Strasbourg, 20. oktoober 2004

Lugupeetud hr B

jaanuaril 2004 esitasite Euroopa ombudsmanile kaebuse Euroopa Komisjoni vastu seoses teie ettevõtte Arno Nordic AB esitatud uurimisettepanekuga (FP6-502870).

veebruaril 2004 edastasin kaebuse Euroopa Komisjoni presidendile. Komisjon saatis oma arvamuse 6. mail 2004 ja ma edastasin selle Teile soovi korral koos palvega esitada oma märkused. Näib, et teilt ei ole saadud ühtegi märkust.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

aasta veebruaris esitati ombudsmanile kaebus Euroopa Komisjoni vastu seoses Rootsi ettevõtte Arno Nordic AB esitatud uurimisettepanekuga (FP6-502870).

Kaebuse esitaja sõnul on asjaomased faktid kokkuvõtlikult järgmised:

märtsil 2003 esitas kaebuse esitaja äriühing Arno Nordic AB (edaspidi „Arno Nordic”) komisjoni teadusuuringute peadirektoraadile uurimisettepaneku. Varsti pärast ettepaneku esitamist lahkus ettepanekus nimetatud kontaktisik B oma ametikohalt ettevõttes. Seetõttu teatas kaebuse esitaja 8. aprillil 2003 tähitud kirjaga komisjonile, et B on oma ametikohalt lahkunud ja et kaebuse esitaja on B ülesanded ise üle võtnud. See teave saadeti komisjonile ka e-kirjaga.

Siiski võtsid komisjoni asjaomased talitused 2003. aasta mais B-ga ühendust seoses uurimisettepanekuga ja arutasid selle muudatusi või võimalikku tagasivõtmist. Kaebuse esitaja võttis komisjoniga ühendust, juhtis tähelepanu sellele, et komisjon oli teinud vea, ja palus kirjalikku selgitust. Kui kaebuse esitaja ei saanud kirjalikku selgitust, saatis ta komisjonile e-kirja, korrates oma taotlust. Ta palus ka teavet selle kohta, millal komisjon tegelikult muutis ettepanekul kontaktisiku nime B-lt tema omale. Kaebuse esitaja sai komisjonilt e-kirjaga vastuse, milles märgiti, et B lahkumine äriühingust ei mõjutanud ettepaneku hindamist.

aasta juunis saatis kaebuse esitaja komisjonile e-kirja mitme küsimusega kontaktisiku vahetamise kohta. Muu hulgas küsis ta, kas teave, mille ta oli esitanud oma 8. aprilli 2003. aasta kirjas kontaktisiku vahetamise kohta, oli piisavalt selge ja miks komisjon ei olnud sellele kirjale vastanud. Komisjoni ametnik vastas e-kirjaga, et teave on piisavalt selge, kuid et ta ei ole kunagi saanud kaebuse esitaja 8. aprilli 2003. aasta kirja ja et seetõttu ei olnud ta B-ga mais ühendust võttes kontaktisiku vahetusest teadlik. Lisaks märkis ametnik, et ettepanekut ei saa muuta, kuid nüüd teab ta, et kaebuse esitaja on kontaktisik, mis on piisav.

juulil 2003 saatis komisjon kaebuse esitajale kirja ettepaneku kohta. Kiri oli adresseeritud kaebuse esitajale (st koos kaebuse esitaja nimega), kuid saadeti B aadressile. Kaebuse esitaja teavitas komisjoni oma veast e-kirjaga.

Komisjon saatis 8. detsembril 2003 B‐le kirja ettepaneku hindamise kohta. Kaebuse esitaja saatis komisjonile uuesti e-kirja, teavitades teda korduvatest vigadest.

Peale selle märgib kaebuse esitaja, et 18. novembril 2003 anti kättesaamiskinnitus. Kirja sai ta siiski kätte alles 19. jaanuaril 2004. Postitempli kuupäev oli 18. jaanuar 2004. Kaebuse esitaja peab kirja saatmisega viivitamist põhjendamatuks.

Kaebuse esitaja väidab, et komisjon on:

i) on olnud hooletu teabe käsitlemisel selle kohta, et uurimisettepanekuga seoses on kontaktisik vahetunud; ja

ii) viivitas põhjendamatult uurimisettepaneku kättesaamise kinnituse saatmisega.

Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks oma käitumist selgitama ja parandama.

Nõue

Komisjoni arvamus

Komisjon esitab oma arvamuses järgmised märkused:

Äriühing Arno Nordic esitas 18. märtsil 2003 integreeritud projekti käsitleva uurimisettepaneku esimese projektikonkursi raames temaatilise prioriteedi 1 FP6-2002-LifeSciHealth raames. Kuuenda raamprogrammi väline teenuseosutaja sai ettepaneku kätte 20. märtsil 2003 ja see registreeriti numbri FP6-502870 all. Ettepanekus määrati Arno Nordicu kontaktisikuks B.

Komisjon saatis umbes 28. märtsil 2003 hr B-le kinnituse ettepaneku kättesaamise kohta, märkides ära Arno Nordicu ettepanekule antud registreerimisnumbri.

mail 2003 saatis kaebuse esitaja komisjonile e-kirja, milles teatas, et ta on saatnud tähitud kirja, milles teatas komisjonile, et ta on võtnud Arno Nordicu nimel üle ettepaneku kontaktisiku rolli. Ta kahtles, miks seda kirja ei tunnustatud ja sellele ei reageeritud. Kuni 15. maini 2003 ei olnud komisjon aga tähitud kirja olemasolust teadlik. Hiljutised järelepärimised välisele teenuseosutajale on näidanud, et kaebuse esitaja kiri saabus 14. aprillil 2003, st pärast ettepanekute esitamise tähtaega, ja et see on esitatud. Ei ole selge, kas ja millal kiri komisjonile edastati.

Järgnevates telefonikõnedes ja e-kirjades kinnitas komisjon kaebuse esitajale, et tema 15. mai 2003. aasta e-kirja sisu on nõuetekohaselt teadmiseks võetud. Kaebuse esitajat teavitati, et kuigi ettepaneku hindamise eeskirjad välistavad ettepaneku muutmise, on Arno Nordicu kontaktisiku vahetust märgatud. Rõhutati, et kontaktisiku vahetus ei mõjuta kuidagi negatiivselt ettepaneku hindamist.

Hindamismenetlus viidi lõpule 6. juunil 2003. aasta juuni lõpuks sai komisjon aru, et kõik ettepanekuga seotud küsimused on kaebuse esitajat rahuldavalt lahendatud.

Esialgses ettepanekus esitatud teabe põhjal kohalike meililistide loomisel tehti siiski kaks hilisemat viga. juulil 2003 või umbes samal ajal saatis komisjon kaebuse esitajale kirja ettepaneku hindamise tulemuste kohta. Kiri saadeti B aadressile. Lisaks võttis komisjon 2003. aasta detsembris B-ga uuringu raames ekslikult ühendust. Kaebuse esitaja teavitas komisjoni nendest vigadest. Komisjon kahetseb vigadest põhjustatud ebamugavusi. Tuleb siiski märkida, et need vead ei mõjutanud Arno Nordicu ettepaneku hindamist. Vigade tegemise ajaks oli hindamismenetlus juba lõpule viidud.

Seoses 18. novembri 2003. aasta kirja väidetavalt hilinenud saatmisega ei ole komisjonile selge, millisele kirjale kaebuse esitaja viitab. Võib juhtuda, et kõnealune kiri on seotud teise ettepanekuga (FP6-005226), mille kaebuse esitaja esitas järgmise projektikonkursi raames. Viidatud kiri võib olla 19. novembri 2003. aasta vastuvõtuteatis kõnealuse uue ettepaneku kohta. Kogu kirjavahetus, mille kaebuse esitaja ombudsmanile esitatud kaebusele lisas, on siiski seotud esimese ettepanekuga (FP6-502870). Arvestades kõnealuse kirjaga seotud ebakindlust, ei ole komisjonil võimalik kaebuse esitaja sellekohasele väitele nõuetekohaselt vastata.

Ombudsman palus kaebuse esitajal esitada arvamuse kohta oma tähelepanekud. Näib, et kaebuse esitaja ei ole märkusi esitanud.

Otsus

1 Teabe väidetavalt hooletu käsitlemine

1.1 Euroopa Komisjoni vastu esitatud kaebus puudutab Rootsi äriühingu Arno Nordic AB (edaspidi "Arno Nordic") 18. märtsil 2003 esitatud uurimisettepanekut (FP6-502870), milles nimetatakse kontaktisikuna B-d. Kaebuse esitaja sõnul lahkus B varsti pärast ettepaneku esitamist oma ametikohalt Arno Nordicus ja seetõttu teatas kaebuse esitaja 8. aprilli 2003. aasta tähitud kirjaga komisjonile, et ta on kontaktisiku ametikoha üle võtnud. Vaatamata sellele, et komisjon võttis kontaktisiku vahetuse lõpuks teadmiseks, võttis komisjon 2003. aasta mais, juulis ja detsembris B-ga uurimisettepaneku osas ühendust. Kaebuse esitaja teavitas komisjoni oma vigadest igal sellisel juhul. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon on olnud hooletu selle teabe käsitlemisel, et uurimisettepanekuga seoses on kontaktisik vahetunud.

1.2 Komisjon väidab, et kuni 15. maini 2003, mil kaebuse esitaja saatis vastavasisulise e-kirja, ei olnud ta teadlik tähitud kirja olemasolust, milles kaebuse esitaja selgitas, et ta oli uurimisettepaneku kontaktisikuks võtnud. Hiljutised järelepärimised välisele teenuseosutajale on näidanud, et kaebuse esitaja kiri saabus 14. aprillil 2003 ja et see on esitatud. Ei ole selge, kas ja millal kiri komisjonile edastati. Järgnevates telefonikõnedes ja e-kirjades kinnitas komisjon siiski kaebuse esitajale, et kontaktisiku vahetus on nõuetekohaselt teadmiseks võetud ja et selline muutus ei mõjuta mingil viisil negatiivselt ettepaneku hindamist. Siiski võeti B-ga ekslikult ühendust kaebuse esitaja asemel 2003. aasta juulis seoses projektiettepaneku tulemustega ja 2003. aasta detsembris osana küsitlusest. Komisjon kahetseb nende vigade põhjustatud ebamugavusi, kuid kinnitab, et need vead ei mõjutanud ettepaneku hindamist, mis oli lõpetatud juba 6. juunil 2003.

1.3 Ombudsman juhib tähelepanu sellele, et hea halduse põhimõtted nõuavad, et ühenduse institutsioonid tegutseksid hoolsalt ja oleksid teenistusvalmid (1). Lisaks leiab ombudsman, et komisjon jääb täielikult vastutavaks välise teenuseosutaja poolt tema nimel teostatava halduse kvaliteedi eest (2). Käesoleval juhul märgib ombudsman, et kaebuse esitaja võttis meetmeid, et teavitada komisjoni kontaktisiku vahetamisest, kuid komisjoni väline teenuseosutaja esitas kirja ning ei ole selge, kas ja millal see komisjonile edastati. Lisaks märgib ombudsman, et pärast kaebuse esitajale kinnituse andmist, et ta on kontaktisiku vahetuse nõuetekohaselt teadmiseks võtnud, võttis komisjon projektiettepanekuga seotud küsimustes kaks korda ühendust vale isikuga.

1.4 Eespool öeldu põhjal leiab ombudsman, et kuna komisjon ei taganud kontaktisiku vahetust käsitleva teabe nõuetekohast käsitlemist, ei tegutsenud ta hoolsalt ega olnud teenistusvalmi. Tegemist on haldusomavoli juhtumiga ja selle kohta tehakse kriitiline märkus.

2 Väidetavalt põhjendamatu viivitus

2.1 Kaebuse esitaja märgib, et 19. jaanuaril 2004 sai ta kinnituse ettepaneku kättesaamise kohta. Väljastusteate kuupäev oli 18. november 2003, kuid postitempli kuupäev oli 18. jaanuar 2004. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon on uurimisettepaneku kättesaamise kinnituse saatmise põhjendamatult edasi lükanud.

2.2 Komisjon väidab, et ei ole selge, millisele kirjale kaebuse esitaja viitab. Kõnealune kiri võib olla seotud teise ettepanekuga (FP6-005226), mille kaebuse esitaja esitas järgmise projektikonkursi raames. Arvestades kõnealuse kirjaga seotud ebakindlust, ei ole komisjonil võimalik kaebuse esitaja sellekohasele väitele nõuetekohaselt vastata.

2.3 Ombudsman võtab teadmiseks komisjoni arvamuses esitatud selgituse, et tal ei ole võimalik kaebuse esitaja väitele nõuetekohaselt vastata, sest ei ole selge, millisele kirjale kaebuse esitaja viitab. Komisjoni arvamus koos selgitusega, miks ta ei saa kõnealusele väitele vastata, edastati kaebuse esitajale koos palvega esitada oma märkused. Kaebuse esitajalt ei ole saadud ühtegi märkust ega selgitust. Kaebuse esitaja selgituste puudumisel leiab ombudsman, et kaebuse selle aspekti edasine uurimine ei ole põhjendatud.

2.4 Ombudsman juhib tähelepanu sellele, et kaebuse esitajal on võimalus esitada väidetava viivituse kohta uus kaebus, kui ta peab seda kasulikuks ja kui ta saab esitada üksikasjalikumat teavet.

3 Kaebuse esitaja väide

3.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks oma käitumist selgitama ja parandama.

3.2 Ombudsman märgib, et komisjon on tunnistanud ja selgitanud oma vigu kontaktisiku suhtes ning vabandanud nende vigade põhjustatud ebamugavuste pärast. Kuna kõnealused vead on seotud konkreetsete minevikusündmustega, mis ei näi olevat mõjutanud uurimisettepaneku hindamise tulemust, ei pea ombudsman võimalikuks parandusmeetmete võtmist. Seetõttu leiab ombudsman, et komisjon on kaebuse esitaja väite rahuldanud.

4 Kokkuvõte

Ombudsmani poolt selle kaebuse kohta läbi viidud uurimiste põhjal tuleb seoses kaebuse esitaja väitega teabe hooletu käsitlemise kohta teha järgmine kriitiline märkus:

Hea halduse põhimõtete kohaselt peavad ühenduse institutsioonid tegutsema hoolsalt ja olema teenistusvalmid (3). Käesoleval juhul leiab ombudsman, et kuna komisjon ei taganud kontaktisiku vahetust käsitleva teabe nõuetekohast käsitlemist, ei tegutsenud ta hoolsalt ega olnud teenistusvalmi. Tegemist on haldusomavoli juhtumiga.

Arvestades, et see kohtuasja aspekt puudutab menetlusi, mis on seotud minevikus toimunud konkreetsete sündmustega, ei ole asjakohane püüda leida selles küsimuses sõbralikku lahendust.

Seoses kaebuse esitaja väitega põhjendamatu viivituse kohta leiab ombudsman eespool punktis 2.3 esitatud põhjustel, et edasised uurimised ei ole õigustatud.

Eespool öeldu põhjal lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka komisjoni presidenti.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Euroopa hea haldustava eeskirja artikkel 12, kättesaadav ombudsmani veebisaidil: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Vt juhtum 630/96, mis on esitatud Euroopa Ombudsmani 1997. aasta aruande leheküljel 226, kättesaadav järgmisel veebisaidil: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Euroopa hea haldustava eeskirja artikkel 12, kättesaadav ombudsmani veebisaidil: http://www.ombudsman.europa.eu