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Praktische Empfehlungen für EU-Beamte beim Umgang mit Interessenvertretern

RICHTIG

1. Prüfen, ob die Interessenvertreter im Transparenzregister der EU registriert sein müssen, ehe Sie sich mit ihnen treffen oder eine Einladung zu einer Veranstaltung annehmen.

2. Sich gut vorbereiten und allgemeine Informationen darüber einholen, welche Interessen sie vertreten und von wem sie finanziert werden. Fragen Sie ggf. nach zusätzliche Informationen.

3. Sicherstellen, dass Ihnen im Vorfeld der Zweck des Treffens bzw. das zu besprechende Thema, die Namen der Teilnehmer und die Organisationen und/oder Kunden, in deren Auftrag die Interessenvertreter agieren, sowie jedwede anderen sachdienlichen Informationen mitgeteilt werden.

4. Etwaiges Risiko für Konflikte zwischen Ihren privaten Interessen und dem öffentlichen Interesse bewerten und vermeiden sowie darüber nachdenken, welche Reaktionen Ihre Interaktion auslösen könnte.

5. Im Zweifelsfall inne halten und überlegen, wie Sie vorgehen sollen. Wenn nötig, beraten Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten; wird beschlossen, dass Sie den Kontakt weiterverfolgen sollen, erstellen Sie eine Aktennotiz, in der Sie die Gründe dafür darlegen.

6. Bedenken Sie, dass Interessenvertretung nicht immer einen formalen Charakter annimmt. Lobbyarbeit kann genauso bei informellen Begegnungen oder gesellschaftlichen Anlässen stattfinden. Wahren Sie stets Ihre Professionalität.

7. Stets detaillierte Aufzeichnungen führen, aus denen u. a. Datum und Ort des Treffens, die Namen der Teilnehmer, Organisationen und/oder Kunden und die erörterten Punkte hervorgehen. Verwenden Sie hierzu das Dokumentenverwaltungssystem Ihrer Organisation.

8. Halten Sie sich an geltende Offenlegungspflichten, wie etwa an die der Kommission, und legen Sie die Einzelheiten von Treffen zwischen Interessenvertretern und Kommissions- und Kabinettsmitgliedern und Generaldirektoren offen.

9. Lobbypraktiken, die – insbesondere nach dem Verhaltenskodex für Interessenvertreter des Transparenzregisters der EU – inakzeptabel sind, melden.

10. Sich z. B. über den Weg einer Schulung mit den einschlägigen Vorschriften vertraut machen, die für Ihre Organisation gelten. Bestehen Diskrepanzen zwischen diesen spezifischen Vorschriften und diesen praktischen Empfehlungen, so sind in der Regel die erstgenannten zu befolgen.

 

FALSCH

1. Interessenvertreter treffen, die nicht im Transparenzregister der EU registriert sind, wenn Ihre eigenen Bestimmungen dies nicht zulassen oder davon abraten. Bitten Sie den Interessenvertreter, sich zu registrieren, wenn seine Tätigkeiten in den Anwendungsbereich des Registers fallen.

2. Die Beweggründe derjenigen ignorieren, die sich mit Ihnen treffen oder Sie zu Veranstaltungen einladen möchten. Lobbyarbeit wird von einer Reihe von Organisationen betrieben, einschließlich Beraterfirmen, Anwaltskanzleien, NRO, Think-Tanks, basisorientierter Kampagnen, etc.

3. Kontakte zu einem bestimmten Interessenvertreter eingehen, ohne in Betracht zu ziehen, anderen Gruppen eine vergleichbare Gelegenheit zu bieten.

4. Einladungen zu Treffen oder Veranstaltungen annehmen, die Ihre Organisation in eine kompromittierende Situation bringen könnten.

5. Vergessen, relevante Kollegen sowie Ihre Vorgesetzten nach den Treffen/Veranstaltungen entsprechend zu informieren.

6. Treffen außerhalb der Dienstzeiten und außerhalb des Dienstorts zustimmen bzw. vereinbaren. Wenn Sie dies dennoch tun, erwägen Sie, Ihren Vorgesetzten davon in Kenntnis zu setzen, und beziehen Sie einen Kollegen ein.

7. Verhalten oder Äußerungen Ihrerseits, die Anlass zu der Vermutung geben könnten, dass Sie einen Interessenvertreter bevorzugt behandeln.

8. Bei Interessenvertretern den Eindruck erwecken, dass bestimmte Empfehlungen, Ideen oder Informationen für die Entscheidungsfindung ausschlaggebend sein könnten oder sein werden.

9. Informationen unbefugterweise weitergeben oder vertrauliche Informationen missbrauchen.

10. Bewirtung seitens eines Interessenvertreters ohne sorgfältiges Abwägen und ohne Einhaltung der diesbezüglichen Vorschriften annehmen. Erforderlichenfalls sind ggf. gemachte Geschenke und Bewirtung zu melden.