# Euroopa Ombudsmani otsus Euroopa Komisjoni vastu esitatud kaebuse 818/2005/PB kohta
- Autor: Euroopa Ombudsman
- Kuupäev: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/et/decision/et/2543)
---
Strasbourg, 18. detsember 2006

Lugupeetud hr X

märtsil 2005 esitasite Euroopa Ombudsmanile kaebuse ELi projekti kohta.

18. aprillil 2005 edastasin kaebuse Euroopa Komisjoni presidendile. Komisjon saatis oma arvamuse 27. juulil 2005 ja soovi korral edastasin selle Teile koos palvega esitada oma märkused. Teilt ei saadud ühtegi tähelepanekut.

Minu õigusametnik Peter Bonnor helistas 21. märtsil 2006 Teile, et teada saada, kas komisjoni poolt Teie organisatsioonile tehtud makset arvestades olite seisukohal, et juhtum on lahendatud.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud järelepärimiste tulemustest.

Komplekt
--------

Kaebuse esitaja põhjendas oma seisukohta kaebuse esemeks olevas küsimuses kokkuvõtlikult järgmiselt:

Kaebuse esitaja oli koos üheksa teise ettevõtte või uurimiskeskusega ELi viienda raamprogrammi kombineeritud projekti partner.

Projekt pidi kestma 1. jaanuarist 2001 kuni 31. detsembrini 2003. Uurimisprojektid esitati järgneva aasta esimeses kvartalis. Komisjon oli sõnaselgelt märkinud, et kogu kirjavahetus peab toimuma konsortsiumi koordinaatori kaudu ning et komisjoni koordinaatorile G-le otse saadetud kirjadele vastust ei anta. Konsortsiumi *projekti, st partnerite projekti* koordinaator oli K.

Aastatel 2001 ja 2002 sai kaebuse esitaja makseid ja ootas alles lõppmakset.

Komisjoni makseüksus oli aga halvas olukorras. Kaebuse esitaja poolt 2004. aasta veebruaris esitatud kuluaruandeid esialgu üldse ei käsitletud. Alles kuus kuud pärast nende esitamist ja mitmeid kontakte komisjoniga alustas komisjon nende avalduste kontrollimist.

Lisaks tundus kuluaruannete käsitlemine lohakas. aasta oktoobris paluti kaebuse esitajal esitada teatavate kuluaruannete originaalid. Ühel teisel projektipartneril oli sarnane kogemus, kui komisjon teatas talle, et vorm on kadunud.

Komisjon käsitles kaebuse esitaja avaldusi edasi väga aeglaselt. Projekti koordinaator K. esitas lõpliku finantskontrolli seisu kohta viis täiendavat taotlust[(1).](#(1)){#Footnote1} Ühelegi neist taotlustest ei vastatud. Komisjoni koordinaator G. teatas 29. oktoobril 2004 projektipartneritele, et komisjonil on nüüd olemas kõik lõplikuks finantskontrolliks vajalikud dokumendid. jaanuaril 2005 teatas komisjon pärast projekti koordinaatori järjekordset taotlust partneritele, et finantskontroll on lõpetatud ja et maksed tehakse hiljemalt 2005. aasta veebruari lõpuks.

jaanuaril 2005 esitas projekti koordinaator veel ühe taotluse, milles paluti komisjonil esitada teavet partneritele makstava summa kohta. Komisjon ei vastanud.

Kaebuse esitamise ajaks oli kaebuse esitaja oodanud oma lõpparuande kontrollimise lõpetamist üle ühe aasta.

Rahaliste vahendite haldamine oli täiesti arusaamatu ja üldse mitte *etteaimatav*. Kaebuse esitaja ei saanud kasutada kogu heakskiidetud eelarvet pikaajalise ebakindluse tõttu seoses sellega, kas raha üldse makstakse. See oleks olnud liiga suur risk, et asjaomast summat eelnevalt rahastada. Väikeettevõtete puhul on äärmiselt oluline, et asjaomane ettevõte saaks õigeaegset teavet finantsolukorra kohta. Sellisel juhul kogetud viivitused võivad väga kergesti ohustada väikeettevõtte püsimajäämist.

Ombudsmanile esitatud kaebuses esitas kaebuse esitaja järgmised väited:

1. Komisjon ei olnud eespool nimetatud projekti raames ülejäänud makseid teinud.
2. Komisjon ei käsitlenud nõuetekohaselt eespool nimetatud projektiga seoses esitatud maksetaotlusi ja sellele järgnenud kirjavahetust.

Kaebuse esitaja väitis, et komisjon peaks tegema asjaomased maksed.

Küsimus
-------

**Komisjoni arvamus**

Kaebuse esitaja edastati komisjonile, kes esitas kokkuvõtlikult järgmise arvamuse:

Mis puudutab väidetavat maksmata jätmist, siis tegi komisjon lõppmakse 21. aprillil 2005 (st pärast ombudsmanile esitatud kaebust).

Kaebuse esitaja teise väite kohta märkis komisjon järgmist:

i) Mis puudutab väidet, et kuluaruannete kontrollimine algas alles 2004. aasta septembris, st kuus kuud pärast aruannete kättesaamist, siis tuleb märkida, et kolmanda aasta kohta esitatud kuluaruannete *finantskontroll* algas alles pärast teadusliku kontrolli läbiviimist. Kõik täiendavad tehnilised dokumendid peale ühe, mida komisjon 14. juunil 2004 nõudis, saadi kätte 22. juunil 2004. Oma 18. juuni 2004. aasta kirjas teatas projekti koordinaator, et esitab viimase tulemuse koos kogu projektiperioodi hõlmava lõpparuandega.

Lõppkokkuvõttes lõpparuannet ei esitatud ja 5. aprillil 2005 kiitis komisjon kolmanda aasta kohta esitatud aruanded lõpparuannetena heaks. Sellega seoses tuleb märkida, et viimane täiendav tehniline dokument, mida komisjon 14. juunil 2004 taotles, saadi alles 5. aprillil 2005. Põhjus, miks komisjon ei nõudnud seda dokumenti teist korda enne 5. aprilli 2005, oli see, et komisjoni vastutav teadusametnik oli 2004. aasta oktoobrist 2005. aasta veebruarini haige. Siiski on selge, et projekti koordinaator oli alates 14. juunist 2004 teadlik dokumendi esitamise vajadusest ja ta oli tegelikult teatanud, et ta seda teeb.

ii) Seoses väitega, et komisjon oli kaotanud osa 2004. aasta veebruaris saadetud esialgsetest kuluaruannetest, tuleb märkida, et komisjon ei olnud kaotanud ühtegi dokumenti. Kaebuse esitajalt ja teistelt partneritelt saadud kuluaruanded olid koopiad, mitte originaalid.

iii) Seoses väitega, et komisjon ei vastanud projekti koordinaatori viiele konkreetsele taotlusele, märkis komisjon järgmist:

septembril 2004 palus komisjon e-posti teel lisateavet esitatud kuluaruannete kohta. Projekti koordinaator vastas samal päeval e-posti teel, et teavitada komisjoni sellest, et ta oli palunud partneritel esitada nõutud teave võimalikult kiiresti. Komisjon teatas 29. oktoobril 2004 koordinaatorile, et ta on saanud peaaegu kogu nõutud teabe, kuid et projekti koordinaatori organisatsioon ise peab veel esitama täiendavat teavet. Koordinaator edastas lisateabe 2. detsembril 2004. See e-kiri oli puhtalt informatiivne ja komisjonil ei olnud vaja sellele viimasele e-kirjale vastata.

ja 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjadega palus projekti koordinaator komisjonilt teavet lõppmakse edenemise kohta. Komisjon vastas 31. jaanuaril 2005 e-posti teel, et finantskontroll on lõpetatud ja et sõltuvalt eelarveridade avamisest oodatakse lõppmakse tegemist 2005. aasta veebruari lõpuks. Tuleb märkida, et komisjonile ei esitatud konkreetset teabenõuet kaebuse esitaja heakskiidetud kulude kohta.

iv) Seoses väitega, et partnerid olid oodanud lõppkontrolli ühe aasta jooksul, tuleb märkida järgmist: Kolmanda aasta kuluaruanded ja teaduslikud aruanded laekusid komisjonile 3. märtsil 2004. Komisjon kinnitas 19. aprillil 2004 dokumentide kättesaamist ja teatas projekti koordinaatorile, et võtab temaga uuesti ühendust, kui ta on hindamise lõpetanud. juunil 2004 teavitas komisjon koordinaatorit aruannete läbivaatamisest. Ta palus lisateavet järgmise kohta: kokkuvõtlik seminar, projekti toimiv ja ajakohastatud veebileht, projekti infoleht, lõpparuandesse lisatavad ettevalmistatavad väljaanded, konkreetne teaduslik lõpparuanne, kõigi partnerite allkirjastatud tehnoloogiateabe pakett ja läbivaadatud projektikokkuvõte. Kirjas mainiti ka seda, et makse tehakse alles siis, kui komisjon on kõik need dokumendid kätte saanud. Kogu nõutud teave esitati komisjonile 18. juunil 2004, välja arvatud projekti infoleht, mis koordinaatori sõnul esitatakse koos lõpparuandega. Koordinaator ei esitanud komisjonile täiendavat lõpparuannet.

Pärast seda, kui projekti koordinaator oli esitanud teabenõude, teatas komisjon talle 7. septembril 2004, et ta on alustanud esitatud kuluaruannete finantskontrolli. Osaline vastus saadi 29. oktoobril 2004. Täielik finantsteave, mida komisjon 7. septembril 2004 nõudis, saadi 2. detsembril 2004.

Lõpuks kiitis komisjon kolmanda aruande lõpparuandena heaks. Sellest teatati projekti koordinaatorile e-posti teel 5. aprillil 2005. Samas e-kirjas märkis komisjon, et lõppmakse võib heaks kiita ka teaduslikust/tehnilisest seisukohast, tingimusel et komisjonile saadetakse üks puuduv dokument, nimelt eespool nimetatud projekti infoleht. Koordinaator tegi seda samal päeval.

Eespool kirjeldatut arvesse võttes leidis komisjon, et ta on käesoleval juhul maksetaotlusi ja sellele järgnevat kirjavahetust nõuetekohaselt käsitlenud.

Komisjon avaldab kahetsust, et on esinenud mitmeid kahetsusväärseid asjaolusid, nagu projekti koordinaatori lubadus saata komisjoni palvel 2004. aasta juunis lõpparuanne ning asjaolu, et üks komisjoni poolt 2004. aasta juunis nõutud lisadokumentidest (projekti infoleht) anti komisjonile alles 5. aprillil 2005. Viimane oli osaliselt tingitud asjaolust, et komisjon ei saatnud kuni 2005. aasta aprilli alguseni ühtegi meeldetuletust. Kõik see põhjustas viivitusi, mida oleks saanud vältida. Eespool nimetatud asjaolusid arvesse võttes on komisjon siiski arvamusel, et haldusomavoli ei esinenud. Eelkõige on komisjon esitanud oma vastused lepingus kokku lepitud tähtaegade jooksul.
**Kaebuse esitaja tähelepanekud**

Komisjoni arvamus edastati kaebuse esitajale, kes märkusi ei esitanud.

Ombudsmani töötajad helistasid seejärel kaebuse esitajale, et teha kindlaks, kas arvestades asjaolu, et komisjon oli teinud lõppmakse, leidis ta, et kaebus on lahendatud. Kaebuse esitaja märkis, et tema arvates on makse küsimus lahendatud. Ta jäi siiski oma kaebuse juurde seoses komisjoni kontrollidega, märkides, et tema ettevõte oli komisjoni makseviivituste tõttu pankrotile väga lähedal.

Otsus
-----

**1 Väidetav maksmata jätmine**

Kaebuse esitaja oli koos üheksa teise ettevõtte või uurimiskeskusega ELi viienda raamprogrammi kombineeritud projekti partner. Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei olnud teinud projekti ülejäänud makseid. Ta nõudis, et komisjon teeks asjaomased maksed.

Kaebuse esitaja edastati komisjonile, kes teatas, et tegi lõppmakse 21. aprillil 2005 (st pärast ombudsmanile esitatud kaebust).

Eelöeldut silmas pidades näib, et komisjon on astunud samme maksenõudega seotud juhtumi lahendamiseks ja on seega kaebuse esitajat juhtumi selle aspekti osas rahuldanud.
**2 Väide, et maksetaotlusi ja hilisemat kirjavahetust ei ole nõuetekohaselt käsitletud**

2.1 Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei käsitlenud nõuetekohaselt eespool nimetatud projektiga seoses esitatud maksetaotlusi ja hilisemat kirjavahetust. Kokkuvõttes väitis ta, et komisjon alustas kontrollimist alles 2004. aasta septembris (rohkem kui kuus kuud pärast seda, kui komisjon sai kaebuse esitajalt kuluaruanded), et ta oli kontrolliprotsessi käsitlemisel lohakas, et ta ei vastanud koordinaatori kirjadele ning et lõplik kontrollimine võttis liiga kaua aega, põhjustades seega hilinenud lõppmakse.

2.2 Komisjon leidis oma arvamuses, et ta on käesoleval juhul maksetaotlusi ja hilisemat kirjavahetust nõuetekohaselt käsitlenud. Nõukogu avaldas kahetsust mitmete kahetsusväärsete asjaolude üle, nagu projekti koordinaatori lubadus saata komisjoni palvel 2004. aasta juunis lõpparuanne ning asjaolu, et üks komisjoni poolt 2004. aasta juunis nõutud täiendavatest dokumentidest (projekti infoleht) esitati komisjonile alles 5. aprillil 2005. Viimati nimetatud asjaolu oli osaliselt tingitud asjaolust, et komisjon ei olnud kuni 2005. aasta aprilli alguseni meeldetuletusi saatnud. Kõik see viis viivitusteni, mida oleks saanud vältida. Eespool nimetatud asjaolusid arvesse võttes oli komisjon siiski arvamusel, et tegemist ei ole temapoolse haldusomavoliga. Eelkõige oli komisjon esitanud oma vastused lepingus kokku lepitud tähtaegade jooksul.

2.3 Kaebuse esitaja ei esitanud tähelepanekuid komisjoni arvamuse kohta. Telefonivestluse käigus teatas ta ombudsmani töötajatele, et jääb oma teise väite juurde.

2.4 Kaebuse selle osa analüüsimiseks peab ombudsman kasulikuks võtta kaebuse esitaja ja komisjoni esitatud teabe ja dokumentide põhjal kokku faktiline arusaam käesoleva juhtumiga seotud sündmustest.

märtsil ++2004++ sai komisjon projekti kolmanda aasta kuluaruanded ja teaduslikud aruanded. Komisjon kinnitas ++19. aprillil 2004++ dokumentide kättesaamist ja teatas projekti koordinaatorile, et ta võtab temaga uuesti ühendust, kui ta on hindamise lõpetanud. ++juunil 2004++ teatas komisjon projekti koordinaatorile, et „kuigi*aruannet ei olnud lihtne lugeda, oli ilmne, et palju teadusuuringuid oli tehtud. *Käesoleva aruande ja selle kokkuvõtte lugemisel \[*\] ei ole siiski võimalik öelda, milline on projekti tegelik tulemus".* ja „Aruande*kohaselt on*\[ \] projektitöö nüüd lõppenud,* välja arvatud:*

* *kokkuvõtlik seminar*
* *operatiivne ja ajakohastatud projekti veebileht*
* *projekti infoleht (aruandesse oli märgitud infolehed, kuid kolmanda aasta aruandega koos esitatud materjal neid ei sisaldanud)*
* *ettevalmistamisel olevad väljaanded, mis tuleks lisada lõpparuandesse;*
* *lõplik teaduslik aruanne heakskiidetud QoL-vormingus*
* *TIP, millele on alla kirjutanud kõik partnerid*
* *Projekti kokkuvõte: see tuleks ümber kirjutada loetavamas stiilis ja sisuga, mis kajastab töö võimalikku mõju võrreldes üldiste eesmärkidega."*

++juunil 2004++ vastas projekti koordinaator komisjoni eespool nimetatud kirjale, märkides muu hulgas, et on korraldatud lõppsümpoosion ja „on*nüüd aruandesse lisatud";* et veebilehte „ajakohastatakse*praegu";* ning et koos*lõpparuandega esitatakse projekti infoleht.*

++septembril 2004++ palus projekti koordinaator komisjonil esitada teavet kontrolli käigus tehtud edusammude kohta. Samal päeval teatas vastutav komisjoni ametnik projekti koordinaatorile e-posti teel, et „alustasin*just \[...\] projekti finantsanalüüsi. Kui vajan täiendavat teavet, võtan Teiega ühendust.* " ++14. oktoobril 2004++ saatis sama ametnik projekti koordinaatorile üksikasjaliku loetelu täiendavast teabest või selgitustest, mis tuleks esitada komisjonile projekti täiendavaks kontrollimiseks. ++oktoobril 2004++ teatas asjaomane ametnik projekti koordinaatorile, et „olen*nüüd saanud erinevatelt partneritelt kogu nõutud teabe",* kuid teavet selle kohta, mida üks partner näis ületavat (20% võrra), ei ole veel saadud (teabenõue esitati 14. oktoobri 2004. aasta e-kirjas). Ametnik palus selle kohta selgitusi. detsembril ++2004++ saatis projekti koordinaator eespool nimetatud ametliku lisateabe ja selgitused.

++jaanuaril 2005++ palus projekti koordinaator eespool nimetatud ametnikult teavet selle kohta, millal kontrollimine lõpetatakse. Ta teatas ametnikule, et mõned partnerid kaaluvad makse saamiseks õiguslike meetmete võtmist. Ametnik teatas samal päeval projekti koordinaatorile, et „analüüs*on tehtud ja makse on valmis maksmiseks niipea, kui meie eelarvepunktid on taas avatud. Eelarveread avatakse eeldatavasti uuesti veebruari lõpus. Kui nad peaksid enne seda avama, alustan ilmselgelt makset varem.* Koordinaator kirjutas samal päeval tagasi, paludes ametnikul faksida talle „*\[projekti\] analüüsitabeli".* Näib, et ta ei saanud vastust.

++märtsil 2005++ teatas projekti koordinaator kaebuse esitajale e-kirja teel, et „ei*ole veel saanud fakse, tabeleid ega makseanalüüse".* E-kiri saadeti eespool nimetatud ametnikule.

++aprillil 2005++ teatas ametnik koordinaatorile, et „tahaksin*teile teatada, et ++lõpparuanne++ ja TIP on heaks kiidetud ning et ... lõppmakse on valmis projektile krediteerimiseks."* (Ombudsmani rõhuasetus) Ta märkis ka, et „sain*siiski aru, et ma ei ole veel saanud projekti infolehe koopiaid. Palun saatke mulle need võimalikult kiiresti, et saaksin makse kustutada/allkirjastada?* " ja "*\[palun\] andke mulle teada, kui kavatsete esitada voldiku koopiad, et saaksin lõppmakse kustutada.*" Projekti koordinaator saatis voldiku samal päeval.

2.5 Seoses eespool nimetatud faktide ja sündmustega on kaebuse esitaja märkinud järgmist:

(1) Komisjon alustas 2004. aasta veebruaris esitatud kuluaruannete teaduslikku kontrollimist alles kuue kuu pärast ja pärast seda, kui konsortsium oli komisjoniga mitu korda ühendust võtnud.

(2) Komisjon käsitles kuluaruandeid lohakalt, kaotades eelkõige konsortsiumi saadetud vormid.

(3) Komisjon oli olnud aeglane: oktoobril 2004 teatas komisjoni koordinaator konsortsiumile, et komisjon on saanud kõik lõplikuks finantskontrolliks vajalikud dokumendid; jaanuaril 2005 teatas komisjon konsortsiumi teise taotluse alusel konsortsiumile, et finantskontroll on lõpule viidud ja makse tehakse 2005. aasta veebruari lõpuks. Makse tehti 2005. aasta aprilli lõpus, seega olid konsortsiumi partnerid oodanud komisjoni kontrolli lõpuleviimist rohkem kui aasta.

(4) Komisjon jättis ekslikult vastamata viiele projekti koordinaatori saadetud e-kirjale (7. september, 14. oktoober, 2. detsember 2004 ning 13. jaanuar ja 31. jaanuar 2005).

2.6 Komisjon on omalt poolt teinud järgmised tähelepanekud:

(1) *Finantskontroll* sai alata alles pärast *teadusliku* kontrolli lõpuleviimist. Viimati nimetatu osas oli komisjonil 14. juunil 2004 vaja nõuda täiendavaid tehnilisi dokumente. juunil 2004 saadi kõik nõutud tehnilised dokumendid peale ühe ning konsortsiumi projekti koordinaator teatas, et esitab viimase tulemuse koos kogu perioodi hõlmava lõpparuandega. Lõpparuannet ei esitatud ja kolmanda aasta aruanne kiideti lõpparuandena heaks 2005. aasta aprillis. Viimane tehniline dokument (teabeleht), mida komisjon 14. juunil 2004 taotles, saadi 5. aprillil 2005. Vahepeal ei olnud meeldetuletust selle lõppdokumendi esitamiseks, sest komisjoni teadustöötaja oli 2004. aasta oktoobrist kuni 2005. aasta veebruarini haige.

(2) Komisjon ei kaotanud talle esitatud dokumente. Komisjoni taotlused dokumentide saamiseks puudutasid *asjaomaste dokumentide originaale.* Komisjon sai ainult nende dokumentide koopiad.

(3) Menetluse kiiruse kohta tuleb kõigepealt märkida, et komisjoni asjaomane ametnik teatas 29. oktoobril, et ta oli saanud *erinevatelt partneritelt kogu nõutud teabe,* välja arvatud teabe selle kohta, mis näis olevat ühe partneri ülekulu (20% võrra). Teave viimati nimetatud küsimuse kohta saadeti komisjonile 2. detsembril 2004. Sellele eelnenud komisjoni meetmete kronoloogia oli järgmine:

1. märtsil 2004 sai komisjon konsortsiumi kolmanda aasta kuluaruanded ja teaduslikud aruanded; aprillil 2004 saadeti konsortsiumile vastuvõtuteatis, mis sisaldas avaldust, et komisjon võtab konsortsiumiga pärast selle valmimist ühendust.
2. juunil 2004 teavitas komisjon konsortsiumi koordinaatorit läbivaatamisest ja palus lisateavet; komisjon selgitas, et makse tehakse alles siis, kui kõik need dokumendid on kätte saadud.
3. juunil 2004 esitas konsortsiumi koordinaator kogu komisjoni nõutud teabe (sealhulgas "lõpliku teadusliku aruande"), välja arvatud projekti infolehe, mis projekti koordinaatori sõnul esitatakse koos lõpparuandega; kuid ühtegi täiendavat lõpparuannet ei esitatud.
4. septembril 2004 teatas komisjon konsortsiumile, et finantskontroll on alanud. Osaline vastus saadi 29. oktoobril 2004. Täielik finantsteave saadi 2. detsembril 2004.
5. aprillil 2005 kiitis komisjon konsortsiumi kolmanda aruande lõpparuandena heaks ja palus konsortsiumil esitada kohustusliku projekti teabelehe. Nagu eespool märgitud, tehti makse 21. aprillil 2005.

(4) Seoses e-kirjadega, millele väidetavalt ei vastatud, märkis komisjon, et 7. septembri ja 2. detsembri 2004. aasta e-kirjad saadeti vastuseks komisjoni taotlustele; Seetõttu ei nõudnud nad komisjonilt vastust. Komisjon märkis 13. ja 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjade kohta, et neile vastati komisjoni 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjas. Lisaks märkis komisjon, näiliselt seoses kaebuse esitaja viitega konsortsiumi *teisele* teabenõudele 31. jaanuaril 2005, et komisjonile ei esitatud konkreetset teabenõuet konkreetselt *kaebuse esitaja äriühingu* heakskiidetud kulude kohta.

2.7 Ombudsman peab asjakohaseks hinnata eespool nimetatud küsimusi järgmiselt:

2.8 Seoses kaebuse esitaja seisukohaga, et komisjon käsitles kuluaruandeid lohakalt, kaotades eelkõige konsortsiumi saadetud blanketid, selgitas komisjon, et tegelikult piirdus ta asjaomaste dokumentide originaalide nõudmisega, kuna koopiad ei olnud lubatud. Kaebuse esitaja ei ole seda konkreetselt vaidlustanud ja ombudsman järeldab seetõttu, et komisjoni tegevus selles valdkonnas ei näi kujutavat endast haldusomavoli juhtumit.

2.9 Seoses konsortsiumi poolt komisjonile saadetud väidetavalt vastamata e-kirjade taotlustega märgib ombudsman, et kaebuse esitaja viidatud e-kirjadest nelja mainiti e-kirjas, mille konsortsiumi projekti koordinaator saatis talle 13. jaanuaril 2005: "Olen*saatnud sõnumeid proua \[asjaomasele* komisjoni ametnikule\]*nt 7.9.2004, 14.10.2004, 2.12.2004, (...) ja 13.1.2005. 29. oktoobril 2004 kirjutas ta näiteks: "Ma olen saanud kogu nõutud teabe erinevatelt partneritelt" ... Ta soovis endiselt kontrollida mõningaid üksikasju \[partneri\]* *eelarves. Ma saatsin talle lisateavet. Pärast seda ei ole ma saanud temalt mingeid nõudeid ega taotlusi. Ma kavatsen talle helistada reedel, 14.1.2005*".

Kaebuse esitaja viitas ka e-kirjale, mille konsortsiumi koordinaator saatis 31. jaanuaril 2005.

Seoses ++7. septembri 2004.++ aasta e-kirjaga, mis sisaldas teabenõuet komisjoni analüüsi ajakava kohta, märgib ombudsman, et komisjon vastas sellele samal päeval. ++Seoses 14. oktoobri 2004.++ aasta e-kirjaga teavitas see komisjoni üksnes sellest, et konsortsiumi koordinaator oli palunud asjaomastel partneritel saata lisateavet. See ei sisaldanud ühtegi teabenõuet. ++Mis puudutab 2. detsembri 2004.++ aasta e-kirja , siis see andis komisjonile üksnes täiendavat teavet ega sisaldanud ühtegi teabenõuet. Mis puudutab ++13. jaanuari 2005.++ aasta e-kirja, siis see andis komisjonile üksnes täiendavat teavet ega sisaldanud ühtegi teabenõuet.

Ülaltoodut arvesse võttes ei leia ombudsman, et eespool nimetatud e-kirjade käsitlemisel komisjonis oleks esinenud haldusomavoli.

jaanuari 2005. aasta teise e-kirja kohta märgib ombudsman, et selle sisu oli järgmine:

„Lugupeetud*\[* pr M.\]

*Täname teid kiire vastuse eest. Palun faksige mulle \[* projekti\]*analüüsitabel. (...)*

*Täname koostöö eest!*

*(...)*".

Konsortsiumi koordinaatori 1. märtsi 2005. aasta e-kirjas kaebuse esitajale märkis kaebuse esitaja, et „ei*ole veel saanud fakse ega makseanalüüsi tabeleid".*

Mõlemad eespool nimetatud e-kirjad olid lisatud kaebusele, mis saadeti komisjonile koos ombudsmani avakirjaga käesoleva uurimise kohta.

Nagu eespool märgitud, näib komisjon olevat oma arvamuses rõhutanud, et *kaebuse esitaja äriühingu kohta ei esitatud sõnaselget teabenõuet.* Eespool nimetatud teises, 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjas viidati siiski üldiselt kõnealusele projektile, mitte konsortsiumi konkreetsele partnerile. Lisaks ei ole komisjon vaidlustanud seda, et koordinaatori eespool nimetatud 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjas sisalduv taotlus jäi vastuseta.

2.10 Hea halduse põhimõtete kohaselt tuleb teabenõuetele vastata[(2).](#(2)){#Footnote2} Käesoleval juhul ilmneb, et eespool viidatud 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjas sisalduvale konkreetsele teabenõudele jäeti põhjendamatult vastamata. Tegemist on haldusomavoli juhtumiga, mistõttu teeb ombudsman allpool kriitilise märkuse.

2.11 Seoses kaebuse esitaja seisukohaga, et finantskontrolli alustamisel esines põhjendamatuid viivitusi, arvestades, et asjaomased avaldused esitati 3. märtsil 2004 ja et komisjon teatas konsortsiumile 7. septembril 2004, et finantskontroll on alanud, avaldab ombudsman kõigepealt kahetsust, et ei komisjon ega kaebuse esitaja ei ole viidanud asjakohastele kohaldatavatele sätetele ega sellele, kuidas neid käesoleval juhul kohaldati. Lisaks, võttes arvesse komisjoni selgitusi selle kohta, ei leia ombudsman, et finantskontrolli alustamiseks kulunud aeg oleks olnud põhjendamatu. Täpsemalt on komisjon juhtinud tähelepanu projektide *teadusliku* kontrollimisega seotud probleemidele, mis tulenevad konsortsiumi esitatud dokumentide puudustest. Komisjon on viidanud oma konkreetsetele lisateabe ja -dokumentide taotlustele, mille nõuetekohasust ei ole konsortsiumi koordinaator ombudsmanile kättesaadava teabe kohaselt vaidlustanud. Ka käesoleva juhtumi kaebuse esitaja ei ole mingil konkreetsel viisil vaidlustanud komisjoni eespool nimetatud taotluste nõuetekohasust.

Seega ei leia ombudsman, et kaebuse esitaja eespool nimetatud väide oleks põhjendatud.

2.12 Seoses kaebuse esitaja seisukohaga, et pärast finantskontrolli toimiku valmimist esines maksete tegemisel põhjendamatuid viivitusi, märgib ombudsman kõigepealt, et kaebuse esitaja seisukoht põhineb peamiselt kaalutlustel, et i) 29. oktoobril 2004 teatas komisjon, et tal on olemas kõik finantskontrolliks vajalikud dokumendid; ii) 31. jaanuaril 2005 teatas komisjon pärast lisateabe nõudmist konsortsiumile, et finantskontroll on lõpule viidud ja maksed tehakse 2005. aasta veebruari lõpuks; ning iii) makse tehti alles 21. aprillil 2005.

Nagu eespool märgitud, avaldab ombudsman siinkohal kahetsust ka selle üle, et ei komisjon ega kaebuse esitaja ei ole viidanud asjakohastele kohaldatavatele sätetele ega sellele, kuidas neid käesoleval juhul kohaldati.

Lisaks märgib ombudsman järgmist:

Komisjon palus 14. oktoobril 2005 täiendavat teavet e-kirjas, mis sisaldas esiteks järgmist avaldust ja taotlust:

„Lugupeetud*\[I.* *\],*

*Praegu tegelen eespool nimetatud lepingu kolmanda (viimase) perioodi finantsanalüüsidega, kuid pean kahetsusega teatama, et ma ei saa makset jätkata, sest mul on vaja täiendavaid selgitusi mõnede kulude kohta, mille hüvitamist eri partnerid taotlevad.*

*++Partner 1 -- \[...\]++*

*Näib, et \[...\] on oma üldeelarvet ületanud rohkem kui 20 % lepingulisest summast. Palun esitage üksikasjad eelarve ümberpaigutus(t)e kohta, mis tehti nende ülemääraste summade rahastamiseks. Palun märkige ka erinevatest kategooriatest / erinevatesse kategooriatesse ümberpaigutatud summad."*

Lisaks sisaldas komisjoni 14. oktoobri 2005. aasta e-kiri üksikasjalikke taotlusi konkreetsete dokumentide saamiseks (dokumentide originaalid ja kuluaruannete puuduvad leheküljed) ning üksikasjalikke taotlusi konsortsiumi poolt komisjonile juba esitatud dokumentides sisalduva konkreetse teabe täpsustamiseks.

oktoobril 2004 kirjutas komisjon konsortsiumi koordinaatorile järgmist:

„Lugupeetud*\[I.* *\],*

*Olen nüüd saanud ++kogu++ nõutud teabe erinevatelt partneritelt. Siiski on veel üks selgitamist vajav punkt, mis on järgmine:*

*Partner 1 -- \[...\]:*

*Näib, et \[...\] on oma üldeelarvet ületanud rohkem kui 20 % lepingulisest summast. Palun esitage üksikasjad eelarve ümberpaigutus(t)e kohta, mis tehti ülemääraste summade rahastamiseks. Palun märkige, millisest kategooriast/partnerilt/millisele* kategooriale/partnerile \[sic\] *summa üle kanti. Palun märkige ka erinevatest kategooriatest / erinevatesse kategooriatesse ümberpaigutatud summad.*" (Ombudsmani allajoonimine).

Näib, et see taotlus kordas sisuliselt juba komisjoni eespool nimetatud 14. oktoobri 2004. aasta e-kirjas esitatud taotlust ja seega eeldas meeldetuletuse laadi. Koordinaator ei vaidlustanud selle taotluse nõuetekohasust ja kaebuse esitaja ei ole seda mingil konkreetsel viisil vaidlustanud.

Konsortsiumi koordinaator saatis 2. detsembril 2004 lisateavet, mis komisjoni arvamuse kohaselt käesolevas asjas täiendas finantskontrolliks nõutud teavet.

Pärast lõpliku asjakohase teabe saamist 2. detsembril 2004 teatas komisjon konsortsiumile siiski alles ++31. jaanuaril 2005++ (st kaks kuud hiljem) ja pärast konsortsiumi kirjalikku taotlust saada teavet, et „analüüs*on tehtud ja makse on valmis maksmiseks niipea, kui meie eelarverida on uuesti avatud. Eelarveread avatakse eeldatavasti uuesti veebruari lõpus. Kui nad avanevad enne seda, alustan ilmselt makset varem* ". ++aprillil 2005++ teatas komisjon konsortsiumile, et „*\[* *\] lõpparuanne ja TIP on heaks kiidetud"* ning et „lõppmakse*... on valmis projektile krediteerimiseks".* Konsortsiumil paluti saata ka projekti teabelehe koopiad (mida ta tegi samal päeval), kuna see oli projektitoimikus kohustuslik tulemus ja ilma milleta ei olnud võimalik makset tasaarvestada. Komisjon tegi makse 21. aprillil 2005.

Seega, kuigi komisjoni käsutuses olid tema enda sõnul kõik asjakohased tõendid finantskontrolli lõpuleviimiseks 2. detsembril 2004, tegi ta vastava lõppmakse konsortsiumile alles 21. aprillil 2005, st peaaegu viis kuud hiljem.

2.13 Püüdes seda viivitust selgitada, esitas komisjon kaks argumenti. Ombudsmani arvates ei ole kumbki neist siiski veenev.

Esiteks on komisjon viidanud sellele, et konsortsium ei ole esitanud lõpparuannet. Komisjon näib siiski arvavat, et ta oli 2004. aasta juunis saanud lõpparuande, mida võis lõpuks käsitleda või aktsepteerida - ja mis kiideti heaks -, ning lisaks on komisjon oma arvamuses viidanud "täiendavale" lõpparuandele, mis võidakse esitada konsortsiumi projektikoordinaatorile saadetud kirja sisu silmas pidades. Veelgi olulisem on see, et komisjon ei ole märkinud, et finantskontrolli algatamine või kestus või makse tegemine sõltus sellise dokumendi esitamisest. Lõpuks näib, et komisjon ei küsinud konsortsiumilt kunagi dokumenti finantskontrolli raames, mis, nagu komisjon märkis oma 31. jaanuari 2005. aasta e-kirjas projekti koordinaatorile, oli sel ajal juba lõpetatud.

Teiseks on komisjon oma arvamuses rõhutanud, et lõppmakset ei saa teha ilma, et konsortsium oleks esitanud*projekti teabelehe.* Argumendina, mille eesmärk on konkreetselt põhjendada viivitust finantskontrolli toimiku valmimise ja konsortsiumile tegeliku makse tegemise vahel, ei ole see siiski veenev, sest i) komisjon viis finantskontrolli tegelikult läbi (hoolimata projekti teabelehe puudumisest) ja ii) komisjon teatas 31. jaanuaril 2005 kirjalikult, et makse on valmis, ega taotlenud sel ajal projekti teabelehte, vaid tegi seda alles 5. aprillil 2005. Komisjoni viidatud asjaolu, et vastutav teadustöötaja oli 2004. aasta oktoobrist kuni 2005. aasta veebruarini haige, ei saa pidada argumendiks, mis puudutab finantskontrolli lõpuleviimise ja lõppmakse tegemisega viivitamist. Sõltumata teadustöötaja haigusele viitamise faktilisest õigsusest nõuavad hea halduse põhimõtted, et sellisel juhul võtaks administratsioon piisavaid meetmeid, et tagada oma nõuetekohase toimimise järjepidevus, mida käesoleval juhul ei näi olevat toimunud. Neil asjaoludel ja kuigi teabeleht võis olla lõppmakse tegemiseks vajalik, näib, et lõppmakse hilinemine ei olnud tingitud konsortsiumi projektikoordinaatori tegevusest või tegevusetusest, nagu komisjon soovitas, vaid peamiselt komisjoni käitumisest kõnealuse maksetaotluse käsitlemisel.

2.14 Ülaltoodut arvesse võttes leiab ombudsman, et komisjon viivitas põhjendamatult kõnealuse maksetaotluse käsitlemisega. See viivitus kujutas endast haldusomavoli juhtumit ja seetõttu teeb ombudsman allpool kriitilise märkuse.
**3 Järeldused**

Mis puudutab kaebuse esitaja esimest väidet ja sellega seotud maksenõuet, siis näib, et komisjon on astunud samme küsimuse lahendamiseks ja rahuldanud seega kaebuse esitaja nõuded.

Kaebuse esitaja teise väite kohta tuleb teha järgmised kriitilised märkused:
> (1) Hea halduse põhimõtete kohaselt tuleb teabenõuetele vastata[(3).](#(3)){#Footnote3} Käesoleval juhul ilmneb, et konsortsiumi koordinaatori 31. jaanuaril 2005 saadetud teises e-kirjas sisalduvale konkreetsele teabenõudele jäeti põhjendamatult vastamata. Tegemist on haldusomavoliga.
> {#CR44/2006}
>
> (2) Võttes arvesse eespool punktides 2.12--2.14 esitatud järeldusi, leiab ombudsman, et komisjon viivitas põhjendamatult kõnealuse maksetaotluse käsitlemisega. See viivitus kujutas endast haldusomavoli juhtumit.

Arvestades, et juhtumi eespool nimetatud aspektid puudutavad menetlusi, mis on seotud konkreetsete minevikusündmustega, ja arvestades, et kaebuse esitaja ei ole esitanud konkreetset nõuet viiviste maksmiseks hilinenud maksmise tõttu, ei ole sõbraliku kokkuleppe saavutamine asjakohane. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka komisjoni presidenti.

Teie siiralt,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} Koordinaatori 7. septembri 2004. aasta, 14. oktoobri 2004. aasta, 2. detsembri 2004. aasta, 4. jaanuari 2005. aasta ja 13. jaanuari 2005. aasta e-kirjad asjaomasele komisjoni ametnikule.

[(2)](#Footnote2){#(2)} Komisjoni hea haldustava eeskirjas, mis on kättesaadav ombudsmani veebisaidil ([http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#),](http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#) on sätestatud:

„Komisjonile*adresseeritud kirjale vastatakse viieteistkümne tööpäeva jooksul alates kuupäevast, mil komisjoni vastutav talitus kirja kätte sai. Vastuses tuleks nimetada küsimuse eest vastutav isik ja märkida, kuidas temaga ühendust võtta.*

*Kui vastust ei ole võimalik saata eespool nimetatud tähtaja jooksul ja kõigil juhtudel, kui vastus nõuab sellega seotud muud tööd, näiteks talitustevahelist konsulteerimist või tõlkimist, peaks vastutav töötaja saatma vahevastuse, märkides kuupäeva, milleks adressaat võib eeldada vastuse saatmist, võttes arvesse küsimuse suhtelist kiireloomulisust ja keerukust.*

*Kui vastuse koostab muu talitus kui see, kellele esialgne kirjavahetus on adresseeritud, tuleks päringu esitajale teatada selle isiku nimi ja aadress, kellele kiri on saadetud."*

*Neid eeskirju ei kohaldata kirjavahetuse suhtes, mida võib põhjendatult pidada sobimatuks näiteks seetõttu, et see on korduv, kuritahtlik ja/või mõttetu. Seejärel jätab komisjon endale õiguse lõpetada igasugune selline kirjavahetus."*

Ja:

„*(...) kui e-posti sõnum on oma olemuselt kirjale vastav, käideldakse seda vastavalt kirjavahetuse käsitlemise suunistele ja selle suhtes kohaldatakse samu tähtaegu."*

[(3)](#Footnote3){#(3)} Komisjoni hea haldustava eeskirjas, mis on kättesaadav ombudsmani veebisaidil ([http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#),](http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#) on sätestatud:

*Kui vastuse koostab muu talitus kui see, kellele esialgne kirjavahetus on adresseeritud, tuleks päringu esitajale teatada selle isiku nimi ja aadress, kellele kiri on saadetud."*

Ja:

„\[...\]*kui e-posti sõnum on oma olemuselt kirjale vastav, käideldakse seda vastavalt kirjavahetuse käsitlemise suunistele ja selle suhtes kohaldatakse samu tähtaegu."*