Strasbourg, 24. mai 2006

Lugupeetud dr K.

aprillil 2005 esitasite Mermayde Consultancy nimel kaebuse Euroopa ombudsmanile. Teie kaebus puudutas Euroopa Komisjoni otsust nõuda tagasi viienda raamprogrammi raames projektile antud raha.

mail 2005 edastasin kaebuse komisjoni presidendile. Komisjon saatis oma arvamuse 4. oktoobril 2005. Edastasin selle Teile koos märkuste esitamise kutsega, mille Te saatsite 21. novembril 2005.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused. Vabandan teie kaebuse menetlemiseks kulunud aja pärast.

Kompromiss

Kaebuse esitaja, tegevdirektori ja Mermayde’i esindaja sõnul on asjaomased faktid kokkuvõtlikult järgmised.

Mermayde Consultancy (edaspidi „Mermayde”) koordineeris projekti TRAP-LRM, mida komisjon rahastas viienda raamprogrammi raames.

Komisjon saatis 4. novembril 2004 Mermayde’ile otsuse projekti jaoks eraldatud 52 589,23 euro tagasinõudmise kohta. Komisjon selgitas, et teatavaid kulusid ei peetud abikõlblikeks, sest vastupidiselt neljanda raamprogrammi eeskirjadele ei võetud enam arvesse alltöövõtjate kõiki kulusid.

Lepingute üle peetavate läbirääkimiste etapis ja projekti rakendamisel ei paistnud komisjoni töötajad olevat teadlikud viienda raamprogrammi eeskirjade muutmisest.

Neljanda raamprogrammi raames, milles Mermayde’il oli kogemusi, lubas komisjon võtta arvesse alltöövõtjate kogukulusid, isegi kui nende kulude hüvitamist nõuti ainult osaliselt. Viienda raamprogrammi esimeses voorus TRAP-LRM ettepaneku koostamisel esitati iga partneri eelarve üksikasjad, tuues välja nii kogukulud kui ka summad, mille jaoks komisjonilt rahastamist taotletakse.

Komisjon teavitas Mermayde’i, et ettepanek jäeti lepingute üle peetavateks läbirääkimisteks alles. Komisjon ei märkinud, et täielikult on rahastamiskõlblikud ainult partnerite, mitte alltöövõtjate kantud kulud.

Lepinguläbirääkimiste käigus ei teavitanud ei komisjoni teadusametnik ega finantsametnik Mermayde’i sellest, et viienda raamprogrammi kohaselt on abikõlblikud ainult partnerite tegelikud kulud ning et seetõttu võib Mermayde allhankestruktuuri kasutades kanda tõsist kahju. Komisjon oleks pidanud Mermayde’i alltöövõtjate kasutamise võimalike negatiivsete mõjude eest hoiatama ja soovitama tal muuta kavandatud alltöövõtjad partneriteks. Komisjon sellist teavet siiski ei esitanud ja leping allkirjastati. Lepingu I lisas on esitatud kindlakstehtud kogukulud, sealhulgas alltöövõtjate kulud ja komisjoni panus. II lisas oli siiski sätestatud, et rahastamiskõlblikud on ainult alltöövõtjate tegelikud kulud, mida kannab koordinaator. Seega tekitasid need kaks lisa segadust.

Projekt viidi edukalt ellu ja komisjon tegi lõppmakse. Komisjon auditeeris projekti siiski hiljem ja audiitorid ei nõustunud projekti rahaliste vahenditega, sest kogukulud ei olnud kuluaruandes esitatud. Seetõttu nõudsid audiitorid Mermayde’ilt 52 589,23 euro tagasimaksmist. Mermayde tunnistas, et alltöövõtjate tegelikke kogukulusid kuluaruandes ei kajastatud, kuid teatas audiitoritele, et tegelikke kogukulusid on võimalik tõendada. Audiitorid ei maininud midagi asjaolu kohta, et sellised tõendid ei lahenda probleemi, kuna kõnealuseid kulusid ei kandnud töövõtja.

Auditi põhjal saatis komisjon Mermaydele tagasinõudekirja. Mermayde vastas komisjonile, soovitades koguda ja esitada dokumente alltöövõtjate kogukulude tõendamiseks. Komisjon nõustus sellega ja palus Mermayde’il esitada uus kuluaruanne. Jällegi jättis komisjon mainimata, et alltöövõtjate kantud kogukulu ei saanud arvesse võtta.

Alltöövõtjate kogukulusid tõendav dokument koguti kokku ja saadeti komisjonile. Tõendite aktsepteerimise asemel saatis komisjon veel ühe tagasinõudekirja, milles märgiti järgmist: „Lepingu alusel hüvitatakse ainult need kulud, mis on muu hulgas kantud projekti kestel ja mis on kantud asjaomaste osalejate raamatupidamisarvestusse. Alltöövõtukulude puhul tähendab see, et neid saab hüvitada (lepingus fikseeritud määraga, siin 48,37%) ainult niivõrd, kuivõrd alltöövõtja on esitanud teile arve, mille olete (täielikult) tasunud. Asjakohased on teie tegelikud kulud. Seetõttu ei ole alltöövõtu tegelike kulude ja nende tegelike taotletud summade võrdlemine (ja sellega seotud deklaratsioonid) asjakohane ning uued kuluaruanded ei ole vastuvõetavad.”

Kaebuse esitaja väitis, et komisjoni otsus nõuda tagasi projektile TRAP-LRM viienda raamprogrammi raames antud 52 589,23 euro suurune summa oli ebaõiglane.

Kaebuse esitaja väitis, et ta allkirjastas lepingu heas usus, tuginedes oma kogemustele neljanda raamprogrammi alusel kohaldatavate eeskirjadega, ning et komisjon oleks pidanud teda teavitama uutest eeskirjadest ja alltöövõtjate kasutamise võimalikest negatiivsetest tagajärgedest.

Kaebuse esitaja väitis, et komisjon peaks tagasinõudeotsuse tühistama ja tagastama tagasinõutud summa 52 589,23 eurot projekti koordinaatorile Mermaydele.

Nõue

Komisjoni arvamus

Komisjon esitas oma arvamuses kokkuvõtlikult järgmised märkused.

Taustteave

2000. aastal sõlmisid Mermayde, keda esindas kaebuse esitaja, Geeli Teadusuuringute Ühiskeskus (JRC) ja Euroopa Komisjoni teadusuuringute peadirektoraat TRAP-LRM lepingu viienda raamprogrammi raames. Lepingus oli ette nähtud, et osa tööst peab tegema üheksa alltöövõtjat, kes on loetletud 1. lisas. lisas määratleti nende roll kui „SC“, st alltöövõtjad, kes on seotud koordinaatori Mermayde’iga.

Lepingu artikli 3 kohaselt olid projekti hinnangulised abikõlblikud kogukulud 222 750 eurot ja ühenduse maksimaalne toetus oli 107 950 eurot. Eelarve jaotus peatöövõtjate (Mermayde ja Teadusuuringute Ühiskeskus) vahel on esitatud hinnanguliste rahastamiskõlblike kulude soovitusliku jaotuse tabelis. Mermayde’i puhul määrati ühenduse rahalise osaluse määraks 48,37% lubatavatest kuludest.

Projekt algas 1. jaanuaril 2001 ja ettemakse 43 160 eurot tehti 15. märtsil 2001. Esimene vahemakse summas 39 726,21 eurot tehti 23. septembril 2002. Komisjoni finantsametnik kiitis heaks kõik Mermayde’i esitatud projektikulud (55 918,71 eurot) ja arvas maha 18 192,50 eurot, et saada tagasi osa esialgsest ettemaksest. Finantsametnik tugines aga ekslikult 100%-lisele hüvitamismäärale, mitte lepingus kindlaks määratud 48,37%-lisele määrale.

aasta aprillis viis komisjon läbi lepingu finantsauditi. Audiitorid kinnitasid põhimõtteliselt kõigi finantsametniku poolt heaks kiidetud kulude, eelkõige kõigi Mermayde esitatud alltöövõtukulude abikõlblikkust ja põhjendatust. Kogukulude tasandil tehti komisjoni kasuks vaid väike kulude korrigeerimine summas 4 860,84 eurot. Auditi tulemusena tuli siiski tagasi nõuda 52 589,23 eurot. 2351,19 euro suurune summa oli kulude korrigeerimise järelmeede, samas kui Mermayde pidi algse enammakse tõttu tagasi maksma 50 238,04 eurot, kusjuures hüvitise määr oli 48,37% asemel 100%.

Käesolev etteheide

Neljanda ja viienda raamprogrammi vahel ei toimunud muutusi seoses alltöövõtjate rolli ja alltöövõtukulude abikõlblikkusega. Mõlema raamprogrammi puhul ei olnud alltöövõtjad ise komisjoniga lepingulistes suhetes olevad töövõtjad. Töövõtjatel (koordinaatorid ja muud töövõtjad) lubati siiski kasutada oma töö teatavate osade puhul alltöövõttu. Sellised kulud olid rahastamiskõlblikud niivõrd, kuivõrd need kanti lepingu alusel vastavalt lepingutingimustele (lepingu II lisa C osa artikli 14 lõige 3), ning seetõttu hüvitati need töövõtjale lepingus sätestatud ja kõigi töövõtja kulude suhtes kohaldatava hüvitismäära alusel (käesoleval juhul 48,37 %).

Lepingu I ja II lisa vahel ei olnud vastuolu. Kuigi oli tõsi, et I lisas kasutati mõistet „partnerid“, määratleti selles selgelt kõik üksused, välja arvatud Mermayde ja Teadusuuringute Ühiskeskus, kui SC, st alltöövõtjad. Lisaks on kulude jaotuse tabelis nimetatud ainult neid kahte üksust kui projektis osalejaid. Seetõttu oli kaebuse esitajale kulude jaotuse tabelist selge, et alltöövõtjatele, nagu on kindlaks määratud lepingu ettevalmistamise vormis, ei antud töövõtjate rolli. Seda kinnitati kaebuse esitaja 23. juuni 2000. aasta kirjas.

Kaebuse esitajal oli ulatuslik kogemus eri raamprogrammide projektidega. Ta osales kümnes neljanda raamprogrammi projektis, mille raames ta tutvus ka alltöövõtjate suhtes kohaldatavate hüvitamiseeskirjadega. Kuna need eeskirjad ei olnud muutunud neljandast raamprogrammist viiendaks raamprogrammiks, pidi ta olema nendega tuttav. Sellises olukorras ei olnud läbirääkimistesse kaasatud komisjoni töötajatel konkreetset kohustust anda kaebuse esitajale nõu kokkuleppe võimalike finantstagajärgede kohta.

Nii neljanda kui ka viienda raamprogrammi raames võis alltöövõtjate (kogu)kulusid (sealhulgas nende kasumit) täielikult aktsepteerida allhankelepingu sõlminud peatöövõtja abikõlblike kuludena. Hüvitise määr, mida kohaldati kõigi töövõtjale omistatud kulude suhtes, sõltus siiski komisjoniga sõlmitud lepingus sätestatud korrast, st 35 % tutvustamistegevuse puhul, 50 % TTA-tegevuse puhul või kuni 100 % kaasnevate meetmete puhul.

Kaebuse esitaja väitis, et alltöövõtjate tegelikke kogukulusid ei esitatud kuluaruannetes, vaid et neid oleks võimalik põhjendada. Kaebuse esitaja avaldus ei kajastanud siiski lepingujärgsete alltöövõtukulude abikõlblikkuse ja hüvitamise nõudeid. Selleks et need kulud oleksid rahastamiskõlblikud, tuli need kanda töövõtja raamatupidamisarvestusse ja lisada kuluaruannetele alltöövõtjate asjaomaste arvete koopiad (üldtingimuste artikli 13 lõige 1 ja artikli 14 lõige 3). See tähendas, et töövõtja võis nõuda alltöövõtukulude hüvitamist üksnes juhul, kui ta oli saanud alltöövõtjalt arve, tasunud vastava summa alltöövõtjale ja registreerinud selle summa oma raamatupidamisarvestuses. Nende kulude tegelik hüvitamine komisjoni poolt sõltus seejärel lepingus ette nähtud hüvitamismäärast, mis käesoleval juhul oli 48,37%. Sellest järeldub, et kui alltöövõtjatel oleks tegelikult olnud rohkem kulusid ja nad oleksid võinud esitada suuremaid arveid, oleks Mermayde pidanud need arved kõigepealt täies ulatuses tasuma, et need oleksid abikõlblikud. Kõnealused kulud hüvitatakse 48,37% ulatuses. Kõnealune hüvitamismäär tähendas tõepoolest, et Mermayde pidi kandma 51,63 % kõigist abikõlblikest kuludest, sealhulgas alltöövõtukulud.

Nagu kaebuse esitaja väitis, ei muutnud komisjon viienda raamprogrammi lepinguliste tagajärgede tõlgendust. Siiski oli õige öelda, et finantsauditi käigus avastati viga projekti eest tehtud maksete töötlemisel, nimelt et Mermayde’i hüvitamise määr oleks pidanud olema 48,37%, mitte 100%. Sellega selgitati sissenõudekorralduse summat. Parandusmeetmete võtmisel järgis komisjon täielikult lepingutingimusi ja auditi järeldusi. Komisjon väljendas kahetsust vea üle, mis oli kaebuse esitajale lepingulisi kokkuleppeid silmas pidades siiski selge.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja esitas oma märkustes kokkuvõtlikult järgmised märkused:

Ombudsman palus komisjonil esitada oma arvamus 15. septembriks 2005. Arvamus esitati 4. oktoobril 2005, mis tähendab, et komisjon viivitas oma arvamuse esitamisega peaaegu kolm nädalat.

Komisjon ei teinud oma arvamuses kaebusest õiget kokkuvõtet, kuna tema kaebuse tegelik sisu seisnes selles, et komisjon oleks pidanud Mermayde’ile teatama, et tema alltöövõtjad oleksid pidanud saama komisjoni alltöövõtjateks, tagamaks, et Mermayde’il oleks olnud õigus alltöövõtjate kantud kulude hüvitamisele.

Mermayde'i varasemate standardite, mõõtmise ja katsetamise programmi projektide kogemuste põhjal hüvitati alltöövõtu korras mitme tuhande euro väärtuses tööd teinud analüüsilaboritele kuni 100 % deklareeritud kuludest. Mermayde võis nõustuda, et neljanda ja viienda raamprogrammi vahel ei ole ametlikult muudetud eeskirju alltöövõtjate rolli ja alltöövõtukulude abikõlblikkuse kohta. Nende eeskirjade tõlgendamine ja rakendamine võis siiski muutuda.

Sellegipoolest olid lepingu kaks lisa segadusttekitavad ja vastuolulised. I lisas esitati kõigi osalejate, sealhulgas alltöövõtjate (ehkki neid kõiki kirjeldati kui partnereid) kogukulud ja taotleti ELi toetust, samas kui II lisas märgiti, et rahastamiskõlblikud olid ainult alltöövõtjate tegelikud kulud, mida kandis koordinaator. Seega ei olnud küsimus selles, kas alltöövõtjaid on õigesti kirjeldatud. Probleem seisnes selles, et finantstabelis olid alltöövõtjate kogukulud ja taotletud summad kindlaks määratud ning Mermayde eeldas seetõttu, et taotletud summasid saab tõepoolest komisjonilt nõuda. Õiguslikus mõttes oli komisjonil tõenäoliselt õigus, kui ta väitis, et ainult 48,37 % tabelis esitatud 50 %st olid abikõlblikud kulud, kuid see asjaolu tekitas kindlasti segadust.

Ta oli tõepoolest palju aastaid töötanud komisjoni projektides, samuti koordinaatorina. Kuni 1995. aastani töötas ta aga mõnes teises organisatsioonis ja ainult vastutustundliku teadlasena, mitte finantsametnikuna. Käesolevas kaebuses käsitletav leping oli komisjoni ja Mermayde’i vahel sõlmitud kümnes leping. Kuid mitte kõik need lepingud ei olnud sama laadi. Vaid üks neist lepingutest puudutas projekti, mis sarnanes neljanda raamprogrammi raames ellu viidud projektidega. See projekt oli teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse projekt, samas kui käesolev projekt oli esimene kaasnevate meetmete meetme raames elluviidav projekt, mille tingimused ja eeskirjad erinesid teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse lepingute suhtes kohaldatavatest tingimustest ja eeskirjadest.

Audiitoritega peetud aruteludes ei seatud kahtluse alla ettepanekut leida täiendavaid põhjendusi alltöövõtu kogukulude kohta. Komisjon eiras siiski asjaolu, et finantsametnikule saadeti kiri, milles pakuti välja, et Mermayde kogub ja esitab kõik dokumendid, mis õigustavad alltöövõtjate kogukulusid, ning millele vastuseks soovitas finantsametnik 7. juuni 2004. aasta e-kirjas Mermayde’il saata soovitatud põhjendus koos uue kuluaruandega. Seega oli selge, et finantsametnik ei saanud finantsmõjust täielikult aru ja seetõttu tegi kaebuse esitaja märkimisväärseid jõupingutusi, et koguda põhjendusi. Komisjon ei pidanud esitatud põhjendusi siiski asjakohaseks.

Otsus

1 Sissejuhatav märkus

1.1 Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et komisjon saatis oma arvamuse peaaegu kolm nädalat hiljem.

1.2 Ombudsman märgib, et komisjon esitas oma arvamuse tõepoolest hilinemisega. Kuna viivitus oli siiski piiratud ja võttes arvesse asjaolu, et komisjon väljendas arvamusele lisatud kaaskirjas kahetsust tekkinud viivituse pärast, ei pea ombudsman põhjust küsimuse edasiseks käsitlemiseks.

2 Väidetavalt ebaõiglane tagasinõudmisotsus

2.1 Kaebus käsitleb komisjoni otsust nõuda tagasi Mermayde Consultancy (edaspidi "Mermayde") koordineeritud viienda raamprogrammi raames projektile antud raha. Kaebuse esitaja sõnul, kes esitas kaebuse Mermayde’i nimel, nõudis komisjon 52 589,23 euro suuruse summa tagasimaksmist, sest teatavaid kulusid ei peetud rahastamiskõlblikeks, kuna vastupidiselt neljanda raamprogrammi eeskirjadele ei võetud enam arvesse alltöövõtjate kõiki kulusid. Neljanda raamprogrammi raames, milles Mermayde’il oli kogemusi, lubas komisjon võtta arvesse alltöövõtjate kogukulusid, isegi kui nende kulude hüvitamist nõuti ainult osaliselt. Viienda raamprogrammi esimeses voorus esitatud ettepaneku koostamisel esitati iga partneri eelarve üksikasjad, märkides ära nii kogukulud kui ka summad, mille jaoks komisjonilt rahastamist taotletakse. Komisjon teavitas Mermayde’i sellest, et ettepanek jäeti lepingute üle peetavateks läbirääkimisteks alles, kuid ei märkinud, et täielikult on rahastamiskõlblikud ainult partnerite, mitte alltöövõtjate kantud kulud. Lepingu I lisas on esitatud kindlaksmääratud kogukulud, sealhulgas alltöövõtjate kulud, ja komisjoni panus. II lisas oli siiski sätestatud, et abikõlblikud on ainult alltöövõtjate tegelikud kulud, mida kannab koordinaator. Seega tekitasid need kaks lisa segadust.

2.2 Lisaks selgitas kaebuse esitaja, et pärast projekti edukat lõpuleviimist viis komisjon läbi auditi ja audiitorid ei nõustunud projekti rahastamisega, kuna kogukulud ei olnud kuluaruandes esitatud. Seetõttu nõudsid audiitorid Mermayde’ilt 52 589,23 euro tagasimaksmist. Mermayde tunnistas, et alltöövõtjate tegelikke kogukulusid kuluaruandes ei kajastatud, kuid teatas audiitoritele, et tegelikke kogukulusid on võimalik tõendada. Audiitorid ei maininud, et sellised tõendid ei lahendaks hüvitamise küsimust, kuna kõnealuseid kulusid ei kandnud töövõtja. Alltöövõtjate kogukulusid tõendav dokument koguti kokku ja saadeti komisjonile. Tõendite aktsepteerimise asemel saatis komisjon veel ühe tagasinõudekirja, milles märgiti järgmist: „Lepingu alusel hüvitatakse ainult need kulud, mis on muu hulgas kantud projekti kestel ja mis on kantud asjaomaste osalejate raamatupidamisarvestusse. Alltöövõtukulude puhul tähendab see, et neid saab hüvitada (lepingus fikseeritud määraga, siin 48,37%) ainult niivõrd, kuivõrd alltöövõtja on esitanud teile arve, mille olete (täielikult) tasunud. Asjakohased on teie tegelikud kulud. Seetõttu ei ole alltöövõtu tegelike kulude ja nende tegelike taotletud summade võrdlemine (ja sellega seotud deklaratsioonid) asjakohane ning uued kuluaruanded ei ole vastuvõetavad.”

Kaebuse esitaja väitis, et komisjoni otsus nõuda tagasi projektile TRAP-LRM viienda raamprogrammi raames antud 52 589,23 euro suurune summa oli ebaõiglane.

Kaebuse esitaja väitis, et ta allkirjastas lepingu heas usus, tuginedes oma kogemustele neljanda raamprogrammi alusel kohaldatavate eeskirjadega, ning et komisjon oleks pidanud teda teavitama uutest eeskirjadest ja alltöövõtjate kasutamise võimalikest negatiivsetest tagajärgedest.

2.3 Komisjoni sõnul sõlmiti viienda raamprogrammi raames leping Mermayde'iga, keda esindas kaebuse esitaja, ja Geeli Teadusuuringute Ühiskeskusega, nähes ette, et osa tööst peab tegema üheksa alltöövõtjat, kes on loetletud 1. lisas. Lepingu artikli 3 kohaselt olid projekti hinnangulised abikõlblikud kogukulud 222 750 eurot ja ühenduse maksimaalne toetus oli 107 950 eurot. Eelarve jaotus peatöövõtjate (Mermayde ja Teadusuuringute Ühiskeskus) vahel on esitatud hinnanguliste rahastamiskõlblike kulude soovitusliku jaotuse tabelis. Mermayde’i puhul määrati ühenduse rahalise osaluse määraks 48,37% lubatavatest kuludest. Komisjoni finantsametnik kiitis heaks kõik Mermayde’i poolt projekti jaoks esitatud kulud (55 918,71 eurot) ja järeldas sellest 18 192,50 eurot, et saada tagasi osa esialgsest ettemaksest. Finantsametnik tugines aga ekslikult 100%-lisele hüvitamismäärale, mitte lepingus kindlaks määratud 48,37%-lisele määrale. aasta aprillis viis komisjon läbi lepingu finantsauditi. Audiitorid kinnitasid põhimõtteliselt kõigi finantsametniku poolt heaks kiidetud kulude, eelkõige kõigi Mermayde esitatud alltöövõtukulude abikõlblikkust ja põhjendatust. Kogukulude tasandil tehti komisjoni kasuks vaid väike kulude korrigeerimine summas 4 860,84 eurot. Auditi tulemusena tuli siiski tagasi nõuda 52 589,23 eurot. 2351,19 euro suurune summa oli kulude korrigeerimise järelmeede, samas kui Mermayde pidi algse enammakse tõttu tagasi maksma 50 238,04 eurot, kusjuures hüvitise määr oli 48,37% asemel 100%.

2.4 Lisaks väitis komisjon, et neljanda ja viienda raamprogrammi vahel ei ole toimunud muutusi seoses alltöövõtjate rolli ja alltöövõtukulude abikõlblikkusega. Mõlema raamprogrammi puhul ei olnud alltöövõtjad ise komisjoniga lepingulistes suhetes olevad töövõtjad. Töövõtjatel (koordinaatorid ja muud töövõtjad) lubati siiski kasutada oma töö teatavate osade puhul alltöövõttu. Sellised kulud olid rahastamiskõlblikud niivõrd, kuivõrd need „nõuti sisse lepingu alusel“ vastavalt lepingutingimustele (lepingu II lisa C osa artikli 14 lõige 3) ja seetõttu hüvitati need töövõtjale lepingus sätestatud ja kõigi töövõtja kulude suhtes kohaldatava hüvitismäära alusel (käesoleval juhul 48,37 %). Lepingu I ja II lisa vahel ei olnud vastuolu. Kuigi oli tõsi, et I lisas kasutati mõistet „partnerid“, määratleti selles selgelt kõik üksused, välja arvatud Mermayde ja Teadusuuringute Ühiskeskus, kui „SC“, st alltöövõtjad. Lisaks on kulude jaotuse tabelis nimetatud ainult neid kahte üksust kui projektis osalejaid. Seetõttu oli kaebuse esitajale kulude jaotuse tabelist selge, et alltöövõtjatele, nagu on kindlaks määratud lepingu ettevalmistamise vormis, ei antud töövõtjate rolli.

2.5 Komisjon tuletas meelde, et kaebuse esitaja väitis, et alltöövõtjate tegelikke kogukulusid ei esitatud kuluaruannetes, vaid et neid oleks võimalik põhjendada. Komisjon väitis siiski, et kaebuse esitaja avaldus ei kajastanud lepingu kohaste alltöövõtukulude abikõlblikkuse ja hüvitamise nõudeid. Selleks et need kulud oleksid rahastamiskõlblikud, tuli need kanda töövõtja raamatupidamisarvestusse ja lisada kuluaruannetele alltöövõtjate asjaomaste arvete koopiad (üldtingimuste artikli 13 lõige 1 ja artikli 14 lõige 3). See tähendas, et töövõtja võis nõuda alltöövõtukulude hüvitamist üksnes juhul, kui ta oli saanud alltöövõtjalt arve, tasunud vastava summa alltöövõtjale ja registreerinud selle summa oma raamatupidamisarvestuses. Nende kulude tegelik hüvitamine komisjoni poolt sõltus seejärel lepingus ette nähtud hüvitamismäärast, mis käesoleval juhul oli 48,37%. Sellest järeldub, et kui alltöövõtjatel oleks tegelikult olnud rohkem kulusid ja nad oleksid võinud esitada suuremaid arveid, oleks Mermayde pidanud need arved kõigepealt täies ulatuses tasuma, et need oleksid abikõlblikud. Kõnealused kulud hüvitatakse 48,37% ulatuses. See hüvitamismäär tähendas tõepoolest, et Mermayde pidi kandma 51,63 % kõigist rahastamiskõlblikest kuludest, sealhulgas alltöövõtukulud. Nagu kaebuse esitaja väitis, ei muutnud komisjon viienda raamprogrammi lepinguliste tagajärgede tõlgendust. Siiski oli õige öelda, et finantsauditi käigus avastati viga projekti eest tehtud maksete töötlemisel, nimelt et Mermayde’i hüvitamise määr oleks pidanud olema 48,37%, mitte 100%. Sellega selgitati sissenõudekorralduse summat.

2.6 Kaebuse esitaja väitis oma märkustes, et komisjon ei teinud oma arvamuses kaebusest õiget kokkuvõtet, kuna tema kaebuse tegelik sisu oli see, et komisjon oleks pidanud Mermayde'i teavitama sellest, et tema alltöövõtjad oleksid pidanud saama komisjoni alltöövõtjateks, et tagada Mermayde'i õigus alltöövõtjate kantud kulude hüvitamisele. Mermayde võis siiski nõustuda, et neljanda ja viienda raamprogrammi vahel ei ole ametlikult muudetud eeskirju alltöövõtjate rolli ja alltöövõtukulude abikõlblikkuse kohta. Ta lisas, et nende eeskirjade tõlgendamine ja rakendamine võib olla muutunud. Probleem seisnes selles, et rahastamistabelis olid alltöövõtjate kogukulud ja taotletud summad kindlaks määratud ning Mermayde eeldas seetõttu, et asjaomaseid summasid saab tõepoolest komisjonilt nõuda. Õiguslikus mõttes oli komisjonil tõenäoliselt õigus, kui ta väitis, et ainult 48,37 % tabelis esitatud 50 %st olid abikõlblikud kulud, kuid see asjaolu tekitas kindlasti segadust. Audiitoritega peetud aruteludes ei seatud kahtluse alla ettepanekut leida täiendavaid põhjendusi alltöövõtu kogukulude kohta. Komisjon eiras siiski asjaolu, et finantsametnikule saadeti kiri, milles pakuti välja, et Mermayde kogub ja esitab kõik dokumendid, mis õigustavad alltöövõtjate kogukulusid, ning finantsametnik soovitas Mermayde’il saata soovitatud põhjendus koos uue kuluaruandega. Seega oli selge, et finantsametnik ei saanud finantsmõjust täielikult aru ja seetõttu tegi kaebuse esitaja märkimisväärseid jõupingutusi, et koguda põhjendusi. Komisjon ei pidanud esitatud põhjendusi siiski asjakohaseks.

2.7 Ombudsman märgib kaebuse esitaja ja komisjoni vahelise kirjavahetuse põhjal, mille koopiad esitas kaebuse esitaja oma kaebuse toetuseks, järgmist. 1. juunil 2004 saatis kaebuse esitaja komisjonile kirja, milles märkis muu hulgas järgmist: „Nagu selgub esialgsest ettepanekust ja komisjoniga sõlmitud lepingust, pidi taotletav summa tõepoolest moodustama 48,37 % kogukuludest. (...) Nendes alltöövõtulepingutes määrati kindlaks töö ja maksimaalne rahaline toetus, mida neil lubatakse Mermayde’ile esitada. (...) Mermayde ei ole kajastanud vastavates kuluaruannetes tegelikke kogukulusid. (...) Kui mul on kõik tõendid kogukulude kohta, võin vajaduse korral koostada kogu projektiperioodi kohta muudetud kuluaruande, mis tõendab, et taotletav summa ei ületa lepingujärgset 48,37% kogukuludest." (1) 17. juuni 2004. aasta kirjaga esitas kaebuse esitaja komisjonile uued kuluaruanded, selgitades, et: „Ainult erinevus on alltöövõtjate tegelikud kogukulud. Taotletud summa on identne varem taotletud summaga. Seega on nõutav protsendimäär väiksem kui lepingus märgitud 48,37 %(2).

2.8 Eespool öeldust ilmneb, et Mermayde andis oma alltöövõtjatele korralduse esitada talle arve ainult 48,37% ulatuses nende kogukuludest ja Mermayde omakorda deklareeris komisjonile ainult 48,37% projekti kogukuludest. Seda kinnitavad ka järgmised asjaolud. Projekti hinnangulised kogukulud olid 222 750 eurot(3), samas kui projekti heakskiidetud kogukulud olid 97 303,97 eurot(4), mis moodustab 43,68 % hinnangulistest kogukuludest. Komisjoni sõnul kiideti põhimõtteliselt heaks kõik Mermayde’i esitatud kulud. Kui projekti tegelikud kulud ei olnud oodatust palju väiksemad, viitab see sellele, et Mermayde deklareeris ainult vähem kui 50 % tegelikest kuludest.

2.9 Ombudsman peab vaieldamatuks asjaolu, et ühenduse rahaline toetus projektile oli 48,37% projekti kogukuludest, maksimaalselt 107 950 eurot. Jääb siiski küsimus, kuidas oleks tulnud kulud deklareerida, et neid saaks rahastada. Punktide 2.7 ja 2.8 põhjal näib kaebuse esitaja olevat arvamusel, et 48,37 % projekti kogukuludest oleks tulnud deklareerida ja seejärel oleks tulnud neid rahastada. Komisjon seevastu näib olevat arvamusel, et deklareerida oleks tulnud kõik projekti kulud, millest 48,37% oleks siis saanud toetust.

2.10 Ombudsman tuletab sellega seoses meelde, et lepingu artiklis 3 on sätestatud, et "projekti hinnanguline abikõlblik kogumaksumus on 222 750 eurot" ja et "ühendus rahastab projekti abikõlblikke kulusid (...) kuni 107 950 euro ulatuses". Ombudsman mõistab seda artiklit nii, et ühenduse rahastamine toimus projekti abikõlblike kulude alusel. Lisaks leiab ombudsman, et selleks, et komisjon saaks kindlaks määrata projekti abikõlblikud kulud, tuli deklareerida kõik kulud. Sellisel juhul rahastaks komisjon 48,37 % abikõlblikest kuludest. Komisjoni seisukoht, et kõik projekti kulud oleks tulnud deklareerida, tundub seega mõistlik.

2.11 Lisaks tuletab ombudsman meelde, et lepingu II lisa artiklis 16 on sätestatud, et "abikõlblikud kulud hüvitatakse, kui peatöövõtja neid põhjendab". Käesolevas asjas ei ole vaidlust selles, et Mermayde oli peatöövõtja. Kuna näib, et Mermayde on põhjendanud vaid vähem kui 50 % kogukuludest, tundub mõistlik, et komisjon on rahastanud ainult 48,37 % nendest põhjendatud kuludest.

2.12 Ombudsman võtab siiski teadmiseks kaebuse esitaja väite, et finantsametnik soovitas tal esitada põhjendused alltöövõtu kogukulude kohta, kuid komisjon ei pidanud neid põhjendusi lõpuks asjakohaseks. Ombudsman tuletab sellega seoses meelde, et lepingu II lisa artiklis 13 on sätestatud, et abikõlblikud kulud „määratakse kindlaks vastavalt raamatupidamispõhimõttele, mis põhineb varasematel kuludel ja peatöövõtja tavapärastel sise-eeskirjadel” ning need „kantakse raamatupidamisarvestusse”. Seega ilmneb, et selleks, et kulud oleksid abikõlblikud, tuli need kirjendada peatöövõtja (käesoleval juhul Mermayde) raamatupidamisarvestuses. Sama lisa artikli 14 lõikes 3 on sätestatud, et alltöövõtukulud võib lepinguga siduda, kui „asjaomaste peatöövõtjate kinnitatud asjakohaste arvete koopiad on lisatud vastavatele kuluaruannetele”, mis viitab lisaks sellele, et alltöövõtukulude kohta tuleb esitada arve peatöövõtjale, st need tuleb kirjendada peatöövõtja raamatupidamisarvestuses. Seega näib, et komisjon tegutses kooskõlas lepinguga, kui ta leidis, et 48,37% ulatuses on rahastamiskõlblikud ainult need alltöövõtjate kulud, mida tegelikult kandis peatöövõtja, st Mermayde. Ombudsman ei leia kaebuse esitaja ja komisjoni finantsametniku vahelisest kirjavahetusest midagi, mis viitaks sellele, et viimane soovitas Mermaydel esitada tõendid alltöövõtjate kulude kohta, mida Mermayde ei olnud kandnud, eriti kuna ta viitab 7. juuni 2004. aasta e-kirjas(5) "tõendavatele dokumentidele ja arvetele"(6).

2.13 Ombudsmani arvates ilmneb eeltoodust, et kaebuse esitaja sai valesti aru asjaomase ühenduse rahastamiskava toimimisest ja sellest, kuidas oleks tulnud kulusid deklareerida. Seega jääb küsimus, kas lepingu allkirjastamise ettevalmistamisel oli midagi, mis oleks pidanud panema komisjoni kahtlustama vääritimõistmist ja ajendama teda lepingut kaebuse esitajale selgitama.

2.14 Ombudsman tuletab sellega seoses meelde, et kaebuse esitaja leidis, et lepingu kaks lisa olid segadust tekitavad, eriti kuna I lisas esitatud finantstabelis olid kindlaks määratud alltöövõtjate kogukulud ja taotletud summad, samas kui II lisas oli märgitud, et rahastamiskõlblikud olid ainult koordinaatori tehtud alltöövõtjate tegelikud kulud. Ombudsman märgib, et kõnealuses finantstabelis olid loetletud alltöövõtjad koos nende vastavate kogukulude ja ELi toetusega, mis kõikusid 0–100 % kogukuludest. On tõsi, et alltöövõtjaid eraldi vaadeldes ei ole rahastamistabel kooskõlas komisjoni seisukohaga selle kohta, kuidas tuleks kulud deklareerida, et neid saaks rahastada, kuna ühendus ei saa konkreetse alltöövõtja kulusid eraldivõetuna 100% ulatuses rahastada. Pärast Mermayde'i arve esitamist rahastab ühendus ainult 48,37% alltöövõtja arvele märgitud kuludest. Ombudsman leiab siiski, et kõnealune finantstabel ei ole andnud komisjonile piisavalt põhjust kahtlustada kaebuse esitaja arusaama rahastamiskavast, kuna ELi toetuse kogusummaks määrati 107 950 eurot, mis on täielikult kooskõlas lepingu artikliga 3. Ombudsman ei leidnud ühtegi muud põhjust, miks komisjon oleks pidanud kahtlustama, et kaebuse esitaja oli rahastamiskavast valesti aru saanud.

2.15 Seoses kaebuse esitaja väitega, et komisjon oleks pidanud teda teavitama viienda raamprogrammi uutest eeskirjadest ja alltöövõtjate kasutamise võimalikest negatiivsetest tagajärgedest, märgib ombudsman, et kaebuse esitaja tunnistas oma märkustes, et tõenäoliselt ei olnud eeskirjad neljanda ja viienda raamprogrammi vahel alltöövõtukulude abikõlblikkuse osas muutunud, kuid eeskirjade tõlgendamine oleks võinud olla. Ombudsman ei ole siiski leidnud tõendeid, mis viitaksid sellele, et neljanda raamprogrammi raames tõlgendas komisjon eeskirju viisil, mis võimaldaks rahastada muude üksuste kui peatöövõtjate kulusid, mida need töövõtjad ei olnud arvete esitamise teel üle võtnud. Lisaks märgib ombudsman, et alltöövõtjate kasutamise „negatiivseid tagajärgi” oleks saanud vältida, kui need alltöövõtjad oleksid esitanud Mermayde’ile arve oma täielike kulude kohta ja Mermayde oleks saanud seejärel nende täielike kulude alusel rahalisi vahendeid. Seetõttu ei ole ombudsmanil selles küsimuses teabe esitamise kohustust.

2.16 Ombudsman peab kindlasti kahetsusväärseks asjaolu, et kaebuse esitaja näib olevat komisjoni rahastamiskavast valesti aru saanud. Eespool öeldut silmas pidades ei leia ta siiski, et komisjon oleks selles küsimuses haldusomavoli toime pannud.

2.17 Eespool öeldust hoolimata märgib ombudsman, et komisjon selgitas oma 4. novembri 2004. aasta teises sissenõudekirjas alltöövõtukuludega seoses "raamatupidamisarvestuses kajastatud" kulude tähendust, märkides, et neid kulusid saab hüvitada ainult lepingus kindlaksmääratud määra alusel (käesoleval juhul 48,37%) ulatuses, mil alltöövõtja on esitanud töövõtjale arve, mille töövõtja on täielikult tasunud. Ombudsman leiab, et võimalike tulevaste arusaamatuste vältimiseks seoses alltöövõtukulude rahastamisega oleks kasulik, kui komisjon võtaks meetmeid, et parandada ühenduse rahastamist pakkuvate lepingute selgust, selgitades selgelt tingimusi, mis peavad olema täidetud, et neid kulusid saaks arvesse võtta. Ombudsman teeb selle kohta täiendava märkuse.

3 Kaebuse esitaja väide

3.1 Kaebuse esitaja nõudis, et komisjon tühistaks oma tagasinõudeotsuse ja tagastaks projekti koordinaatorile Mermayde'ile 52 589,23 euro suuruse tagasinõutud summa.

3.2 Komisjon väitis, et 2004. aasta aprillis toimunud komisjoni auditi käigus kinnitasid audiitorid põhimõtteliselt kõigi finantsametniku poolt heaks kiidetud kulude, eelkõige kõigi Mermayde'i esitatud alltöövõtukulude abikõlblikkust ja põhjendatust. Kogukulude tasandil tehti komisjoni kasuks vaid väike kulude korrigeerimine summas 4 860,84 eurot. Auditi tulemusena tuli siiski tagasi nõuda 52 589,23 eurot. 2351,19 euro suurune summa oli kulude korrigeerimise järelmeede, samas kui Mermayde pidi algse enammakse tõttu tagasi maksma 50 238,04 eurot, kusjuures hüvitise määr oli 48,37% asemel 100%. Finantsametnik tugines makse tegemisel ekslikult 100%-lisele hüvitamismäärale, mitte lepingus kindlaks määratud 48,37%-lisele määrale. Korrigeerivate meetmete võtmisel ja enammakstud summa tagasinõudmisel tegutses komisjon täielikult kooskõlas lepingutingimuste ja auditi järeldustega. Komisjon väljendas kahetsust vea üle, mis oli kaebuse esitajale lepingulisi kokkuleppeid silmas pidades siiski selge.

3.3 Ombudsman leiab, et käesoleval juhul ei ole vaidlust selles, et hüvitise määr oli 48,37%. Lisaks nähtub eespool punktist 3.2, et komisjon on abikõlblike kulude arvutamisel toiminud õigesti, mis tähendab, et tegelikult oli tegemist eksliku enammaksega. Kahjuks näib, et see enammakse langes kokku kaebuse esitaja arusaamatusega abikõlblike kulude arvutamisest ja seetõttu ei märganud ta viga. Lähtudes eespool punktis 3.2 esitatud ombudsmani järeldusest haldusomavoli puudumise kohta, tundub komisjoni tagasinõudmisotsus siiski mõistlik ja kaebuse esitaja väidet ei saa seega rahuldada.

4 Kokkuvõte

Ombudsmani poolt selle kaebuse kohta läbi viidud uurimiste põhjal näib, et komisjon ei ole haldusomavoli toime pannud. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka komisjoni presidenti.

Järgmine reis

Ombudsman leiab, et võimalike tulevaste arusaamatuste vältimiseks seoses alltöövõtukulude rahastamisega oleks kasulik, kui komisjon võtaks meetmeid, et parandada ühenduse rahastamist pakkuvate lepingute selgust, selgitades selgelt tingimusi, mis peavad olema täidetud, et neid kulusid saaks arvesse võtta.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmani allakriipsutus.

(2) Ombudsmani allakriipsutus.

(3) Lepingu artikkel 3, mille koopia esitas kaebuse esitaja koos kaebusega.

(4) Üldine finantsülevaade, mis on lisatud komisjoni 11. mai 2004. aasta kirjale Mermaydele ja mille koopiad esitas kaebuse esitaja koos oma kaebusega.

(5) Kaebuse esitaja esitas selle koopia koos kaebusega.

(6) Ombudsmani allakriipsutus.