# Acceso público a la información en las bases de datos de la UE
- Autor: Defensor del Pueblo Europeo
- Fecha: 2008-12-10T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/es/letter/es/4160)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/es/4160)
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Resumen
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**Antecedentes**
Una parte importante de la labor del Defensor del Pueblo Europeo consiste en abordar las cuestiones relativas al acceso del público a los documentos y la información. Las reclamaciones al Defensor del Pueblo han detectado problemas de acceso público a la información contenida en las bases de datos de la Administración de la UE.
Para estar informado de la legislación nacional y de las mejores prácticas a este respecto, el Defensor del Pueblo consultó a colegas *de la Red de Defensores del Pueblo Europeo .* En particular, el Defensor del Pueblo deseaba saber si los sistemas nacionales conceden al público el derecho a solicitar información contenida en las bases de datos de la administración y cómo se aplica en la práctica ese derecho.
**Contexto jurídico y administrativo**
* La información de interés público se mantiene cada vez más en las bases de datos de la UE.
* Los datos dispersos en las bases de datos no entran claramente en el ámbito de aplicación de la legislación actual de la UE sobre el derecho del público a acceder a los documentos.
* Las reclamaciones presentadas ante el Defensor del Pueblo Europeo han puesto de manifiesto la necesidad de reconsiderar el ámbito de aplicación de la legislación de la UE en materia de acceso. La actual reforma de la legislación pertinente de la UE ofrece una buena oportunidad para hacerlo.
* Garantizar el derecho del público a acceder a la información en las bases de datos sería coherente con varios factores, entre ellos:
* desarrollo tecnológico
* las legislaciones y prácticas nacionales;
* la legislación pertinente vigente de la UE;
* prácticas existentes de la administración de la UE
* las opiniones expresadas por los principales agentes institucionales y la sociedad civil;
* La pregunta clave ahora es cómo hacer que un régimen de acceso extendido funcione en la práctica.
**Conclusiones y sugerencias del Defensor del Pueblo**
* Para alcanzar adecuadamente sus objetivos generales, la legislación de la UE en materia de acceso debe incluir un derecho de acceso público a la información en las bases de datos.
* La legislación sobre acceso debe contener normas que garanticen la eficiencia y viabilidad de dicho derecho.
El presente informe examina estas cuestiones y contiene sugerencias específicas para la actual reforma de la legislación de la UE en materia de acceso.
Introducción
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En 2008, realicé una encuesta sobre el derecho del público a acceder a la información en las bases de datos de los organismos públicos. La encuesta se llevó a cabo en el marco de la*Red Europea de Defensores del Pueblo.* El anexo 1 del presente informe contiene mi carta de consulta. El anexo 2 contiene una síntesis de la información pertinente obtenida de esta encuesta.
El contexto específico de la encuesta fue una denuncia presentada por un periodista danés-alemán en 2005, que se refería a una solicitud de acceso a informes nacionales sobre ayudas agrícolas de la UE. La información estaba contenida en una base de datos muy amplia gestionada por la Comisión Europea. Por lo tanto, se planteó la cuestión de si la solicitud se refería al acceso a *los documentos* o al acceso a la *información.* La legislación clave sobre apertura en la administración de la UE solo otorga un derecho de acceso a *los documentos,* lo que significa que no otorga a los ciudadanos un derecho legal general de acceso a la *información* en poder de la administración de la UE.
El contexto del caso que acabo de mencionar hizo innecesario que yo concluyera si la solicitud del demandante se refería a \<\<documentos\>\> o a \<\<información\>\>. Sin embargo, el caso dejó una cosa muy clara: Si el contenido de las bases de datos electrónicas queda fuera del ámbito de aplicación de la legislación más importante de la UE relativa a la apertura en la administración de la UE, es probable que no pueda cumplirse el objetivo mismo de dicha legislación.
Para estar informado de las leyes nacionales y las mejores prácticas, realicé la encuesta antes mencionada. La información y los conocimientos resultantes no solo me inspirarán a mí mismo y, espero, a mis colegas nacionales, sino que también pueden ser de interés para el legislador de la UE que actualmente está considerando la adopción de un nuevo Reglamento de la UE sobre el acceso del público a los documentos. El informe contiene observaciones analíticas y conclusiones a lo largo de todo el informe. La parte 3 presenta conclusiones y sugerencias específicas pertinentes para la reforma antes mencionada de la legislación de la UE en materia de acceso del público.
Quiero expresar aquí mi más sincero agradecimiento a mis colegas defensores del pueblo nacionales u organismos similares, así como a los organismos nacionales especializados, que aportaron información y análisis en el curso de nuestra encuesta. El alcance y la profundidad de la información que me han proporcionado no solo constituyen un amplio testimonio de la buena colaboración resultante de la*Red Europea de Defensores del Pueblo,* sino que también demuestran que la cuestión planteada en la encuesta es motivo de preocupación mundial en la administración pública moderna.
P. Nikiforos DIAMANDOUROS, 10 de diciembre de 2008
Parte 1 - El nivel de la UE
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En 2005, el Defensor del Pueblo Europeo recibió una reclamación de un periodista danés-alemán contra la Comisión. El periodista solicitó acceso a los informes presentados por las administraciones nacionales a la Comisión, que eran pertinentes para el pago de las ayudas agrícolas. La solicitud de acceso se presentó en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos en poder de la administración de la UE. Las explicaciones facilitadas por la Comisión revelaron lo siguiente:
Los informes presentados a la Comisión por las administraciones nacionales se transmitieron electrónicamente a una base de datos. Cuando los informes \<\<llegaron\>\> a la base de datos de la Comisión, su contenido fue \<\<absorbido\>\> instantáneamente por varias partes de dicha base de datos. Su contenido a partir de entonces sólo existía en forma de datos dispersos dentro de la base de datos. Por lo tanto, la Comisión alegó que la solicitud de acceso del denunciante no entraba en el ámbito de aplicación de la legislación de la UE en materia de acceso porque no se refería a un \<\<documento\>\>.
La legislación de la UE en materia de acceso contiene la siguiente definición del término \<\<documento\>\>:
\<\<A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
a) \<\<documento\>\>: todo contenido, cualquiera que sea su soporte (escrito en papel o almacenado en formato electrónico o como grabación sonora, visual o audiovisual), relativo a un asunto relacionado con las políticas, actividades y decisiones que sean competencia de la institución\>\>.[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1}
Esta definición de "documento" tiene claramente el propósito de comprender la realidad electrónica de la administración moderna. Sin embargo, el caso mencionado anteriormente demostró su limitación. La definición de "documento" implica un "contenido" contenido en un "medio". Aplicar esto a la base de datos de la Comisión mencionada anteriormente significaría considerar la base de datos como un \<\<medio\>\> y la información contenida en ella como \<\<contenido\>\>. Pero, por supuesto, la base de datos de la Comisión no se limitaba a contener el contenido (disperso) de los informes nacionales transmitidos electrónicamente. También contenía millones de otros datos relacionados con la aplicación de la política agrícola común.
Por razones del contexto específico de dicha investigación, el Defensor del Pueblo no tuvo que adoptar una conclusión concluyente detallada sobre este asunto en su decisión. Sin embargo, estaba claro que la solicitud de la reclamante se refería a datos dispersos en la base de datos, y que la Comisión habría tenido que reunir estos datos para examinar su solicitud de acceso con arreglo a la legislación de acceso de la UE. Dado que, en virtud de esta legislación, no existe una obligación general de las instituciones de *crear* documentos en virtud de esta legislación, el argumento de la Comisión de que todos los datos no podían considerarse \<\<un documento\>\> dentro de la definición antes citada no carecía de fundamento.
Sin embargo, la investigación no se limitó a ilustrar un problema evidente en la legislación de acceso de la UE. También sacó a la luz una práctica administrativa adoptada por la Comisión para abordar este problema. Una cita de la respuesta de la Comisión al denunciante resume esta práctica en términos claros:
\<\<De conformidad con el artículo 2 del Reglamento 1049/2001, el Reglamento se aplica a todos los documentos que obren en poder de una institución, es decir, los documentos elaborados o recibidos por ella y que obren en su poder, en todos los ámbitos de actividad de la Unión Europea. Sin embargo, el derecho de acceso en virtud del presente Reglamento no implica la obligación de crear un nuevo documento que contenga la información solicitada, sino que se aplica a los documentos existentes.
Una base de datos como tal no es un documento. Sin embargo, teniendo en cuenta la importancia de las bases de datos y la cantidad de información que poseen, sería difícil, por razones obvias, justificar una exclusión del derecho de acceso en virtud del Reglamento 1049/2001 de toda la información contenida en las bases de datos.
Por lo tanto, ha evolucionado una práctica según la cual el resultado de una búsqueda normal en la base de datos (...) se considera un documento en el sentido del Reglamento 1049/2001. Sin embargo, la Comisión no modificará los parámetros de búsqueda existentes en la base de datos para poder recuperar la información solicitada.\>\>
Así pues, la Comisión ya había llegado a la conclusión de que, de algún modo, debería existir un derecho de acceso del público a la información contenida en las bases de datos. Sin embargo, en el caso concreto mencionado anteriormente, también llegó a la conclusión de que la solicitud del denunciante no podía aceptarse sin una modificación de los parámetros de búsqueda existentes.
El compromiso de la Comisión de resolver la cuestión del acceso público a la información en las bases de datos es plenamente visible en su propuesta de revisión de la legislación de la UE en materia de acceso. En abril de 2008, la Comisión presentó al Parlamento Europeo una propuesta de modificación de la legislación. Uno de los cambios propuestos en esta legislación se refiere precisamente a la definición de \<\<documento\>\> en relación con las bases de datos y sistemas de almacenamiento similares. La parte pertinente de la propuesta de la Comisión es la siguiente:
"Los datos contenidos en los sistemas electrónicos de almacenamiento, tratamiento y recuperación son documentos que pueden extraerse en forma de impresión o de copia en formato electrónico utilizando las herramientas disponibles para la explotación del sistema".[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2}
El Defensor del Pueblo Europeo acoge con satisfacción esta propuesta, que va en la dirección correcta para responder a la realidad tecnológica de la administración pública moderna. El análisis de la presente propuesta por parte del Defensor del Pueblo y las sugerencias pertinentes figuran a continuación en la parte 3.
Parte 2 - Sistemas nacionales
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*Observaciones preliminares*
En la mayoría de las respuestas nacionales se observa claramente una evolución firmemente establecida hacia el acceso a la*información.* Esto es importante para la presente investigación, ya que los datos de los sistemas de almacenamiento electrónico suelen estar cubiertos por dicho derecho de acceso a la información.
La evolución hacia los derechos de acceso a la información prevé regímenes de acceso *complementarios* y no alternativos a los sistemas clásicos de acceso a los documentos. Por lo tanto, la imagen que surge no es \<\<el acceso a los documentos frente al acceso a la información\>\>, sino más bien una combinación de sistemas \<\<antiguos\>\> que gradualmente llegaron a abarcar el acceso a los derechos de información, y sistemas más recientes que, tal vez porque se adoptaron relativamente tarde en la era de las TI, han operado con el acceso a los derechos de información desde el principio.
Las respuestas nacionales revelan una aguda conciencia de la necesidad de lograr un equilibrio sólido entre los derechos de acceso y la eficiencia administrativa. Por razones obvias, los derechos de acceso a la información pueden plantear un mayor desafío a este respecto. Las solicitudes de acceso a la información pueden, por su propia naturaleza, ser mucho más amplias que el acceso a los \<\<documentos\>\>, incluso cuando el término documento está ampliamente definido. A continuación se examinan las normas y los mecanismos utilizados para lograr el equilibrio adecuado.
Una última observación introductoria es apropiada aquí: El derecho de acceso del público a los documentos ya se ha incorporado a la legislación de la UE aplicable a nivel nacional, en particular a través de la Directiva relativa a la reutilización de la información del sector público (Directiva ISP) y la Directiva relativa al acceso del público a la información medioambiental[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3} Las respuestas nacionales solo han incluido, en una medida muy limitada, reflexiones sobre las posibles interacciones e influencias de estas directivas de la UE y de las legislaciones y prácticas nacionales. Por lo tanto, a continuación no se examina esta cuestión.
*Los regímenes de acceso se centraron en el \<\<acceso a la información\>\> desde el principio*
Algunos de los regímenes más desarrollados en materia de acceso a la información se encuentran en las nuevas democracias de Europa oriental. Esto no es sorprendente a la luz de varios factores, entre los que destacan: su contexto histórico y político, la fuerte contribución a la democratización, en particular de la UE y del Consejo de Europa inmediatamente después de la transición del régimen comunista, y, como se ha mencionado anteriormente, el hecho de que sus reformas administrativas rápidas y de gran alcance implicaron un salto muy considerable en el uso de la tecnología de la información.
Varias de estas democracias más recientes incluso han establecido un derecho constitucional de acceso a la información[\[4\],](#_ftn4){#_ftnref4} que está regulado en la legislación de aplicación. A continuación se ofrecen ejemplos de normas pertinentes en estos sistemas:
"*todo conocimiento e información, no comprendidos en la definición de datos personales, tratados por un órgano o persona que desempeñe una función de gobierno estatal o local determinada por la ley, independientemente del método o formato en que se registren y de su carácter independiente o recopilado. "* (Hungría[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5}.)
"*Toda persona tiene derecho a acceder a la información que obre en poder de las personas obligadas "* (Eslovaquia[\[6\]).](#_ftn6){#_ftnref6}
En la República Checa, el Defensor del Pueblo checo considera que la siguiente definición se aplica al contenido de las bases de datos:
*\<\<Se entenderá por información cualquier contenido, o su parte, en cualquier forma, grabado en cualquier soporte, en particular el contenido de una grabación escrita en un documento, una grabación guardada en formato electrónico o una grabación sonora, visual o audiovisual* .\>\> [\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7}
Estos sistemas tienden a cubrir todo el contenido de las bases de datos electrónicas.
Los Estados miembros más antiguos también tienen acceso a regímenes de información, conocidos como legislación \<\<FOI\>\> (libertad de información). El Reino Unido cuenta con una legislación en materia de libertad de información[\[8\],](#_ftn8){#_ftnref8} que establece el derecho de acceso a la información en poder de las autoridades públicas. \<\<Información\>\> se define como \<\<información registrada en cualquier forma\>\>[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9} El contenido de las bases de datos entra en el ámbito de aplicación de la legislación, que, cabe señalar, no define expresamente el término \<\<base de datos\>\>; en un caso, el Tribunal de Información del Reino Unido constató que toda una base de datos estaba cubierta por la legislación. Irlanda también aplica la legislación sobre libertad[de información \[10\],](#_ftn10){#_ftnref10} que abarca el contenido de bases de datos electrónicas y medios electrónicos similares de almacenamiento de información.
En la práctica, los regímenes de acceso a la información, antiguos o nuevos, tienden a parecerse a los regímenes de acceso a los documentos porque la información suele facilitarse mediante copias impresas o documentos. También operan con sistemas similares de excepciones para la no divulgación. Las principales diferencias, al parecer, es que la administración pública no puede negarse a tramitar las solicitudes de información basándose en que la legislación en materia de acceso se refiere únicamente a los \<\<documentos\>\>.
*Los regímenes de acceso se centraron en el \<\<acceso a los documentos\>\> desde el principio*
Los Estados miembros, como Suecia y Finlandia, que tradicionalmente han trabajado con regímenes de acceso a documentos, han adoptado en los últimos años medidas importantes para \<\<actualizar\>\> su legislación con el fin de adaptarse a los nuevos contextos informáticos.
Estos ejemplos son importantes porque muestran cómo se puede modificar la legislación sobre el acceso a los documentos para incorporar los nuevos avances tecnológicos. En otras palabras, no hay razón para discutir la legislación de "acceso a los documentos" como un modelo fundamentalmente diferente o incompatible con la legislación de "acceso a la información".
Las soluciones específicas que se encuentran en estos sistemas van desde derechos de acceso paralelos (tanto a documentos como a información) hasta nociones novedosas de \<\<documentos\>\> que van más allá de la simple cobertura de nuevos contenidos que transportan medios electrónicos.
En **Dinamarca** , el derecho legal de acceso a los documentos, aunque abarca a los soportes de medios electrónicos, simplemente no incluye la \<\<información\>\>[\[11\].](#_ftn11){#_ftnref11} Sin embargo, además de las normas escritas, la legislación danesa contiene un "*principio de apertura ampliada "* (meroffentlighed). De acuerdo con este principio, la Administración debe considerar la posibilidad de poner a disposición la información en cuestión, incluso cuando no se apliquen las normas legales antes mencionadas sobre el acceso del público. En casos concretos, el Defensor del Pueblo danés ha llegado a la conclusión de que este principio exigía que la Administración buscara la información que la persona interesada había solicitado. En estos casos, la información podría encontrarse mediante búsquedas relativamente simples a través de los mecanismos de búsqueda existentes. En **Suecia** , en 2002 se introdujo un sistema de documentos \<\<completados\>\> y \<\<potenciales\>\>[\[12\]](#_ftn12){#_ftnref12}. El primer tipo abarca una serie de documentos clásicos (incluso en formato informático). Los documentos \<\<potenciales\>\> consisten en colecciones de información que se han reunido a partir del contenido de una base de datos. Solo llegan a existir en respuesta a una solicitud de acceso. **Finlandia** dispone de legislación sobre el acceso a los documentos y otra información en poder de las autoridades públicas[\[13\].](#_ftn13){#_ftnref13} De conformidad con la Ley sobre la apertura de las actividades del Gobierno[\[14\],](#_ftn14){#_ftnref14} el acceso a la información contenida en los documentos no depende de la forma en que la información esté en poder de las autoridades públicas. La evaluación relativa a la divulgación de información se realiza sobre la base del contenido de la información. Por lo tanto, el derecho de acceso a la información contenida en una base de datos (o en otro formato electrónico) está sujeto a los mismos principios que se aplican a la información contenida en papel. Esto significa que el solicitante tiene derecho de acceso a la información almacenada en una base de datos si tiene derecho de acceso a la misma información almacenada en papel. El término \<\<documento\>\> se define en la citada legislación finlandesa como \<\<una presentación escrita o visual; así como un mensaje relativo a un tema o asunto determinado y consistente en signos que, en virtud del uso al que se destinan, están destinados a ser tomados en su conjunto, pero son descifrables solo por medio de un ordenador, una grabadora de audio o vídeo o algún otro dispositivo técnico.{#_ftnref15}
*Lograr el equilibrio entre los derechos de acceso y la eficiencia administrativa*
Como se menciona brevemente en la observación introductoria, las solicitudes de información tienen un alcance potencialmente mucho más amplio que las solicitudes de acceso a documentos. Por lo tanto, es natural que se apliquen determinadas normas y mecanismos específicos para garantizar la razonabilidad y la proporcionalidad en la aplicación de este derecho. En gran medida, esas normas y mecanismos son simplemente extensiones de normas o mecanismos que ya existen desde hace mucho tiempo en materia de acceso a la legislación sobre documentos, o al menos similares a ellos. Por lo tanto, la cuestión pertinente no es si deben existir normas de razonabilidad y proporcionalidad (en cualquier tipo de régimen de acceso), sino la naturaleza y el alcance de dichas normas. A continuación se ofrecen ejemplos de normas pertinentes.
* *Acceso a través de las herramientas de búsqueda disponibles*
Algunos sistemas funcionan con la norma de que la Administración no está obligada a proporcionar \<\<información\>\> que no pueda recuperarse por medios técnicos ya disponibles para la Administración (por ejemplo, Suecia y Dinamarca). Esto significa, en particular, que la Administración generalmente no está obligada a comprar nuevos programas informáticos ni a reprogramar los sistemas existentes con el fin de responder a las solicitudes de acceso individuales. Lo que esto significa en la práctica generalmente se deja a la Administración y a los órganos de revisión para que lo interpreten. Irlanda ofrece un ejemplo de cómo el Defensor del Pueblo irlandés consideró razonable, en un caso concreto, la creación de un nuevo *código* de búsqueda en un programa de búsqueda existente. El Defensor del Pueblo consideró que la creación de un nuevo código de búsqueda no causaría una interferencia sustancial e irrazonable en la labor de la Administración, y que era razonable que la Administración impusiera gastos de búsqueda y recuperación por el tiempo dedicado a la elaboración del código (para los honorarios y cargos, véase más adelante).
Cabe recordar aquí que la Administración normalmente estará interesada en disponer de mecanismos eficientes de búsqueda de la información y los datos que posee, factor que inevitablemente contribuye a reducir los problemas relacionados con la accesibilidad técnica de la información o los datos de que se trate.
* *Fácil acceso*
Una regla estrechamente relacionada es que la Administración debe poder recuperar la información o los datos en cuestión con relativa facilidad. Se trata de una norma algo vaga que requiere un esfuerzo constante por parte de la Administración y de los órganos examinadores. Un intento de proporcionar alguna definición, o simplemente orientación, se encuentra en la legislación sueca, que aplica el concepto de "operaciones rutinarias". Esto significa que los documentos "potenciales" no se consideran en posesión de la administración a menos que la información (es decir, el documento "potencial") se pueda recuperar a través de dicha operación "rutinaria". La noción de \<\<rutina\>\> podría, por supuesto, dar la impresión de una limitación estrechamente relacionada con los propios hábitos de la administración y, en particular, con los intereses. A modo de comparación, los trabajos preparatorios de la legislación finlandesa indican expresamente que el acceso a tales documentos \<\<potenciales\>\> existe con independencia de que la autoridad pública utilice una búsqueda similar en sus actividades[\[16\].](#_ftn16){#_ftnref16} Esto puede considerarse comparable a los regímenes danés y esloveno, que operan con una noción de búsquedas/recuperaciones que son \<\<relativamente simples\>\>/se llevan a cabo a través de \<\<operaciones simples\>\>.
* *Tarifas / Cargos*
En general, el cobro de tasas no parece ser una cuestión de gran importancia en lo que respecta al acceso a los \<\<documentos\>\>. Esto puede explicarse por el hecho de que los "documentos", en el sentido de contenidos formateados / completados contenidos en medios específicos, son, si el mantenimiento de registros es adecuado, bastante fáciles de recuperar y proporcionar. Además, cuando se cobran tarifas, generalmente se basa en implicaciones de costos relativamente sencillas y comprensibles, como copiar y publicar. La cuestión de las tasas con respecto al suministro de información plantea cuestiones ligeramente diferentes, y los solicitantes pueden estar más dispuestos a cuestionar la moderación de la carga. Los cargos se refieren al tiempo dedicado a tramitar la solicitud, y no simplemente al papel o CD-ROM sobre el que se facilita la información solicitada. Como resultado, los métodos de cálculo involucrados pueden no ser siempre comprensibles. Además, el suministro de información se realiza en respuesta al ejercicio por parte de los ciudadanos de lo que normalmente se considera su derecho fundamental. No siempre se considera que el ejercicio de tales derechos, frente a la administración, implique obviamente honorarios.
Sin embargo, hay indicios de que el cobro de tasas es una respuesta pertinente y útil a solicitudes de información grandes o complejas. Aunque la aplicación precisa de dichos sistemas de tasas no puede describirse en el presente informe sin una investigación adicional, cabe señalar las siguientes opciones y elementos señalados en las respuestas nacionales. Tipos **fijos específicos relacionados con el** tiempo: Irlanda opera con una tarifa fija de búsqueda por hora (en el momento de la respuesta irlandesa, esto era 20,95 libras irlandesas, o aproximadamente 26 EUR); **umbral de costes:** en Eslovenia, si los costes de suministro de la información superan aproximadamente los 84 EUR, el órgano público podrá solicitar un anticipo; tasas **que requieren una reprogramación,** es decir, como medio para permitir (y obligar) a la Administración a ir más allá en sus búsquedas de información: en la República Checa, puede exigirse a la Administración que adapte una herramienta de investigación de una base de datos para recuperar la información, pero en ese caso el solicitante estará obligado a pagar los costes adicionales (un ejemplo similar fue dado por el Defensor del Pueblo irlandés, véase más arriba en \<\<Acceso a través de las herramientas de búsqueda disponibles\>\>).
* *Normas proactivas*
Los regímenes clásicos de acceso a los documentos suelen establecer normas jurídicas que obligan a la Administración a adoptar medidas para facilitar el acceso. El ejemplo más evidente es la creación de registros a disposición del público para que los posibles solicitantes puedan saber qué documentos tiene en su poder la Administración. Esto se encuentra, por ejemplo, en la legislación de acceso de la UE, que también contiene la obligación general de "*desarrollar buenas prácticas administrativas para facilitar el ejercicio del derecho de acceso*" (artículo 15).
Sin embargo, como informa el Comisario húngaro de Información, en la mayoría de los casos, los organismos públicos, al crear bases de datos grandes y complejas, solo tienen en cuenta sus propias tareas. Esto puede hacer que sea imposible o muy costoso procesar solicitudes de acceso. El Comisionado de Información señala que podría ser útil consultar a una gama pertinente de partes interesadas en la fase de diseño de dichas bases de datos, incluida la consulta del Comisionado de Información, expertos, ONG y medios de comunicación.
En Finlandia, la cuestión se ha abordado expresamente en la legislación. La Ley sobre la apertura de las actividades del Gobierno[\[17\]](#_ftn17){#_ftnref17} establece la *obligación de las autoridades públicas de promover el acceso a la información y una buena gestión de la información* [. \[18\]](#_ftn18){#_ftnref18} Esto incluye, entre otras cosas, la obligación de planificar y organizar su administración de documentos e información y los sistemas de gestión de la información y los sistemas informáticos que mantienen de manera que se permita la realización sin esfuerzo del acceso a los documentos. En Suecia, la "Autoridad para el Desarrollo Administrativo" (Verket för Verwaltningsutveckling) promueve constantemente, como parte de sus actividades, el establecimiento y mantenimiento de sistemas que permitan una implementación rápida y eficiente de los requisitos constitucionales para otorgar acceso.
Como se dijo anteriormente, la administración tiene un fuerte interés propio en trabajar con bases de datos a través de herramientas de búsqueda eficientes. Este es un factor que ayuda a reducir los problemas de acceso. Además, cabe recordar que la creación y gestión de grandes bases de datos suele ser muy compleja. La cuestión del derecho del público a acceder a la información puede simplemente recibir una baja prioridad, o incluso ser olvidada, en ese proceso.
Sin embargo, hay una serie de problemas bastante obvios y recurrentes en los casos de acceso que pueden tenerse en cuenta en la fase de construcción de las bases de datos. Estos incluyen la posibilidad de separar fácilmente la información confidencial y/o los datos personales de otra información (utilizando, por ejemplo, diferentes campos de entrada); la posibilidad de convertir datos difíciles o imposibles de entender en formatos comprensibles (incluido el braille cuando sea posible); y, como se sugiere en la respuesta de la Comisaria húngara de Información, en algunos casos incluso la posibilidad de permitir que los propios solicitantes accedan a la base de datos, sin perjuicio, por supuesto, de las normas relativas a la confidencialidad.
Estas medidas proactivas son razonables, en particular, si se permite a la administración cobrar tasas: cuanto mejor se construya la base de datos, menos tasas habrá que cobrar a los ciudadanos que soliciten información. Además, tales medidas proactivas pueden incluso hacer que sea mucho más fácil, a largo plazo, responder a las solicitudes de información, que responder a las solicitudes de documentos "clásicos" cuando estas últimas implican una engorrosa eliminación de información confidencial.
Parte 3 - Conclusiones para la reforma de la UE
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Esta parte contiene un examen constructivo de la propuesta pertinente de la Comisión Europea de modificar la definición de \<\<documento\>\> en la legislación de la UE en materia de acceso.
Como ya se ha señalado en la introducción, la parte pertinente de la propuesta de la Comisión es la siguiente:
\<\<Los datos contenidos en los sistemas electrónicos de almacenamiento, tratamiento y recuperación son documentos que pueden extraerse en forma de impresión o de copia en formato electrónico utilizando las herramientas disponibles para la explotación del sistema\>\>.
La presente propuesta contiene una serie de aspectos muy positivos:
a. Se refiere a un término incondicional \<\<datos\>\>, que parece abarcar *todos los* datos.
b. Contiene una *descripción* muy amplia del tipo de sistemas cubiertos, en lugar de, por ejemplo, un término técnico específico que podría dar lugar fácilmente a controversias en la práctica.
c. Incluye la extracción en formato electrónico, que en este contexto implica obviamente posibilidades muy considerables de extracción.
d. A diferencia de la práctica actual de la Comisión, la propuesta no limita la extracción de datos a las extracciones que reflejan las propias \<\<operaciones rutinarias\>\> de las instituciones. Por lo tanto, crea un amplio margen para satisfacer las necesidades específicas de los solicitantes.
Las observaciones constructivas del Defensor del Pueblo se dividen en dos categorías: en primer lugar, aspectos específicos y detallados de la propuesta; en segundo lugar, la propuesta en el contexto de las demás enmiendas propuestas.
*Aspectos específicos y detallados de la propuesta de la Comisión*
Las disposiciones legales están sujetas a la interpretación tanto de la administración como de los órganos de revisión. En consecuencia, un cierto grado de flexibilidad suele ser útil en relación con las cuestiones informáticas. Las observaciones que figuran a continuación se refieren a aspectos de la propuesta de la Comisión que podrían ser más precisos, sin obstaculizar la flexibilidad.
e. El término \<\<datos\>\> podría dar lugar a interpretaciones muy limitadas, según las cuales \<\<datos\>\> no equivale necesariamente a \<\<información\>\>. Para disipar cualquier duda, el artículo 3 debería referirse idealmente a la \<\<información\>\>.
f. Las \<\<herramientas disponibles\>\> podrían dar lugar a controversias sobre si las \<\<herramientas\>\> *en cuestión son las que ya se utilizan* para el sistema de almacenamiento específico en cuestión, o si también podría implicar \<\<disponible\>\> en el sentido de \<\<disponible\>\> en general para la institución. Debe considerarse la posibilidad de añadir \<\<razonablemente disponible\>\>.
g. La formulación \<\<una copia impresa o en formato electrónico\>\> puede dar lugar a controversias con respecto al singular \<\<a\>\>. Específicamente, el desafortunado argumento que podría preverse es que (la necesidad de) *múltiples* copias / copias impresas podría, per se, ser evidencia del (supuesto) hecho de que no existe un "documento" como tal. El uso de \<\<una o más copias impresas o en formato electrónico\>\> podría reducir el alcance de las controversias relativas al alcance de la disposición en relación con las solicitudes que solo pueden satisfacerse a través de varias copias impresas.
h. Los sistemas de almacenamiento a que se refiere la propuesta parecen referirse claramente a los sistemas mantenidos o gestionados por las instituciones. Sin embargo, es una realidad de los desarrollos informáticos que las instituciones tienen cada vez más acceso a la información de las bases de datos mantenidas y gestionadas por terceros, ya sean estas otras instituciones u organismos, Estados miembros u organizaciones privadas, y la utilizan. Resultaría claramente desproporcionado considerar que los datos contenidos en dichos sistemas están en posesión de las instituciones por el mero hecho de que éstas tengan acceso a ellos. Sin embargo, es una realidad que gran parte de la información obtenida de tales sistemas de almacenamiento electrónico externo se habría obtenido en el pasado en papel, y por lo tanto, indiscutiblemente, han sido recibidos y mantenidos por las instituciones. Por lo tanto, es especialmente pertinente fijar y establecer una norma sobre la medida en que dichos datos obtenidos de sistemas externos de almacenamiento electrónico están cubiertos por la legislación de la UE. Una posibilidad es considerar que los datos que han sido utilizados o están siendo utilizados por las instituciones entran en el ámbito de aplicación del Reglamento. Esto excluiría, por ejemplo, los resultados completos de las búsquedas realizadas en dichos sistemas de almacenamiento externo, pero incluiría cualquier resultado (datos) *utilizado* en el trabajo de la institución. A continuación se presenta una propuesta específica.
*La propuesta de la Comisión en un contexto más amplio*
La enmienda propuesta por la Comisión al artículo 3 es muy significativa, ya que crea esencialmente una nueva \<\<generación\>\> de documentos a escala de la UE con fines de acceso público. Por lo tanto, es de vital importancia que las demás disposiciones pertinentes de la legislación se adapten de manera pertinente, a fin de garantizar la eficacia y la viabilidad de un derecho de acceso a los datos o la información.
En primer lugar, parece evidente que la disposición propuesta por la Comisión estará inevitablemente sujeta a interpretaciones de **razonabilidad** y **proporcionalidad.** La única disposición pertinente en la legislación actual (y en gran medida no modificada en la propuesta de la Comisión) es el artículo 6, apartado 3, que establece la posibilidad de encontrar una solución justa en el caso de solicitudes de documentos \<\<muy largos\>\> o de un \<\<número muy grande\>\> de documentos. Esta disposición, cuya utilidad ya no es evidente en la legislación actual, es claramente insuficiente para las solicitudes relativas al contenido de los sistemas de almacenamiento electrónico. Por ejemplo, una solicitud que es muy *compleja* y requiere búsquedas largas no es ni \<\<muy larga\>\> ni implica un \<\<número muy grande\>\> y, por lo tanto, no estaría cubierta por la disposición mencionada anteriormente. Por consiguiente, sería conveniente modificar esta disposición (véanse las propuestas que figuran a continuación).
Las mismas observaciones se aplican a la cuestión conexa del **cobro de tasas.** El presente Reglamento, al que la Comisión no propone modificaciones, establece que "*\[l\]os costes de producción y envío de copias podrán imputarse al solicitante. Esta tasa no excederá del coste real de producción y envío de las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas A4 y el acceso directo en formato electrónico o a través del registro serán gratuitos.*" (Artículo 10, apartado 1). Esta disposición, que ya contiene un grado mínimo de especificidad con respecto al actual régimen de acceso, es de la más dudosa utilidad para el suministro de datos/información. A continuación se presenta una propuesta.
También deberían introducirse **normas proactivas,** a un nivel más específico que la actual obligación general de "*desarrollar buenas prácticas administrativas para facilitar el ejercicio del derecho de acceso*" (artículo 15 del Reglamento actual). El impacto de esta obligación existente no parece haber sido muy significativo. Por lo tanto, no parece razonable esperar que esta obligación general garantice un enfoque suficientemente proactivo sobre la cuestión del acceso al contenido de las bases de datos. Sin embargo, como se señala en la segunda parte, un enfoque proactivo a este respecto reviste una importancia evidente, tanto para los solicitantes como para la Administración.
El Defensor del Pueblo Europeo ya ha sugerido la adopción de una obligación general para las instituciones de tener en cuenta las necesidades de transparencia en el diseño y el funcionamiento de las bases de datos[\[19\].](#_ftn19){#_ftnref19} A continuación se presenta una propuesta pertinente.
*Propuestas del Defensor del Pueblo Europeo*
1. El Defensor del Pueblo Europeo acoge con satisfacción la propuesta de la Comisión de una definición más detallada del término \<\<documento\>\>. Su propuesta, citada anteriormente, es la siguiente:
\<\<los datos contenidos en los sistemas electrónicos de almacenamiento, tratamiento y recuperación son documentos que pueden extraerse en forma de impresión o copia en formato electrónico utilizando las herramientas disponibles para la explotación del sistema\>\>.
Sobre la base de las consideraciones y preocupaciones mencionadas (p. 17-19), el Defensor del Pueblo Europeo considera que esta propuesta podría beneficiarse de la siguiente reformulación:
**\<\<La** **información** **contenida en los sistemas electrónicos de almacenamiento, tratamiento y recuperación (incluidos los sistemas externos utilizados para el trabajo de la institución) constituirá un documento o documentos si puede extraerse en forma de uno o varios impresos o copias en formato electrónico utilizando las herramientas razonablemente disponibles para la explotación del sistema.\>\>.**
2. El Defensor del Pueblo anima a los legisladores de la UE a adaptar adecuadamente el Reglamento sobre el acceso del público a esta evolución positiva iniciada por la Comisión, introduciendo los cambios siguientes o similares:
**" (...) en el caso de documentos impresos o en formato electrónico basados en información contenida en sistemas electrónicos de almacenamiento, tratamiento y recuperación, el coste real de la búsqueda y recuperación del documento o documentos también podrá imputarse al solicitante. No se cobrará ninguna tasa adicional si la institución ya ha presentado el documento o documentos de que se trate. Se informará previamente al solicitante del importe y del método de cálculo de cualquier tasa.\>\>**
**\<\<Las entidades que tengan la intención de crear un nuevo sistema de almacenamiento electrónico, o de cambiar significativamente un sistema existente, evaluarán el impacto probable en el derecho de acceso garantizado por el presente Reglamento y actuarán para promover el objetivo de transparencia.\>\>**
anexos
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### Texto de la carta de consulta del Defensor del Pueblo
Estimado colega:
Como miembro de la *Red Europea de Defensores del Pueblo,* me pongo en contacto con usted y con todos nuestros colegas nacionales en un intento de obtener información útil sobre una cuestión muy importante de apertura en la administración pública. Mi solicitud se refiere a la cuestión de las normas sobre el acceso del público a los documentos y la información, y su aplicación a las bases de datos. Los antecedentes de mi solicitud son los siguientes.
En 2005, recibí una denuncia contra la Comisión Europea que, entre otras cosas, planteaba la cuestión de si una gran base de datos y/o información dispersa en ella podía considerarse un \<\<documento\>\> dentro de la definición amplia de ese término prevista en el Reglamento 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento, del Consejo y de la Comisión[\[20\].](#_ftn20){#_ftnref20} En mi decisión en ese asunto, publicada el 10 de diciembre de 2007 (copia adjunta), llegué a la conclusión de que la posición de la Comisión con respecto a la aplicación del Reglamento 1049/2001 a las bases de datos en general no era satisfactoria. Teniendo en cuenta, entre otras cosas, el hecho de que la cuestión anterior se debate en el curso de la reforma prevista del Reglamento 1049/2001[\[21\],](#_ftn21){#_ftnref21} también señalé en dicha Decisión que consideraría activamente la posibilidad de consultar a las oficinas nacionales de los defensores del pueblo en la Red Europea de Defensores del Pueblo, con el fin de tratar de averiguar qué respuestas se han dado a este nuevo tipo de problema planteado por los avances tecnológicos y de ser consciente de las \<\<mejores prácticas\>\> seguidas a nivel nacional, con vistas a garantizar un nivel adecuado de acceso público a la información almacenada en las bases de datos.
Consultar a la Red Europea de Defensores del Pueblo era una posibilidad a la que también me había referido poco antes en un discurso ante la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior del Parlamento Europeo. En ese discurso, señalé, entre otras cosas, lo siguiente:
*Dada la gran cantidad de información contenida en las bases de datos públicas, no puede considerarse aceptable que el contenido de las bases de datos simplemente no esté cubierto por la legislación comunitaria que aplica el derecho fundamental de acceso del público a los documentos.*
*A menos que el legislador comunitario decida adoptar una legislación que otorgue un derecho de acceso no solo a los documentos, sino también a la información de manera más general -y esto puede no ser necesariamente aconsejable-, el Reglamento 1049/2001 revisado debería contener normas específicas y claras con respecto al contenido de las bases de datos.*
*Dado que existen problemas técnicos y jurídicos en este ámbito, propuse en mi respuesta al Libro Verde de la Comisión la introducción de una obligación general de tener en cuenta las necesidades de transparencia cada vez que la Administración diseñe nuevas bases de datos.*
*Sin embargo, también se necesita una solución satisfactoria para las muchas bases de datos existentes.*
Tras una reflexión más profunda, he llegado a la conclusión de que consultar a los miembros nacionales de nuestra red es realmente pertinente, y que es probable que hacerlo proporcione a todas las partes interesadas una valiosa información sobre la mejor manera de abordar el asunto anterior. Por lo tanto, le agradecería que me proporcionara información sobre las siguientes cuestiones, en lo que respecta a su país:
*1. Cualquier legislación vigente, prácticas administrativas, jurisprudencia o "jurisprudencia" del Defensor del Pueblo o trabajos académicos que aborden específicamente la cuestión del acceso de los ciudadanos a "documentos" o información contenida en bases de datos mantenidas por la Administración pública.*
*2. Cualquier iniciativa o procedimiento en curso sobre esta cuestión, como un proyecto de ley, o casos pendientes ante los tribunales o el defensor del pueblo.*
*3. Información sobre cualquier norma o práctica administrativa en virtud de la cual la Administración pública, actuando de forma proactiva, deba tener debidamente en cuenta el principio de transparencia en sus actividades a la hora de establecer y/o formular sus bases de datos y, en particular, las herramientas de investigación y los métodos de trabajo que permitan la recuperación de los datos contenidos en las mismas.*
Huelga decir que si tiene alguna información relevante sobre normas o prácticas en países distintos del suyo, le agradecería que también la recibiera. Soy muy consciente de que no todos los defensores del pueblo nacionales u organismos similares se ocupan necesariamente de este asunto. Sin embargo, si considera que podría aportar información útil, le agradecería que la recibiera. Además, si cree que sería apropiado transmitir mi solicitud a un organismo especializado de su país, puede hacerlo.
### B Síntesis de las respuestas nacionales
**La información solicitada a los Defensores del Pueblo nacionales:**
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| 1. Normas vigentes Cualquier legislación vigente, prácticas administrativas, jurisprudencia o "jurisprudencia" del Defensor del Pueblo o trabajos académicos que aborden específicamente la cuestión del acceso de los ciudadanos a "documentos" o información contenida en bases de datos mantenidas por la Administración pública. 2. Normas proactivas Información sobre cualquier norma o práctica administrativa en virtud de la cual la Administración pública, actuando de forma proactiva, deba tener debidamente en cuenta el principio de transparencia en sus actividades a la hora de establecer y/o formular sus bases de datos y, en particular, las herramientas de investigación y los métodos de trabajo que permitan la recuperación de los datos contenidos en las mismas. 3. Iniciativas o procedimientos salientes Cualquier iniciativa o procedimiento en curso sobre esta cuestión, como un proyecto de ley, o casos pendientes ante los tribunales o el defensor del pueblo. |
#### Pregunta 1 - ¿Reglas existentes?
[\[22\]](#_ftn22){#_ftnref22}
**La República Checa** dispone de varios instrumentos pertinentes[\[23\].](#_ftn23){#_ftnref23} De conformidad con el artículo 3, apartado 3, de la Ley checa de libertad de información, "se entenderá por información todo contenido o parte de él, en cualquier forma, grabado en cualquier soporte, en particular el contenido de una grabación escrita en un documento, una grabación guardada en formato electrónico o una grabación sonora, visual o audiovisual". De conformidad con el artículo 3, apartado 4, de la Ley de libertad de información, "\[un\] programa de ordenador no representará información a los efectos de esta Ley".
Por lo que se refiere al objeto de la consulta del Defensor del Pueblo Europeo, el Defensor Público de los Derechos checo afirma que aún no se ha encontrado con las preguntas que le ha formulado el Defensor del Pueblo Europeo. Tampoco tiene conocimiento de ninguna decisión judicial publicada sobre esta cuestión. Sin embargo, considera que, con arreglo al Derecho checo, nada impide que la Ley de libertad de información se aplique plenamente a la información contenida en las bases de datos. Esto significa que, a menos que existan motivos pertinentes para denegar el acceso, debe facilitarse la información.
Por lo que se refiere a la cuestión de la adaptación de la herramienta de búsqueda de una base de datos para recuperar la información, el Defensor afirma que, con arreglo al Derecho checo, el solicitante de acceso a la información está obligado a pagar el aumento de los costes relacionados con la recuperación de la información. Esto significa que el solicitante tendría que pagar el coste de la reprogramación de la herramienta de búsqueda.
Por último, el Defensor llama la atención sobre las opiniones publicadas por una organización de la sociedad civil \<\<Sociedad abierta\>\>[\[24\],](#_ftn24){#_ftnref24} que, en su \<\<Manual para los ciudadanos sobre el libre acceso a la información y la transparencia de la administración pública\>\>, aborda cuestiones relativas al derecho de la administración pública a cobrar tasas por conceder acceso a una base de datos completa proporcionando el contenido completo de la base de datos en un CD. La Sociedad Abierta concluye en este manual que la Ley de Libertad de Información cubre completamente el suministro de información contenida en bases de datos. En un caso concreto, se proporcionó toda la base de datos sin necesidad de buscar información específica en ella.
**Dinamarca** tiene una legislación[\[25\]](#_ftn25){#_ftnref25} que establece que el derecho de acceso del público se aplica a los \<\<documentos\>\>, un término que se interpreta de manera amplia e incluye todos los medios electrónicos, imágenes, rayos X, etc. El término \<\<documento\>\> no incluye las bases de datos como tales, es decir, las bases de datos no se consideran \<\<medios electrónicos\>\> en el sentido anterior. Además, la administración no tiene la obligación, en virtud de la legislación, de crear o establecer nuevos documentos, por ejemplo, reuniendo datos contenidos en una base de datos. En relación con las bases de datos, esto significa que los datos dispersos en una base de datos no están cubiertos por la legislación. Por otro lado, las copias impresas de una base de datos y los documentos formateados conservados en la base de datos son \<\<documentos\>\> y, por lo tanto, están cubiertos por las normas de acceso público.
Además de las normas escritas, la legislación danesa contiene un \<\<principio de apertura ampliada\>\> (meroffentlighed). De acuerdo con este principio, la administración debe considerar la posibilidad de poner a disposición la información en cuestión, incluso cuando no se apliquen las normas legales antes mencionadas sobre el acceso del público. En casos concretos, el Defensor del Pueblo danés ha llegado a la conclusión de que este principio exigía que la administración buscara la información que la persona en cuestión había solicitado. En estos casos, la información podría encontrarse a través de búsquedas relativamente simples utilizando los mecanismos de búsqueda existentes.
**Estonia** tiene una disposición pertinente en el artículo 44 de su Constitución, que establece que "toda persona tiene derecho a obtener libremente información difundida para uso público". La legislación de aplicación pertinente es la Ley de información pública (en vigor desde 2001), que establece que la información pública es "la información que se registra y documenta de cualquier manera y en cualquier medio, y que se obtiene o crea en el ejercicio de las funciones públicas previstas por la ley o la legislación dictada sobre la base de la misma" (artículo 3, apartado 1). Además, la Ley de Archivos contiene la siguiente definición del término \<\<documento\>\>: "un documento es la información registrada en cualquier soporte que se cree o reciba en el transcurso de las actividades de una agencia o persona, y cuyo contenido, forma y estructura sean suficientes para aportar pruebas de hechos o actividades" (apartado 1 del artículo 4). La Ley de información pública establece específicamente que las bases de datos deben ser públicas: los datos tratados en la base de datos deben estar a disposición del público, excepto cuando el acceso a ellas esté restringido por la ley o la legislación aprobada sobre la base de la misma (artículo 43, apartado 1). En la práctica, los solicitantes no tienen acceso a las bases de datos como tales, sino que reciben una copia impresa de los datos solicitados.
En Estonia, con frecuencia se plantean problemas específicos en relación con el acceso a la información en las bases de datos: (1) a los funcionarios les resulta difícil poner la información a disposición del público en las bases de datos de una manera que garantice la privacidad y la protección de datos; (2) ha habido problemas con respecto a la elección de la base jurídica y los procedimientos adecuados. Además de la Ley de Información Pública, otras dos leyes son relevantes para este asunto: a) la Ley de Respuesta a la Solicitud de Explicaciones de la Ley de Memorandos y b) la Ley de Protección de Datos Personales. La Ley de información pública dispone que si la respuesta a una solicitud de información supone/implica el análisis o la síntesis de la información registrada o la recopilación y el registro de información adicional, la administración debe proceder sobre la base de la Ley de solicitud de explicaciones de la Ley de respuesta a memorandos, y en este caso el tiempo permitido para responder a la solicitud de acceso es más largo (un mes, prorrogable por un mes). En cuanto a la otra ley mencionada anteriormente, los funcionarios a menudo no se dan cuenta de que tienen que tramitar las solicitudes de acceso sobre la base de la Ley de Protección de Datos.
Con respecto a las políticas en este campo, Estonia mantiene un enfoque en constante desarrollo y muy ambicioso de la tecnología de la información en el sector público. Los principios de la política de información se establecieron en 1998, se actualizaron y desarrollaron en 2004-2006 y se sustituyeron por una \<\<Estrategia de la sociedad de la información 2013\>\>.
**Irlanda** tiene una legislación[\[26\]](#_ftn26){#_ftnref26} que utiliza el término \<\<registro\>\>. Un "registro" es la información en poder del organismo público, o bajo su control, en cualquier medio o en cualquier lugar. Por lo tanto, el contenido de las bases de datos electrónicas y los medios electrónicos de almacenamiento de información similares entran en el ámbito de aplicación de la legislación. Todavía no se ha aclarado (en la legislación o la jurisprudencia) si los organismos públicos están legalmente obligados a manipular los métodos de búsqueda existentes para poder responder a las solicitudes de acceso individuales. Sin embargo, se ha desarrollado una práctica en virtud de la cual los organismos públicos considerarán la creación de nuevos métodos de búsqueda, pero luego cobrarán al solicitante el tiempo dedicado a diseñar e implementar las consultas de búsqueda. (La tasa actual de búsqueda y recuperación es actualmente de 20,95 libras irlandesas por hora, o aproximadamente 26 EUR.) El Defensor del Pueblo irlandés constató en un caso que el organismo público en cuestión debería generar un nuevo código de búsqueda para recuperar y facilitar la información solicitada. Su conclusión se basaba, en particular, en la consideración de que el organismo público había aceptado que hacerlo no causaría una interferencia sustancial e irrazonable en su trabajo, y que era razonable que el organismo impusiera costes de búsqueda y recuperación por el tiempo dedicado a la elaboración del código.
**España** ha aplicado la Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa a la reutilización de la información del sector público (DO 2003, L 345, p. 90). La legislación de aplicación contiene una definición amplia de \<\<documento\>\>: "cualquier información sea cual sea su soporte" (la versión española de la Directiva utiliza "cualquier contenido" en lugar de cualquier "información"). La legislación española entró en vigor en enero de 2008. En consecuencia, no se dispone de información sobre prácticas o jurisprudencia pertinentes ya definidas.
**Francia** dispone de una legislación[\[27\]](#_ftn27){#_ftnref27} que establece que un \<\<documento administrativo\>\> es cualquier contenido cualquiera que sea su soporte. El documento, sin embargo, debe ser finalizado. Parece que los órganos de revisión pertinentes consideran que el contenido de las bases de datos está cubierto por la legislación, siempre que la recuperación de los datos pueda realizarse a través de los mecanismos de búsqueda existentes.
**Italia** tiene una legislación[\[28\]](#_ftn28){#_ftnref28} en la que el \<\<documento\>\> incluye cualquier tipo de soporte. Las bases de datos no se consideran un "medio" como tal. Pero se considera que las bases de datos contienen documentos. Una solicitud de acceso al contenido de las bases de datos debe tener por objeto un conjunto coherente de información existente para constituir una solicitud válida de un \<\<documento\>\>. Esto no limita el acceso a los \<\<archivos\>\> formateados existentes (documentos PDF o similares) contenidos en la base de datos, pero, por otro lado, las solicitudes de acceso que requieren una compleja recopilación de datos dispersos no entran en el ámbito de aplicación de la legislación.
**La Constitución de** **Lituania** dispone que no se debe impedir que las personas busquen, obtengan y difundan información o ideas (párrafo 2 del artículo 25 de la Constitución de Lituania). El derecho específico de las personas a obtener información de la administración está regulado por la Ley sobre el derecho de acceso a la información de los organismos estatales y locales[\[29\].](#_ftn29){#_ftnref29} El Defensor del Pueblo lituano no parece haber tratado casos específicos sobre la cuestión del acceso a la información/documentos en bases de datos públicas, pero ha facilitado una declaración formulada por el *Comité lituano de desarrollo de la sociedad de la información* en respuesta a la presente consulta del Defensor del Pueblo Europeo. Este Comité afirma que "el derecho humano a obtener información de las instituciones del Estado y del Consejo" está garantizado por la ley antes mencionada.El Comité confirma que, por lo tanto, el derecho de acceso se aplica al contenido de los sistemas de almacenamiento electrónico, al tiempo que añade que las solicitudes de información pueden denegarse si implican una cantidad desproporcionada de trabajo y tiempo (artículo 18, parte 4, de la citada Ley). El Comité advierte contra la utilización del término \<\<base de datos\>\> en relación con el derecho de acceso a la información, refiriéndose al hecho de que este término se define a menudo de diferentes maneras. El Comité también llama la atención sobre la Ley lituana sobre registros estatales[\[30\],](#_ftn30){#_ftnref30} que establece que \<\<los datos públicos recopilados por un registro pueden facilitarse a las personas que utilicen datos del registro con el fin de prestar servicios de información a terceros en forma de extracto de base de datos, incluidos todos los datos almacenados en la base de datos o parte de ella, de acuerdo con los deseos del destinatario de los datos del registro. No obstante, este extracto debe ajustarse al contrato de suministro de datos del registro, que debe abarcar el formato del extracto, el contenido y los procedimientos de pago de los datos suministrados.\>\>.
**Hungría** cuenta con legislación[\[31\]](#_ftn31){#_ftnref31} que prevé el acceso a la \<\<información pública\>\>. Esto significa "cualquier conocimiento e información, no incluidos en la definición de datos personales, procesados por un órgano o persona que desempeñe una función de gobierno estatal o local determinada por la ley, independientemente del método o formato en el que se registren y su carácter independiente o recopilado". Esto incluye tanto documentos como datos. Por lo tanto, la legislación húngara no plantea problemas en relación con la cuestión de si el contenido de las bases de datos está incluido o no en el derecho de acceso del público.
**Los Países Bajos**tienen una Ley de Transparencia Administrativa (\<\<Wet openbaarheid van bestuur\>\>, más conocida como \<\<Wob\>\>), que define el término \<\<documento\>\> como \<\<una pieza escrita u otro material que contenga datos\>\> y que esté en posesión de una autoridad administrativa. Sin embargo, el término \<\<documento\>\> se interpreta en un sentido amplio. El Consejo de Estado, en una sentencia de 12 de octubre de 2005 (ref. 200409392/1), dictaminó que un archivo informático que contiene datos también puede considerarse un documento. Por lo tanto, el término \<\<documento\>\> no solo abarca las piezas escritas, sino también los discos informáticos con datos electrónicos, archivos electrónicos y programas informáticos.
**La** **Constitución de Rumania de**1991 establece el derecho a la información. El artículo 31 de la Constitución dispone lo siguiente:
El derecho de acceso de una persona a cualquier información de interés público no se restringirá.
(2) Las autoridades públicas, de acuerdo con su competencia, estarán obligadas a proporcionar información correcta a los ciudadanos en asuntos públicos y asuntos de interés personal.
(3) El derecho a la información no será perjudicial para las medidas de protección de los jóvenes ni para la seguridad nacional.
(4) Los medios de comunicación públicos y privados estarán obligados a proporcionar información correcta a la opinión pública.
(5) Los servicios públicos de radio y televisión serán autónomos. Deben garantizar a cualquier grupo social y político importante el ejercicio del derecho al tiempo de emisión. La organización de estos servicios y el control parlamentario de su actividad estarán regulados por una ley orgánica.\>\>
La ley relativa al libre acceso a la información de interés público[\[32\]](#_ftn32){#_ftnref32} aplica esta disposición constitucional. Prevé el acceso a la "información de interés público": Por "información de interés público" se entiende toda información relacionada con las actividades de una autoridad u organización pública o resultante de ellas, independientemente del marco, la forma o la forma de expresión de la información. De acuerdo con la misma legislación, el término "documento" abarca cualquier contenido informativo o parte de dicho contenido, independientemente del método o formato en el que se grabe (papel, electrónicamente, audio, video o audiovisual). La legislación no otorga acceso a "información personal" (cualquier información sobre una persona física identificada o identificable). Según el Defensor del Pueblo rumano, esta disposición tiene por objeto proteger el derecho a la intimidad personal y familiar, que también está estipulado en la Constitución. Si la solicitud de información implica la reproducción de los documentos en poder de la autoridad u organización pública, el peticionario asumirá el costo de la reproducción, de conformidad con la ley. A este respecto, el Defensor del Pueblo rumano explicó que esta disposición se está debatiendo actualmente en el Parlamento y podría modificarse como sigue: \<\<los costes soportados por el peticionario (persona que solicitó el acceso a la información) no excederán de los costes soportados por la autoridad pública para presentar copias de los documentos solicitados\>\>.
El Defensor del Pueblo rumano señaló en su respuesta que \<\<el acceso a la información de interés público implica el acceso a cualquier información o parte de ella, independientemente del método o formato en que se grabe (papel, electrónicamente, audio, vídeo o audiovisual)\>\>. Esta interpretación ha sido confirmada por el Tribunal Constitucional. Con arreglo a la misma legislación, las autoridades rumanas deben garantizar que la información de interés público esté gradualmente disponible, a través de bases de datos accesibles al público a nivel nacional.
La *Agencia* *de Estrategias Gubernamentales* también respondió a la carta de consulta del Defensor del Pueblo Europeo. Esta Agencia supervisa la aplicación de la legislación relativa al libre acceso a la información pública por parte de las autoridades públicas. La Agencia declaró que el Parlamento rumano había adoptado legislación específica[\[33\]](#_ftn33){#_ftnref33} relativa al registro de documentos en formato electrónico. Esta legislación establece el marco jurídico para la creación, conservación, consulta y utilización de documentos archivados en formato electrónico o que se archivarían en un archivo electrónico. Toda persona tiene derecho a entregar documentos electrónicos para su custodia en un archivo electrónico. El derecho de acceso a estos documentos se proporciona solo con el acuerdo del propietario del documento.
**Eslovenia** cuenta con una legislación que prevé el acceso a la información que está a disposición de la administración y que está contenida en un medio para que se pueda acceder repetidamente a ella, y que también es "información de carácter público" incluida en el ámbito de trabajo de la administración. Por consiguiente, las bases de datos electrónicas están comprendidas en el ámbito de aplicación de dicha normativa. El organismo competente para tramitar las reclamaciones relativas a la denegación de acceso es el Comisionado de Información de Eslovenia. La legislación eslovena establece que, por lo que se refiere a la transformación/tratamiento o extractos de información, una autoridad pública puede denegar el acceso por una carga onerosa, si ello va más allá de una simple operación. Los organismos públicos no están obligados a recopilar, crear o procesar nuevos documentos para satisfacer una solicitud de acceso. Sin embargo, en la práctica actual del Comisario de Información esloveno, el umbral para las bases de datos electrónicas es más favorable para los solicitantes (por ejemplo, una búsqueda de 10 minutos en una base de datos SQL se consideraría razonable). La Defensora del Pueblo eslovena señaló, en su carta, que, en principio, la cantidad o el alcance de la información que alguien puede solicitar no está limitado. No obstante, si los costes de la comunicación de esta información superan aproximadamente los 84 EUR, el órgano público podrá solicitar un anticipo.
**Eslovaquia** cuenta con legislación[\[34\]](#_ftn34){#_ftnref34} que prevé el acceso a la información. De conformidad con el artículo 3, apartado 1, de la Ley de Libertad de Información, "toda persona tiene derecho a acceder a la información que obre en poder de las personas obligadas".
El Defensor Público Eslovaco de los Derechos señala una publicación titulada "Derecho a la información: interpretación de la Ley de libertad de información, problemas de la práctica, decisiones de los tribunales\>\>[\[35\],](#_ftn35){#_ftnref35} según la cual \<\<la información en poder de la persona obligada\>\> incluye no solo la información que la persona obligada ha creado en sus actividades, sino también la información que ha recibido. Según la misma publicación, la Ley de Libertad de Información no impone la obligación, a raíz de una solicitud de acceso, de crear información que no existía en el momento de la solicitud.
Además, según la misma publicación, la información recuperada automáticamente de una base de datos (por ejemplo, a través de una orden de recuperación en Excel u otra base de datos), no puede considerarse como información que no está en poder de la persona obligada. Una base de datos informática consiste en información organizada de acuerdo con varios criterios y, al poner el orden, la información solo se recupera de ella. Por lo tanto, si una base de datos contiene en sí misma un criterio, entonces una solicitud de un extracto de la base de datos sobre la base de este criterio (por ejemplo, sobre la base de una dirección de residencia, una fecha o un productor) no constituye la creación de nueva información.
El Defensor concluye que el aspecto clave a la hora de evaluar si un organismo de la administración pública posee o no información es si la concesión de acceso a la información requiere una modificación cualitativa y sustantiva de dicha información.
El Defensor señala además la Ley sobre los sistemas de información de la administración pública[\[36\],](#_ftn36){#_ftnref36} que, *entre otras cosas,* regula el suministro de información a partir de dichos sistemas de información.
El Defensor afirma además que no tiene conocimiento de prácticas administrativas, trabajos académicos o casos pendientes ante los tribunales o la jurisprudencia relativos específicamente a la cuestión planteada por el Defensor del Pueblo Europeo. Además, el Defensor no ha recibido ninguna denuncia sobre esta cuestión hasta la fecha.
**Finlandia** dispone de legislación sobre el acceso a los documentos y otra información en poder de las autoridades públicas[\[37\].](#_ftn37){#_ftnref37} Según la Ley sobre la apertura de las actividades del Gobierno[\[38\],](#_ftn38){#_ftnref38} el acceso a la información contenida en los documentos no depende de la forma en que la información esté en poder de las autoridades públicas. La evaluación de la divulgación de información se realiza sobre la base del contenido de la información solicitada. Por lo tanto, el derecho de acceso a la información contenida en una base de datos (o en otro formato electrónico) está sujeto a los mismos principios que se aplican a la información contenida en papel. Esto significa que el solicitante tiene derecho de acceso a la información almacenada en una base de datos si tiene derecho de acceso a la misma información almacenada en papel.
El término \<\<documento\>\> se define en la citada legislación finlandesa como \<\<una presentación escrita o visual; así como un mensaje relativo a un tema o asunto determinado y consistente en signos que, en virtud del uso al que se destinan, están destinados a ser tomados en su conjunto, pero solo son descifrables por medio de un ordenador, una grabadora de audio o vídeo o algún otro dispositivo técnico".[\[39\]](#_ftn39){#_ftnref39} El proyecto de ley del Gobierno sobre la apertura de las actividades del Gobierno contiene la siguiente justificación para la definición amplia de documento mencionada anteriormente con respecto a las bases de datos: \<\<Debido al carácter de la tecnología de la información, el derecho de acceso a la información mantenido por el tratamiento automático de datos es más versátil que el derecho de información en el caso de los documentos tradicionales. La tecnología de la información hace posible la combinación de datos diversos y, por lo tanto, el derecho a la información abarca, de hecho, también los mensajes que no son combinados ni impresos por la propia autoridad pública. Estos documentos se denominan documentos "potenciales" o "virtuales". Si es posible realizar una búsqueda libre en el sistema de datos de la autoridad pública, entonces cualquier mensaje, que pueda detectarse sin nueva programación, está sujeto al derecho de información contenido en este \[proyecto de\] ley, independientemente del hecho de que la autoridad pública utilice una búsqueda similar en sus actividades ".{#_ftnref40}
**Suecia** cuenta con legislación constitucional sobre el acceso a los documentos. La Ley de libertad de prensa (tras una reforma de 2002) contiene lo siguiente (el subrayado es nuestro):
\<\<Capítulo 2. Sobre el carácter público de los documentos oficiales
Art. 3. Se entiende por documento cualquier material o grabación escrita o pictórica que pueda leerse, escucharse o comprenderse de otro modo utilizando únicamente ayudas técnicas. Un documento es oficial si está en poder de una autoridad pública y si puede considerarse, con arreglo a los artículos 6 o 7, que ha sido recibido o elaborado por dicha autoridad.
Se considerará que una grabación con arreglo al apartado 1 está en poder de una autoridad pública, si está a disposición de la autoridad que utiliza ayudas técnicas, que la propia autoridad emplea, para la comunicación de tal forma que pueda ser leída, escuchada o comprendida de otro modo. Sin embargo, una recopilación de información tomada del material registrado para el procesamiento automático de datos se considera en poder de la autoridad solo si la autoridad puede ponerla a disposición utilizando medios rutinarios.
Sin embargo, una recopilación de información tomada del material registrado para el procesamiento automático de datos no se considera en poder de la autoridad si la recopilación contiene información personal y la autoridad no está autorizada por ley, o en virtud de un instrumento legal, para poner a disposición la recopilación. Se entiende por información personal cualquier información que pueda remitirse directa o indirectamente a una persona privada.\>\>
Se hace una distinción entre los documentos completados y los documentos potenciales. Los documentos \<\<completados\>\> i) han sido objeto de una redacción final; ii) ya existen; iii) tener un contenido fijo, que iv) pueda reproducirse. La administración puede recuperar dichos documentos a través de equipos que utiliza ella misma. La recuperación no tiene que ser una "operación rutinaria". La recuperación de tales documentos "completados" es esencialmente comparable a la recuperación de documentos clásicos en papel. Los documentos \<\<potenciales\>\> consisten en colecciones de información que se han reunido a partir del contenido de una base de datos. Solo llegan a existir en respuesta a una solicitud de acceso. Las colecciones se realizan a través de medios técnicos ya disponibles para la administración. Estos documentos "potenciales" solo se consideran en poder de la administración (y, por lo tanto, un documento público) si la administración puede producirlos a través de medios / operaciones "rutinarios". El propósito de esta regla es que la administración no gaste una cantidad irrazonable de trabajo o recursos respondiendo a solicitudes de documentos "potenciales" que ella misma no utiliza para sus propias actividades. La interpretación de los medios/operaciones \<\<rutinarios\>\> se ha dejado a la jurisprudencia y a la práctica. Esto proporciona un grado de flexibilidad, que es útil a la luz del desarrollo generalmente rápido de los sistemas de TI. Lo que está muy claro, sin embargo, es que la reescritura de programas informáticos no es "rutinaria".
Las normas anteriores son, en gran medida, una codificación de la jurisprudencia.
La legislación de 2002 no parece haber sido interpretada en declaraciones de los Defensores del Pueblo parlamentarios suecos.
**El Reino Unido** dispone de legislación que prevé el acceso a la información[\[41\].](#_ftn41){#_ftnref41} Establece el derecho de acceso a la información en poder de las autoridades públicas. \<\<Información\>\> se define como \<\<información registrada en cualquier forma\>\>[\[42\].](#_ftn42){#_ftnref42} El Tribunal de Información del Reino Unido ha confirmado que la Ley se refiere a un derecho de acceso a la \<\<información\>\> y no (solo) a un derecho de acceso a los \<\<documentos\>\>. La Ley se centra en el contenido de la información y no en la forma en que se conserva. En la práctica, los solicitantes tienden a pedir acceso a \<\<documentos\>\> más o menos específicos en lugar de \<\<información sobre\>\>; y las autoridades públicas tienden a responder aportando documentos que contienen la información pertinente.
El Tribunal de Información ha llegado a la conclusión de que el contenido de las bases de datos entra en el ámbito de aplicación de la Ley (la Ley no contiene ninguna definición de \<\<base de datos\>\>). A modo de ejemplo, el correspondiente Reglamento sobre información medioambiental del Reino Unido también funciona con un amplio término de información \<\<en cualquier forma material\>\>. El Tribunal de Información se ha ocupado de ello para abarcar toda una base de datos que contiene información sobre transmisores de radio celulares.
La carga de trabajo en la recuperación de información de las bases de datos ha sido objeto de revisión por parte del Comisionado de Información del Reino Unido. En un caso reciente, el Ministerio del Interior del Reino Unido argumentó que para localizar, recuperar y extraer la información en cuestión, tendría que escribir y ejecutar un informe. El Comisionado de Información no aceptó que el nivel de dificultad que entrañaba la realización de estas actividades influyera en el hecho de que la información estuviera o no en poder de una autoridad pública. Decidió que la información solicitada estaba en poder del Ministerio del Interior y que, al no proporcionarla o proporcionar razones alternativas en virtud de la Ley para no hacerlo, infringía la Ley.
#### Pregunta 2 - ¿Reglas proactivas?
**Puntos introductorios:**
(A) Algunas de las contribuciones se referían a las leyes nacionales sobre el acceso a la información medioambiental, que contienen la obligación de organizar proactivamente la información medioambiental de tal manera que pueda facilitarse rápida y eficazmente al público, especialmente en formato electrónico. Esta obligación se desprende, en esencia, de la Directiva 2003/4, que en su artículo 7, apartado 1, establece lo siguiente:
\<\<Los Estados miembros adoptarán las medidas necesarias para garantizar que las autoridades públicas organicen la información medioambiental que sea pertinente para sus funciones y que obre en su poder o para ellas, con vistas a su difusión activa y sistemática al público, en particular mediante telecomunicaciones informáticas y/o tecnología electrónica, cuando estén disponibles. (...)\>\>.
Por lo tanto, este derecho se aplica a todos los Estados miembros y no se repite en las siguientes cuentas.
(B) La presente parte se refiere a normas específicas sobre medidas proactivas relacionadas con el acceso del público a los documentos y la información. No entra en detalles sobre los deberes básicos de un buen mantenimiento de registros.
**Hungría** no parece tener normas proactivas específicas. No obstante, la Comisaria húngara de Información formula las siguientes observaciones. En la mayoría de los casos, los organismos públicos solo tienen en cuenta sus propias tareas a la hora de crear bases de datos grandes y complejas. Esto hace que sea imposible o muy costoso procesar solicitudes de acceso. El Comisionado de Información húngaro ha investigado el caso de una solicitud de acceso relativa a datos forestales contenidos en una base de datos. En este caso, surgieron dificultades porque la categoría de datos solicitados solo podía proporcionarse con un esfuerzo considerable y con altos costos. Dado que el responsable público del tratamiento de datos en ese caso no estaba obligado a recopilar y tratar los datos, incluso a cambio de tasas adicionales, la persona que solicitaba el acceso no podía obtener la información en cuestión. El Comisario húngaro de Información considera que podría ser útil consultar a una serie de partes interesadas pertinentes en la fase de diseño de una base de datos pública grande y compleja (por ejemplo, expertos externos, agentes del mercado, ONG, representantes de los medios de comunicación y comisarios de información). El Comisario de Información señala, además, que es difícil identificar toda la gama de usos de una base de datos, y que debe considerarse la posibilidad de conceder al solicitante acceso directo a la base de datos en cuestión (a menos que, por supuesto, esto implique el acceso a información confidencial).
**Países Bajos:** En el marco de la actual Ley de Transparencia de la Administración, es muy difícil determinar qué autoridad administrativa tiene que poner a disposición del público qué información y de qué manera (en qué momento y contra qué costes). Sin embargo, las autoridades administrativas están sujetas a una transparencia activa y están obligadas a facilitar en Internet información general sobre sus tareas, organización y actividades (proyectos recientemente realizados o en curso), así como sobre los documentos más importantes y dónde pueden encontrarse. Según el informe presentado en diciembre de 2000 al Parlamento neerlandés (véase más adelante la pregunta 3), el nuevo proyecto de ley podría promover una distribución proactiva de la información al prever que la autoridad administrativa, cuando reciba una solicitud de acceso pasivo, verifique siempre si hay motivos para proceder a la concesión de acceso activo, especialmente en casos de información voluminosa, como la información ubicada en bases de datos o sistemas de información.
**Eslovaquia** no parece tener normas proactivas específicas. Sin embargo, en respuesta a esta pregunta, el Defensor señaló la Concepción Nacional de Informatización de la Administración Pública, que es un documento estratégico relativo a la introducción de la administración electrónica en Eslovaquia[\[43\].](#_ftn43){#_ftnref43}
La ley **finlandesa** sobre la apertura de las actividades del Gobierno[\[44\]](#_ftn44){#_ftnref44} establece la obligación de las autoridades públicas de promover el acceso a la información y una buena gestión de la información.[\[45\]](#_ftn45){#_ftnref45} Esta ley contiene, entre otras cosas, la obligación de las autoridades de i) mantener un índice de todos los asuntos presentados y tomados para su consideración y de todos los asuntos considerados y decididos, o de garantizar de otro modo que sus documentos públicos puedan localizarse fácilmente; ii) elaborar y poner a disposición especificaciones sobre sus sistemas de gestión de la información y la información pública contenida en ellos; iii) planificar y llevar a cabo su administración de documentos e información y los sistemas de gestión de la información y los sistemas informáticos que mantienen de manera que se pueda acceder sin esfuerzo a los documentos.
**En Suecia**, se considera que el amplio requisito constitucional de conceder acceso a los documentos constituye un fuerte incentivo para el establecimiento y mantenimiento de registros de fácil acceso, incluido el mantenimiento de información en bases de datos. En la práctica, la 'Autoridad para el Desarrollo Administrativo' (Verket för förvaltningsutveckling) promueve, entre otras cosas, el establecimiento y mantenimiento de sistemas que permitan una implementación rápida y eficiente de los requisitos constitucionales para otorgar acceso.
**El Reino Unido** no informó sobre ninguna norma proactiva pertinente. No obstante, cabe señalar que las autoridades públicas del Reino Unido están obligadas a elaborar y mantener un sistema de publicación que prevea la difusión proactiva de información[\[46\].](#_ftn46){#_ftnref46} Un esquema de publicación es el compromiso de la autoridad de proporcionar información al público de manera rutinaria y proactiva. Todos estos sistemas deben ser aprobados por el Comisionado de Información del Reino Unido. Y deben ser revisados regularmente. Además, el Comisario de Información ha puesto en marcha una \<\<Iniciativa de mantenimiento del desarrollo\>\> para animar a las autoridades públicas a mejorar y ampliar los sistemas de publicación existentes.
#### Pregunta 3 - ¿Iniciativas o procedimientos en curso?
**Dinamarca:** Una comisión para la reforma de la legislación danesa en materia de acceso, presidida por el Ombudsman Parlamentario danés, presentará su primer informe en el invierno de 2008/2009. En el momento de redactar el presente informe, sus deliberaciones seguían siendo confidenciales.
**Países Bajos:** A principios de 2000, a petición del Ministerio del Interior, se presentó al Parlamento neerlandés (segunda Cámara) un informe sobre las consecuencias de la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la Ley de transparencia de la administración (Wob). El informe recomendaba abandonar el término "documento" en la Ley, ya que este término no se consideraba adecuado para abarcar las colecciones electrónicas modernas de datos, como las bases de datos y los sistemas de información. Sin embargo, el Gobierno aún no ha aplicado las recomendaciones. En el proyecto de nueva Ley de Transparencia de la Administración, la definición del término documento se amplía también a la información que puede obtenerse automáticamente de un contenedor de datos de una manera sencilla. Se puede concluir que, por el momento, el término "documento" está sujeto a discusión, pero que de todos modos se interpreta en un sentido amplio.
*** ** * ** ***
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Artículo 3, letra a), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO 2001, L 145, p. 43).
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Propuesta de modificación del artículo 3 de la \<\<Propuesta de Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión\>\> (presentada por la Comisión), Bruselas, 30 de abril de 2008, COM(2008) 229 final, 2008/0090 (COD).
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa a la reutilización de la información del sector público (DO L 345, p. 90); y Directiva 2003/4/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2003, relativa al acceso del público a la información medioambiental y por la que se deroga la Directiva 90/313/CEE del Consejo (DO 2003, L 41, p. 26).
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Hungría, Lituania, Estonia, Rumanía y la República Eslovaca.
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Ley LXIII de 1992 de Protección de Datos de Carácter Personal y Divulgación de Información de Interés Público. Esto implementa el derecho constitucional de acceso a la información pública, que se insertó en la Constitución de 1989.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Ley de Libertad de Información (n.o 211/2000 Rec.), artículo 3, apartado 1; y véase la Constitución de la República Eslovaca (Ley n.o 460/1992 Recop.), que establece el derecho a la información y la obligación de las autoridades públicas de facilitar información (artículo 26, apartados 1 y 4).
[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Ley de Libertad de Información (n.o 106/1999 Rec.), artículo 3, apartado 3.
[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Ley de libertad de información de 2000 (FOIA).
[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Artículo 84 de la FOIA.
[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Leyes de Libertad de Información de 1998 y 2003.
[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Principalmente la Ley de Acceso a Archivos de la Administración Pública de 1985.
[\[12\]](#_ftnref12){#_ftn12} Ley de Libertad de Prensa (tras una reforma de 2002), capítulo 2.
[\[13\]](#_ftnref13){#_ftn13} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales (Laki *viranomaistoiminnan julkisuudesta)* n.o 621/1999. Esta ley derogó la Ley de Publicidad de Documentos Oficiales (n.o 83/1951).
[\[14\]](#_ftnref14){#_ftn14} La Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales se aplica no solo a las autoridades públicas, sino también a las corporaciones, instituciones, fundaciones y particulares designados para el desempeño de una tarea pública cuando ejercen autoridad pública.
[\[15\]](#_ftnref15){#_ftn15} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales, artículo 5, apartado 1.
[\[16\]](#_ftnref16){#_ftn16} Proyecto de ley del Gobierno sobre la Ley de apertura de las actividades del Gobierno (HE no 90/1998 vp). La traducción facilitada por los servicios del Defensor del Pueblo Europeo.
[\[17\]](#_ftnref17){#_ftn17} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales (Laki *viranomaistoiminnan julkisuudesta)* n.o 621/1999.
[\[18\]](#_ftnref18){#_ftn18} Ley de Apertura de las Actividades Gubernamentales, Capítulo 5, Artículos 17-21.
[\[19\]](#_ftnref19){#_ftn19} Respuesta del Defensor del Pueblo Europeo, P. Nikiforos Diamandouros, al Libro Verde de la Comisión \<\<Acceso público a los documentos en poder de las instituciones de la Comunidad Europea: una revisión\>\> (http://www.ombudsman.europa.eu/letters/es/20070711-1.htm).[](/letters/en/20070711-1.htm)
[\[20\]](#_ftnref20){#_ftn20} Diario Oficial 2001 L 145, p. 43.
[\[21\]](#_ftnref21){#_ftn21} Véase <https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/good-administration_en>
[\[22\]](#_ftnref22){#_ftn22} Todos los resúmenes de las respuestas figuran en el protocolo habitual de la UE.
[\[23\]](#_ftnref23){#_ftn23} - Carta de los Derechos y Libertades Fundamentales (Ley n.o 2/1993 Recop.), que establece el derecho a buscar y difundir información (artículo 17, apartado 4);
Ley de Libertad de Información (n.o 106/1999 Coll.);
Ley sobre el derecho a la información medioambiental (n.o 123/1998 Rec.).
[\[24\]](#_ftnref24){#_ftn24} En checo: *Otev* *řená společnost, o.p.s.* (www.otevrete.cz);[](http://www.otevrete.cz/) [www.otevrenaspolecnost.cz)](http://www.otevrenaspolecnost.cz/)
[\[25\]](#_ftnref25){#_ftn25} Principalmente la Ley de Acceso a los Archivos de la Administración Pública de 1985.
[\[26\]](#_ftnref26){#_ftn26} Leyes de libertad de información de 1998 y 2003.
[\[27\]](#_ftnref27){#_ftn27} Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.
[\[28\]](#_ftnref28){#_ftn28} L. 7 agosto 1990 n. 241, y D.P.R. 28. dicembre 2000 n. 445.
[\[29\]](#_ftnref29){#_ftn29} Diario Oficial de 2000, no 10-236; 2005, no 139-5008; la ley transpone la Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa a la reutilización de la información del sector público.
[\[30\]](#_ftnref30){#_ftn30} Diario Oficial de 1996, no 86-2043; 2004, no 124-4488.
[\[31\]](#_ftnref31){#_ftn31} Ley LXIII de 1992 de Protección de Datos Personales y Divulgación de Información de Interés Público. Esto implementa el derecho constitucional de acceso a la información pública, que se insertó en la Constitución de 1989.
[\[32\]](#_ftnref32){#_ftn32} **[**Ley n.o 544, de 12 de octubre de 2001,** **relativa al libre acceso a la información de interés público**](http://www.mdlpl.ro/_documente/info_public/law_544.pdf)** **.**
[\[33\]](#_ftnref33){#_ftn33} Ley No 135, de 22 de mayo de 2007, relativa al registro de documentos en formato electrónico.
[\[34\]](#_ftnref34){#_ftn34} - Constitución de la República Eslovaca (Ley n.o 460/1992 Recop.), que establece el derecho a la información y la obligación de las autoridades públicas de facilitar información (artículo 26, apartado 1, punto 4);
Ley de Libertad de Información (n.o 211/2000 Coll.);
- Ley de información medioambiental (n.o 123/1998 Rec.)
En el original: \<\<Právo*na informácie: Výklad k zákonu o slobodnom prístupe k informáciám, problémy z praxe, rozhodnutia súdov* ' publicado en 2006 por la ONG '*C* *itizen and democracy* ' (Občan a demokracia), disponible en [http://www.oad.sk/files/downloads/Pravo_na_informacie.pdf.](http://www.oad.sk/files/downloads/Pravo_na_informacie.pdf){#_ftn35}
[\[36\]](#_ftnref36){#_ftn36} Ley n.o 275/2006 Coll.
[\[37\]](#_ftnref37){#_ftn37} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales (Laki *viranomaistoiminnan julkisuudesta)* n.o 621/1999. Esta ley derogó la Ley de Publicidad de Documentos Oficiales (n.o 83/1951).
[\[38\]](#_ftnref38){#_ftn38} La Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales se aplica no solo a las autoridades públicas, sino también a las corporaciones, instituciones, fundaciones y particulares designados para el desempeño de una tarea pública cuando ejercen autoridad pública.
[\[39\]](#_ftnref39){#_ftn39} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales, artículo 5, apartado 1.
[\[40\]](#_ftnref40){#_ftn40} Proyecto de ley del Gobierno sobre la Ley de apertura de las actividades del Gobierno (HE no 90/1998 vp). La traducción facilitada por los servicios del Defensor del Pueblo Europeo.
[\[41\]](#_ftnref41){#_ftn41} Ley de Libertad de Información de 2000 (FOIA).
[\[42\]](#_ftnref42){#_ftn42} Sección 84 de la FOIA.
[\[43\]](#_ftnref43){#_ftn43} <http://www.informatizacia.sk/strategicke-dokumenty-is/600s>
[\[44\]](#_ftnref44){#_ftn44} Ley sobre la apertura de las actividades gubernamentales (Laki *viranomaistoiminnan julkisuudesta)* n.o 621/1999.
[\[45\]](#_ftnref45){#_ftn45} Ley de Apertura de las Actividades Gubernamentales, Capítulo 5, Artículos 17-21.
[\[46\]](#_ftnref46){#_ftn46} Sección 19 de la Ley de Libertad de Información del Reino Unido de 2000.