Kaebuse taust

1. 2021. aasta augustis avaldas Euroopa Liidu Varjupaigaameti (EUAA) eelkäija Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiamet (EASO) osalemiskutse, et koostada EUAA varjupaigatugirühmadesse lähetatavate välisekspertide nimekiri (EASO/2021/885)[1]. Konkurss, mis kestab 2024. aasta maini, hõlmab 76 erinevat ametiprofiili [2]. Taotlejad võivad taotleda kuni kaheksa profiili.

2. Kaebuse esitaja taotles mitut profiili, sealhulgas vanemekspertide profiili nr 16 (edaspidi „profiil nr 16“). Selle profiili nõuete kohaselt peab taotlejal olema „viis aastat tõendatud kogemust rände ja varjupaiga valdkonnas, millest vähemalt kolm aastat tõendatud kogemust varjupaigavestluste läbiviimisel ja arvamuste koostamisel“.

3. 7. märtsil 2022 teatas EUAA kaebuse esitajale, et ta ei ole lisanud teda profiili 16 ekspertide nimekirja, sest ta ei vasta eespool nimetatud minimaalse töökogemuse nõudele. EUAA julgustas kaebuse esitajat oma taotlust uuesti esitama, kui ta on saavutanud minimaalse asjakohase töökogemuse.

4. Samal päeval kirjutas kaebuse esitaja EUAA-le. Ta väitis, et tema kogemus vastab asjakohasele kriteeriumile, nagu on näidatud tema CV-s. Ta väitis, et tegemist võis olla arusaamatusega, ja palus EUAA-l seda küsimust uurida. Kaebuse esitaja küsis EUAA-lt ka teavet selle kohta, kuidas oma taotlust ajakohastada.

5. Samal päeval pöördus kaebuse esitaja ka ombudsmani poole, et esitada kaebus EUAA otsuse kohta mitte kanda teda profiili 16 ekspertide nimekirja. Kaebuse esitaja väitis ka, et asjakohane EUAA veebipõhine taotlusvahend ei võimaldanud tal oma taotlust ajakohastada, hoolimata asjaolust, et projektikonkurss oli veel avatud.

Uurimine

6.  Ajal, mil kaebuse esitaja pöördus ombudsmani poole, ei olnud ta veel andnud EUAA-le piisavalt aega oma läbivaatamistaotlusele vastamiseks [3]. Ombudsmani uurimisrühm märkis siiski, et EUAA ei olnud veel kinnitanud kaebuse esitaja läbivaatamistaotluse kättesaamist, hoolimata asjaolust, et asjaomane tähtaeg oli möödunud [4].

7.  Ombudsmani uurimisrühm tuvastas valikumenetluses ka teatavaid probleeme, mis tundusid problemaatilised või vajasid selgitamist. Eelkõige ei olnud selge, kas EUAA-l oli olemas edasikaebamise mehhanism, ning kui oli, siis kuidas sellest taotlejatele teatati ja kuidas see praktikas töötas. Ombudsmani uurimisrühm oli mures ka selle pärast, et taotlejatele kättesaadav teave konkursiga seotud värbamissüsteemi kohta ei olnud piisav.

8. Ombudsman algatas uurimise ja palus EUAA-l kinnitada kaebuse esitaja läbivaatamistaotluse kättesaamist ja anda talle esialgne ajakava sisulise vastuse andmiseks. Ombudsman palus ka kohtuda EUAAga, et selgitada valikumenetluse eespool nimetatud aspekte.

9. 2022. aasta aprillis kinnitas EUAA kaebuse esitaja läbivaatamistaotluse kättesaamist ja andis kaebuse esitajale sisulise vastuse esialgse ajakava (2022. aasta mai). 2022. aasta juunis kohtus ombudsmani uurimisrühm EUAA esindajatega [5].

Kuidas EUAA kaebuse esitaja taotlust hindas

EUAA vastus kaebuse esitajale

10. 2022. aasta mai alguses teatas EUAA kaebuse esitajale, et ta tuvastas tema läbivaatamistaotluse läbivaatamisel lahknevuse teabe vahel, mille kaebuse esitaja oli lisanud EUAA veebipõhisesse taotlusvahendisse, ja tema CVs sisalduva teabe vahel töökogemuse kohta. Eelkõige ilmnes, et kuigi kaebuse esitaja asjakohane töökogemus hõlmas mitut ajavahemikku, ei kajastunud kõik need ajavahemikud veebipõhises taotlusvahendis piisavalt. EUAA lisas, et kuigi kandidaatide ülesanne on oma avaldused korrektselt täita, nõustus valikukomisjon kaebuse esitaja avalduse uuesti läbi vaatama. Kaebuse esitajat teavitatakse peagi ümberhindamise tulemustest.

11. 2023. aasta mai lõpus võttis EUAA kaebuse esitajaga uuesti ühendust. Ta märkis, et valikukomisjon leidis, et selle asemel, et kasutada iga töökogemuse ajavahemiku kohta eraldi kannet (nagu on nõutud veebipõhise kandideerimisvahendi puhul), oli kaebuse esitaja lisanud ühele kandele mitu ajavahemikku (nimetades ekslikult kogu oma muu töökogemuse selles ühes kandes ülesannete kirjelduses). Kuna aga veebipõhine taotlusvahend arvutas automaatselt iga töökogemuse kohta täpse aastate, kuude ja päevade arvu, võttes aluseks taotlejate endi deklareeritud algus- ja lõppkuupäevad, ei võetud seda muud töökogemust arvesse. 

12. Seoses ümberhindamise tulemusega teatas EUAA kaebuse esitajale, et esialgse hindamise käigus leidis valikukomisjon, et ta vastab viieaastase töökogemuse nõudele, kuid mitte kolmeaastase töökogemuse nõudele.[6] Pärast ümberhindamist leiti, et kaebuse esitaja vastab ka kolmeaastase töökogemuse nõudele. EUAA esitas kaebuse esitajale üksikasjaliku loetelu sellest, kuidas tema töökogemust hinnati nii esialgse hindamise kui ka ümberhindamise kontekstis.

13. Eespool toodut arvesse võttes otsustas EUAA lisada kaebuse 16. profiili edukate kandidaatide nimekirja. Selleks et vältida sarnaseid probleeme tulevikus, kutsus EUAA kaebuse esitajat üles ajakohastama oma veebipõhist taotlust nõuetekohaselt, nii et see kajastaks asjakohaselt kõiki erialase töökogemuse ajavahemikke, mida ta pidas asjakohaseks nende profiilide puhul, mille jaoks ta oli taotluse esitanud.

Ombudsman ΄s'i hinnang

14. EUAA selgitas kaebuse esitajale üksikasjalikult, kuidas valikukomisjon hindas tema töökogemust ja miks ta oli esialgu tema konkreetse profiiliga seotud taotluse tagasi lükanud. Ombudsman peab EUAA selgitust mõistlikuks ja piisavaks.

15. Seejärel hindas EUAA uuesti kaebuse esitaja töökogemust ja lisas kaebuse 16. profiili edukate kandidaatide nimekirja. Seega leiab ombudsman, et kaebuse see aspekt on lahendatud.

Valikumenetluse üldised aspektid

Ombudsmani tuvastatud probleemid

16. Nagu eespool mainitud,[7] tegi ombudsman valikumenetluses kindlaks teatavad probleemid, mis tundusid problemaatilised või vajasid selgitamist. Need on üksikasjalikult esitatud ombudsmani lõppotsuses paralleelse juhtumi 574/2022/KT kohta, mis puudutas sama valikumenetlust.[8] Nende küsimuste põhjalikuks kirjeldamiseks viitab ombudsman seega sellele otsusele [9].

17.  Ombudsmani uurimisrühm tõstatas need küsimused kohtumisel EUAA esindajatega. Muu hulgas väljendas ombudsmani uurimisrühm muret, et taotlejatele ei pruugi olla piisavalt selge, et nende töökogemuse hindamisel võetakse arvesse ainult elektroonilises taotlusvormis esitatud teavet. Eelkõige võis sel ajal kättesaadav teave panna taotlejaid uskuma, et valikukomisjon hindab nende töökogemust nii elektroonilises kandideerimisavalduses kui ka elulookirjelduses esitatud teabe põhjal (mille taotlejad pidid samuti üles laadima).

18. EUAA märkis kohtumisel muu hulgas, et ta töötab selle nimel, et parandada oma sel ajal kehtivaid sisemenetlusi ja seda, kuidas ta taotlejatega suhtleb.

EUAA poolt uurimise käigus võetud meetmed

19. Uurimise ajal palus ombudsman EUAA-lt ajakohastatud teavet koosolekul arutatud küsimuste kohta.

20. EUAA esitas  oma vastuses põhjaliku loetelu meetmetest, mida ta on vahepeal võtnud ombudsmani tuvastatud probleemide lahendamiseks. Neid on üksikasjalikult kirjeldatud ombudsmani lõppotsuses paralleelse juhtumi 574/2022/KT [10] kohta, millele ombudsman jällegi viitab.

Ombudsmani hinnang

21. Nagu ombudsman paralleelse juhtumi 574/2022/KT lõpetamisotsuses tunnistas, on EUAA astunud konkreetseid samme, et parandada oma valikumenetluse EASO/2021/885 sise- ja välisaspekte ning eelkõige seda, kuidas ta suhtleb taotlejatega menetluse kõigis etappides (taotluse esitamise etapp, hindamine, edasikaebamine).

22. Muu hulgas on EUAA ajakohastanud konkursikutsele pühendatud taotlejate juhendit, mis on avaldatud tema veebisaidil ^[11]. Juhendis antakse taotlejatele üksikasjalikud etapiviisilised juhised selle kohta, kuidas täita ja esitada oma avaldusi veebipõhise taotlusvahendi abil.

23. Lisaks on konkursikutsega seotud ajakohastatud korduma kippuvates küsimustes nüüd sõnaselgelt märgitud, et „[k]õiki taotlust hinnatakse üksnes asjaomase kutsekvalifikatsiooni ja kogemuse alusel, mida taotlejad on üksikasjalikult kirjeldanud veebipõhise taotlusvahendi eri teabeväljadel. Taotleja taotluse muudes osades (nt lisatud elulookirjeldustes) esitatud lisateavet põhimõtteliselt arvesse ei võeta.”^[12]

24. Paralleelses juhtumis 574/2022/KT selgitas EUAA ka seda, et oma operatiivvajaduste põhjal teeb ta kogu aasta jooksul eri profiilide hindamisi. Kuupäeval, mil valikukomisjon otsustab hinnata konkreetset profiili, on kandidaatide nimekiri „külmutatud“; see tähendab, et selle konkreetse profiili puhul rohkem taotlejaid ei hinnata. Valikukomisjon võtab seega arvesse üksnes neid kandidaate, kes on selleks tähtpäevaks väljendanud huvi konkreetse profiili vastu ja vastavad sellele profiilile esitatavatele nõuetele. Seetõttu kutsub EUAA taotlejaid üles ajakohastama oma taotlusi korrapäraselt kogu oma viimase töökogemuse ja kvalifikatsiooniga.^[13]

25. Ombudsman mõistab, et taotlejate nimekirja külmutamine ajal, mil EUAA hindab eri profiile, selgitab, miks kaebuse esitaja katse ajakohastada oma taotlust samal päeval, kui ta sai EUAA tagasilükkamiskirja, ebaõnnestus. Igal juhul märgib ombudsman, et EUAA veebipõhise taotlusvahendiga seotud küsimuste või tehniliste raskuste korral on taotlejatel nüüd võimalus võtta EUAAga ühendust spetsiaalse e-posti aadressi kaudu, mis on pühendatud kõnealusele valikumenetlusele.

26. Eespool öeldut arvesse võttes leiab ombudsman, et ka see uurimise aspekt on lahendatud.

Järeldus

Uurimise põhjal lõpetab ombudsman juhtumi järgmise järeldusega [14]:

Euroopa Liidu Varjupaigaamet (EEUA) on uurimisega hõlmatud küsimused lahendanud.

Kaebuse esitajat ja EUAAd teavitatakse sellest otsusest.[15]

 

Tina Nilsson

Juhtumite menetlemise üksuse juhataja

Strasbourg, 18. juuli 2023

 

 

[1] Kättesaadav aadressil: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Vt https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf.

[3] Vastavalt Euroopa hea haldustava eeskirjale (artikkel 17) (kättesaadav aadressil https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) tehakse otsus institutsioonile esitatud iga taotluse või kaebuse kohta mõistliku aja jooksul, viivitamata ja igal juhul hiljemalt kahe kuu jooksul alates selle kättesaamise kuupäevast.

[4] ECGABi artiklis 14 on sätestatud, et „[i]ga institutsioonile adresseeritud kiri või kaebus saab kahe nädala jooksul kättesaamistõendi, välja arvatud juhul, kui selle aja jooksul on võimalik saata sisuline vastus “.

[5] Kohtumine toimus selle juhtumi puhul koos juhtumiga 574/2022/KT, mis käsitles sama valikumenetlust.

[6] Vt eespool punkt 2.

[7] Vt lõige 7.

[8] Otsus on kättesaadav aadressil https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411.

[9] Vt selle otsuse punktid 15–18.

[10] Vt selle otsuse punktid 21-30.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Vt KKK 4 (esiletõst originaalis).

[13] Vt KKK 9.

[14] Seda kaebust on käsitletud delegeeritud juhtumite käsitlemise raames kooskõlas Euroopa Ombudsmani otsusega, millega võeti vastu rakendussätted.

[15] Täielik teave kaebuste menetlemise ja nendega seotud õiguste kohta on kättesaadav aadressil 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707