Estas recomendações práticas destinam-se a servir de orientação à administração da UE relativamente à utilização das 24 línguas oficiais da UE na comunicação com o público. São o resultado de uma consulta pública realizada pelo Provedor de Justiça Europeu e refletem os comentários recebidos das instituições, órgãos, organismos e agências da UE sobre um projeto de recomendações.

Todas as instituições, órgãos, organismos e agências da UE devem:

1. Estabelecer uma política clara sobre a utilização das línguas oficiais da UE na qual sejam determinadas as línguas a utilizar em cada tipo de situação (por exemplo, em consultas públicas, procedimentos administrativos, relações com a imprensa ou utilização de redes sociais).

2. Publicar essa política no seu sítio Web em todas as línguas oficiais, num formato facilmente acessível.

3. Velar para que a política seja cumprida e aplicada de forma coerente em toda a organização, por exemplo, atribuindo essa tarefa a uma unidade ou equipa, criando um «responsável linguístico» designado ou consagrando uma secção especial no seu relatório anual.

4. garantir que quaisquer restrições da utilização das línguas oficiais sejam objetivas, proporcionais e transparentes. As restrições ao uso das línguas não devem ser impostas exclusivamente por razões de custos ou de tempo, devendo basear-se principalmente numa avaliação do impacto e da relevância das informações para grupos de partes interessadas específicos e para o público.

5. Publicar resumos das questões essenciais em todas ou em tantas línguas oficiais quanto possível, quando sejam aplicadas restrições.

6. Disponibilizar em todas as línguas oficiais as partes dos seus sítios Web que sejam de interesse especial para o público. Estas deverão incluir, pelo menos, a página inicial e páginas que proporcionem informações sobre o seu papel e detalhes de contacto.

7. Garantir que os cidadãos que se dirijam por escrito à administração da UE na língua oficial da sua escolha recebem uma resposta na mesma língua dentro de um prazo razoável.

8. Esforçar-se por disponibilizar as consultas públicas em todas as línguas oficiais no início do processo de consulta. Caso não seja possível publicar todos os documentos da consulta em todas as línguas oficiais, indicar claramente que os contributos são aceites em todas as línguas oficiais.

9. Partilhar os recursos afetos à tradução, sempre que possível, de modo a reduzir os custos e garantir que os cidadãos recebem mais informação em mais línguas.

10. Utilizar ao máximo todas as ferramentas e tecnologias de tradução disponíveis.