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Disposiciones de aplicación

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Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se adoptan disposiciones de aplicación

Artículo 1 : Definiciones

A efectos de las presentes disposiciones de aplicación se entenderá por:

a) «institución»: una institución, organismo, oficina o agencia de la Unión Europea;

b) el «Estatuto»: la Decisión del Parlamento Europeo sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones [1];

c) «Defensor del Pueblo Europeo»: la persona elegida por el Parlamento Europeo conforme al artículo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea;

d) la «Secretaría»: engloba a los funcionarios y otros agentes auxiliares del Defensor del Pueblo;

e) «documento»: cualquier contenido, independientemente del medio en que esté recogido (ya sea escrito en papel o almacenado en formato electrónico o en forma de registro sonoro, gráfico o audiovisual).

Artículo 2 : Recepción de reclamaciones

2.1. El Defensor del Pueblo Europeo aceptará reclamaciones presentadas por escrito, ya sea en papel o por medios electrónicos. El Defensor del Pueblo adoptará las medidas oportunas para ayudar a las personas con discapacidades a ejercer el derecho de presentar una reclamación.

2.2. Los reclamantesreclamantes deben especificar toda información contenida en la reclamación que consideren confidencial. El hecho de especificar toda información que considere confidencial no será obstáculo para que el Defensor del Pueblo, a efectos de realizar una investigación, comunique la información a la institución afectada.

2.3. Toda petición remitida al Defensor del Pueblo por el Parlamento Europeo, con acuerdo del peticionario, será tratada como una reclamación.

2.4. En los casos apropiados, y con el consentimiento del reclamante, el Defensor del Pueblo podrá remitir una reclamación a otra autoridad competente.

Artículo 3 : Tramitación inicial de las reclamaciones

3.1. El Defensor del Pueblo decidirá si una reclamación entra en el ámbito de sus competencias y, en caso afirmativo, si puede admitirse a trámite con arreglo al artículo 2 del Estatuto. La Secretaría podrá solicitar al reclamante que aporte informaciones o documentos complementarios que faculten al Defensor del Pueblo para adoptar esa decisión.

3.2. Cuando una reclamación no entre dentro del ámbito de competencias del Defensor del Pueblo o no pueda admitirse a trámite, el Defensor del Pueblo dará por cerrado el asunto correspondiente.

3.3. El Defensor del Pueblo decidirá si existen elementos suficientes que justifican la apertura de una investigación en relación con una reclamación admisible. Si el Defensor del Pueblo considera que no hay elementos suficientes que justifiquen la apertura de una investigación, dará por cerrado el asunto correspondiente.

Artículo 4 : Recopilación de información durante las investigaciones

4.1. Cuando el Defensor del Pueblo encuentre elementos suficientes que justifiquen la apertura de una investigación, especificará las alegaciones presentadas por el reclamante que entran en el ámbito de la investigación.

4.2. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución afectada que facilite una respuesta en relación con las alegaciones. El Defensor del Pueblo también podrá pedir a la institución afectada que establezca en la respuesta su consideración sobre aspectos específicos de las alegaciones y sobre cuestiones específicas planteadas o que guarden relación con la reclamación.

4.3. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a una institución que facilite informaciones o documentos. También podrá, previa consulta con la institución afectada, disponer que se inspeccionen determinados documentos.

4.4. Las respuestas de la institución a las cuestiones a las que hacen referencia los apartados 4.2 y 4.3 deberán facilitarse en los plazos establecidos por el Defensor del Pueblo, que por lo general no serán superiores a tres meses. El plazo concreto para proporcionar una respuesta deberá ser razonable y tendrá en cuenta la complejidad y la urgencia de la investigación. Si el Defensor del Pueblo estima que la investigación es de interés público, el plazo para facilitar una respuesta será lo más razonablemente breve posible. Si la institución afectada no está en situación de facilitar una respuesta al Defensor del Pueblo en el plazo establecido, deberá presentar una solicitud motivada de ampliación del plazo.

4.5. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución afectada que organice una reunión con el Defensor del Pueblo para esclarecer cuestiones que entren en el ámbito de la investigación.

4.6. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a los funcionarios u otros miembros del personal de una institución que presten testimonio con arreglo a las normas establecidas en el Estatuto. El Defensor del Pueblo podrá decidir que la persona que preste testimonio lo haga de manera confidencial.

4.7. El Defensor del Pueblo podrá, a efectos de realizar una investigación, solicitar a un Estado miembro, por medio de su Representación Permanente, que facilite información o documentos relativos al presunto caso de mala administración por parte de una institución, de conformidad con las normas establecidas en el Estatuto.

4.8. Cuando una institución o un Estado miembro faciliten informaciones o documentos al Defensor del Pueblo con arreglo a los apartados 4.2, 4.3, 4.5 o 4.7, deberán especificar claramente cualquier información que consideren confidencial. El Defensor del Pueblo no podrá divulgar tal información confidencial, ni al reclamante ni al público, sin el consentimiento previo de la institución o el Estado miembro afectados.

4.9. Si una institución o un Estado miembro no facilitan al Defensor del Pueblo la ayuda a la que se refieren los apartados 4.2, 4.3, 4.5 o 4.7, el Defensor del Pueblo recordará a la institución o al Estado miembro afectados por qué es necesaria dicha ayuda. Si, tras debatir con la institución o el Estado miembro afectados, el asunto no se resuelve a satisfacción del Defensor del Pueblo, este informará al Parlamento Europeo y le invitará a adoptar cualquier medida que considere conveniente.

4.10. A efectos de realizar una investigación, el Defensor del Pueblo podrá solicitar al reclamante o a terceros que aporten informaciones o documentos, o que clarifiquen informaciones o documentos ya aportados. El Defensor del Pueblo también podrá solicitar una reunión con el reclamante para esclarecer cuestiones que entren en el ámbito de la investigación.

4.11. El Defensor del Pueblo podrá encargar la realización de los estudios o informes de expertos que considere pertinentes para la investigación.

Artículo 5 : Propuestas de soluciones

5.1. Si el Defensor del Pueblo considera que es posible resolver una reclamación, procurará encontrar una solución con la institución afectada.

5.2. La institución afectada responderá a la propuesta del Defensor del Pueblo de encontrar una solución dentro de un plazo específico, que por lo general no superará los tres meses. El plazo concreto para proporcionar una respuesta deberá ser razonable y tendrá en cuenta la complejidad y la urgencia de la investigación. Si el Defensor del Pueblo considera que la investigación es de interés público, la respuesta deberá proporcionarse dentro del plazo más razonablemente breve posible. Si la institución afectada no está en situación de facilitar una respuesta al Defensor del Pueblo en el plazo establecido, deberá presentar una solicitud motivada de ampliación del plazo.

5.3. El Defensor del Pueblo proporcionará al reclamante una copia de la propuesta de solución y la respuesta de la institución a la propuesta una vez que esta obre en su poder. El reclamante podrá presentar observaciones al Defensor del Pueblo en el plazo de un mes.

Artículo 6 : Conclusiones y recomendaciones

6.1. En el curso de la investigación, el Defensor del Pueblo podrá formular propuestas de mejora en relación con cuestiones relativas a la investigación.

6.2. Si el Defensor del Pueblo constata que no ha habido mala administración, que se ha encontrado una solución o que no están justificadas ulteriores investigaciones, se dará por cerrada la investigación con una decisión en la que se detallen las conclusiones. El Defensor del Pueblo remitirá la decisión al reclamante y a la institución afectada.

6.3. Si el Defensor del Pueblo constata que ha habido mala administración, deberá formular las recomendaciones oportunas a la institución afectada, de acuerdo con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto, e instará a la institución para que facilite un dictamen sobre tales recomendaciones en el plazo de tres meses. El dictamen deberá indicar si la institución ha aplicado o pretende aplicar (y, en su caso, de qué modo) las recomendaciones. El Defensor del Pueblo remitirá el dictamen al reclamante, que podrá presentar observaciones sobre el mismo en el plazo de un mes.

6.4. Si el Defensor del Pueblo tuviera conocimiento de que el asunto que está investigando se ha convertido en materia de un procedimiento judicial, cerrará la investigación e informará al reclamante y a la institución.

Artículo 7 : Archivo de investigaciones sobre casos de mala administración y presentación de informes al Parlamento

7.1. El Defensor del Pueblo, una vez analizado el dictamen de la institución afectada y las observaciones presentadas por el reclamante, de conformidad con el artículo 6, apartado 3, de la presente Decisión, podrá cerrar la investigación y formular las conclusiones definitivas.

7.2. El Defensor del Pueblo presentará periódicamente al Parlamento Europeo un informe sobre el resultado de sus investigaciones, en particular por medio de un informe anual.

7.3. El Defensor del Pueblo podrá presentar un informe especial al Parlamento Europeo sobre cualquier investigación en la que haya constatado mala administración y que considere de interés público significativo.

Artículo 8 : Investigaciones de oficio

8.1. El Defensor del Pueblo llevará a cabo las investigaciones de oficio que considere justificadas.

8.2. En las investigaciones de oficio se aplicarán los procedimientos aplicables a las investigaciones iniciadas a raíz de una reclamación, en la medida en que sean pertinentes.

Artículo 9 : Cuestiones de procedimiento

9.1. Si lo considera oportuno, el Defensor del Pueblo podrá tomar medidas para garantizar que se otorga carácter prioritario al tratamiento de una reclamación, teniendo en cuenta objetivos estratégicos.

9.2. El Defensor del Pueblo mantendrá debidamente informado al reclamante sobre los avances de la investigación. Si el Defensor del Pueblo considera necesario clarificar con el reclamante algún aspecto de la respuesta de una institución al Defensor del Pueblo, este podrá facilitar al reclamante la respuesta de la institución en cuestión. Si así lo decidiera el Defensor del Pueblo, también podrá facilitar al reclamante una copia de la carta remitida por el Defensor del Pueblo a la institución solicitando una respuesta.

9.3. El Defensor del Pueblo podrá hacer pública información no confidencial sobre el avance de una investigación. En particular, en investigaciones de interés público, el Defensor del Pueblo podrá publicar las cartas que envíe a las instituciones o a los Estados miembros, así como las respuestas a las mismas.

9.4. El Defensor del Pueblo solo podrá retener posesión de los documentos obtenidos de una institución o un Estado miembro durante una investigación, y declarados confidenciales por tal institución o Estado miembro, mientras esté en curso la investigación. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a una institución o un Estado miembro que conserven tales documentos durante un período de al menos cinco años a partir de la fecha en la que se les notifique que el Defensor del Pueblo ha dejado de retener los documentos.

9.5. El reclamante estará facultado para examinar el expediente del Defensor del Pueblo sobre la reclamación cuando formule una solicitud de revisión, de conformidad con el artículo 10 de la presente Decisión.

9.6. El Defensor del Pueblo adoptará las normas relativas al acceso del público a los documentos sobre la base del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo [2].

9.7. El Defensor del Pueblo podrá, por iniciativa propia y con el fin de proteger los intereses legítimos del reclamante o de un tercero, clasificar como confidencial la información incluida en una reclamación o en otros documentos.

9.8. El Defensor del Pueblo tramitará las comunicaciones abusivas y las reclamaciones que equivalgan a un abuso de procedimiento de conformidad con las directrices adoptadas por el Defensor del Pueblo a estos efectos.

9.9. El Defensor del Pueblo podrá decidir la suspensión de una investigación a petición del reclamante. Esto no impedirá que el Defensor del Pueblo abra una investigación por iniciativa propia sobre el asunto objeto de la reclamación.

9.10. El Defensor del Pueblo podrá cerrar una investigación si el reclamante no ha aportado ninguna de las informaciones o las observaciones que se le hubieran solicitado.

Artículo 10 : Solicitudes de revisión

10.1. Un reclamante tendrá derecho a solicitar la revisión de una decisión adoptada con arreglo al artículo 3, apartados 2 y 3 de la presente Decisión, así como de cualquier conclusión en una decisión que dé por cerrada una investigación, excepto la conclusión de mala administración.

10.2. Las normas detalladas sobre cómo tratará el Defensor del Pueblo las solicitudes de revisión se establecerán en una decisión del Defensor del Pueblo.

Artículo 11 : Delegación de la tramitación de reclamaciones

El Defensor del Pueblo podrá delegar en la Secretaría partes del procedimiento de tramitación de reclamaciones. La Secretaría informará al reclamante de su derecho a solicitar que el Defensor del Pueblo revise cualquier decisión adoptada por la Secretaría.

Artículo 12 : Cooperación con otros defensores del pueblo y órganos análogos de los Estados miembros

El Defensor del Pueblo podrá cooperar con los defensores del pueblo u órganos análogos de los Estados miembros, en particular mediante la Red Europea de Defensores del Pueblo.

Artículo 13 : Lenguas

13.1. Toda persona puede dirigirse al Defensor del Pueblo en cualquier lengua del Tratado y en relación con cualquier cuestión incluida en su ámbito de competencias. El Defensor del Pueblo redactará la respuesta en esa misma lengua del Tratado.

13.2. Una reclamación puede presentarse al Defensor del Pueblo en cualquier lengua del Tratado. El Defensor del Pueblo se comunicará con el reclamante en la lengua en cuestión.

13.3. En circunstancias excepcionales, el Defensor del Pueblo podrá pedir a las instituciones afectadas que faciliten copias de los documentos pertinentes en la lengua utilizada en la reclamación. Al realizar tal petición, la actuación del Defensor del Pueblo será proporcional a las necesidades del reclamante y razonable en relación con los recursos de las instituciones.

Artículo 14 : Entrada en vigor

14.1. El Defensor del Pueblo deroga las disposiciones de aplicación adoptadas el 8 de julio de 2002, modificadas el 5 de abril de 2004 y el 3 de diciembre de 2008.

14.2. La presente Decisión entrará en vigor el 1 de septiembre de 2016. Será aplicable a todas las investigaciones que estén en curso en esa fecha, a todas las investigaciones iniciadas en esa fecha y a cualquier reclamación sobre la que el Defensor del Pueblo no haya adoptado una posición en esa fecha.

14.3. El Defensor del Pueblo informará al presidente del Parlamento Europeo de la presente Decisión.

14.4. El Defensor del Pueblo publicará esta Decisión en el Diario Oficial y en el sitio web de la Oficina del Defensor del Pueblo.

 

[1] Aprobada por el Parlamento el 9 de marzo de 1994 (DO L 113 de 4.5.1994, p. 15) y modificada por sus Decisiones de 14 de marzo de 2002 (DO L 92 de 9.4.2002, p. 13) y de 18 de junio de 2008 (DO L 189 de 17.7.2008, p. 25).

[2] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).