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Grabación de los mensajes de texto e instantáneos enviados o recibidos por los miembros del personal a título profesional – Recomendaciones prácticas para la administración de la UE
Correspondencia - Fecha Jueves | 14 julio 2022
Caso SI/4/2021/MIG - Abierto el Miércoles | 30 junio 2021 - Decisión de Miércoles | 13 julio 2022 - Instituciones responsables Parlamento Europeo | Consejo de la Unión Europea | Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas | Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos | Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria | Agencia Europea de Medicamentos | Comisión Europea | Banco Central Europeo - País Francia
Estas recomendaciones prácticas pueden orientar a la administración de la UE en la grabación de textos y mensajes instantáneos en el futuro. Son el resultado de un ejercicio de recopilación de información llevado a cabo por la Defensora del Pueblo Europeo y reflejan las buenas prácticas que identificó en este contexto.
Las instituciones, órganos y organismos de la UE deben:
- , en las normas y prácticas de gestión de documentos, el uso cada vez mayor de ‑ de texto y mensajería instantánea. Concretamente, esto implica que la decisión de registrar una determinada información en el sistema de gestión documental de la administración no debe depender del medio, ya sea una carta, un correo electrónico, un texto o un mensaje instantáneo, sino de su contenido.
- Poner en marcha soluciones tecnológicas para permitir la fácil grabación de texto y mensajes instantáneos en sistemas de gestión documental. Mientras tanto, prever formas alternativas de registrar esos mensajes.
- Emitir orientaciones claras al personal sobre cómo deben extraerse, transferirse y grabarse los mensajes de texto e instantáneos que cumplan los criterios de registro de documentos. Todo el personal que utilice dispositivos electrónicos para el trabajo debe ser capaz de comprender cómo extraer y transferir mensajes de texto y mensajes instantáneos de aplicaciones o plataformas de mensajería al sistema de gestión de documentos pertinente.
- Sensibilizar al personal sobre la necesidad de garantizar que los mensajes de texto e instantáneos que cumplan los criterios de grabación se extraigan, transfieran y graben de forma regular y rutinaria. Además de los mensajes estándar de comunicación interna, esto podría hacerse ofreciendo capacitación a los funcionarios existentes y como parte de programas de iniciación para nuevos funcionarios, por ejemplo.
- Asegúrese de que los períodos de conservación de los mensajes de texto e instantáneos almacenados en los dispositivos electrónicos utilizados para el trabajo se ajustan a la política de conservación.
- Disponer de un proceso para garantizar que, cuando un miembro del personal se vaya, se registren todos los documentos que obren en su poder, incluidos los mensajes de texto e instantáneos que cumplan los criterios de registro.
- Reconocer que los mensajes de texto e instantáneos relacionados con el trabajo son «documentos» en el sentido del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos.
- Al tramitar las solicitudes de acceso público a documentos que puedan incluir mensajes de texto e instantáneos, tenga en cuenta todos los lugares en los que puedan almacenarse dichos mensajes, incluidos los dispositivos electrónicos utilizados por el personal, y ayude al personal que pueda contener dichos mensajes en sus búsquedas, por ejemplo, dando instrucciones.
- Asegúrese de que su herramienta de búsqueda estándar permite la identificación de mensajes de texto e instantáneos (como tales) una vez que se han registrado en su sistema de gestión de documentos.