De onderstaande uitvoeringvoorschriften worden momenteel herzien om rekening te houden met Verordening (EU, Euratom) 2021/1163 van het Europees Parlement tot vaststelling van een nieuw statuut voor de Europese Ombudsman.

Besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen

Artikel 1: Definities

Voor de toepassing van deze uitvoeringsbepalingen wordt verstaan onder:

a) „instelling”: een instelling, orgaan of instantie van de Europese Unie;

b) „statuut”: het besluit van het Europees Parlement inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt ^[1];

c) „Ombudsman”: de persoon die door het Europees Parlement is gekozen overeenkomstig artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie;

d) „secretariaat”: de ambtenaren en andere personeelsleden die de Ombudsman terzijde staan;

e) „document”: iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier of opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname).

Artikel 2: Ontvangst van klachten

2.1. De Ombudsman aanvaardt klachten die schriftelijk worden ingediend, via elektronische weg of op papier. De Ombudsman neemt passende maatregelen om personen met een handicap te helpen bij de uitoefening van hun recht om een klacht bij de Ombudsman in te dienen.

2.2. De klager geeft aan welke informatie in de klacht de klager als vertrouwelijk beschouwt. Wanneer de klager informatie als vertrouwelijk aanmerkt, weerhoudt dit de Ombudsman er niet van om de informatie, in het kader van een onderzoek, aan de betrokken instelling mee te delen.

2.3. Een verzoekschrift dat met instemming van de indiener ervan door het Europees Parlement aan de Ombudsman wordt overgedragen, wordt als klacht behandeld.

2.4. In voorkomende gevallen en met instemming van de klager kan de Ombudsman een klacht overdragen aan een andere bevoegde instantie.

Artikel 3: Initiële verwerking van klachten

3.1. De Ombudsman bepaalt of een klacht onder het mandaat valt en, zo ja, of deze ontvankelijk is krachtens artikel 2 van het statuut. Het secretariaat kan de klager verzoeken nadere informatie of documenten te verstrekken, om de Ombudsman in staat te stellen een besluit ter zake te nemen.

3.2. Indien een klacht buiten het mandaat valt of niet ontvankelijk is, sluit de Ombudsman het dossier over de klacht.

3.3. De Ombudsman bepaalt of er gronden aanwezig zijn om ingevolge een ontvankelijke klacht een onderzoek in te stellen. Indien de Ombudsman geen gronden aanwezig acht om een onderzoek in te stellen, sluit de Ombudsman het dossier over de klacht.

Artikel 4: Verzameling van informatie tijdens onderzoeken

4.1. Wanneer de Ombudsman gronden vindt voor het instellen van een onderzoek, bepaalt de Ombudsman welke stellingen van de klager deel uitmaken van het bestek van het onderzoek.

4.2. De Ombudsman kan de betrokken instelling vragen antwoord te geven op die stellingen. De Ombudsman kan de betrokken instelling eveneens vragen in het antwoord de standpunten uiteen te zetten over specifieke aspecten van de stellingen en over specifieke kwesties die in de klacht naar voren komen of hiermee samenhangen.

4.3. De Ombudsman kan een instelling verzoeken informatie of documenten naar het bureau van de Ombudsman te zenden. De Ombudsman kan, na overleg met de betrokken instelling, ook de inzage van de desbetreffende documenten regelen.

4.4. De instelling antwoordt op de zaken als bedoeld in de paragrafen 4.2 en 4.3 binnen een door de Ombudsman gespecificeerde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden. De precieze termijn voor het antwoord moet redelijk zijn, rekening houdend met de complexiteit en urgentie van het onderzoek. Indien de Ombudsman van oordeel is dat het onderzoek van algemeen belang is, wordt de antwoordtermijn zo kort gehouden als redelijkerwijs mogelijk is. Als de betrokken instelling de Ombudsman geen antwoord kan geven binnen de vastgestelde termijn, doet zij een gemotiveerd verzoek tot verlenging van de termijn.

4.5. De Ombudsman kan de betrokken instelling verzoeken een ontmoeting met de Ombudsman te organiseren om kwesties te verduidelijken die binnen het bestek van het onderzoek vallen.

4.6. De Ombudsman kan van ambtenaren of andere personeelsleden van een instelling verlangen dat zij als getuige optreden, met inachtneming van de bepalingen die zijn vervat in het statuut. De Ombudsman kan besluiten dat de persoon die als getuige optreedt, dit vertrouwelijk doet.

4.7. De Ombudsman kan een lidstaat, in het kader van een onderzoek, via de permanente vertegenwoordiging van die lidstaat om informatie of documenten verzoeken in verband met het vermeende wanbeheer van een instelling, volgens de bepalingen die zijn uiteengezet in het statuut.

4.8. Wanneer een instelling of lidstaat informatie of documenten aan de Ombudsman verstrekt overeenkomstig de paragrafen 4.2, 4.3, 4.5 of 4.7, geeft deze daarbij duidelijk aan welke informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd. De Ombudsman maakt deze vertrouwelijke informatie niet openbaar, noch aan de klager noch aan het publiek, zonder voorafgaande toestemming van de betrokken instelling of lidstaat.

4.9. Indien een instelling of lidstaat de Ombudsman niet de in de paragrafen 4.2, 4.3, 4.5 of 4.7, beschreven assistentie verleent, herinnert de Ombudsman de betrokken instelling of lidstaat eraan waarom die assistentie noodzakelijk is. Indien de zaak, na bespreking met de betrokken instelling of lidstaat, niet naar tevredenheid van de Ombudsman kan worden opgelost, stelt de Ombudsman het Europees Parlement hiervan in kennis met het verzoek alle stappen te nemen die het passend acht.

4.10. De Ombudsman kan de klager of een derde, in het kader van het onderzoek, verzoeken informatie of documenten te verstrekken of de reeds aan de Ombudsman verstrekte informatie of documenten te verduidelijken De Ombudsman kan ook een ontmoeting met de klager vragen om kwesties te verduidelijken die binnen het bestek van het onderzoek vallen.

4.11. De Ombudsman kan opdracht geven tot studies of deskundigenverslagen die de Ombudsman dienstig acht voor het onderzoek.

Artikel 5: Voorstellen tot oplossing

5.1. Indien de Ombudsman van oordeel is dat een klacht kan worden opgelost, probeert de Ombudsman met de betrokken instelling tot een oplossing te komen.

5.2. De betrokken instelling antwoordt op de door de Ombudsman voorgestelde oplossing binnen een gespecificeerde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden. De precieze termijn voor het antwoord moet redelijk zijn, rekening houdend met de complexiteit en urgentie van het onderzoek. Indien de Ombudsman van oordeel is dat het onderzoek van algemeen belang is, wordt de antwoordtermijn zo kort gehouden als redelijkerwijs mogelijk is. Als de betrokken instelling de Ombudsman geen antwoord kan geven binnen de vastgestelde termijn, doet zij een gemotiveerd verzoek tot verlenging van de termijn.

5.3. Na het verkrijgen van het antwoord van de betrokken instelling, verstrekt de Ombudsman de klager een kopie van het voorstel tot oplossing en het antwoord van de instelling op dat voorstel. De klager kan binnen een maand opmerkingen indienen bij de Ombudsman.

Artikel 6: Bevindingen en aanbevelingen

6.1. De Ombudsman kan tijdens het onderzoek voorstellen doen tot verbetering van zaken waarop het onderzoek betrekking heeft.

6.2. Indien de Ombudsman oordeelt dat er geen sprake is van wanbeheer, dat er een oplossing is bereikt of dat er geen gronden zijn voor verder onderzoek, wordt het onderzoek afgesloten met een besluit waarin de bevindingen worden uiteengezet. De Ombudsman doet het besluit toekomen aan de klager en aan de betrokken instelling.

6.3. Indien de Ombudsman wanbeheer vaststelt, doet de Ombudsman de betrokken instelling (een) passende aanbeveling(en), overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut, met het verzoek binnen drie maanden met een advies te komen over de aanbeveling(en). In het advies wordt aangegeven of en, zo ja, hoe de instelling uitvoering heeft gegeven of zal geven aan de aanbeveling(en). De Ombudsman geeft het advies door aan de klager, die binnen een maand opmerkingen kan indienen.

6.4. Indien de Ombudsman zich ervan bewust wordt dat de door de Ombudsman bestudeerde zaak het voorwerp van een gerechtelijke procedure uitmaakt, sluit de Ombudsman het onderzoek af en wordt de klager en de instelling hiervan in kennis gesteld.

Artikel 7: Afsluiting van onderzoeken met vaststelling van wanbeheer en verslagen aan het Parlement

7.1. Na bestudering van het advies van de betrokken instelling en eventuele opmerkingen van de klager, kan de Ombudsman, overeenkomstig paragraaf 6.3, van dit besluit, het onderzoek afsluiten en definitieve bevindingen uiteenzetten.

7.2. De Ombudsman brengt het Europees Parlement regelmatig verslag uit over de onderzoeken, bijvoorbeeld middels een jaarverslag.

7.3. De Ombudsman kan het Europees Parlement een speciaal verslag voorleggen over onderzoeken waarbij de Ombudsman wanbeheer heeft vastgesteld en die de Ombudsman van groot algemeen belang acht.

Artikel 8: Onderzoeken op eigen initiatief

8.1. De Ombudsman stelt op eigen initiatief onderzoeken in waarvoor de Ombudsman gronden vaststelt.

8.2. De procedures die worden gevolgd bij onderzoeken naar aanleiding van een klacht, gelden, voor zover zij van toepassing zijn, eveneens voor onderzoeken die op eigen initiatief worden ingesteld.

Artikel 9: Procedurekwesties

9.1. Indien de Ombudsman het dienstig acht, kan de Ombudsman maatregelen nemen om te bewerkstelligen dat een klacht met voorrang wordt behandeld, rekening houdend met strategische doelstellingen.

9.2. De Ombudsman houdt de klager, zo nodig, op de hoogte van het verloop van een onderzoek. Indien de Ombudsman het noodzakelijk acht bepaalde aspecten van het antwoord van een instelling aan de Ombudsman te verduidelijken met de klager, kan de Ombudsman ertoe besluiten de klager het antwoord van de betrokken instelling te verstrekken. Indien de Ombudsman hiertoe besluit, kan de Ombudsman de klager ook een kopie verstrekken van de brief van de Ombudsman aan de instelling waarin om een antwoord wordt verzocht.

9.3. De Ombudsman mag niet-vertrouwelijke informatie over het verloop van een onderzoek openbaar maken. Meer bepaald mag de Ombudsman, bij onderzoeken van algemeen belang, de brieven openbaar maken die de Ombudsman aan de instellingen of lidstaten zendt en de antwoorden op die brieven.

9.4. Documenten die tijdens een onderzoek van een instelling of lidstaat zijn verkregen en die door die instelling of lidstaat als vertrouwelijk zijn aangemerkt, worden door de Ombudsman slechts bewaard voor de duur van het onderzoek. De Ombudsman kan een instelling of lidstaat verzoeken dergelijke documenten nog gedurende ten minste vijf jaar te bewaren na ervan in kennis te zijn gesteld dat de Ombudsman de documenten niet langer bewaart.

9.5. De klager heeft het recht het dossier van de Ombudsman over de klacht in te zien wanneer de klager een verzoek om herziening indient ingevolge artikel 10 van dit besluit.

9.6. De Ombudsman stelt regels vast inzake de toegang van het publiek tot documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 ^[2].

9.7. De Ombudsman kan, op eigen initiatief, informatie in een klacht of in andere documenten als vertrouwelijk aanmerken, ter bescherming van de rechtmatige belangen van de klager of van een derde.

9.8. De Ombudsman behandelt beledigende berichten en klachten waarbij sprake is van misbruik van procedure conform de door de Ombudsman hiertoe vastgestelde richtsnoeren.

9.9. De Ombudsman kan ertoe besluiten een onderzoek op verzoek van de klager stop te zetten. Dit weerhoudt de Ombudsman er niet van om een onderzoek op eigen initiatief in te stellen naar het onderwerp van de klacht.

9.10. De Ombudsman kan een onderzoek afsluiten als de klager geen gehoor heeft gegeven aan het verzoek informatie te verstrekken of opmerkingen in te dienen.

Artikel 10: Verzoeken om herziening

10.1. De klager heeft het recht te verzoeken om herziening van een besluit in de zin van de paragrafen 3.2 en 3.3, van dit besluit, alsook van bevindingen in een besluit ter afsluiting van een onderzoek, met uitzondering van bevindingen van wanbeheer.

10.2. De nadere voorschriften voor de behandeling, door de Ombudsman, van verzoeken om herziening zullen worden uiteengezet in een besluit van de Ombudsman.

Artikel 11: Delegeren van klachtenbehandeling

De Ombudsman kan onderdelen van het klachtenbehandelingsproces aan het secretariaat delegeren. Het secretariaat wijst de klager op het recht om de Ombudsman te verzoeken om herziening van een besluit van het secretariaat.

Artikel 12: Samenwerking met ombudslieden en soortgelijke organen in de lidstaten

De Ombudsman kan met de ombudslieden en soortgelijke organen in de lidstaten samenwerken, zoals via het Europese Netwerk van ombudslieden.

Artikel 13: Talen

13.1. Eenieder kan de Ombudsman in een van de officiële talen van de Unie aanschrijven over kwesties die onder de bevoegdheid van de Ombudsman vallen. De Ombudsman stelt het antwoord in die officiële taal van de Unie op.

13.2. Klachten kunnen bij de Ombudsman worden ingediend in elk van de officiële talen van de Unie. De Ombudsman communiceert met de klager in die taal.

13.3. In uitzonderlijke gevallen kan de Ombudsman de instellingen verzoeken relevante documenten te verstrekken in de taal waarin de klacht is ingediend. Bij een dergelijk verzoek kijkt de Ombudsman naar de behoeften van de klager en neemt daarbij de middelen van de instellingen redelijkerwijs in aanmerking.

Artikel 14: Inwerkingtreding

14.1. De op 8 juli 2002 vastgestelde en op 5 april 2004 en 3 december 2008 gewijzigde uitvoeringsbepalingen worden ingetrokken.

14.2. Het onderhavige besluit treedt op 1 september 2016 in werking. Het is van toepassing op alle op die datum nog lopende onderzoeken, alle op die datum ingestelde onderzoeken en klachten waarover de Ombudsman op die datum nog geen standpunt heeft ingenomen.

14.3. De voorzitter van het Europees Parlement wordt van dit besluit in kennis gesteld.

14.4. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie en op de website van de Europese Ombudsman.

 

[1] Aangenomen door het Parlement op 9 maart 1994 (PB L 113 van 4.5.1994, blz. 15) en gewijzigd bij zijn besluiten van 14 maart 2002 (PB L 92 van 9.4.2002, blz. 13) en 18 juni 2008 (PB L 189 van 17.7.2008, blz. 25).

[2] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).