(Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo (1))

LA DENUNCIA

Antecedentes

En 1998, dos representantes de los agentes locales de la Comisión en Austria presentaron una reclamación ante el Defensor del Pueblo por no haber proporcionado a su personal local que trabajaba en la representación en Viena una cobertura de seguro complementaria (367/98/(VK)/GG). El asunto se archivó después de que la Comisión hubiera aceptado un proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo. El denunciante en el presente caso era uno de los denunciantes en ese caso.

El 10 de mayo de 2001, la Comisión decidió suspender a la autora a raíz de las graves acusaciones que se habían formulado contra ella. Al mismo tiempo, la Comisión le ofreció la posibilidad de ser oída en relación con estas alegaciones. Esta audiencia tuvo lugar el 12 de octubre de 2001.

Mediante decisión de 31 de enero de 2002, la Comisión desestimó al denunciante sin previo aviso. El demandante recurrió esta decisión ante un tribunal austriaco, donde el caso está actualmente pendiente. Dado que la demandante había alegado que, como representante del personal, no podía ser despedida sumariamente por la Comisión, ésta le escribió el 14 de junio de 2002 para resolver el contrato (en caso de que el despido anterior hubiera debido ser ilegal).

Posteriormente, el denunciante exigió el acceso a determinados documentos en los que la Comisión había basado su decisión. Esta solicitud dio lugar a la denuncia 242/2003/GG, que se archivó después de que la Comisión concediera al denunciante acceso a partes de los documentos pertinentes. En el curso de esta investigación, los servicios del Defensor del Pueblo inspeccionaron el expediente de la Comisión situado en Bruselas.

Sobre la presente imputación

En el curso de la investigación de la Defensora del Pueblo sobre la reclamación 242/2003/GG, la Comisión había ofrecido a la demandante la posibilidad de inspeccionar su expediente personal en Viena. El denunciante hizo uso de esta posibilidad.

El 11 de marzo de 2004, la demandante presentó una denuncia interna ante la Dirección General de Prensa y Comunicación de la Comisión («DG») en la que alegaba una infracción de los «artículos 26 y 24 del Estatuto de los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas».

El artículo 24 del Estatuto establece que las Comunidades asistirán a todo funcionario, en particular en los procedimientos contra toda persona que cometa amenazas, insultos, difamaciones o atentados contra la persona o los bienes a los que esté sometido él o un miembro de su familia en razón de su cargo o de sus funciones.

El artículo 26 del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea dispone lo siguiente:

«El expediente personal de un funcionario contendrá:

a) todos los documentos relativos a su situación administrativa y todos los informes relativos a su capacidad, eficiencia y conducta;

b) cualquier observación del funcionario sobre dichos documentos.

Los documentos se registrarán, numerarán y archivarán en orden de serie; los documentos a que se refiere la letra a) no podrán ser utilizados o citados por la institución contra un funcionario a menos que le hayan sido comunicados antes de su presentación. (…)

Solo habrá un expediente personal para cada funcionario.

El funcionario tendrá derecho, incluso después de haber cesado en sus funciones, a conocer todos los documentos que obran en su expediente y a obtener copias de los mismos.»

En su denuncia ante la DG Prensa y Comunicación, la demandante alegó que se habían añadido varios documentos a su expediente personal sin su conocimiento. Por otra parte, la mayoría de sus comentarios sobre los documentos que se habían incluido en el expediente (incluidos los que había marcado con las palabras «copiar al expediente personal») no se habían incluido, según ella, en el expediente. La autora citó como ejemplos dos documentos de su expediente personal (marcados como "IV/18" y "IV/19"). Según la demandante, los documentos que figuraban en su expediente personal ofrecían, en consecuencia, una visión distorsionada de los hechos objetivos. El denunciante alegó además que había un expediente personal «paralelo» en Bruselas, la mayoría de cuyo contenido no figuraba en el expediente personal de Viena. Por último, la autora señaló que su expediente personal no contenía elementos que justificaran su despido, es decir, ningún documento posterior a la fecha de mayo de 2001, en la que había sido suspendida de sus funciones.

Además, la demandante alegó que la Comisión debería haberle concedido acceso al contenido completo del expediente en Bruselas. También declaró que interpuso un recurso contra la decisión de destituirla, reservándose todos los demás derechos.

En su reclamación al Defensor del Pueblo presentada en junio de 2004, la demandante se refirió a su reclamación a la Comisión de 11 de marzo de 2004, señalando que la Comisión no había dado respuesta a dicha reclamación. Así pues, la demandante alegó básicamente que la Comisión había incumplido sus obligaciones en relación con su expediente personal.

LA INVESTIGACIÓN

Enfoque del Defensor del Pueblo

La denuncia se remitió a la Comisión para que emitiera su dictamen. Para evitar confusiones, el Defensor del Pueblo informó a la Comisión y al demandante de que su investigación solo se refería a las cuestiones relativas al expediente personal del demandante y, por tanto, no abarcaría los demás puntos mencionados por el demandante en su carta a la Comisión de 11 de marzo de 2004 (como la cuestión del acceso al expediente en Bruselas y la decisión de la Comisión de desestimar al demandante).

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión se refirió a la Decisión de 21 de junio de 2004 por la que había respondido a la carta del denunciante de 11 de marzo de 2004. La Comisión lamentó que esta respuesta se hubiera retrasado.

En su carta de 21 de junio de 2004, la Comisión rechazó la denuncia del denunciante de 11 de marzo de 2004. La Comisión alegó que los artículos 24 y 26 del Estatuto no eran aplicables a los agentes locales y que, por lo tanto, el denominado «expediente personal» en la Representación en Viena no era un expediente del tipo mencionado en el artículo 26 del Estatuto.

La Comisión añadió que, aunque estos artículos fueran aplicables en el presente caso, no sería correcto comparar el expediente que se había presentado a los servicios del Defensor del Pueblo con el «expediente personal» relativo a un funcionario. El expediente presentado a los servicios del Defensor del Pueblo no era más que un expediente de trabajo relacionado exclusivamente con la audiencia disciplinaria que se había iniciado contra el demandante. Además, en dicho procedimiento, el denunciante habría tenido acceso, según la Comisión, a todos los documentos mencionados en la "notificación de reclamaciones" de 8 de mayo de 2001 en la que se había basado la Comisión. La Comisión consideró que esto era exactamente lo que el artículo 26 del Estatuto debía garantizar en el caso de los funcionarios (es decir, que las decisiones no se adoptaran sobre la base de información desconocida para ellos).

Observaciones del demandante

En sus observaciones, la autora mantuvo su denuncia. También formuló otras observaciones en relación con el artículo 24 del Estatuto. Según la autora, la Comisión la había condenado en público mucho antes de que se celebrara la audiencia. La autora también alegó que en la audiencia se le habían formulado preguntas que no tenían nada que ver con las quejas que se le habían formulado.

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la Comisión y de las observaciones del denunciante, se consideró necesario realizar nuevas investigaciones.

Solicitud de información complementaria

Por consiguiente, el 12 de octubre de 2004, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión (1) que explicara su opinión de que el denominado "expediente personal" en la Representación en Viena no era un expediente del tipo mencionado en el artículo 26 del Estatuto de los funcionarios, dado que: a) en su respuesta de 25 de septiembre de 2003 a una solicitud de información adicional presentada por el Defensor del Pueblo en el marco de la investigación del Defensor del Pueblo sobre la reclamación 242/2003/GG, la Comisión había señalado que la reclamante podía hacer uso de su derecho a inspeccionar su expediente personal en la sede de la Representación en Viena y b) que los documentos de la Comisión presentados por la reclamante (marcados como "IV/18" y "IV/19") indicaban claramente que debían incluirse en el "expediente personal" de la reclamante, (2) para explicar la naturaleza y el propósito del "expediente personal" de la reclamante en su Representación en Viena y especificar sobre qué base jurídica se mantenía este expediente, 3) explicar si consideraba que el "expediente personal" de la autora en su Representación en Viena no necesitaba contener: a) todos los documentos relativos a la situación administrativa de la autora y todos los informes relativos a su capacidad, eficiencia y conducta, y b) cualquier comentario de la autora sobre esos documentos, y 4) explicar por qué el "expediente personal" de la autora en su Representación en Viena no contenía los comentarios de la autora sobre los documentos marcados como "IV/18" y "IV/19" y ningún documento elaborado después de la fecha en mayo de 2001, cuando la autora había sido suspendida.

Respuesta de la Comisión

En su respuesta, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

El artículo 26 del Estatuto sólo se aplicaba a los funcionarios y no a los agentes locales como el demandante. Las normas pertinentes para los agentes locales no se habían referido a esta disposición. El artículo 11 del Régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades Europeas, en su nueva versión (es decir, tras las modificaciones que entraron en vigor el 1 de mayo de 2004), que establecía que el artículo 26 del Estatuto era aplicable por analogía a los agentes temporales, era ahora aplicable a los agentes contractuales por analogía con arreglo al artículo 81 del Régimen. Sin embargo, las nuevas normas no regulan las situaciones que han tenido lugar en el pasado.

El expediente personal de la Representación de la Comisión en Austria era el único expediente personal que la Comisión había abierto como empleador del demandante a efectos de gestión del personal. El derecho de la Comisión a hacerlo se rige en este caso por el Derecho austriaco. Las normas relativas a la conservación de los expedientes personales de los agentes locales de la Comisión se establecieron en la "Nota administrativa no 119" de 13 de febrero de 1985 (2). También se recordó a las Representaciones de la Comisión la obligación de conservar los expedientes personales, por ejemplo, mediante una carta enviada por la DG de Prensa y Comunicación el 26 de octubre de 2000 (3).

La legislación austriaca no exige que los empleadores conserven archivos personales. Por lo tanto, la Comisión no estaba legalmente obligada a incluir en el expediente personal todos los documentos relativos a la condición de la denunciante y a su capacidad, rendimiento y conducta. La legislación austriaca tampoco exigía a la Comisión que incluyera en el expediente personal declaraciones del denunciante sobre hechos concretos.

La nota presentada por el autor en relación con el documento "IV/19" no tuvo que conservarse en el expediente del autor. Se había incluido en el expediente el documento "IV/19" debido a la instrucción dada al reclamante de notificar oralmente las ausencias el día anterior. Sin embargo, los documentos presentados por la demandante solo se referían a las razones médicas de su ausencia parcial el 3 de octubre de 2000. Por lo tanto, estos documentos tuvieron que ser archivados en el expediente médico de la autora, y no en su expediente personal.

La Comisión reconoció que la nota a la que se había referido la autora en relación con el documento "IV/18" no se había archivado junto con este documento en su expediente personal. Como esta omisión había ocurrido hace más de cuatro años, ya no era posible establecer cómo se había producido. Sin embargo, contrariamente a lo que la autora había afirmado en su carta de 11 de marzo de 2004, la mayoría de sus opiniones y respuestas no faltaban en su expediente personal. Cuando la autora presentó opiniones y respuestas sobre los hechos registrados en su expediente personal, se adjuntaron al expediente. La autora solo había podido respaldar sus alegaciones en dos casos, uno de los cuales claramente no era pertinente en este caso.

El expediente personal de la autora finalizó en mayo de 2001 porque había sido liberada de sus funciones el 10 de mayo de 2001. El procedimiento disciplinario había sido llevado a cabo por la DG de Prensa y Comunicación. Dado que esta última tenía su sede en Bruselas, había conservado debidamente en Bruselas un expediente sobre el procedimiento disciplinario.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, la autora mantuvo su denuncia y formuló las siguientes observaciones adicionales:

Según una nota interna relativa a la visita del interventor a la Representación, fechada el 2 de julio de 1999 y elaborada por el Sr. P., se había pedido a la dirección que cumpliera determinadas directrices en materia de conservación de expedientes personales, por ejemplo, el principio de que todo documento que se incluyera en un expediente personal debía ser refrendado por el agente local de que se tratase.

Los documentos de 13 de noviembre de 1985 y de 26 de octubre de 2000 a los que se había referido la Comisión mostraban claramente que los expedientes personales de los agentes locales debían tratarse por analogía con los de los funcionarios. De la nota de 26 de octubre de 2000 se desprende que el expediente personal debía conservarse exclusivamente en la Representación.

El razonamiento de la Comisión en relación con el documento "IV/19" era ininteligible. En el documento pertinente, ella (la autora) había sido acusada de ausentarse del trabajo sin permiso. En su respuesta, se había defendido contra esta acusación. Por lo tanto, esta respuesta no solo se refería a las razones médicas de su ausencia, sino que constituía su reacción a una acusación completamente infundada. Este incidente proporcionó un muy buen ejemplo de cómo la dirección de la Representación en ese momento, al incluir solo documentos seleccionados en el expediente, intentó crear la impresión de que había incumplido sus deberes o había sido culpable de irregularidades.

Como subrayó en su carta de 11 de marzo de 2004, las referencias a los documentos "IV/18" y "IV/19" sólo constituyen ejemplos ilustrativos.

La autora incluyó una lista detallada de los documentos que se habían incluido en el expediente personal sin su conocimiento y de los comentarios que no se habían incluido aunque los había marcado para su inclusión en su expediente personal. Según la autora, al menos 12 de sus notas que había marcado para su inclusión en su expediente personal no se habían incluido, mientras que casi 30 cartas de la administración se habían incluido sin que ella lo supiera. La autora también presentó una copia de un correo electrónico de 29 de septiembre de 2000 en el que había informado a la dirección de la Representación de que debía acudir a un médico la mañana del 3 de octubre de 2000.

LA DECISIÓN

1 Observaciones introductorias

1.1 La denuncia original presentada en junio de 2004 se refería a la tramitación por la Comisión del expediente personal del denunciante, pero también mencionaba otras cuestiones. En sus cartas de apertura de la investigación, y con el fin de evitar confusiones, el Defensor del Pueblo informó a la Comisión y al demandante de que su investigación solo se refería a las cuestiones relativas al expediente personal del demandante y, por tanto, no abarcaría los demás puntos mencionados por el demandante en su carta a la Comisión de 11 de marzo de 2004 (como la cuestión del acceso al expediente en Bruselas y la decisión de la Comisión de desestimar al demandante).

1.2 En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, la demandante formuló otras observaciones en relación con el artículo 24 del Estatuto, al que ya se había referido en su denuncia. Según la autora, la Comisión la había condenado en público mucho antes de que se celebrara la audiencia. La autora también alegó que en la audiencia se le habían formulado preguntas que no tenían nada que ver con las quejas que se le habían formulado. El Defensor del Pueblo considera que no sería apropiado ampliar la presente investigación para abarcar estas cuestiones adicionales. Hacerlo retrasaría inevitablemente la investigación del Defensor del Pueblo sobre la alegación original del demandante. El Defensor del Pueblo considera que esto no redundaría en interés del demandante. Sin embargo, el denunciante sigue siendo libre de presentar una nueva denuncia sobre estas cuestiones.

2 Presunto incumplimiento por parte de la Comisión de sus obligaciones en relación con el expediente personal del denunciante

2.1 El autor solía trabajar como agente local de la Representación de la Comisión en Viena. El 10 de mayo de 2001, la Comisión decidió suspender a la autora a raíz de las graves acusaciones que se habían formulado contra ella. Mediante decisión de 31 de enero de 2002, la Comisión desestimó al denunciante sin previo aviso. El demandante recurrió esta decisión ante un tribunal austriaco, donde el caso está actualmente pendiente. Posteriormente, el denunciante exigió el acceso a determinados documentos en los que la Comisión había basado su decisión. Esta solicitud dio lugar a la denuncia 242/2003/GG, que se archivó después de que la Comisión concediera al denunciante acceso a partes de los documentos pertinentes. En el curso de esta investigación, los servicios del Defensor del Pueblo inspeccionaron el expediente de la Comisión situado en Bruselas.

En el curso de la investigación de la Defensora del Pueblo sobre la reclamación 242/2003/GG, la Comisión había ofrecido a la demandante la posibilidad de inspeccionar su expediente personal en Viena. El denunciante hizo uso de esta posibilidad. A continuación, se quejó ante la Dirección General de Prensa y Comunicación de la Comisión, alegando que se habían añadido varios documentos a su expediente personal sin su conocimiento y que la mayoría de sus comentarios sobre los documentos que se habían incluido en el expediente (incluidos los que había marcado con las palabras «copia al expediente personal») no se habían incluido en el expediente. La autora citó como ejemplos dos documentos de su expediente personal (marcados como "IV/18" y "IV/19"). Según la demandante, los documentos que figuraban en su expediente personal ofrecían, en consecuencia, una visión distorsionada de los hechos objetivos. El denunciante alegó además que había un expediente personal «paralelo» en Bruselas, la mayoría de cuyo contenido no figuraba en el expediente personal de Viena. Por último, la autora señaló que su expediente personal no contenía elementos que justificaran su despido, es decir, ningún documento posterior a la fecha de mayo de 2001, en la que había sido suspendida de sus funciones.

En su reclamación al Defensor del Pueblo presentada en junio de 2004, la demandante se refirió a su reclamación a la Comisión de 11 de marzo de 2004, señalando que la Comisión no había dado respuesta a dicha reclamación. Así pues, la demandante alegó básicamente que la Comisión había incumplido sus obligaciones en relación con su expediente personal.

En su denuncia, la demandante hacía referencia al artículo 26 del Estatuto de los funcionarios de la UE, que establece lo siguiente:

«El expediente personal de un funcionario contendrá:

a) todos los documentos relativos a su situación administrativa y todos los informes relativos a su capacidad, eficiencia y conducta;

b) cualquier observación del funcionario sobre dichos documentos.

Los documentos se registrarán, numerarán y archivarán en orden de serie; los documentos a que se refiere la letra a) no podrán ser utilizados o citados por la institución contra un funcionario a menos que le hayan sido comunicados antes de su presentación. (…)

Solo habrá un expediente personal para cada funcionario.

El funcionario tendrá derecho, incluso después de haber cesado en sus funciones, a conocer todos los documentos que obran en su expediente y a obtener copias de los mismos.»

2.2 En su opinión, la Comisión alegó que el artículo 26 del Estatuto no era aplicable a los agentes locales y que el denominado "expediente personal" en la Representación en Viena no era, por tanto, un expediente del tipo mencionado en el artículo 26 del Estatuto. La Comisión alegó además que, durante el procedimiento disciplinario incoado contra la demandante, ésta habría tenido acceso a todos los documentos en los que la Comisión se había basado en su contra. Según la Comisión, esto era exactamente lo que el artículo 26 del Estatuto debía garantizar en el caso de los funcionarios (es decir, que las decisiones no se adoptaran sobre la base de información desconocida para ellos).

En su respuesta a una solicitud de información adicional presentada por el Defensor del Pueblo, la Comisión alegó que el expediente personal conservado en su Representación en Viena era el único expediente personal que había abierto como empleador del demandante a efectos de gestión del personal. La Comisión consideró que su derecho a hacerlo se regía en este caso por el Derecho austriaco. Las normas relativas a la conservación de los expedientes personales de los agentes locales de la Comisión se establecieron en la "Nota administrativa no 119" de 13 de febrero de 1985. También se recordó a las Representaciones de la Comisión la obligación de conservar los expedientes personales, por ejemplo, mediante una carta enviada por la DG de Prensa y Comunicación el 26 de octubre de 2000. La Comisión alegó que la legislación austriaca no obligaba a los empleadores a conservar los expedientes personales y que, por lo tanto, no estaba legalmente obligada a incluir en el expediente personal todos los documentos relativos a la condición de la denunciante y a su capacidad, rendimiento y conducta. Alegó además que la legislación austriaca tampoco exigía que la Comisión incluyera en el expediente personal declaraciones del denunciante sobre hechos concretos.

Según la Comisión, la nota presentada por la autora con respecto al documento "IV/19" no tenía que conservarse en el expediente personal de la autora, sino en su expediente médico. La Comisión reconoció que la nota a la que se había referido la autora en relación con el documento "IV/18" no se había archivado junto con este documento en su expediente personal. Sin embargo, según la Comisión, la mayoría de las opiniones y respuestas de la demandante no faltaban en su expediente personal. La Comisión alegó que la demandante solo había podido respaldar sus alegaciones en dos casos, uno de los cuales claramente no era pertinente en este caso.

La Comisión declaró además que el expediente personal de la autora finalizó en mayo de 2001 porque había sido liberada de sus funciones el 10 de mayo de 2001. El procedimiento disciplinario había sido llevado a cabo por la DG de Prensa y Comunicación. Dado que esta última tenía su sede en Bruselas, la Comisión alegó que había conservado debidamente en Bruselas un expediente sobre el procedimiento disciplinario.

2.3 Antes de abordar la alegación del autor, parece útil examinar una cuestión preliminar. En su dictamen, la Comisión alegó que su derecho a conservar los expedientes personales de los miembros de su personal en la Representación en Viena se regía por el Derecho austriaco y que este último no obligaba a los empresarios a conservar dichos expedientes. Sin embargo, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión no ha alegado que la legislación austriaca le impida conservar dichos expedientes personales. Además, de las pruebas de que dispone el Defensor del Pueblo se desprende claramente que la Comisión decidió conservar los expedientes personales de sus agentes locales y que dio instrucciones internas sobre la forma de hacerlo en su "Nota administrativa no 119" de 13 de febrero de 1985. En estas circunstancias, nada impide al Defensor del Pueblo examinar la forma en que la Comisión tramitó el expediente personal relativo al demandante.

2.4 Es una buena práctica administrativa garantizar que un expediente personal de un miembro del personal de una institución u organismo comunitario contenga (1) todos los documentos relativos a su situación administrativa y todos los informes relativos a su capacidad, eficacia y conducta, así como (2) cualquier observación del funcionario sobre dichos documentos. Esta obligación se establece en el artículo 26 del Estatuto en lo que respecta a los funcionarios. Es cierto que los requisitos relativos a la contratación de agentes locales no preveían expresamente, antes de la adopción de las modificaciones que entraron en vigor el 1 de mayo de 2004, que el artículo 26 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas fuera aplicable también a los agentes locales. Cabe señalar, sin embargo, que la "Nota administrativa n.o 119", de 13 de febrero de 1985, establece expresamente que "por analogía con los informes de calificación de los funcionarios" los expedientes personales de los agentes locales sólo deben contener los documentos mencionados en una lista adjunta a estas instrucciones. En su nota de 26 de octubre de 2000, en la que recordaba a los responsables las normas que regulan los expedientes personales de los agentes locales, la DG Prensa e Información repitió la misma fórmula ("p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). Además, cabe señalar que la lista adjunta a las instrucciones emitidas en 1985 se refiere explícitamente (en su punto G) a la necesidad de añadir al expediente personal cualquier comentario que el agente pueda tener sobre los informes sobre su capacidad, rendimiento y conducta ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Por último, la propia Comisión aceptó que las observaciones de la demandante sobre el documento "IV/18" deberían haberse incluido en su expediente personal en el presente caso. Habida cuenta de estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que el artículo 26 del Estatuto es una codificación de las obligaciones derivadas del principio de buena administración y que, por lo tanto, estas obligaciones incumbían a la Comisión en lo que respecta a los agentes locales incluso antes de la entrada en vigor de una norma que establecía expresamente que el artículo 26 del Estatuto debía aplicarse a los agentes locales por analogía.

2.5 El propio Ombudsman no ha visto el expediente personal del autor que se conserva en Viena. Sin embargo, de la información facilitada tanto por la demandante como por la Comisión se desprende que este expediente no contiene ningún documento relativo al procedimiento disciplinario incoado contra la demandante después de la fecha de mayo de 2001, cuando fue suspendida de sus funciones. En su respuesta a la solicitud de información complementaria del Defensor del Pueblo, la Comisión alegó que los documentos relativos al procedimiento disciplinario se habían conservado en un expediente en Bruselas, dado que este procedimiento había sido llevado a cabo por la DG Prensa y Comunicación, con sede en Bruselas. El Defensor del Pueblo considera que esta explicación no es aceptable. La lista adjunta a las instrucciones internas de la Comisión de 13 de febrero de 1985 sobre la conservación de los expedientes personales de los agentes locales comprende una sección H titulada "Cuestiones disciplinarias". Por lo tanto, es evidente que los documentos relativos a los procedimientos disciplinarios deben incluirse en el expediente personal de un agente local. Además, debe señalarse que el artículo 26 del Estatuto (cuyas obligaciones, como se ha mencionado anteriormente, son aplicables a los agentes locales) establece que solo se conservará un expediente personal por cada agente. El mismo principio parece recordarse en el punto 3 de la nota de la Comisión de 26 de octubre de 2000, según el cual el expediente personal debe conservarse «exclusivamente» en la Representación. El Defensor del Pueblo acepta que puede tener sentido, en las condiciones descritas por la Comisión, conservar una copia de trabajo de los documentos relativos al procedimiento disciplinario en el servicio que tramite el presente procedimiento (4). Sin embargo, esto no afecta a la necesidad de añadir los propios documentos al expediente personal del autor que se conserva en Viena. Por lo tanto, el hecho de que la Comisión no lo haya hecho en el presente asunto constituye un caso de mala administración.

2.6 En cuanto al documento "IV/19", el Defensor del Pueblo señala que este documento es un correo electrónico que el Sr. En este correo electrónico, el Sr. K. alegó que la autora había indicado que estaría ausente hasta las 9.30 horas, pero que en realidad solo había llegado al trabajo ese día alrededor del mediodía sin haber informado previamente a su superior, a la recepción o a la administración. Según el Sr. K., tampoco conocía ninguna explicación posterior. El Sr. K. llegó a la conclusión de que, por lo tanto, el autor había estado ausente del trabajo sin permiso. En su respuesta del mismo día, la autora señaló que había informado al Sr. K. por correo electrónico de 29 de septiembre de 2000 de que tendría que ver a un médico en el hospital el "martes por la mañana" (es decir, en la mañana del 3 de octubre de 2000) y que no había podido indicar exactamente cuánto tiempo llevaría. La autora explicó además que había presentado un certificado a la administración. Según este documento, el autor había estado en el hospital hasta las 11 de la mañana de ese día. El Defensor del Pueblo considera que otro documento presentado por la demandante (un certificado de un médico de fecha 27 de septiembre de 2000) no tuvo que conservarse en el expediente personal de la demandante, sino en su expediente médico. Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que debe extraerse una conclusión diferente en relación con el correo electrónico de la demandante al Sr. K. de 3 de octubre de 2000 y la certificación del tiempo que había pasado en el hospital. En su correo electrónico, la autora respondió a la acusación del Sr. El Defensor del Pueblo considera que, habida cuenta de que el correo electrónico del Sr. K. de 3 de octubre de 2000 se incluyó en el expediente personal del demandante, al menos también debía incluirse la respuesta del demandante de la misma fecha. Como consecuencia de que la Comisión no lo hiciera, el expediente personal del denunciante parecería dar una visión distorsionada de los hechos objetivos (5). Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que el hecho de que la Comisión no haya incluido (al menos) el correo electrónico de la demandante de 3 de octubre de 2000 en su expediente personal constituye también un caso de mala administración.

2.7 De lo anterior se desprende que la Comisión no incluyó en su expediente personal las observaciones de la autora sobre los documentos "IV/18" y "IV/19". El Defensor del Pueblo señala que la demandante había mencionado estos documentos como ejemplos ilustrativos de documentos que deberían haberse incluido en su expediente personal. En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la solicitud de información adicional, la demandante presentó una lista detallada de los documentos que se habían incluido en el expediente personal sin su conocimiento y de los comentarios que no se habían incluido aunque los había marcado para su inclusión en su expediente personal. Por lo tanto, contrariamente a lo que supone la Comisión, no hay nada que sugiera que la demandante solo pueda respaldar sus alegaciones en dos casos. Sin embargo, incluso si, tras un examen más detenido, se demostrara que ninguno de los comentarios adicionales mencionados por la autora debía incluirse en su expediente personal, ello no afectaría a la conclusión de que sus comentarios sobre los documentos "IV/18" y "IV/19" debían incluirse en su expediente personal. En este contexto, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión reconoció que deberían haberse incluido las observaciones sobre el documento «IV/18», sin indicar, no obstante, si se ha hecho mientras tanto.

2.8 En cuanto a la alegación de la autora de que se incluyeron documentos sin informarle al respecto, la Defensora del Pueblo señala que la Comisión parece argumentar que, en cualquier caso, no podía basarse en ninguno de los documentos sin dar a la autora la oportunidad de formular observaciones al respecto. El Defensor del Pueblo observa que el artículo 26 del Estatuto del Personal dispone que "los documentos mencionados en el apartado a) no podrán ser utilizados o citados por la institución contra un funcionario a menos que le hayan sido comunicados antes de su presentación". Así pues, esta disposición protege a los funcionarios (o, cuando las obligaciones que se derivan de ella se aplican a los agentes locales, al agente) contra la utilización de documentos que se hayan incluido en el expediente personal sin informar al funcionario (o agente). No obstante, el Defensor del Pueblo considera que las buenas prácticas administrativas exigen que esta protección negativa se complemente con una obligación positiva de dar a la persona afectada la posibilidad de formular observaciones sobre un documento antes de que se incluya en el expediente personal (6). Es obvio que un funcionario o agente no puede hacer comentarios (y pedir que estos comentarios se incluyan en su expediente personal) sobre documentos que no han sido puestos en su conocimiento. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que, entretanto, la demandante ha consultado su expediente personal y, por lo tanto, ha descubierto todos los documentos incluidos en él. Señala, además, que en su denuncia, en sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión y, en particular, en sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la solicitud de información adicional, la denunciante ha expuesto en detalle los documentos y comentarios que aún deben incluirse en su expediente personal. Dado que el Defensor del Pueblo formula un proyecto de recomendación en el que invita a la Comisión a reconsiderar estos documentos y observaciones con vistas a incluirlos en el expediente personal de la demandante (véase más adelante), no parece necesario realizar nuevas investigaciones en relación con la falta de consulta de la Comisión a la demandante sobre los documentos que había incluido en su expediente personal.

2.9 En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha incumplido sus obligaciones en relación con el expediente personal del demandante al no incluir en él todos los documentos pertinentes.

3 Conclusión

En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo formula el siguiente proyecto de recomendación a la Comisión, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo:

El proyecto de recomendación

La Comisión debe revisar los documentos mencionados por la reclamante con vistas a incluirlos en su expediente personal y concederle acceso al expediente debidamente reconstituido.

Se informará de este proyecto de recomendación a la Comisión y al denunciante. De conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo, la Comisión enviará un dictamen motivado a más tardar el 31 de mayo de 2005. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación de la decisión del Defensor del Pueblo y una descripción de las medidas adoptadas para aplicar el proyecto de recomendación.

Estrasburgo, 28 de febrero de 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisión 94/262, de 9 de marzo de 1994, del Parlamento Europeo, relativa al Reglamento y a las condiciones generales de ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo (DO 1994, L 113, p. 15).

(2) La Comisión presentó una copia de esta nota.

(3) La Comisión también facilitó una copia de este documento.

(4) El punto 3 de la nota de la Comisión de 26 de octubre de 2000 establece que las copias de los documentos que figuran en el expediente personal pueden remitirse a Bruselas previa solicitud.

(5) Cabe señalar que el certificado presentado por el denunciante parece demostrar que este no abandonó el hospital hasta las 11.00 horas del 3 de octubre de 2000. El Defensor del Pueblo señala además que, junto con sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la solicitud de información adicional, la demandante presentó una copia de su correo electrónico de 29 de septiembre de 2000 en el que informaba al Sr. K. de su próxima ausencia el 3 de octubre de 2000.

(6) Si la nota del Sr. P. a la que se refirió la demandante en sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la solicitud de información adicional tiene efectivamente el contenido que la demandante afirma tener, la propia Comisión parece compartir esta opinión.