Las agencias de la UE desempeñan un papel central al aplicar las políticas de la UE y proporcionar conocimientos técnicos, científicos y jurídicos en sectores clave. Cualquier percepción de que sus servidores públicos persiguen intereses privados que entran en conflicto con sus deberes puede socavar la confianza pública en su trabajo. El Defensor del Pueblo Europeo ha destacado sistemáticamente los riesgos del fenómeno de las «puertas giratorias», en el que el personal pasa a funciones externas, en particular en el sector privado. Incluso un pequeño número de casos de alto perfil puede desencadenar inquietud pública y daños a la reputación, como se refleja en investigaciones recientes.

Al mismo tiempo, la administración de la UE debe atraer a profesionales cualificados para abordar prioridades como la sostenibilidad, la digitalización y la seguridad. Medidas como los períodos de incompatibilidad y las restricciones laborales pueden afectar a la flexibilidad profesional, especialmente en ámbitos como el Derecho, las finanzas o la tecnología.

En este contexto, esta investigación examinó, desde un punto de vista sistémico, cómo gestionan las agencias de la UE los casos de puertas giratorias. El objetivo era identificar buenas prácticas y posibles deficiencias en las políticas y prácticas vigentes. Con este fin, el Defensor del Pueblo llevó a cabo una revisión detallada de las políticas aplicadas por quince agencias de la UE e inspeccionó 54 expedientes sobre casos individuales tramitados por nueve agencias de la UE. El equipo de investigación del Defensor del Pueblo se reunió con representantes de cinco agencias de la UE para aclarar cuestiones pendientes.

Casi todas las agencias de la UE que presentaron documentación al Defensor del Pueblo dijeron que habían adoptado el enfoque de la Comisión Europea para aplicar las obligaciones jurídicas del personal en transición a funciones del sector privado, ya sea en el momento de la salida o durante las vacaciones no remuneradas. Sin embargo, el Defensor del Pueblo constató que algunas agencias de la UE disponen de orientaciones más detalladas y exhaustivas sobre la aplicación de estas obligaciones jurídicas que otras. Las diferencias detectadas por el Defensor del Pueblo se refieren a la forma en que las agencias tratan las notificaciones tardías o incompletas de las actividades posteriores al servicio, la forma en que las agencias evalúan dichas notificaciones, la naturaleza de las medidas de mitigación impuestas, la transparencia de las decisiones sobre las actividades posteriores al servicio notificadas y la forma en que se supervisan las obligaciones derivadas de ellas, así como la forma en que las agencias capacitan al personal sobre sus obligaciones éticas.

Además, el Defensor del Pueblo constató que las normas y políticas que rigen las actividades posteriores al mandato de los no miembros del personal, es decir, los miembros de los consejos de administración o de las juntas de supervisores de las agencias, difieren notablemente. La mayoría de los miembros del Consejo de Administración de las agencias son nombrados por las autoridades nacionales y representan a sus respectivos Estados miembros, lo que significa que siguen estando sujetos a las normas éticas nacionales, que varían de un Estado miembro a otro. Para abordar los posibles conflictos de intereses y los daños a la reputación derivados de los movimientos de puertas giratorias, solo algunos de los órganos de gobierno de las agencias de la UE examinadas en esta investigación han adoptado políticas que regulan las actividades posteriores al mandato de (antiguos) miembros del Consejo.

Para ayudar a las agencias de la UE a seguir reforzando sus normas sobre los movimientos de puertas giratorias, el Defensor del Pueblo estableció una serie de directrices sobre buenas prácticas:

• Un marco de integridad sólido comienza con la prevención: dotar al personal y a los miembros de la Junta de orientaciones claras, formación periódica e iniciativas de sensibilización continuas para garantizar la plena comprensión de las obligaciones éticas es esencial.
• Esto se ve reforzado por sólidos procedimientos operativos estándar para manejar situaciones de puertas giratorias, que proporcionan un enfoque claro y paso a paso para las notificaciones, las evaluaciones y el cumplimiento.
• Los criterios transparentes para restringir las funciones posteriores al servicio o al mandato deben establecerse por adelantado, de modo que las personas sean plenamente conscientes de las limitaciones antes de unirse.
• Cuando se señale un traslado al sector privado, las agencias deben actuar con rapidez, realizando evaluaciones exhaustivas de riesgos, identificando posibles conflictos de intereses y tomando medidas preventivas inmediatas, como revocar los derechos de acceso o reasignar responsabilidades cuando sea necesario.
• La toma de decisiones debe ser justa, transparente y bien documentada, permitiendo a las personas formular observaciones sobre las restricciones propuestas, garantizando al mismo tiempo que los riesgos se gestionen eficazmente mediante medidas proporcionadas, como períodos de incompatibilidad, prohibiciones de los grupos de presión o, en caso necesario, prohibiciones absolutas.
• Oportunamente, las decisiones motivadas deben delinear claramente los derechos de recurso.
• Más allá de la toma de decisiones exhaustiva, la rendición de cuentas depende de una aplicación estricta. Esto incluye la publicación de resúmenes de las actividades autorizadas, el seguimiento activo del cumplimiento de las condiciones impuestas y el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad.
• Cuando se sospechan infracciones, las agencias deben responder con prontitud, estableciendo los hechos y aplicando medidas disciplinarias en casos graves, para mantener la confianza y salvaguardar la integridad institucional.

La Defensora del Pueblo concluye que las agencias de la UE pueden aprender mucho de las prácticas de los demás. La Defensora del Pueblo tiene la intención de aplicar estas directrices de buenas prácticas a los casos que puedan señalarse a su atención en el futuro.

El asunto se refería a la forma en que la Comisión Europea (Delegación de la UE en la Unión Africana) tramitó una solicitud de subvención y a las preocupaciones relativas a un posible conflicto de intereses.

El autor participó en una convocatoria de propuestas para un proyecto de apoyo a las capacidades electorales panafricanas. La Delegación rechazó la solicitud del reclamante porque solicitaba financiación de la UE por encima del porcentaje máximo permitido en la convocatoria. El denunciante alegó que se trataba de un error tipográfico y que la Delegación debería haber solicitado aclaraciones en lugar de rechazar su solicitud. El denunciante también alegó que un experto que había participado en el desarrollo del proyecto financiado en el marco de esta convocatoria trabajaba para una entidad que presentó una solicitud en el marco de la convocatoria.

El Defensor del Pueblo constató que la Comisión, sobre la base de sus propias directrices internas, debería haber considerado el error del reclamante como un «error administrativo evidente» y pidió al reclamante aclaraciones o corrigió el error del reclamante. También constató que la Comisión no evaluó adecuadamente las alegaciones del denunciante de un posible conflicto de intereses. Estas dos deficiencias constituyeron una mala administración. Para ambas conclusiones, el Defensor del Pueblo consideró que no sería adecuado hacer las recomendaciones correspondientes, ya que entretanto ya se ha concedido la subvención. No obstante, formuló tres sugerencias encaminadas a evitar que se produjeran tales problemas en futuros casos similares.

El asunto se refería a la forma en que la Comisión Europea mitigó los riesgos de conflicto de intereses relacionados con un puesto de trabajo en el sector privado asumido por un antiguo directivo. El miembro del personal, que anteriormente había estado empleado en el departamento de competencia de la Comisión, se trasladó a una empresa transnacional [redactada] como alto directivo responsable de cuestiones de competencia y normativas, también para Europa. Antes de pasar a la función de la empresa [redactada], el ex funcionario había abandonado la Comisión y se había incorporado a un bufete de abogados mundial. La Comisión autorizó el traslado al bufete de abogados, después de que el antiguo miembro del personal le notificara su intención de asumir dicho puesto.

El Defensor del Pueblo constató que, en el contexto de la autorización del traslado al bufete de abogados, la Comisión había adoptado medidas para mitigar el riesgo planteado por el antiguo miembro del personal que trabajaba en expedientes o casos que serían pertinentes para el trabajo en el bufete de abogados. La decisión de la Comisión de autorizar el traslado al bufete de abogados también incluía varias restricciones. Por ejemplo, se prohibió al antiguo miembro del personal trabajar, directa o indirectamente, en cualquier caso que estuviera bajo la responsabilidad del antiguo miembro del personal mientras estaba en servicio, o en cualquier caso directamente relacionado con ellos. Para ayudar al ex funcionario a identificar los casos que podrían plantear problemas de conflicto de intereses en cualquier momento después de dejar el servicio, la Comisión incluyó una lista de casos, que actualizó después de que el funcionario se hubiera ido efectivamente.

La investigación de la Defensora del Pueblo confirmó que la Comisión adoptó un enfoque sólido para evaluar, en el contexto del papel posterior del antiguo miembro del personal con la empresa [redactada], si los casos de competencia que no están incluidos en la lista mencionada anteriormente podrían, no obstante, dar lugar a un conflicto de intereses porque están relacionados con casos de los que el antiguo miembro del personal había sido responsable. El Defensor del Pueblo acogió con satisfacción este enfoque.

La Defensora del Pueblo cerró la investigación concluyendo que no había mala administración en la forma en que la Comisión trató los riesgos de conflicto de intereses relacionados con el trabajo en cuestión.

El asunto se refería al sistema de grupos de expertos de la Comisión Europea, que desempeña un papel importante a la hora de fundamentar las decisiones adoptadas por la Comisión. En el contexto de una investigación anterior del Defensor del Pueblo, la Comisión adoptó nuevas normas para estos grupos de expertos. En esta investigación de seguimiento, el Defensor del Pueblo evaluó la forma en que la Comisión aplicó estas normas, especialmente en relación con la transparencia de la composición y las deliberaciones de los grupos de expertos.

La investigación demostró que la Comisión cuenta con directrices internas para la aplicación de las normas del grupo de expertos y que imparte formación al personal pertinente. La Comisión también ha establecido una red interna específica de coordinadores para supervisar y promover la correcta aplicación de las normas del grupo de expertos, que el Defensor del Pueblo acogió con satisfacción.

Sin embargo, el Defensor del Pueblo identificó una serie de ámbitos en los que la Comisión podría seguir mejorando la transparencia de los grupos de expertos. En primer lugar, la Comisión debe hacer públicas sus directrices internas para aclarar lo que el público puede esperar de la aplicación de la Comisión. En segundo lugar, cuando determinados documentos del grupo de expertos no se divulguen de forma proactiva, la Comisión debe incluir estos documentos en el acta de la reunión del grupo de expertos pertinente, a fin de que el público pueda solicitar acceso en caso necesario. En tercer lugar, la Comisión debe fijar plazos para la publicación de los documentos antes y después de las reuniones de los grupos de expertos. Por último, la Comisión debería mejorar las funciones de búsqueda en los registros de documentos que sean pertinentes para los grupos de expertos.

El Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que no estaban justificadas nuevas investigaciones y dio por concluida la investigación.