¿Tiene una reclamación contra una institución u órgano de la UE?
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Revisión del procedimiento acelerado del Defensor del Pueblo
Documento - Fecha Miércoles | 24 febrero 2021
1. Resumen
Uno de los principios en los que se basan las normas de la UE sobre el acceso del público a los documentos es que las solicitudes deben tramitarse con prontitud. La información puede requerirse rápidamente y puede perder su relevancia para el solicitante si se producen retrasos. La Defensora del Pueblo también quería asegurarse de que su Oficina tramitara las reclamaciones en este ámbito lo antes posible. Por lo tanto, en febrero de 2018 introdujo un procedimiento acelerado para tramitar las reclamaciones de acceso público.
Tres años después, esta revisión tiene como objetivo evaluar cómo funciona el procedimiento en la práctica. Los resultados principales son positivos: la Oficina del Defensor del Pueblo tramita ahora las reclamaciones de acceso público mucho más rápidamente: el tiempo medio para tramitar las reclamaciones de acceso público es ahora un tercio de lo que era antes de que se introdujera el procedimiento.
Es difícil decir si este proceso más rápido ha dado lugar a una duplicación de las reclamaciones de acceso público recibidas por el Defensor del Pueblo durante este tiempo, pero es, en cualquier caso, una evolución positiva.
El plazo indicativo de 40 días hábiles para que la Defensora del Pueblo lleve a cabo su evaluación sustantiva es un desafío en dos tercios de los casos de vía rápida. Esto se debe, en parte, a la sobrecarga de recursos y, en parte, a la lentitud de las respuestas de las instituciones. Puede valer la pena reflexionar sobre la conveniencia de aumentar este calendario indicativo para proporcionar una mayor seguridad a los denunciantes, evitando al mismo tiempo el uso de dicha ampliación para provocar aún más retrasos.
La Defensoría del Pueblo también consultó a personas y organizaciones que han utilizado el procedimiento. Aunque en general estaban satisfechos con la experiencia, los encuestados también pidieron una mayor claridad sobre qué esperar durante la tramitación de las reclamaciones de acceso a los documentos. Esto indicaba cierta confusión en cuanto a lo que se considera y no se considera una reclamación acelerada dentro de la categoría más amplia de casos de acceso público tramitados por el Defensor del Pueblo. Vale la pena que la Oficina siga reflexionando al respecto, incluida una evaluación de si sería mejor simplemente decir que el Defensor del Pueblo intenta tramitar todas las reclamaciones relativas al acceso a los documentos lo antes posible, sobre la base de un calendario indicativo. La designación del nuevo proceso como «vía rápida» puede haber ayudado a la oficina a centrarse en cómo racionalizar el proceso anterior, pero ahora que se ha logrado, puede que ya no sea útil concederle una designación especial.
El Defensor del Pueblo ya ha abordado algunas de las cuestiones señaladas en esta revisión: el equipo que se ocupa de los casos de acceso público se ha ampliado, mientras que ahora se ofrece información más clara en el sitio web sobre nuestra gestión de las reclamaciones de acceso público. Ahora puede ser necesario adoptar directrices más definitivas sobre cuándo conceder prórrogas de los plazos a las instituciones, dadas las preocupaciones planteadas por las partes interesadas al respecto.
Paralelamente a esta revisión acelerada, el Defensor del Pueblo está llevando a cabo una auditoría interna sobre el resultado de las reclamaciones relativas al acceso del público a los documentos. Ella espera informar sobre eso pronto.
2. Visión general
a. Antecedentes
Las personas que buscan acceso público a los documentos en poder de una institución de la UE suelen necesitar los documentos lo antes posible para que sean pertinentes para el propósito para el que tienen la intención de utilizarlos. Por lo tanto, esperan que la solicitud se tramite rápidamente. Esto es cierto para los periodistas, las organizaciones de la sociedad civil (OSC) o los ciudadanos que desean participar en el proceso de toma de decisiones de la UE. Las empresas y los investigadores también buscan información relevante para su trabajo.
Si el acceso no es rápido, los documentos pueden perder su utilidad. El Defensor del Pueblo Europeo ha argumentado reiteradamente que el acceso retrasado puede denegarse.
Basándose en el principio en el que se basan las normas de la UE en materia de acceso público [1], según el cual las solicitudes deben tramitarse con prontitud, la Defensora del Pueblo deseaba garantizar que su Oficina tramitara dichas reclamaciones lo antes posible. Por lo tanto, introdujo un procedimiento acelerado para tramitar las reclamaciones de acceso público. Tras un período de prueba que comenzó en septiembre de 2017, el Defensor del Pueblo inició formalmente el «procedimiento acelerado» para el acceso a las reclamaciones relativas a documentos en febrero de 2018.
b. Designación de vía rápida
El Defensor del Pueblo no designa todas las reclamaciones de acceso público a los documentos como «Fast-Track». Las reclamaciones tramitadas en el marco del procedimiento acelerado se refieren a aquellas en las que la institución ha denegado el acceso del público a un documento o en las que la institución no ha respondido a una solicitud de acceso a documentos dentro del plazo y, por lo tanto, ha denegado implícitamente el acceso.
Ha resultado difícil o innecesario utilizar el procedimiento acelerado para tratar otros casos de acceso público. Los ejemplos incluyen casos en los que no está claro si existen los documentos solicitados o en los que se necesitan aclaraciones adicionales antes de que el equipo de investigación del Defensor del Pueblo pueda inspeccionar los documentos en cuestión. Si desde el principio resulta evidente que, para intentar obtener reparación para el denunciante, puede ser necesario llevar a cabo una investigación más exhaustiva, no se utiliza el procedimiento acelerado [2].
Esta revisión ha puesto de manifiesto que no siempre está claro para los denunciantes qué casos se tramitan mediante el procedimiento acelerado. Se abordará esta cuestión.
c. Cómo funciona el procedimiento de vía rápida
Al recibir una reclamación, la Oficina del Defensor del Pueblo registra la reclamación y envía un acuse de recibo. En el plazo de cinco días hábiles a partir de la inscripción, el Defensor del Pueblo debe decidir si puede iniciarse una investigación con arreglo al procedimiento acelerado. Esto depende de varios factores, entre ellos si una reclamación es admisible [3] o si el Defensor del Pueblo encuentra motivos para abrir una investigación [4].
Tras la apertura de una investigación, el procedimiento de seguimiento rápido incluye una serie de pasos de investigación, empezando por la inspección oportuna de los documentos en cuestión y, en algunos casos, una reunión con la institución pertinente. La Defensora del Pueblo ha concertado acuerdos con las instituciones de la UE que le permiten acceder rápidamente a los documentos para su inspección (en un plazo de cinco días hábiles a partir de la apertura de la investigación) y recibir rápidamente posibles observaciones adicionales de las instituciones (en un plazo de quince días hábiles).
El Defensor del Pueblo tiene como objetivo alcanzar un resultado en los casos de vía rápida en un plazo de 40 días hábiles (a partir del momento en que se registró la reclamación). Durante este tiempo, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo inspecciona los documentos en cuestión y puede seguir consultando a la institución u órgano.
A continuación, el Defensor del Pueblo determina si hay margen para lograr una solución rápida al problema, proponiendo que la institución divulgue (partes de) los documentos.
Si la Defensora del Pueblo considera que la institución de la UE no debería haber denegado el acceso al documento o documentos, puede encontrar mala administración y recomendarle que conceda acceso total o parcial a los documentos en cuestión.
3. Examen del rendimiento
Las siguientes estadísticas muestran el impacto del procedimiento Fast-Track en los tiempos de procesamiento y la evolución en términos de número de casos. Esta sección contiene estadísticas sobre la tramitación de todos los casos de acceso público y no exclusivamente los tratados en el marco del procedimiento acelerado.
a. Número de denuncias
Desde el 1 de septiembre de 2017 hasta el 31 de agosto de 2020, el Defensor del Pueblo tramitó 252 reclamaciones en el ámbito del acceso del público a los documentos. En 189 de estas reclamaciones, el Defensor del Pueblo inició una investigación.
El número de reclamaciones relacionadas con el acceso público casi se duplicó, pasando de una media de 45 al año en los años 2014 a 2016 a una media de 82 al año entre 2017 y 2019, cuando estaba en vigor el procedimiento acelerado.
El número total anual de reclamaciones recibidas por el Defensor del Pueblo aumentó en aproximadamente un 20 % entre 2014 y 2019. El porcentaje de reclamaciones relacionadas con el acceso a documentos aumentó significativamente entre 2016 y 2017, cuando se introdujo el procedimiento acelerado.
b. Tiempo medio de procesamiento
El tiempo medio necesario para tramitar los casos de acceso público se ha reducido sustancialmente desde la introducción del procedimiento acelerado. Las tres etapas clave de la tramitación de reclamaciones son tres veces más rápidas desde la introducción del procedimiento acelerado: la adopción de la decisión de admisibilidad, la adopción de la evaluación del asunto por parte del Defensor del Pueblo y el archivo definitivo del asunto.
El tiempo medio para las «decisiones de admisibilidad» para todas las reclamaciones relacionadas con el acceso del público a los documentos es más de tres veces más rápido ahora que antes de que se introdujera el procedimiento.
En el marco del procedimiento acelerado, la Defensora del Pueblo se esfuerza por garantizar que sus investigaciones conduzcan a una decisión o resultado (como una propuesta de solución o una recomendación) en un plazo de cuarenta días hábiles. El tiempo medio dentro del cual el acceso a las consultas sobre documentos llega a un resultado es ahora un tercio de lo que era antes de que se introdujera el procedimiento en 2017.
c. Estadísticas de vía rápida
Entre el 1 de septiembre de 2017 y el 31 de agosto de 2020, el Defensor del Pueblo tramitó 148 reclamaciones en el marco del procedimiento acelerado. En 119 de estas quejas, abrió una investigación.
I. ¿Quiénes son los denunciantes?
II. ¿A qué instituciones se refiere?
La gran mayoría de las denuncias que se tramitaron en el marco del procedimiento acelerado se presentaron contra la Comisión Europea. El resto se distribuyó entre otras instituciones, órganos, oficinas y organismos.
III. Resultado
La mayoría de las investigaciones en el marco del procedimiento acelerado se cerraron con la constatación de que no había mala administración. En aproximadamente el 30 % de sus investigaciones aceleradas, la Defensora del Pueblo presentó una propuesta de solución o una recomendación.
IV. Reclamaciones tramitadas dentro del plazo indicativo
En general, en dos tercios de los casos de vía rápida, la decisión de admisibilidad se adoptó dentro del plazo indicativo de cinco días hábiles. En el caso de los procedimientos acelerados, el tiempo medio hasta la decisión sobre la admisibilidad fue de seis días hábiles. El objetivo de la Oficina para la adopción de decisiones de admisibilidad en casos no acelerados es de 30 días naturales. Esto demuestra que, si bien la Oficina no cumplió el objetivo de 5 días hábiles para todos los casos de vía rápida, en la mayoría de los casos, la decisión de admisibilidad se adoptó mucho más rápido que en los casos que no eran de vía rápida.
En el 36 % de todas las investigaciones aceleradas, la evaluación del Defensor del Pueblo [5] se publicó dentro del plazo indicativo de cuarenta días hábiles. En el 55 % de todas las reclamaciones, se emitió una evaluación en un plazo de 60 días hábiles. En general, para las consultas de seguimiento rápido, el tiempo medio para llegar a un resultado fue de 67 días hábiles.
4. Opiniones de las partes interesadas
En el contexto de la revisión del funcionamiento del procedimiento acelerado, la Oficina del Defensor del Pueblo consultó a diversas partes interesadas que tienen experiencia directa en el procedimiento, con vistas a obtener observaciones. Esto incluyó tanto a los denunciantes (de la sociedad civil, el mundo académico y los medios de comunicación) como a la Comisión, como principal institución de la UE que es objeto de las investigaciones sobre el acceso del Defensor del Pueblo a los documentos.
a. Conocimiento del procedimiento acelerado
En general, casi todos los consultados conocían los principales objetivos y principios rectores del procedimiento. Había cierta incertidumbre en cuanto a si el procedimiento se aplicaba a todas las reclamaciones de acceso a documentos.
b. Percepción de la vía rápida en la práctica
Para aquellos que tenían experiencia en reclamaciones antes y después de que se introdujera el procedimiento, consideraron que la tramitación de las reclamaciones por parte del Defensor del Pueblo se había vuelto más rápida y racionalizada. En general, los consultados consideraron que la comunicación con la Defensoría del Pueblo era eficaz y útil, lo que les permitía seguir el proceso.
El mayor impacto percibido parece ser conseguir que la institución trate con mayor rapidez la solicitud: Poner las cosas en movimiento donde hay un retraso. En general, los corresponsales consideraron que el procedimiento acelerado era una forma eficaz de garantizar que no se produjeran demoras indebidas por parte de las instituciones en la tramitación de las solicitudes de acceso público. Sin embargo, en los casos en que se producían retrasos, no siempre era evidente de inmediato por qué era así. Algunos encuestados señalaron que el Defensor del Pueblo a menudo concede a las instituciones prórrogas de los plazos incluso cuando ya se han producido retrasos.
Por otra parte, a algunos encuestados les preocupaba que un tiempo de tramitación más rápido significara que el Defensor del Pueblo no tendría tiempo para investigar a fondo las reclamaciones y abordar adecuadamente todos los argumentos jurídicos planteados por el reclamante y la institución.
Reclamaciones al Defensor del Pueblo, en particular cuando se tramitan en el marco de la vía rápida
se consideraban una alternativa de menor riesgo y más rápida a los litigios en los tribunales y podían utilizarse en casos en los que el éxito era incierto. Se consideró especialmente que este era el caso de los denunciantes que carecían de los medios financieros para iniciar procedimientos judiciales.
Por su parte, la Comisión señaló que, si bien los plazos del procedimiento acelerado son muy breves (en particular, la inspección de documentos en un plazo de cinco días hábiles a partir de la solicitud), puede cumplirlos en la gran mayoría de los casos.
c. Mejoras sugeridas
Una de las preocupaciones planteadas por varios encuestados fue que no está claro cuándo el Defensor del Pueblo utiliza el procedimiento acelerado para tramitar las reclamaciones relativas al acceso a los documentos. Se sugirió informar a los denunciantes de si se había aplicado el procedimiento acelerado, a fin de permitirles predecir la duración por adelantado.
Si bien la tramitación de las reclamaciones del Defensor del Pueblo puede haber sido más rápida para el acceso a los documentos, algunos encuestados cuestionaron si esto se había producido a expensas de tratar el fondo de la reclamación. En particular, si bien pueden obtener una respuesta más rápida de la institución a su solicitud, es posible que no tengan acceso a los documentos.
Algunos encuestados cuestionaron si el Defensor del Pueblo debería conceder a la institución prórrogas de los plazos en las reclamaciones relacionadas con retrasos en la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos.
Algunos encuestados consideraron que el proceso y el formulario para la presentación de reclamaciones en el sitio web del Defensor del Pueblo podrían mejorarse (algunos sugirieron un formulario de reclamación separado y específico para el acceso a las reclamaciones de documentos). Otros sugirieron que se facilitara más información sobre el acceso a los documentos en general en el sitio web del Defensor del Pueblo.
La Comisión declaró que, dado que todavía se está adaptando al nuevo procedimiento, preferiría que el Defensor del Pueblo no volviera a modificar este procedimiento.
5. Conclusión
a. ¿Qué funciona bien?
El procedimiento Fast-Track ha llevado a una disminución significativa en los tiempos de procesamiento. En promedio, las reclamaciones relacionadas con el acceso público a los documentos se completaron tres veces más rápido en 2019 que antes de la introducción del procedimiento. Si bien la tramitación de reclamaciones, en general, por parte del Defensor del Pueblo se ha vuelto mucho más rápida y eficiente, este es el caso, en particular, en los casos de tramitación acelerada.
El procedimiento atrajo a un mayor número de denunciantes, duplicando esencialmente el número de denuncias sobre el acceso del público a los documentos.
En general, las partes interesadas se mostraron satisfechas con el procedimiento acelerado. Elogiaron la rapidez del procedimiento y la calidad general del trabajo del Defensor del Pueblo.
b. ¿Qué se puede mejorar?
Si bien el procedimiento Fast-Track es un éxito en general, hay margen de mejora en ciertas áreas.
- El tiempo promedio de procesamiento de todas las quejas de Fast-Track es de 67 días hábiles. Si bien los tiempos de tramitación se han reducido significativamente, en solo el 36 % de todos los casos de vía rápida la Defensora del Pueblo completó su evaluación dentro del plazo de cuarenta días hábiles previsto.[6]
En parte, esto es consecuencia del éxito del procedimiento de vía rápida. El hecho de que la oficina del Defensor del Pueblo sea relativamente pequeña significa que no siempre podría hacer frente a aumentos imprevistos de las reclamaciones dentro del plazo previsto. El Defensor del Pueblo ya ha abordado esta cuestión aumentando el tamaño del equipo que se ocupa de las reclamaciones relacionadas con el acceso público a los documentos. Además, existen otros factores que provocan retrasos, como la necesidad de esperar la respuesta de las instituciones pertinentes.
Sin embargo, sigue siendo difícil cumplir con el plazo de 40 días hábiles para las quejas de Fast-Track. Puede valer la pena reflexionar sobre la conveniencia de aumentar este calendario indicativo para proporcionar una mayor seguridad a los denunciantes, garantizando al mismo tiempo que un posible aumento no se utilice como justificación para tratar los casos de acceso a documentos con menos rapidez. - La consulta a las partes interesadas puso de manifiesto que existía cierta confusión sobre lo que se considera y lo que no se considera una denuncia acelerada. Esto plantea la cuestión de si es aconsejable «designar» determinadas reclamaciones como «Fast-Track» y otras no; y si puede proporcionar una mayor claridad a los reclamantes para indicar que el Defensor del Pueblo intenta tramitar todas las reclamaciones relativas al acceso a los documentos lo antes posible.
c. El camino a seguir
El Defensor del Pueblo mantiene su compromiso de producir no solo resultados a su debido tiempo, sino también de encontrar la mejor solución posible para el reclamante.
Tras esta revisión, el Defensor del Pueblo:
- Seguir racionalizando los procesos siempre que sea posible para tramitar las reclamaciones relativas a los documentos de acceso de la manera más eficiente posible.
- Evaluar si sería mejor simplemente decir que el Defensor del Pueblo intenta tramitar todas las reclamaciones relativas al acceso a los documentos lo antes posible, sobre la base de un calendario indicativo, en lugar de conceder al proceso una designación especial.
- Si se mantiene el proceso de vía rápida, considere una posible ampliación del plazo de 40 días hábiles y desarrolle criterios más claros sobre los tipos de casos que deben tratarse en el marco del procedimiento de vía rápida.
- Determinar si puede ser necesario adoptar directrices más definitivas sobre cuándo conceder prórrogas de los plazos a las instituciones.
[1] Para la mayoría de las instituciones, órganos y organismos de la UE, las normas pertinentes sobre el acceso del público a los documentos figuran en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Este principio se refleja en el Reglamento, que establece que las solicitudes de acceso a los documentos se tramitarán con prontitud y, en cualquier caso, en un plazo de quince días hábiles a partir del registro de una solicitud. El Reglamento puede consultarse en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.
[2] También puede ser necesario no designar un caso como «Fast-Track» si una institución, debido a su estructura, requiere que su posición sea formalmente solicitada de nuevo, además de su respuesta original al solicitante.
[3] Para ser admisibles, las reclamaciones deben cumplir determinadas condiciones establecidas en el artículo 2 del Estatuto del Defensor del Pueblo. Estos incluyen, entre otros, el requisito de presentar una solicitud confirmatoria de acceso a documentos con la institución respectiva antes de presentar una queja.
[4] A modo de ejemplo, el Defensor del Pueblo puede considerar que otro órgano está mejor situado para tramitar la reclamación (artículo 3, apartado 3, de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo ).
[5] Propuesta de solución, recomendación o decisión de cierre.
[6] Registro hasta decisión de cierre, solución o recomendación. El tiempo medio de tramitación de los asuntos dentro del plazo fue de 26 días hábiles.