Institución u organismo afectado: EPSO

Fecha y hora: 7 de julio de 2015, de las 15.00 a las 17.00 horas

Ubicación: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruselas, C-25 05/072

Los servicios del Defensor del Pueblo representados por:

• D.a Nastasja Fuxa, Unidad de Denuncias e Investigaciones 4
• Tina Nilsson, jefa de la Unidad de Reclamaciones e Investigaciones 4

EPSO representada por:

• Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Sarah Rooney, EPSO

1. Introducción y aspectos procedimentales

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo se presentó y presentó el objetivo de la investigación por iniciativa propia y de la reunión. La investigación por iniciativa propia se inició porque la Defensora del Pueblo constató que los asuntos cubiertos por la investigación, que se habían señalado a su atención en reclamaciones individuales, no podían abordarse de manera eficiente a través de investigaciones individuales basadas en reclamaciones. El objetivo de la presente investigación es, por tanto, ayudar a la EPSO a identificar y hacer posibles mejoras sistémicas en el procedimiento de solicitud de revisión y en su aplicación.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo explicó que la reunión tenía un doble propósito: i) servir de inspección de determinados documentos y recibir la información solicitada por el Defensor del Pueblo en su carta de apertura de la investigación [1], y ii) brindar a la EPSO y al equipo de investigación del Defensor del Pueblo la oportunidad de intercambiar puntos de vista y aportar aclaraciones en una fase temprana.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo expuso el marco jurídico aplicable a las inspecciones del Defensor del Pueblo, por ejemplo, que no puede concederse acceso a copias de documentos inspeccionados que la EPSO considere confidenciales [2].

Además, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo informó a la EPSO de que la Defensora del Pueblo publicará el informe sobre la inspección en su sitio web, a fin de que cualquier persona interesada pueda leerlo.

2. Inspección del expediente

Los documentos inspeccionados

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo inspeccionó y tomó copias de los siguientes documentos.

i) El documento «Tramitación de las solicitudes de revisión» en el que se establece el procedimiento interno de la EPSO para la tramitación de las solicitudes de revisión (confidencial).

ii) El documento «Ficha jurado - solicitudes de revisión», es decir, la hoja utilizada por el tribunal calificador para registrar su decisión sobre una solicitud de revisión (confidencial).

iii) El documento «Solicitudes de revisión - Directrices para la redacción de respuestas» (confidencial).

iv) Proyectos de cartas tipo en los que se basan las respuestas de la EPSO a las solicitudes de revisión.

v)El documento «Réponses type aux demandes de réexamens» que establece una redacción y un razonamiento normalizados sobre diferentes cuestiones, basados en la jurisprudencia pertinente, que la EPSO utiliza para elaborar sus respuestas a las solicitudes de revisión.

vi) El documento «Guía para los tribunales de oposición», de febrero de 2014 (confidencial).

vii)También se facilitó a los representantes del Defensor del Pueblo el documento «Solicitudes de revisión - Estadísticas a efectos de la investigación de oficio del Defensor del Pueblo Europeo OI/10/2015/NF», en el que se exponen las respuestas sobre los elementos que figuran a continuación (confidencial).

El número de candidatos que, tras haber recurrido al procedimiento de recurso, deciden presentar una reclamación administrativa con arreglo al artículo 90, apartado 2, del Estatuto por los mismos motivos. el número de reclamaciones administrativas de este tipo en 2014 y en el primer trimestre de 2015 en comparación con 2013.

- El tiempo que ha tardado, por término medio, la EPSO en tramitar las solicitudes de revisión en 2014 y en el primer trimestre de 2015.

Cuántos (y qué) casos judiciales se iniciaron contra la EPSO en relación con la tramitación de las solicitudes de revisión en 2014 y en el primer trimestre de 2015, en comparación con 2013.

viii) El 25 de septiembre de 2015, la EPSO presentó al Defensor del Pueblo el informe del «grupo de trabajo sobre las solicitudes de revisión» (confidencial).

Información facilitada por la EPSO en relación con los documentos que el Defensor del Pueblo había solicitado inspeccionar:

Por lo que se refiere al documento inspeccionado i), la Defensora del Pueblo, en su carta de apertura de la investigación, pidió a la EPSO que pusiera a disposición para su inspección la versión actual de las normas internas de la EPSO sobre la tramitación de las solicitudes de revisión, incluida información sobre los cambios recientes en dichas normas. Los representantes de la EPSO informaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo de que los cambios que la EPSO ha aplicado desde 2014 [3] no se reflejan en el documento «Tramitación de las solicitudes de revisión».

Por lo que se refiere al documento inspeccionado vi), la Defensora del Pueblo, en su carta de apertura de la investigación, pidió a la EPSO que pusiera a disposición de la inspección su nueva guía para los tribunales de oposición. Los representantes de la EPSO informaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo de que la EPSO todavía está revisando la guía existente para los comités de selección. Por lo tanto, la nueva guía aún no está disponible. La EPSO facilitó al Defensor del Pueblo una copia de la guía actual.

En su carta de apertura de la investigación, la Defensora del Pueblo también había pedido a la EPSO que preparase para la inspección información y documentos posiblemente elaborados por el «grupo de trabajo sobre solicitudes de revisión» de la EPSO. Los representantes de la EPSO explicaron que su grupo de trabajo sobre las solicitudes de revisión ha creado una wiki interna en línea [4] sobre las solicitudes de revisión relativas a la fase de selección de talentos de las oposiciones. La EPSO hizo una presentación en directo de la wiki al equipo de investigación del Defensor del Pueblo. Sobre la base de la información recopilada a través de la wiki, el grupo de trabajo está elaborando un informe con sugerencias concretas. Los representantes de la EPSO declararon que el informe se presentará próximamente a la dirección de la EPSO para su aprobación.

Los representantes de la EPSO acordaron enviar una copia del informe al Defensor del Pueblo, una vez aprobado por la dirección de la EPSO [documento inspeccionado (viii) anterior].

Confidencialidad de los documentos inspeccionados

Como se indica en la lista anterior (en el epígrafe «Documentos inspeccionados»), los representantes de la EPSO identificaron algunos de los documentos inspeccionados como confidenciales, de conformidad con el artículo 5, apartado 2, de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo. Las copias de los documentos pertinentes llevaban la indicación «confidencial», firmada y fechada por un representante de la EPSO.

3. Intercambio de puntos de vista y aclaraciones facilitados por la EPSO

Cambios de procedimiento recientes en la tramitación de las solicitudes de revisión por parte de la EPSO

De conformidad con las disposiciones del Estatuto de los funcionarios, los tribunales de oposición adoptan todas las decisiones sustantivas sobre la participación de los candidatos en las oposiciones generales. No obstante, la EPSO organiza las oposiciones y presta apoyo a los tribunales de oposición en lo que respecta a la comunicación de sus decisiones a los candidatos. Esta función de apoyo de la EPSO incluye la redacción de cartas a los candidatos, entre ellas las respuestas a las solicitudes de revisión. La propia EPSO decide sobre los procedimientos que utiliza para organizar oposiciones y prestar apoyo a los tribunales de oposición.

Los representantes de la EPSO declararon que, a finales de 2012, la EPSO introdujo un procedimiento revisado para tramitar las solicitudes de revisión. A partir de entonces, el procedimiento ha sido gestionado por el sector de Asuntos Jurídicos de la EPSO. Para tramitar las solicitudes de revisión, la EPSO se ha basado en los encargados de la tramitación de los asuntos, es decir, el personal administrativo, así como en los juristas que, como se expone a continuación, han desempeñado diferentes tareas en diferentes momentos.

En el marco de este procedimiento, inicialmente dos encargados de los casos se encargaban de tramitar las solicitudes de revisión. Esto incluyó el registro de las solicitudes, la preparación de los expedientes para las reuniones del tribunal, el seguimiento de cualquier nueva admisión, así como la redacción de las respuestas y su envío a través del sistema informático utilizado para gestionar las oposiciones. El procedimiento también implicó una etapa separada de control de calidad jurídica, en la que los oficiales jurídicos tenían la tarea específica de refrendar, es decir, verificar sistemáticamente la exactitud y la solidez jurídica de las respuestas preparadas por los encargados del caso. Durante 2013, la EPSO no experimentó ningún problema o retraso particular en la tramitación de las solicitudes de revisión sobre la base de este procedimiento.

La situación cambió a principios de 2014, cuando la EPSO experimentó un aumento drástico de las solicitudes de revisión. Por consiguiente, la EPSO decidió, en el primer trimestre de 2014, simplificar el procedimiento de tramitación de las solicitudes de revisión y reorganizar la distribución de tareas dentro del equipo jurídico, con el fin de acelerar la tramitación. Tras la reorganización, la publicación de las respuestas y, en parte, también el seguimiento de las readmisiones (en concreto, las tareas relacionadas con las tecnologías de la información) se transfirieron al asistente administrativo del equipo y la redacción directamente a los abogados. En consecuencia, y con la intención de evitar un cuello de botella en esta fase del procedimiento, la carga de trabajo se distribuyó de manera más uniforme entre todo el equipo, se eliminó la fase de revisión jurídica separada y los encargados de los casos pudieron centrarse en la preparación y celebración de las reuniones del comité de selección.

Según los representantes de la EPSO, el número de solicitudes de revisión recibidas en 2014 fue un 100 % superior a la cifra de referencia de 2013. Concretamente, la EPSO recibió 1 084 solicitudes de revisión en 2014, frente a las 571 solicitudes de revisión de 2013.

A finales de 2014/principios de 2015, la EPSO decidió implicar a los miembros del equipo del director en la elaboración de las respuestas a las solicitudes de revisión con el fin de prestar apoyo al equipo jurídico.

La reorganización de las tareas entre los juristas y los responsables del primer trimestre de 2014 es de carácter permanente. La prestación de apoyo por parte de los miembros del equipo del Director es temporal, pero se mantendrá durante el tiempo que sea necesario.

Gracias a los cambios de procedimiento aplicados desde 2014, la EPSO declaró que se está poniendo al día con el retraso acumulado en la tramitación de las solicitudes de revisión. Aunque, por término medio, la EPSO tardó 3,75 meses en tramitar las solicitudes de revisión en 2013, necesitó 5,75 meses para tramitar las solicitudes de revisión en 2014. Por lo que se refiere a las solicitudes de revisión recibidas en el primer semestre de 2015, el tiempo de tramitación de las solicitudes de revisión de la EPSO ha disminuido a una media de 3,5 meses.

Sobre la base de determinados factores pertinentes, la EPSO estima el número de solicitudes de revisión que espera recibir, con el fin de asignar los recursos de personal en consecuencia. Sin embargo, es imposible predecir todos los picos en el número de solicitudes de revisión.

Tramitación de las respuestas a las solicitudes de revisión de la EPSO

El tribunal calificador se reúne muy poco después de la expiración del plazo para presentar las solicitudes de revisión [5], normalmente en un plazo de dos semanas. En esta reunión, el tribunal de selección toma una decisión sobre todas las solicitudes de revisión, ya sea confirmando la exclusión de un candidato de una oposición o readmitiéndolo.

Lo que lleva mucho tiempo es la redacción y el envío de respuestas por parte de la EPSO, de conformidad con las decisiones del tribunal calificador.

Al redactar y enviar las respuestas, la EPSO se ocupa en primer lugar de las solicitudes de revisión que han obtenido una decisión positiva del tribunal calificador. Lo hace con el fin de garantizar que los candidatos de que se trate sean readmitidos en la oposición lo antes posible, de modo que puedan participar juntos en la siguiente fase de la oposición todos los demás candidatos.

Por lo tanto, la EPSO prácticamente siempre puede reintegrar a los candidatos, que reciben una respuesta positiva a su solicitud de revisión, en un momento en el que pueden participar en la siguiente fase de la oposición junto con todos los demás candidatos admitidos. Por lo tanto, en circunstancias normales, la EPSO no necesita organizar pruebas específicas para los candidatos readmitidos [6].

Así pues, la decisión sustantiva sobre cada solicitud de revisión se conoce en el momento de la publicación de la lista de reserva. El hecho de que las respuestas a algunas solicitudes de revisión solo se faciliten después de la publicación de la lista de reserva refleja el hecho de que la EPSO no siempre puede elaborar y enviar todas las respuestas negativas a las solicitudes de revisión antes de la publicación.

El sistema informático actual, diseñado para evitar la manipulación de los concursos, ha demostrado complicar la tramitación de las solicitudes de revisión. Por ello, la EPSO ha decidido recientemente revisar su sistema informático.

La EPSO tiene previsto cargar un «documento de preguntas frecuentes» en su sitio web que expondrá los argumentos más utilizados para solicitar una revisión que normalmente no tienen éxito.

Información sobre el procedimiento de solicitud de revisión facilitada a los candidatos que presentan una solicitud de revisión

La Defensora del Pueblo, en su carta de apertura de la investigación, sugirió que la EPSO incluyera en el acuse de recibo, que se envía a los candidatos que solicitan una revisión, la información sobre el procedimiento de solicitud de revisión que se establece en las normas generales que rigen las oposiciones generales [7]. Los representantes de la EPSO declararon que se trataba de una sugerencia útil y que la EPSO estudiaría el asunto.

Información sobre las posibilidades de recurso tras la revisión

Como señaló la Defensora del Pueblo en su carta de apertura de la investigación, la EPSO no expone explícitamente las posibilidades de recurso en sus respuestas a las solicitudes de revisión. El equipo de investigación del Defensor del Pueblo explicó que es una buena práctica administrativa facilitar dicha información. Los representantes de la EPSO informaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo de que la EPSO tiene la intención de incluir en sus respuestas un enlace a las normas generales que rigen las oposiciones generales. Las normas generales establecen todas las posibilidades de recurso disponibles [8].

Contenido de las respuestas en espera

Como señaló la Defensora del Pueblo en su carta de apertura de la investigación, la EPSO, en el pasado y en sus respuestas a las solicitudes de revisión, ha proporcionado a los candidatos plazos indicativos para recibir una respuesta a su solicitud de revisión. La EPSO incumplió a menudo estos plazos indicativos. Los representantes de la EPSO informaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo de que la EPSO ya no fijará un plazo indicativo para una respuesta en sus respuestas a los candidatos, dado que esto no ha resultado útil.

Con el fin de determinar cómo proceder con la investigación, la Defensora del Pueblo tendrá en cuenta y reflexionará sobre toda la información que su equipo de investigación obtuvo en la reunión con la EPSO, en particular durante el intercambio de puntos de vista (como se ha expuesto anteriormente).

Bruselas, 28 de septiembre de 2015

D.a Nastasja Fuxa Consejera
Jurídica (responsable del caso)

D.a Tina Nilsson
Jefa de la Unidad de Denuncias e Investigaciones 4

[1] La carta de apertura de la investigación está disponible aquí: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Artículo 5, apartado 2, y artículo 14, apartado 2, de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo.

[3] Para una visión general de los cambios que la EPSO ha aplicado desde 2014, véase a continuación «3. Intercambio de puntos de vista y aclaraciones facilitados por la EPSO».

[4] Un 'wiki' es una aplicación, típicamente basada en la web, que permite la modificación, extensión o eliminación colaborativa de su contenido y estructura. Es un tipo de sistema de gestión de contenido que puede servir para muchos propósitos diferentes, incluida la gestión del conocimiento y la toma de notas.

[5] De conformidad con las normas generales de la EPSO por las que se rigen las oposiciones generales, la solicitud de revisión debe presentarse en un plazo de diez días naturales a partir de la fecha en que se cargue en su cuenta EPSO la decisión de que un candidato desea participar en el concurso. DO 2014, C 60 A, p. 1.

[6] No obstante, la organización de pruebas separadas para los candidatos readmitidos podría ser necesaria cuando los candidatos presenten solicitudes de revisión únicamente en la fase de publicación de la lista de reserva y en caso de anulación de un concurso por parte del Tribunal.

[7] Véase el punto 3.4.3. «Procedimiento de revisión interna» de las normas generales de la EPSO que rigen las oposiciones generales, DO 2014, C 60 A, p. 1.

[8] Véase el punto 3.4.4. «Otras formas de impugnación» de las normas generales de la EPSO que rigen las oposiciones generales.