Estas recomendaciones prácticas sirven para orientar a la Administración de la UE sobre el uso de las 24 lenguas oficiales de la UE en su comunicación con el público. Han sido elaboradas a partir de una consulta pública efectuada por la Defensora del Pueblo Europeo y reflejan las observaciones que presentaron las instituciones, órganos y organismos de la UE a un proyecto de recomendaciones.

Todas las instituciones, órganos, organismos y agencias de la UE deberían:

1. Establecer una política clara sobre el uso de las lenguas oficiales de la UE, determinando qué lenguas se utilizan en qué tipo de situación (por ejemplo, en consultas públicas, procedimientos administrativos, relaciones con los medios de comunicación o uso de redes sociales).

2. Publicar esta política en su sitio web en todas las lenguas oficiales en un formato fácilmente accesible.

3. Velar por que se cumpla la política y se aplique de forma coherente en el conjunto de la organización; para ello se puede, por ejemplo, asignar esta tarea a una unidad o equipo, designar a un «responsable lingüístico» o dedicarle una sección específica en el informe anual.

4. Garantizar que cualquier restricción al uso de las lenguas oficiales sea objetiva, proporcionada y transparente. Las restricciones al uso de las lenguas no deben imponerse exclusivamente por motivos relacionados con los costes o la falta de tiempo, sino principalmente atendiendo a las conclusiones de una evaluación de la repercusión y la importancia de la información para grupos específicos de partes interesadas y para el público.

5. Publicar resúmenes de los temas fundamentales en todas las lenguas oficiales o en cuantas sea posible, en caso de que haya restricciones lingüísticas.

6. Publicar en todas las lenguas oficiales aquellas partes de sus sitios web que sean de especial interés para el público. Entre estas se encuentra, como mínimo, la página de inicio y las páginas que ofrecen información sobre su función e información de contacto.

7. Garantizar que cualquier ciudadano/a, que se dirige por escrito a la Administración de la UE en la lengua oficial de su elección, recibe una respuesta en la misma lengua en un plazo de tiempo razonable.

8. Intentar que las consultas públicas estén a disposición del público en todas las lenguas oficiales al inicio del proceso de consulta. Si no es posible publicar todos los documentos de consulta en todas las lenguas oficiales, dejar claro que se aceptan contribuciones en cualquier lengua oficial.

9. Aunar los recursos de traducción, en la medida de lo posible, para reducir costes y garantizar que la ciudadanía recibe más información en más lenguas.

10. Aprovechar al máximo todas las tecnologías y herramientas de traducción disponibles.