1.  Resumen

El Defensor del Pueblo se esfuerza por lograr mejoras tangibles para los reclamantes y el público en la administración de la UE. En el ámbito del acceso público a los documentos de la UE, lo hace garantizando un mayor acceso para los solicitantes, pero también ayudando a la administración de la UE a mejorar sus prácticas, garantizar una mayor transparencia proactiva y ser plenamente responsable ante el público.

El número de reclamaciones de acceso público ha aumentado significativamente en los últimos años: de una media de 45 reclamaciones al año de 2014 a 2016, a una media de 83 reclamaciones al año en el período 2017 a 2020, a 129 reclamaciones por término medio en los años 2021 a 2023. En general, el 26 % de todas las investigaciones abiertas por el Defensor del Pueblo en los tres últimos años se referían a la forma en que las instituciones de la UE tramitaban las solicitudes de acceso público a los documentos.

La elección del público de recurrir más a menudo al Defensor del Pueblo para solicitar reparación es un hecho positivo. Esto podría deberse a una mayor sensibilización sobre el papel del Defensor del Pueblo, a que los solicitantes tengan problemas con más frecuencia con la administración de la UE, a una tramitación más rápida de los asuntos por parte del Defensor del Pueblo en este ámbito, o a una combinación de estos y otros factores.

Si bien el número de reclamaciones ha aumentado, la Oficina del Defensor del Pueblo siguió tramitando las reclamaciones de acceso público mucho más rápidamente. El tiempo medio para alcanzar un resultado se ha mantenido estable en los últimos tres años, tres veces más rápido que antes de la introducción del procedimiento acelerado (durante el período 2021-2023: 83 días laborables, en 2016: 255 días laborables).

La intervención del Defensor del Pueblo dio lugar a un resultado útil para el reclamante en la mayoría de los casos. La mayoría de las investigaciones se cerraron como resueltas (muchas tras un retraso de la institución en llegar a una decisión final sobre la solicitud) o el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución que fue aceptada por la institución, lo que dio lugar a un acceso público más amplio.

La Oficina del Defensor del Pueblo consultó a personas y organizaciones que presentaron reclamaciones tras experimentar dificultades para acceder a documentos de la UE. En general, los encuestados estaban satisfechos con la experiencia y dijeron que era probable que se pusieran en contacto con el Defensor del Pueblo la próxima vez que no estuvieran satisfechos con el resultado de una solicitud de acceso público. En particular, reconocieron que el Defensor del Pueblo proporciona una evaluación objetiva de la posición de la institución.

Además de llegar a conclusiones sobre reclamaciones individuales, entre 2021 y 2023, el Defensor del Pueblo abordó cuestiones estratégicas y sistémicas en la administración de la UE. Este trabajo tenía por objeto garantizar el cumplimiento del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y de los principios de buena administración, mediante la sensibilización, la orientación y la mejora de las prácticas generales. Por ejemplo, la Defensora del Pueblo constató que los retrasos sistémicos y significativos en la tramitación por parte de la Comisión de las solicitudes de acceso público a los documentos constituyen mala administración. El Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que corrigiera esta situación con carácter prioritario y remitió el asunto al Parlamento Europeo. La Oficina seguirá supervisando la cuestión, que parece persistir según las partes interesadas consultadas y las quejas recientes.

El Defensor del Pueblo también ha proporcionado orientación al público y a las instituciones de la UE sobre el derecho de acceso a los documentos de la UE. El material está disponible en el sitio web del Defensor del Pueblo e incluye una «guía de preguntas y respuestas» en todas las lenguas de la UE, un recurso más detallado para expertos y una breve guía para la administración de la UE sobre políticas y prácticas.

2. Visión general: Acceso del público a los expedientes de documentos y procedimiento acelerado

a. Función del Defensor del Pueblo Europeo en el ámbito del acceso público a los documentos de la UE

El derecho del público a acceder a los documentos en poder de las instituciones, órganos y organismos de la UE se establece en los Tratados de la UE y en la Carta de los Derechos Fundamentales [1]. Desempeña un papel crucial a la hora de garantizar que las instituciones de la UE funcionen de manera transparente, reforzando así la legitimidad y la confianza pública en la UE. Las normas generales que dan efecto a este derecho se establecen en la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos (Reglamento 1049/2001).[2] En caso de que una institución de la UE deniegue el acceso del público a un documento específico, existen dos vías de recurso disponibles para quienes solicitan el acceso. Los solicitantes pueden recurrir al Tribunal de Justicia de la UE o al Defensor del Pueblo Europeo.

Las personas que buscan acceso público a los documentos suelen basarse en la divulgación rápida para poder utilizar los documentos para los fines que pretendían. Por lo tanto, los solicitantes esperan que su solicitud de acceso se tramite rápidamente. Esto es especialmente cierto para las organizaciones de la sociedad civil, las empresas y los ciudadanos que desean participar en el proceso de toma de decisiones de la UE, así como para los periodistas y los investigadores que pueden estar dispuestos a controlar la administración de la UE.

Si el acceso no es rápido, los documentos pueden perder su utilidad. El Defensor del Pueblo Europeo ha argumentado reiteradamente que el acceso retrasado es un acceso denegado.

b. Cómo gestiona el Defensor del Pueblo el acceso público a los asuntos relacionados con documentos de la UE

Basándose en el principio en el que se basan las normas de la UE en materia de acceso del público de que las solicitudes deben tramitarse con prontitud, la Defensora del Pueblo ha tratado sistemáticamente de garantizar que su Oficina tramite dichas reclamaciones lo antes posible. Por lo tanto, introdujo un procedimiento acelerado para tramitar las reclamaciones de acceso público. Tras un período de prueba de cinco meses, el Defensor del Pueblo inició formalmente el «procedimiento acelerado» para el acceso a las reclamaciones relativas a documentos en febrero de 2018.

Tras recibir una reclamación relativa a la denegación de acceso público a los documentos, la Oficina del Defensor del Pueblo la registra y examina si puede abrirse una investigación. Esto depende de varios factores, entre ellos si una reclamación es admisible [3] o si el Defensor del Pueblo encuentra motivos para abrir una investigación ^[4].

Si la apertura de una investigación parece justificada, la Oficina también lleva a cabo una primera evaluación interna para decidir si la reclamación puede tramitarse con arreglo al procedimiento acelerado. Este suele ser el caso cuando se conoce la posición final de la institución de que se trate, es decir, cuando existe una decisión final explícita por la que se deniega el acceso del público (una «decisión confirmatoria» explícita). El procedimiento acelerado normalmente no se utiliza en los casos en que i) el reclamante impugna que no existe ningún documento, ii) se necesitan aclaraciones adicionales antes de que el equipo de investigación del Defensor del Pueblo pueda inspeccionar los documentos en cuestión o iii) la institución en cuestión aún no ha adoptado su posición final (cuando ha expirado el plazo para la respuesta confirmatoria y, por lo tanto, existe una decisión negativa implícita). En cualquier caso, el Defensor del Pueblo trata de tramitar cuanto antes todas las reclamaciones relativas al acceso a los documentos.

El caso se asigna entonces a un oficial de investigaciones y se toma una decisión formal sobre si se puede abrir una investigación. El objetivo de la Oficina para tales «decisiones de admisibilidad» es de 30 días naturales. Sin embargo, si el caso se trata en el marco del procedimiento acelerado, el objetivo es de cinco días hábiles a partir del registro de la reclamación.

Tras iniciar una investigación en el marco del procedimiento acelerado, la Oficina adopta una serie de medidas de investigación. Comienza con la pronta inspección de los documentos en cuestión, solicitando una respuesta de la institución pertinente y, en algunos casos, una reunión. La Defensora del Pueblo ha concertado acuerdos con las instituciones de la UE que le permiten acceder rápidamente a los documentos (en un plazo de cinco días hábiles a partir de la apertura de la investigación) y a posibles observaciones adicionales de las instituciones (en un plazo de quince días hábiles).

A continuación, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo inspecciona los documentos en cuestión y puede seguir consultando a la institución de la UE. El objetivo es que se realice una «evaluación» lo más rápidamente posible. Si el asunto se tramita en el marco del procedimiento acelerado, el objetivo para finalizar la evaluación es en un plazo de cuarenta días hábiles a partir del registro de la reclamación.

La evaluación puede ser que hay margen para lograr una solución rápida. A tal fin, el Defensor del Pueblo podrá proponer que la institución divulgue (partes de) los documentos.

Si la Defensora del Pueblo considera que la institución de la UE no debería haber denegado el acceso, puede hacer una constatación formal de mala administración y recomendar que la institución conceda (aumento) el acceso a los documentos en cuestión.

El Defensor del Pueblo también podría concluir que la decisión de la institución de la UE de denegar el acceso estaba justificada a la vista de una o varias excepciones [5] previstas en las normas de la UE sobre el acceso del público a los documentos y archivar el asunto con la conclusión de que no hubo mala administración.

3. Examen del rendimiento

Esta sección contiene estadísticas sobre la tramitación de todas las reclamaciones de acceso público a documentos entre el 1 de enero de 2021 y el 31 de diciembre de 2023, incluidas las tratadas en el marco del procedimiento acelerado.

En febrero de 2021 se publicó una revisión previa de las reclamaciones de acceso público y la aplicación del procedimiento acelerado para el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2017 y el 31 de agosto de 2020 [6].

a. Número de denuncias

Entre 2021 y 2023, el Defensor del Pueblo recibió 386 reclamaciones en el ámbito del acceso público a los documentos. Esto representa el 16% de todas las quejas dentro del mandato durante ese período.

El número de denuncias de acceso público ha aumentado significativamente en los últimos años: de una media de 45 reclamaciones al año de 2014 a 2016, a una media de 83 reclamaciones al año en el período 2017 a 2020, a 129 reclamaciones por término medio en los años 2021 a 2023.

Los cuadros que figuran a continuación muestran el desglose anual.

*Procedimiento FT introducido

b. ¿Qué instituciones están interesadas?

La mayoría de las reclamaciones de acceso público a documentos recibidas entre 2021 y 2023 se presentaron contra la Comisión Europea, que es la mayor institución de la UE y recibe, con mucho, el mayor número de solicitudes de acceso. Las reclamaciones restantes se referían a una gran variedad de otras instituciones, órganos y organismos de la UE, en particular la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex) y la Agencia Europea de Medicamentos (EMA), así como el Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE), el Parlamento Europeo y el Consejo de la UE.

*Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación, Autoridad Europea de Seguridad Aérea, Comité Económico y Social Europeo, Agencia de la Unión Europea para la Cooperación de los Reguladores de la Energía, Centro de Satélites de la Unión Europea, Agencia de Asilo de la Unión Europea, Consejo Europeo, Autoridad Bancaria Europea, Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional, Comité Europeo de las Regiones, Agencia Ejecutiva Europea en los ámbitos de la Salud y Digital, Agencia Ejecutiva para el Consejo Europeo de Innovación y las Pymes, Oficina Europea de Selección de Personal, Agencia Europea de Seguridad Marítima, Agencia Ejecutiva Europea de Investigación, Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Judicial Penal, Junta Única de Resolución.

c. ¿Quiénes son los denunciantes?

d. Número de investigaciones

Entre 2021 y 2023, el Defensor del Pueblo inició investigaciones sobre 277 reclamaciones en el ámbito del acceso público a los documentos.[7] En general, el 26 % de todas las investigaciones abiertas por el Defensor del Pueblo entre 2021 y 2023 se referían a la forma en que las instituciones de la UE tramitaban las solicitudes de acceso público a los documentos.

e. Tiempo medio de procesamiento

El tiempo medio necesario para tramitar las reclamaciones de acceso público se ha reducido considerablemente a lo largo de los años. Las tres etapas clave de la tramitación de reclamaciones son más rápidas desde la introducción del procedimiento acelerado: adoptar la decisión de admisibilidad, adoptar una evaluación (pertinente para las investigaciones) y archivar el asunto.

El tiempo medio para las decisiones de admisibilidad de todas las reclamaciones relacionadas con el acceso del público a los documentos es más de tres veces más rápido ahora que antes de la introducción del procedimiento acelerado (en 2023: 9 días laborables, en 2016: 34 días laborables).

Durante el período 2021-2023, el tiempo medio transcurrido desde el registro hasta el cierre definitivo del asunto para todas las reclamaciones de acceso público a los documentos fue de 69 días hábiles. Los cuadros que figuran a continuación muestran el desglose anual.

Este gráfico se refiere a todas las quejas de acceso público a los documentos (inadmisibles, sin fundamentos, investigaciones).

En el caso de las reclamaciones recibidas en 2022, todas menos una se han cerrado, mientras que en el caso de las reclamaciones recibidas en 2023 se han cerrado 116 (69 %). Los casos restantes seguían abiertos en el momento de esta revisión.

Por lo que se refiere únicamente a las investigaciones, una vez finalizada la evaluación, el Defensor del Pueblo la comparte con la institución de la UE de que se trate. Esto puede hacerse mediante una evaluación preliminar, una propuesta de solución, una recomendación o una decisión de archivo del asunto. El tiempo medio para finalizar la evaluación fue más de tres veces más rápido que en el pasado (durante el período 2021-2023: 83 días laborables, en 2016: 255 días laborables).

Para las investigaciones de 2023, la evaluación ha finalizado en 77 casos (66 %). La evaluación de los casos restantes todavía estaba pendiente en el momento de esta revisión.

f. Consultas de seguimiento rápido

Entre 2021 y 2023, el Defensor del Pueblo tramitó setenta reclamaciones en el marco del procedimiento acelerado.[8] Si bien el número de asuntos relativos al acceso público a los documentos ha aumentado significativamente, el porcentaje de asuntos acelerados disminuyó. En general, el 25 % de las reclamaciones de acceso público se designaron como «vía rápida» (frente al 47 % en la revisión anterior, aunque el Defensor del Pueblo tenía una definición más amplia de los casos de «vía rápida» en ese momento).

Sobre la base de la experiencia de la Oficina con el procedimiento acelerado y la revisión realizada en 2020, quedó claro que, para poder tramitar adecuadamente un asunto a través del procedimiento acelerado, debe conocerse la posición final de la institución de que se trate. La razón principal de esto es que el Defensor del Pueblo, como mecanismo de recurso, busca ante todo verificar si una decisión de denegar el acceso público estaba justificada.

Sin embargo, en muchos casos puestos en conocimiento del Defensor del Pueblo durante el período 2021-2023, la institución en cuestión aún no había adoptado una decisión confirmatoria explícita cuando se presentó la reclamación. Por consiguiente, al iniciar una investigación, el Defensor del Pueblo no pudo revisar la posición final de la institución, junto con los documentos controvertidos. Por lo tanto, estos casos no pudieron tramitarse mediante el procedimiento acelerado. Esto fue especialmente pertinente en los casos relativos a la Comisión Europea, que son, con mucho, los más numerosos que llegan al Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo ha supervisado la cuestión de los retrasos y ha llevado a cabo una investigación de propia iniciativa que dio lugar a una serie de recomendaciones en las que se pedía a la Comisión que abordara urgentemente la cuestión (más detalles a continuación).

El Defensor del Pueblo pudo cumplir el objetivo de admisibilidad, es decir, iniciar una investigación en un plazo de cinco días hábiles, en la mayoría de los casos. Durante el período de referencia, el tiempo medio necesario para decidir sobre la admisibilidad de una reclamación fue de cuatro días hábiles.

En cuanto a la evaluación, en el 27 % de las investigaciones aceleradas, la evaluación del Defensor del Pueblo se publicó dentro del plazo indicativo de cuarenta días hábiles. En el 47% de todas las consultas, la evaluación se emitió dentro de los 60 días hábiles. En general, el tiempo medio para tomar una posición fue de 83 días laborables. Esto demuestra que sigue siendo difícil cumplir con el plazo de 40 días hábiles para las quejas de Fast-Track.

La mayoría de las investigaciones en el marco del procedimiento acelerado se cerraron con la constatación de que no había mala administración o se resolvieron tras la intervención del Defensor del Pueblo. En aproximadamente el 43 % de las investigaciones aceleradas en las que se finalizó la evaluación en el momento del presente informe, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución o una recomendación o sugerencia de mejora (a continuación se incluyen más detalles sobre el resultado).

g. Resultado

Entre 2021 y 2023, el Defensor del Pueblo formuló recomendaciones en once casos, propuestas de solución en treinta y tres casos y sugerencias de mejora [9] en diecisiete casos. Por lo que se refiere al cumplimiento, en seis casos la recomendación fue aceptada por la institución, en cuatro casos fue rechazada y, en el caso de una recomendación, aún no se ha recibido respuesta. Para las propuestas de solución, en 17 casos se logró una solución, se rechazaron 10 propuestas y en seis casos todavía estaba pendiente una respuesta. En cuanto a las sugerencias de mejora, once fueron aceptadas, dos rechazadas y cuatro aún no han sido contestadas.

h. Labor pertinente en la esfera del acceso del público a los documentos

Además de llegar a conclusiones sobre las reclamaciones individuales, entre 2021 y 2023, la Defensora del Pueblo también se esforzó por abordar cuestiones estratégicas y sistémicas. Este trabajo tenía por objeto garantizar el cumplimiento del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y de los principios de buena administración, mediante la sensibilización, la orientación y la mejora de las prácticas generales. En la siguiente sección se destacan algunos de los casos de importancia pública que el Defensor del Pueblo trató durante este período. Algunos de ellos se basaron en una denuncia; algunos fueron abiertos por la Oficina por iniciativa propia.

El Defensor del Pueblo formuló recomendaciones prácticas en relación con la grabación de mensajes de texto e instantáneos y su divulgación

El Defensor del Pueblo llevó a cabo una iniciativa estratégica sobre la manera en que las instituciones, órganos y organismos de la UE registran los mensajes de texto e instantáneos enviados o recibidos por los miembros del personal a título profesional. La iniciativa se produjo después de que recibiera quejas en relación con las solicitudes de acceso público a los mensajes de texto. [10] Sobre la base de la información recopilada, el Defensor del Pueblo identificó buenas prácticas que pueden guiar a la administración de la UE a la hora de abordar esta cuestión en el futuro. La Defensora del Pueblo compartió estas «recomendaciones prácticas» con todas las IBOA de la UE y también las publicó en su sitio web [11].

El Defensor del Pueblo aclaró que si un documento se registró en el sistema de gestión de documentos de una institución es irrelevante en el contexto de las solicitudes de acceso público.

El Defensor del Pueblo tramitó varias reclamaciones en las que la Comisión Europea no había buscado correctamente correos electrónicos o mensajes de texto específicos a los que el reclamante respectivo solicitaba acceso público. En estos casos, la Comisión consideró que solo los documentos registrados en su sistema de gestión de documentos constituyen «documentos» en el sentido del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Sin embargo, la Comisión solo registra los documentos que considera que cumplen sus criterios de registro.

El Defensor del Pueblo aclaró que, para la cuestión de si se puede dar acceso público a un documento específico, es irrelevante si este documento se ha registrado en el sistema de gestión de documentos de la institución. Más bien, lo que importa es el contenido del documento y si se refiere o no a las «políticas, actividades y decisiones» de las que es responsable la institución [12].

Retrasos en la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos por parte de la Comisión Europea

Un tema recurrente señalado a la atención del Defensor del Pueblo fueron los retrasos en que incurrieron las instituciones de la UE en la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos, en particular por parte de la Comisión Europea.

Las reclamaciones al Defensor del Pueblo sugirieron que la Comisión a menudo no cumplía los plazos para responder a las solicitudes de acceso público a los documentos. Por consiguiente, la Defensora del Pueblo inició una investigación de oficio con la Comisión para verificar si se trataba de una cuestión sistémica. La investigación puso de manifiesto que la Comisión no respeta los plazos establecidos al tramitar las solicitudes de acceso público a los documentos en un número significativo de casos. Además, los retrasos que se produjeron fueron bastante significativos, especialmente en la fase de revisión (cuando se tramitaron las «solicitudes de confirmación»). La situación se deterioró durante el período 2021-2023, llegando cada vez más casos «retrasados» al Defensor del Pueblo [13].

La Defensora del Pueblo constató que los retrasos sistémicos y significativos en la tramitación por parte de la Comisión de las solicitudes de acceso público a los documentos constituyen mala administración. Pide a la Comisión que corrija esta situación con carácter prioritario. También presentó un informe especial a la atención del Parlamento Europeo [14]. En marzo de 2024, el Parlamento votó con un apoyo abrumador una resolución en apoyo de las conclusiones del Defensor del Pueblo [15].

La intervención del Defensor del Pueblo trajo consigo mejoras en la forma en que la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA) tramita las solicitudes de acceso público a los documentos

Tras una investigación del Defensor del Pueblo, la EFSA acordó modificar sus normas y prácticas para garantizar que las solicitudes de acceso público a los documentos se tramiten con mayor rapidez.

El caso se refería a una solicitud de acceso público a documentos relativos al plomo en las municiones. La EFSA tardó más de siete meses en tramitar la solicitud, ampliando el plazo en varias ocasiones. Por lo tanto, el denunciante no pudo utilizar los documentos al preparar una contribución a una consulta pública organizada por otra agencia de la UE. El Defensor del Pueblo constató mala administración en este caso y formuló recomendaciones a la EFSA.

La EFSA respondió positivamente a las recomendaciones del Defensor del Pueblo. Revisó su decisión sobre el acceso del público a los documentos y prometió mejorar su comunicación con los solicitantes [16].

La Defensora del Pueblo encontró problemas con las prácticas de Frontex a la hora de tramitar las solicitudes de acceso que considera imprecisas o que afectan a muchos o grandes documentos.

En este caso, la Defensora del Pueblo se opuso a las prácticas de Frontex a la hora de tramitar las solicitudes de acceso que considera no suficientemente claras o que afectan a muchos o grandes documentos. En concreto, si Frontex considera que una solicitud es tan complicada que necesita buscar una «solución amistosa» con la persona que solicita el acceso, «aplaza» el registro de la solicitud y, por lo tanto, evita que los plazos legales comiencen a correr. Si Frontex considera que una solicitud de acceso registrada es, en un análisis más detallado, tan imprecisa que el documento o documentos no pueden identificarse, considera que puede suspender los plazos legales para aclarar el alcance de la solicitud.

La Defensora del Pueblo consideró que las prácticas de Frontex constituían mala administración y recomendó que las suspendiera. Dado que Frontex no aceptó esta recomendación, el Defensor del Pueblo mantuvo la constatación de mala administración. No está de acuerdo con la posición de Frontex de que estas prácticas son beneficiosas para los solicitantes. Por el contrario, no puede ser beneficioso cuando un organismo de la UE se permite retrasar o suspender unilateralmente los plazos legales aplicables [17].

El Defensor del Pueblo pidió a la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) que modificara su práctica actual de poner en cola las solicitudes de acceso público a los documentos.

La EMA introdujo determinadas prácticas en su gestión de las solicitudes de acceso público a los documentos para gestionar los retos tras dos acontecimientos sin precedentes, a saber, la pérdida de personal debido a su reubicación de Londres a Ámsterdam tras el Brexit y la pandemia de COVID-19. Estas prácticas consisten en que i) la EMA aplaza la tramitación de determinadas solicitudes de acceso público a los documentos colocándolos en una cola en el orden en que la EMA los recibe; ii) La EMA limita tanto el número de documentos que los solicitantes pueden solicitar por solicitud como el número de solicitudes que los solicitantes individuales pueden tener en la cola en un momento dado.

En cuanto a la primera práctica, el Defensor del Pueblo consideró que esta no era una buena administración y no estaba en consonancia con el principio establecido en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 de que las solicitudes de acceso deben tramitarse «con prontitud». En cuanto a la segunda práctica, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que constituía mala administración, habida cuenta de lo que parecían ser elementos arbitrarios.

En el momento del presente informe, la respuesta de la EMA a las conclusiones del Defensor del Pueblo estaba pendiente. Sin embargo, la EMA ya ha señalado que estaba tomando medidas para eliminar gradualmente la primera práctica de la «cola cronológica»[18].

El Defensor del Pueblo publicó orientaciones generales sobre el derecho de acceso del público a los documentos

Como se muestra en el presente informe, las reclamaciones basadas en la falta de transparencia representan la mayor proporción de casos tramitados por el Defensor del Pueblo. Para orientar al público y a las instituciones de la UE, el Defensor del Pueblo ha preparado varios recursos en línea sobre el derecho de acceso a los documentos de la UE. Estos incluyen una «guía de preguntas y respuestas» en todas las lenguas de la UE, un recurso más detallado para expertos y una breve guía para la administración de la UE sobre políticas y prácticas [19].

4.  Opiniones de las partes interesadas

En el contexto de la revisión de su actuación a la hora de tramitar las reclamaciones de acceso público a los documentos, la Oficina del Defensor del Pueblo consultó a varias partes interesadas para obtener información. Esto incluyó tanto a los denunciantes (de la sociedad civil, el mundo académico y los medios de comunicación) como a la Comisión, como principal institución afectada.

a. Comentarios

Experiencia global

En general, los consultados tuvieron una experiencia positiva con el Defensor del Pueblo. También consideraron que la comunicación con la Oficina del Defensor del Pueblo era eficaz y útil, lo que les permitía seguir el proceso.

Sitio web y formulario de reclamación

Los encuestados apreciaron las mejoras realizadas en el sitio web del Defensor del Pueblo y la posibilidad de supervisar el progreso de sus reclamaciones. Los encuestados también dijeron que utilizan el sitio web del Defensor del Pueblo para buscar casos anteriores. Muchos aún no sabían que el Defensor del Pueblo también había publicado orientaciones generales sobre el derecho de acceso a los documentos.

La mayoría consideró que presentar una queja era sencillo.

Resultado

Las reclamaciones al Defensor del Pueblo en el ámbito del acceso público a los documentos se consideraban una alternativa de menor riesgo y más rápida que los litigios en los tribunales y podían utilizarse en casos en los que el éxito era incierto. Se consideró especialmente que este era el caso de los denunciantes que carecían de los medios financieros para iniciar procedimientos judiciales.

Para algunos encuestados, aunque el resultado no fue positivo en términos de recibir un acceso más amplio, aprecian que el Defensor del Pueblo proporcione una evaluación objetiva de la posición de la institución. Algunos afirmaron que cuando la Defensora del Pueblo cierra su investigación con una constatación de mala administración, esto confirma que su reclamación estaba justificada.

Para muchos encuestados, hubo un grave problema con los retrasos en la recepción del acceso a los documentos. Cuando los reclamantes recurren al Defensor del Pueblo, la institución en cuestión a menudo ya ha sufrido un retraso significativo en la tramitación de su solicitud de acceso. Incluso si se obtiene un acceso más amplio tras la intervención del Defensor del Pueblo, en ese momento el documento solicitado podría dejar de ser útil. Algunos afirmaron que a veces reflejan si la pertinencia de los documentos habrá expirado al final del proceso. En caso afirmativo, esto podría disuadirlos de presentar una queja en primer lugar. Sin embargo, otros acuden al Defensor del Pueblo no solo para obtener acceso, sino también para señalar un problema (por ejemplo, retrasos) y tratar de mejorar los procedimientos para el futuro.

Procedimiento de vía rápida

Los encuestados conocían el procedimiento acelerado y apreciaron la rápida apertura de las consultas y la simplificación del proceso. Sin embargo, una vez que se abre una consulta, el proceso aún puede ser largo. Algunos encuestados señalaron que el Defensor del Pueblo a menudo concede a las instituciones prórrogas de los plazos incluso cuando ya se han producido retrasos. Cuando se producen retrasos, los encuestados aprecian recibir actualizaciones con la mayor frecuencia posible. Todavía había cierta incertidumbre en cuanto a si el procedimiento se aplicaba a todas las reclamaciones de acceso a documentos.

Probabilidad de volver

En general, los encuestados dijeron que es probable que se pongan en contacto con el Defensor del Pueblo la próxima vez que no estén satisfechos con el resultado de una solicitud de acceso público.

Observaciones de la Comisión Europea

Por su parte, la Comisión señaló que, en los últimos tres años, en general ha cumplido los plazos del procedimiento acelerado en las investigaciones que siguieron a la adopción por parte de la Comisión de una decisión confirmatoria. En estos casos, la Comisión ha podido facilitar al Defensor del Pueblo los documentos solicitados y responder a las preguntas del Defensor del Pueblo sobre la posición de la Comisión, tal como se establece en la respuesta a la solicitud confirmatoria.

En los casos en que la Comisión aún no ha adoptado una decisión confirmatoria explícita, la transmisión de documentos y respuestas al Defensor del Pueblo es más compleja, ya que los documentos aún están siendo evaluados por la Comisión y la posición podría estar incompleta en ese momento. 

Elementos que podrían mejorarse

Entre los elementos que los encuestados identificaron como ámbitos susceptibles de mejora en la tramitación de los casos de acceso público por parte del Defensor del Pueblo figuraban los siguientes:

• pequeños ajustes en el formulario de presentación de reclamaciones al Defensor del Pueblo, en particular para aclarar los anexos necesarios;
• más recursos de información con jurisprudencia, lo que ayudaría a preparar las solicitudes confirmatorias;
• una mayor claridad sobre cuándo se aplica el procedimiento acelerado;
• más información sobre el calendario previsto para finalizar una investigación, por ejemplo, cuáles son, en general, los plazos para que las instituciones proporcionen respuestas al Defensor del Pueblo;
• posibles reuniones o llamadas telefónicas con el reclamante para escuchar oralmente sus argumentos sustantivos;
• el estímulo del Defensor del Pueblo a las instituciones para que mantengan más contactos personales con los solicitantes, de modo que puedan aclararse las solicitudes de acceso público.

b. Abordar las sugerencias del examen anterior

El Defensor del Pueblo también ha abordado las sugerencias planteadas por las partes interesadas en el contexto de la revisión anterior.

El Defensor del Pueblo ha mejorado el proceso para que los reclamantes presenten y hagan un seguimiento de las reclamaciones. Ahora los denunciantes pueden hacer un seguimiento del estado de su reclamación en el sitio web del Defensor del Pueblo. Esto incluye una línea de tiempo detallada a la que se puede acceder a través de la cuenta de un reclamante y una línea de tiempo menos detallada que es visible públicamente. También se prevén mejoras para simplificar el formulario de reclamación en línea.

El Defensor del Pueblo también ha preparado y publicado en su sitio web orientaciones sobre el derecho de acceso del público a los documentos.

5. Conclusión

En los últimos años, el número de denuncias sobre el acceso del público a los documentos casi se ha duplicado. Al mismo tiempo, se ha racionalizado la tramitación de reclamaciones en este ámbito, tras la introducción del procedimiento acelerado. La mayor eficiencia de la Oficina es generalmente notable en relación con las reclamaciones de acceso público.

Durante el período 2021-2023, el tiempo medio de tramitación de todas las reclamaciones de acceso público, desde el registro hasta el cierre del asunto, fue de 69 días hábiles. Para las consultas de acceso público, el tiempo promedio para llegar a un resultado es de 83 días hábiles.

Cumplir con el cronograma de 40 días hábiles en casos de Fast-Track ha sido un desafío. El equipo se ha reforzado para ayudar a hacer frente al número mucho mayor de casos de acceso público y, por extensión, ayudar a la Oficina a cumplir este calendario. Otros factores que dificultan el cumplimiento de este calendario incluyen la necesidad de esperar respuestas de las instituciones pertinentes en algunos casos.

En términos más generales, los retrasos experimentados por otras instituciones en la tramitación de los casos de acceso público tuvieron un efecto indirecto en la tramitación de reclamaciones por parte del Defensor del Pueblo. En primer lugar, los asuntos no pudieron tramitarse en el marco del procedimiento acelerado. En segundo lugar, la investigación del Defensor del Pueblo debía permanecer abierta hasta que se proporcionara realmente la respuesta. El Defensor del Pueblo ha tratado de avanzar en el proceso en la medida de lo posible, en particular inspeccionando documentos en ausencia de una posición explícita final de la institución sobre la divulgación, y posteriormente proponiendo soluciones o compartiendo puntos de vista preliminares.

El Defensor del Pueblo mantiene su compromiso de producir no solo resultados a su debido tiempo, sino también de encontrar la mejor solución posible para el reclamante. Tras esta revisión, el Defensor del Pueblo seguirá:

• mejorar y actualizar la nota orientativa sobre el acceso del público a los documentos disponibles en su sitio web, ya que se trata de una herramienta valiosa para los denunciantes y los ciudadanos en general. También se asegurará de que las orientaciones se difundan en mayor medida;
• seguir defendiendo la tramitación rápida de las investigaciones relacionadas con el acceso del público a los documentos;
• seguir simplificando la forma en que el público presenta las reclamaciones al Defensor del Pueblo (formulario de reclamación);
• asegurarse de que los denunciantes estén bien informados sobre el alcance y el estado de sus reclamaciones;
• seguir trabajando con las instituciones para evitar retrasos en la tramitación de las solicitudes de acceso público, en consonancia con el principio de que «el acceso retrasado es un acceso denegado»;
• mantener un diálogo abierto sobre métodos de trabajo eficientes y eficaces con las instituciones de la UE.

 

[1] Artículo 15 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj, y artículo 42 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la UE: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Reglamento 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. El Reglamento 1049/2001 se aplica directamente a la Comisión Europea, al Consejo de la UE y al Parlamento Europeo. Sin embargo, otras instituciones, órganos y organismos de la UE también aplican el Reglamento o han adoptado decisiones que establecen cómo lo aplican.

[3] Para ser admisibles, las reclamaciones deben cumplir determinadas condiciones establecidas en el artículo 2 del Estatuto del Defensor del Pueblo. Estos incluyen, entre otros, el requisito de presentar una solicitud confirmatoria de acceso a documentos con la institución respectiva antes de presentar una queja.

[4] Artículo 3, apartado 4, de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo. Por ejemplo, el Defensor del Pueblo puede considerar que no hay motivos para abrir una investigación porque otro órgano está mejor situado para tramitar la reclamación.

[5] Con arreglo al artículo 4 del Reglamento 1049/2001.

[6] Revisión del procedimiento acelerado del Defensor del Pueblo, de 24 de febrero de 2021, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Las reclamaciones restantes eran inadmisibles o el Defensor del Pueblo no encontró motivos suficientes para iniciar una investigación.

[8] Las setenta investigaciones tramitadas en el marco del procedimiento acelerado se basaron en denuncias recibidas de 2021 a 2023. De las 70 investigaciones, ocho seguían en curso en el momento de redactar el presente informe.

[9] En la decisión de cierre de la investigación, el Defensor del Pueblo podrá sugerir mejoras en relación con los problemas detectados durante la investigación. 

[10] Asunto 1219/2020/MIG sobre la forma en que el Consejo Europeo tramitó una solicitud de acceso público a mensajes basados en teléfonos móviles supuestamente enviados por su entonces presidente a los jefes de Estado y de Gobierno: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/57432 y asunto 1316/2021/MIG sobre la denegación por parte de la Comisión Europea del acceso público a los mensajes de texto intercambiados entre el presidente de la Comisión y el director ejecutivo de una empresa farmacéutica sobre la compra de una vacuna contra la COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/59777.

[11] Para más información, véase la iniciativa estratégica SI/4/2021/MIG sobre la manera en que las instituciones, órganos y organismos de la UE registran los mensajes de texto e instantáneos enviados o recibidos por los miembros del personal a título profesional: https://www.ombudsman.europa.eu/es/doc/correspondence/en/158383.

[12] Para más información, véase el asunto 1316/2021/MIG, relativo a la denegación de acceso público por parte de la Comisión Europea a los mensajes de texto intercambiados entre el presidente de la Comisión y el director ejecutivo de una empresa farmacéutica sobre la compra de una vacuna contra la COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/59777, asunto 211/2022/TM sobre cómo la Comisión Europea tramitó una solicitud de acceso público a los correos electrónicos de sus representantes con sede en Grecia en relación con la situación migratoria en dos puntos críticos: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/60980 y asunto 1378/2022/TM sobre la forma en que la Comisión Europea tramitó una solicitud de acceso público a documentos relacionados con la estrategia y la legislación medioambientales de la UE: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/62144.

[13] En 2021, el Defensor del Pueblo inició 22 investigaciones relacionadas con los retrasos de la Comisión en la tramitación de las solicitudes de acceso público, en 2022, 35 investigaciones y, lo que es más significativo, en 2023, el Defensor del Pueblo inició 75 investigaciones de este tipo.

[14] Para más información, véase el asunto OI/2/2022/OAM sobre el tiempo que tarda la Comisión Europea en tramitar las solicitudes de acceso público a los documentos: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/60766.

[15] Resolución del Parlamento Europeo, de 14 de marzo de 2024, sobre el tiempo que tarda la Comisión Europea en tramitar las solicitudes de acceso público a los documentos (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] Para más información, véase el asunto 2124/2021/MIG sobre cómo la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA) tramitó una solicitud de acceso público a documentos relacionados con una propuesta para restringir el plomo en las municiones: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/60579.

[17] Para más información, véase el asunto OI/4/2022/PB, sobre el tiempo que tarda la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex) en tramitar las solicitudes de acceso público a los documentos: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/62097.

[18] Para más información, véase el asunto 2243/2022/SF sobre la forma en que la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) tramita las solicitudes de acceso público a documentos relativos a un gran número de documentos: https://www.ombudsman.europa.eu/es/case/es/63009.

[19] Véase el acceso del público a los documentos de la UE y el papel del Defensor del Pueblo Europeo: https://www.ombudsman.europa.eu/es/areas-of-work/access-to-documents.