1. Qui est responsable du traitement des données personnelles ?

L’unité Communication du Médiateur européen.

• Un comité consultatif externe assiste l’unité Communication dans la sélection des projets pour le prix.
• L’unité Communication peut engager des professionnels externes pour prendre des photos et faire des enregistrements de son et image de la cérémonie du prix.

2. À quelle fin allons-nous utiliser vos données ?

À préparer le prix d’excellence de la bonne administration du Médiateur européen, qui sert à reconnaître les efforts individuels ou collectifs au sein de la fonction publique de l’UE.

3. Quelle est la base juridique de la collecte des données ?

a) Le Statut du Médiateur européen^[1].

b) Article 5(a) du Règlement 45/2001 : «... le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public...»

c) Article 5(d) du Règlement 45/2001 (où la personne concernée a indubitablement donné son consentement).

4. Quel type de données personnelles allons-nous collecter ?

a) Les noms des candidats, des personnes qui présentent les candidatures d’autrui et des personnes qui constituent le comité consultatif.

b) Les noms des employeurs des personnes qui présentent les candidatures d’autrui et des employeurs des candidats.

c) Les adresses courriel et numéros de téléphone des candidats et des personnes qui présentent les candidatures d’autrui ainsi que ceux du comité consultatif.

d) Les images telles que des photos, des vidéos et enregistrements pris au cours de la cérémonie de remise des prix.

e) Les images telles que des photos et vidéos qui accompagnent les projets des candidatures.

f) Le titre des postes des candidats et leur rôle dans les projets des candidatures.

g) Le titre des postes des membres du comité consultatif externe.

h) Les réalisations professionnelles des candidats et des membres du comité consultatif.

5. Qui a accès à ces données ?

a) Les membres de l’équipe au sein de l’unité Communication responsable du traitement des données personnelles pour le prix.

b) Tous les membres du personnel du bureau du Médiateur européen (les images, vidéos et enregistrements audio de la cérémonie du prix de la bonne administration en provenance de fournisseurs externes sont enregistrés sur un espace de stockage partagé).

c) Le grand public via les publications, via le site web (vidéos et diffusion en direct de la cérémonie et images des lauréats) et via les réseaux sociaux du Médiateur.

6. Combien de temps allons-nous conserver ces données ?

Les données seront conservées pendant cinq ans sur l’espace de stockage partagé du Médiateur. Les noms des lauréats et de la catégorie de leur prix, les images et vidéos ainsi que les enregistrements audio de la cérémonie du prix seront ensuite archivés à des fins historiques.

7. Est-il possible d’avoir ses données personnelles modifiées ou effacées ?

Vous pouvez demander à ce que vos données personnelles, par exemple une image où vous apparaissez, soit ajoutée, modifiée ou enlevée du site web ou des réseaux sociaux après publication. Pour ce faire, il faut envoyer un courriel à eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La demande sera traitée dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande. Tout refus sera dûment justifié.

8. Qui devez-vous contacter si vous avez une question ou si vous voulez transmettre une plainte ?

a) L’unité Communication: eo-comm-contact@ombudsman.europa

b) Le délégué à la protection des données:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

c) Le Contrôleur européen de la protection des données: edps@edps.europa.eu

Liens utiles

• Prix d’excellence de la bonne administration
• Formulaire de candidature

[1] Décision du Parlement européen sur le statut et conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur européen. Décision du Parlement du 9 mars 1994 (JO L 113, 4.5.1994, p. 15) modifiée par les décisions du 14 mars 2002 (JO L 92, 9.4.2002, p. 13) et du 18 juin 2008 (JO L 189, 17.7.2008, p. 25).