(Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo (1))

LA DENUNCIA

Antecedentes

El 2 de octubre de 2003, el denunciante, un consultor alemán, presentó una solicitud a la Comisión Europea en respuesta a la convocatoria de propuestas 2003-2004 de esta última en el marco del programa Leonardo da Vinci. De conformidad con las normas establecidas en la convocatoria de propuestas, los proyectos debían presentarse antes del 3 de octubre de 2003.

Las normas pertinentes se establecen en la Decisión 1999/382/CE del Consejo, de 26 de abril de 1999, por la que se establece la segunda fase del programa de acción comunitario en materia de formación profesional «Leonardo da Vinci» (DO L 146, p. 33). En el caso de las propuestas presentadas con arreglo al procedimiento C (como la del denunciante), las normas pertinentes prevén un proceso de selección en dos fases, a saber: i) la selección de las prepropuestas y ii) la selección de las propuestas completas, y la participación de un comité de gestión (el «Comité Leonardo da Vinci»).

Las medidas pertinentes que deben adoptarse se describen a continuación en las presentes normas:

«i) De conformidad con las normas definidas en la convocatoria de propuestas, los promotores deben presentar a la Comisión las propuestas previas. (...)

ii) La Comisión evaluará todas las propuestas previas y, tras recabar el dictamen del [Comité Leonardo da Vinci], hará una selección. (...)

iii) Solo se invitará a los promotores de proyectos exitosos a presentar una propuesta completa a la Comisión. (...)

iv) La Comisión, con la ayuda de expertos independientes, llevará a cabo una evaluación transnacional de las propuestas recibidas y establecerá una lista restringida de proyectos. (...)

v) De conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 7 de la Decisión, la Comisión recabará el dictamen del [Comité Leonardo da Vinci] sobre esta lista restringida.

vi) La Comisión establecerá la lista definitiva de propuestas seleccionadas e informará al [Comité Leonardo da Vinci]. (...)

vii) (...)

viii) La selección de las propuestas previas debe llevarse a cabo en un plazo de tres meses a partir del final del período de presentación de propuestas, tal como se especifica en la convocatoria de propuestas; el proceso en las fases iii) a vi) no debe durar más de cinco meses.»

El 22 de diciembre de 2003, la Comisión informó al denunciante de que su proyecto no podía seleccionarse porque no había respetado el plazo de presentación de propuestas.

El autor consideró que había cumplido este plazo, dado que había enviado su propuesta por correo certificado el 2 de octubre de 2003.

El demandante se puso en contacto con la Comisión por teléfono el 29 de diciembre de 2003. En una carta enviada el mismo día, solicitó a la Comisión que confirmara, a más tardar el 5 de enero de 2004, que su proyecto había sido presentado a tiempo, de lo contrario acudiría a los tribunales en busca de ayuda. En su carta a la Comisión, el denunciante también presentó denuncias ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contra el responsable de su proyecto y contra el jefe del servicio competente de la Comisión.

Reclamación 33/2004/GG

El demandante remitió una copia de su carta a la Comisión de 29 de diciembre de 2003 al Defensor del Pueblo el mismo día. En su carta de presentación, pidió al Defensor del Pueblo que examinara el asunto. Por consiguiente, esta carta fue registrada como reclamación por el Defensor del Pueblo (reclamación 33/2004/GG).

Dado que la carta del demandante a la Comisión se había enviado el mismo día que la carta al Defensor del Pueblo, estaba claro que la Comisión aún no había tenido tiempo suficiente para examinar el asunto. Por consiguiente, el 13 de enero de 2004 se desestimó la reclamación sobre la base del artículo 2, apartado 4, del Estatuto del Defensor del Pueblo.

Reclamación 221/2004/GG

El 15 de enero de 2004, el autor escribió para informar al Defensor del Pueblo de que deseaba renovar su reclamación. Por lo tanto, esta carta se registró como una nueva denuncia (reclamación 221/2004/GG). El demandante no presentó ninguna alegación, sino que simplemente pidió al Defensor del Pueblo que examinara el asunto. Sin embargo, parecía que consideraba que la Comisión no había tramitado correctamente su solicitud.

En su opinión, la Comisión aceptó que se había cometido un error. Según la Comisión, un examen más detenido del sobre enviado por el denunciante había puesto de manifiesto la existencia de un matasellos apenas legible con fecha de 2 de octubre de 2003. La Comisión señaló que, para remediar este error, había seleccionado la prepropuesta de proyecto del denunciante para la presentación de una propuesta completa. Inicialmente se había dado al denunciante hasta el 1 de marzo de 2004 para que presentara esta propuesta completa. Después de que el demandante hubiera señalado que, por lo tanto, dispondría de menos tiempo para la presentación de la propuesta completa que otros promotores, la Comisión aceptó que se le diera el mismo número de días para preparar su propuesta completa que a todos los demás candidatos.

Junto con su dictamen, la Comisión presentó una copia de la nota interna de 28 de enero de 2004 en la que explicaba el enfoque propuesto en el presente asunto.

En sus observaciones sobre este dictamen, el demandante subrayó que no se había beneficiado de la misma cantidad de información que otros solicitantes, ya que la Comisión no había transmitido ninguna información sobre cómo, en opinión de la Comisión, el proyecto expuesto en la prepropuesta podía mejorarse en la propuesta completa, algo que la Comisión había hecho con respecto a todos los demás solicitantes. Según el demandante, se trataba de una grave desventaja que tendría en cuenta en su evaluación final una vez finalizado el procedimiento de solicitud y con el fin de decidir si sería necesario adoptar nuevas medidas para defender sus derechos. El denunciante también señaló que la Comisión no había respondido a sus quejas ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contra el responsable de su proyecto y contra el jefe del departamento pertinente de la Comisión.

El Defensor del Pueblo consideró que la falta de respuesta de la Comisión al «Dienstaufsichtsbeschwerden» parecía deberse a un malentendido por parte de la Comisión. Habida cuenta del enfoque constructivo y rápido de este último en relación con el presente asunto, el Defensor del Pueblo consideró que no era necesario tratar esta cuestión en la presente investigación. No obstante, se informó al denunciante de la posibilidad de presentar una nueva denuncia en relación con esta cuestión si, contrariamente a lo esperado, la Comisión no abordaba este asunto.

Por lo que se refiere al fondo del asunto, el Defensor del Pueblo consideró que la Comisión había actuado rápida y constructivamente para corregir el error cometido. El Defensor del Pueblo señaló que el demandante había alegado que, contrariamente a lo que había dicho la Comisión, no había recibido tanta información como otros solicitantes. El Defensor del Pueblo consideró que el demandante había presentado una nueva alegación adicional. En opinión del Defensor del Pueblo, no era adecuado abordar esta nueva alegación en su investigación de la reclamación 221/2004/GG por al menos dos razones. En primer lugar, el demandante no parecía haber planteado esta cuestión a la Comisión antes de presentarla al Defensor del Pueblo. Por lo tanto, la Comisión aún no había tenido la posibilidad de examinar la cuestión. En segundo lugar, el demandante seguía siendo libre de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo en caso de que la supuesta falta de información de la Comisión afectara negativamente a la decisión de la Comisión sobre su propuesta completa. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo concluyó que (con sujeción a dicha salvedad) ya no había mala administración después de las medidas adoptadas por la Comisión. Por consiguiente, cerró el caso el 5 de mayo de 2004.

Nuevos desarrollos

El 21 de junio de 2004, la Comisión informó al denunciante de que su propuesta no había sido seleccionada.

El demandante se opuso a esta decisión en una carta enviada el 26 de junio de 2004. En este escrito, criticaba el hecho de que las personas contra las que había presentado denuncias ("Dienstaufsichtsbeschwerden") hubieran participado, contrariamente a sus reiteradas solicitudes, en la evaluación de su propuesta. El autor alegó además que el rechazo de su propuesta había sido arbitrario, dado que las personas que habían evaluado esta propuesta no parecían tener los conocimientos especializados necesarios. También solicitó acceso al expediente de la Comisión y señaló que solicitaría una indemnización por daños y perjuicios debido al rechazo de su propuesta después de haber tenido acceso a dicho expediente.

El demandante alegó además que, si su propuesta previa se hubiera tramitado adecuadamente, no habría sido necesario que presentara una propuesta completa que entrañara costes elevados. Subrayó además que si su propuesta previa hubiera sido evaluada positivamente, habría recibido (como lo habían hecho todos los demás solicitantes) los resultados de esta primera evaluación que le habrían permitido tener en cuenta problemas adicionales, en su propuesta, que ahora se había señalado a su atención por primera vez. El demandante señaló que los daños causados por este aspecto de la tramitación de su caso por la Comisión ya podían expresarse en términos precisos. Por lo tanto, reclamó 2 275 EUR por los costes relacionados con sus esfuerzos por hacer que la Comisión considerara su prepropuesta (30 horas de tiempo de trabajo a razón de 75 EUR por hora más una cantidad a tanto alzado de 25 EUR por los costes de envío de faxes y realización de llamadas telefónicas) y 8 752,60 EUR debido al esfuerzo inútil (como se puso de manifiesto) para preparar una propuesta (20 días hábiles a razón de 409 EUR por día más una cantidad a tanto alzado del 7 % para los costes). Así pues, el importe total ascendió a 11 027,60 EUR.

En su carta de 26 de junio de 2004, el demandante también señaló que ya había solicitado acceso al expediente de la Comisión en varias ocasiones y pidió a la Comisión que fijara una fecha adecuada, en un plazo de tres días, para la inspección de este expediente en los locales de la Comisión en Bruselas.

El 14 de julio de 2004, el autor escribió a la Comisión para recordarle que su solicitud de acceso aún no había sido tramitada. Por lo tanto, el denunciante renovó expresamente esta solicitud. También informó a la Comisión de que deseaba presentar denuncias ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contra la persona responsable de su solicitud de acceso a los documentos y contra el director encargado de la unidad pertinente de la Comisión.

El 19 de julio de 2004, la Comisión respondió a la carta del denunciante de 26 de junio de 2004. En esta respuesta, la Comisión señaló que la propuesta completa del denunciante había sido evaluada por tres expertos externos independientes. En opinión de la Comisión, el proceso había sido, por tanto, objetivo y transparente y había respetado el principio de igualdad de trato entre todos los solicitantes. La Comisión alegó que el problema que se había producido en relación con el examen de la propuesta previa del denunciante no afectaba a esta conclusión. Señaló que había reconsiderado su decisión de declarar inadmisible la solicitud del autor. La Comisión también señaló que, para evitar cualquier discriminación en comparación con otros solicitantes, había invitado al demandante a ponerse en contacto con sus servicios con el fin de debatir otras cuestiones relacionadas con su solicitud. La Comisión subrayó que el denunciante no había hecho uso de esta posibilidad. También señaló que había dado al autor un plazo adicional para preparar su propuesta. Por lo que se refiere al acceso a los documentos, la Comisión interpretó la solicitud como una solicitud de acceso a las evaluaciones de la propuesta del denunciante elaboradas por los expertos antes mencionados. Esta solicitud fue rechazada sobre la base del artículo 4, apartado 3, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Por lo que se refiere al «Dienstaufsichtsbeschwerden», la Comisión explicó que no tenía conocimiento de ninguna base jurídica para tales denuncias en el Derecho comunitario. Por lo tanto, invitó al denunciante a proporcionar indicaciones más precisas sobre la base de dichas denuncias.

El 30 de julio de 2004, el demandante presentó una solicitud confirmatoria, mediante transmisión por fax al Secretario General de la Comisión, de acceso a los documentos con arreglo al Reglamento 1049/2001.

Sobre la presente imputación

También el 30 de julio de 2004, el demandante presentó una nueva reclamación al Defensor del Pueblo, registrada con la referencia 2437/2004/GG.

En su denuncia, el autor no formuló alegaciones ni alegaciones precisas. Sin embargo, parecía que el autor deseaba alegar que había sido discriminado en comparación con otros solicitantes. También estaba claro que consideraba que la Comisión debía pagar los daños y perjuicios reclamados en su carta de 26 de junio de 2004 y que debía responder al "Dienstaufsichtsbeschwerden".

Por lo que se refiere a la alegación de la Comisión de que le había invitado a debatir cualquier cuestión pertinente antes de que ésta presentara su propuesta, pero de que no había hecho uso de esta posibilidad, el demandante alegó que, en ese momento, no había tenido ninguna pregunta sobre el fondo de su solicitud, dado que no había recibido ninguna evaluación preliminar de la Comisión. El denunciante señaló además que la práctica establecida (y razonable) de la Comisión era no participar en tales «debates con vistas a optimizar las solicitudes» durante un procedimiento en curso. Por lo tanto, pidió al Defensor del Pueblo que examinara si la Comisión había participado efectivamente en tales debates en el presente asunto.

En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo entendió que el demandante (1) alegaba que había sido discriminado en comparación con otros solicitantes, (2) alegando que la Comisión debía pagar los daños y perjuicios establecidos en su carta de 26 de junio de 2004 y (3) alegando que la Comisión debía responder al "Dienstaufsichtsbeschwerden". Por consiguiente, se pidió a la Comisión que emitiera un dictamen sobre esta alegación y estas alegaciones. Se informó en consecuencia al denunciante.

El Defensor del Pueblo informó tanto al demandante como a la Comisión de que la reclamación no parecía extenderse a la cuestión del acceso a los documentos del expediente.

Fax del demandante de 31 de agosto de 2004

En un fax de 31 de agosto de 2004, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que también deseaba quejarse de la negativa de la Comisión a concederle acceso a los documentos. El 13 de septiembre de 2004, el Defensor del Pueblo remitió una copia de este fax a la Comisión y le solicitó un dictamen sobre la alegación adicional.

Fax del demandante de 12 de septiembre de 2004

El 12 de septiembre de 2004, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que había recibido una carta de 2 de septiembre de 2004 en la que la Comisión había observado que el plazo para responder a la solicitud confirmatoria del demandante de 30 de julio de 2004 (que, según la Comisión, se había registrado el 12 de agosto de 2004) debía prorrogarse otros 15 días hábiles (hasta el 23 de septiembre de 2004) debido a que varios funcionarios cuyos conocimientos especializados eran necesarios para tramitar la solicitud estaban de vacaciones. El denunciante consideró que la decisión adoptada por la Comisión no era correcta, dado que no debía permitirse a la Comisión aumentar el tiempo de tramitación de las solicitudes retrasando el registro de las mismas y que el motivo indicado por la Comisión podía utilizarse para eludir cualquier plazo. También expresó dudas sobre si la carta de la Comisión (que afirmaba haber recibido el 11 de septiembre de 2004) había sido efectivamente enviada el 2 de septiembre de 2004. El 4 de octubre de 2004, el Defensor del Pueblo remitió a la Comisión una copia del fax del demandante.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión proporcionó una cronología de los acontecimientos. Según esta descripción, la propuesta del demandante había sido declarada inadmisible por el comité de selección de la Comisión en su reunión de 16 de octubre de 2003, mientras que la carta en la que se informaba al demandante se había enviado el 22 de diciembre de 2003. De acuerdo con esta cronología, el fax del demandante de 30 de julio de 2004 había sido recibido por la Comisión el 6 de agosto de 2004.

Además, la Comisión presentó las siguientes observaciones:

La selección de propuestas en el marco del programa Leonardo da Vinci constaba de dos etapas. La demandante presentó en primer lugar una propuesta previa que fue evaluada posteriormente por la Comisión con la ayuda de expertos externos independientes. Sobre la base de los resultados de esta evaluación, se invitó a los solicitantes con las mejores propuestas previas a presentar una propuesta completa.

La prepropuesta del demandante había sido rechazada inicialmente por el hecho de que parecía haberse presentado fuera del plazo pertinente. Esta decisión se revocó después de que el autor se opusiera a ella en su carta de 29 de diciembre de 2003. Sin embargo, dado que este recurso se había recibido una vez finalizado el ejercicio de evaluación, la prepropuesta del autor, contrariamente a otras prepropuestas, no había sido evaluada por expertos externos. Con el fin de evitar que el denunciante sufriera alguna desventaja a causa de la decisión original de la Comisión, se le invitó, no obstante, a presentar una propuesta completa y a ponerse en contacto con los servicios de la Comisión en relación con cualquier cuestión que pudiera tener sobre su propuesta. A fin de evitar cualquier discriminación en comparación con otros solicitantes, se había dado al autor más tiempo para presentar su propuesta completa.

Se reconoció que había transcurrido cierto tiempo entre el dictamen del comité de selección y la carta de la Comisión en la que se informaba al demandante de la inadmisibilidad de su solicitud. Este retraso se debió al hecho de que la decisión de la Comisión sobre las propuestas previas se adoptó, en el marco del «Procedimiento C», tras haber obtenido el dictamen del Comité Leonardo da Vinci y tras la expiración del plazo previsto para el ejercicio del derecho de control del Parlamento Europeo.

Esta fue la razón por la que la Comisión había introducido un procedimiento excepcional con el objetivo de permitir al denunciante presentar una propuesta completa. La Comisión aceptó que había sido inducida a error por los sellos postales ilegibles (en la solicitud del denunciante) al examinar la admisibilidad de la solicitud, y se disculpó por ello ante el denunciante. Sin embargo, se había ocupado de corregir este error aceptando, con carácter excepcional, que el demandante pudiera presentar una propuesta completa, invitándole a ponerse en contacto con sus servicios en relación con cualquier cuestión relativa a la prepropuesta y concediéndole un plazo especial para presentar la propuesta completa.

El autor no había sufrido ningún daño debido a que su solicitud había sido declarada inicialmente inadmisible. Cabe señalar que, entre la presentación de la prepropuesta y la presentación de la propuesta completa, se habían intercambiado varios mensajes entre los servicios de la Comisión y el denunciante. Sin embargo, parecía que el autor no había formulado ninguna solicitud en relación con las posibles observaciones de los expertos externos sobre su propuesta previa o las posibilidades de mejorar su propuesta durante este período.

Tampoco existía una relación directa entre las recomendaciones formuladas por expertos externos para la mejora de las prepropuestas y la selección de las propuestas, dado que el porcentaje de éxito entre la fase de las prepropuestas y la fase de las propuestas se situaba en torno al 50 %.

También hay que señalar que no existía un "derecho" a una subvención en el Derecho comunitario. Por consiguiente, la Comisión no indemnizó a las personas que habían solicitado una subvención por el tiempo que habían dedicado a preparar sus propuestas.

Por lo tanto, la Comisión no compartía la opinión del demandante de que tenía derecho a una indemnización.

Tras recibir la carta del denunciante de 29 de diciembre de 2003, la Comisión procedió a una nueva evaluación del caso. La Comisión revisó su posición de manera apropiada y llegó a la conclusión de que no podía reprocharse al funcionario encargado o al comité de selección, que había cometido un error actuando de "buena fe". La Comisión expuso su posición en su carta de 19 de julio de 2004 en la que explicaba que no tenía conocimiento de ninguna base jurídica para el «Dienstaufsichtsbeschwerden» en Derecho comunitario e invitaba al denunciante a proporcionar indicaciones más precisas sobre la base de tales denuncias. El demandante no había respondido a esta invitación.

Por lo que se refiere a la cuestión del acceso al expediente, la solicitud confirmatoria de 30 de julio de 2004 se registró el 12 de agosto de 2004. Así pues, el plazo de 15 días hábiles para responder expiró el 2 de septiembre de 2004. Ese mismo día, la Comisión se dirigió por escrito al demandante para informarle de que se había prorrogado el plazo correspondiente. La razón invocada por la Comisión es perfectamente legítima. Tras un nuevo examen de la solicitud, la Comisión decidió comunicar al denunciante los formularios de evaluación de los expertos externos, sin revelar, no obstante, la identidad de estos expertos. La respuesta final se envió al denunciante el 24 de septiembre de 2004.

Observaciones de los denunciantes

En sus observaciones, el demandante hizo los siguientes comentarios:

La Comisión aceptó que la tramitación incorrecta de su solicitud de octubre de 2003 era enteramente responsabilidad suya. Sin embargo, no había demostrado su alegación de que ello se debía a la existencia de matasellos de correos ilegibles en el sobre que contenía dicha solicitud, por ejemplo, mediante la presentación de una copia del documento en cuestión. Todavía no se había concedido acceso al documento. Por lo tanto, sobre la base de las pruebas disponibles, no se había demostrado que la circunstancia alegada por la Comisión hubiera dado lugar a una tramitación incorrecta de la solicitud.

Ya antes de que se presentara la prepropuesta, había llamado la atención de la Comisión sobre el hecho de que determinar el 3 de octubre de 2003 como plazo daría lugar a que los solicitantes alemanes recibieran un trato diferente, dado que las oficinas de correos alemanas no se abrieron ese día, que era feriado nacional. Sin embargo, la Comisión se había negado a aceptar su solicitud de modificar el plazo.

Por lo tanto, se mantuvo la solicitud de acceso a todo el expediente.

En efecto, si la Comisión hubiera tenido dudas sobre si su solicitud había sido enviada a tiempo, se habría visto obligada a solicitarle que presentara, en un plazo de 48 horas, pruebas que demostraran que la carta había sido enviada a tiempo. Sin embargo, la Comisión no lo había hecho.

Si no hubiera sido posible una evaluación por expertos externos cuando se comprobó que la prepropuesta había sido admisible, la Comisión se habría visto obligada, por propia iniciativa y sin necesidad de una solicitud a tal efecto, a informarle de su evaluación de la prepropuesta y de sus sugerencias sobre cómo mejorarla.

A falta de tal comunicación de la Comisión, había supuesto que la Comisión no tenía objeciones fundamentales en cuanto al fondo o a la forma y que la Comisión no consideraba que la propuesta previa debiera optimizarse de manera fundamental. Fue sobre la base de esta expectativa que había preparado la propuesta completa.

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la Comisión y de las observaciones del denunciante, se consideró necesario realizar nuevas investigaciones.

Solicitud de información complementaria del Defensor del Pueblo

Por consiguiente, el 17 de enero de 2005, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión (1) que comentara el argumento del demandante de que la Comisión no había atendido plenamente su solicitud de acceso al expediente de la Comisión, (2) que facilitara una copia del sobre que contenía la prepropuesta del demandante que se envió a la Comisión en octubre de 2003 y (3) que facilitara información más específica: a) sobre las disposiciones legales que le obligaban a consultar al Comité Leonardo da Vinci y, posiblemente, al Parlamento Europeo, también en el caso de las solicitudes que se consideraran inadmisibles por haberse presentado con retraso, y b) sobre cuándo había emitido su dictamen el Comité Leonardo da Vinci y sobre la expiración del plazo previsto para el derecho de control del Parlamento Europeo.

Respuesta de la Comisión

En su respuesta enviada el 14 de marzo de 2005, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

En su carta de 26 de junio de 2004, el demandante había solicitado acceso al expediente de la Comisión en la medida en que cuestionaba la objetividad de la evaluación de su propuesta cuestionando la calidad o la existencia de las evaluaciones de expertos externos. La Comisión había atendido esta solicitud mediante carta de 24 de septiembre de 2004. Junto con esta carta, había transmitido al reclamante las fichas de evaluación anonimizadas de los expertos externos en relación con su propuesta. El demandante no mencionó un documento específico que la Comisión debería transmitirle. Por lo tanto, los servicios de la Comisión no pudieron ver a qué se refería el denunciante cuando indicó que la Comisión no le había concedido pleno acceso al expediente.

La Comisión tuvo que consultar al Comité Leonardo da Vinci sobre el proyecto de lista de prepropuestas seleccionadas. El Comité emitió un dictamen favorable el 17 de noviembre de 2003. El proyecto de decisión se presentó al Parlamento el 17 de noviembre de 2003 y el plazo para ejercer los derechos de control del Parlamento expiró el 16 de diciembre de 2003.

Junto con su carta de 14 de marzo de 2005, la Comisión presentó una copia del sobre que contenía la prepropuesta del denunciante enviada a la Comisión en octubre de 2003.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el autor mantuvo su denuncia y formuló las siguientes observaciones adicionales:

Dado que había solicitado acceso a todo el expediente de la Comisión, no había sido necesario que designara documentos específicos.

Uno de los matasellos del sobre que contenía su prepropuesta estaba fechado el 2 de octubre de 2003 y era legible. Por lo tanto, era incomprensible por qué la Comisión había desestimado el recurso por inadmisible. Dado que las solicitudes debían presentarse por carta certificada, habría sido posible determinar la fecha correcta. Aplicando las propias normas de procedimiento de la Comisión, ésta debería haberle pedido, en un plazo de 48 horas a partir del momento en que tuvo conocimiento de las circunstancias pertinentes, que probara que el escrito había sido enviado a su debido tiempo.

La Comisión dio la impresión errónea de que no habría podido informarle de que su solicitud había sido denegada por inadmisible debido a su obligación de consultar a la comisión y al Parlamento Europeo.

LA DECISIÓN

1 Hechos pertinentes

1.1 El 2 de octubre de 2003, el demandante, consultor alemán, presentó una solicitud a la Comisión Europea en respuesta a la convocatoria de propuestas 2003-2004 de esta última en el marco del programa Leonardo da Vinci.

Las normas pertinentes se establecen en la Decisión 1999/382/CE del Consejo, de 26 de abril de 1999, por la que se establece la segunda fase del programa de acción comunitario en materia de formación profesional «Leonardo da Vinci» (DO L 146, p. 33). En el caso de las propuestas presentadas con arreglo al procedimiento C (como la del denunciante), las normas pertinentes prevén un proceso de selección en dos fases, a saber: i) la selección de las prepropuestas y ii) la selección de las propuestas completas, y la participación de un comité de gestión (el «Comité Leonardo da Vinci»). En primer lugar, la Comisión evalúa todas las propuestas previas que recibe y, tras recabar el dictamen del Comité Leonardo da Vinci, realiza una selección. Parece que la Comisión recurre a expertos externos que ya se encuentran en la fase de selección de las propuestas previas y que las recomendaciones para la mejora de las propuestas formuladas por estos expertos se transmiten a los solicitantes.

Solo se invita a presentar propuestas a los solicitantes cuyas propuestas previas hayan sido seleccionadas. A continuación, la Comisión, de nuevo con la ayuda de expertos externos, lleva a cabo una evaluación de las propuestas recibidas y establece una lista restringida de proyectos. Tras recabar el dictamen del Comité Leonardo da Vinci, la Comisión establece la lista de proyectos seleccionados con éxito.

El Parlamento Europeo ejerce derechos de control sobre este procedimiento.

Parece que la selección de las prepropuestas debe llevarse a cabo en un plazo de tres meses a partir del final del plazo de presentación de las prepropuestas especificado en la convocatoria de propuestas, mientras que el resto del proceso no debe durar más de cinco meses.

1.2 De conformidad con las normas establecidas en la convocatoria de propuestas relativa al presente asunto, las prepropuestas debían presentarse antes del 3 de octubre de 2003. En su reunión de 16 de octubre de 2003, el comité de selección de la Comisión declaró inadmisible la prepropuesta del demandante por haberse presentado demasiado tarde. El denunciante fue informado en consecuencia mediante carta de 22 de diciembre de 2003, después de que la Comisión hubiera realizado la selección de las propuestas previas, después de que se hubiera oído al Comité Leonardo da Vinci en relación con esta selección y después de que hubiera expirado el período durante el cual el Parlamento Europeo podía intervenir.

1.3 Considerando que había cumplido este plazo, dado que había enviado su propuesta por correo certificado el 2 de octubre de 2003, el demandante se dirigió tanto a la Comisión como al Defensor del Pueblo el 29 de diciembre de 2003. Dado que la Comisión aún no había tenido tiempo suficiente para examinar el asunto, el Defensor del Pueblo rechazó esta primera reclamación (queja 33/2004/GG) por inadmisible el 13 de enero de 2004.

1.4 El 15 de enero de 2004, el demandante presentó una nueva reclamación al Defensor del Pueblo (reclamación 221/2004/GG), y el Defensor del Pueblo inició una investigación. En su opinión, la Comisión aceptó que se había cometido un error y que la propuesta previa del denunciante se había presentado a tiempo. La Comisión observó que, para remediar este error, había seleccionado la prepropuesta de proyecto del denunciante para la presentación de una propuesta completa. Inicialmente se había dado al denunciante hasta el 1 de marzo de 2004 para que presentara esta propuesta completa. Después de que el demandante hubiera señalado que, por lo tanto, dispondría de menos tiempo para la presentación de la propuesta completa que otros solicitantes, la Comisión había aceptado que se le diera el mismo número de días para preparar esta propuesta completa que a todos los demás candidatos.

En sus observaciones sobre este dictamen, el demandante subrayó que no se había beneficiado de la misma cantidad de información que otros solicitantes, ya que la Comisión no había transmitido ninguna información sobre cómo, en opinión de la Comisión, el proyecto expuesto en la prepropuesta podía mejorarse en la propuesta completa, algo que la Comisión había hecho con respecto a todos los demás solicitantes. Según el demandante, se trataba de una grave desventaja que tendría en cuenta en su evaluación final una vez finalizado el procedimiento de solicitud y con el fin de decidir si sería necesario adoptar nuevas medidas para defender sus derechos. El denunciante también señaló que la Comisión no había respondido a sus quejas ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contra el responsable de su proyecto y contra el jefe del departamento pertinente de la Comisión.

El Defensor del Pueblo consideró que la falta de respuesta de la Comisión al «Dienstaufsichtsbeschwerden» parecía deberse a un malentendido por parte de la Comisión. Habida cuenta del enfoque constructivo y rápido de este último en relación con el presente asunto, el Defensor del Pueblo consideró que no era necesario tratar esta cuestión en la presente investigación. No obstante, se informó al denunciante de la posibilidad de presentar una nueva denuncia en relación con esta cuestión si, contrariamente a lo esperado, la Comisión no abordaba este asunto.

Por lo que se refiere al fondo del asunto, el Defensor del Pueblo consideró que la Comisión había actuado rápida y constructivamente para corregir el error cometido. El Defensor del Pueblo señaló que el demandante había alegado que, contrariamente a lo que había dicho la Comisión, no había recibido tanta información como otros solicitantes. El Defensor del Pueblo consideró que el demandante había presentado una nueva alegación adicional. En opinión del Defensor del Pueblo, no era adecuado abordar esta nueva alegación en su investigación de la reclamación 221/2004/GG por al menos dos razones. En primer lugar, el demandante no parecía haber planteado esta cuestión a la Comisión antes de presentarla al Defensor del Pueblo. Por lo tanto, la Comisión aún no había tenido la posibilidad de examinar la cuestión. En segundo lugar, el demandante seguía siendo libre de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo en caso de que la supuesta falta de información de la Comisión afectara negativamente a la decisión de la Comisión sobre su propuesta completa. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo concluyó que (con sujeción a dicha salvedad) ya no había mala administración después de las medidas adoptadas por la Comisión. Por consiguiente, cerró el caso el 5 de mayo de 2004.

1.5 El 21 de junio de 2004, la Comisión informó al demandante de que su propuesta no había sido seleccionada.

1.6 En una carta enviada el 26 de junio de 2004, el denunciante se opuso a esta decisión y solicitó también acceso al expediente de la Comisión. El demandante indicó además que consideraba que la Comisión debía pagarle una indemnización de 11 027,60 EUR.

En su respuesta de 19 de julio de 2004, la Comisión consideró que había actuado correctamente en el presente asunto. Por lo que se refiere al acceso a los documentos, la Comisión interpretó la solicitud del reclamante como una solicitud de acceso a las evaluaciones de la propuesta del reclamante que habían sido preparadas por expertos. Esta solicitud fue rechazada sobre la base del artículo 4, apartado 3, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

El 30 de julio de 2004, el demandante presentó una solicitud confirmatoria de acceso con arreglo al Reglamento 1049/2001.

1.7 También el 30 de julio de 2004, el demandante presentó una nueva reclamación al Defensor del Pueblo, registrada con la referencia 2437/2004/GG. El 31 de agosto y el 12 de septiembre de 2004, el denunciante presentó más información y amplió el alcance de esta denuncia. Sobre la base de estas cartas, el Defensor del Pueblo identificó las siguientes alegaciones y reclamaciones: el denunciante (1) alegó que había sido discriminado en comparación con otros solicitantes, (2) alegó que la Comisión no le había concedido acceso a su expediente de conformidad con el Reglamento 1049/2001, (3) alegó que la Comisión debía pagar los daños y perjuicios reclamados en su carta de 26 de junio de 2004 y (4) solicitó que la Comisión respondiera al «Dienstaufsichtsbeschwerden».

2 Alcance de la presente investigación

2.1 En su carta a la Comisión de 26 de junio de 2004 en la que se basa la presente denuncia, el demandante explicó que el importe de 11.027,60 euros que alegaba que se le debía se derivaba de lo que consideraba una manipulación incorrecta de su prepropuesta por parte de la Comisión. El autor señaló que se reservaba el derecho a reclamar daños y perjuicios por la forma en que se había evaluado su propuesta.

2.2 Dado que el demandante no ha presentado más información ni cifras precisas a este respecto, el Defensor del Pueblo considera que su reclamación por daños y perjuicios derivados de la evaluación de la Comisión de su propuesta completa no está cubierta por su reclamación. Por lo tanto, la presente investigación solo se ocupará de la reclamación del denunciante por daños y perjuicios derivados de la tramitación por parte de la Comisión de su propuesta previa, incluida la invitación a presentar una propuesta completa.

2.3 En su carta de 26 de junio de 2004, el autor también afirmó que las personas contra las que había presentado denuncias ("Dienstaufsichtsbeschwerden") habían participado, en contra de sus reiteradas solicitudes, en la evaluación de su propuesta.

2.4 El Defensor del Pueblo consideró que esta alegación no formaba parte de la reclamación que el demandante le presentó en el presente caso. Por lo tanto, no pidió a la Comisión que emitiera un dictamen sobre esta cuestión. El demandante, que fue informado de las alegaciones y reclamaciones sobre las que el Defensor del Pueblo había pedido a la Comisión que emitiera un dictamen, no se opuso a este enfoque. En estas circunstancias, la presente investigación no se ocupará de esta cuestión.

2.5 En su reclamación, el demandante sugirió que el Defensor del Pueblo examinara si la Comisión había entablado conversaciones con otros solicitantes durante el procedimiento con el fin de permitirles optimizar a sus solicitantes. Parece que la observación del autor se refiere a la etapa posterior a la presentación de las propuestas completas. A la vista de sus conclusiones sobre las principales alegaciones y reclamaciones del demandante (véase más adelante), el Defensor del Pueblo considera que no es necesario abordar esta cuestión en la presente investigación.

2.6 En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión en el presente asunto, el demandante señaló que había llamado la atención de la Comisión sobre el hecho de que determinar el 3 de octubre de 2003 como plazo daría lugar a que los solicitantes alemanes recibieran un trato diferente, dado que las oficinas de correos alemanas no estaban abiertas ese día, que era feriado nacional en Alemania. El denunciante señaló que, sin embargo, la Comisión se había negado a aceptar su solicitud de modificar el plazo.

2.7 El Defensor del Pueblo considera que la observación antes mencionada del demandante parece haber estado destinada a su información y que no constituye una alegación adicional. Por lo tanto, este aspecto del asunto no será objeto de la presente investigación. El Defensor del Pueblo considera útil añadir que el mero hecho de que el final de un plazo para la presentación de solicitudes sea festivo en uno de los Estados miembros no parece ser un indicio de mala administración, siempre que los solicitantes de todos los Estados miembros dispongan de un plazo suficiente para preparar y presentar sus solicitudes.

3 Presunta discriminación

3.1 El autor alegó que había sido discriminado en comparación con otros solicitantes. Esta alegación se basaba en el hecho de que la Comisión no había examinado su prepropuesta antes de haber sido invitado a presentar una propuesta completa. El demandante alegó que si su propuesta previa se hubiera tramitado adecuadamente, no habría sido necesario que presentara una propuesta completa que entrañara costes elevados. Subrayó además que si su propuesta previa hubiera sido evaluada positivamente, habría recibido (como lo habían hecho todos los demás solicitantes) los resultados de esta primera evaluación que le habrían permitido tener en cuenta aspectos adicionales, en su propuesta, que ahora se había señalado a su atención por primera vez.

3.2 En su dictamen, la Comisión señaló que la prepropuesta del denunciante había sido inicialmente rechazada por el hecho de que parecía haberse presentado fuera del plazo pertinente. Esta decisión se revocó después de que el autor se opusiera a ella en su carta de 29 de diciembre de 2003. Sin embargo, dado que este recurso se había recibido una vez finalizado el ejercicio de evaluación, la prepropuesta del autor, contrariamente a otras prepropuestas, no había sido evaluada por expertos externos. Con el fin de evitar que el denunciante sufriera alguna desventaja a causa de la decisión original de la Comisión, se le había invitado, no obstante, a presentar una propuesta completa y a ponerse en contacto con los servicios de la Comisión en relación con cualquier pregunta que pudiera tener sobre su propuesta. A fin de evitar cualquier discriminación en comparación con otros solicitantes, se había dado al autor más tiempo para presentar su propuesta completa.

La Comisión alegó que el denunciante no había formulado ninguna solicitud en relación con las posibles observaciones de los expertos externos sobre su propuesta previa o las posibilidades de mejorar su propuesta durante este período. Según la Comisión, tampoco existía una relación directa entre las recomendaciones formuladas por expertos externos para la mejora de las propuestas y la selección de las propuestas, dado que el porcentaje de éxito entre la fase de las prepropuestas y la fase de las propuestas era de alrededor del 50 %.

3.3 En sus observaciones, el autor afirmaba que si no hubiera sido posible una evaluación por expertos externos cuando se había constatado que la prepropuesta había sido admisible, la Comisión se habría visto obligada, por propia iniciativa y sin necesidad de una solicitud a tal efecto, a informarle de su evaluación de la prepropuesta y de sus sugerencias sobre la manera de mejorar esta última.

3.4 El Defensor del Pueblo señala que la Comisión aceptó que había cometido un error al considerar que la prepropuesta del demandante se había presentado con retraso y que se disculpó por este error. Señala, además, que la Comisión actuó con rapidez y de manera constructiva cuando se puso en su conocimiento el error. Para corregir los efectos negativos de este error, la Comisión ofreció al demandante la posibilidad de presentar una propuesta completa que debía presentarse antes del 1 de marzo de 2004, fecha fijada para la presentación de propuestas completas de los solicitantes cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas. El Defensor del Pueblo señala además que, cuando el demandante señaló que esto le daría menos tiempo para presentar una propuesta completa que los demás promotores, la Comisión aceptó que se le diera el mismo tiempo y que su propuesta completa se presentara a más tardar el 19 de marzo de 2004.

3.5 A juicio del Defensor del Pueblo, no obstante, está claro que esta forma de proceder no garantizaba que el demandante fuera tratado como todos los demás promotores cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas. En el curso de la presente investigación, la Comisión confirmó que había examinado las propuestas previas con la ayuda de expertos externos. Además, parece que la Comisión transmitió a los solicitantes las observaciones formuladas por estos expertos, incluidas propuestas sobre cómo mejorar las propuestas previas (2). Por lo tanto, estos solicitantes tuvieron la posibilidad de beneficiarse del asesoramiento de expertos a la hora de decidir si presentaban una propuesta completa a la Comisión y de qué manera. No se discute que no se dio tal consejo al demandante. En estas circunstancias, la Comisión no trató al denunciante de la misma manera que a los demás solicitantes cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas.

3.6 No obstante, el Defensor del Pueblo considera que deben tenerse en cuenta las circunstancias del presente asunto para determinar si esta diferencia de trato podría estar justificada. Parece que las normas pertinentes establecen que las propuestas previas deben evaluarse en un plazo determinado. Este período de tiempo había expirado cuando la Comisión tuvo conocimiento del error que se había producido, y la Comisión explicó que fue por esta razón que la propuesta previa del denunciante no fue evaluada por expertos externos. El Defensor del Pueblo señala además que, junto con su dictamen sobre la reclamación 221/2004/GG, la Comisión presentó una copia de la nota interna de 28 de enero de 2004, en la que la Comisión explicaba el enfoque sugerido en el presente asunto. Según esta nota, en esta fase era «materialmente imposible» llevar a cabo una evaluación de la prepropuesta del denunciante, habida cuenta del tiempo necesario para contratar a expertos externos y del hecho de que la propuesta completa debía llegar a la Comisión antes de que finalizara el «ejercicio de evaluación de la propuesta completa», que debía llevarse a cabo, según la nota, entre el 1 y el 26 de marzo de 2004. Según esta nota, por lo tanto, se había decidido declarar la prepropuesta seleccionada para la presentación de una propuesta completa y "adoptar las medidas apropiadas hacia el [demandante] a fin de conceder la igualdad de trato".

3.7 A juicio del Defensor del Pueblo, no cabe duda de que en el presente caso fue imposible que expertos externos evaluaran la prepropuesta del demandante. Cabe señalar que las normas pertinentes no parecen fijar plazos vinculantes en lo que respecta a la evaluación de la segunda fase del proceso, es decir, la evaluación de las propuestas completas. Sin embargo, a falta de más información sobre estas cuestiones y a la vista de sus conclusiones posteriores, el Defensor del Pueblo considera que lo mejor es partir del supuesto de que, de hecho, era «materialmente imposible» que la Comisión recurriera a expertos externos para evaluar la propuesta previa del demandante.

3.8 Sobre esta base, el Defensor del Pueblo considera que la solución esbozada en la nota de la Comisión de 28 de enero de 2004 era realmente razonable dadas las circunstancias, siempre que la Comisión adoptara «medidas adecuadas (...) para conceder la igualdad de trato». Sin embargo, en opinión del Defensor del Pueblo, la Comisión no hizo todo lo necesario y apropiado en las circunstancias para garantizar que el demandante recibiera el mismo trato que los demás demandantes. Esto es ciertamente cierto en lo que respecta al tiempo que se concedió a los solicitantes. Cabe señalar que inicialmente se dio al autor de la queja hasta el 1o de marzo de 2004 para que presentara su propuesta completa. Sólo después de que el demandante se opusiera a ello se le concedió el mismo número de días que a los demás demandantes. Si bien este defecto fue subsanado rápidamente por la Comisión y, por lo tanto, es irrelevante a los efectos del presente asunto, el enfoque de la Comisión suscita dudas en cuanto a si era plenamente consciente de lo que se necesitaba para garantizar la igualdad de trato de todos los solicitantes. Más importante aún, en vista de la importancia que la evaluación de la prepropuesta tenía para la presentación de la propuesta completa, la Comisión debería haber sido consciente del hecho de que el denunciante estaba en desventaja en comparación con los otros solicitantes cuyas prepropuestas habían sido evaluadas y seleccionadas. En estas circunstancias, habría sido una buena práctica administrativa que la Comisión tratara de garantizar que esta desventaja se redujera al mínimo en la medida de lo posible. Como señaló el denunciante, la Comisión podría haberle informado, en particular, de su evaluación de la prepropuesta y de sus sugerencias sobre cómo mejorarla. Habida cuenta de las circunstancias del presente asunto, el Defensor del Pueblo considera que, efectivamente, cabría esperar que una administración deseosa de deshacer las consecuencias de un error que había cometido. Sin embargo, no parece que se hayan adoptado tales medidas. Es cierto que, en su carta de 2 de febrero de 2004 en la que informaba al demandante de la decisión que había adoptado, la Comisión señaló que podía ponerse en contacto con su Dirección General «para obtener más información». Sin embargo, en opinión del Defensor del Pueblo, esta oferta bastante general no era suficiente para garantizar que el demandante recibiera un trato sustancialmente idéntico al de los solicitantes cuyas propuestas previas habían sido evaluadas y seleccionadas.

3.9 Para evitar dudas, cabe señalar que el Defensor del Pueblo es consciente de que el demandante presentó una propuesta completa sin haber insistido ni obtenido una evaluación de su propuesta previa. Sin embargo, en opinión del Defensor del Pueblo, esta circunstancia (si bien es pertinente para la cuestión de si el demandante tiene derecho a una indemnización por daños y perjuicios) no afecta a su conclusión de que la Comisión no garantizó que el demandante recibiera un trato igual al concedido a otros solicitantes cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas y que habían sido invitados a presentar una propuesta completa. Por lo tanto, la falta de garantía por parte de la Comisión de dicha igualdad de trato constituye una mala administración.

4 Supuesta falta de acceso al expediente de la Comisión

4.1 El autor alegó que la Comisión no le había concedido un acceso adecuado a su expediente. En una nueva carta al Defensor del Pueblo de 12 de septiembre de 2004 (que el Defensor del Pueblo remitió a la Comisión), el demandante informó al Defensor del Pueblo de que había recibido una carta de 2 de septiembre de 2004 en la que la Comisión había observado que el plazo para responder a la solicitud confirmatoria del demandante de 30 de julio de 2004 (que, según la Comisión, se había registrado el 12 de agosto de 2004) debía prorrogarse otros 15 días hábiles (hasta el 23 de septiembre de 2004) debido a que varios funcionarios cuyos conocimientos especializados eran necesarios para tramitar la solicitud estaban de vacaciones. El denunciante consideró que la decisión adoptada por la Comisión no era correcta, dado que no debía permitirse a la Comisión aumentar el tiempo de tramitación de las solicitudes retrasando el registro de las mismas y que el motivo indicado por la Comisión podía utilizarse para eludir cualquier plazo.

4.2 En su dictamen, la Comisión señalaba que la solicitud confirmatoria de 30 de julio de 2004 se había registrado el 12 de agosto de 2004. Así pues, el plazo de 15 días hábiles para responder expiró el 2 de septiembre de 2004. Ese mismo día, la Comisión se dirigió por escrito al demandante para informarle de que se había prorrogado el plazo correspondiente. Según la Comisión, la razón invocada por ella había sido perfectamente legítima. Tras un nuevo examen de la solicitud, la Comisión decidió comunicar al denunciante los formularios de evaluación de los expertos externos, sin revelar, no obstante, la identidad de estos expertos. La respuesta final se envió al denunciante el 24 de septiembre de 2004.

4.3 En sus observaciones, el autor mantuvo su alegación.

4.4 En una solicitud de información complementaria enviada el 17 de enero de 2005, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que comentara la opinión del demandante de que no había atendido a todo el alcance de su solicitud de acceso al expediente de la Comisión.

4.5 En su respuesta, la Comisión alegó que el denunciante había solicitado acceso al expediente de la Comisión en la medida en que cuestionaba la objetividad de la evaluación de su propuesta cuestionando la calidad o la existencia de las evaluaciones de expertos externos. La Comisión había atendido esta solicitud mediante carta de 24 de septiembre de 2004, con la que había transmitido al denunciante las fichas de evaluación anonimizadas de los expertos externos relativas a su propuesta. La Comisión señaló que el denunciante no había mencionado un documento específico que la Comisión debía transmitirle. Por lo tanto, los servicios de la Comisión no pudieron ver a qué se refería el denunciante cuando indicó que la Comisión no le había concedido pleno acceso al expediente.

4.6 En sus observaciones, el autor afirmó que no había sido necesario que designara documentos específicos, dado que había solicitado acceso a todo el expediente de la Comisión.

4.7 El Defensor del Pueblo considera que es útil distinguir entre los aspectos procedimentales de esta alegación y las cuestiones sustantivas que entraña.

4.8 Por lo que se refiere a los aspectos procedimentales, el Defensor del Pueblo señala que, en su carta a la Comisión de 26 de junio de 2004, en la que solicitaba acceso a documentos, el demandante también señaló que ya había solicitado acceso al expediente de la Comisión en varias ocasiones. No se presentó más información sobre estos intentos anteriores de acceder al expediente de la Comisión. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que los argumentos que le presentó el demandante se refieren a la tramitación de su solicitud de 26 de junio de 2004. Por lo tanto, es esta solicitud de acceso (y la posterior solicitud confirmatoria) la que se examinará aquí.

A falta de respuesta a su solicitud de acceso, el demandante presentó una solicitud confirmatoria a la Comisión, que se envió por fax el 30 de julio de 2004. Según la información facilitada por la Comisión en su dictamen, esta solicitud confirmatoria se recibió el 6 de agosto de 2004, es decir, una semana después, y se registró el 12 de agosto de 2004. El Defensor del Pueblo señala que la Comisión no ha presentado ninguna explicación de estos retrasos.

Mediante carta de 2 de septiembre de 2004, la Comisión informó al denunciante de que el plazo de 15 días hábiles para responder a la solicitud confirmatoria (que expiró ese día) debía prorrogarse otros 15 días hábiles (hasta el 23 de septiembre de 2004) debido a que varios funcionarios cuyos conocimientos especializados eran necesarios para tramitar la solicitud estaban de vacaciones. El artículo 8, apartado 2, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (3), establece que el plazo de respuesta a las solicitudes confirmatorias puede ampliarse en quince días hábiles «en casos excepcionales, por ejemplo, en el caso de una solicitud relativa a un documento muy largo o a un número muy elevado de documentos». El Defensor del Pueblo considera que la ausencia de personal en vacaciones no puede considerarse un caso «excepcional» en el sentido de esta disposición que justifique una prórroga del plazo.

En cualquier caso, en su carta de 2 de septiembre de 2004, la Comisión señaló que el plazo ampliado era el 23 de septiembre de 2004. Sin embargo, la respuesta de la Comisión a la solicitud confirmatoria no se envió hasta el 24 de septiembre de 2004.

En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluye que la Comisión no tramitó adecuadamente la solicitud de acceso del demandante en lo que respecta a los aspectos procedimentales.

4.9 En cuanto al fondo de esta alegación, cabe señalar que el autor había solicitado acceso al expediente ("Akteneinsicht") en su carta de 26 de junio de 2004. En su solicitud confirmatoria de 30 de julio de 2004, el autor declaró sin ambigüedades que su solicitud no se refería a "documentos únicos, sino a todo el expediente". En el caso de autos, es evidente que, hasta la fecha, la Comisión solo ha concedido acceso a las fichas de evaluación (anonimizadas) de los expertos externos relativas a su propuesta. A pesar de que se le ha invitado específicamente a comentar esta cuestión, la Comisión todavía no ha atendido la solicitud de acceso del denunciante en la medida en que se refiere a los demás documentos de su expediente. La Comisión alegó que el denunciante no había especificado los documentos a los que deseaba tener acceso. El Defensor del Pueblo no considera convincente este argumento. El demandante ha solicitado acceso a todo el expediente de la Comisión relativo a su caso. En opinión del Defensor del Pueblo, la solicitud del demandante era, por tanto, lo suficientemente precisa como para permitir a la Comisión comprender el alcance del acceso que el demandante deseaba obtener.

Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión aún no ha tramitado la totalidad del alcance de la solicitud de acceso del demandante.

4.10 En estas circunstancias, la conclusión del Defensor del Pueblo es que la Comisión no ha atendido adecuadamente la solicitud de acceso del demandante, tanto en lo que se refiere a los aspectos procedimentales como al fondo. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formula un proyecto de recomendación a continuación.

5 Reclamación de daños
y perjuicios

5.1 El autor alegó que la Comisión debía pagar los daños y perjuicios indicados en su carta de 26 de junio de 2004.

5.2 En su dictamen, la Comisión reconocía que había transcurrido cierto tiempo entre el dictamen del comité de selección y la carta de la Comisión en la que informaba al demandante de la inadmisibilidad de su solicitud. Según la Comisión, este retraso se había debido al hecho de que la decisión de la Comisión sobre las propuestas previas se había adoptado, en el marco del «Procedimiento C», tras haber obtenido el dictamen de la comisión competente y tras la expiración del plazo previsto para el derecho de control del Parlamento Europeo.

La Comisión alegó además que el demandante no había sufrido ningún perjuicio debido a que su solicitud había sido declarada inicialmente inadmisible (véanse los argumentos ya expuestos en el punto 2.2 anterior). También hizo hincapié en que no existía un "derecho" a una subvención en el Derecho comunitario. Por consiguiente, la Comisión no indemnizó a las personas que habían solicitado una subvención por el tiempo que habían dedicado a preparar sus propuestas.

5.3 En sus observaciones, el autor mantuvo su opinión.

5.4 Dado que la decisión inicial de la Comisión de declarar inadmisible la propuesta previa constituye el trasfondo (y el origen) de la presente reclamación, el Defensor del Pueblo considera necesario iniciar su examen de la presente reclamación examinando más detenidamente esta cuestión. A raíz de una solicitud presentada a tal efecto por el Defensor del Pueblo, la Comisión presentó una fotocopia del sobre que contenía la propuesta previa del demandante, que se envió a la Comisión en octubre de 2003. A juzgar por esta fotocopia, era difícil determinar si la prepropuesta del autor se había presentado a tiempo. Sin embargo, al Defensor del Pueblo le resulta difícil entender por qué no se contactó con el demandante y se le invitó a presentar pruebas para determinar la fecha en que había enviado su propuesta previa a la Comisión. Dado que se había exigido a los solicitantes que utilizaran el correo certificado, la cuestión podría haberse aclarado fácilmente. Al Defensor del Pueblo le resulta aún más difícil entender por qué la carta en la que se informaba al demandante de la (presunta) inadmisibilidad no se envió hasta el 22 de diciembre de 2003, más de dos meses después de que el comité de selección de la Comisión se hubiera pronunciado sobre el asunto el 16 de octubre de 2003. En su dictamen, la Comisión parecía argumentar que tenía que consultar primero al Comité Leonardo da Vinci y esperar a que expirara el plazo durante el cual el Parlamento Europeo podía ejercer sus derechos de control antes de poder escribir al denunciante. A continuación, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que facilitara información más específica sobre las disposiciones jurídicas en las que se basaba esta opinión. En opinión del Defensor del Pueblo, la respuesta de la Comisión no proporciona información convincente que demuestre que no habría podido informar al demandante a su debido tiempo de su decisión de 16 de octubre de 2003. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión debe rendir cuentas por el retraso que se produjo entre su decisión de 16 de octubre de 2003 y la fecha en que se puso en conocimiento del demandante esta decisión.

5.5 Como se ha señalado anteriormente (punto 3.4), la Comisión acepta que su decisión inicial (de 16 de octubre de 2003) de rechazar la propuesta previa del demandante por inadmisible se debió a un error. El Defensor del Pueblo también ha constatado que la Comisión puede ser considerada responsable del retraso que se produjo entre su decisión de 16 de octubre de 2003 y la fecha en que se puso en conocimiento del demandante esta decisión (véase el punto 5.4). Por último, el Defensor del Pueblo concluyó que, posteriormente, la Comisión no había garantizado la igualdad de trato entre el demandante y los demás promotores cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas y a los que se había invitado a presentar una propuesta completa (punto 3.11). Habida cuenta de estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que una reclamación de daños y perjuicios está fundada en principio.

5.6 Por lo que se refiere a la cuantía de los daños y perjuicios, el denunciante ha presentado un cálculo en el que solicita 2 275 EUR por los costes relacionados con sus esfuerzos por hacer que la Comisión considere su prepropuesta (30 horas de trabajo a razón de 75 EUR por hora más una cantidad a tanto alzado de 25 EUR para los costes de envío de faxes y de realización de llamadas telefónicas) y 8 752,60 EUR debido al esfuerzo inútil (como se puso de manifiesto) para preparar una propuesta (20 días laborables a razón de 409 EUR por día más una cantidad a tanto alzado del 7 % para los costes).

5.7 Por lo que se refiere al primero de estos elementos, el Defensor del Pueblo considera que no puede excluirse que un ciudadano pueda pedir a la administración que le indemnice por los costes específicos en que haya incurrido para ejercer sus derechos. Sin embargo, es difícil ver por qué el denunciante debería haber tenido que dedicar 30 horas de trabajo a la cuestión. La carta del denunciante a la Comisión de 29 de diciembre de 2003 consta de menos de dos páginas y su preparación no puede haber requerido una cantidad desproporcionada de tiempo y trabajo. Lo mismo se aplica a las dos reclamaciones que el demandante presentó ante el Defensor del Pueblo (reclamación 33/2004/GG y reclamación 221/2004/GG). En opinión del Defensor del Pueblo, el demandante no ha presentado pruebas suficientes para demostrar que los esfuerzos que tuvo que realizar para que la Comisión aceptara que su propuesta previa se había presentado a tiempo iban más allá de lo que cabe esperar razonablemente de un ciudadano que se acerca a una institución de la UE con vistas a obtener una subvención.

5.8 El Defensor del Pueblo considera que deben aplicarse diferentes consideraciones en lo que respecta a los costes de preparación de la propuesta completa. Como alega acertadamente el denunciante, es posible que hubiera podido preparar una propuesta mejor, o que hubiera decidido abstenerse de hacer una propuesta en absoluto, si hubiera recibido una evaluación de su prepropuesta.

No obstante, el Defensor del Pueblo considera que también deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Incluso si la Comisión hubiera proporcionado el asesoramiento que el denunciante afirma que debería haber recibido, no hay nada que demuestre que el denunciante se hubiera abstenido de presentar una propuesta completa. Sin embargo, hacer una propuesta completa no garantizó el éxito, dado que al final solo el 50 % de los promotores invitados a presentar una propuesta parecen haber sido seleccionados.

- En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, el denunciante alegó que había supuesto que la Comisión no había formulado objeciones fundamentales en cuanto al fondo o a la forma y que la Comisión no consideraba que la propuesta previa debiera optimizarse de manera fundamental. Fue sobre la base de esta expectativa que había preparado la propuesta completa. Cabe señalar, sin embargo, que en la carta de la Comisión de 2 de febrero de 2004 en la que se invitaba al denunciante a presentar una propuesta completa se afirmaba sin ambigüedades que no había ninguna garantía de que se pagaría una subvención.

- Como ha alegado la Comisión, no existe un "derecho" a una subvención en el Derecho comunitario. Las personas que solicitan un subsidio solo pueden esperar obtener la cantidad buscada sin tener ninguna garantía de éxito. Por lo tanto, los solicitantes corren el riesgo de que el tiempo que dedican a preparar sus propuestas se gaste en vano.

En el presente caso, el demandante aceptó presentar una propuesta completa a pesar de la ausencia de una evaluación de su propuesta previa. Por lo tanto, debe presumirse que el denunciante ha aceptado parte del riesgo de que su propuesta no prospere dadas las circunstancias.

5.9 En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que sería una buena práctica administrativa que la Comisión ofreciera al demandante una indemnización justa en relación con las consecuencias adversas para él de la mala administración ocurrida. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formula un proyecto de recomendación a continuación. Sin embargo, en opinión del Defensor del Pueblo, la cantidad que podría considerarse justa en las circunstancias del presente caso es ciertamente muy inferior a la cantidad reclamada por el demandante.

6 Demanda de respuesta al «Dienstaufsichtsbeschwerden»

6.1 El autor alegó que la Comisión debía responder a su "Dienstaufsichtsbeschwerden" (quejas contra miembros individuales del personal de la Comisión).

6.2 En su opinión, la Comisión afirmó que, tras haber recibido la carta del autor de 29 de diciembre de 2003, había procedido a una nueva evaluación del caso. Según la Comisión, este examen había llevado a la conclusión de que no se podía reprochar al funcionario responsable o al comité de selección, que habían cometido un error actuando de "buena fe". La Comisión señaló que había expuesto su posición en su carta de 19 de julio de 2004 en la que explicaba que no tenía conocimiento de ninguna base jurídica para el «Dienstaufsichtsbeschwerden» en el Derecho comunitario e invitaba al denunciante a proporcionar indicaciones más precisas sobre la base de tales denuncias. Según la Comisión, el denunciante no había respondido a esta invitación.

6.3 El Defensor del Pueblo considera que, al presentar su "Dienstaufsichtbeschwerden", el demandante deseaba quejarse del comportamiento de los funcionarios afectados y no del comportamiento de la institución como tal. Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que no hay nada que sugiera que estos funcionarios no hayan actuado de "buena fe". En opinión del Defensor del Pueblo, la posición de la Comisión parece, pues, razonable.

6.4 Por lo tanto, no puede constatarse mala administración en este aspecto del asunto.

7 Conclusión

El artículo 3, apartado 5, de su Estatuto ordena al Defensor del Pueblo que busque, en la medida de lo posible, una solución amistosa para satisfacer al demandante. En su opinión, la Comisión consideró que el denunciante no tenía derecho a indemnización alguna por daños y perjuicios. Sin embargo, el demandante sostiene que debería recibir una indemnización por daños y perjuicios de más de 10 000 EUR. Dado que las posiciones respectivas del reclamante y de la Comisión están muy alejadas, el Defensor del Pueblo considera que es poco probable que una propuesta de solución amistosa tenga éxito en el presente caso.

En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo formula los siguientes proyectos de recomendaciones a la Comisión, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo:

Proyectos de recomendaciones

(1) La Comisión debe ocuparse de todo el alcance de la solicitud de acceso a los documentos presentada por el reclamante.

(2) La Comisión debería ofrecer al demandante una compensación justa por las consecuencias negativas que le acarrearía el hecho de que la Comisión no le concediera un trato igual al concedido a otros solicitantes cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas y a los que se había invitado a presentar una propuesta completa.

Se informará a la Comisión y al denunciante de estos proyectos de recomendación. De conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo, la Comisión enviará un dictamen motivado a más tardar el 31 de diciembre de 2005. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación de la decisión del Defensor del Pueblo y una descripción de las medidas adoptadas para aplicar el proyecto de recomendaciones.

Estrasburgo, 27 de septiembre de 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisión 94/262, de 9 de marzo de 1994, del Parlamento Europeo, relativa al Reglamento y a las condiciones generales de ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo (DO 1994, L 113, p. 15).

(2) El Defensor del Pueblo presume que este tipo de información solo se dio a aquellos promotores cuyas propuestas previas habían sido seleccionadas y solo después de que se hubiera adoptado la decisión sobre esta selección.

(3) DO 2001, L 145, p. 43.