Strasbourg, 3. detsember 2003

Lugupeetud pr G. ja hr P.

oktoobril 2002 esitasite te interdistsiplinaarse sotsiaalteaduste võrdleva uurimise keskuse (ICCR) nimel kaebuse Euroopa ombudsmanile. Kõnealune kaebus Euroopa Komisjoni ja kontrollikoja vastu saadi kätte 7. novembril 2002. Kaebus käsitleb viienda raamprogrammi raames sõlmitud temaatilise võrgu lepingu nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" eest tasumata lõppmakset summas 80 671,61 eurot ning kontrollikoja tehtud auditit.

Tahaksin teile teatada, et härra Jacob Söderman, kellega te olete varem seoses oma kaebusega suhelnud, on pensionile jäänud ja et alates 1. aprillist 2003 olen ma tema järeltulija Euroopa ombudsmanina.

detsembril 2002 edastas ombudsman kaebuse Euroopa Komisjoni presidendile ja kontrollikoja presidendile. Kontrollikoda saatis oma arvamuse 7. aprillil 2003 ja ma edastasin selle Teile koos palvega esitada oma märkused, mille Te saatsite 27. mail 2003. Komisjon saatis oma arvamuse 27. mail 2003 ja see edastati Teile koos ettepanekuga märkuste esitamiseks, mille Te saatsite 22. septembril 2003. oktoobril ja 5. novembril 2003 võttis Euroopa Ombudsmani sekretariaat Teiega telefoni teel ühendust seoses Teie tähelepanekutega.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Euroopa Komisjon ja sotsiaalteaduste võrdlevate teadusuuringute interdistsiplinaarne keskus (edaspidi „ICCR”) kui üks peatöövõtjatest allkirjastas lepingu 22. detsembril 1999. Lepingut nimetati viienda raamprogrammi raames temaatilise võrgu lepinguks nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK". Leping kestis 18 kuud alates 2000. aasta jaanuarist kuni 2001. aasta juuni lõpuni. Projekti hinnangulised kogukulud olid 601 015 eurot ja esialgne ettemakse oli 180 305 eurot, mis jaotati viie peatöövõtja vahel. ICCR esitas kuluaruanded korrapäraste kuuekuuliste ajavahemike järel.

31. oktoobril 2001 teatati ICCRile, et kontrollikoda viib läbi projekti auditi. Audit toimus 16.–18. jaanuaril 2002. Kaebuse esitajate sõnul teatasid audiitorid, et nad esitavad oma aruande komisjonile 2002. aasta jaanuari lõpuks.

ICCR esitas komisjonile lõpliku kuluaruande 2001. aasta augustis. Komisjoni transpordi ja energeetika peadirektoraat kiitis selle heaks 11. detsembril 2001. Kuna ICCR ei olnud komisjonilt midagi kuulnud, võttis projekti koordinaator 26. veebruaril 2002 e-posti teel ühendust komisjoni finantsametnikuga, et küsida lõppmakse seisu kohta. veebruari 2002. aasta e-kirjaga teatati talle, et lõppmakset ei saa teha enne kontrollikoja aruande kättesaamist.

Komisjoni finantsametnik edastas 13. juunil 2002 e-posti teel audiitorite aruande, paludes mõningaid selgitusi. Audiitori aruanne koostati 15. aprillil 2002. ICCR edastas komisjonile nõutud teabe e-posti teel 14. juunil 2002. ICCR saatis 8. juulil 2002 omal algatusel komisjoni finantsametnikule täieliku arvamuse kontrollikoja aruande kohta.

ICCR palus 12. juulil 2002 komisjonile saadetud kirjas ametlikku selgitust lepingu lõppmakse staatuse kohta. Komisjon saatis 2002. aasta augustis kuupäevata vastuse, milles teatas, et makse peatatakse lepingu II lisa punkti 3.2 alusel. augustil 2002 teatas ICCR komisjonile, et ta ei saa aktsepteerida artikli 3 lõiget 2 lõppmakse peatamise põhjusena. Kaebuse esitajate sõnul ei vastanud komisjon sellele kirjale.

oktoobril 2002 esitasid kaebuse esitajad Rahvusvahelise Punase Risti Komitee nimel ombudsmanile kaebuse Euroopa Komisjoni ja kontrollikoja vastu. Kaebus käsitleb temaatiliste võrkude lepingu nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" eest tasumata lõppmakset summas 80 671,61 eurot ja kontrollikoja auditit.

Euroopa Komisjoni kohta esitasid kaebuse esitajad järgmised väited:

1) teabe puudumine auditi ja lõppmakse seisu kohta; ja

2) 80 671,61 euro suuruse tasumata lõppmakse tasumata jätmine.

Kaebuse esitajad nõuavad lõppmakse tasumist koos intressiga ning Euroopa Komisjoni ametlikku seisukohta kontrollikoja tehtud auditi ja mõlema institutsiooni järgitud menetluste kohta.

Kontrollikoja kohta väidavad kaebuse esitajad, et aruandes tehti valed järeldused ja eirati keskuse esitatud teavet ning aruande esitamine komisjonile viibis põhjendamatult.

Nõue

Komisjoni arvamus

Komisjon märkis oma arvamuses järgmist:

Seoses kaudse TTA-tegevuse juhtimisega viienda raamprogrammi raames auditeeris kontrollikoda Viinis toimunud ICCRi koosolekul temaatilist võrgulepingut nr 1999- TN.10869 "TRANS-TALK". Audiitori aruandes tõstatati teatavaid keerulisi ja tõsiseid küsimusi, mis nõudsid komisjoni finantsteenustelt hoolikat kaalumist.

Kontrollikoda jõudis järeldusele, et mõned deklareeritud kulud ei olnud rahastamiskõlblikud ega sisaldanud tõendusmaterjali. See hõlmas eelkõige järgmist: toetusesaaja küsib kuluaruannete eest ülemäärast tasu; toetusesaaja ei täida lepingut seoses eelarvemäärade kasutamisega; alltöövõtu korras palgatud konsultant, kes on deklareeritud alalise töötajana.

Kontrollikoja aruande põhjal otsustas komisjon peatada maksed toetusesaajale kuni toetusesaaja esitatud täiendavate dokumentide lõpliku läbivaatamiseni.

veebruaril 2002 teavitas komisjon Rahvusvahelist Punase Risti Komiteed olukorrast seoses lõppmaksega ja selle kontrollimisest käesoleva auditi raames. Käimasolevad arutelud Rahvusvahelise Punase Risti Komiteega algasid 2002. aasta suvel. Vahepeal viidi komisjoni ja kontrollikoja vahelised arutelud lõpule 2002. aasta sügisel. Kõnealuseid täiendavaid uurimisi läbi viies kinnitas komisjon 2002. aasta augustis rahvusvahelisele Punase Risti Komiteele, et kõik maksed on peatatud. Komisjon palus 5. detsembri 2002. aasta kirjas lisateavet. ICCRi 24. jaanuari 2003. aasta vastus saadi kätte ja komisjon teatas ICCRile, et see vastus on uurimisel, pidades silmas lõppmakse kiiret lahendamist.

mail 2003 teatas komisjon CCRile 50 821 euro suurusest lõppmaksest. 03 oli tehtud. Komisjoni sõnul ei olnud võimalik 29 799,63 euro suurust summat arvesse võtta, kuna see tähendaks ülekandmist kulukategooriate vahel, mille jaoks on vaja eelnevat luba.

Kaebuse esitajate märkused komisjoni arvamuse kohta

Kaebuse esitajad tõid kokkuvõttes välja järgmised asjaolud:

Käesolev juhtum tõstatab üldisi küsimusi seoses ühenduse institutsioonide viivitustega korduvatele teabenõuetele vastamisel ja protsessi pikkusega. Kaebuse esitajate sõnul nõuab läbipaistvuse põhimõte nende üldiste küsimuste käsitlemist.

Pärast kaebuse esitajate 27. mai 2003. aasta vastust komisjonile oli komisjon jätkanud ülejäänud 20 447,79 euro maksmist.

Kontrollikoja arvamus

Kontrollikoda tegi kokkuvõttes järgmised tähelepanekud:

Käesoleva kaebuse keskmes olev dokument ei ole kontrollikoja poolt vastu võetud aruanne, vaid valdkondlik kiri. Valdkondliku kirja eesmärk on esitada auditi käigus saadud esialgsed leiud auditeeritavale, kelleks sisepoliitika valdkonnas on komisjon. Pärast seda, kui on täiendavalt analüüsitud komisjoni vastust sektorit käsitlevas kirjas esitatud faktilisele teabele ja sellega seotud märkustele, võivad need järeldused olla aluseks kontrollikoja aruannetes esitatud tähelepanekutele. Mõnel juhul võib see nõuda ka komisjonilt parandusmeetmete võtmist. Kuna järeldused ja tähelepanekud on valdkondliku kirja staadiumis ettevalmistavad ja neid tuleb põhimõtteliselt täiendavalt kontrollida, jäävad need kontrollikoja ja komisjoni vahel konfidentsiaalseks.

Käesoleval juhul saadeti energeetika ja energeetika peadirektoraadi (TREN) eest vastutavale volinikule sektoripõhine kiri nr 740/02, milles esitati lepingu „TRANS-TALK” auditi tulemused. Tavapäraselt saadeti selle sektoripõhise kirja elektrooniline versioon transpordi ja energeetika peadirektoraadi kontaktametnikule. Näib siiski, et komisjoni ametnik edastas seejärel ICCRile konfidentsiaalse sektorikirja elektroonilise koopia.

Väidetavate valede järelduste puhul järgivad kontrollikoja audiitorid kontrollikoja auditipõhimõtteid ja -standardeid (CAPS) ning rahvusvaheliselt tunnustatud auditistandardeid, näiteks Rahvusvahelise Kõrgeimate Kontrolliasutuste Organisatsiooni (INTOSAI) standardeid. Samuti nähakse kontrollikoja menetlustega ette ulatuslik sisemine kvaliteedikontroll enne auditileidude ja tähelepanekute esitamist auditeeritavale. Käesolevas asjas järgiti neid norme ja menetlusi.

Seoses väitega, et ICCRi esitatud teavet eirati, võttis auditirühm arvesse kogu kaebuse esitajate esitatud teavet ulatuses, mida peeti auditi seisukohast asjakohaseks. Kõiki komisjonile saadetud sektoripõhises kirjas esitatud järeldusi toetab piisav ja asjakohane auditi tõendusmaterjal, mis põhineb teabel, mis on kogutud ja saadud ICCRi valdustes tehtud auditi käigus ja pärast seda, samuti komisjonilt.

Põhjendamatu viivituse väite kohta märgitakse kontrollikoja auditi käsiraamatus, et sektoripõhine kiri tuleks saata kahe kuu jooksul pärast kontrollkäigu lõppu. See sise-eeskiri ei ole aga Euroopa Kohtule kaebuse esitajate suhtes siduv. Lisaks ei mõjuta asjaolu, et sektoripõhine kiri saadeti käesolevas asjas väikese hilinemisega, mida ei saa mingil juhul pidada põhjendamatuks, mingil viisil kaebuse esitajate huve.

Kaebuse esitajate tähelepanekud kontrollikoja arvamuse kohta

Kaebuse esitajad tegid kokkuvõttes järgmised märkused:

Kaebuse esitajate sõnul ütles kontrollikoja audiitor rahvusvahelisele majandus- ja rahanduskomiteele, et komisjon otsustab, kas aruanne (1) edastatakse rahvusvahelisele majandus- ja rahanduskomiteele.

Kaebuse esitajad väidavad, et audiitorid ei võtnud ICCRi seisukohti arvesse.

Kaebuse esitajad rõhutavad, et ICCR ei ole kunagi väitnud, et viivitus nende juhtumi käsitlemisel oli ainult kontrollikoja süü, vaid pigem komisjoni ja kontrollikoja läbipaistmatute menetluste ja nende liideste koosmõju. Kaebuse esitajad väidavad, et viivitused mõjutasid ICCRi huve, kuna käesolevat juhtumit ei lahendatud rohkem kui aasta pärast auditi toimumist.

Täiendavad uurimised

oktoobril ja 5. novembril 2003 võttis Euroopa Ombudsmani sekretariaat telefoni teel ühendust ühe kaebuse esitajaga, kes võttis ühendust mõlema kaebuse esitaja nimel seoses 29. septembril 2003 saadud märkustega. Kaebuse esitajad kinnitasid, et komisjon oli teinud tasumata lõppmakse. Kaebuse esitajad olid nõustunud komisjoni tõlgendusega ülekannete kohta kulukategooriate vahel, mille jaoks on üldtingimuste artikli 17 lõike 4 kohaselt vaja eelnevat luba (2). Seetõttu ei olnud võimalik ligikaudu 9000 euro suurust summat lõppmaksesse lisada. Kaebuse esitajad teatasid ombudsmani sekretariaadile, et ICCR ei ole saatnud märkusi komisjoni 14. juuli 2003. aasta kirja kohta, milles komisjon pakkus välja lahenduse, ning teatasid, et kui ta ei saa kaebuse esitajatelt ühe kuu jooksul märkusi, lõpetatakse projekt ametlikult ja täiendavaid kulusid ei saa nõuda. Kaebuse esitajad kinnitasid, et jättes kommenteerimata komisjoni tehtud kokkuleppepakkumise, oli rahvusvaheline krediidiriski komitee de facto nõustunud sellega, et peatatud lõppmakse eest intressi ei maksta. Kaebuse esitaja oli lõppmakse tasumisega rahul.

Otsus

1 Sissejuhatav märkus

1.1 Kaebuse esitajad väidavad oma märkustes, et käesolev juhtum tõstatab üldisi küsimusi seoses kahe ühenduse institutsiooni viivitustega korduvatele teabenõuetele vastamisel ja protsessi pikkusega.

1.2 Ombudsman mõistab, et kaebuse esitajad on mures selliste menetluste üldise küsimuse pärast, mille puhul kaks või enam ühenduse institutsiooni viivad samaaegselt läbi uurimisi või menetlusi, mis mõjutavad juhtumi käsitlemist. Ombudsman on seisukohal, et seda üldist küsimust ei saa käesoleva uurimise raames tõhusalt käsitleda. Kaebuse esitajatel on võimalus esitada ombudsmanile uus kaebus, kui nad seda soovivad.

2 Komisjoni väidetav teabe puudumine auditi ja lõppmakse seisu kohta

2.1 Kaebuse esitajad väidavad, et komisjonil puudub teave auditi seisu ja lõppmakse kohta.

2.2 Komisjoni sõnul teavitas komisjon kaebuse esitajaid 28. veebruaril 2002 olukorrast seoses lõppmaksega ja selle kontrollimisest kõnealuse auditi raames pärast seda, kui kaebuse esitajad olid saatnud 26. veebruaril 2002 e-kirja. Käimasolevad arutelud Rahvusvahelise Punase Risti Komiteega algasid 2002. aasta suvel. 12. juulil 2002 palusid kaebuse esitajad teavet lõppmakse staatuse kohta. aasta augustis kinnitas komisjon kaebuse esitajatele, et kõik maksed peatati kontrollikoja auditi tõttu. augustil 2002 esitasid kaebuse esitajad komisjonile taotluse oma juhtum uuesti läbi vaadata. 5. detsembril 2002 palus komisjon kaebuse esitajatelt lisateavet. Pärast nõutud lisateabe saamist saatis komisjon 11. veebruaril 2003 vastuvõtuteatise, mis sisaldas kinnituskirja. mail 2003 teatas komisjon kaebuse esitajatele, et on algatanud lõppmakse menetluse.

2.3 Ombudsman leiab, et komisjon on andnud kaebuse esitajatele teavet auditi seisu kohta niivõrd, kuivõrd audit mõjutas komisjoni menetlust tasumata lõppmakse tegemiseks. Lisaks näib, et komisjon on kaebuse esitajaid lõppmakse peatamisest piisavalt teavitanud. Seetõttu näib, et selle väite puhul ei ole tegemist komisjoni haldusomavoliga.

3 Tasumata lõppmakse väidetav tasumata jätmine koos intressi ja tasaarveldusnõudega

3.1 Kaebuse esitajad väitsid, et komisjon ei ole viienda raamprogrammi raames teinud temaatiliste võrkude lepingu nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" eest tasumata lõppmakset summas 80 671,61 eurot.

3.2 Komisjon märgib, et lõppmakse suurus on 50 821 eurot. 03 tehti 13. mail 2003. Komisjoni sõnul ei olnud võimalik 29 799,63 euro suurust summat arvesse võtta, kuna see tähendaks ülekandmist kulukategooriate vahel, milleks on vaja eelnevat luba.

3.3 Oma märkustes teatavad kaebuse esitajad ombudsmanile, et pärast nende 27. mai 2003. aasta vastust komisjonile maksis komisjon 20 447,79 eurot.

3.4 Euroopa Ombudsmani sekretariaat võttis telefoni teel ühendust ühe kaebuse esitajaga, kes võttis seoses tähelepanekutega sõna mõlema kaebuse esitaja nimel. Kaebuse esitajad olid nõustunud komisjoni tõlgendusega, mis käsitleb ülekandeid kulukategooriate vahel, mille jaoks on üldtingimuste artikli 17 lõike 4 kohaselt vaja eelnevat luba. Seetõttu ei olnud võimalik ligikaudu 9000 euro suurust summat lõppmaksesse lisada. Kaebuse esitajad teatasid ombudsmanile, et jättes komisjonile kokkuleppepakkumise kohta märkused saatmata, oli rahvusvaheline korruptsioonivastane komisjon de facto nõustunud sellega, et peatatud lõppmakselt intressi ei maksta. Kaebuse esitajad olid kokkuleppega rahul.

3.5 Euroopa Komisjoni ja kaebuse esitajate esitatud teabe põhjal leiab ombudsman, et komisjon on küsimuse lahendanud ja seega kaebuse rahuldanud.

4 Nõue saada komisjoni ametlik seisukoht auditi ja järgitud menetluste kohta

4.1 Kaebuse esitajad väidavad, et komisjon peaks võtma ametliku seisukoha auditi ja järgitud menetluste kohta.

4.2 Euroopa Ombudsman leiab, et juhtumi see aspekt on hõlmatud otsuse 3. osas esitatud lahendusega.

5 Väited kontrollikoja aruande (3) kohta

5.1 Kaebuse esitajad väidavad, et kontrollikoja aruandes tehti valed järeldused ja eirati rahvusvahelise rahvastiku- ja kultuurikomisjoni panust.

5.2 Kontrollikoda väidab, et ta võttis arvesse kogu kaebuse esitajate esitatud teavet ulatuses, mida ta pidas auditi seisukohast asjakohaseks, ning et kõiki valdkondlikus kirjas esitatud järeldusi toetab piisav ja asjakohane auditi tõendusmaterjal. Samuti väidab kontrollikoda, et ta ei jõudnud valedele järeldustele.

5.3 Ombudsman leiab, et puuduvad tõendid selle kohta, et kontrollikoda oleks eiranud kaebuse esitaja seisukohti. Lisaks ei viita miski sellele, et Euroopa Kohtu järeldused oleksid olnud ekslikud või ebamõistlikud. Seetõttu näib, et juhtumi nende aspektidega seoses ei esine haldusomavoli.

6 Kontrollikoja väidetav põhjendamatu viivitus

6.1 Kaebuse esitajad väidavad, et kontrollikoja aruande (4) esitamine komisjonile on põhjendamatult viibinud. Kaebuse esitaja sõnul viidi kontrollkäik lõpule 18. jaanuaril 2002 ja audiitori aruanne pärineb 15. aprillist 2002.

6.2 Kontrollikoda märgib oma arvamuses, et tema auditikäsiraamatus on sätestatud, et valdkondlik kiri tuleb saata kahe kuu jooksul pärast kontrollkäigu lõppu. Üldkohus möönab, et sektoripõhine kiri saadeti käesolevas asjas väikese viivitusega, kuid seda viivitust ei saa pidada ülemääraseks.

6.3 Ombudsman märgib, et kontrollikoja auditi käsiraamat on avaldamata sisejuhend, mille eesmärk ei ole kehtestada õigusi kolmandatele isikutele. Neil asjaoludel ei pea ombudsman kontrollikoja tuvastatud väikest viivitust haldusomavoliks.

6.4 Seetõttu ei tuvasta ombudsman juhtumi selle aspektiga seoses haldusomavoli.

7 Järeldused

Ombudsman ei tuvasta haldusomavoli seoses kaebuse esitajate esimese väitega Euroopa Komisjoni vastu. Mis puudutab kaebuse esitajate teist väidet ja väidet, siis ilmneb Euroopa Komisjoni ja kaebuse esitajate esitatud teabest, et komisjon on küsimuse lahendanud ja seega kaebuse rahuldanud. Lisaks ei tuvasta ombudsman kontrollikoja haldusomavoli. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Otsusest teavitatakse ka Euroopa Komisjoni presidenti ja kontrollikoja presidenti.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Euroopa Ombudsman märgib, et kaebuse esitajad kasutavad terminit „aruanne“, millele kontrollikoda viitab kui valdkondlikule kirjale.

(2) Üldtingimuste artikli 17 lõike 4 kohaselt võivad peatöövõtjad nii omavahel kui ka kulukategooriate vahel ümber paigutada kuni 20 % oma kogusummast ilma Euroopa Komisjoni eelneva nõusolekuta.

(3) Kontrollikoda märkis oma arvamuses, et kõnealune dokument on valdkondlik kiri.

(4) Kontrollikoda märkis oma arvamuses, et kõnealune dokument on valdkondlik kiri.