1. Selle kirje viimane ajakohastamine: 05/06/23

2. Viitenumber: 05/2023

3. Vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed: Euroopa Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Vastutav talitus:

Haldusdirektoraat (IKT töötajad) ja projektimeeskond (üks peasekretariaadi liige ja personaliosakonna juhataja)

4. Andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed: Francesca Pavesi – andmekaitseametniku asetäitja: Nicholas Hernanz

E-post: mailto: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Volitatud töötleja nimi ja kontaktandmed: välisettevõtja, kes vastutab küsitluse vastuste koostamise ja koondaruande koostamise eest:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

E-post: gcomhaire@incidence.be või info@incidence.be

6. Kaasvastutava(te) töötleja(te) nimi ja kontaktandmed: Ei kohaldata

7. Töötlemise eesmärk (eesmärgid):  Ettevõtja kavatseb LimeSurvey (siseküsitluse vahend) kaudu korraldada töötajate küsitluse, et koguda töötajatelt tagasisidet büroo korralduse, töötingimuste, töökeskkonna ning eetiliste ja heaoluga seotud küsimuste kohta. Eesmärk on teha kindlaks valdkonnad, mida peetakse rahuldavalt toimivaks, samuti valdkonnad, mis võivad vajada järelmeetmeid, ning võimaluse korral võrrelda tulemusi aja jooksul ja teiste institutsioonide tulemustega.

Menetluse õiguslik alus on personalieeskirjade [1] artikli 1e lõiked 2 ja 3.

8. Andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete kategooriate kirjeldus:

Andmesubjektide kategooriad: ettevõtja büroo töötajad (ametnikud, ajutised või lepingulised töötajad). Euroopa Ombudsmani büroo praktikandid personaliküsitluses ei osale.

Isikuandmete kategooriad:

Küsitlus on anonüümne. Küsitluse vastuste kirje ei sisalda andmeid vastajate kohta. Vabas vormis tekstiväljale märkusi tehes saavad vastajad lisada teavet. Sellistel juhtudel on teatavatel vastajatel võimalus tuvastada või avaldada kolmandate isikute isikuandmeid, sõltuvalt nende poolt esitatava teabe sisust.

Ettevõtja töötleb töötajate ametialaseid e-posti aadresse, et oleks võimalik saata küsitluse link. Ettevõtja töötleb ka küsitluse vastuseid. Neid isikuandmeid võivad töödelda väline ettevõte ja ettevõtja büroo.

Aruande eest vastutav väline äriühing töötleb küsitlusküsimustiku alusel kogutud töötajate arvamusi.

9. Andmete säilitamise ja võimaluse korral kustutamise tähtaeg:

Ettevõtja säilitab küsitlusele vastajate e-posti aadresse nii kaua, kui see on vajalik 2023. aasta personaliküsitluse saatmiseks asjaomastele töötajatele.

Ettevõtja säilitab küsitluse vastuseid, sealhulgas vastajate esitatud võimalikke isikuandmeid vabatekstikastides, kuni viis aastat. Seejärel kustutab ta andmed.

Väline äriühing säilitab vastajate vastuseid nii kaua, kui on vaja uuringuaruande koostamiseks, ja maksimaalselt viis aastat ^[2]. Seejärel kustutab ta andmed. Eeldatakse, et kõik vastused on anonüümsed, välja arvatud vabatekstilahtrid, kui vastajad esitavad neis isikuandmeid.

10. Andmete saajad:

Saaja on väline ettevõte, kes vastutab küsitluse aruande koostamise eest.

Üldtulemusi (anonüümsed andmed) jagatakse ka töötajatega.

11. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele ja/või rahvusvahelistele organisatsioonidele? Ei kohaldata

12. Turvameetmete üldkirjeldus:

Ettevõtja kasutab küsitluse saatmiseks vastajatele ja vastuste kogumiseks „LimeSurvey“. LimeSurvey on siseküsitluse vahend, mis tagab, et kõik töödeldavad andmed jäävad Euroopa Ombudsmani turvaserverisse ja et andmed on kaitstud rangete turvaeeskirjadega.

Vastused küsitluse küsimustele ei võimalda andmesubjekte tuvastada, välja arvatud teatavatel juhtudel, kui vastajad saavad lisada teavet vabatekstikasti.

Küsitlus sisaldab järgmist vastutuse välistamise klauslit: „Osalejate anonüümsuse säilitamiseks tagame, et vastused on struktureeritud viisil, mis takistab isikute tuvastamist. Pidage siiski meeles, et mõned vaba teksti väljad annavad üksikisikutele vabaduse sisestada enda valitud teavet, sealhulgas enda või teiste isikuandmeid. Kutsume osalejaid tungivalt üles hoiduma nendel väljadel mis tahes isikut tuvastava teabe avaldamisest.“

13. Teave selle kohta, kuidas andmesubjektid saavad kasutada oma õigust andmetega tutvuda ja neid parandada ning vajaduse korral kustutada, piirata ja andmeid üle kanda:

Ettevõtja töötajate e-posti aadressid:

Töötajad võivad taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele ja asjakohasele teabele selle kohta, kuidas ettevõtja neid kasutab. Samuti võivad nad nõuda neid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist. Teatavatel tingimustel on neil õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt nende konkreetse olukorraga seotud põhjustel, samuti õigus nõuda ettevõtjalt oma isikuandmete kustutamist või nende kasutamise piiramist.

Ettevõtja vastab taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

Seoses küsitlusele antud vastustega:

Kui vastajad on küsitlusele vastanud, muutuvad vastused anonüümseks. Seega ei kohaldata küsimustiku vastuste suhtes määruse (EL) 2018/1725 kohaseid andmesubjektide õigusi. Vabateksti lahtrite kohal olev vastutuse välistamise klausel annab vastajatele piisavalt teavet ohtude kohta, mis kaasnevad isikuandmete esitamisega nende vastustes. Kuna uuring viiakse läbi anonüümselt, ei ole tehniliselt võimalik kindlaks teha, kes millele vastas, ega anda vastajatele õigust oma vastusega tutvuda, seda parandada, vaidlustada, kustutada või piirata.

Igal andmesubjektil on siiski õigus pääseda juurde ühes vaba teksti lahtris sisalduvatele teda puudutavatele isikuandmetele, neid parandada, vaidlustada, kustutada või taotleda nende piiramist teatavatel määruses sätestatud tingimustel. Need taotlused tuleks saata küsitluse vastuseid töötlevale välisettevõttele (info@incidence.be) või ettevõtjale.

Töötajad võivad igal ajal küsida büroolt teavet oma isikuandmete töötlemise kohta e-posti teel (EO@ombudsman.europa.eu) või võttes ühendust haldusdirektoraadiga. Talitused vastavad nende taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul. Samuti võivad nad võtta ühendust büroo andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Kui nad soovivad esitada kaebuse selle kohta, kuidas ettevõtja nende isikuandmeid töötleb, võivad nad võtta ühendust Euroopa Andmekaitseinspektoriga (www.edps.europa.eu) järgmisel aadressil: EDPS@edps.europa.eu

Euroopa Ombudsmani büroo 2023. aasta personaliuuringuga seotud isikuandmete kaitse põhimõtted

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on ettevõtja. Volitatud töötleja on väline ettevõte, kes vastutab küsitluse vastuste koostamise ja koondaruande koostamise eest.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Küsitlus on anonüümne. Küsitluse vastuste kirje ei sisalda andmeid vastajate kohta.

Ettevõtja töötleb töötajate ametialaseid e-posti aadresse, et saada küsitluse link.

Euroopa Ombudsmani büroo praktikandid personaliküsitluses ei osale.

Teatavatel juhtudel võivad vastajad lisada teavet vabatekstiväljale. 

Küsitluse juhised sisaldavad järgmist konkreetset vastutuse välistamise klauslit: osalejate anonüümsuse säilitamiseks tagame, et vastused on struktureeritud viisil, mis takistab isikute tuvastamist. Pidage siiski meeles, et mõned vaba teksti väljad annavad üksikisikutele vabaduse sisestada enda valitud teavet, sealhulgas enda või teiste isikuandmeid. Soovitame tungivalt osalejatel hoiduda nendel väljadel mis tahes isikut tuvastava teabe avaldamisest.

Vabas vormis tekstiväljale märkusi tehes saavad vastajad lisada teavet. Sellistel juhtudel on teatavatel vastajatel võimalus tuvastada või avaldada kolmandate isikute isikuandmeid, sõltuvalt nende poolt esitatava teabe sisust.

Neid isikuandmeid võivad töödelda väline ettevõte ja ettevõtja büroo.

Välisettevõte koostab uuringu aruande ning edastab selle töötajatele ja juhtkonnale.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Nagu eelmises punktis märgitud, säilitab uuring anonüümsuse. Töötajatel on siiski võimalus vabatahtlikult avaldada oma või kolmandate isikute isikuandmeid vabatekstikastides. Ainult sellistel juhtudel võib ombudsman isikuandmeid juhuslikult töödelda.

Euroopa Ombudsmani büroo kavatseb korraldada töötajate küsitluse, et koguda töötajatelt tagasisidet büroo korralduse, töötingimuste, töökeskkonna ning eetiliste ja heaoluga seotud küsimuste kohta. Eesmärk on teha kindlaks valdkonnad, mida peetakse rahuldavalt toimivaks, samuti valdkonnad, mis võivad vajada järelmeetmeid, ning võimaluse korral võrrelda tulemusi aja jooksul ja teiste institutsioonide tulemustega.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Töötlemine on vajalik artikli 5 lõike 1 punkti a alusel (avalikes huvides oleva ülesande täitmine).

Õiguslik alus on personalieeskirjade artikli 1e lõiked 2 ja 3 .

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Esimest isikuandmete kategooriat, nimelt kõigi töötajate e-posti aadresse, töötlevad haldusdirektoraat (IKT töötajad) ja projektimeeskond (üks peasekretariaadi liige ja personalimeeskonna juht).

Teist liiki isikuandmeid, nimelt neid, mida töötajad võivad lisada küsitluse vaba teksti kommentaaridesse, võivad töödelda väline ettevõte, kes vastutab küsitluse aruande koostamise eest, haldusdirektoraat (IKT töötajad) ja projektimeeskond (üks peasekretariaadi liige ja personalimeeskonna juht). Eeldatakse, et see väline ettevõte töötleb ainult anonüümseid andmeid, välja arvatud vaba teksti lahtrite puhul, kui vastajad esitavad enda või teiste kohta isikut tuvastavat teavet.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Saaja on väline ettevõte, kes vastutab küsitluse aruande koostamise eest. Üldtulemusi (anonüümsed andmed) jagatakse ka töötajatega.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Ombudsman säilitab eespool punktis 1 loetletud isikuandmeid (küsitlusele vastajate e-posti aadressid) nii kaua, kui see on vajalik 2023. aasta personaliuuringu saatmiseks asjaomastele töötajatele.

Välisettevõte säilitab vastajate vastuseid nii kaua, kui on vaja uuringuaruande koostamiseks, ja maksimaalselt viis aastat . Seejärel kustutab ta andmed. Eeldatakse, et kõik vastused on anonüümsed, välja arvatud vabatekstilahtrid, kui vastajad esitavad neis isikuandmeid.

7. Kuidas me teie andmeid kaitseme?

Ettevõtja kasutab küsitluse saatmiseks vastajatele ja vastuste kogumiseks „LimeSurvey“. LimeSurvey on siseküsitluse vahend, mis tagab, et kõik töödeldavad andmed jäävad Euroopa Ombudsmani turvaserverisse ja et andmed on kaitstud rangete turvaeeskirjadega.

Vastused küsitluse küsimustele ei võimalda andmesubjekte tuvastada, välja arvatud teatavatel 1. osas nimetatud juhtudel, kui vastajad saavad lisada teavet vabatekstikasti.

Lisatakse järgmine vastutuse välistamise klausel: „Osalejate anonüümsuse säilitamiseks tagame, et vastused on struktureeritud viisil, mis takistab isikute tuvastamist. Pidage siiski meeles, et mõned vaba teksti väljad annavad üksikisikutele vabaduse sisestada enda valitud teavet, sealhulgas enda või teiste isikuandmeid. Kutsume osalejaid tungivalt üles hoiduma nendel väljadel mis tahes isikut tuvastava teabe avaldamisest.“

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Mis puudutab isikuandmete esimest kategooriat, nimelt kõigi töötajate e-posti aadresse:

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas ettevõtja neid kasutab.

Teatud tingimustel on teil ka õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist. Identifitseerimisandmeid saate igal ajal parandada. Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel.

Teatud tingimustel on teil õigus paluda ettevõtjal teie isikuandmed kustutada või piirata nende kasutamist.

Ettevõtja vastab taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

Seoses teise isikuandmete kategooriaga, nimelt küsitlusele antud vastustega:

Kui vastajad on küsitlusele vastanud, muutuvad vastused anonüümseks. Seega ei kohaldata küsimustiku vastuste suhtes määruse (EL) 2018/1725 kohaseid andmesubjektide õigusi. Vabateksti lahtrite kohal olev vastutuse välistamise klausel annab vastajatele piisavalt teavet ohtude kohta, mis kaasnevad isikuandmete esitamisega nende vastustes. Kuna uuring viiakse läbi anonüümselt, ei ole tehniliselt võimalik kindlaks teha, kes millele vastas, ega anda vastajatele õigust oma vastusega tutvuda, seda parandada, vaidlustada, kustutada või piirata.

Igal andmesubjektil on siiski õigus pääseda juurde ühes vaba teksti lahtris sisalduvatele teda puudutavatele isikuandmetele, neid parandada, vaidlustada, kustutada või taotleda nende piiramist teatavatel määruses sätestatud tingimustel. Need taotlused tuleks saata välisettevõttele, kes töötleb küsitluse vastuseid.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite saata Euroopa Ombudsmanile igal ajal andmekaitsega seotud küsimusi 2023. aasta personaliuuringu korraldamise kohta järgmisel aadressil:

Euroopa Ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Küsitluse vastuseid töötleva välisettevõttega saate ühendust võtta järgmisel aadressil:

Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

gcomhaire@incidence.be

Oluline on märkida, et väline äriühing töötleb põhimõtteliselt ainult anonüümset teavet, nimelt teavet, mis ei ole seotud tuvastatud või tuvastatava füüsilise isikuga, või isikuandmeid, mis on muudetud anonüümseks sellisel viisil, et andmesubjekti ei ole võimalik tuvastada või ei ole enam võimalik tuvastada.

Samuti võite võtta ühendust ettevõtja büroo andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: Euroopa Andmekaitseinspektor@edps.europa.eu

 

[1] Artikli 1e lõiked 2 ja 3 “2. Aktiivses teenistuses olevatele ametnikele tagatakse töötingimused, mis vastavad asjakohastele tervishoiu- ja ohutusstandarditele, mis on vähemalt samaväärsed miinimumnõuetega, mida kohaldatakse nendes valdkondades aluslepingute kohaselt vastu võetud meetmete alusel. 3. Käesoleva artikli kohaselt vastu võetud sotsiaalmeetmeid rakendab iga institutsioon tihedas koostöös personalikomiteega mitmeks aastaks kavandatud meetmete alusel. Need kavandatud meetmed edastatakse igal aastal eelarvepädevatele institutsioonidele eelarvemenetluse raames.“

[2] Vt lepingu üldtingimuste punkt 21.2.13: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en