Estrasburgo, 17.9.2012

Visita de la Agencia OI/12/2012/EIS – Visita a la Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas (ECHA)

Muy señor mío:

En mayo de 2011, puse en marcha un programa de visitas a las agencias de la UE, con el objetivo de identificar y difundir las mejores prácticas en sus relaciones con los ciudadanos. Inicialmente realicé tres visitas «piloto» a las agencias de la UE en el Reino Unido, a saber, la Autoridad Bancaria Europea, la Agencia Europea de Medicamentos y la Escuela Europea de Policía. Posteriormente, el 1 de junio de 2011, me reuní con los jefes de todas las agencias de la UE en Bruselas y tuve ocasión de familiarizarlos con esta iniciativa con más detalle. En octubre y noviembre de 2011, visité, respectivamente, la Agencia Europea de Medio Ambiente en Copenhague y el Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías y la Agencia Europea de Seguridad Marítima en Lisboa. En febrero de 2012, visité el Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional en Salónica y en mayo visité la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo en Dublín. En junio de 2012, visité EUROJUST y EUROPOL en La Haya y la Junta Europea de Riesgo Sistémico en Frankfurt. Finalmente, en julio de 2012, visité la Agencia Europea de Seguridad de las Redes y de la Información, ENISA, en Iraklion, Creta. La información sobre mis visitas anteriores a las agencias de la UE está disponible en la siguiente página de mi sitio web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Estaré en Helsinki el 5 de octubre de 2012 y me gustaría aprovechar esta oportunidad para visitar la ECHA y me complacería reunirme con los miembros pertinentes del equipo directivo de la Agencia. Dada la naturaleza de dicha visita, me parece apropiado dirigirme a usted como director ejecutivo de la ECHA. Para ayudarle a prepararse para lo que estoy seguro será un intercambio de opiniones útil y constructivo, adjunto a la presente carta un anexo que contiene a) el proyecto de programa de nuestra reunión y b) información sobre los aspectos de procedimiento de este tipo de visitas.

Observo que, tras los contactos informales entre nuestras oficinas, el viernes 5 de octubre de 2012 (9:30 - 12:30 h) se ha acordado como fecha mutuamente conveniente para nuestra reunión, en la que, según tengo entendido, su director adjunto, el Sr. Jukka Malm, representará, en su ausencia, a la dirección de la ECHA.

Durante mi visita a la ECHA, estaré acompañado por la Sra. Eija Salonen, responsable legal, que actuará como persona de contacto para los aspectos organizativos de nuestra reunión. Sus datos de contacto son: [correo electrónico], tel.: + 33 3 88 17 24 29. De los contactos informales entre nuestras oficinas, también entiendo que la Sra. Minna Heikkilä, de su Agencia, actuará como persona de contacto en la ECHA, que se pondrá en contacto con la Sra. Salonen para todos los preparativos necesarios.

Tenga en cuenta que, tras nuestra reunión, también me gustaría reunirme con el Comité de Personal de la ECHA. Esto responde a una petición de la Asamblea de Comités de Personal de Agencias (AASC) de que me reúna sistemáticamente con los comités de personal de las agencias de la UE que visito en el contexto de investigaciones por iniciativa propia.

Me gustaría darle las gracias de nuevo por haber aceptado organizar esta visita, y espero reunirme (en su ausencia) con su director adjunto y sus colegas y colaborar con todos ustedes en lo que estoy seguro serán intercambios fructíferos sobre las diversas cuestiones contenidas en el proyecto de orden del día de nuestra reunión. Agradezco asimismo a la dirección de la ECHA la organización de los aspectos prácticos de mi reunión con el Comité de Personal de la Agencia.

Le saluda con sinceridad,

P. Nikiforos Diamandouros

Anexo: 1

ANEXO: Aspectos de procedimiento y proyecto de orden del día de la visita

Sobre los aspectos procedimentales

Las visitas del Defensor del Pueblo Europeo se realizan formalmente sobre la base de su competencia para llevar a cabo investigaciones por iniciativa propia. Por lo tanto, la correspondencia relativa a esta visita llevará un número de referencia de registro para dichas investigaciones por iniciativa propia (OI/12/2012/EIS). El Defensor del Pueblo agradecería a la ECHA que citara este número de referencia en su correspondencia relativa a la visita.

Una investigación por iniciativa propia implica, entre otras cosas, que se aplican las garantías procesales habituales relativas a dichas investigaciones. Estos incluyen el derecho de la agencia a solicitar al Defensor del Pueblo Europeo que trate la información y los documentos con carácter confidencial (véanse los artículos 5.1, 5.2 y 14.2 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo):  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Además de informar a la agencia que se va a visitar de las cuestiones que se propone plantear, el Defensor del Pueblo también puede solicitarle que facilite con antelación determinada información o documentos pertinentes.

Tras cada visita, el Defensor del Pueblo informará por escrito a la agencia de sus conclusiones. Si hace alguna sugerencia específica, normalmente pedirá a la agencia que le informe de cualquier acción de seguimiento que se proponga emprender. Dependiendo de la respuesta de la agencia, el Defensor del Pueblo considerará cerrar la investigación o tomar medidas adicionales, por ejemplo, emitiendo recomendaciones formales.

Tenga en cuenta que la carta preparatoria de esta visita, así como el presente anexo, se publicarán en el sitio web del Defensor del Pueblo Europeo. Si el Defensor del Pueblo decide hacer sugerencias a la Agencia después de su visita, la comunicación que contenga dichas sugerencias también se publicará en esa página, al igual que la respuesta de la Agencia, cualquier correspondencia adicional y las conclusiones finales por escrito del Defensor del Pueblo. Estos intercambios aparecerán en la siguiente página del sitio web del Defensor del Pueblo: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Sobre las cuestiones que figuran en el orden del día

 Por lo que se refiere al contenido de la visita del 5 de octubre de 2012, el Defensor del Pueblo Europeo desea debatir los siguientes temas:

• Los principios de servicio público;
• los contactos iniciales de la ECHA con el público;
• a) Transparencia, diálogo y rendición de cuentas ;
• b) Contratación;
• Licitaciones y contratos;
• Conflictos de intereses; y
• Denuncia de irregularidades.

Las cuestiones específicas que el Defensor del Pueblo desea examinar en relación con cada tema son las siguientes:

1.Principios de servicio público

El 10 de julio de 2012, informé a la ECHA de la publicación de cinco principios de servicio público que deberían guiar la conducta de los funcionarios de la UE. Me interesaría saber si la Agencia ha adoptado o tiene previsto adoptar medidas para garantizar: a) que todos los miembros de su personal estén informados de los principios y b) que los principios estén disponibles en su sitio web, de modo que se informe al público de que la Agencia los suscribe.

2. Contactos iniciales con el público

Una de las tareas fundamentales del Defensor del Pueblo es garantizar que la administración de la UE sea abierta, con mentalidad de servicio y eficiente a la hora de gestionar los contactos con los ciudadanos. Los principios básicos pertinentes se establecen en el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (ECGAB). La cuestión sigue siendo importante en nuestro trabajo diario, lo que sugiere que la administración de la UE sigue enfrentándose a algunos retos en este ámbito. Cuando procede, el Defensor del Pueblo Europeo trata de encontrar una solución rápida a las reclamaciones que se refieren a quejas sobre los contactos iniciales de un ciudadano con la administración. Por lo general, esto implica que mis servicios se comuniquen con la persona relevante por teléfono.

Entiendo que todas las agencias de la UE acordaron adoptar el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa en una reunión de los jefes de las agencias celebrada en Lisboa en octubre de 2008. He encontrado en el sitio web de la ECHA un enlace a su propio Código de Buena Conducta Administrativa [1] (en lo sucesivo, «el Código de la ECHA»). A primera vista, parece que el Código ECHA refleja principalmente los principios contenidos en el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (ECGAB). Sin embargo, por ejemplo, en el Código de la ECHA falta una referencia al Defensor del Pueblo en lo que respecta a la disposición correspondiente al artículo 19 del ECGAB (indicación de las posibilidades de recurso). A este respecto, le agradecería que la ECHA aclarara cómo ve la relación entre los dos códigos y si tiene la intención de publicar también el ECGAB en su sitio web. También me gustaría saber más sobre la manera en que la ECHA vela por que el personal de la ECHA cumpla los principios establecidos en el Código. No he podido encontrar referencias a este asunto en el sitio web de la ECHA y, por lo tanto, le agradecería que hiciera una presentación sobre este tema.

3. Transparencia, diálogo y rendición de cuentas

El Defensor del Pueblo Europeo también valora positivamente la promoción de la transparencia y el aumento de la rendición de cuentas en la administración de la UE. Este requisito se refleja, entre otras cosas, en la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos, que menciona expresamente al Defensor del Pueblo como órgano de revisión. También se refleja en las amplias facultades de investigación del Defensor del Pueblo, que nos permiten aclarar a fondo los hechos y las cuestiones planteadas en nuestras investigaciones.

Por lo tanto, le agradecería que tuviera más información sobre las siguientes cuestiones:

a) Observo que el sitio web de la ECHA contiene una sección sobre el acceso a los documentos en poder de la agencia. Sin embargo, le agradecería que supiera cómo trata la ECHA en la práctica las solicitudes de acceso público a los documentos. ¿Cuáles son sus normas, directrices y/o disposiciones prácticas para tramitar dichas solicitudes? Facilite ejemplos, como la correspondencia principal en la tramitación por parte de la Agencia de las tres últimas solicitudes de acceso público a documentos tratados con arreglo a las normas pertinentes de la ECHA o al Reglamento 1049/2001. (No se examinará el fondo de las decisiones de la ECHA en estos ejemplos, ya que este no es el propósito de esta visita).

b) ¿La ECHA elabora un informe anual (interno o externo) sobre su gestión del acceso público a los documentos?

c) ¿La ECHA gestiona o tiene la intención de gestionar un registro público en el sentido del artículo 11 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001?

d) La ECHA maneja una gran cantidad de información y datos. Su sitio web es fácil de usar y contiene un gran volumen de datos, publicaciones e información relacionados con las principales actividades de la ECHA. En sentido estricto, el Reglamento 1049/2001 solo se aplica a los «documentos». ¿Cómo gestiona la ECHA las solicitudes de información? Facilítenos información sobre los comentarios que los servicios de la ECHA reciben de los usuarios y las partes interesadas en relación con el acceso a la información.

4. Selección y reclutamiento

Por lo que se refiere al fondo de las decisiones de selección y contratación, el Defensor del Pueblo adopta un enfoque similar al de los tribunales de la UE. Esto significa, entre otras cosas, que reconoce las amplias facultades discrecionales de la Administración en la selección de su personal.

Por lo que se refiere a los aspectos procedimentales de la selección y la contratación, el Defensor del Pueblo ha trabajado muy activamente para aumentar la transparencia de la contratación en la UE. Esto ha dado lugar, por ejemplo, a una mayor transparencia en relación con los nombres de los miembros de los comités de selección y a hojas de evaluación más detalladas que proporcionan a los candidatos una mejor visión de cómo fueron evaluados.

La ECHA ha publicado en su sitio web, en la sección "Empleos", información sobre su política de contratación y sus procedimientos de contratación de agentes temporales y agentes contractuales (la ECHA no tiene actualmente funcionarios permanentes). Agradecería recibir aclaraciones adicionales sobre las siguientes cuestiones:

a) ¿Cómo garantiza la ECHA una comunicación eficaz con los candidatos a los procedimientos de selección en relación con el estado de sus solicitudes o el resultado del procedimiento de selección?

b) ¿Conocen los candidatos los nombres de los miembros del comité de selección?  ¿En qué medida la ECHA proporciona a los candidatos acceso a las evaluaciones de sus solicitudes?

c) ¿En qué medida la ECHA busca medios más rápidos y menos formales para resolver los litigios sobre las decisiones de selección y contratación que los previstos en el artículo 90 del Estatuto de los funcionarios?

d) ¿Informa sistemáticamente la ECHA a los candidatos en su correspondencia de que pueden presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, de conformidad con el artículo 19 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa y el Código de Buena Conducta Administrativa de la ECHA antes mencionados?

5. Licitaciones y contratos

A nivel de revisión, los litigios en relación con las decisiones de licitación y las relaciones contractuales suelen ser tratados por los tribunales. Sin embargo, a lo largo de los años, una proporción significativa de los casos del Defensor del Pueblo se ha referido también a estos ámbitos. En relación con las ofertas, el Defensor del Pueblo se inspira en el enfoque del Tribunal, que consiste en reconocer las amplias facultades discrecionales de la administración para evaluar los aspectos sustantivos de las propuestas de licitación, al tiempo que comprueba cuidadosamente si motivó sus decisiones de manera válida y adecuada y si respetó adecuadamente los procedimientos aplicables y los derechos de información. En relación con los litigios contractuales, el Defensor del Pueblo no evalúa, como tal, si existe un incumplimiento contractual. Sin embargo, examina a fondo si la administración proporcionó buenas razones para su posición, y también analiza la imparcialidad de las acciones u omisiones administrativas.

Observo que el sitio web de la ECHA contiene una sección sobre "Contratación pública". En este sentido, mis preguntas son:

a) ¿Cómo gestiona la ECHA los litigios en relación con estos ámbitos?

b) ¿Se informa a los licitadores y contratistas de que pueden presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo?

6. Conflictos de intereses

La prevención de conflictos de intereses es un aspecto importante del segundo principio de servicio público: integridad. Los conflictos de intereses surgen cuando se puede percibir que las personas que trabajan para la administración pública tienen un interés personal inapropiado en un asunto que están tratando. Estos conflictos deben tratarse adecuadamente para garantizar una toma de decisiones objetiva y aumentar la confianza del público en la administración. Los recientes acontecimientos y casos demuestran que la administración de la UE no goza claramente de la plena confianza de los ciudadanos en relación con esta cuestión.

Observo que la ECHA ha publicado en su sitio web, en la sección «Procedimientos y políticas», su política para gestionar posibles conflictos de intereses [2], así como declaraciones anuales de intereses de los directores, gestores y otros miembros del personal de alto nivel de la ECHA.

A la luz de estas consideraciones, me interesaría saber qué otras medidas concretas aplica la ECHA para evitar conflictos de intereses en relación con los siguientes ámbitos:

a) Contratación de personal, incluido el personal de categoría superior

b) Los miembros actuales y anteriores del personal, en particular en lo que respecta a las actividades externas durante y después de su servicio en la ECHA (véanse, por ejemplo, los artículos 11, 11 bis, 12 ter y 16 del Estatuto de los funcionarios).

7. Denuncias

Los artículos 22 bis y 22 ter del Estatuto se denominan comúnmente «disposiciones relativas a los denunciantes». Estas disposiciones tienen una doble estructura, consistente en a) la obligación de informar de las infracciones graves a la propia institución del denunciante o, en determinadas condiciones, a la OLAF, y b) el derecho a informar también al respecto a los funcionarios de otras instituciones de la UE, siempre que se cumplan requisitos específicos [3]. Los artículos 22 bis y 22 ter definen las circunstancias en las que los denunciantes están protegidos contra represalias por parte de la institución para la que trabajan. Con arreglo al artículo 22 bis, la institución de que se trate no está autorizada a actuar en perjuicio del funcionario que haya divulgado la información si ha actuado de manera razonable y honesta. El artículo 22 ter amplía esta protección al funcionario que divulgue información a uno o más de los cinco titulares de cargos mencionados en él, es decir, a los presidentes del Parlamento Europeo, de la Comisión, del Consejo, del Tribunal de Cuentas o del Defensor del Pueblo Europeo.

Le agradecería que la ECHA facilitara información sobre las disposiciones que haya adoptado para la denuncia interna de irregularidades y sobre cualquier experiencia con los denunciantes.