Presente

Representantes de la Secretaría del Registro de transparencia de la UE

Coordinador de la Secretaría del Registro de Transparencia, Comisión Europea

Jefe de equipo, Parlamento Europeo

Responsable de políticas, Consejo de la UE

Jefe de equipo, Comisión Europea

Responsable de políticas, Comisión Europea

Administrador jurídico del Parlamento Europeo

- Experto superior, Secretaría General, Comisión Europea

Representantes del Defensor del Pueblo Europeo

Jennifer King, experta jurídica

- Francesca Abbo, responsable de investigaciones

- Michał Krajewski, responsable de investigaciones

- D.a Natalia Chiner Ridaura, becaria de investigación

Finalidad de la reunión

El objetivo de la reunión era que el equipo de investigación del Defensor del Pueblo obtuviera aclaraciones sobre la forma en que la secretaría del Registro de transparencia de la UE tramita las reclamaciones y lleva a cabo investigaciones sobre el presunto incumplimiento del código de conducta por parte de un solicitante de registro y, más concretamente, en relación con las entidades afectadas en este caso.

Introducción e información procedimental

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo se presentó, dio las gracias a los representantes de la secretaría del Registro de transparencia de la UE (la secretaría) por reunirse con ellos y expuso el propósito de la reunión. Esbozaron el marco jurídico aplicable a las reuniones celebradas por el Defensor del Pueblo, en particular, que el Defensor del Pueblo no divulgaría ninguna información identificada por la secretaría como confidencial, ni al reclamante ni a ninguna otra persona ajena a la Oficina del Defensor del Pueblo, sin el consentimiento previo de la secretaría ^[1].

El equipo de investigación explicó que elaborarían un informe sobre la reunión que se enviaría a la secretaría y al denunciante. No se incluiría información confidencial en el informe ni se proporcionaría de otro modo al denunciante ni a ningún tercero.

Información intercambiada

1) Cómo la secretaría lleva a cabo las investigaciones

a) Información general

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo pidió a la secretaría que explicara cómo lleva a cabo las investigaciones de las denuncias relativas al presunto incumplimiento del código de conducta por parte de los declarantes.

La secretaría aclaró las etapas del procedimiento de tramitación de reclamaciones, tal como se establece en el anexo III del Acuerdo interinstitucional sobre un registro de transparencia obligatorio [2] (AI), que constituye la base jurídica de las investigaciones llevadas a cabo por la secretaría.

La secretaría explicó que la estructura de este procedimiento se establece de manera exhaustiva y detallada en el Acuerdo Interinstitucional. Aclaró que, como primer paso, la secretaría examina la admisibilidad de una queja y luego informa a los denunciantes. Si una reclamación se considera admisible, se notifica al solicitante de registro en cuestión, se le facilita una copia de la reclamación y se le pide que dé una respuesta motivada en un plazo de 20 días hábiles. Sobre la base de la evaluación de la denuncia, la secretaría elabora un informe formal que contiene las conclusiones de la investigación, acordadas entre los servicios de transparencia de las tres instituciones que gestionan el Registro de transparencia: el Parlamento Europeo, la Comisión Europea y el Consejo de la UE. La secretaría explicó también que, en el curso de una investigación, tomaba todas las medidas necesarias para cooperar eficazmente y recibir las aclaraciones necesarias de los declarantes interesados.

La secretaría aclara que, para cada investigación, una de las instituciones es designada «chef de file» y asume la dirección de la investigación. Esta designación depende de la carga de trabajo y del número de reclamaciones recibidas. La secretaría explicó que, aunque una de las instituciones tomaba la iniciativa, todas las decisiones del proceso de investigación se examinaban con representantes de las tres instituciones y se adoptaban por consenso. Estos debates tienen lugar en el contexto de reuniones técnicas, en las que los representantes de las tres instituciones debaten y acuerdan la evaluación realizada por la institución principal. La secretaría explicó que las decisiones adoptadas en todas las etapas se notificaban mediante cartas firmadas por el coordinador de la secretaría. La secretaría señaló que siempre trataba de ser lo más objetiva posible al realizar las investigaciones, en particular porque a menudo había tensiones subyacentes entre los denunciantes y los solicitantes de registro interesados.

La secretaría explica que, desde la adopción del nuevo Acuerdo Interinstitucional en 2021, han recibido un número cada vez mayor de reclamaciones, ya que han tomado medidas para dar a conocer el Registro de transparencia. En los informes anuales sobre el funcionamiento del Registro de transparencia [3] se ofrece información más específica sobre el número de reclamaciones.

b) las imputaciones controvertidas en el presente asunto

Por lo que se refiere a las dos quejas en cuestión, los representantes de la secretaría confirmaron que se habían seguido debidamente todas las medidas de procedimiento establecidas en el Acuerdo Interinstitucional, y que los solicitantes de registro en cuestión cooperaron de manera constructiva y actualizaron la información facilitada en el registro tras la identificación por la secretaría de algunas cuestiones relativas a la calidad de los datos.

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo observó que los informes sobre las conclusiones de la secretaría contenían información limitada. La secretaría confirmó que en los informes se había incluido todo el alcance de la evaluación realizada sobre las denuncias. La secretaría explicó que no todo el contenido de los debates sobre las denuncias se incluía como tal en el informe, pero los informes contenían todas las conclusiones derivadas de las investigaciones, como se exigía en el anexo III del Acuerdo Interinstitucional.

La secretaría aclaró que la extensión de los informes depende de la naturaleza de las alegaciones formuladas en la denuncia. Afirmó que, si bien algunas denuncias son más complejas y, por lo tanto, dan lugar a informes más extensos, otras, como las dos denuncias en cuestión, son más sencillas y dan lugar a evaluaciones e informes más cortos.

2) Cómo se relaciona la función de supervisión de la secretaría con sus competencias de investigación

Si bien tanto las actividades de seguimiento como las investigaciones de la secretaría tienen por objeto mejorar la calidad de los datos de los solicitantes de registro, tienen dos funciones distintas. La secretaría supervisa todo el contenido del registro, en el que están inscritas más de 12.000 entidades. Las competencias de supervisión abarcan la realización de controles de admisibilidad y calidad de las nuevas solicitudes de registro y controles de calidad específicos, por ejemplo en relación con las prioridades anuales del registro. Si bien el seguimiento está relacionado con la función de calidad de los datos del registro, la tramitación de reclamaciones se refiere al posible incumplimiento de cualquiera de los puntos del código de conducta establecido en el anexo I del Acuerdo Interinstitucional, incluida la calidad de los datos (letra f), que contiene las normas y principios éticos generales que los solicitantes de registro deben cumplir en sus interacciones con las instituciones de la UE.

3) Cómo comprueba la secretaría la veracidad de la información facilitada por los solicitantes de registro en el curso de una investigación

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó a la secretaría si, al recopilar información para elaborar sus conclusiones, solicitaba a los solicitantes de registro documentos justificativos para garantizar la veracidad de la información facilitada.

La secretaría aclaró que su principal facultad en el contexto de una investigación era solicitar información o aclaraciones adicionales a los solicitantes de registro. Como tal, la secretaría puede pedir a los solicitantes de registro que respondan a preguntas específicas en relación con una reclamación. En algunos casos, la secretaría pedirá a los solicitantes de registro que proporcionen documentos en apoyo de las respuestas proporcionadas y que permitan a la secretaría extraer conclusiones sobre un caso.  

La secretaría declaró que no podía obligar a una entidad a proporcionar información o documentación; sin embargo, en virtud del código de conducta las entidades están obligadas a cooperar con la secretaría, y no hacerlo constituye una violación del código de conducta que puede dar lugar a la supresión del registro.

La secretaría aclaró que no se basaba exclusivamente en las respuestas y los documentos facilitados por los solicitantes de registro, sino que podía adoptar nuevas medidas para confirmar que la información proporcionada era exacta. Esto incluye verificar la información proporcionada con todas las fuentes disponibles, incluida la búsqueda de información disponible en línea. La secretaría también podrá consultar internamente a otros servicios de las instituciones de la UE que puedan tener información pertinente sobre una entidad.

No obstante, la secretaría observó que, aunque el registro realizaba muchos controles de calidad, no disponía de medios para verificar que la información proporcionada por todos los solicitantes de registro fuera exacta. A pesar de que el registro es un sistema voluntario, es en el mejor interés de los solicitantes de registro proporcionar datos precisos, ya que sin la inscripción en el registro, no pueden participar en determinados tipos de actividades de representación de intereses cubiertas que las instituciones de la UE han supeditado a la inscripción previa.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó si, en el contexto de las investigaciones, la secretaría solicitaba a las autoridades nacionales información sobre los solicitantes de registro afectados. La secretaría explicó que no cooperaba con las autoridades nacionales en este contexto. Señaló que la secretaría tiene competencia para tratar únicamente asuntos relacionados con las actividades cubiertas, que son actividades de cabildeo a nivel de la UE. Esto significa que la cooperación con las autoridades nacionales probablemente no proporcionaría información útil en este contexto, ya que el enfoque de la información recopilada por las autoridades nacionales es diferente. Además, esto probablemente plantearía problemas de protección de datos.

En cuanto a las reclamaciones específicas en cuestión, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó a la secretaría si había solicitado documentos justificativos a los solicitantes de registro, en particular en relación con la asociación, sus miembros y su estatuto jurídico.

En cuanto a su estatuto jurídico, la secretaría explicó que no había solicitado documentos justificativos, dado que la forma jurídica de los solicitantes de registro no era pertinente para su inscripción en el registro. La secretaría subrayó que el AII se refería únicamente a las actividades abarcadas y que el principio de condicionalidad solo se aplicaba a determinados tipos de actividades abarcadas. Por lo tanto, las reclamaciones deben centrarse en estas actividades cubiertas al denunciar presuntas infracciones del código de conducta. La denuncia en cuestión no se refería al estatuto jurídico de la asociación, por lo que no se investigó esta cuestión.

En cuanto a la pertenencia a la asociación, la secretaría explica que esta información suele estar disponible en el sitio web del solicitante de registro. La asociación en este caso proporcionó un enlace a su manifiesto. El sitio web informa que este manifiesto es apoyado por personas procedentes de diferentes orígenes. Los representantes de la secretaría confirmaron que investigarían la composición de un solicitante de registro si una queja suscitaba preocupación a este respecto.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó si se consideraba pertinente para determinar la afiliación de ambas entidades que la alianza no proporcionara información sobre los signatarios del manifiesto, ya que esta información no estaba disponible en el sitio web. La secretaría explicó que consideraban que esta información no era pertinente debido al alcance de la denuncia.

4) Cómo determina la secretaría la afiliación de las entidades al registro

La secretaría observó que, cuando se inscribían, se pedía a los inscritos que proporcionaran información sobre su composición y afiliación. Las directrices de aplicación indican qué tipo de información se espera que faciliten los solicitantes de registro en estas secciones.

La secretaría explicó que, si bien los solicitantes de registro pueden ser, por definición, personas jurídicas o personas físicas, la secretaría solo puede pedir a las personas físicas registradas como trabajadores por cuenta propia que declaren sus actividades personales y cualquier posible afiliación o afiliación. Por lo tanto, el término «afiliación» no puede interpretarse en términos de afiliación individual, sino solo en términos de relaciones entre entidades, por ejemplo, si una empresa es miembro de un sindicato o si una asociación forma parte de una asociación general más amplia.

Por consiguiente, la secretaría considera que si la misma persona es miembro o empleado de dos entidades, las dos entidades no se considerarían entidades afiliadas en el registro. Lo mismo sucede en el caso de autos, en el que el director de la consultoría es también el fundador de la asociación. La secretaría también destacó que los dos solicitantes de registro no habían ocultado en modo alguno que estaban dirigidos por la misma persona, ya que esos datos figuraban visiblemente en los formularios de registro respectivos de los dos solicitantes de registro afectados por las denuncias. Sin embargo, la Secretaría admitió que este vínculo sólo sería identificable si se realiza una búsqueda utilizando el nombre de la persona de que se trate y no con referencia al nombre de la consultoría o alianza.

La secretaría explicó además, en respuesta a una pregunta del equipo de investigación del Defensor del Pueblo, que no se dispone de una definición de lo que es una «afiliación». Es un término ampliamente construido, que no tiene una definición legal estricta. Dado que el registro es una herramienta de transparencia, no aplica una definición formalista de afiliación. La secretaría se refirió a las directrices elaboradas que orientaban a los solicitantes de registro sobre la información que debía incluirse en el registro.

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo preguntó cómo el registro del responsable de políticas como «trabajador por cuenta propia/ninguno» le habría permitido identificar adecuadamente a la entidad a la que representaba a la luz de las letras a), n) y o) del código de conducta, y cómo la secretaría consideraba que este registro era adecuado.

La secretaría explica que esta cuestión no entra en el ámbito de competencias del Registro de transparencia. Aclaró que los participantes en un acto organizado por el Parlamento no necesitan estar inscritos en el registro para asistir al acto. Como tal, la asistencia a un acto público no requiere la inscripción en el Registro de transparencia. La secretaría aclara además que la actividad de los grupos de presión se ejerce principalmente en el contexto de reuniones, en las que los representantes de intereses pretenden influir en la formulación o aplicación de políticas o legislación, o en los procesos de toma de decisiones de las instituciones de la UE. La mera asistencia a eventos generalmente no entra dentro de estas actividades cubiertas, ya que no tiene el mismo objetivo. Como tal, la secretaría consideró que este elemento de las denuncias en cuestión no entraba en el ámbito de aplicación del código de conducta del Acuerdo Interinstitucional y, por lo tanto, en su ámbito de competencia para investigar.

Del mismo modo, la secretaría también confirmó que el aspecto de la denuncia, relativo al posible uso indebido del acceso acreditado al Parlamento por parte de los empleados de la consultoría en interés de la asociación, también estaba fuera de su ámbito de competencias. La secretaría considera que se trata más bien de cómo el Parlamento concede la acreditación a los representantes de las entidades y no forma parte del código de conducta que figura en el anexo I del Acuerdo Interinstitucional.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo observó que la secretaría no había explicado al reclamante que estos aspectos eran inadmisibles. La secretaría explica que se ocupa de la admisibilidad de las reclamaciones en su conjunto, tal como se establece en el AI [4], sin distinguir entre aspectos admisibles e inadmisibles. Por consiguiente, la secretaría reconoció que no se había informado al autor de que la secretaría consideraba inadmisible la asistencia al acto o la alegación relativa al abuso del acceso parlamentario. No obstante, la secretaría señaló que había proporcionado algunas aclaraciones adicionales al autor de la queja, a petición de éste, y que con mucho gusto habría proporcionado más información sobre la forma en que había tramitado las denuncias si se le hubiera solicitado.

Conclusión de la reunión

El equipo de investigación agradeció a los representantes de la secretaría del Registro de Transparencia de la UE su tiempo y las explicaciones facilitadas, y la reunión concluyó.

Bruselas, 20.6.2023

Jennifer el Rey Francesca Abbo

Oficial de investigaciones de expertos jurídicos

[1] Artículo 4.8 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo.

[2] Acuerdo interinstitucional, de 20 de mayo de 2021, entre el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea sobre un registro de transparencia obligatorio.

[3] Disponible aquí Registro de transparencia (europa.eu)

[4] AII, anexo III, pt. 2.1.