ja/või füüsilisest isikust ettevõtjana tegutsemise perioodidega seotud arvete [6] kohta (mille alusel ta seejärel CBT-le vastu võeti), ei pidanud valikukomisjon neid dokumente konkursi lõppetapis tõendavate dokumentide kontrollimisel piisavaks tõendiks nõutava kvalifikatsiooni kohta.

20. Ombudsmani ei veena seega täielikult EPSO seisukoht, et i) asjakohase töökogemuse/diplomite märkimine elektroonilises kandideerimisavalduses ja ii) samade andmete olemasolu kandidaatide valduses olevates tõendavates dokumentides annavad kandidaatidele tegeliku tagatise, et valikukomisjon peab neid dokumente pärast hindamiskatseid ükshaaval kontrollides piisavaks. Sellega seoses soovib ombudsman siinkohal meelde tuletada EPSO poolt paljudes ombudsmani uurimistes esitatud argumenti (mida ta ei vaidlusta), nimelt et valikukomisjonidel on tõendavate dokumentide asjakohasuse osas ulatuslik kaalutlusõigus, mida on tunnustatud ELi kohtute praktikas.

21. Sellest järeldub, et kandidaadid, kes otsustavad konkursil osaleda ja kellel on konkreetsed tõendavad dokumendid, ei pruugi alati olla kindlad, et valikukomisjon annab neile dokumentidele lõpliku hinnangu. Sellega seoses tuleb märkida, et kandidaadid peavad hindamiskatseteks valmistuma. Sellega kaasneb aja ja sageli ka raha investeerimine. Seega oleks neile olnud parem, kui nad oleksid enne sellise investeeringu tegemist saanud teada, milline on valikukomisjoni lõplik otsus nende tõendavate dokumentide kohta.

22. Sama olukorda võib näha ka teisest vaatenurgast. Kui kandidaat esitab oma elektroonilises kandideerimisavalduses kõigepealt teabe oma kvalifikatsiooni kohta, seejärel võetakse ta selle teabe alusel CBTsse vastu, ta läbib edukalt CBT ja hindamistestide menetluse ning valikukomisjon otsustab lõpuks, et tema tõendavad dokumendid ei ole piisavad, asendab see kandidaat hindamiskeskuses tegelikult teist kandidaati, kelle tõendavad dokumendid võivad olla piisavad, kuid kes on saanud CBT testide tulemused, mis jäävad veidi allapoole hindamiskeskusesse kutsutavate kindlaksmääratud arvu kandidaatide jaoks kehtestatud künnist. Sellega seoses võtab ombudsman teadmiseks EPSO arvamuses esitatud väite, et hindamiskeskusesse lubatud kandidaatide arv on „... enam-vähem kindlaks määratud. Seetõttu ei oleks tõendavate dokumentide kontrollimine enne hindamiskeskuse katsete kutsete saatmist vähendanud kutsutud kandidaatide arvu ega oleks seega toonud kaasa täiendavat kokkuhoidu ELi eelarve jaoks. Kõnealuse konkursi puhul oleks see kaasa toonud olukorra, kus 11 kandidaadi asemel, kes ei suutnud lõpuks vajalikke tõendavaid dokumente esitada, oleks kutsutud veel 11 kandidaati. Ombudsmani arvates võib selline olukord, isegi kui see on hüpoteetiline, tekitada kahtlusi, kas konkurss annab tõepoolest võimaluse kanda reservnimekirja parimad kandidaadid, kes seda väärivad.

23. Ombudsman on tänulik, et EPSO järgis oma arvamuses tema esialgset soovitust ja esitas oma kõnealuse menetluse toetuseks argumendid, mis on seotud i) võimalike rahaliste eelistega ELi eelarvele ja ii) võimaliku aja kokkuhoiuga. Kõiki neid argumente ei veena siiski täielikult ka ombudsman.

24.  EPSO argument (mida on tsiteeritud eespool punktis 22) selle kohta, et hindamiskeskuse katsetele kutsutavate kandidaatide arv on enam-vähem kindlaks määratud, tõendab, et tõendavate dokumentide kontrollimise aeg ei mõjuta liidu kulusid, näiteks kandidaatide sõidu- ja elamiskulusid. Olenemata sellest, kas tõendavaid dokumente kontrollitakse enne või pärast hindamiskeskuse teste, jäävad kandidaatide sõidu- ja elamiskulud alati samaks, sest hindamiskeskusesse kutsutakse sama kindel arv kandidaate.

25. Teisest küljest, isegi kui hindamiskeskuse tegevuskulusid ei mõjuta asjaolu, et tõendavaid dokumente kontrollitakse enne või pärast hindamiskeskuse katsetele kutsumist, sest hindamiskeskus tegutseb pidevalt EPSO peakorteris Brüsselis, võib tõepoolest väita, et aega ja raha kasutatakse halvasti, kui valikukomisjoni liikmed viivad läbi hindamiskatseid kandidaatidele, keda ei oleks tohtinud vastu võtta, kui nende tõendavaid dokumente oleks kontrollitud enne ja keda ei oleks mingil juhul saanud kanda reservnimekirja, isegi kui nad olid nendel katsetel edukad.

26. Lisaks väitis EPSO sisuliselt, et konkursikomisjonid vajavad hindamiskeskuse katsetele kutsutud kandidaatide toimikute kontrollimiseks rohkem aega kui ainult nende kandidaatide toimikute kontrollimiseks, kes on need katsed edukalt läbinud.

EPSO avaldust tuleb siiski analüüsida kogu konkursi menetluse kestuse kontekstis, milleks on ligikaudu 6–8 kuud. Selles kontekstis ei ole olulist ajalist erinevust, kui valikukomisjon kontrollib tõendavaid dokumente enne hindamiskeskuse katsete toimumist. Ombudsmani arvates on mõistlik eeldada, et ühel professionaalse valikukomisjoni kogenud liikmel peaks olema ühe tööpäeva jooksul lihtne kontrollida ligikaudu 100 toimikut (tõendavat dokumenti). Sellest järeldub, et 499 toimiku (kõigi nende kandidaatide toimikud, kes on kutsutud selle konkursi hindamiskeskuse katsetele, millele EPSO arvamuses viitas) kontrollimiseks kuluva päevade arvu erinevus oleks pigem minimaalne kui 193 toimiku puhul (kõigi nende katsete edukalt läbinud kandidaatide toimikud). Sellise toimimisviisiga säästetud aeg näib seega olevat minimaalne [7]. On selge, et kui nende kontrollide eest vastutaks rohkem kui üks valikukomisjoni liige (mis peaks olema tavaline juhtum), oleks säästetud aeg minimaalne, eriti kui võrrelda aega, mis kulus selleks, et „vastuvõetamatud kandidaadid“ läbiksid pikad ja kulukad hindamiskeskuse testid ja katsed.

27. Eespool esitatud järeldusi arvesse võttes on ombudsman seisukohal, et EPSO selgitus täiendavate dokumentide kontrollimise menetluse eeliste kohta pärast hindamiskatsete toimumist ei ole täiesti veenev. Võttes aga arvesse, et nagu EPSO märkis, viiakse see menetlus läbi nende institutsioonide selgesõnalisel soovil, kellele EPSO konkursse korraldab, leiab ombudsman, et EPSOga seotud täiendavad uurimised ei ole käesoleval juhul põhjendatud.

B. Järeldused

Seetõttu lõpetab ombudsman käesoleva omaalgatusliku uurimise järgmise järeldusega:

Täiendavad uurimised selles küsimuses ei ole õigustatud.

EPSOt teavitatakse sellest otsusest.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbourg, 19. detsember 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] ELT C 315 A, lk 1–14. Sama olukord on juhendi uusima versiooniga (ELT 201270A).

[4] Avalike konkursside juhend, punkt 6.1.4.

[5] Näiteks kaebus 962/2011/AN käsitleb tõendavaid dokumente, mis tõendavad akadeemilist või samaväärset kvalifikatsiooni. Kaebuse esitaja osales EPSO konkursil, kus nõuti diplomit, mis tõendaks üheaastase koolituse läbimist asjaomases valdkonnas. Kaebuse esitajal oli Institut du Monde Arabe’i väljastatud kutsetunnistus, mis tõendab vastavas valdkonnas läbitud koolituse kestust. Ta mainis seda oma kandideerimisavalduses. Pärast seda, kui ta oli sooritanud hindamiskeskuse eksamid suurepäraste hinnetega, jäeti ta reservnimekirjast välja, sest tema kutsetunnistust ei saa väidetavalt pidada kooli väljastatud diplomiks. Ombudsman tegi sõbraliku lahenduse ettepaneku, mis lükati tagasi. Juhtum ei ole veel lõpetatud.

[6] Kaebus 2518/2011/MHZ käsitleb töökogemust tõendavaid dokumente. Kaebuse esitaja oli hindamiskeskuse testidel edukas. Valikukomisjon otsustas esitatud dokumentide põhjal siiski, et tema töökogemus ei ole reservnimekirja kandmiseks piisav. Pärast EPSO arvamuse ja kaebuse esitaja tähelepanekute saamist otsustas ombudsman viia läbi täiendavad uurimised, mis on praegu pooleli.

[7] Kindlasti mitte rohkem kui kaks või kolm päeva, kui ainult üks inimene kontrolliks.