Prólogo

Me complace presentar el informe «Putting it Right?» de este año, que evalúa cómo respondieron las instituciones de la UE a las propuestas formuladas en nuestras investigaciones que se cerraron en 2019. Las instituciones de la UE cooperaron satisfactoriamente en el 79 % de los casos en 2019, lo que representa una mejora con respecto al año anterior. Se trata de una reflexión positiva sobre las instituciones de la UE, que trataron de mejorar sus prácticas administrativas.

Las instituciones reaccionaron positivamente a 93 de las 118 propuestas que hicimos para corregir o mejorar sus prácticas administrativas. De las 17 instituciones a las que hicimos propuestas, 10 respondieron satisfactoriamente a todas las soluciones, sugerencias y recomendaciones que propusimos. Si bien no todas las instituciones reaccionaron a todas nuestras propuestas de manera satisfactoria, estas propuestas aumentaron su conciencia de las preocupaciones con sus prácticas. Eso, en sí mismo, debería contribuir a una mayor sensibilidad a lo que el público espera y, en última instancia, a una mejor administración.

Si bien la cifra del 79 % refleja las respuestas de las instituciones a mis propuestas en un momento determinado, no refleja plenamente el impacto de nuestro trabajo a lo largo del tiempo. Por este motivo, el informe de este año también examina el impacto más amplio de las investigaciones e iniciativas del Defensor del Pueblo.

Este impacto incluye, por ejemplo, cambios relacionados con iniciativas que tomé sin abrir una investigación, o asuntos resueltos por las instituciones mientras se estaba llevando a cabo una investigación del Defensor del Pueblo. Sin embargo, de manera crucial, también incluye los resultados de ciertas investigaciones en las que el impacto fue evidente solo después de que se cerró la investigación. Algunas de nuestras propuestas son de gran alcance, implican esfuerzos significativos y pueden implicar la reforma de procedimientos y prácticas que han estado en vigor durante décadas. En otros casos, el actual impulso externo tras el cierre de una investigación puede dar lugar, en una fase posterior, a cambios, aunque la institución haya respondido inicialmente negativamente a una propuesta.

La administración de la UE se desempeña en general con un alto nivel, y me gustaría pensar que todos hemos visto el beneficio de eso durante este año difícil, marcado por la crisis de la COVID-19. He intentado reconocer algunas de estas buenas prácticas administrativas a través del «Premio a la buena administración», que se celebra cada dos años, y espero volver a hacerlo en 2021.

 

Emily O'Reilly
Diciembre 2020

 

Informe

1. Introducción

El presente informe da cuenta de cómo respondieron las instituciones de la UE ^[1] al Defensor del Pueblo en los asuntos cerrados en 2019. El Defensor del Pueblo puede formular propuestas en forma de soluciones, recomendaciones y sugerencias. El Defensor del Pueblo también puede promover mejoras a través de iniciativas estratégicas, que no son investigaciones formales, o incitar a una institución a resolver un asunto incluso antes de que se haga una propuesta o recomendación de solución formal.

En la sección 2 se explican las soluciones, recomendaciones y sugerencias del Defensor del Pueblo. Examina el resultado de la labor del Defensor del Pueblo, evaluando en qué medida las instituciones de la UE aceptan las propuestas del Defensor del Pueblo.

En la sección 3 se analiza el impacto cualitativo del trabajo del Defensor del Pueblo que no puede medirse mediante estadísticas. Esto incluye, por ejemplo, cambios impulsados por iniciativas estratégicas o asuntos resueltos por las instituciones mientras se estaba llevando a cabo una investigación del Defensor del Pueblo. Esta sección también analiza el resultado de las investigaciones en las que el impacto fue evidente solo después de que se cerró la investigación.

Ambas secciones incluyen resúmenes de casos que justifican una «mención especial» como ejemplos destacados.

2. Resultados en los casos del Defensor del Pueblo

El Defensor del Pueblo ayuda a particulares, empresas y asociaciones que tienen problemas con una institución de la UE ^[2]. Al mismo tiempo, el Defensor del Pueblo sirve al interés público en general ayudando a las instituciones a mejorar la calidad del servicio que prestan. Además de investigar las reclamaciones, la Defensora del Pueblo también puede abrir investigaciones por iniciativa propia.

El Defensor del Pueblo puede exigir a la institución que facilite información, inspeccione sus expedientes y tome declaración a los miembros de su personal. Estas competencias se establecen en el Estatuto del Defensor del Pueblo ^[3] (en lo sucesivo, «Estatuto»). Cuando sea necesario o apropiado, el Defensor del Pueblo puede pedir a la institución que revise su posición, proporcione reparación o realice cambios generales para el futuro. Si la respuesta de la institución a una constatación de mala administración es insatisfactoria, el Defensor del Pueblo puede llamar la atención política sobre un caso presentando un «informe especial» al Parlamento Europeo.

a. Cooperación en asuntos cerrados en 2019

 

La tasa de aceptación es el porcentaje de respuestas positivas al número total de propuestas (soluciones, recomendaciones y sugerencias) formuladas por el Defensor del Pueblo.

Hubo una tasa de aceptación general del 79 % con las propuestas del Defensor del Pueblo en los asuntos cerrados en 2019. Es decir, las instituciones reaccionaron positivamente a 93 de las 118 propuestas que el Defensor del Pueblo hizo para corregir o mejorar sus prácticas administrativas ^[4].

La tasa varía de una institución a otra. De las 17 instituciones, 10 tuvieron una tasa de aceptación del 100% en 2019. La Comisión, que representa la mayoría de los casos en los que el Defensor del Pueblo presentó propuestas, debido al tamaño de su administración, tuvo una tasa de aceptación del 75 %.

Cuadro 1 - Aceptación general de las propuestas del Defensor del Pueblo por institución:

Institución	Soluciones, recomendaciones y sugerencias	Respuestas satisfactorias
Parlamento Europeo	2	0
Comisión Europea	71	53
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude	5	4
Oficina Europea de Apoyo al Asilo	5	5
Agencia Europea de Seguridad Aérea	1	1
Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas	5	5
Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional	1	1
Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas	3	3
Supervisor Europeo de Protección de Datos	1	1
Servicio Europeo de Acción Exterior	6	5
Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria	1	1
Banco Europeo de Inversiones	3	2
Agencia Europea de Medicamentos	4	4
Oficina Europea de Selección de Personal	7	6
Autoridad Europea de Valores y Mercados	1	1
Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad	1	1
Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes	1	0
Total	118	93

b. Soluciones

Si el Defensor del Pueblo considera que una reclamación puede resolverse rápidamente, puede presentar una propuesta de solución a la institución de que se trate, sobre la base del artículo 3, apartado 5, del Estatuto ^[5].

Las instituciones de la UE aceptaron seis de cada diez soluciones propuestas por el Defensor del Pueblo en asuntos cerrados en 2019 ^[6].

Tabla 2 - Aceptación de propuestas de solución por institución:

Institución	Soluciones	Respuestas satisfactorias
Comisión Europea	5	2
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude	1	0
Supervisor Europeo de Protección de Datos	1	1
Servicio Europeo de Acción Exterior	1	1
Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria	1	1
Autoridad Europea de Valores y Mercados	1	1
Total	10	6

Gráfico 2 - Aceptación de las propuestas de solución por institución:

 

Ejemplos de cooperación positiva:

Asunto 860/2018/THH sobre la negativa de la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria a conceder acceso público a las declaraciones de intereses del personal directivo intermedio Una investigación sobre la negativa de la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA) a conceder acceso público a las declaraciones de intereses del personal directivo intermedio dio lugar a que la EFSA adoptara una nueva política de transparencia en este ámbito. En el marco de la política revisada, la EFSA hace públicas las declaraciones de intereses de todo el personal directivo. La EFSA también siguió la solicitud del Defensor del Pueblo de hacer públicas las declaraciones de intereses de su científico jefe, coordinador científico principal y asesor político principal. El Defensor del Pueblo también observó con satisfacción que la EFSA cuenta con un sistema adecuado para tramitar el acceso a las solicitudes de documentos.

Asunto 357/2019/FP sobre la negativa de la Autoridad Europea de Valores y Mercados a conceder acceso público a los documentos relativos a los contactos con las partes interesadas Un académico presentó una queja ante el Defensor del Pueblo después de que la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM) denegara el acceso a determinados documentos relativos a las reuniones que mantuvo con representantes del sector sobre una cuestión concreta. El Defensor del Pueblo examinó el asunto y constató que la AEVM mantenía notas internas sobre estas reuniones, que debería haber considerado divulgar. Tras la investigación de la Defensora del Pueblo, la AEVM divulgó partes de ocho documentos. El Defensor del Pueblo también pidió que, en el futuro, la AEVM indicara si su biblioteca de información en línea para el público contiene registros detallados de sus reuniones con grupos de presión.

c. Recomendaciones

El Defensor del Pueblo podrá formular recomendaciones formales cuando detecte mala administración. Si se acepta la recomendación, el Defensor del Pueblo archiva el asunto y acoge con satisfacción esta cooperación. Si la institución rechaza la recomendación, el Defensor del Pueblo podrá archivar el caso confirmando su conclusión de mala administración. El Defensor del Pueblo podrá presentar un informe especial al Parlamento Europeo sobre cualquier investigación cerrada con una constatación de mala administración, que el Defensor del Pueblo considere de interés público significativo más amplio.

Al igual que en años anteriores, en 2019 la tasa de aceptación de las recomendaciones formales es claramente inferior a la tasa de las propuestas y sugerencias de solución del Defensor del Pueblo. Esto se debe posiblemente a que las recomendaciones se basan en un hallazgo de mala administración. En el momento en que una investigación llega a ese punto, las posiciones pueden haberse arraigado, por lo que es más difícil llegar a un resultado positivo.

Cuadro 3 - Aceptación de las recomendaciones por institución:

Institución	Recomendaciones	Respuestas satisfactorias
Parlamento Europeo	2	0
Comisión Europea	13	3
Banco Europeo de Inversiones	3	2
Oficina Europea de Selección de Personal	3	2
Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas	2	2
Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad	1	1
Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes	1	0
Total	25	10

Ejemplos de cooperación positiva:

Asunto 758/2017/MDC sobre la política lingüística de la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex) El asunto se refería a una solicitud de obtención de un documento en italiano de la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex). La Defensora del Pueblo examinó la política lingüística de Frontex en sus comunicaciones externas y recomendó que Frontex pusiera a disposición información general en su sitio web en todas las lenguas oficiales de la UE. También recomendó que Frontex publicara su política lingüística en su sitio web en todas las lenguas oficiales de la UE. Frontex aceptó sus recomendaciones.

Asunto 723/2018/AMF sobre cómo la Agencia de Seguridad de las Redes y de la Información de la Unión Europea tramitó un procedimiento de contratación pública para organizar un acto Una empresa española presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo después de que la Agencia de Seguridad de las Redes y de la Información de la Unión Europea (ENISA) no respondiera a las preguntas que había formulado al preparar su oferta para un contrato, a pesar de que ENISA había respondido a las preguntas de otro licitador. La Defensora del Pueblo constató que se trataba de mala administración y recomendó que ENISA compensara al reclamante por el tiempo y los recursos invertidos en la preparación de su oferta. ENISA aceptó la propuesta del Defensor del Pueblo y ofreció a la empresa un pago «ex gratia» de 2 500 EUR. El demandante se mostró satisfecho con el resultado y el Defensor del Pueblo archivó el caso.

d. Sugerencias

Las sugerencias de mejora tienen por objeto garantizar una mejora sistémica de la administración de la UE. Se toman en la decisión de cerrar el caso o en una etapa anterior de la investigación.

Se formularon un total de 83 sugerencias en casos cerrados en 2019.^[7] El seguimiento de las sugerencias fue satisfactorio en el 93 % de los casos, lo que es superior a la tasa del 82 % del año pasado.

Tabla 4 - Aceptación de sugerencias por institución:

Institución	Sugerencias	Respuestas satisfactorias
Comisión Europea	53 [8]	48
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude	4	4
Oficina Europea de Apoyo al Asilo	5	5
Agencia Europea de Seguridad Aérea	1	1
Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas	3	3
Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional	1	1
Servicio Europeo de Acción Exterior	5	4
Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas	3	3
Agencia Europea de Medicamentos	4	4
Oficina Europea de Selección de Personal	4	4
Total	83	77

Gráfico 4 - Aceptación de sugerencias por institución:

 

Ejemplos de cooperación positiva:

Asunto 1139/2018/MDC sobre la conducta de expertos en entrevistas con solicitantes de asilo organizadas por la Oficina Europea de Apoyo al Asilo El Defensor del Pueblo se ocupó de un caso relativo a la forma en que la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (EASO) llevó a cabo una entrevista con un solicitante de asilo. La autora, la ONG Advocates Abroad, expresó su profunda preocupación por la entrevista con un solicitante de asilo, que posteriormente fue deportado. La EASO reconoció que el entrevistador había seguido una línea de interrogatorio inadecuada y que había habido problemas con la interpretación. A raíz de la sugerencia del Defensor del Pueblo, la EASO confirmó que estaba estableciendo un mecanismo de reclamación. También dijo que informaría inmediata y sistemáticamente a las autoridades nacionales si descubre que se han cometido errores significativos durante las entrevistas con los solicitantes de asilo.

Asunto 417/2018/JF sobre cómo la Comisión Europea trató las denuncias de violaciones de los derechos humanos en un hogar para personas con discapacidad cofinanciado por la UE El Defensor del Pueblo tramitó una reclamación sobre la forma en que la Comisión Europea tramitó las denuncias de violaciones de los derechos humanos en un hogar para personas con discapacidad en Hungría, que fue cofinanciada por la UE. Expresa su preocupación por el hecho de que la interpretación por parte de la Comisión de una disposición clave de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad (CDPD) relativa a la vida independiente sea contraria a la del organismo de las Naciones Unidas responsable del seguimiento de la CDPD. En respuesta a las sugerencias del Defensor del Pueblo, la Comisión acordó prestar especial atención a garantizar que la CDPD se tenga debidamente en cuenta durante la preparación y ejecución de los programas de financiación de la UE.

3. Influencia positiva

El presente informe registra la aceptación de las propuestas del Defensor del Pueblo en un momento determinado. Sin embargo, medir el impacto de la labor del Defensor del Pueblo requiere ir más allá de la tasa de aceptación cuantitativa.

Las investigaciones de la Defensora del Pueblo pueden plantear cuestiones difíciles y llamar la atención sobre cuestiones sistémicas y de gran alcance. Abordarlos puede llevar tiempo, con el resultado de que algunos cambios positivos no pueden reflejarse en las cifras anuales.

El impacto también se puede lograr intensificando el debate en torno a un tema. El trabajo del Defensor del Pueblo, junto con el Parlamento, la sociedad civil y muchos otros, puede tener un importante «efecto disuasorio» para prevenir la mala administración. Las instituciones son conscientes de que una acción administrativa que no alcance los altos estándares que el público espera podría dar lugar a una investigación del Defensor del Pueblo o a un control más amplio. En este sentido, las estadísticas no reflejan plenamente el impacto de la labor del Defensor del Pueblo.

Por último, la tasa de aceptación no muestra dónde ni con qué frecuencia las investigaciones del Defensor del Pueblo provocan cambios inmediatos de las instituciones, incluso antes de que el Defensor del Pueblo presente una propuesta formal. Se considera que estas investigaciones han sido «resueltas» por las instituciones.

a. Repercusiones a lo largo del tiempo

Algunos de los cambios que el Defensor del Pueblo pide a las instituciones son de gran alcance, implican esfuerzos significativos y pueden implicar la reforma de procedimientos y prácticas que han estado en vigor durante décadas. Estos cambios llevan tiempo y pueden producirse demasiado tarde para que se reflejen en los cálculos anuales del Defensor del Pueblo.

En otros casos, la presión ejercida por una investigación en particular centra una mayor atención pública en un tema y esto, a su vez, puede conducir, en una etapa posterior, a la reversión de una respuesta negativa a una propuesta.

Ejemplos:

Asuntos conjuntos 488/2018/KR y 514/2018/KR sobre el nombramiento por la Comisión Europea de un nuevo secretario general En la investigación de la Defensora del Pueblo sobre el proceso que condujo al nombramiento del más alto funcionario de la Comisión, pidió a la Comisión que estableciera un procedimiento específico para el nombramiento de su secretario general. Si bien la Comisión se negó inicialmente a aceptar la recomendación del Defensor del Pueblo, posteriormente hizo lo que recomendó el Defensor del Pueblo, hacia finales de 2019, iniciando un procedimiento de nombramiento específico para el puesto de secretario general, que incluía un anuncio de vacante y un calendario bien definido.

 

b. Iniciativas estratégicas

El Defensor del Pueblo puede optar por tratar temas de importancia estratégica sin iniciar una investigación, mediante la apertura de la denominada «iniciativa estratégica»^[9]. El propósito de estas iniciativas es compartir sugerencias con las instituciones sobre temas importantes, llamar la atención sobre asuntos de interés público o averiguar más sobre un tema en particular antes de decidir si es necesario abrir una investigación.

En 2019, el Defensor del Pueblo abrió dos ^[10] iniciativas estratégicas y cerró once.

Ejemplo:

Iniciativa estratégica con la Comisión Europea sobre las negociaciones sobre la retirada del Reino Unido de la UE (SI/1/2017/KR) Antes de que comenzaran las negociaciones sobre el Brexit, el Defensor del Pueblo escribió a la Comisión y al Consejo pidiendo la publicación proactiva de los principales documentos de negociación. En 2019, la Defensora del Pueblo cerró la iniciativa de dos años de duración de seguimiento de las negociaciones del Brexit elogiando el alto nivel general de transparencia. Instó a la Comisión Europea y al Consejo a mantener estas normas en cualquier negociación futura sobre la relación entre la UE y el Reino Unido. Las medidas positivas adoptadas por el «Grupo de Trabajo sobre el Brexit» de la Comisión incluyeron la publicación de más de cien documentos de negociación, la publicación del calendario del negociador principal y la reunión únicamente de grupos de presión registrados. El Consejo también ha publicado las directrices de negociación y los principios rectores en materia de transparencia.

c. Casos resueltos

El Defensor del Pueblo puede cerrar una investigación en una fase temprana sin proponer una solución si la institución resuelve espontáneamente el problema o aborda la posible mala administración después de haber sido informada sobre el problema.

En 2019, el Defensor del Pueblo consideró que las instituciones habían adoptado las medidas necesarias para resolver el asunto de esta manera en 178 asuntos.

Ejemplo:

Asunto 279/2018/JN sobre la decisión de la Comisión Europea de recuperar fondos de una empresa que participó en un proyecto financiado por la UE en Namibia La denuncia se refería a una empresa alemana que participó en un proyecto financiado por la UE para mejorar la capacidad de las autoridades nacionales de Namibia para gestionar los fondos y programas de la UE. La empresa recurrió al Defensor del Pueblo después de que la Comisión Europea le recuperara alrededor de 100 000 EUR, tras una auditoría. Mientras la investigación de la Defensora del Pueblo estaba en curso, la Comisión se puso en contacto tanto con el reclamante como con las autoridades de Namibia para encontrar una solución. Dado que las autoridades namibias aceptaron una responsabilidad financiera parcial, la Comisión reembolsó al denunciante casi todo el importe que había recuperado anteriormente.

4. Conclusiones

En una clara mayoría de las investigaciones cubiertas por la revisión de este año, las instituciones respondieron satisfactoriamente a las propuestas del Defensor del Pueblo. Sin embargo, si bien la aceptación de las propuestas y sugerencias de soluciones por parte de las instituciones es elevada, este no es el caso de las recomendaciones. Esto puede deberse al hecho de que, cuando las investigaciones llegan al punto en que el Defensor del Pueblo formula una recomendación formal, las instituciones están menos abiertas a cambiar de posición. Esto es especialmente cierto en el caso de las reclamaciones relativas al Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos, en las que la institución ya ha adoptado una decisión formal en respuesta al recurso de «solicitud confirmatoria».

Sin embargo, como se ha descrito anteriormente, la tasa de aceptación no refleja todos los esfuerzos realizados por las instituciones para mejorar su administración y abordar las cuestiones planteadas en las investigaciones del Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo intenta reconocer algunas de estas buenas prácticas administrativas a través del «Premio a la buena administración», que se celebra cada dos años.

El Defensor del Pueblo seguirá trabajando con las instituciones para lograr cambios, tanto de forma inmediata en respuesta a las reclamaciones individuales como, de manera más general, a lo largo del tiempo.

 

[1] En aras de la brevedad, el presente informe utiliza el término "institución" para referirse a todas las instituciones, órganos y organismos de la UE.

[2] El artículo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea faculta al Defensor del Pueblo para investigar casos de mala administración en las actividades de las instituciones de la Unión, con excepción del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el ejercicio de su función jurisdiccional.

[3] Decisión 2008/587 del Parlamento Europeo, de 18 de junio de 2008, por la que se modifica la Decisión 94/262 sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones (DO 2008, L 189, p. 25).

[4] Las estadísticas del presente informe no incluyen los casos 1946/2018/KR y 757/2017/PB, en los que esperamos las respuestas de la Secretaría General del Consejo y del Servicio Europeo de Acción Exterior, respectivamente.

[5] El artículo 3, apartado 5, del Estatuto establece que «en la medida de lo posible, el Defensor del Pueblo buscará una solución con la institución u órgano de que se trate para eliminar el caso de mala administración y satisfacer la reclamación».

[6] Con el fin de evitar la doble contabilización, las estadísticas no incluyen una propuesta de solución realizada en el asunto 805/2018/MIG seguida de una recomendación.

[7] Las cinco sugerencias formuladas al Consejo en el asunto 1946/2018/KR y las tres sugerencias formuladas al SEAE en el asunto 757/2017/PB no se contabilizaron porque las instituciones aún no les han respondido.

[8] En la investigación OI/3/2017/NF sobre la gestión por parte de la Comisión de las situaciones de «puertas giratorias» relativas al personal de la UE, el Defensor del Pueblo formuló veinticinco sugerencias, de las cuales veintiún fueron aceptadas por la Comisión. 

[9] Para más información sobre las iniciativas estratégicas del Defensor del Pueblo, puede consultar el siguiente enlace: https://www.ombudsman.europa.eu/es/strategic-issues/strategic-initiatives.

[10] Esto incluye la iniciativa estratégica SI/4/2018/TE, inaugurada en diciembre de 2019, después de que se publicara el informe Putting it Right de 2018.