Normele de aplicare de mai jos se află momentan sub revizuire pentru a lua în considerare Regulamentul (EU, Euratom) 2021/1163 al Parlamentului European, în urma întocmirii noului Statut al Ombudsmanului European.

Decizia Ombudsmanului European de adoptare a normelor de aplicare

Articolul 1 : Definiții

În sensul prezentelor norme de aplicare:

(a) „instituție” înseamnă o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție a Uniunii Europene;

(b) „statutul” se referă la Decizia Parlamentului European privind reglementările și condițiile generale de exercitare a atribuțiilor Ombudsmanului ^[1];

(c) „Ombudsmanul” este persoana aleasă de Parlamentul European în conformitate cu articolul 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene;

(d) „secretariatul” este compus din funcționarii și agenții care oferă asistență Ombudsmanului;

(e) „document” înseamnă orice conținut, indiferent de suport (scris pe hârtie sau stocat sub formă electronică sau ca înregistrare audio, video sau audiovizuală).

Articolul 2 : Primirea plângerilor

2.1. Ombudsmanul acceptă plângerile transmise în scris, fie electronic, fie pe suport de hârtie. Ombudsmanul ia măsurile adecvate pentru a ajuta persoanele cu handicap să își exercite dreptul de a înainta o plângere Ombudsmanului.

2.2. Reclamantul trebuie să indice informațiile din cuprinsul plângerii pe care le consideră confidențiale. Indicarea anumitor informații drept confidențiale de către reclamant nu îl împiedică pe Ombudsman să comunice informațiile respective instituției în cauză, în scopul efectuării anchetei.

2.3. O petiție transferată Ombudsmanului de către Parlamentul European, cu acordul petiționarului, se tratează ca o plângere.

2.4. Atunci când este cazul și cu acordul reclamantului, Ombudsmanul poate să transfere o plângere către o altă autoritate competentă.

Articolul 3 : Prelucrarea inițială a plângerilor

3.1. În conformitate cu articolul 2 din statut, Ombudsmanul stabilește dacă plângerea este de competența sa și, în caz afirmativ, dacă poate fi admisă. Secretariatul poate solicita reclamantului să furnizeze informații sau documente suplimentare pentru a permite Ombudsmanului să stabilească admisibilitatea plângerii.

3.2. Dacă plângerea nu este de competența Ombudsmanului, sau dacă este inadmisibilă, Ombudsmanul închide dosarul referitor la plângere.

3.3. Ombudsmanul hotărăște dacă există temei pentru anchetarea unei plângeri admisibile. Dacă Ombudsmanul consideră că nu există temei pentru inițierea unei anchete, Ombudsmanul închide dosarul referitor la plângere.

Articolul 4 : Măsuri în vederea obținerii de informații în cursul anchetelor

4.1. În cazul în care Ombudsmanul constată că deschiderea unei anchete este întemeiată, Ombudsmanul stabilește acuzațiile formulate de reclamant care pot face obiectul anchetei respective.

4.2. Ombudsmanul poate solicita instituției vizate să formuleze un răspuns la aceste acuzații. De asemenea, Ombudsmanul poate cere ca instituția să includă în acest răspuns poziția sa cu privire la anumite aspecte specifice ale acuzațiilor și la anumite probleme specifice legate direct sau indirect de plângere.

4.3. Ombudsmanul poate solicita unei instituții să îi trimită informații sau documente. De asemenea, după consultarea cu instituția în cauză, Ombudsmanul poate să dispună examinarea documentelor relevante.

4.4. Răspunsurile instituției cu privire la aspectele menționate la alineatele 4.2 și 4.3 trebuie formulate în termenul stabilit de Ombudsman, care nu trebuie să depășească durata de trei luni, în mod normal. Termenul precis pentru oferirea unui răspuns trebuie să fie rezonabil, ținând seama de complexitatea și urgența anchetei. Dacă Ombudsmanul consideră că ancheta este de interes public, termenul de răspuns trebuie să fie cât mai scurt posibil, fără a fi nerezonabil. În cazul în care instituția în cauză nu este în măsură să ofere un răspuns Ombudsmanului în termenul stabilit, aceasta trebuie să facă o cerere de prelungire motivată.

4.5. Ombudsmanul poate solicita instituției în cauză să organizeze o întâlnire cu Ombudsmanul cu scopul de a clarifica aspectele care fac obiectul anchetei.

4.6. Ombudsmanul poate solicita funcționarilor sau altor agenți ai instituției să depună mărturie în conformitate cu normele prevăzute în statut. Ombudsmanul poate hotărî ca persoana respectivă să depună mărturie în condiții de confidențialitate.

4.7. În scopul efectuării unei anchete, Ombudsmanul poate solicita unui stat membru, prin intermediul Reprezentanței sale permanente, să furnizeze informații sau documente referitoare la presupusul act de administrare defectuoasă comis de o instituție, în conformitate cu normele prevăzute în statut.

4.8. În cazul în care o instituție sau un stat membru furnizează Ombudsmanului informații sau documente în conformitate cu alineatul 4.2., 4.3, 4.5 sau 4.7, acestea trebuie să precizeze în mod clar care sunt informațiile pe care le consideră confidențiale. Ombudsmanul nu va dezvălui aceste informații confidențiale nici reclamantului, nici publicului, decât cu acordul prealabil al instituției sau al statului membru în cauză.

4.9. Dacă instituția sau statul membru nu oferă asistență Ombudsmanului conform alineatului 4.2, 4.3, 4.5 sau 4.7, Ombudsmanul trebuie să reamintească instituției sau statului membru în cauză de ce este necesară asistența respectivă. În cazul în care, în urma discuțiilor purtate cu instituția sau cu statul membru în cauză, problema nu poate fi rezolvată în mod satisfăcător, Ombudsmanul informează Parlamentul European și îi solicită acestuia să ia toate măsurile pe care le consideră adecvate.

4.10. În scopul efectuării unei anchete, Ombudsmanul poate să solicite reclamantului sau oricărei terțe părți să îi furnizeze informații sau documente, sau să clarifice informațiile sau documentele care i-au fost deja furnizate. De asemenea, Ombudsmanul poate să solicite o întrevedere cu reclamantul, pentru a clarifica chestiuni care fac obiectul anchetei.

4.11. Ombudsmanul poate să dispună efectuarea unor studii sau rapoarte de expertiză pe care le consideră relevante pentru anchetă.

Articolul 5 : Propuneri de soluții

5.1. În cazul în care consideră că o plângere poate fi soluționată, Ombudsmanul încearcă să găsească o soluție împreună cu instituția în cauză.

5.2. Instituția în cauză trebuie să răspundă propunerii Ombudsmanului privitoare la soluționare într-un termen specificat, care în mod normal nu trebuie să depășească trei luni. Termenul precis pentru oferirea unui răspuns trebuie să fie rezonabil, ținând seama de complexitatea și urgența anchetei. Dacă Ombudsmanul consideră că ancheta este de interes public, termenul stabilit trebuie să fie cât mai scurt posibil, fără a fi nerezonabil. În cazul în care instituția în cauză nu este în măsură să ofere un răspuns Ombudsmanului în termenul stabilit, aceasta trebuie să facă o cerere de prelungire motivată.

5.3. După primirea răspunsului instituției, Ombudsmanul îi furnizează reclamantului o copie a propunerii de soluție și a răspunsului instituției la propunerea respectivă. Reclamantul îi poate transmite Ombudsmanului observațiile sale în termen de o lună.

Articolul 6 : Constatări și recomandări

6.1. În cursul unei anchete Ombudsmanul poate face sugestii de îmbunătățire cu privire la chestiunile legate de ancheta în cauză.

6.2. Atunci când Ombudsmanul nu constată niciun act de administrare defectuoasă, atunci când se găsește o soluție sau când nu se mai justifică continuarea anchetei, Ombudsmanul închide ancheta printr-o decizie în care își prezintă constatările. Ombudsmanul transmite decizia reclamantului și instituției în cauză.

6.3. În cazul în care constată administrarea defectuoasă, Ombudsmanul adresează instituției în cauză recomandări corespunzătoare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statut și solicită instituției să formuleze un aviz referitor la recomandările respective în termen de trei luni. Avizul trebuie să precizeze dacă instituția a pus în aplicare recomandările respective și, în caz afirmativ, modul în care a făcut acest lucru sau intenționează să îl facă. Ombudsmanul transmite avizul reclamantului, care poate prezenta observații cu privire la acesta în termen de o lună.

6.4. În cazul în care Ombudsmanul ia la cunoștință că faptele anchetate au devenit obiectul unei proceduri judiciare, Ombudsmanul închide ancheta și informează reclamantul și instituția.

Articolul 7 : Închiderea anchetelor în urma cărora s-a constatat administrare defectuoasă și rapoartele către Parlament

7.1. După analizarea avizului instituției în cauză, precum și a oricăror observații formulate de reclamant în conformitate cu articolul 6 alineatul 6.3 din prezenta decizie, Ombudsmanul poate închide ancheta, prezentând concluziile finale.

7.2. Ombudsmanul transmite Parlamentului European rapoarte periodice cu privire la anchetele derulate, inclusiv printr-un raport anual.

7.3. Ombudsmanul poate prezenta Parlamentului European un raport special cu privire la orice anchetă în care s-a constatat administrare defectuoasă și pe care Ombudsmanul o consideră a fi de interes public semnificativ.

Articolul 8 : Anchete din proprie inițiativă

8.1. Ombudsmanul derulează anchete din proprie inițiativă, în cazurile pe care le consideră întemeiate.

8.2. Procedurile aplicabile anchetelor deschise în urma unei plângeri se aplică și anchetelor din proprie inițiativă, în măsura în care sunt relevante.

Articolul 9 : Elemente de procedură

9.1. În cazul în care consideră că este oportun, Ombudsmanul poate lua măsuri pentru a asigura abordarea cu prioritate a unei anumite plângeri, ținând seama de obiectivele strategice.

9.2. În măsura în care este necesar, Ombudsmanul îl ține la curent pe reclamant în legătură cu evoluția anchetei. Dacă Ombudsmanul consideră că este necesar să clarifice împreună cu reclamantul vreun aspect al răspunsului trimis de o instituție Ombudsmanului, acesta poate hotărî să comunice reclamantului răspunsul primit de la instituția în cauză. În cazul în care ia această decizie, Ombudsmanul poate oferi reclamantului inclusiv o copie a scrisorii prin care solicită un răspuns instituției.

9.3. Ombudsmanul poate face publice informații neconfidențiale cu privire la evoluția unei anchete. În special în cazul anchetelor de interes public, Ombudsmanul poate să publice scrisorile pe care le trimite instituțiilor sau statelor membre, precum și răspunsurile aferente.

9.4. Ombudsmanul rămâne în posesia documentelor obținute de la o instituție sau de la un stat membru în cursul unei anchete și care au fost declarate confidențiale de către instituția sau statul membru în cauză numai atât timp cât ancheta este în curs. Ombudsmanul poate solicita unei instituții sau unui stat membru să păstreze astfel de documente pentru o perioadă de cel puțin cinci ani după ce au fost notificate că Ombudsmanul nu mai păstrează documentele.

9.5. În cazul în care depune o cerere de revizuire în conformitate cu articolul 10 din prezenta decizie, reclamantul are dreptul să inspecteze dosarul deschis de Ombudsman cu privire la plângere.

9.6. Ombudsmanul adoptă norme referitoare la accesul public la documente pe baza Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 ^[2].

9.7. În vederea protejării intereselor legitime ale reclamantului sau ale unei terțe părți, Ombudsmanul poate, din proprie inițiativă, să clasifice ca fiind confidențiale anumite informații cuprinse în plângere sau în alte documente.

9.8. Comunicările abuzive și plângerile care constituie un abuz de procedură se tratează de către Ombudsman în conformitate cu orientările adoptate de Ombudsman în acest scop.

9.9. Ombudsmanul poate hotărî să pună capăt unei anchete la cererea reclamantului. Acest lucru nu împiedică Ombudsmanul să deschidă o anchetă din proprie inițiativă referitoare la obiectul plângerii.

9.10. Ombudsmanul poate închide o anchetă în cazul în care reclamantul nu furnizează informațiile sau observațiile solicitate.

Articolul 10 : Cererile de revizuire

10.1. Reclamantul are dreptul să solicite revizuirea unei decizii adoptate în conformitate cu articolul 3 alineatele 3.2 și 3.3 din prezenta decizie, precum și revizuirea oricărei constatări din decizia de închidere a unei anchete, cu excepția constatărilor de administrare defectuoasă.

10.2. Normele detaliate privitoare la gestionarea cererilor de revizuire de către Ombudsman se stabilesc printr-o decizie a Ombudsmanului.

Articolul 11 : Delegarea gestionării plângerilor

Ombudsmanul poate să delege către secretariat anumite aspecte ale procesului de gestionare a plângerilor. Secretariatul informează reclamantul cu privire la dreptul său de a solicita Ombudsmanului să revizuiască orice decizie luată de secretariat.

Articolul 12 : Cooperarea cu ombudsmanii și cu organismele similare din statele membre

Ombudsmanul poate să colaboreze cu ombudsmanii și cu organismele similare din statele membre, inclusiv prin intermediul Rețelei europene a ombudsmanilor.

Articolul 13 : Regimul lingvistic

13.1. Orice persoană poate să scrie Ombudsmanului în oricare dintre limbile tratatelor, cu privire la orice chestiune care este de competența Ombudsmanului. Ombudsmanul redactează răspunsul în aceeași limbă a tratatelor.

13.2. O plângere poate fi înaintată Ombudsmanului în oricare dintre limbile tratatelor. Ombudsmanul comunică cu reclamantul în limba respectivă.

13.3. În cazuri excepționale, Ombudsmanul poate cere instituțiilor să furnizeze copii ale documentelor relevante în limba în care este redactată plângerea. O astfel de cerere se formulează de către Ombudsman în mod proporțional cu nevoile reclamantului și în mod rezonabil în funcție de resursele instituțiilor.

Articolul 14 : Intrarea în vigoare

14.1. Ombudsmanul abrogă normele de aplicare adoptate la 8 iulie 2002 și modificate la 5 aprilie 2004 și la 3 decembrie 2008.

14.2. Prezenta decizie intră în vigoare la 1 septembrie 2016. Prezenta decizie se aplică tuturor anchetelor aflate în curs la data respectivă, tuturor anchetelor deschise la acea dată și tuturor plângerilor în legătură cu care Ombudsmanul nu și-a exprimat poziția până la data respectivă.

14.3. Ombudsmanul îl informează pe Președintele Parlamentului European cu privire la această decizie.

14.4. Ombudsmanul publică această decizie în Jurnalul Oficial și pe site-ul Ombudsmanului.

 

[1] Adoptată de Parlament la 9 martie 1994 (JO L 113, 4.5.1994, p. 15) și modificată prin deciziile sale din 14 martie 2002 (JO L 92, 9.4.2002, p. 13) și 18 iunie 2008 (JO L 189, 17.7.2008, p. 25).

[2] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, 31.5.2001, p. 43).